← На главную

При ведении кадрового учета пользователи программ 1С (в частности, конфигураций Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0 и Зарплата и управление персоналом) нередко сталкиваются с ситуацией, когда данные по количеству занятых ставок в отчетах Анализ штатного расписания и Штатная расстановка не совпадают. Например, по конкретной должности в анализе штатного расписания числится 7 занятых ставок, а в штатной расстановке отображается только 6 фактически работающих сотрудников.

Проанализируем архитектурные и прикладные причины возникновения таких расхождений, а также пошагово разберем методы их локализации и устранения.

Причина 1. Разные источники данных для формирования отчетов

Главная техническая причина расхождения заключается в том, что отчеты получают информацию из совершенно разных регистров системы:

1. Отчет «Анализ штатного расписания» строится на основании остатков регистра накопления Занятые штатные единицы организаций. Движения по этому регистру формируются кадровыми документами (Прием на работу в организацию, Кадровое перемещение организаций, Увольнение из организации).
2. Отчет «Штатная расстановка» строит список физических лиц на определенную дату на основании среза последних регистра сведений Работники организаций.

Если в кадровом документообороте была нарушена хронология проведения, производились ручные корректировки либо отменялось проведение документов задним числом, данные регистра накопления могут разойтись со списком фактически работающих сотрудников.

Причина 2. Ошибки при временном замещении и оформлении отпусков

Рассмотрим распространенную ситуацию, когда основной сотрудник уходит в длительный отпуск (или отпуск по уходу за ребенком), а на его место принимается временный работник. При этом в документе Отпуска организаций или Невыходы и отпуска организаций предусмотрен реквизит «Освобождать ставку».

Если данный флаг не был установлен, ставка основного сотрудника в регистре Занятые штатные единицы организаций остается занятой. При проведении документа приема на работу временного сотрудника на ту же самую должность система регистрирует занятие еще одной ставки. В результате:

1. В отчете Штатная расстановка отражаются только те сотрудники, которые числятся работающими на текущий момент (или выводятся оба с корректной историей).
2. В отчете Анализ штатного расписания суммируются движения по регистру накопления, из-за чего фиксируется «лишняя» занятая ставка.

Причина 3. Ввод штатного расписания после начала кадрового учета

Если в организации сначала регистрировались кадровые приказы (приемы, увольнения, переводы), а штатное расписание было введено в программу позже задним числом, исходные остатки занятых единиц могут сформироваться некорректно. В таком случае на дату утверждения штатного расписания в регистре Занятые штатные единицы организаций не образуется корректная связь с ранее проведенными документами.

Пошаговый алгоритм исправления расхождений

Разберем по шагам, как локализовать и устранить расхождения в данных:

1. Проверка движений по регистру «Занятые штатные единицы организаций»:

   Откроем регистр накопления Занятые штатные единицы организаций с отбором по проблемному подразделению и должности. Проанализируем колонки «Приход» и «Расход». Каждому событию занятия ставки (приход) должно соответствовать событие ее освобождения (расход при увольнении, перемещении или временном освобождении). Найдем зависшую запись, по которой не сформировался расход.

2. Проверка документов временного отсутствия:

   Найдем документы по сотрудникам проблемной должности, уходившим в длительные отпуска. Проверим наличие флага «Освобождать ставку» в приказах на отпуск и корректность оформления документа Возврат на работу в организацию при выходе сотрудника.

3. Анализ ссылок на должность и подразделение:

   Проверим через Поиск ссылок на объект, не была ли случайно создана дублирующая должность в справочнике Должности организаций. Если часть кадровых приказов привязана к одному элементу справочника, а штатное расписание к другому, отчеты будут выводить искаженную картину.

4. Включение контроля штатного расписания:

   Для предотвращения подобных ошибок в будущем перейдем в параметры учета и включим опцию «Контролировать штатное расписание при оформлении кадровых документов». Это заблокирует проведение документов приема или перемещения на должности, где нет свободных ставок.

5. Восстановление последовательности и пересчет итогов:

   В случае системного сбоя итогов выполним в режиме Конфигуратор процедуру Тестирование и исправление информационной базы с установленным флагом «Пересчет итогов». После этого последовательно перепроведем цепочку кадровых документов по проблемным сотрудникам в хронологическом порядке.

Дробные ставки в штатном расписании

Посмотрим на вопрос указания нецелых ставок (например, 8,5 или 0,5 ставки). В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма Т-3) количество штатных единиц может указываться в соответствующих долях (0,25; 0,5; 0,75 и т. д.), если предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом объема работ. Это не является методической ошибкой программного продукта и поддерживается стандартными кадровыми механизмами 1С.