← На главную

В кадровой практике и зарплатном учете 1С регулярно возникает ситуация, когда кадровики или руководство формируют два разных отчета и видят различающиеся итоговые показатели численности работников предприятия. Например, отчет «Расчет списочной численности» выдает одно количество человек, а специализированный кадровый срез, такой как «Численность, состав и уровень образования», показывает другое значение. Выясним причину этой проблемы и разберем по шагам, как выявить конкретных сотрудников, создающих разницу.

Различие методик: расчет за период против среза на дату

Главная концептуальная причина несовпадения итогов кроется в алгоритмах формирования данных в отчетах. Проанализируем, в чем заключается фундаментальная разница параметров:

1. Формирование отчета за период. Отчеты по списочной и среднесписочной численности рассчитываются в динамике за выбранный временной интервал (месяц, квартал, год) в строгом соответствии с правилами Росстата. В расчет берутся календарные дни, отработанное время или средние показатели по формулам статистического учета.
2. Формирование отчета на конкретную дату. Кадровые отчеты по структуре и составу персонала делают срез актуального состояния базы на определенный момент времени. Все приемы, увольнения или кадровые перемещения, произошедшие за пределами этой контрольной даты, в срез не попадают.

Основные кадровые и методологические факторы расхождений

Рассмотрим подробнее ситуации в учете, которые чаще всего приводят к числовой разнице между отчетами:

1. Кадровые движения внутри периода. Если сотрудник был принят на работу или уволен в течение месяца, при расчете за период он даст дробную или частичную долю в среднесписочной численности либо отразится только в части дней, тогда как в отчете на дату он либо отобразится как полноценная единица, либо будет полностью отсутствовать.
2. Внутреннее и внешнее совместительство. Отчеты по персональным данным и образованию группируют информацию по справочнику физических лиц (один человек — одна единица). Списочные же отчеты учитывают рабочие места и позиции справочника Сотрудники, при этом внешние совместители вовсе не входят в списочную численность согласно указаниям Росстата.
3. Отпуска по уходу за ребенком и декреты. Женщины в отпусках по беременности и родам, а также сотрудники в отпусках по уходу за ребенком включаются в списочную численность на дату, но исключаются из среднесписочной численности за период.
4. Договоры гражданско-правового характера (ГПХ). Физические лица, выполняющие работы по договорам ГПХ, не включаются в списочную численность, но могут случайно попадать в кадровые выборки, если в отборе отчета явно не исключен соответствующий вид занятости.
5. Приостановление трудовых договоров (мобилизация). Сотрудники с приостановленными договорами учитываются в списочном составе на дату как целые единицы, но по правилам статистики исключаются из среднесписочного расчета.
6. Границы времени в параметрах запросов. Если в отчете граница даты установлена на начало дня (00:00:00), а кадровое событие проведено текущим днем, система при формировании среза регистра на конец дня (23:59:59) покажет разный результат.

Пошаговый алгоритм локализации расхождений

Разберем по шагам порядок действий, позволяющий сопоставить данные и точно определить недостающих сотрудников:

1. Синхронизируем параметры времени. Для проверки сопоставимости отчетов сформируем отчет списочной численности не за протяженный интервал (месяц), а строго за один день — именно за ту дату, на которую строится второй кадровый отчет.
2. Используем инструмент расшифровки. В типовых отчетах 1С дважды щелкнем по ячейке с итоговой численностью и выберем пункт «Расшифровать» с группировкой по полю Сотрудник. Это позволит получить поименный список людей, вошедших в расчет.
3. Сверяем списки по идентификаторам. Выгрузим детальные списки обоих отчетов в табличный документ. Сопоставим записи по табельному номеру или СНИЛС, чтобы однозначно выявить отсутствующие позиции.
4. Проверяем регистры состояний. Для выявленных сотрудников откроем регистр сведений Состояния сотрудников на расчетную дату и проверим их фактический статус: наличие невыходов, отпусков без сохранения заработной платы, декретных отпусков или приостановлений.

Альтернативный контроль через Универсальный отчет

Посмотрим на ситуацию со стороны системных данных: когда требуется получить эталонный срез работающих сотрудников без влияния статистических формул, воспользуемся Универсальным отчетом:

1. Открываем раздел администрирования или стандартных отчетов и выбираем «Универсальный отчет».
2. В качестве типа объекта задаем «Регистр сведений», имя таблицы — Кадровая история сотрудников (срез последних).
3. Устанавливаем дату среза с точным временем 23:59:59.
4. Задаем условие отбора: ВидСобытия Не Равно Увольнение и ВидЗанятости Равно Основное место работы.

Такой подход позволяет сформировать прозрачный кадровый срез, очищенный от влияния статистических методик Росстата, и наглядно объяснить кадровой службе причины расхождений в цифрах.