При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом ред. 2.5 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отчет «Анализ штатного расписания» показывает одно количество занятых ставок (например, 22), а отчет «Штатная расстановка» — другое (например, 26). Разберем причины возникновения такой рассинхронизации и рассмотрим по шагам, как выявить и исправить подобные ошибки.
Для понимания сути проблемы разберем, из каких источников отчеты получают информацию:
1. Отчет «Штатная расстановка» строится на основе сведений кадрового учета из регистра сведений Работники организаций. Он отражает фактическое присутствие сотрудников на должностях на выбранную дату.
2. Отчет «Анализ штатного расписания» запрашивает данные из регистра накопления Занятые штатные единицы. Движения по этому регистру формируются кадровыми документами (прием, перевод, увольнение) только в том случае, если в системе включен контроль штатного расписания и корректно проведена кадровая история.
Если данные в этих двух регистрах расходятся, отчеты выводят противоречивые показатели.
Проанализируем наиболее распространенные факторы, приводящие к расхождениям:
1. Ошибки при переносе данных из прошлых систем или редакций. При переносе остатков кадровая история сотрудников могла быть успешно записана в регистр Работники организаций, однако движения в регистре накопления Занятые штатные единицы либо не сформировались вовсе, либо записались с ошибками (неверные даты, дубли или некорректное количество ставок).
2. Оформление кадровых документов при отключенном контроле штатного расписания. Если кадровые перемещения или приемы на работу проводились в период, когда опция контроля штатного расписания была выключена, движения по регистру Занятые штатные единицы не создавались. Последующее включение контроля не обновляет прошлые записи автоматически.
3. Временное освобождение ставок и внутреннее совместительство. Ошибки при оформлении документов отпуска по уходу за ребенком, длительных болезней или временных переводов с установленным флажком «Освобождать ставку» также могут нарушить учет свободных и занятых единиц.
4. Задвоение элементов справочников. Позиция штатного расписания в ЗУП 2.5 определяется жесткой связкой элементов Подразделения и Должности. Если кадровый документ ссылается на дублирующий элемент справочника, данные попадают в разные аналитические разрезы.
Выясним, как найти конкретные ошибки и привести отчеты к единым показателям.
Проверка настройки контроля штатного расписания. Перейдем в настройки параметров учета и убедимся, что контроль ведения штатного расписания включен.
Анализ регистра накопления Занятые штатные единицы. Для поиска некорректных записей откроем регистр накопления Занятые штатные единицы напрямую или сформируем универсальный отчет по этому регистру. Сгруппируем данные по подразделениям, должностям и документам-регистраторам. Посмотрим, по каким именно позициям количество ставок в регистре не соответствует фактическому числу работающих сотрудников.
Групповое перепроведение кадровых документов. Если ошибки возникли из-за того, что кадровые документы проводились при отключенном контроле, перепроведем документы Прием на работу в организацию, Кадровое перемещение организаций и Увольнение из организации за проблемный период. При перепроведении программа сформирует отсутствующие движения в регистре Занятые штатные единицы.
Корректировка записей регистров. В случаях, когда данные были внесены историческим переносом без документов-регистраторов, перепроведение кадровых документов не даст результата. В такой ситуации необходимо внести исправляющие записи с помощью документа Корректировка записей регистров по регистру накопления Занятые штатные единицы, зафиксировав верное количество занятых ставок по соответствующим подразделениям и должностям.
После исправления записей повторно сформируем отчеты «Анализ штатного расписания» и «Штатная расстановка» — показатели занятых ставок должны полностью совпасть.