← На главную

При переводе сотрудника из одного юридического лица в другое в рамках одной информационной базы «1С:Зарплата и управление персоналом» пользователи часто сталкиваются с невозможностью провести документ Заявление на вычеты по НДФЛ по новой организации. При попытке провести документ со следующего месяца система выдает ошибку о необходимости изменить документ увольнения по предыдущему месту работы. Разберем механизм работы регистров НДФЛ, выясним причину такого поведения программы и рассмотрим пошаговые варианты решения возникшей проблемы.

Архитектурная причина возникновения ошибки

Проанализируем структуру хранения данных в конфигурации. Право сотрудника на стандартные налоговые вычеты фиксируется в периодическом регистре сведений Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ. Ключевым измерением этого регистра выступает Физическое лицо, а не конкретный сотрудник и не организация.

Когда мы проводим документ Увольнение в первой организации со стандартными настройками, программа автоматически формирует прекращающую запись в регистре сведений с первого числа следующего месяца. Если увольнение произошло 18 апреля, то запись о закрытии права формируется датой 01 мая. При создании нового документа Заявление на вычеты по НДФЛ во второй организации с 01 мая платформа видит попытку сделать две взаимоисключающие записи по одному и тому же физическому лицу на одну и ту же дату (отмена права и открытие права). Возникает конфликт движений в регистре, из-за чего проведение нового документа блокируется.

Способ 1. Включение права на вычеты после увольнения в первой организации

Рассмотрим основной и наиболее быстрый способ устранения конфликта движений. Для того чтобы документ увольнения не делал блокирующую запись о прекращении вычетов с первого числа следующего месяца, выполним следующие действия:

1. Откроем документ Увольнение по первой организации, по которому сотрудник был рассчитан.
2. Перейдем на вкладку Условия увольнения (или найдем соответствующую настройку на главной форме документа в зависимости от релиза).
3. Установим флаг Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения.
4. Проведем документ Увольнение.
5. Вернемся к документу Заявление на вычеты по НДФЛ по второй организации и проведем его с необходимой даты (например, с 01 мая).

При установке данного флага документ увольнения не формирует закрывающую запись в регистре сведений Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ, что позволяет беспрепятственно зарегистрировать новое заявление по новой организации.

Способ 2. Ограничение срока действия в первичном заявлении на вычеты

Разберем ситуацию, когда период увольнения уже закрыт для редактирования, сдан отчет 6-НДФЛ или прямое изменение документа увольнения нежелательно. В таком случае можно скорректировать исходное заявление, действовавшее в первой организации:

1. Откроем первичный документ Заявление на вычеты по НДФЛ, введенный в первой организации.
2. В табличной части с перечнем вычетов найдем колонку Предоставляется по (включительно).
3. Установим жесткое ограничение срока действия вычета — укажем месяц увольнения сотрудника (например, апрель).
4. Проведем документ заявления.

В результате программа изначально зафиксирует окончание действия вычетов концом апреля, конфликт записей на 01 мая будет снят, и заявление во второй организации проведется штатно.

Способ 3. Корректировка закрытого периода через документ-исправление

Если кадровый учет и расчет зарплаты за прошлый месяц уже заблокированы датой запрета изменения данных, воспользуемся регламентным механизмом исправления документов:

1. Откроем документ увольнения сотрудника и нажмем гиперссылку Исправить в левом нижнем углу формы.
2. Система создаст документ-исправление в текущем открытом расчетном периоде.
3. В документе-исправлении установим флаг Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения.
4. Важно: обязательно проконтролируем планируемую дату выплаты расчета — она должна строго совпадать с исходным документом, чтобы не спровоцировать пересчет удержанного НДФЛ и повторную регистрацию кадровых мероприятий.
5. Проведем документ-исправление, после чего зарегистрируем заявление на вычеты во второй организации.

Если права пользователя позволяют временно обойти блокировку формы без создания исправления, можно воспользоваться меню Еще — Разблокировать форму в первичном увольнении, включить флаг и провести документ, также проследив за неизменностью расчетных дат и сумм.

Проверка предельной величины дохода и учет данных с предыдущего места работы

После успешного проведения заявления на вычеты по новой организации нередко возникает ситуация, когда в первом же расчетном месяце вычет фактически не применяется. Выясним причину этой проблемы.

Стандартные вычеты на детей предоставляются до месяца, в котором совокупный доход налогоплательщика с начала года превысил установленный законодательством лимит (350 000 рублей). При переходе между разными юридическими лицами учет доходов разделяется. Для корректного отслеживания лимита бухгалтер вносит доходы с предыдущего места работы на основании справки о доходах:

1. Перейдем в карточку сотрудника в раздел Налог на доходы.
2. Откроем форму Доходы с предыдущего места работы.
3. Проверим введенные суммы помесячно.

Обратите внимание: если сотрудник был уволен и принят внутри одной и той же организации, программа учитывает его доходы автоматически. Ввод справки о доходах в таком случае приведет к задвоению налоговой базы в регистре, лимит в 350 000 рублей будет искусственно превышен, и программа правомерно прекратит применение вычетов. Если же организации разные, доход вносится строго по справке из первой организации за отработанные месяцы текущего года.

Ошибочные действия, которых следует избегать

При возникновении трудностей с проведением заявления на вычеты категорически не рекомендуется создавать дублирующую запись в справочнике Физические лица для приема во вторую организацию. Хотя создание нового физического лица решает коллизию проведения документов, это влечет за собой критические ошибки учета:

1. Разрывается непрерывный контроль предельной базы по НДФЛ в целом по человеку.
2. Формируются некорректные данные в регламентированных отчетах: Персонифицированные сведения о физических лицах, РСВ и справках в составе 6-НДФЛ.
3. Возникает риск двойного предоставления вычетов за один и тот же налоговый период в двух организациях, что является прямым нарушением налогового законодательства.

Все кадровые документы по одному человеку во всех организациях базы всегда должны привязываться к одному элементу справочника Физические лица, а коллизии регистров следует разрешать штатными настройками кадровых документов.