← На главную

В практической работе бухгалтера и кадровой службы нередко возникает ситуация, когда внешним совместителям при приеме на работу ошибочно оформляется заявление и предоставляются стандартные налоговые вычеты на детей. Если ошибка обнаруживается после закрытия налогового периода и сдачи итоговой отчетности, перед организацией встают вопросы: кто несет ответственность за недоплату налога, нужно ли подавать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ и как зарегистрировать исправления в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.

Рассмотрим подробно правовой статус налогового агента, порядок удержания налога и технические способы решения данной проблемы.

Правовой статус и ответственность налогового агента

Проанализируем нормы Налогового кодекса РФ, регулирующие порядок предоставления стандартных налоговых вычетов:

1. Право выбора места получения вычета: Гражданин имеет право получать стандартный налоговый вычет у любого одного работодателя по своему выбору (как по основному месту работы, так и по совместительству). Организация не обязана и не имеет законных оснований проверять, получают ли ее сотрудники вычеты в других компаниях.
2. Основание для предоставления вычета: Вычет предоставляется исключительно на основании письменного заявления сотрудника и документов, подтверждающих право на вычет (свидетельства о рождении детей и др.). Наличие этих документов полностью освобождает работодателя от штрафных санкций за неполное удержание налога.
3. Ответственность физического лица: Занижение налоговой базы и задвоение вычетов происходит по вине самого физического лица, подписавшего заявление. Налоговая ответственность работодателя может возникнуть только в том случае, если вычет был предоставлен бухгалтерией без письменного заявления сотрудника.

Варианты урегулирования ситуации

Выясним, какие варианты действий есть у организации при обнаружении излишне предоставленных вычетов за закрытый календарный год.

Вариант 1. Оставить расчеты без изменений (рекомендуемый подход при наличии заявления)

Если в кадровом учете присутствуют подлинники заявлений и подтверждающих документов от сотрудников, организация не несет вины за возникшую недоимку. Работодатель не имеет права удерживать НДФЛ за прошлый закрытый год из текущих доходов работника в новом налоговом периоде.

Автоматизированная система ИФНС при обработке годовой отчетности автоматически сводит данные о доходах граждан от всех работодателей по ИНН или СНИЛС. При выявлении суммирования вычетов налоговый орган самостоятельно направляет физическому лицу уведомление на уплату недоимки по НДФЛ по итогам года, либо гражданин может самостоятельно подать декларацию по форме 3-НДФЛ и доплатить налог.

Вариант 2. Проведение добровольного перерасчета налога за прошлый период

Если организация принимает решение самостоятельно доначислить налог и подать уточненную отчетность (например, при отсутствии заявлений), следует соблюдать строгую последовательность действий:

1. Сначала перечислить в бюджет образовавшуюся недоимку по НДФЛ и пени.
2. После уплаты суммы доплаты сформировать и сдать уточненную отчетность за прошлый период.

Важно помнить: подача уточненных расчетов до уплаты недоимки и пеней влечет за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов.

Технические нюансы исправления в 1С:ЗУП

Рассмотрим, как технически отразить перерасчет в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, если принятие решения о доначислении налога уже утверждено.

Для корректировки НДФЛ за прошлый налоговый период в 1С применяется специальный документ Перерасчет НДФЛ:

1. Перейдем в раздел расчетов по НДФЛ и создадим документ Перерасчет НДФЛ.
2. В поле Налоговый период укажем прошлый год, за который пересчитывается налог (например, 2016 год).
3. На вкладке сотрудников добавим физлиц, по которым необходимо отменить или скорректировать вычеты.
4. Рассчитаем документ. Программа автоматически сформирует суммовые разницы и зафиксирует задолженность по НДФЛ за сотрудником.

Если налог доначислен за прошлый период, но удержать его из доходов сотрудника физически невозможно (или работник отказался от добровольного возмещения), организация должна подать в ИФНС и направить сотруднику сообщение о невозможности удержания налога и сумме задолженности.

Превентивные меры для предотвращения ошибок

По закону требовать у внешнего совместителя справки с основного места работы о непредоставлении вычетов нельзя. Однако мы можем предохранить организацию от аналогичных споров в дальнейшем.

Для этого рекомендуем скорректировать форму кадрового заявления на предоставление вычетов на детей, внеся в текст обязательную формулировку:

«Подтверждаю, что у других работодателей стандартные налоговые вычеты на детей мне не предоставляются».

Наличие такой подписи в заявление полностью защищает организацию и переносит всю полноту ответственности за корректность данных на самого сотрудника.