← На главную

При ведении кадрового и зарплатного учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3 нередко возникает ситуация, когда головная организация расположена в регионе с классической зачетной системой пособий, а одно из ее структурных подразделений находится в регионе, участвующем в пилотном проекте ФСС (прямые выплаты). При этом подразделение не имеет отдельного баланса и расчетного счета. Попытка включить пилотный проект в учетной политике вызывает сложности: соответствующий флаг устанавливается только для всей организации в целом. Разберем архитектурные ограничения программы, законодательные нормы и способы решения этой задачи.

Архитектурные ограничения 1С:ЗУП и официальная позиция вендора

Проанализируем структуру хранения данных в типовой конфигурации. Настройка участия в пилотном проекте Фонда социального страхования задается в карточке организации на вкладке Учетная политика и другие настройки. В типовом решении функционал прямых выплат привязан исключительно к элементам справочника Организации.

Для элементов справочника Подразделения (даже если для них установлен флаг Это обособленное подразделение для целей корректного заполнения 6-НДФЛ по месту регистрации) возможность индивидуального подключения к пилотному проекту разработчиками не предусмотрена. Официальный ответ линии консультаций фирмы «1С» четко определяет правила работы подсистемы:

«Указать участие в пилотном проекте можно только для элемента справочника «Организации», то есть для непосредственно организации или обособленного подразделения организации, выделенного на отдельный баланс. Для элемента справочника «Подразделения», независимо от того, является оно обособленным или нет, участие в пилотном проекте указать нельзя. Обособленное подразделение является участником пилотного проекта ФСС, только если это подразделение является самостоятельным плательщиком страховых взносов, то есть выделено на самостоятельный баланс.»

Законодательная база: кто на самом деле является страхователем

С точки зрения законодательства (Федеральный закон № 255-ФЗ и порядок реализации пилотного проекта) участником системы прямых выплат выступает не физическое местонахождение сотрудника, а страхователь (плательщик страховых взносов). Если подразделение не наделено полномочиями по начислению зарплаты, не имеет собственного расчетного счета и баланса, оно не регистрируется в территориальном отделении ФСС как самостоятельный страхователь.

В этом случае порядок начисления пособий определяется по месту нахождения головной организации. Требования регионального ФСС подавать реестры на сотрудников невыделенного подразделения зачастую противоречат методическим указаниям самого фонда: пока головной офис не перешел на прямые выплаты, работодатель обязан начислять пособия по зачетной системе самостоятельно за счет уменьшения начисленных взносов.

Почему нельзя просто завести подразделение в справочник «Организации»

У бухгалтеров часто возникает соблазн обойти ограничение: добавить новгородское подразделение в справочник Организации с признаком Это филиал (обособленное подразделение) и включить для него пилотный проект. Рассмотрим, к каким фатальным последствиям при формировании регламентированной отчетности это приведет:

1. Отказ в приеме Расчета по страховым взносам (РСВ). Если завести отдельную карточку организации, 1С:ЗУП 3 начнет формировать отдельный файл РСВ по КПП этого филиала. Согласно п. 7 ст. 431 НК РФ, подразделение сдает РСВ самостоятельно только при официальном уведомлении налоговой инспекции по форме КНД 1112521 о наделении полномочиями по выплатам. Если такого уведомления не было, налоговая инспекция заблокирует прием отчета.
2. Срыв сдачи формы 4-ФСС. Программа попытается сформировать расчет по взносам на травматизм раздельно. Поскольку у невыделенного подразделения нет собственного регистрационного номера страхователя в ФСС и кода подчиненности, сдать отчетность в фонд будет невозможно.
3. Искажение кадровой истории и среднего заработка. Перевод сотрудников между головной организацией и таким псевдофилиалом придется оформлять документом Перевод к другому работодателю. Это приведет к искусственному прерыванию рабочего стажа внутри одного юридического лица, сложностям при расчете резервов отпусков и необходимости вручную переносить справки о доходах для расчета среднего заработка.

Способ 1. Административное урегулирование

Рассмотрим порядок действий для приведения учета в строгое соответствие с законодательством:

1. Защита зачетного принципа (рекомендуется). Направим официальное мотивированное письмо в региональное отделение ФСС. В письме укажем, что подразделение не имеет отдельного баланса, расчетного счета и не наделено функциями начисления выплат. Соответственно, страхователем является головная организация. В программе 1С:ЗУП начисления продолжаем вести в штатном режиме, а пособия уменьшают общую сумму начисленных взносов организации.
2. Официальное выделение на отдельный баланс. Если компания готова делегировать подразделению полномочия по начислению заработной платы, открывается отдельный расчетный счет, подается уведомление КНД 1112521 в налоговый орган, и подразделение регистрируется в ФСС как самостоятельный страхователь. Только после этого подразделение корректно заносится в справочник Организации в 1С:ЗУП как филиал с отдельным балансом, и для него законно включается пилотный проект.

Способ 2. Технический обход без изменения структуры учета

Если региональный фонд категорически настаивает на приеме реестров прямых выплат, а организация не планирует наделять подразделение отдельным балансом, выстроим параллельную схему работы в программе:

1. Ведение подразделения в 1С:ЗУП. Оставим структуру компании без изменений. Подразделение должно находиться в справочнике Подразделения с установленным флагом Это обособленное подразделение (с указанием КПП и налогового органа для корректного отчета 6-НДФЛ). Учетную политику головной организации не меняем.
2. Отражение больничных листов. При расчете документа Больничный лист по сотрудникам проблемного подразделения вручную скорректируем расчет:

   – Оплату за первые 3 дня оставляем за счет средств работодателя.

   – Строку пособия за счет средств ФСС удаляем либо обнуляем результат. Период нетрудоспособности, приходящийся на долю фонда, регистрируем специальным видом начисления без оплаты (например, отдельным видом времени), чтобы дни не пошли в перерасход организации и не завысили базу взносов в РСВ.

3. Формирование реестров для ФСС. Поскольку встроенный функционал 1С:ЗУП не позволит сформировать Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий без включения пилотного проекта у организации, используем один из внешних каналов:

   – Бесплатная программа АРМ подготовки расчетов от ФСС. Данные по больничным листам сотрудников подразделения вносятся вручную или через файлы выгрузки в официальную утилиту фонда, откуда реестр подписывается ЭЦП и передается в ФСС.

   – Личный кабинет страхователя на портале ФСС, где сведения о листах нетрудоспособности для прямых выплат можно заполнить напрямую через веб-интерфейс.

   – Доработка конфигурации расширением. Если объем сотрудников велик, программист 1С может разработать внешнее расширение (или внешнюю обработку), которое позволит открывать и заполнять документы реестров подсистемы пилотного проекта с фильтрацией по конкретному подразделению, игнорируя глобальный признак учетной политики организации.