В практической работе бухгалтера по расчету заработной платы нередко возникают ситуации, когда средства ошибочно начисляются и выплачиваются не тому сотруднику. Попытка исправить ситуацию «задним числом» — например, простым изменением получателя в документе-основании — часто приводит к техническим сложностям: программа 1С:ЗуП 3.1 отказывается проводить ведомость на выплату, выдавая ошибки. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как корректно отразить задолженность за сотрудником и какие инструменты системы помогут навести порядок во взаиморасчетах.
Давайте проанализируем ситуацию: в программе был оформлен документ Разовое начисление на одного сотрудника, под него создана и проведена ведомость, деньги ушли в банк. Обнаружив ошибку, пользователь меняет сотрудника в исходном разовом начислении. После этого ранее проведенная ведомость «ломается» — система отказывается проводить изменения или выдает ошибку несоответствия данных.
Причина такого поведения кроется в специальном механизме контроля, который разработчики 1С внедрили для предотвращения переплат и хаоса во взаиморасчетах. В программе по умолчанию может быть активна жесткая проверка соответствия сумм к выплате тем суммам, которые были реально начислены. Если связь между ведомостью и документом-основанием нарушается (а при замене сотрудника в начислении она рвется полностью), программа блокирует проведение документов, защищая базу данных от некорректных регистров.
Рассмотрим по шагам два принципиально разных подхода к решению этой проблемы: быстрый (технический) и правильный (методологический).
Если вам необходимо срочно провести документы и вы готовы вручную контролировать корректность выплат, можно временно или постоянно отключить встроенный контроль программы. Выполним следующие действия:
После снятия этого флага жесткая привязка ведомостей к документам начисления отключается. Вы сможете спокойно перепровести ведомость. Однако помните, что этот способ убирает «страховку»: теперь программа не будет предупреждать вас, если вы попытаетесь выплатить сотруднику сумму, превышающую его реальные начисления.
С точки зрения методологии бухгалтерского и налогового учета, просто менять фамилию в закрытых периодах или уже проведенных документах крайне нежелательно. Это может исказить отчетность по НДФЛ и страховым взносам. Разберем более корректный алгоритм действий:
Сторнирование начислений (или введите исправление в текущем периоде). Это позволит официально уменьшить долг перед «ошибочным» сотрудником и убрать лишние начисления из его регистров.Разовое начисление (или любой другой целевой документ) на сотрудника, который действительно должен был получить эти деньги.Задолженность по зарплате или Полный свод начислений, удержаний и выплат.Возникает вопрос: как этот долг закрыть в программе? Здесь есть два пути:
Возврат сотрудником задолженности. В документе укажите сотрудника, сумму возврата и месяц платежа. Проведение этого документа спишет долг с сотрудника в зарплатных регистрах. В бухгалтерской базе (например, 1С:Бухгалтерия) эту операцию проводят с помощью документов Поступление на расчетный счет или Приходный кассовый ордер.В процессе обсуждения этой проблемы пользователи часто интересуются, как сделать работу с таблицами более удобной, например, поменять местами колонки (вывести сначала дату, затем номер ведомости и так далее). Проанализируем, как это сделать без привлечения программистов:
Ссылка (или аналогичным родителем), нажмите кнопку Добавить поля и отметьте галочками нужные реквизиты.Полезный лайфхак для системных администраторов: Чтобы не повторять эту процедуру на каждом компьютере, администратор системы может зайти в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Копирование настроек. Там можно выбрать пользователя, который уже настроил форму под себя, и скопировать его настройки интерфейса всем остальным бухгалтерам в пару кликов.
Часто в процессе работы возникает необходимость отразить выплаты лицам, не являющимся штатными сотрудниками компании (например, аренда имущества, выплата дивидендов учредителям, бывшим сотрудникам или сторонним физлицам). Рассмотрим особенности отражения таких операций в 1С:ЗУП 3.1:
Для этих целей в системе предназначены специализированные документы, которые находятся в разделе Выплаты:
Начисление прочих доходов (используется для аренды, призов, подарков сторонним физлицам);Выплата бывшим сотрудникам;Дивиденды.Важное ограничение программы: Данные документы регистрируют доходы, которые не относятся к оплате труда (взаиморасчеты по ним ведутся по бухгалтерскому счету 76, а не по 70 счету). Из-за этого указанные суммы принципиально не попадают в стандартный отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат».
Для анализа таких расчетов и контроля исчисленного по ним НДФЛ необходимо использовать специализированный отчет — Незарплатные доходы (находится в меню Выплаты — Отчеты по выплатам — Незарплатные доходы).
Если перед вами стоит задача сделать так, чтобы выплаты физлицу обязательно проходили по стандартной зарплатной ведомости и отражались в общем «Своде», такое физическое лицо необходимо оформить в программе как сотрудника по договору гражданско-правового характера (договору ГПХ). В этом случае все расчеты будут вестись через документ Начисление зарплаты и взносов, и суммы корректно попадут во все классические зарплатные отчеты.