Разберем ситуацию подробно и по шагам. На практике это один из самых частых вопросов по кадровому и пособийному оформлению: сотрудница уже находится в отпуске по уходу за первым ребенком, получает ежемесячное пособие до 1,5 лет, и в этот период ей приходит электронный больничный по беременности и родам по второму ребенку. Возникает сразу несколько вопросов: можно ли одновременно оставить отпуск по уходу и оформить отпуск по беременности и родам, нужно ли прекращать первый отпуск, какое заявление брать у сотрудницы, что направлять в СФР, в какие сроки нужно это сделать и как все это отразить в 1С.
Сразу сформулируем основной вывод. Одновременно получать пособие по уходу за первым ребенком и пособие по беременности и родам нельзя. В такой ситуации у сотрудницы возникает право выбора одного из двух пособий. Поэтому работодатель не должен автоматически оформлять отпуск по беременности и родам только потому, что пришел больничный. Сначала нужно получить от сотрудницы решение, какой вид пособия она выбирает. И уже после этого оформлять документы и направлять сведения в СФР.
Именно на это правильно указали в обсуждении на форуме. Если сотрудница выбирает пособие по беременности и родам, тогда действительно нужно прекратить отпуск по уходу за первым ребенком и оформить отпуск по беременности и родам по второму ребенку. Но если сотрудница решит сохранить пособие по уходу, тогда порядок действий будет другим. Давайте разберем обе ситуации подробно, чтобы исключить ошибки.
Рассмотрим подробнее правовую логику. Отпуск по уходу за ребенком и отпуск по беременности и родам — это разные виды отпусков и разные основания для выплаты пособий. Если во время отпуска по уходу наступает новый отпуск по беременности и родам, женщина получает право выбора одного из двух видов пособий. Это ключевой принцип, на котором строится весь порядок оформления.
Проанализируем ситуацию по существу:
сотрудница уже оформила отпуск по уходу за первым ребенком;
в период этого отпуска ей сформировали электронный листок нетрудоспособности по беременности и родам;
сам факт появления больничного еще не означает, что пособие по беременности и родам нужно назначить автоматически;
сначала сотрудница должна определить, какое пособие она хочет получать дальше;
только после этого работодатель оформляет кадровые документы и передает сведения в СФР.
Это очень важный момент. Многие работодатели совершают типичную ошибку: видят больничный по БиР в системе, сразу оформляют отпуск по беременности и родам и прекращают отпуск по уходу, не получив волеизъявления сотрудницы. Так делать не нужно. Основанием для кадровых действий должен быть не только больничный, но и выбор сотрудницы.
Разберем по шагам. Когда больничный по беременности и родам пришел в период отпуска по уходу за первым ребенком, у сотрудницы фактически есть два варианта.
Сохранить отпуск по уходу за первым ребенком и продолжить получать пособие по уходу.
Тогда отпуск по беременности и родам не оформляется, пособие по БиР не назначается.
Прекратить отпуск по уходу за первым ребенком и оформить отпуск по беременности и родам по второму ребенку.
Тогда ежемесячное пособие по уходу прекращается, а вместо него назначается пособие по беременности и родам.
Именно поэтому в такой ситуации нельзя ограничиться одной формулировкой «пришел больничный — отправляем его в СФР». Нет, сначала нужно зафиксировать выбор сотрудницы. Лучше сделать это в письменном виде, чтобы у работодателя было понятное документальное основание.
Это тот вариант, который чаще всего и выбирают на практике, потому что пособие по беременности и родам обычно выплачивается единовременно за весь период и нередко оказывается выгоднее. Но автоматического правила здесь нет — всегда нужно смотреть конкретную ситуацию.
Если сотрудница выбирает пособие по беременности и родам, тогда действуем следующим образом.
Рассмотрим подробнее. Поскольку сотрудница уже находится в отпуске по уходу, просто оформить сверху новый отпуск по беременности и родам нельзя. Сначала нужно прекратить ранее используемый отпуск по уходу. Для этого берем от сотрудницы письменное заявление.
В заявлении важно отразить:
просьбу прекратить отпуск по уходу за первым ребенком;
дату прекращения отпуска;
при необходимости указание, что сотрудница выбирает пособие по беременности и родам.
На практике наиболее безопасно, когда дата прекращения отпуска по уходу совпадает с датой начала отпуска по беременности и родам, указанной в больничном, либо непосредственно предшествует ей. Это помогает исключить разрывы и вопросы по периоду пособий.
Теперь разберем второй документ. Для оформления отпуска по беременности и родам одного больничного недостаточно. Работодатель должен получить от сотрудницы заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам. Именно на основании листка нетрудоспособности и заявления оформляется соответствующий приказ или иное кадровое основание, в зависимости от принятого в организации документооборота.
В заявлении обычно указывают:
просьбу предоставить отпуск по беременности и родам;
дату начала отпуска;
основание — электронный листок нетрудоспособности по беременности и родам.
Если сотрудница одновременно в одном документе напишет, что просит прекратить отпуск по уходу и предоставить отпуск по беременности и родам, это тоже допустимо, если внутренний кадровый порядок организации это позволяет. Но на практике два отдельных заявления обычно удобнее: одно — на прекращение отпуска по уходу, второе — на отпуск по БиР. Так проще подтвердить логику перехода из одного режима в другой.
После получения заявлений оформляем внутренние кадровые документы. Конкретная форма зависит от порядка документооборота работодателя, но логика обычно такая:
фиксируем прекращение отпуска по уходу за первым ребенком;
оформляем предоставление отпуска по беременности и родам.
Рассмотрим подробнее, почему это важно. Даже если пособия выплачивает СФР, кадровое основание по отпуску остается зоной ответственности работодателя. Именно работодатель должен отразить, что сотрудница больше не находится в отпуске по уходу и с определенной даты находится в отпуске по беременности и родам.
Внутри организации это влияет на:
кадровый учет;
табель учета рабочего времени;
правильность сведений для СФР;
последующее оформление отпуска по уходу уже за вторым ребенком.
Теперь рассмотрим самый практический вопрос из темы: что именно отправлять в СФР и в какие сроки.
В настоящее время взаимодействие по пособию по беременности и родам идет в проактивном порядке через систему электронного документооборота с СФР. Это означает, что после формирования электронного листка нетрудоспособности и получения информации страховщиком работодатель получает соответствующий запрос или уведомление и должен направить в СФР необходимые сведения для назначения пособия.
Здесь важно понимать: в СФР обычно передают не сами сканы заявлений как универсальное правило, а сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия в установленном электронном формате. Однако внутренне у работодателя заявления должны быть, потому что именно они подтверждают право на оформление кадровых изменений.
Поэтому на практике действуем так:
получаем заявления от сотрудницы;
оформляем кадровое прекращение отпуска по уходу;
подтверждаем в СЭДО сведения по страховому случаю;
направляем в СФР необходимые сведения по пособию по беременности и родам в установленный срок.
Ориентироваться нужно на срок не позднее 3 рабочих дней с момента получения документов или сведений, необходимых для назначения пособия, либо с момента получения информации о закрытом электронном больничном и запроса СФР — в зависимости от конкретного сценария электронного взаимодействия.
Именно поэтому в вопросе автора мысль про «в течение 3 дней отправить по ТКС» в целом правильная по направлению, но ее нужно уточнить. Не всегда речь идет о том, что вы отправляете в СФР два заявления как самостоятельные файла. Правильнее говорить так: вы получаете от сотрудницы два заявления для кадрового оформления, а в СФР в срок передаете предусмотренные системой электронные сведения, необходимые для назначения пособия по беременности и родам.
Это один из самых частых практических вопросов. Разберем его внимательно, потому что именно здесь возникает много путаницы.
Нужно различать две вещи:
кадровое прекращение отпуска по уходу у работодателя;
электронное взаимодействие с СФР по прекращению выплаты пособия по уходу.
С кадровой точки зрения вы обязательно оформляете прекращение отпуска по уходу на основании заявления сотрудницы. Без этого нельзя корректно предоставить отпуск по БиР.
С точки зрения взаимодействия с СФР вопрос решается через те сведения, которые предусмотрены действующим электронным порядком обмена. На практике многие программы и операторы ЭДО содержат отдельные формы уведомлений или сообщений о прекращении выплаты ежемесячного пособия по уходу. Но здесь важно не подменять кадровую логику технической формой передачи сведений.
Сначала оформляем прекращение отпуска по уходу внутри организации, затем передаем в СФР те сведения, которые требует действующий электронный обмен для прекращения и назначения соответствующего пособия. Если в вашей системе СБИС, 1С-Отчетность, Контур или иной оператор предусмотрен отдельный тип сообщения о прекращении выплаты пособия по уходу, используем его по действующему регламенту. Если конкретный процесс завязан на проактивный запрос СФР по больничному по БиР, ориентируемся на него и на состав запрашиваемых сведений.
Теперь рассмотрим второй вариант, о котором часто забывают. Закон дает сотруднице право выбора. Значит, она может не переходить на пособие по беременности и родам, а оставить отпуск по уходу за первым ребенком и продолжить получать ежемесячное пособие по уходу до 1,5 лет.
В такой ситуации порядок действий будет иным.
сотрудница сообщает работодателю, что выбирает сохранение пособия по уходу;
отпуск по уходу не прекращается;
отпуск по беременности и родам не оформляется;
пособие по БиР не назначается.
Рассмотрим подробнее. Некоторые работодатели полагают, что наличие больничного по БиР автоматически требует от них оформления отпуска по беременности и родам. Это неверно. Если сотрудница не подала заявление на отпуск по БиР и не выразила желание перейти на это пособие, оснований для такого оформления нет.
Чтобы избежать споров, здесь тоже желательно взять письменное заявление или иное документальное подтверждение выбора сотрудницы. Например, сотрудница может написать, что в связи с наступлением отпуска по беременности и родам она выбирает продолжение получения ежемесячного пособия по уходу за первым ребенком и не просит предоставлять отпуск по БиР. Это не всегда прямо установлено как обязательная унифицированная форма, но для работодателя такой документ очень полезен.
Проанализируем ситуацию с точки зрения рисков работодателя. Если работодатель не зафиксирует выбор сотрудницы документально, возможны проблемы:
сотрудница позже скажет, что хотела оформить другой вид пособия;
возникнет вопрос, почему был прекращен или не прекращен отпуск по уходу;
СФР может запросить пояснения по смене вида пособия;
внутренний кадровый учет окажется не подтвержден документами.
Поэтому безопасный алгоритм всегда начинается с письменного решения сотрудницы. Даже если оператор ЭДО уже показал больничный и в системе технически можно отвечать на запрос, кадровое основание все равно должно исходить от работницы.
Разберем эту проблему отдельно, потому что она формулируется очень часто. На бытовом уровне кажется, что раз речь идет о разных детях, то можно просто добавить второй отпуск к первому. Но в практическом кадровом и пособийном учете так делать нельзя.
Одновременное получение двух пособий по этим основаниям не допускается. Именно поэтому сотрудница должна выбрать один вид пособия. Фактически это означает, что если она выбирает пособие по БиР, прежний отпуск по уходу подлежит прекращению. А если выбирает пособие по уходу, отпуск по БиР не оформляется.
Это и есть основная логика, на которой строится решение вопроса. Не нужно пытаться найти «комбинированное» оформление, при котором остаются оба пособия одновременно. Такого корректного варианта нет.
Рассмотрим подробнее еще один важный нюанс. В современной практике СФР допускает ситуацию, когда женщина уходит в отпуск по беременности и родам не обязательно с первой даты освобождения от работы, указанной в больничном. Это особенно важно в обычной ситуации, когда сотрудница продолжает работать. Но в нашем случае сотрудница не работает, а находится в отпуске по уходу. Поэтому здесь вопрос приобретает другую форму: с какого момента прекращать отпуск по уходу и оформлять отпуск по БиР.
На практике безопаснее всего ориентироваться на дату, с которой сотрудница просит предоставить отпуск по беременности и родам, и соотнести ее с больничным. Если сотрудница выбирает пособие по БиР не с первой даты больничного, а позже, нужно особенно аккуратно проверить, как это повлияет на размер пособия и на допустимость оформления по действующим правилам электронного взаимодействия с СФР.
В большинстве стандартных ситуаций кадровики и бухгалтеры используют простой и безопасный подход: прекращают отпуск по уходу и оформляют отпуск по БиР с даты начала больничного. Именно это чаще всего позволяет избежать споров и лишних пояснений.
Теперь посмотрим на пример, близкий к вопросу автора.
Исходные данные:
сотрудница находится в отпуске по уходу за первым ребенком с 06.08.2023;
19.08.2024 поступил больничный по беременности и родам с 19.08.2024;
работодатель хочет понять, какие документы оформить и что отправить в СФР.
Если сотрудница выбирает пособие по беременности и родам, действуем так:
берем заявление о прекращении отпуска по уходу за первым ребенком с 19.08.2024;
берем заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам с 19.08.2024;
оформляем кадровые документы по прекращению одного отпуска и предоставлению другого;
отвечаем на электронный запрос СФР либо направляем предусмотренные системой сведения по БиР;
при необходимости передаем сведения, связанные с прекращением выплаты пособия по уходу, в том формате, который поддерживает используемый оператор ЭДО.
Если сотрудница выбирает продолжение пособия по уходу, действуем иначе:
получаем от нее письменное подтверждение выбора;
не прекращаем отпуск по уходу;
не оформляем отпуск по беременности и родам;
не направляем сведения на назначение пособия по БиР как по выбранному виду пособия.
Чтобы исключить спорные ситуации, соберем рекомендуемый комплект документов.
Если сотрудница выбирает пособие по беременности и родам:
заявление о прекращении отпуска по уходу за первым ребенком;
заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам;
при необходимости отдельное заявление или формулировка в одном из документов о выборе пособия по беременности и родам вместо пособия по уходу.
Если сотрудница выбирает пособие по уходу:
заявление о сохранении отпуска по уходу и выборе пособия по уходу;
при необходимости служебная фиксация того, что отпуск по беременности и родам не оформлялся по выбору сотрудницы.
Формально содержание внутренних документов может отличаться у разных работодателей, но логика должна быть именно такой: выбор сотрудницы должен быть зафиксирован, а переход из одного отпуска в другой — документально подтвержден.
Разберем и этот момент, потому что он часто ускользает. После оформления прекращения отпуска по уходу и начала отпуска по беременности и родам нужно правильно отразить изменения в табеле учета рабочего времени по внутренним правилам работодателя. Это важно, чтобы кадровый учет, расчетные данные и сведения, которые могут быть использованы при проверке, не противоречили друг другу.
На практике логика простая:
до даты прекращения отпуска по уходу отражаем период как отпуск по уходу;
с даты начала отпуска по БиР отражаем отпуск по беременности и родам.
Если сотрудница отпуск по уходу не прекращает, табель не меняется в части вида отсутствия.
Рассмотрим подробнее сроки, потому что именно вокруг них часто возникает нервозность. Работодатель должен передать в СФР сведения и документы, необходимые для назначения и выплаты пособия, не позднее 3 рабочих дней со дня их получения либо со дня поступления соответствующего запроса в рамках действующего электронного взаимодействия.
Здесь важно не упрощать порядок до фразы «просто отправьте два заявления в течение трех дней». На практике правильнее действовать так:
оперативно получаем документы от сотрудницы;
не затягиваем с кадровым оформлением;
в течение установленного срока передаем в СФР электронные сведения, необходимые для назначения пособия;
контролируем статус отправки и ответы СФР.
Если использовать СБИС, Контур, 1С-Отчетность или иной канал ТКС, нужно ориентироваться не только на закон, но и на конкретный тип электронного сообщения, который поддерживает система: запрос по больничному, сведения для назначения пособия, уведомление о прекращении выплаты пособия по уходу и так далее.
Посмотрим на нестандартную ситуацию. Иногда кадровик или бухгалтер, увидев электронный больничный, сразу оформляет отпуск по БиР, а потом выясняется, что сотрудница хотела сохранить пособие по уходу. В этом случае нужно как можно быстрее проанализировать, какие действия уже совершены и какие сведения ушли в СФР.
Разберем по шагам:
выясним фактическую волю сотрудницы;
проверим, были ли оформлены заявления и приказы;
проверим, какие сведения уже переданы в СФР;
если действия были совершены без должного основания, подготовим корректировку кадровых документов и электронных сведений по правилам используемой системы;
зафиксируем объяснение и выбор сотрудницы письменно.
Лучше не доводить до такой ситуации и сразу выстроить правильный порядок: сначала заявление сотрудницы, потом кадровое оформление, потом обмен сведениями с СФР.
Рассмотрим подробнее этот вопрос. В ряде организаций отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу оформляются приказами по унифицированным или собственным формам. В других организациях часть кадровых действий строится на заявлениях и регистрационных документах в кадровой системе. С точки зрения практики безопаснее иметь документ, который фиксирует решение работодателя о предоставлении отпуска и прекращении предыдущего отпуска.
Поэтому в рабочем алгоритме разумно использовать:
заявление сотрудницы;
приказ или иной локально установленный кадровый документ о прекращении отпуска по уходу;
приказ или иной кадровый документ о предоставлении отпуска по беременности и родам.
Это особенно полезно, если позже возникнет вопрос о датах, основаниях или последовательности перехода между отпусками.
Теперь разберем практическую сторону в 1С, поскольку именно пользователи 1С чаще всего и сталкиваются с этим вопросом в работе. В теме форума программного кода нет, поэтому код приводить не требуется. Но полезно понимать, какие объекты и документы 1С участвуют в таком оформлении.
В зависимости от конфигурации — например, 1С:Зарплата и управление персоналом или зарплатного блока в 1С:Бухгалтерия — обычно используются следующие объекты и документы:
ОтпускПоУходуЗаРебенком — для первоначального оформления и прекращения отпуска по уходу;
БольничныйЛист — для отражения электронного листка нетрудоспособности по беременности и родам;
ОтпускПоБеременностиИРодам — если в конфигурации используется отдельный специализированный документ;
КадровыйПеревод или кадровые документы прекращения/изменения состояния сотрудника — в зависимости от конкретной модели учета;
сервис обмена с СФР через 1С-Отчетность, СЭДО и связанные механизмы электронного документооборота.
Рассмотрим подробнее, как выстроить учет в 1С.
Сначала проверим текущий кадровый статус сотрудницы.
Убедимся, что в базе действующий отпуск по уходу отражен корректно, дата начала указана верно, пособие по уходу оформлено без ошибок.
Затем зафиксируем прекращение отпуска по уходу.
В зависимости от конфигурации это может быть корректировка ранее введенного документа отпуска по уходу либо отдельный документ прекращения отпуска. Важно, чтобы в учете с даты начала отпуска по БиР сотрудница уже не числилась в отпуске по уходу.
После этого введем документ по беременности и родам.
Если конфигурация работает с ЭЛН, обычно больничный подтягивается автоматически или через обмен с СФР. Но перед проведением документа нужно убедиться, что решение сотрудницы получено и отпуск по уходу прекращен.
Проверим обмен с СФР через СЭДО.
Очень важно не просто ввести кадровые документы в 1С, а убедиться, что по сотруднице сформированы и переданы нужные сведения в СФР, а также что нет конфликтов с ранее назначенным пособием по уходу.
Проконтролируем последующие действия.
После окончания отпуска по БиР по второму ребенку может оформляться уже новый отпуск по уходу. Поэтому правильность текущего перехода важна и для следующего этапа оформления.
На практике перед проведением документов в 1С полезно проверить:
не осталось ли у сотрудницы одновременно двух активных оснований отсутствия;
не формирует ли программа конфликтующее сообщение по пособию по уходу и по БиР;
совпадают ли даты прекращения первого отпуска и начала второго;
корректно ли отрабатывает электронный обмен с СФР.
Выясним причину основных ошибок, чтобы заранее их исключить.
Ошибка №1. Автоматически оформлять отпуск по БиР только на основании больничного.
Так делать нельзя. Сначала нужно получить выбор сотрудницы.
Ошибка №2. Не прекращать отпуск по уходу, а просто «поверх» оформить отпуск по БиР.
Это приводит к конфликту оснований и риску некорректной выплаты пособий.
Ошибка №3. Не брать письменное заявление о выборе пособия.
В результате у работодателя нет доказательства, что сотрудница сама выбрала нужный вариант.
Ошибка №4. Путать кадровые документы и электронные сведения в СФР.
Внутри организации обязательно должны быть заявления и кадровое оформление, а в СФР передаются сведения в установленном электронном формате. Это не одно и то же.
Ошибка №5. Затягивать сроки ответа в СФР.
Даже если вопрос кажется спорным, тянуть с передачей сведений нельзя. Нужно быстро получить документы от сотрудницы и завершить оформление.
Ошибка №6. Не проверить, как изменения отражены в 1С.
Если в учетной системе останутся оба отпуска одновременно или некорректные даты, это приведет к ошибкам при обмене с СФР и последующих расчетах.
Рассмотрим подробнее, но без универсального ответа. На практике пособие по беременности и родам часто оказывается финансово более выгодным, потому что выплачивается суммарно за весь период отпуска по БиР. Однако это не означает, что оно выгоднее всегда. Все зависит от:
размера заработка сотрудницы в расчетных годах;
ограничений по максимальным размерам пособий;
размера текущего пособия по уходу;
конкретной даты наступления нового отпуска по БиР.
Поэтому работодателю не стоит за сотрудницу решать, какое пособие ей выбирать. Правильный подход такой: разъясним сотруднице, что одновременно получать оба пособия нельзя, и предложим выбрать один вариант. Если сотрудница просит, можно помочь ей с ориентировочным сравнением сумм, но само решение должно исходить от нее.
Нет, этого делать не нужно. Разберем по шагам.
В рассматриваемой ситуации речь не идет о выходе на работу и тем более не идет об увольнении. Сотрудница остается в трудовых отношениях с работодателем. Меняется только вид отпуска и соответствующего пособия. Поэтому логика оформления такая:
не выводим сотрудницу на работу формально «на один день», если для этого нет реального основания;
не оформляем лишние кадровые действия, которых закон не требует;
просто прекращаем отпуск по уходу и предоставляем отпуск по беременности и родам, если это выбор сотрудницы.
Именно такой переход является нормальным и законным.
Посмотрим на следующий этап, потому что он логически связан с рассматриваемой ситуацией. После окончания отпуска по беременности и родам по второму ребенку сотрудница может оформить уже новый отпуск по уходу — по второму ребенку. Это отдельное кадровое действие и отдельное основание для назначения ежемесячного пособия по уходу.
Поэтому правильное оформление перехода из первого отпуска по уходу в отпуск по БиР важно еще и потому, что оно влияет на следующий пакет документов. Если сейчас даты будут оформлены неаккуратно, потом могут возникнуть вопросы по новому отпуску по уходу и назначению нового пособия.
Теперь соберем все в один понятный алгоритм, который можно использовать как рабочую памятку.
Получим информацию о больничном по беременности и родам.
Проверим дату начала ЭЛН и убедимся, что сотрудница действительно сейчас находится в отпуске по уходу за первым ребенком.
Разъясним сотруднице право выбора.
Сообщим, что одновременно получать пособие по уходу и пособие по беременности и родам нельзя. Предложим выбрать один вариант.
Зафиксируем выбор сотрудницы письменно.
Если она выбирает пособие по БиР — берем заявление о прекращении отпуска по уходу и заявление на отпуск по БиР. Если она сохраняет пособие по уходу — берем заявление о соответствующем выборе.
Оформим кадровые документы.
При выборе пособия по БиР прекращаем отпуск по уходу и предоставляем отпуск по беременности и родам. При выборе пособия по уходу ничего не меняем в части вида отпуска.
Передадим сведения в СФР.
Через СЭДО, СБИС, 1С-Отчетность или иной действующий канал направим сведения, необходимые для назначения пособия по беременности и родам, и при необходимости сведения, влияющие на прекращение выплаты пособия по уходу.
Проконтролируем статус обмена.
Проверим, что сведения приняты, ошибки отсутствуют, а по сотруднице не осталось противоречий по двум видам пособий.
Отразим изменения в 1С и в табеле.
Убедимся, что кадровый статус, документы и последующий расчетный учет полностью соответствуют выбранному варианту.
Теперь сформулируем ответ максимально прямо.
Да, если сотрудница выбирает пособие по беременности и родам, нужно взять у нее заявление о прекращении отпуска по уходу за первым ребенком и заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам по второму ребенку. После этого нужно оформить кадровые документы и передать в СФР необходимые сведения в электронном виде в установленный срок. Но важно уточнить: сначала сотрудница должна выбрать, какое пособие она хочет получать. Автоматически прекращать отпуск по уходу только из-за поступившего больничного по БиР нельзя.
Иными словами, правильная логика такая:
не сразу оформляем БиР;
сначала получаем выбор сотрудницы;
если выбран БиР — прекращаем отпуск по уходу и оформляем отпуск по БиР;
если выбран уход — оставляем отпуск по уходу и пособие по уходу.
Подведем итог и сформулируем решение проблемы целиком.
Если во время отпуска по уходу за первым ребенком сотруднице открыли больничный по беременности и родам по второму ребенку, сначала нужно получить от нее письменный выбор между двумя пособиями. Одновременно получать пособие по уходу и пособие по беременности и родам нельзя.
Если сотрудница выбирает пособие по беременности и родам, тогда:
берем заявление о прекращении отпуска по уходу за первым ребенком;
берем заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам;
оформляем кадровые документы;
передаем в СФР необходимые сведения через действующий электронный канал взаимодействия;
контролируем корректность отражения в 1С и статус обмена с СФР.
Если сотрудница выбирает пособие по уходу за первым ребенком, тогда отпуск по уходу продолжается, отпуск по беременности и родам не оформляется и пособие по БиР не назначается.
Следовательно, ответ на вопрос автора такой: сама идея про два заявления верная, но перед этим обязательно нужно зафиксировать выбор сотрудницы, поскольку право выбора пособия принадлежит именно ей.
Информация носит справочный характер