Проанализируем ситуацию: сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам, получила на Госуслугах закрытый электронный листок нетрудоспособности, а бухгалтерия не понимает, нужно ли ждать запрос от СФР или уже что-то отправлять самостоятельно. Разберем по шагам, как действовать работодателю, кто оформляет документы, кто рассчитывает пособие и как правильно отразить такой случай в 1С.
Короткий вывод: одного факта появления закрытого ЭЛН на Госуслугах недостаточно, чтобы бухгалтерия сразу отправляла сведения в СФР. Сначала получите от сотрудницы заявление на отпуск по беременности и родам, проверьте данные для выплаты пособия, дождитесь входящего запроса СФР по СЭДО или инициируйте процесс, если запрос не поступил, затем сформируйте в 1С больничный по причине 05 и отправьте в СФР ответ на запрос для расчета пособия.
Рассмотрим подробнее особенность больничного по беременности и родам. В отличие от обычного больничного, листок нетрудоспособности по БиР обычно оформляется сразу на весь период отпуска. Поэтому сотрудница может увидеть на Госуслугах не открытый, а уже закрытый ЭЛН. Это нормально: дата начала и дата окончания периода известны заранее.
Стандартная продолжительность отпуска по беременности и родам составляет:
140 календарных дней — при обычной одноплодной беременности и родах без осложнений;
156 календарных дней — при осложненных родах;
194 календарных дня — при многоплодной беременности и рождении двух или более детей;
160 или 200 календарных дней — для отдельных случаев, связанных с проживанием или работой на территориях, подвергшихся радиационному загрязнению.
Выясним причину частого вопроса бухгалтеров. Когда сотрудница видит закрытый ЭЛН на Госуслугах, кажется, что СФР уже получил все сведения и бухгалтерии можно просто ждать выплаты. Но на практике СФР видит медицинскую часть ЭЛН, а для назначения пособия ему нужны сведения от работодателя: фактическая дата начала отпуска, данные о трудовых отношениях, сведения для расчета среднего заработка, способ назначения пособия, признак замены лет и другие данные.
Разберем по шагам основной порядок. По проактивной схеме СФР после получения сведений об ЭЛН направляет работодателю входящий запрос по СЭДО. В 1С такой документ обычно называется Входящий запрос СФР для расчета пособия. Для пособия по беременности и родам это запрос с видом пособия «Пособие по беременности и родам».
Ждать запрос от СФР нужно, но не нужно бездействовать полностью. Бухгалтерия и кадровая служба должны сначала получить от сотрудницы заявление на отпуск по беременности и родам. Именно заявление фиксирует волю сотрудницы уйти в отпуск с конкретной даты. Это важно, потому что отпуск по БиР является правом женщины, а не обязанностью. Сотрудница может уйти в отпуск с даты, указанной в ЭЛН, а может продолжить работать и уйти позже.
Поэтому правильная логика такая:
Сотрудница сообщает работодателю номер ЭЛН или предоставляет выписку по ЭЛН.
Сотрудница подает заявление на отпуск по беременности и родам.
Работодатель оформляет отпуск по БиР с фактической даты, указанной в заявлении.
Бухгалтерия получает или загружает входящий запрос СФР по СЭДО.
В 1С создается документ Больничный лист с причиной нетрудоспособности 05.
Работодатель проверяет сведения для расчета пособия.
Работодатель отправляет в СФР Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
СФР назначает и выплачивает пособие сотруднице напрямую.
Таким образом, если ЭЛН уже закрыт, но заявления на отпуск еще нет, не отправляйте сведения для выплаты пособия автоматически. Сначала получите заявление и определите фактическую дату начала отпуска.
Посмотрим, какие документы нужны работодателю в обычной ситуации. Для оформления отпуска по беременности и родам сотрудница должна подать работодателю заявление. В заявлении укажите дату начала отпуска, период по ЭЛН и номер электронного листка нетрудоспособности.
В заявлении можно использовать такую формулировку по смыслу: сотрудница просит предоставить отпуск по беременности и родам с конкретной даты на основании электронного листка нетрудоспособности с указанным номером. Если сотрудница хочет заменить расчетные годы, пусть дополнительно укажет это в отдельном заявлении или в том же заявлении отдельным пунктом.
Разберем, какие сведения стоит проверить вместе с заявлением:
Номер ЭЛН. Проверьте, что номер относится именно к данной сотруднице, а причина нетрудоспособности соответствует отпуску по беременности и родам.
Дата начала отпуска. Сравните дату из ЭЛН и дату, указанную в заявлении. Если сотрудница уходит позже даты из ЭЛН, пособие нужно оформлять с фактической даты начала отпуска.
Сведения о застрахованном лице. Проверьте, что в 1С актуальны ФИО, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные, адрес, реквизиты для выплаты и способ получения пособия.
Заявление о замене лет. Если сотрудница в расчетном периоде была в отпуске по БиР или в отпуске по уходу за ребенком, рассмотрим возможность замены лет. Замена допустима только по заявлению сотрудницы и только если она увеличивает пособие.
Кадровые данные. Проверьте дату приема, вид договора, отсутствие ошибочной даты увольнения, корректность сведений о совместительстве и страховом стаже.
Отдельное заявление в СФР на выплату пособия по БиР обычно не оформляйте. В проактивном порядке работодатель передает сведения через СЭДО, а СФР назначает и выплачивает пособие на основании ЭЛН и сведений от работодателя. Но заявление на сам отпуск по беременности и родам у работодателя должно быть, потому что оно подтверждает дату начала отпуска.
Разберем главный вопрос автора: кто считает пособие по беременности и родам. В современной схеме пособие назначает и выплачивает СФР напрямую сотруднице. Работодатель не выплачивает декретные из кассы или с расчетного счета организации, а передает в фонд сведения, необходимые для назначения пособия.
При этом не следует считать, что работодатель совсем не участвует в расчете. Бухгалтерия должна проверить расчетные данные, потому что именно работодатель подтверждает сведения в ответе на запрос СФР. В 1С расчет может быть выполнен по данным организации или по данным, полученным от СФР. В документе Ответ на запрос СФР для расчета пособия проверьте источник данных, расчетные годы, сумму заработка, количество календарных дней расчетного периода, исключаемые периоды, стаж и метод назначения пособия.
Практически это выглядит так:
СФР назначает и выплачивает пособие. Деньги сотруднице перечисляет фонд.
Работодатель оформляет отпуск и передает сведения. Работодатель отвечает за корректность сведений, которые направляет в СФР.
1С помогает сформировать расчетные данные. В 1С создаются документы Больничный лист и Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
Бухгалтер проверяет расчет. Даже если пособие платит СФР, бухгалтер должен проверить, что в ответ ушли правильные расчетные годы, суммы заработка и исключаемые дни.
Поэтому на вопрос «кто делает расчет декретных» корректно отвечайте так: расчетные сведения подготавливает и проверяет работодатель, а окончательное назначение и выплату пособия выполняет СФР.
Рассмотрим формулу расчета, чтобы понимать, какие данные бухгалтерия передает и проверяет. Если отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году, расчетным периодом обычно являются 2024 и 2025 годы.
Общая формула такая:
Пособие по БиР = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска по беременности и родам.
Средний дневной заработок определяем так:
Средний дневной заработок = заработок за расчетные годы / количество календарных дней расчетного периода.
При этом количество календарных дней расчетного периода уменьшаем на исключаемые периоды. Для пособия по беременности и родам из расчетного периода исключаются, в частности:
дни временной нетрудоспособности;
периоды предыдущего отпуска по беременности и родам;
периоды отпуска по уходу за ребенком;
периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработка, если на этот заработок не начислялись страховые взносы;
периоды приостановления трудового договора в случаях, предусмотренных законодательством, если они влияют на расчет пособия.
Для работающей сотрудницы пособие по беременности и родам выплачивается в размере 100% среднего заработка. В отличие от обычного больничного, процент оплаты не зависит от страхового стажа, кроме ситуации, когда стаж меньше шести месяцев. Если страховой стаж меньше шести месяцев, пособие ограничивается расчетом исходя из МРОТ за полный календарный месяц.
Для 2026 года при обычном расчете используются предельные базы по страховым взносам за 2024 и 2025 годы. Поэтому максимальный средний дневной заработок для пособия по БиР в 2026 году составляет:
(2 225 000 руб. + 2 759 000 руб.) / 730 = 6 827,40 руб.
Отсюда максимальные суммы пособия в 2026 году составляют примерно:
955 835,62 руб. — за 140 календарных дней;
1 065 073,97 руб. — за 156 календарных дней;
1 324 515,07 руб. — за 194 календарных дня.
Минимальный расчет в 2026 году выполняется исходя из МРОТ 27 093 руб. Средний дневной заработок из МРОТ составляет примерно:
27 093 руб. × 24 / 730 = 890,73 руб.
Минимальные суммы пособия без учета районных коэффициентов составляют примерно:
124 702,03 руб. — за 140 календарных дней;
138 953,69 руб. — за 156 календарных дней;
172 801,38 руб. — за 194 календарных дня.
Если в регионе применяется районный коэффициент, проверьте, влияет ли он на минимальный расчет. В 1С районные коэффициенты должны быть настроены в данных организации и подразделения, иначе минимальное пособие может быть рассчитано некорректно.
Теперь разберем по шагам работу в 1С. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от релиза, настроек интерфейса и используемой конфигурации, но общий порядок сохраняется.
Проверьте обмен с СФР. Откройте раздел Кадры, далее блок Пособия и проверьте входящие документы СЭДО. В 1С:ЗУП 3.1 обычно используется рабочее место Входящие запросы СФР для расчета пособий.
Найдите входящий запрос по сотруднице. В запросе должен быть указан вид пособия «Пособие по беременности и родам». Также проверьте номер ЭЛН, СНИЛС, ФИО и период нетрудоспособности.
Создайте больничный лист на основании запроса. Используйте команду создания на основании входящего запроса. Документ должен быть Больничный лист с причиной нетрудоспособности 05 — отпуск по беременности и родам.
Проверьте период отпуска. Если сотрудница уходит с даты, указанной в ЭЛН, оставьте период без изменений. Если сотрудница уходит позже, укажите фактическую дату начала отпуска по заявлению.
Проверьте вкладку расчета. В больничном по БиР начисление за счет работодателя не формируется, потому что пособие выплачивает СФР. Поэтому в документе могут быть нулевые начисления к выплате работодателем. Это не ошибка.
Сформируйте ответ на запрос СФР. Создайте документ Ответ на запрос СФР для расчета пособия. Его можно сформировать из входящего запроса или из документа Больничный лист.
Проверьте расчетные данные. Обратите внимание на поля Основной источник средств для расчета, Метод назначения пособия, Календарных дней расчетного периода, сведения о заработке и исключаемые периоды.
Отправьте ответ в СФР. После проверки подпишите и отправьте ответ через СЭДО. Дождитесь положительного протокола приема.
Проконтролируйте статус. После отправки следите за статусом документа. Если СФР пришлет извещение или ошибку форматно-логического контроля, исправьте сведения и отправьте ответ повторно в установленный срок.
Важный момент: в документе Больничный лист по беременности и родам не ожидайте обычной суммы к выплате работодателем. Пособие полностью выплачивает СФР, поэтому бухгалтерский результат в зарплатной ведомости организации может быть нулевым. Основная задача документа — отразить период отсутствия, подготовить сведения и сформировать корректный ответ в фонд.
Если организация ведет зарплату в 1С:Бухгалтерии 3.0, порядок похожий, но путь к документам может отличаться. Рассмотрим типовой вариант.
Откройте раздел Зарплата и кадры.
Перейдите в блок Пособия.
Проверьте документ Входящие запросы СФР для расчета пособий.
Создайте на основании запроса документ Больничный лист.
Укажите причину нетрудоспособности 05.
Проверьте дату начала отпуска по заявлению сотрудницы.
Сформируйте и отправьте Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
Если зарплата рассчитывается во внешней программе, а 1С:Бухгалтерия используется только для учета и обмена, заранее определите, где именно формируется расчетный документ и кто отвечает за отправку сведений в СФР. Не допускайте ситуации, когда кадровик оформил отпуск в одной базе, бухгалтер ждет запрос в другой базе, а СЭДО подключено к третьему сервису.
Проанализируем частую проблему: сотрудница видит закрытый ЭЛН на Госуслугах, заявление уже подано, а входящего запроса СФР в 1С нет. В такой ситуации не нужно сразу создавать произвольные документы и отправлять непроверенные сведения. Разберем порядок проверки.
Обновите обмен СЭДО. Выполните получение входящих сообщений. Иногда запрос уже сформирован фондом, но не загружен в учетную систему.
Проверьте подключение к СЭДО. Убедитесь, что сертификаты, МЧД, регистрационный номер страхователя, настройки оператора и учетная запись работают корректно.
Проверьте данные сотрудницы. Ошибки в СНИЛС, ФИО, дате рождения, виде договора или кадровом мероприятии могут мешать формированию запроса.
Проверьте сведения о приеме. Если сведения о трудовой деятельности не были приняты СФР, фонд может не видеть работодателя как страхователя сотрудницы. Проверьте, что кадровое мероприятие приема корректно сдано.
Проверьте сведения о застрахованном лице. В 1С должен быть актуальный документ Сведения о застрахованном лице. Если реквизиты для выплаты или персональные данные не направлялись, отправьте их.
Инициируйте проактивный процесс. Если запрос не поступает, используйте Исходящее сообщение о страховом случае СФР. Для пособия по БиР инициация может выполняться через сообщение о закрытии ЭЛН, после чего СФР должен направить работодателю проактивный запрос.
Свяжитесь с отделением СФР или оператором ЭДО. Если после проверки запрос не появляется, уточните статус ЭЛН и проактивного процесса.
В 1С для инициации обычно используется объект Исходящее сообщение о страховом случае СФР. В разных конфигурациях он может находиться в разделе Кадры, Пособия или Зарплата и кадры. Такой документ применяйте не вместо ответа на запрос, а для того, чтобы запустить или возобновить проактивный процесс, если входящий запрос не поступил автоматически.
Рассмотрим подробнее важную практическую развилку. Больничный по беременности и родам уже закрыт, СФР может прислать запрос сразу, но сотрудница еще не подала заявление. В этом случае не спешите отправлять ответ с датой из ЭЛН. Сначала уточните, с какой даты сотрудница действительно уходит в отпуск.
Причина простая: женщина может продолжить работать после даты начала ЭЛН. Работодатель не может одновременно начислять зарплату за рабочие дни и передавать в СФР сведения для выплаты пособия за тот же период как за отпуск по БиР. Поэтому фактическая дата начала отпуска должна соответствовать заявлению и кадровому оформлению.
Если сотрудница подала заявление с даты, указанной в ЭЛН, оформляйте отпуск на полный стандартный период. Если сотрудница указала более позднюю дату, оформляйте отпуск с этой более поздней даты. Количество оплачиваемых дней в таком случае фактически уменьшится на дни, когда сотрудница продолжала работать.
В новых релизах 1С:ЗУП для ситуации, когда сотрудница уходит в отпуск по БиР позже даты из ЭЛН, можно использовать отражение дней работы как исключаемого периода на вкладке оплаты больничного. В более старых релизах дату начала отпуска иногда корректировали вручную в документе Больничный лист. В любом случае ориентируйтесь на актуальный релиз программы и проверяйте, как период попадает в Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
Посмотрим на простой пример. Сотруднице выдан ЭЛН по беременности и родам с 10 июня 2026 года по 27 октября 2026 года на 140 календарных дней. На Госуслугах листок отображается как закрытый. Сотрудница 10 июня подала заявление на отпуск по беременности и родам с 10 июня 2026 года.
Действуйте так:
Получите заявление сотрудницы на отпуск по БиР с 10 июня 2026 года.
Проверьте номер ЭЛН и персональные данные сотрудницы.
Получите входящий запрос СФР по СЭДО.
Создайте в 1С документ Больничный лист с причиной 05.
Проверьте период 10.06.2026–27.10.2026.
Сформируйте Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
Проверьте расчетные годы 2024 и 2025, суммы заработка и исключаемые дни.
Отправьте ответ в СФР.
В этой ситуации бухгалтерия не выплачивает пособие сотруднице через зарплатную ведомость. После получения всех необходимых сведений СФР назначит и перечислит пособие напрямую сотруднице.
Теперь рассмотрим более сложную ситуацию. ЭЛН выдан с 10 июня 2026 года, но сотрудница хочет доработать до 20 июня включительно и уйти в отпуск по БиР с 21 июня 2026 года. Она подает заявление на отпуск с 21 июня.
В такой ситуации не отправляйте в СФР сведения так, будто отпуск начался 10 июня. За период с 10 по 20 июня сотрудница фактически работает, и за эти дни ей начисляется зарплата. Пособие по БиР за те же дни назначать нельзя.
Разберем порядок действий:
Получите заявление сотрудницы с фактической датой начала отпуска — 21 июня 2026 года.
В кадровом учете отразите работу сотрудницы до 20 июня включительно.
В документе Больничный лист проверьте, что период отпуска по БиР в сведениях для СФР начинается с 21 июня.
Если программа поддерживает исключаемый период для дней работы внутри ЭЛН, заполните его на вкладке оплаты.
Сформируйте Ответ на запрос СФР для расчета пособия и проверьте, что в ответ попала фактическая дата начала отпуска.
Отправьте сведения в СФР только после проверки периода.
Главная проверка: в ответе СФР должна быть не просто дата из медицинского ЭЛН, а дата фактического начала отпуска по заявлению сотрудницы.
Рассмотрим ситуацию с заменой лет. Сотрудница уходит в отпуск по БиР в 2026 году. По общему правилу расчетные годы — 2024 и 2025. Но в 2024 году сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком, а в 2025 году работала неполный год. Она подает заявление о замене 2024 года на 2023 год, потому что такая замена увеличивает пособие.
Действуйте так:
Получите от сотрудницы письменное заявление о замене расчетного года.
Проверьте, что заменяемый год действительно содержит период отпуска по БиР или отпуска по уходу за ребенком либо иной допустимый период.
Сравните расчет с заменой и без замены. Замена допустима только если она приводит к увеличению пособия.
В 1С укажите признак замены лет в документе Больничный лист или в данных для ответа СФР, в зависимости от конфигурации.
Проверьте, что в Ответ на запрос СФР для расчета пособия ушли правильные расчетные годы.
Отправьте ответ в СФР.
Если при замене лет СФР возвращает ошибку или показывает нулевой заработок за заменяемые годы, проверьте персонифицированные сведения за соответствующие периоды. Часто проблема возникает из-за того, что в отчетности не отражены периоды с кодами ДЕКРЕТ, ДЕТИ или ДЛДЕТИ, либо данные о заработке отсутствуют в индивидуальном учете.
Отдельно разберем важное изменение, потому что многие инструкции прошлых лет содержат уже устаревший шаг. С 30 декабря 2025 года в форме ЕФС-1 убрали тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Поэтому в 2026 году при уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам не нужно отдельно сдавать подраздел 1.2 ЕФС-1 с этим типом сведений.
Это означает, что в актуальном алгоритме на 2026 год не включайте старый шаг: «отправить ЕФС-1 подраздел 1.2 с типом сведений Назначение выплат по ОСС». Такой шаг применялся ранее, но для новых случаев в 2026 году его уже не используйте.
При этом обычные кадровые сведения по форме ЕФС-1 остаются важными. Если по сотруднице некорректно сдано кадровое мероприятие приема, если фонд не видит работодателя как страхователя или если сведения о трудовой деятельности не приняты, проактивный запрос по ЭЛН может не сформироваться. Поэтому проверьте не старый отчет для назначения пособия, а базовую корректность кадрового учета и принятых сведений по сотруднице.
Разберем сроки, чтобы не пропустить обязанности работодателя. После получения запроса СФР работодатель должен оперативно обработать его и передать недостающие сведения. В общем случае ориентируйтесь на срок 3 рабочих дня для обработки запроса недостающих сведений по проактивной выплате.
Если СФР направил извещение о представлении недостающих сведений или исправлении ошибок, работодатель должен подтвердить получение извещения через СЭДО и ответить на него в установленный срок. Обычно подтверждение получения извещения выполняется в течение 3 рабочих дней, а ответ на извещение — в течение 5 рабочих дней со дня получения.
После того как СФР получит все необходимые сведения и документы, пособие назначается и выплачивается в срок, не превышающий 10 рабочих дней. Этот срок отсчитывается не с даты, когда сотрудница увидела ЭЛН на Госуслугах, а с даты поступления в СФР всех сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия.
Поэтому если сотрудница спрашивает, когда ей придут декретные, объясните так: сначала работодатель должен отправить корректные сведения в СФР, затем фонд назначит и выплатит пособие в установленный срок. Если в сведениях ошибка или СФР направил извещение, срок фактически сдвигается до получения корректных данных.
Перед отправкой документа Ответ на запрос СФР для расчета пособия выполните контрольную проверку. Такой чек-лист поможет избежать отказов, извещений и перерасчетов.
ФИО и СНИЛС. Проверьте полное совпадение данных сотрудницы с документами и сведениями СФР.
Вид договора. Убедитесь, что указан трудовой договор или иной применимый вид договора. Для пособия по БиР по общему правилу речь идет о застрахованной женщине, работающей по трудовому договору.
Дата приема. Проверьте, что дата приема отражена корректно и сведения о трудовой деятельности приняты.
Дата начала отпуска. Сверьте дату в заявлении сотрудницы, кадровом документе, больничном и ответе СФР.
Номер ЭЛН. Убедитесь, что ответ формируется по нужному ЭЛН, а не по аннулированному листку или дублю.
Причина нетрудоспособности. Для отпуска по беременности и родам должна быть причина 05.
Расчетные годы. Для отпуска в 2026 году обычно используйте 2024 и 2025 годы, если нет заявления на замену лет.
Замена лет. Если замена применяется, проверьте заявление сотрудницы и выгоду от замены.
Исключаемые периоды. Проверьте больничные, предыдущие отпуска по БиР, отпуска по уходу за ребенком и другие периоды, уменьшающие расчетный период.
Суммы заработка. Проверьте, что заработок не превышает предельную базу за соответствующий год и соответствует данным учета.
Стаж. Проверьте, нет ли ограничения по стажу менее шести месяцев.
Районный коэффициент. Если организация работает в местности с районным коэффициентом, проверьте настройки в 1С.
Реквизиты выплаты. Проверьте актуальность сведений о застрахованном лице и способ получения пособия.
Метод назначения пособия. Проверьте, совпадает ли метод назначения пособия с данными входящего запроса.
Особое внимание уделите полю Календарных дней расчетного периода. Если в расчетном периоде были исключаемые дни, количество дней не должно автоматически оставаться равным 730 без проверки. Например, если сотрудница в 2024 году 60 дней была на больничном, эти дни должны уменьшить расчетный период для пособия по БиР.
Если после отправки ответа СФР прислал извещение, не создавайте новый комплект документов хаотично. Сначала разберем причину. Извещение означает, что фонд не может назначить пособие на основании полученных сведений и просит уточнить или дополнить данные.
Типовые причины извещений и ошибок:
не совпадает СНИЛС или ФИО сотрудницы;
неверно указан регистрационный номер страхователя;
ошибка в виде договора;
СФР не видит сведения о приеме сотрудницы;
отправлен ответ по аннулированному ЭЛН;
неверно указана дата начала отпуска;
не подтверждены данные для замены лет;
заработок в ответе не соответствует данным персонифицированного учета;
не заполнены обязательные поля в ответе 101;
используется устаревший релиз 1С или устаревший формат СЭДО.
Разберем порядок исправления:
Откройте протокол или извещение СФР.
Определите конкретное поле или реквизит, который фонд не принял.
Исправьте первичные данные в карточке сотрудницы, кадровом документе, больничном или сведениях о застрахованном лице.
Если нужно, обновите релиз 1С и форматы обмена.
Сформируйте исправленный ответ или ответ на извещение.
Отправьте сведения повторно и дождитесь положительного протокола.
Если пособие уже назначено и выплачено, а затем обнаружена ошибка в сведениях, используйте механизм перерасчета. В 1С для таких случаев может применяться Исходящее сообщение о страховом случае СФР с признаком перерасчета. Не отправляйте повторно первичный ответ как новый, если проактивный процесс уже закрыт, иначе можно получить ошибку логического контроля.
Иногда медицинская организация аннулирует ЭЛН и выдает дубликат. В такой ситуации в 1С могут появиться запросы по старому и новому номеру. Не оплачивайте и не подтверждайте старый ЭЛН, если он аннулирован.
Разберем действия:
Проверьте актуальный статус ЭЛН.
Сравните номер ЭЛН у сотрудницы, в запросе СФР и в 1С.
Если запрос поступил по аннулированному ЭЛН, закройте его без назначения пособия или с признаком, который соответствует отсутствию необходимости оплаты.
Дождитесь или инициируйте запрос по дубликату.
Создайте Больничный лист и Ответ на запрос СФР для расчета пособия по актуальному ЭЛН.
Не смешивайте данные старого и нового ЭЛН в одном ответе. Это частая причина отказов и некорректных статусов в СЭДО.
Посмотрим на задачу организационно. На практике оформление БиР находится на стыке кадрового учета, расчета зарплаты и электронного обмена с СФР. Чтобы не потерять этапы, разделите ответственность.
Кадровик обычно выполняет следующие действия:
получает заявление сотрудницы на отпуск по беременности и родам;
проверяет дату начала отпуска;
оформляет приказ или кадровое отсутствие по внутреннему порядку организации;
передает бухгалтерии номер ЭЛН и заявление;
проверяет корректность кадровых сведений о приеме, переводах и увольнениях.
Бухгалтер обычно выполняет следующие действия:
проверяет входящий запрос СФР;
создает документ Больничный лист;
проверяет расчетные годы, заработок и исключаемые периоды;
проверяет заявление на замену лет, если оно есть;
формирует и отправляет Ответ на запрос СФР для расчета пособия;
контролирует протокол приема и возможные извещения СФР.
Если в организации один специалист ведет и кадры, и зарплату, используйте этот же алгоритм как единый чек-лист. Главное — не пропускайте заявление, фактическую дату начала отпуска и проверку ответа СФР.
Проанализируем ошибки, которые чаще всего приводят к задержке выплаты пособия.
Отправили сведения до заявления сотрудницы. В результате в СФР ушла дата начала отпуска из ЭЛН, хотя сотрудница продолжала работать. Исправление может потребовать перерасчета.
Решили, что закрытый ЭЛН на Госуслугах уже означает выплату. На самом деле СФР нужны сведения от работодателя.
Не проверили входящий запрос СФР. Запрос мог поступить, но остаться необработанным в СЭДО.
Создали больничный вручную, а не на основании запроса. Это может привести к расхождению идентификаторов процесса и ошибкам при отправке ответа.
Не обновили релиз 1С. Из-за устаревших форматов СЭДО ответ может не пройти форматно-логический контроль.
Не отправили актуальные сведения о застрахованном лице. Ошибки в реквизитах выплаты или персональных данных задерживают назначение пособия.
Неверно применили замену лет. Замена без заявления сотрудницы или без увеличения пособия недопустима.
Не исключили периоды болезни и ухода за ребенком. Из-за этого средний дневной заработок может быть рассчитан неверно.
Продолжили использовать старый алгоритм с ЕФС-1 «Назначение выплат по ОСС». В 2026 году этот тип сведений уже не применяется.
Ожидали начисление в зарплатной ведомости. Пособие по БиР выплачивает СФР, поэтому у работодателя может не быть суммы к выплате в ведомости.
Соберем решение в один рабочий алгоритм. Используйте его как инструкцию для случая, когда сотрудница получила закрытый ЭЛН по беременности и родам.
Получите заявление сотрудницы. Укажите в заявлении дату начала отпуска по беременности и родам и номер ЭЛН.
Проверьте, не хочет ли сотрудница уйти позже. Если дата в заявлении отличается от даты начала ЭЛН, оформляйте отпуск с фактической даты по заявлению.
Проверьте заявление на замену лет. Если сотрудница просит заменить расчетные годы, проверьте основание и выгоду от замены.
Проверьте сведения о застрахованном лице. Актуализируйте персональные данные, СНИЛС и реквизиты выплаты.
Получите входящий запрос СФР. В 1С откройте Входящие запросы СФР для расчета пособий.
Если запрос не пришел, инициируйте процесс. Проверьте СЭДО, кадровые сведения и при необходимости отправьте Исходящее сообщение о страховом случае СФР.
Создайте больничный лист. На основании запроса создайте Больничный лист с причиной 05.
Проверьте период и расчет. Сверьте даты, расчетные годы, заработок, исключаемые периоды, стаж, районный коэффициент и метод назначения пособия.
Сформируйте ответ СФР. Создайте Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
Отправьте ответ через СЭДО. Дождитесь положительного протокола.
Контролируйте извещения. Если СФР запросит уточнения, подтвердите получение и отправьте исправленные сведения в срок.
Не начисляйте декретные к выплате работодателем. Пособие по беременности и родам выплачивает СФР напрямую сотруднице.
Таким образом, на вопрос с форума отвечаем так: бухгалтерии не нужно просто ждать, пока сотруднице автоматически придут деньги, но и не нужно отправлять сведения без заявления. Сначала оформите заявление и отпуск по БиР, затем обработайте входящий запрос СФР, сформируйте больничный и отправьте ответ на запрос. Расчетные данные проверяет работодатель в 1С, а пособие назначает и выплачивает СФР.
Информация носит справочный характер