← На главную

При подготовке годовой или периодической отчетности по НДФЛ в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда по кнопке Заполнить физ лицами получившими доходы в документ Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС подтягивается только часть сотрудников либо документ вовсе остается пустым. Рассмотрим подробнее, по каким алгоритмам программа выполняет выборку физических лиц и как устранить причину ошибки.

Причина 1. Наличие ранее созданных документов 2-НДФЛ за этот же период

Проанализируем базовый механизм заполнения справок в конфигурации. При автозаполнении документа с признаком Ежегодная отчетность система проверяет, по каким физическим лицам за выбранный налоговый период уже были сформированы и зарегистрированы справки. Если сотрудники уже включены в другой документ Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС за этот же год по этой же налоговой инспекции, программа исключает их из повторного отчета во избежание задвоения данных.

Разберем по шагам, как проверить наличие ранее созданных документов:

1. Откроем журнал документов Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (меню Расчет зарплаты по организациям > Налоги и взносы > Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС).
2. Отключим установленные отборы по датам и проверим список документов за отчетный год.
3. Если в информационной базе обнаружатся ранее сформированные, черновые или ошибочно помеченные на удаление (но еще не удаленные физически) документы за этот же налоговый период, удалим их или очистим их табличную часть.
4. Вернемся в новый документ и нажмем Заполнить физ лицами получившими доходы.

Причина 2. Несоответствие кодов ОКТМО и КПП в регистрах и настройках

Справки 2-НДФЛ формируются строго в разрезе регистраций в налоговом органе. Если в течение года менялись реквизиты налоговой инспекции, открывались обособленные подразделения или редактировались значения ОКТМО и КПП в справочнике Организации / Подразделения организаций, начисления сотрудников могут оказаться зарегистрированными по разным налоговым органам.

Выясним причину через проверку соответствия данных:

1. Проверим реквизиты регистрации в ИФНС в шапке формируемого документа Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС.
2. Сформируем отчет Регистр налогового учета по НДФЛ или налоговую карточку по сотруднику, который не попадает в документ, и посмотрим, с какими кодами ОКТМО/КПП отразились его доходы и налог.
3. Если обнаружена разбивка по нескольким налоговым органам, создадим отдельные документы по каждой регистрации в ИФНС.

Причина 3. Разделение по ставкам налога и признаку представления

Рассмотрим параметры шапки документа, которые напрямую влияют на выборку данных:

1. Ставка налога: в 1С:ЗУП 2.5 справка формируется отдельно по каждой ставке (13%, 30%, 35%, 9%). Если доходы сотрудника облагались по иной ставке (например, 30% у нерезидентов), он не попадет в документ, сформированный по ставке 13%. Для таких физических лиц необходимо сформировать отдельный документ с соответствующей ставкой.
2. Признак справки: признак 1 формирует стандартную отчетность по доходам и удержанному налогу, а признак 2 — справки о невозможности удержать налог. Если в документе ошибочно выставлен признак 2, в него попадут только те физлица, по которым в программе зафиксирован неудержанный налог.

Причина 4. Состояние регистров накопления по НДФЛ и специфические коды доходов

Автозаполнение документа опирается не на бухгалтерские счета, а на движения по регистрам накопления НДФЛ сведения о доходах и НДФЛ расчеты с бюджетом. Если начисления были внесены ручными операциями без формирования движений по этим регистрам, программа не видит налогооблагаемой базы.

Также важно учитывать специфику кодов доходов: некоторые доходы (например, проценты по займам с кодом дохода 1538 или операции с ценными бумагами) требуют отдельной проверки настроек обложения и корректного ввода документов учета НДФЛ. Если доход полностью перекрыт вычетами и исчисленный налог равен нулю, либо выплачивались только необлагаемые суммы, такие сотрудники также могут не включаться в стандартную выборку получателей дохода.