← На главную

При переводе учета аптечных сетей на типовые конфигурации (например, Управление торговым предприятием или Управление торговлей) часто возникают методологические конфликты. Бухгалтеры и операторы привыкают к нестандартным схемам работы: оформляют внутреннее перемещение документом Реализация товаров и услуг, бесконтрольно меняют тип цен в карточке склада или создают дублирующие карточки номенклатуры под уценку. Разберем по шагам, как выстроить правильную цепочку документов, сохранить прозрачность проводок и не нарушить регламентированный учет медикаментов.

Ограничение прав и работа со складами

Проанализируем типовую ошибку: когда один бухгалтер оформляет документ перемещения с одним типом цен, а второй в это же время переключает тип цен в справочнике складов, программа начинает некорректно подтягивать цены в ранее заполненные документы. Склад как объект системы не должен служить инструментом для оперативной смены ценников.

Разберем базовые шаги для наведения порядка:

1. Запрет редактирования настроек: Заберем у рядовых операторов и бухгалтеров административные права на модификацию справочника Склады (места хранения). Настройка типа цен на розничном складе фиксируется один раз и меняется только при глобальном изменении ценовой политики.
2. Отказ от схемы «продажи самой себе»: Любая передача товара между главным складом и аптечным пунктом внутри одной организации должна оформляться документом Перемещение товаров, а не документом Реализация товаров и услуг. Перемещение сохраняет корректный партионный учет и не формирует фиктивную выручку.

Как видеть цены в документе перемещения товаров

Выясним причину недовольства пользователей: при перемещении на оптовый склад табличная часть не отображает продажные цены, так как документ по умолчанию предназначен для перемещения по балансовой себестоимости. Однако менеджерам и фармацевтам необходимо видеть цены передачи в документе и в печатной форме накладной (например, ТОРГ-13).

Рассмотрим штатный механизм вывода цен в документе Перемещение товаров:

1. Откроем форму документа и нажмем кнопку «Цены и валюта».
2. В появившемся диалоговом окне выберем нужный «Тип цен» (например, розничную или оптовую цену).
3. Отметим флаг пересчета цен в табличной части и нажмем «ОК».

В результате табличная часть документа заполнится выбранными ценами. При этом печатные формы накладных сформируются по указанному типу цен. Важно помнить: проведение документа по регистрам бухгалтерии и партионного учета все равно пройдет строго по учетной себестоимости партии, что исключает искажение баланса.

Продажа медикаментов юрлицам (больницам) с розничного склада

Часто на практике пытаются создать сложную цепочку складов: перемещают товар с центрального склада на розничный склад аптеки, оттуда перемещают на отдельный «оптовый склад аптеки», и только потом выписывают накладную на больницу. Это порождает лишний документооборот и путаницу в остатках.

Посмотрим на типовое решение: продажу по безналичному расчету можно оформлять напрямую с розничного склада:

1. Создаем документ Реализация товаров и услуг, где в качестве склада списания указываем текущий розничный склад аптеки.
2. В договоре с контрагентом (больницей) или в самом документе указываем согласованный тип цен (специальная оптовая цена).
3. При проведении документа система автоматически рассчитает корректные проводки: спишет себестоимость с субсчета учета товаров, сторнирует торговую наценку по счету 42 (при суммовом розничном учете) и зафиксирует доход от реализации по договорной цене. Создавать промежуточный оптовый склад не требуется.

Учет уцененного товара без дублирования карточек номенклатуры

Создание новых позиций номенклатуры вида «Аспирин уцененный», списание старого препарата и оприходование нового — критическая ошибка. В фармацевтическом учете это нарушает привязку к штрихкодам EAN-13, кодам маркировки системы мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП), сериям и государственным реестрам цен (ЖНВЛП).

Разберем три правильных способа отражения уценки:

1. Учет по характеристикам номенклатуры: Включаем учет по характеристикам для группы товаров. Создаем характеристику (например, «Уценка: повреждена упаковка»). Документом Установка цен номенклатуры задаем специальную розничную цену на конкретную позицию с этой характеристикой. При необходимости перевода остатка оформляем документ Корректировка серий и характеристик товара. Карточка номенклатуры остается единой.
2. Использование механизма качества товара: В конфигурации создаем градацию качества (например, «Новый» и «Брак/Уценка»). Перевод остатка оформляется документом Корректировка качества товаров, после чего товар списывается или реализуется по сниженной цене без засорения номенклатурного справочника.
3. Скидки на кассе: Если речь идет о количественном учете на автоматизированной кассе, уценка конкретной единицы с дефектом может проводиться кассиром через механизм ручной скидки в документе Чек ККМ. Базовая цена в учетной системе при этом не изменяется.

Настройка видимости складов в распределенной информационной базе (РИБ)

Когда рабочие места аптек работают в узлах РИБ, кассиры часто ограничены видимостью только одного локального склада, прописанного в настройках узла обмена. Если аптеке требуется оформлять оптовые отгрузки или просматривать остатки сопредельных отделов, проанализируем варианты настройки плана обмена:

1. Редактирование правил регистрации узла: Если в правилах обмена установлен жесткий фильтр по конкретному складу, необходимо обратиться к администратору или разработчику для включения в фильтр нескольких складов текущего подразделения.
2. Переход на полный обмен с разграничением на уровне RLS: Если узел синхронизирует всю информационную базу целиком, видимость складов для конкретных пользователей (кассиров, заведующих) настраивается через ограничение прав доступа на уровне записей (механизм RLS).
3. Онлайн-запросы остатков: Чтобы не перегружать локальную базу чужими документами и движениями, просмотр остатков на центральном складе организуют через обращение к веб-сервисам центральной базы непосредственно из формы подбора номенклатуры.