← На главную

Переход на полный учет НДФЛ (когда снят флаг «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный») часто вызывает сложности у пользователей при оформлении межрасчетных выплат, особенно отпускных, выпадающих на первые числа следующего месяца. Разберем типичную ситуацию: отпуск начинается в начале октября, выплата по закону производится заранее — в конце сентября. Пользователи создают начисление отпуска октябрем, а выплату проводят 30 сентября, в результате чего документ выплаты не удерживает налог, движения по регистрам отсутствуют, а отчетность 6-НДФЛ формируется некорректно.

Проанализируем архитектуру работы регистров НДФЛ в программах 1С, выясним причину возникновения ошибки и рассмотрим регламент правильного отражения операции в учете.

Архитектурные особенности и причина ошибки

Выясним причину, по которой документ Зарплата к выплате организаций (или платежные документы при стандартном режиме выплаты) не делает записей с видом движения «Расход» в регистре накопления НДФЛ расчеты с бюджетом:

1. Хронологический контроль остатков: При полном учете НДФЛ алгоритм проведения выплаты обращается к регистру НДФЛ расчеты с бюджетом и проверяет наличие положительного остатка исчисленного налога строго на дату и время проведения документа выплаты. Если начисление отпуска датировано более поздним числом или отнесено к следующему расчетному месяцу (например, начисление создано 01.10, а выплата проводится 30.09), на момент выплаты исчисленный налог в системе отсутствует (остаток равен нулю). Программа воспринимает эту сумму как авансовую выплату и налог не удерживает.
2. Требования налогового законодательства: Согласно подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных признается день выплаты дохода. Таким образом, если выплата состоялась 30 сентября, налоговый период получения дохода — строго сентябрь, а не октябрь. Попытка начислить доход октябрем при выплате в сентябре нарушает соответствие между регистрами НДФЛ сведения о доходах и НДФЛ расчеты с бюджетом.

Основное решение: отражение начисления в месяце выплаты

Рассмотрим типовой сценарий решения проблемы, который обеспечивает автоматическое удержание налога и корректное заполнение формы 6-НДФЛ без искажения бухгалтерских затрат.

1. Установка периода и даты начисления: В документе начисления отпуска укажем расчетный месяц Сентябрь и установим дату документа не позже даты выплаты (например, 29.09 или 30.09). Время документа начисления обязательно должно быть хотя бы на одну секунду раньше времени проведения документа выплаты. При этом сам интервал отпуска указывается реальный — с 03.10.
2. Проведение выплаты: Оформляем документ Зарплата к выплате организаций и подтверждающие финансовые документы датой 30.09. Поскольку начисление уже проведено, алгоритм зафиксирует исчисленный налог и сформирует расходную запись в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом, что обеспечит попадание операции в 6-НДФЛ.
3. Разделение затрат в бухгалтерском учете: Бухгалтерам часто кажется, что начисление отпуска в сентябре исказит расходы октября по налогу на прибыль. Это не так: в программе предусмотрено автоматическое разделение. Если дни отпуска приходятся на следующий месяц, документ Отражение зарплаты в регламентированном учете распределяет суммы на счет 97 («Расходы будущих периодов») либо относит их за счет созданных оценочных обязательств (счет 96). При наступлении октября в рамках регламентной процедуры закрытия месяца эти затраты спишутся на соответствующие счета учета затрат (20, 26, 44), полностью соблюдая требования ПБУ и НК РФ.

Действия при отсутствии окончательного расчета зарплаты за текущий месяц

Если выплата отпускных производится в конце месяца (30 сентября), расчет заработной платы за сентябрь еще не закрыт, а значит, средний заработок может быть рассчитан без учета сентябрьских начислений. Разберем по шагам регламент работы в этом случае:

1. Рассчитываем и выплачиваем отпускные 30 сентября исходя из фактически имеющихся данных за предыдущие 12 месяцев. Налог удерживается в полном объеме на дату выплаты.
2. В первых числах октября проводим окончательный расчет заработной платы за сентябрь.
3. Возвращаемся к сентябрьскому документу отпуска и вводим документ-исправление (по ссылке «Исправить» в нижней части документа), указав месяц исправления Октябрь.
4. Программа автоматически пересчитает средний заработок с учетом сентябрьской зарплаты, выделит разницу (доначисление или удержание) и зафиксирует корректировку НДФЛ в текущем расчетном периоде (октябре), которая будет удержана при ближайшей последующей выплате.

Альтернативные варианты обхода ситуации

Если внутренние регламенты предприятия категорически запрещают переносить начисление отпуска в месяц выплаты, автоматическое удержание НДФЛ работать не сможет. В такой ситуации прибегают к ручным корректировкам:

1. Ввод специализированного документа корректировки: Сформируем документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (или Операция учета НДФЛ в зависимости от конфигурации). На вкладке расчетов с бюджетом вручную добавим запись с видом «Расход», указав физическое лицо, ставку налога, сумму удержания, дату выплаты и срок перечисления в бюджет.
2. Использование документа «Корректировка записей регистров»: Создаем ручную запись со знаком «минус» напрямую в регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом. При этом способе требуется предельная внимательность: необходимо в точности продублировать все аналитические разрезы (ОКАТО/КПП, ставку, период регистрации), иначе возникнет расхождение в регистрах и отчет 6-НДФЛ сформируется с ошибками.

Посмотрим на возврат к опции «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный»: включение этого флага решает проблему хронологии, но делает невозможным корректное ведение регламентированной отчетности по налогу, так как дата удержания налога для межрасчетных выплат будет ошибочно приравниваться к дате начисления, а не к фактическому дню перечисления средств.