Рассмотрим ситуацию: покупатель оплатил услугу банковской картой через терминал эквайринга Сбербанка, затем организация сменила банк-эквайер и перешла на терминал Альфа-Банка. Позже покупателю потребовалось вернуть деньги, но старого терминала Сбербанка уже нет. Разберем, как действовать в такой ситуации, какие документы собрать, как оформить возврат по ККТ и как отразить операцию в 1С.
Главный вывод такой: отсутствие старого POS-терминала не отменяет обязанность вернуть деньги покупателю и пробить кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода». Если возврат невозможно провести технически через прежний терминал Сбербанка, используйте один из альтернативных вариантов: обратитесь в старый банк-эквайер для проведения возврата по исходной операции либо перечислите деньги покупателю безналично с расчетного счета организации на его банковский счет или карту по заявлению покупателя. После фактического возврата денежных средств оформите чек «возврат прихода».
При оплате через эквайринг участвуют несколько элементов: касса, банковский терминал, банк-эквайер, расчетный счет организации и карта покупателя. В обычной ситуации возврат по карте проводят через тот же эквайринговый контур, через который была первоначальная оплата. Кассир выбирает на терминале операцию возврата, указывает сумму, использует данные исходной операции или карту покупателя, после чего банк-эквайер списывает сумму возврата из последующих возмещений либо с расчетного счета организации и направляет деньги на карту покупателя.
Но после смены эквайера старый терминал может быть отключен, возвращен банку или технически недоступен. Новый терминал Альфа-Банка не знает исходную операцию, проведенную через Сбербанк. Он обслуживает другой договор эквайринга, другой идентификатор торговой точки и другой банковский процессинг. Поэтому попытка сделать возврат через новый терминал по старой операции обычно невозможна.
Разберем простыми словами: покупатель платил через Сбербанк, а вернуть деньги через терминал Альфа-Банка как «эквайринговый возврат той же операции» нельзя, потому что Альфа-Банк не проводил первоначальное списание. Новый терминал может принимать новые платежи и делать возвраты по операциям, проведенным через него, но он не заменяет старый эквайринговый архив Сбербанка.
Поэтому действуйте не через новый терминал, а через один из допустимых вариантов возврата:
попробуйте провести возврат через прежний банк-эквайер по заявке или реестру, если договор со Сбербанком еще позволяет это сделать;
если через прежний эквайринг возврат невозможен, верните деньги покупателю безналичным переводом с расчетного счета организации на банковские реквизиты покупателя;
после возврата оформите чек ККТ с признаком расчета Возврат прихода и способом оплаты Безналичными.
Разберем первый и самый «чистый» вариант. Даже если физического терминала Сбербанка уже нет, это не всегда означает, что возврат через Сбербанк невозможен. Иногда банк может провести возврат по заявлению организации, через личный кабинет, через обращение в поддержку, через реестр возвратов или через сервис эквайринга. Возможность зависит от того, действует ли еще договор эквайринга, закрыта ли торговая точка, доступен ли личный кабинет и сохранились ли данные исходной операции.
Сначала найдите документы по первоначальной оплате:
кассовый чек прихода, сформированный при оплате услуги;
слип терминала или банковскую квитанцию по операции эквайринга;
дату и сумму оплаты;
номер операции или идентификатор транзакции, если он есть в отчете эквайринга;
отчет банка-эквайера по операциям за соответствующий день;
банковскую выписку, подтверждающую поступление оплаты от эквайера.
После этого обратитесь в прежний банк-эквайер и уточните, может ли банк провести возврат по операции после отключения терминала. Если банк принимает такие заявки, подготовьте заявление или реестр возврата. Обычно в нем указывают торговую точку, дату операции, сумму, данные операции, причину возврата и реквизиты организации.
Этот вариант предпочтителен, если банк технически может сделать возврат, потому что деньги вернутся покупателю именно как возврат карточной операции. Но если договор эквайринга закрыт, терминал снят с обслуживания, личный кабинет недоступен или банк не может обработать возврат по старой операции, переходите ко второму варианту.
Теперь рассмотрим вариант, который предложен в обсуждаемой ситуации и который на практике часто используют после смены банка-эквайера. Если возврат через прежний эквайринг технически невозможен, верните деньги покупателю безналичным переводом с расчетного счета организации. Для этого получите от покупателя заявление на возврат денежных средств.
В заявлении покупатель должен указать данные, которые позволят идентифицировать покупку и корректно перечислить деньги. Разберем, что запросить у покупателя:
ФИО покупателя;
паспортные данные при необходимости идентификации, если это предусмотрено внутренним регламентом организации;
контактный телефон или электронную почту для направления кассового чека;
дату первоначальной оплаты;
сумму первоначальной оплаты;
причину возврата: отказ от услуги, расторжение договора, ошибочная оплата, неоказанная услуга, частичный возврат и так далее;
реквизиты банковского счета покупателя: банк получателя, БИК, корреспондентский счет банка, номер счета получателя или реквизиты карты в формате, который позволяет банку выполнить перевод;
ИНН покупателя при наличии, если банк или бухгалтерия требуют этот реквизит для платежа;
просьбу вернуть денежные средства безналичным переводом;
подпись покупателя и дату заявления.
К заявлению приложите копию или реквизиты первоначального кассового чека прихода из ОФД. Это поможет подтвердить, что возврат связан с ранее проведенной оплатой, а не является самостоятельной выплатой физическому лицу. Также приложите внутренние документы: заявление на отказ от услуги, соглашение о расторжении договора, акт отмены услуги, приказ или служебную записку ответственного сотрудника, если такие документы предусмотрены в вашей организации.
Важно: если покупатель оплатил банковской картой, не возвращайте деньги наличными из кассы без крайней необходимости и без проверки правовой позиции организации. Безопаснее вернуть деньги безналично: на карту или банковский счет покупателя. Так сохраняется экономическая связь с первоначальным безналичным платежом и снижается риск претензий по кассовой дисциплине и внутреннему контролю.
Разберем ключевой кассовый вопрос. По правилам применения ККТ возврат денег покупателю за товар, работу или услугу является расчетом. Поэтому при возврате нужно сформировать кассовый чек с признаком расчета Возврат прихода. Это нужно сделать независимо от того, возвращаете ли вы деньги через эквайринг, через банк-эквайер по реестру или платежным поручением с расчетного счета.
Если возврат проводится через POS-терминал, чек возврата обычно формируется в момент операции возврата. Если деньги перечисляются покупателю с расчетного счета без непосредственного контакта с покупателем, ориентируйтесь на дату фактического возврата по банковской выписке. На практике часто делают так: сначала отправляют платеж покупателю, затем после отражения операции в банке формируют чек Возврат прихода с видом оплаты Безналичными. Такой порядок соответствует логике из обсуждения: после проведения платежа на следующий день пробейте чек возврата прихода.
Разберем безопасный алгоритм:
Получите заявление покупателя на возврат.
Проверьте первоначальный чек прихода и документы по оплате.
Оформите распоряжение на возврат или иной внутренний документ.
Перечислите деньги покупателю с расчетного счета.
После списания денег по банковской выписке сформируйте чек Возврат прихода.
В чеке укажите способ оплаты Безналичными.
Передайте чек покупателю: на бумаге, по электронной почте или по номеру телефона, если покупатель предоставил контактные данные.
Сохраните заявление, копию исходного чека, платежное поручение, чек возврата и подтверждение отправки чека покупателю.
Не формируйте чек коррекции вместо чека возврата. Чек коррекции применяют для исправления отдельных нарушений или неучтенных расчетов. В обычной ситуации, когда покупатель отказывается от услуги и организация возвращает ему деньги, нужен именно чек с признаком расчета Возврат прихода.
Посмотрим на заполнение чека возврата. Если первоначально покупатель оплатил картой через эквайринг, а возврат вы делаете банковским переводом с расчетного счета, в чеке возврата указывайте способ оплаты безналичными. Не нужно указывать наличные, потому что деньги не выдаются из кассы. Не нужно указывать новый терминал Альфа-Банка, если фактического эквайрингового возврата через Альфа-Банк не было.
В чеке должны быть отражены данные, соответствующие фактической операции возврата:
признак расчета — Возврат прихода;
предмет расчета — та услуга, от которой отказался покупатель, или та часть услуги, по которой возвращаются деньги;
сумма возврата — фактически возвращаемая сумма;
способ оплаты — Безналичными;
ставка НДС — такая же, как в первоначальном чеке, если операция облагается НДС;
признак способа расчета — в зависимости от исходной операции и статуса услуги: например, Полный расчет, если первоначальный расчет был закрыт и теперь возвращается стоимость услуги; либо иной признак, если возвращается аванс или предоплата.
Если возвращаете только часть суммы, сформируйте чек возврата только на фактически возвращаемую часть. Например, покупатель оплатил услугу на 15 000 рублей, а организация удерживает фактически оказанную часть услуги на 5 000 рублей и возвращает 10 000 рублей. В этом случае чек Возврат прихода формируйте на 10 000 рублей.
Чтобы возврат не выглядел как необоснованный перевод физическому лицу, соберите комплект документов. Разберем рекомендуемый набор.
Заявление покупателя. В нем покупатель просит вернуть деньги, указывает причину возврата и банковские реквизиты.
Первоначальный кассовый чек прихода. Используйте бумажный чек, электронный чек из ОФД или реквизиты чека.
Документ по услуге. Это может быть договор, заказ, счет, акт, заявка, абонемент, билет или иной документ, подтверждающий, за что была оплата.
Документ об отказе от услуги или расторжении. Это может быть заявление, соглашение, акт отмены, служебная записка.
Платежное поручение или банковская выписка. Документ подтверждает фактический возврат денег покупателю.
Кассовый чек возврата прихода. Этот чек подтверждает фискальное оформление возврата.
Подтверждение передачи чека покупателю. Например, электронная отправка на почту или телефон, если контакт был указан.
Такой комплект документов защищает организацию сразу по нескольким направлениям: подтверждает законность возврата перед покупателем, объясняет банковский перевод физическому лицу, подтверждает корректировку выручки, помогает при проверке ККТ и упрощает сверку в 1С.
Рассмотрим пример содержания заявления. Не вставляйте в учетную систему лишние данные, если они не нужны, но для бухгалтерии и банка должны быть понятны основание, сумма и реквизиты перечисления.
Пример формулировки:
«Прошу вернуть денежные средства в сумме 12 000 рублей, оплаченные банковской картой 15.05.2026 за услугу по договору № 25 от 15.05.2026, в связи с отказом от услуги. Возврат прошу перечислить безналично по следующим реквизитам: получатель Иванов Иван Иванович, банк получателя, БИК, номер счета получателя. К заявлению прилагаю кассовый чек прихода. Контакт для направления кассового чека возврата: электронная почта или номер телефона».
Если возврат частичный, прямо укажите сумму, которая возвращается, и основание удержания оставшейся части. Например: «Прошу вернуть 8 000 рублей из 12 000 рублей. С удержанием 4 000 рублей за фактически оказанную часть услуги согласен». Это особенно важно для услуг, где часть обязательств уже исполнена.
Теперь разберем учет в 1С. Конкретные названия документов могут отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, 1С:Розница, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Но общий принцип один: нужно отразить возврат покупателю, списание денежных средств с расчетного счета и формирование чека ККТ с признаком Возврат прихода.
В 1С могут использоваться следующие объекты и документы:
Операции по платежным картам — для отражения оплаты или возврата по эквайрингу;
Поступление на расчетный счет — для отражения поступления денег от банка-эквайера;
Списание с расчетного счета — для перечисления возврата покупателю;
Возврат товаров от покупателя или аналогичный документ возврата, если возвращается товар;
Корректировка реализации — если нужно изменить ранее отраженную реализацию услуг или товаров;
Чек ККМ — если возврат оформляется через кассовое рабочее место;
Чек ККМ на возврат или чек с операцией Возврат прихода — для фискализации возврата;
Отчет о розничных продажах — если операции ведутся через розничную схему;
Эквайринговая операция или Операция по платежной карте с видом операции Возврат покупателю, если конфигурация поддерживает такой сценарий.
Если возврат проводится не через эквайринг, а обычным платежным поручением с расчетного счета, не нужно искусственно проводить его как возврат по новому терминалу Альфа-Банка. В 1С важно отразить фактическое движение денег: деньги ушли с расчетного счета организации покупателю. Поэтому используйте документ Списание с расчетного счета с подходящим видом операции, а кассовый чек возврата сформируйте отдельно через механизм ККТ.
Рассмотрим первый вариант в 1С, если Сбербанк все же провел возврат по старой операции через эквайринговый контур. Тогда в учете можно отразить именно возврат по платежной карте.
Откройте раздел Банк и касса.
Перейдите к документам Операции по платежным картам.
Найдите первоначальную операцию оплаты от покупателя, если она была отражена отдельным документом.
Создайте на основании исходной операции новый документ Операции по платежным картам.
Выберите вид операции Возврат покупателю.
Укажите покупателя, договор, сумму возврата, счет расчетов и договор эквайринга со Сбербанком.
Проверьте аналитику по счетам учета, например расчеты с покупателем и расчеты с банком-эквайером.
Сформируйте или зарегистрируйте чек Возврат прихода, если он не был сформирован автоматически через подключенную кассу.
После получения отчета банка-эквайера и банковской выписки выполните сверку расчетов.
Такой вариант хорошо подходит, если договор со Сбербанком не полностью закрыт или банк может провести возврат по заявке. В этом случае возврат отражается как продолжение старой эквайринговой операции, а не как перевод с расчетного счета покупателю.
Теперь разберем вариант, который наиболее вероятен при отключенном старом терминале и невозможности провести возврат через Сбербанк. В этом случае деньги перечисляются покупателю с расчетного счета организации.
Получите заявление покупателя на возврат с банковскими реквизитами.
В банке создайте платежное поручение на перечисление денег физическому лицу.
В назначении платежа укажите связь с первоначальной оплатой. Например: «Возврат денежных средств за неоказанную услугу по договору № ... от ... Оплата произведена банковской картой, чек № ... от ... НДС ...».
После списания денег загрузите банковскую выписку в 1С.
Создайте или проверьте документ Списание с расчетного счета.
Выберите вид операции, который соответствует вашей конфигурации: например Возврат покупателю, Прочее списание или иной вид, который корректно закрывает расчеты с покупателем.
Укажите покупателя или контрагента-физическое лицо, договор, сумму возврата и счет расчетов.
Проверьте бухгалтерские проводки и закрытие задолженности.
Сформируйте чек Возврат прихода с оплатой Безналичными.
Если в базе покупатель не заведен как отдельный контрагент, решите, как удобнее отразить операцию. При индивидуальном возврате лучше создать карточку покупателя в справочнике Контрагенты или использовать уже имеющуюся аналитику, чтобы было понятно, кому и по какому основанию перечислены деньги. Для массовой розницы можно использовать техническую аналитику, но к документам обязательно приложите заявление покупателя и реквизиты исходного чека.
Посмотрим на типовую бухгалтерскую логику. Проводки зависят от конфигурации, учетной политики, применяемой системы налогообложения и того, была ли услуга уже признана реализованной. Поэтому не копируйте проводки механически, а проверяйте их по своему плану счетов и настройкам 1С.
Если первоначально была отражена реализация услуги и оплата, то при возврате нужно:
уменьшить задолженность или признать обязательство перед покупателем;
отразить возврат денежных средств;
скорректировать выручку, если услуга не оказана или договор расторгнут;
скорректировать НДС, если организация является плательщиком НДС и первоначальная реализация облагалась НДС;
отразить кассовый чек возврата для фискального учета.
В типовой логике расчетов с покупателями могут использоваться счета 62.01, 62.02, 57.03, 51, 90.01, 90.03, 90.02, 76. Например, при оплате картой часто используется счет 57.03 для отражения расчетов по платежным картам до поступления денег от банка. При возврате через банк-эквайер сумма возврата может уменьшать последующие зачисления от эквайера. При возврате напрямую с расчетного счета списание отражается по счету 51.
Если услуга не была оказана и оплата учитывалась как аванс, возврат обычно закрывает аванс покупателя. Если услуга была оказана частично, разделите сумму на удержанную часть и возвращаемую часть. Если услуга была полностью оказана, но возврат производится по претензии или по соглашению сторон, дополнительно проанализируйте порядок корректировки выручки и налогов.
Разберем общий порядок формирования чека. В разных конфигурациях путь может отличаться, но суть остается одинаковой: создайте операцию возврата и фискализируйте ее через подключенную онлайн-кассу.
Откройте рабочее место кассира или раздел кассовых документов.
Создайте документ возврата на основании исходной продажи, если такая связь доступна.
Выберите операцию Возврат прихода.
Укажите номенклатуру услуги, количество и сумму возврата.
Проверьте ставку НДС и признак способа расчета.
Укажите способ оплаты Безналичная оплата или Безналичными.
При наличии реквизитов исходного чека заполните связь с первоначальным расчетом, если ваша версия 1С и формат фискальных данных это поддерживают.
Проведите документ и отправьте чек на ККТ.
Проверьте, что чек получил фискальный признак и ушел оператору фискальных данных.
Передайте чек покупателю.
Особое внимание уделите признаку способа расчета. Если первоначально покупатель внес предоплату, а услуга не была оказана, возврат может относиться к предоплате. Если первоначально был пробит чек полного расчета, а теперь возвращается стоимость услуги, обычно в возвратном чеке повторяют экономическую суть возвращаемого расчета. В сложных ситуациях сверяйте реквизиты с первоначальным чеком и настройками ККТ.
Иногда первоначальная оплата была отражена давно, база переносилась, терминал уже закрыт, а документ Операции по платежным картам найти сложно. В такой ситуации не останавливайтесь на технической проблеме. Восстановите цепочку по документам.
Найдите первоначальный чек прихода через ОФД или архив кассовых документов.
Найдите банковскую выписку по поступлению от эквайера.
Найдите документ реализации или документ оплаты в 1С.
Если документ реализации отсутствует, создайте корректирующий документ по правилам вашей учетной политики или отразите возврат как операцию по расчетам с покупателем.
Сформируйте Списание с расчетного счета на сумму возврата.
Сформируйте чек Возврат прихода вручную через кассовый механизм, указав те же существенные реквизиты, что и в первоначальной продаже.
Если учет ведется в типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, проверьте разделы Банк и касса, Продажи, Операции по платежным картам, Кассовые чеки, Списание с расчетного счета. Если используется интеграция с онлайн-кассой, убедитесь, что касса подключена и доступна для формирования чека возврата.
Да, можно и нужно, если организация применяет ККТ и возвращает деньги физическому лицу за товар, работу или услугу. Кассовый чек в этом случае не означает, что деньги физически выданы из кассового ящика. Он фиксирует расчет в смысле 54-ФЗ. Если деньги перечислены безналично, то и в чеке указывайте безналичную оплату.
Разберем частую ошибку: бухгалтер считает, что если деньги возвращены платежным поручением, то чек не нужен, потому что банк уже подтвердил операцию. Это неверный подход. Банковская выписка подтверждает движение денег по расчетному счету, а кассовый чек подтверждает расчет с покупателем для целей применения ККТ. Это разные документы, и они не заменяют друг друга.
Поэтому при возврате физическому лицу действуйте так: платежное поручение оформляет банковский возврат, а чек Возврат прихода оформляет кассовую сторону возврата.
Обычно нет, если речь идет именно о возврате старой операции, проведенной через Сбербанк. Новый терминал Альфа-Банка не является участником исходной операции. Он не сможет корректно найти транзакцию Сбербанка и провести по ней возврат как эквайринговую отмену или возврат.
Не проводите через терминал Альфа-Банка фиктивную операцию возврата, если по нему не было первоначальной оплаты. Это может привести к расхождениям между эквайринговыми отчетами, кассовыми документами и банковской выпиской. Кроме того, такой возврат может не пройти технически или будет оформлен как операция, не связанная с исходным платежом.
Используйте терминал Альфа-Банка только для возвратов по операциям, которые были проведены через Альфа-Банк. Для старых операций Сбербанка используйте Сбербанк или безналичный перевод с расчетного счета.
Разберем назначение платежа. Оно должно быть понятным для банка, покупателя, бухгалтерии и проверяющих. Не пишите просто «перевод денежных средств» или «возврат». Укажите связь с первоначальной операцией.
Пример назначения платежа:
«Возврат денежных средств покупателю Иванову И.И. за неоказанную услугу по договору № 15 от 10.05.2026. Первоначальная оплата банковской картой, кассовый чек прихода № 000123 от 10.05.2026. Без НДС».
Если организация работает с НДС, назначение можно адаптировать:
«Возврат денежных средств за услугу по договору № 15 от 10.05.2026, чек прихода № 000123 от 10.05.2026, в том числе НДС 20% — 2 000 руб.».
Если возврат частичный, укажите это прямо:
«Частичный возврат денежных средств за услугу по договору № 15 от 10.05.2026, чек прихода № 000123 от 10.05.2026. Возвращаемая сумма 8 000 руб., удержана стоимость фактически оказанной части услуги 4 000 руб.».
Такое назначение поможет потом быстро связать платеж с кассовым чеком возврата и документами по покупателю.
Рассмотрим частичный возврат отдельно. Например, покупатель оплатил курс, абонемент, консультацию, бронирование или иную услугу. Часть услуги уже оказана, а часть возвращается. В этом случае нельзя автоматически возвращать всю сумму, если по договору организация вправе удержать стоимость оказанной части.
Действуйте по шагам:
Определите общую сумму первоначальной оплаты.
Определите стоимость фактически оказанной части услуги.
Определите сумму, подлежащую возврату.
Получите от покупателя заявление на частичный возврат или оформите соглашение сторон.
Перечислите покупателю только возвращаемую сумму.
Сформируйте чек Возврат прихода только на сумму фактического возврата.
В 1С скорректируйте реализацию или аванс только в возвращаемой части.
Если первоначальный чек содержал несколько услуг или позиций, в чеке возврата укажите именно те позиции, по которым возвращаются деньги. Если технически ваша касса или конфигурация 1С не позволяет удобно повторить позиции, проверьте настройки номенклатуры, ставок НДС и формата фискальных данных. Возвратный чек должен быть понятен и сопоставим с исходным расчетом.
Отдельно рассмотрим комиссию эквайера. При первоначальной оплате банк-эквайер мог удержать комиссию, поэтому на расчетный счет организации поступила сумма за минусом комиссии. Но покупателю обычно возвращается сумма, которую он оплатил, а не сумма за минусом комиссии банка. Комиссия эквайера — это расход организации по договору с банком, а не удержание с покупателя, если иное прямо не предусмотрено законом и договором.
Например, покупатель оплатил 10 000 рублей. Банк удержал комиссию 200 рублей, на расчетный счет поступило 9 800 рублей. Если услуга полностью отменена и покупателю положен полный возврат, возвращайте покупателю 10 000 рублей. Комиссию банка учитывайте отдельно как банковский расход или корректируйте по условиям договора эквайринга, если банк возвращает комиссию при возврате операции.
В 1С проверьте, как была отражена комиссия: через документ Поступление на расчетный счет, через услуги банка, через счет учета расходов или через настройки эквайринга. Не уменьшайте сумму чека возврата на комиссию эквайера, если покупателю фактически возвращается вся сумма оплаты.
Если организация является плательщиком НДС и первоначальная операция облагалась НДС, возврат влияет на налоговый учет. При полном возврате нужно скорректировать ранее отраженную реализацию или аванс, а также сумму НДС. При частичном возврате корректировка делается только на возвращаемую часть.
В чеке возврата укажите ту же ставку НДС, которая была применена в исходном чеке, если возвращается та же услуга. Например, если первоначальная услуга была отражена со ставкой НДС 20%, возврат по этой услуге также отражайте со ставкой 20%. Если операция была без НДС, возврат также оформляйте без НДС.
В 1С для корректировки НДС могут использоваться документы Корректировка реализации, Возврат от покупателя, Счет-фактура выданный, Корректировочный счет-фактура или регламентные операции по НДС. Выбор зависит от того, что именно возвращается: товар, услуга, аванс или предоплата.
Если покупатель — физическое лицо и счет-фактура ему не выставлялся, обычно корректировка проходит через кассовые документы, реализацию, книгу продаж и регистры НДС. Проверьте, чтобы сумма возврата корректно попала в налоговые регистры и не задублировалась.
Теперь разберем частые ошибки, которые возникают в такой ситуации.
Пытаются провести возврат через новый терминал. Новый терминал не связан со старой операцией Сбербанка, поэтому такой возврат может быть технически невозможен или некорректен.
Возвращают деньги наличными без оформления. Если первоначальная оплата была безналичной, безопаснее вернуть деньги безналично. При любом возврате физическому лицу оформите чек Возврат прихода.
Не пробивают чек возврата. Банковский перевод не заменяет кассовый чек. При возврате денег покупателю за услугу нужен чек возврата.
Пробивают чек коррекции вместо возврата прихода. Для обычного возврата используйте чек Возврат прихода, а не чек коррекции.
Указывают способ оплаты «наличными», хотя деньги ушли с расчетного счета. Если возврат безналичный, в чеке должен быть безналичный способ оплаты.
Не берут заявление покупателя. Без заявления сложно подтвердить, почему организация перечислила деньги физическому лицу и почему реквизиты принадлежат получателю возврата.
Не связывают возврат с исходным чеком. В назначении платежа и внутренних документах указывайте реквизиты первоначальной оплаты.
Возвращают сумму за минусом комиссии эквайера. Комиссия банка не должна автоматически уменьшать сумму возврата покупателю.
Не корректируют реализацию и НДС. Если услуга не оказана или оплата возвращена, проверьте, как возврат отражается в налоговом учете.
Хранят только банковскую выписку. Нужен полный комплект: заявление, исходный чек, документы по услуге, платежное поручение, чек возврата.
Теперь соберем все в готовый алгоритм именно для случая, когда покупатель оплатил услугу через терминал Сбербанка, а организация уже перешла на терминал Альфа-Банка.
Найдите исходный чек прихода. Получите его из кассовой программы, архива ОФД или бумажных документов. Проверьте дату, сумму, наименование услуги, ставку НДС и способ оплаты.
Найдите банковские данные исходной оплаты. Поднимите отчет эквайринга Сбербанка и банковскую выписку за дату поступления денег.
Обратитесь в Сбербанк. Уточните, можно ли провести возврат по старой операции без терминала: через личный кабинет, заявку, реестр или поддержку.
Если Сбербанк может провести возврат, оформите возврат по правилам банка и затем проверьте отражение в 1С как возврат по эквайрингу.
Если Сбербанк не может провести возврат, получите от покупателя заявление на возврат с реквизитами банковского счета или карты.
Приложите к заявлению исходный чек прихода. Если покупатель не сохранил чек, используйте реквизиты чека из ОФД.
Сформируйте платежное поручение. Перечислите деньги с расчетного счета организации на реквизиты покупателя.
После списания денег сформируйте чек возврата. В чеке укажите признак расчета Возврат прихода, способ оплаты Безналичными, сумму фактического возврата и корректную ставку НДС.
Передайте чек покупателю. Отправьте электронный чек на электронную почту или телефон, если покупатель указал контакты, либо выдайте бумажный чек при личном обращении.
Отразите возврат в 1С. Используйте Списание с расчетного счета, документ возврата или корректировки реализации, а также кассовый документ возврата.
Проверьте закрытие расчетов. Убедитесь, что задолженность перед покупателем закрыта, выручка и НДС скорректированы, а кассовый чек ушел в ОФД.
Рассмотрим подробнее практический порядок для 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Ваша база может быть настроена иначе, но общий маршрут будет таким.
Откройте раздел Банк и касса.
Загрузите банковскую выписку или создайте документ Списание с расчетного счета вручную.
В виде операции выберите Возврат покупателю, если такой вариант доступен и корректно формирует проводки.
Если отдельного вида операции нет или покупатель не ведется как контрагент, используйте подходящий вид операции по учетной политике, но обязательно обеспечьте связь с документами возврата.
Укажите получателя — покупателя-физическое лицо или контрагента, через которого ведутся расчеты.
Укажите договор или документ расчетов.
Заполните сумму возврата.
В назначении платежа сохраните текст, который связывает перевод с исходной оплатой и чеком.
Проведите документ и проверьте проводки.
Создайте кассовый чек возврата через подключенную ККТ или через раздел кассовых чеков.
Проверьте, что чек имеет признак Возврат прихода и оплату Безналичными.
Если возврат связан с ранее отраженной реализацией услуги, дополнительно проверьте документ Реализация товаров и услуг или иной документ, которым была отражена услуга. При необходимости оформите Корректировка реализации. Если первоначально был только аванс, проверьте закрытие аванса по счету 62.02.
Если Сбербанк выполнил возврат по старой операции, отражайте возврат как эквайринговый. В типовой 1С обычно используйте документ Операции по платежным картам с видом операции Возврат покупателю.
Откройте раздел Банк и касса.
Перейдите в Операции по платежным картам.
Создайте новый документ или создайте его на основании исходной оплаты.
Выберите вид операции Возврат покупателю.
Укажите договор эквайринга со Сбербанком.
Укажите покупателя, сумму и документ расчетов.
Проведите документ.
Сформируйте чек возврата, если он не сформирован автоматически.
Сверьте взаиморасчеты с банком-эквайером по счету 57.03 или другому счету, который используется в вашей базе.
Учтите особенность: банк-эквайер может не списывать сумму возврата отдельной строкой с расчетного счета, а удержать ее из будущих зачислений по эквайрингу. Если договор со Сбербанком уже закрыт и будущих зачислений нет, банк может запросить пополнение счета или отдельное списание. Поэтому сверяйте не только документы 1С, но и отчеты банка.
Рассмотрим ситуацию, когда деньги покупателю уже перечислили, а чек Возврат прихода забыли сформировать вовремя. В этом случае не игнорируйте ошибку. Сформируйте чек как можно быстрее и оформите внутреннее объяснение причин задержки. В зависимости от обстоятельств может потребоваться чек коррекции, но для обычного возврата, который просто не был своевременно оформлен, порядок лучше уточнить с учетом вашей версии ККТ, формата фискальных данных и рекомендаций обслуживающей организации.
Практически действуйте так:
найдите дату фактического возврата по банковской выписке;
сформируйте чек возврата или чек коррекции, если обычный чек возврата уже не отражает ситуацию корректно;
составьте служебную записку с описанием ошибки;
сохраните платежное поручение и заявление покупателя;
проверьте, что чек ушел в ОФД;
при необходимости проконсультируйтесь с обслуживающей организацией ККТ или бухгалтерским консультантом.
Лучше не доводить до такой ситуации. Настройте внутренний контроль: как только бухгалтерия провела платеж покупателю, ответственный сотрудник должен сформировать чек возврата и приложить его к документам.
Чтобы подобная ситуация не повторялась при смене эквайера, разработайте простой регламент. Особенно это важно, если организация часто принимает оплату картами за услуги, абонементы, бронирования или предоплаты.
Перед расторжением договора эквайринга выгрузите архив операций из старого банка.
Сохраните отчеты по операциям, реестры оплат, идентификаторы транзакций и данные по торговым точкам.
Уточните у банка порядок возвратов после отключения терминала.
Не закрывайте доступ к личному кабинету эквайринга до завершения возможных возвратов, если банк позволяет сохранить доступ.
Закрепите, кто принимает заявления покупателей на возврат.
Закрепите, кто проверяет исходный чек и документы по услуге.
Закрепите, кто формирует платежное поручение.
Закрепите, кто пробивает чек Возврат прихода.
Установите срок передачи документов из отдела продаж или клиентского сервиса в бухгалтерию.
Периодически сверяйте возвраты по банку, ОФД и 1С.
Такой регламент особенно полезен при переходе с одного банка-эквайера на другой. Он позволяет заранее понять, какие старые операции еще могут вернуться в виде отказов, претензий и возвратов.
Подведем итог. Если покупатель оплатил услугу картой через терминал Сбербанка, а терминал уже заменен на терминал Альфа-Банка, не пытайтесь проводить возврат через новый терминал. Сначала обратитесь в Сбербанк и уточните, можно ли выполнить возврат по старой эквайринговой операции без терминала. Если банк может провести возврат по заявке или реестру, используйте этот вариант.
Если возврат через Сбербанк невозможен, получите от покупателя заявление с банковскими реквизитами и перечислите деньги с расчетного счета организации на карту или банковский счет покупателя. К заявлению приложите исходный чек прихода из ОФД или его реквизиты. После фактического списания денег сформируйте кассовый чек с признаком расчета Возврат прихода, способом оплаты Безналичными и передайте чек покупателю.
В 1С отразите операцию по фактической схеме. Если возврат прошел через старый эквайринг, используйте Операции по платежным картам с видом Возврат покупателю. Если деньги перечислены с расчетного счета, используйте Списание с расчетного счета, при необходимости оформите Корректировка реализации или иной документ возврата, а чек Возврат прихода сформируйте через кассовый механизм. Обязательно проверьте, что возврат корректно закрыл расчеты с покупателем, уменьшил выручку или аванс в нужной сумме и был передан в ОФД.
Информация носит справочный характер