В торговой практике часто возникают ситуации, когда клиент оплачивает заказ платежной картой, но по какой-то причине отказывается от покупки до того, как товар был фактически отгружен со склада. Если при этом кассовая смена уже закрыта (Z-отчет снят), процедура возврата усложняется как с технической, так и с фискальной точки зрения. В данной статье мы подробно разберем, как правильно отразить эту операцию в 1С:Управление торговлей 11.4, избежать ошибок при работе с ККТ и корректно закрыть взаиморасчеты.
Рассмотрим сценарий: в системе создан Заказ клиента, на его основании проведена Эквайринговая операция (оплата), пробит чек на ККТ с признаком «Приход». Товар не отгружался, документ Реализация товаров и услуг не создавался. Смена закрыта, а значит, простая отмена транзакции (Reversal) на терминале невозможна — требуется полноценная операция «Возврат».
Главная ошибка, которую совершают пользователи — попытка создать фиктивную реализацию, чтобы на ее основании сделать Возврат товаров от клиента. Этого делать не нужно, так как это искажает товарооборот и требует лишних действий по складскому учету. Правильный путь — работа с авансовыми платежами.
Прежде чем приступать к возврату, нам необходимо убедиться, что система позволяет расходовать денежные средства. Если в вашей базе включено использование заявок на расходование денежных средств (раздел НСИ и администрирование — Казначейство), последовательность будет следующей:
Заявка на расходование ДС.Заказ клиента, по которому пришла оплата.Если заявки не используются, этот шаг пропускается, и мы переходим сразу к оформлению финансовой операции.
Основным документом для оформления возврата на карту является Эквайринговая операция. Разберем подробнее, как ее заполнить:
Перейдем в раздел Казначейство — Эквайринговые операции и создадим новый документ. В поле «Вид операции» обязательно выбираем «Возврат оплаты клиенту». Это критически важно для корректного отражения в бухгалтерском и управленческом учете.
В табличной части «Расшифровка платежа» указываем:
Заказ клиента.Важный нюанс: 1С:УТ 11.4 может выдать ошибку «Сумма возврата превышает сумму остатка оплаты». Это происходит, если система не «видит» аванса на заказе. Проверьте вкладку «Взаиморасчеты» в заказе. Если оплата была распределена на другой документ, необходимо воспользоваться помощником зачета оплат, чтобы вернуть деньги в статус свободного аванса по нужному заказу.
Поскольку смена закрыта, процесс взаимодействия с оборудованием будет отличаться от обычной отмены:
1. На терминале: При нажатии кнопки «Выполнить операцию» в 1С, система отправит команду на терминал. В отличие от отмены, возврат часто требует физического присутствия карты (ее нужно приложить или вставить) и ввода RRN (уникального номера транзакции) из чека прихода. Деньги вернутся клиенту не мгновенно, а в срок от 3 до 30 дней в зависимости от банка-эмитента.
2. На ККТ (фискальный регистратор): После успешного завершения банковской транзакции необходимо пробить фискальный чек. В чеке должен быть указан признак расчета «Возврат прихода». Важно следить за признаком способа расчета: если в первом чеке была «Предоплата», то и в возврате должна быть «Предоплата» (или «Аванс», в зависимости от настроек номенклатуры в заказе).
После проведения возврата в системе образуется задолженность эквайера перед вашей организацией. Чтобы закрыть эту задолженность, необходимо дождаться банковской выписки.
Проанализируем ситуацию в учете: при возврате сумма будет учтена в документе Отчет банка по эквайрингу. Обычно банк присылает реестр платежей за день, где сумма возврата идет с минусом. Мы создаем этот документ, подбираем в него нашу операцию возврата, и сальдо по счету 57 (переводы в пути) выравнивается. Для контроля расчетов и сверки данных с выгрузкой банка подойдёт отчет для сверки безналичных и эквайринговых платежей.
После того как деньги возвращены и все финансовые документы проведены, нам нужно правильно «закрыть» Заказ клиента, чтобы он не висел в отчетах как неисполненный:
Заказ клиента.Ни в коем случае не удаляйте заказ! Он является важным звеном в цепочке документов, на котором «держится» история эквайринговых операций и чеков.
Рассмотрим подробнее несколько проблем, с которыми сталкиваются пользователи:
Проблема: Кнопка «Возврат» в 1С недоступна или выдает ошибку прав доступа.
Решение: Убедитесь, что у пользователя есть права на оформление кассовых операций и возвратов. Также проверьте, не установлена ли дата запрета редактирования, которая может блокировать создание документов в текущем периоде, если операция была давно.
Проблема: Терминал пишет «Транзакция не найдена» при попытке возврата по номеру чека.
Решение: Такое бывает, если терминал и 1С имеют разные протоколы обмена. В этом случае на терминале операцию возврата можно выполнить вручную через меню «Функции» (если банк это позволяет), а в 1С провести документ без подключения к терминалу (установив признак «Оплата без подключения терминала» в настройках эквайрингового терминала в 1С на время операции).
Проблема: В чеке на возврат печатается «Товар», а в приходе была «Предоплата».
Решение: Проверьте настройки распределения оплаты в документе Эквайринговая операция. Система берет данные для чека из расшифровки платежа. Если объект расчетов — Заказ, 1С должна автоматически определить тип платежа. Если этого не происходит, проверьте настройки учетной политики в части ФЗ-54.
Мы разобрали полный цикл возврата денежных средств через эквайринг в 1С:УТ 11.4 при отсутствии реализации. Главное правило — всегда использовать Заказ клиента как объект расчетов и не плодить лишних документов отгрузки. Это обеспечит чистоту управленческой отчетности и отсутствие проблем с налоговой проверкой кассовой дисциплины. Для ускорения рутинных действий можно использовать обработку для автоматизации создания документов и чеков при возврате.