Рассмотрим ситуацию, когда иностранный сотрудник работал в 2025 году на основании патента, сам уплачивал фиксированные авансовые платежи по НДФЛ, но работодатель получил уведомление ИФНС о праве на уменьшение налога только в 2026 году — для ведения таких сотрудников пригодится программа комплексного учета иностранных сотрудников в 1С. Разберем, как в этом случае корректировать 6-НДФЛ за 2025 год, какие строки нужно проверить, что делать со справкой о доходах вместо бывшей 2-НДФЛ и как отразить операцию в 1С.
Ключевой вывод: если уведомление ИФНС получено в 2026 году, но оно подтверждает право на уменьшение НДФЛ именно за 2025 год, налог нужно пересчитать за 2025 год. То есть применяйте фиксированные авансовые платежи не к НДФЛ 2026 года, а к тому налоговому периоду, к которому относятся платежи и уведомление.
Проанализируем ситуацию по шагам. В 2025 году работодатель начислял иностранному работнику доход и удерживал НДФЛ в обычном порядке, потому что на момент выплаты дохода уведомления ИФНС на зачет авансовых платежей по патенту еще не было. В 2026 году уведомление получено. После этого у работодателя появляется основание уменьшить исчисленный НДФЛ за 2025 год на фиксированные авансовые платежи, уплаченные иностранцем за патент.
В результате за 2025 год возникает перерасчет: налог, который ранее был удержан без учета патентных авансов, оказывается удержанным в большей сумме, чем нужно после зачета. Поэтому нужно проверить не только строку 150 расчета 6-НДФЛ, но и показатели удержанного, подлежащего перечислению, излишне удержанного и возвращенного налога.
Сначала выясним главное условие: уведомление должно быть выдано применительно к 2025 году. Если в уведомлении указан именно налоговый период 2025 года, то его можно использовать для корректировки НДФЛ за 2025 год, даже если фактически документ получен уже в 2026 году.
Рассмотрим подробнее, почему работодатель вправе сделать перерасчет. По правилам статьи 227.1 НК РФ налоговый агент уменьшает НДФЛ иностранного работника, работающего по патенту, на фиксированные авансовые платежи. Но сделать это можно только при наличии трех оснований:
у работника есть действующий патент на работу;
работник представил заявление работодателю и документы об уплате фиксированных авансовых платежей;
работодатель получил из ИФНС уведомление о подтверждении права на уменьшение НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей.
Разберем важный момент: уведомление не просто подтверждает факт уплаты патента, а дает работодателю право уменьшить исчисленный НДФЛ. До получения уведомления налоговый агент не должен самовольно уменьшать налог, даже если у работника есть квитанции об оплате патента.
Если уведомление пришло поздно, это не отменяет права на зачет. После получения уведомления пересчитайте налог за тот налоговый период, к которому относятся авансовые платежи. В рассматриваемой ситуации это 2025 год.
Не переносите патентные авансы 2025 года на НДФЛ 2026 года. Фиксированные авансовые платежи учитываются применительно к соответствующему налоговому периоду. Если платежи относятся к периоду действия патента в 2025 году, уменьшайте налог 2025 года.
Теперь посмотрим, какую сумму можно поставить в зачет. Зачесть можно не любую сумму, указанную в квитанциях, а только сумму фиксированных авансовых платежей, которая относится к периоду действия патента в 2025 году и подтверждена документами работника и уведомлением ИФНС.
При этом действует ограничение: сумма зачета не может превратить налог в отрицательную величину. Если фиксированные авансовые платежи по патенту больше исчисленного НДФЛ за 2025 год по этому иностранному работнику, превышение не является излишне уплаченным НДФЛ и не возвращается работнику через работодателя.
Посмотрим на простой пример. Допустим, за 2025 год с доходов иностранного работника исчислен НДФЛ 96 000 руб. Работник уплатил фиксированные авансовые платежи по патенту за 2025 год на сумму 72 000 руб. Работодатель вправе уменьшить НДФЛ на 72 000 руб. После зачета налог к удержанию и перечислению за 2025 год составит 24 000 руб.
Если же исчисленный НДФЛ за 2025 год составил 60 000 руб., а патентные авансы за 2025 год — 72 000 руб., зачесть можно только 60 000 руб. Оставшиеся 12 000 руб. не отражайте как НДФЛ к возврату работнику работодателем.
Начнем с главной строки. В строке 150 раздела 2 расчета 6-НДФЛ укажите сумму фиксированных авансовых платежей, принимаемую в уменьшение исчисленного НДФЛ с начала налогового периода.
В нашей ситуации строку 150 в корректировке за 2025 год нужно заполнить на сумму патентных авансов, которые принимаются к зачету за 2025 год. Эта сумма не должна превышать исчисленный НДФЛ по иностранному работнику за соответствующий налоговый период.
Строка 150 — это не вся сумма квитанций автоматически. Это сумма фиксированных авансовых платежей, фактически принятая в уменьшение НДФЛ за 2025 год.
Разберем пример. Работник уплатил за патент 80 000 руб., но исчисленный НДФЛ за 2025 год составил 65 000 руб. В строку 150 включайте только 65 000 руб., потому что именно эта сумма уменьшает налог. Разницу 15 000 руб. не отражайте как возврат НДФЛ от работодателя.
Теперь разберем вопрос из обсуждения: нужно ли корректировать строки 020 и 021-026 раздела 1, где отражается налог, подлежащий перечислению.
Да, в рассматриваемой ситуации эти строки нужно проверить и при необходимости скорректировать. Зачет фиксированных авансовых платежей по патенту уменьшает сумму НДФЛ, которую налоговый агент должен перечислить за работника. Поэтому после перерасчета меняется не только строка 150, но и сумма обязательства налогового агента.
В строке 020 раздела 1 отражается удержанная сумма налога, подлежащая перечислению с начала налогового периода. Если после зачета патентных авансов сумма НДФЛ к перечислению за 2025 год стала меньше, строка 020 также должна быть уменьшена.
Строки 021-026 детализируют сумму налога по срокам перечисления в последнем квартале отчетного периода. Поэтому корректируйте те строки 021-026, на которые пришлись суммы НДФЛ, уменьшенные в результате зачета. Если перерасчет затрагивает не только четвертый квартал, но и более ранние отчетные периоды 2025 года, проверьте корректировки не только годового расчета, но и расчетов за I квартал, полугодие и 9 месяцев.
Практическое правило: если в результате зачета изменились суммы НДФЛ, подлежащие перечислению за конкретные сроки, корректируйте строки 020 и соответствующие строки 021-026 за те отчетные периоды, где изменились обязательства.
Разберем связку строк 140, 150 и 160, потому что именно здесь часто возникает путаница.
В строке 140 отражается сумма исчисленного НДФЛ. Она считается с налоговой базы до уменьшения на фиксированные авансовые платежи. Поэтому сама по себе строка 140 обычно не уменьшается на патентные авансы. Налог сначала исчисляется, а потом уменьшается на сумму строки 150.
В строке 150 показывайте сумму фиксированных авансовых платежей, принятую в уменьшение НДФЛ.
В строке 160 отражается сумма удержанного налога. Если в 2025 году работодатель фактически удержал НДФЛ без учета патентных авансов, строка 160 может быть больше итогового налога после зачета. Это нормальная ситуация для перерасчета: сначала налог удержали, потом получили уведомление и пересчитали обязательство.
Посмотрим на пример. За 2025 год по иностранному работнику исчислен НДФЛ 100 000 руб. Работодатель удержал 100 000 руб., потому что уведомления не было. В 2026 году получено уведомление за 2025 год, и к зачету принимаются патентные авансы 70 000 руб. Тогда в корректировке за 2025 год:
строка 140 включает 100 000 руб. исчисленного НДФЛ;
строка 150 включает 70 000 руб. фиксированных авансовых платежей;
итоговый налог после зачета составляет 30 000 руб.;
если фактически было удержано 100 000 руб., возникает излишне удержанный НДФЛ 70 000 руб.
Теперь разберем строку 180. В ней отражается сумма НДФЛ, излишне удержанная налоговым агентом. В рассматриваемой ситуации излишек появляется потому, что в 2025 году работодатель удерживал НДФЛ без учета патентных авансов, а после получения уведомления за 2025 год налог был пересчитан в меньшую сторону.
Если после зачета образовалась переплата перед работником и она еще не возвращена, покажите ее по строке 180. Это сумма налога, которую работодатель удержал сверх суммы, рассчитанной после зачета фиксированных авансовых платежей.
Если налог уже возвращен работнику к моменту формирования корректировки, строку 180 нужно анализировать с учетом даты возврата и позиции ФНС по отражению излишне удержанного налога. На практике в 1С заполнение строки 180 зависит от даты отчета на титульном листе и даты фактического возврата НДФЛ.
Не заполняйте строку 180 суммой превышения патентных авансов над исчисленным НДФЛ. Строка 180 предназначена для излишне удержанного работодателем НДФЛ, а не для неиспользованного остатка фиксированных авансов по патенту.
Строка 190 предназначена для суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом работнику. Разберем два варианта.
Вариант 1. Налог пересчитали, но работнику еще не вернули. Тогда в корректировке за 2025 год заполните строку 180 на сумму излишне удержанного НДФЛ. Строку 190 не заполняйте, если фактического возврата еще не было.
Вариант 2. Налог уже вернули работнику. Тогда возврат отражайте в строке 190 того расчета 6-НДФЛ, к периоду которого относится дата фактического возврата. Если возврат сделан в 2026 году, то сам возврат попадет в 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период 2026 года, а не как операция возврата, совершенная в 2025 году.
При этом корректировка за 2025 год все равно нужна, потому что именно за 2025 год изменился расчет налога: появляется строка 150, меняется сумма налога к перечислению, корректируются показатели справки о доходах по работнику.
Рассмотрим пример. Работодатель удержал в 2025 году НДФЛ 100 000 руб. В феврале 2026 года получил уведомление на зачет патентных авансов за 2025 год на сумму 70 000 руб. В марте 2026 года работнику вернули 70 000 руб. В таком случае:
в корректировке 6-НДФЛ за 2025 год покажите перерасчет налога и строку 150;
строки 020 и 021-026 проверьте и скорректируйте в части НДФЛ, подлежащего перечислению за 2025 год;
строку 180 за 2025 год заполните или скорректируйте с учетом того, возвращен ли налог к моменту формирования уточненного расчета;
фактический возврат НДФЛ, произведенный в марте 2026 года, отразите в расчете 6-НДФЛ за 2026 год по строкам возврата, включая строку 190 и соответствующую строку 191-196.
Если ваша программа проверки выдает предупреждение из-за того, что дата уведомления относится к 2026 году, а корректировка формируется за 2025 год, сначала проверьте, что в уведомлении указан правильный налоговый период. Если уведомление действительно выдано за 2025 год, такая ситуация является нестандартной, но сама по себе дата получения уведомления в 2026 году не означает, что зачет нельзя отразить за 2025 год.
Да, если годовой 6-НДФЛ за 2025 год уже был сдан со справкой о доходах по этому работнику, справку нужно скорректировать. Сейчас бывшая форма 2-НДФЛ входит в состав годового расчета 6-НДФЛ как приложение «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Разберем, что нужно изменить в справке:
укажите корректирующую справку с тем же номером справки, который был в первичной отчетности;
поставьте номер корректировки, например «01», если это первая корректировка;
в разделе 2 справки заполните поле «Сумма фиксированных авансовых платежей»;
проверьте суммы исчисленного, удержанного, излишне удержанного и возвращенного налога;
в разделе 3 справки укажите сведения об уведомлении ИФНС: код вида уведомления «3», номер уведомления, дату выдачи и код налогового органа;
проверьте статус налогоплательщика. Для иностранного гражданина, работающего по найму в Российской Федерации на основании патента, используется соответствующий статус патентного иностранца.
Если проверка ругается на дату уведомления 2026 года в справке за 2025 год, не подменяйте дату уведомления фиктивной датой 2025 года. Указывайте фактическую дату уведомления. Если ошибка является предупреждением, отчет обычно можно отправить. Если это блокирующая ошибка, обновите релиз 1С и формат отчетности, затем повторите проверку. При необходимости подготовьте пояснение для ИФНС: уведомление получено в 2026 году, но подтверждает право на уменьшение НДФЛ за 2025 год.
Теперь посмотрим на практическую часть в 1С. Рассмотрим типовой порядок для 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика учета сохраняется.
Откройте карточку сотрудника в справочнике Сотрудники.
Перейдите к настройкам НДФЛ сотрудника, обычно это ссылка Налог на доходы.
Установите налоговый статус Нерезидент, работающий по найму на основании патента с даты, с которой сотрудник работает по патенту.
Зарегистрируйте уведомление ИФНС и авансовые платежи через документ Авансовый платеж по НДФЛ.
В документе укажите организацию, сотрудника, налоговый период 2025 год, реквизиты уведомления, дату платежного документа и сумму платежа.
Если зачет относится к уже закрытым месяцам, используйте документ Перерасчет НДФЛ или ручную корректировку зачтенных авансов на вкладке НДФЛ в зависимости от возможностей релиза — для этого пригодится обработка исправления расхождений по НДФЛ.
Если работнику нужно вернуть излишне удержанный налог, оформите документ Возврат НДФЛ.
После перерасчета сформируйте корректирующий 6-НДФЛ за 2025 год и проверьте приложение со справкой о доходах.
В 1С для анализа расчетов используйте отчеты Регистр налогового учета по НДФЛ, Анализ НДФЛ по месяцам, Подробный анализ НДФЛ по сотруднику или аналогичные отчеты, доступные в вашей конфигурации — для быстрой сверки подойдёт проверка расчета НДФЛ нарастающим итогом. Посмотрите, на какие даты дохода и удержания программа отнесла зачет авансовых платежей.
Особенно внимательно проверьте, чтобы документ Авансовый платеж по НДФЛ был зарегистрирован с налоговым периодом 2025 год. Частая ошибка — оставить текущий год 2026 по умолчанию. Тогда программа будет пытаться зачесть аванс в 2026 году, а корректировка за 2025 год заполнится неверно.
Разберем контрольный список. После ввода уведомления и перерасчета проверьте следующие показатели:
В строке 150 раздела 2 появилась сумма фиксированных авансовых платежей, принятая к уменьшению НДФЛ за 2025 год.
Строка 140 отражает исчисленный налог до уменьшения на патентные авансы.
Строка 160 отражает удержанный налог.
Если после зачета образовался излишне удержанный налог и он не возвращен, сумма отражена по строке 180.
Если возврат НДФЛ уже произведен, он отражен по строке 190 в расчете того периода, в котором фактически выполнен возврат.
Строка 020 и строки 021-026 раздела 1 скорректированы в части НДФЛ, подлежащего перечислению.
В справке о доходах по работнику заполнена сумма фиксированных авансовых платежей.
В справке указан код вида уведомления «3» и фактические реквизиты уведомления ИФНС.
Статус налогоплательщика соответствует иностранному гражданину, работающему по патенту.
Если после проверки появились контрольные предупреждения, проанализируйте их содержание. Предупреждение из-за даты уведомления 2026 года при отчете за 2025 год может быть связано с нестандартной ситуацией, когда право на уменьшение подтверждено после окончания года. Если уведомление действительно относится к 2025 году, подготовьте пояснение и отправляйте корректировку после проверки всех сумм.
Разберем возможные действия. Сначала обновите конфигурацию и комплект регламентированной отчетности. Для такой ситуации важно использовать актуальный релиз, потому что правила заполнения 6-НДФЛ и контрольные соотношения менялись.
Затем проверьте реквизит «Налоговый период» в документе Авансовый платеж по НДФЛ. Он должен быть равен 2025 году. Дата самого документа или дата уведомления может быть 2026 годом, но период зачета должен быть 2025 год.
Если программа продолжает выдавать ошибку, выясните, это предупреждение или блокирующая ошибка. Предупреждение не всегда мешает отправке отчета. Блокирующую ошибку нужно разбирать через обновление формата, проверку заполнения уведомления и, при необходимости, обращение в поддержку 1С или к оператору ЭДО.
Не исправляйте проблему искусственным изменением даты уведомления на 2025 год. В отчетности должны быть фактические реквизиты документа ИФНС. Если указать недостоверную дату, формально вы исказите сведения справки.
Посмотрим на этот вопрос отдельно. Если зачет патентных авансов меняет показатели не только годового расчета, но и расчетов за I квартал, полугодие или 9 месяцев 2025 года, лучше сформировать корректировки за все затронутые отчетные периоды.
Почему это важно? Раздел 1 формы 6-НДФЛ содержит суммы обязательств по срокам перечисления. Если после перерасчета уменьшается налог, который был отражен к перечислению в первом, втором или третьем квартале, то данные промежуточных расчетов также становятся неактуальными.
На практике действуйте так:
сформируйте перерасчет НДФЛ по сотруднику за 2025 год;
посмотрите, какие даты получения дохода и удержания затронул зачет;
определите, в какие отчетные периоды 6-НДФЛ попали эти суммы;
подайте корректирующие расчеты за соответствующие периоды;
последним сформируйте корректирующий годовой 6-НДФЛ за 2025 год со справкой о доходах.
Если после зачета образовался излишне удержанный НДФЛ, верните его работнику по правилам статьи 231 НК РФ. Для этого получите от работника заявление на возврат излишне удержанного налога. Возврат выполняйте за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет по другим физическим лицам, а если таких сумм недостаточно, применяйте порядок обращения в налоговый орган.
В 1С оформите возврат документом Возврат НДФЛ. Укажите сотрудника, сумму возврата и дату выплаты. Затем проверьте, что возврат попал в 6-НДФЛ того периода, в котором он фактически произведен.
Если возврат сделан в 2026 году, он должен попасть в 6-НДФЛ за 2026 год. При этом корректировка за 2025 год нужна для правильного отражения расчета налога за прошлый налоговый период и корректной справки о доходах.
Разберем распространенные ошибки, которые приводят к расхождениям в 6-НДФЛ.
Зачитывают авансы 2025 года в 2026 году. Так делать не нужно. Авансовые платежи учитываются в том налоговом периоде, к которому они относятся.
Заполняют строку 150 всей суммой оплаты патента. В строку 150 включайте только сумму, принятую в уменьшение исчисленного НДФЛ.
Не корректируют строки 020 и 021-026. Если после зачета уменьшается налог, подлежащий перечислению, раздел 1 также нужно проверить.
Не корректируют справку о доходах. Если годовой расчет уже сдан, бывшую 2-НДФЛ в составе 6-НДФЛ нужно уточнить.
Меняют дату уведомления на 2025 год вручную. Указывайте фактическую дату уведомления, даже если она относится к 2026 году.
Возвращают работнику превышение патентных авансов над исчисленным налогом. Такое превышение не является НДФЛ, излишне удержанным работодателем, и не возвращается через налогового агента.
Оставляют в документе 1С налоговый период 2026 год. Для корректировки 2025 года в документе зачета должен быть указан налоговый период 2025 год.
Подведем итог. Если уведомление ИФНС получено в 2026 году, но подтверждает право на уменьшение НДФЛ за 2025 год, выполните перерасчет НДФЛ за 2025 год. В корректировке 6-НДФЛ за 2025 год заполните строку 150 на сумму фиксированных авансовых платежей, принятую к зачету. Проверьте строки 020 и 021-026, потому что сумма НДФЛ, подлежащая перечислению, уменьшается. Проверьте строку 180, если после зачета образовался излишне удержанный налог. Строку 190 заполняйте по фактическому возврату НДФЛ в том отчетном периоде, в котором возврат действительно произведен.
Справку о доходах в составе годового 6-НДФЛ за 2025 год скорректируйте обязательно, если первичная отчетность уже была сдана. В справке отразите сумму фиксированных авансовых платежей, код вида уведомления «3» и фактические реквизиты уведомления ИФНС.
В 1С используйте документы Авансовый платеж по НДФЛ, Перерасчет НДФЛ и Возврат НДФЛ. Проверьте карточку сотрудника, налоговый статус, налоговый период в документе авансового платежа и расшифровку НДФЛ по датам дохода. Если проверка отчета выдает предупреждение по дате уведомления, не подменяйте реквизиты документа, а проверьте правильность периода и подготовьте пояснение для ИФНС.
Информация носит справочный характер