При работе с иностранными гражданами, осуществляющими трудовую деятельность на основании патента, бухгалтеры часто сталкиваются со следующей ситуацией. Иностранный сотрудник оплачивает фиксированные авансовые платежи (патент), организация направляет заявление в ИФНС на получение уведомления о подтверждении права на осуществление зачета. Однако, пока ведомство пришлет подтверждение, проходит время. За этот период (например, за январь) сотруднику уже начисляется заработная плата, с которой в полном объеме удерживается и перечисляется НДФЛ по ставке 13%, так как законных оснований для уменьшения налога без уведомления ИФНС у работодателя еще нет.
Когда долгожданное уведомление из налоговой инспекции наконец поступает (например, в феврале), перед бухгалтером встает задача: как уменьшить исчисленный НДФЛ не только за текущий месяц, но и зачесть уже уплаченный налог за прошлый месяц? В этой статье мы подробно разберем, как устроен этот механизм в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, почему автоматический расчет за прошлые периоды не срабатывает и как правильно отразить эту операцию в программе шаг за шагом.
Проанализируем техническое поведение программы. Когда мы регистрируем документ Авансовый платеж по НДФЛ, мы указываем дату операции и сумму авансовых платежей, которую разрешено зачесть на основании уведомления ИФНС. При расчете заработной платы за текущий месяц (февраль) программа автоматически уменьшает исчисленный НДФЛ на сумму авансов, но делает это только в рамках расчетов текущего месяца. Автоматический перерасчет налога «назад» за январь программа делать не будет.
Это связано с архитектурой учета НДФЛ в программе 1С:ЗУП. Налог, удержанный в январе, уже зафиксирован в учете как исчисленный и удержанный. Чтобы уменьшить налог за прошлый период, программе требуется специальное указание на перерасчет. Стандартный документ Перерасчет НДФЛ для иностранцев на патенте зачастую не заполняется автоматически, так как программа считает январский расчет методически верным на момент его проведения. Поэтому нам потребуется прибегнуть к комбинированному методу: ручной корректировке начисления текущего месяца и последующему оформлению возврата налога.
Перед тем как приступать к корректировкам, давайте убедимся, что карточка сотрудника заполнена абсолютно верно. Это критически важно для корректного формирования регламентированной отчетности 6-НДФЛ.
Важный нюанс: хотя технически программа 1С:ЗУП позволяет провести документ Авансовый платеж по НДФЛ и для обычного нерезидента (статус «2»), с законодательной точки зрения это является грубой ошибкой. Зачет авансовых платежей разрешен исключительно для лиц со статусом «6» (в соответствии со ст. 227.1 НК РФ).
После получения уведомления из ИФНС нам необходимо зарегистрировать право на зачет в программе:
Авансовый платеж по НДФЛ.Теперь перейдем к самому важному этапу — отражению зачета за прошлый месяц (январь) в документе начисления за текущий месяц (февраль).
Рассмотрим по шагам, как заставить программу пересчитать прошлый период:
Начисление зарплаты и взносов за февраль. Нажмем кнопку Заполнить.Начисление зарплаты и взносов.Проанализируем, что произошло в регистрах программы после проведения этого документа. Сумма исчисленного налога за январь уменьшилась на 1 500 рублей, а сумма зачтенного аванса увеличилась на эту же величину. В результате в информационной базе образуется излишне удержанный НДФЛ за январь в размере 1 500 рублей.
Просто так выдать сотруднику эти деньги или уменьшить сумму к выплате в обычной ведомости нельзя. Это приведет к рассинхронизации взаиморасчетов и искажению отчета 6-НДФЛ. Возврат излишне удержанного налога иностранцу на патенте должен производиться строго в соответствии со ст. 231 НК РФ на основании его письменного заявления.
Для отражения этой операции в 1С:ЗУП выполним следующие действия:
Теперь эти деньги необходимо физически вернуть сотруднику на его банковский счет (обратите внимание, что согласно ст. 231 НК РФ возврат налога наличными денежными средствами не допускается):
Ведомость в банк (или Ведомость на счета).Возврат НДФЛ.При выполнении перерасчетов по патентам необходимо помнить о двух ключевых правилах Налогового кодекса РФ:
1. Ограничение по сумме зачета. Сумма зачета не может превышать сумму фактически уплаченного налога по чекам. Если иностранец заплатил за патент 11 826 рублей, а его исчисленный НДФЛ за весь налоговый период (год) составил 10 000 рублей, мы можем зачесть только 10 000 рублей. Оставшиеся 1 826 рублей «сгорают» — их нельзя вернуть сотруднику из бюджета, нельзя зачесть в счет платежей следующего года и нельзя перенести на другого работодателя.
2. Контроль перерасчетов в конце года. Все расчеты по патентам ведутся строго в рамках одного налогового периода (календарного года). Если патент был оплачен в декабре за январь следующего года, этот платеж будет уменьшать налог уже следующего налогового периода. Переносить неиспользованные авансы между годами запрещено.
Используя предложенный нами алгоритм ручной корректировки налога на вкладке НДФЛ документа начисления зарплаты с последующим оформлением документов Возврат НДФЛ и целевой ведомости на выплату возврата, вы сможете корректно отразить расчеты с иностранными сотрудниками, избежать расхождений в регистрах налогового учета и без проблем сдать регламентированную отчетность по форме 6-НДФЛ.