Проанализируем ситуацию: организация сдала расчет 6-НДФЛ за 2025 год, в разделе 2 указала суммы по строкам 120, 130 и 140, а затем получила требование от ИФНС — для устранения таких несоответствий поможет обработка автоматического исправления ошибок в строке 140 отчета 6-НДФЛ. В требовании налоговая указывает, что по контрольным соотношениям или по данным налогового органа по этим строкам стоят нули. На первый взгляд может показаться, что инспекция требует убрать суммы из расчета. Но такой вывод делать рано.
Главное правило: не обнуляйте строки 120, 130 и 140 только потому, что в требовании ИФНС напротив этих строк указаны нули. Сначала разберем, что именно проверяет налоговая, какие строки затронуты, какое контрольное соотношение нарушено и есть ли фактическая ошибка в вашем расчете.
Строки 120, 130 и 140 в разделе 2 расчета 6-НДФЛ — это не технические строки, которые должны быть нулевыми. Это основные показатели налоговой базы:
строка 120 — общая сумма дохода, полученная физическими лицами, по соответствующей ставке НДФЛ и КБК;
строка 130 — сумма налоговых вычетов и расходов, уменьшающих налоговую базу;
строка 140 — сумма исчисленного НДФЛ с налоговой базы.
Если в 2025 году организация действительно выплачивала физическим лицам зарплату, отпускные, больничные, премии, вознаграждения по договорам ГПХ, дивиденды или другие облагаемые НДФЛ доходы, то наличие сумм в строках 120, 130 и 140 является нормальной ситуацией. Налоговая не может требовать, чтобы эти строки были нулевыми просто сами по себе. Ошибка, как правило, находится не в самом факте заполнения строк, а в расхождении между показателями расчета, периодом, ставкой, КБК, ОКТМО, КПП, уведомлениями, удержанным налогом или данными, которые ИФНС видит в своей системе.
Разберем по шагам. В требовании ИФНС важно найти не только строки 120, 130 и 140, но и номер контрольного соотношения. Именно номер контрольного соотношения показывает, какую формулу проверяет инспекция.
Если в требовании просто указано, что «по данным налогового органа» строки 120, 130 и 140 равны нулю, а «по данным налогоплательщика» в них есть суммы, это еще не означает, что расчет заполнен неправильно. Это может означать, что инспекция не видит сопоставимых данных по конкретному КПП, ОКТМО, КБК, ставке НДФЛ или налоговому периоду.
Если же в требовании указан номер контрольного соотношения, рассмотрим его отдельно. Для строк 120, 130 и 140 чаще всего важна арифметика раздела 2:
строка 120 не должна быть меньше строки 130;
налоговая база обычно определяется как строка 120 минус строка 130;
строка 140 должна соответствовать расчету НДФЛ с налоговой базы по ставке, указанной в строке 100;
по каждой ставке НДФЛ и по каждому КБК раздел 2 заполняется отдельно.
Посмотрим на пример. Если по разделу 2 указана ставка 13%, строка 120 равна 1 000 000 руб., строка 130 равна 100 000 руб., то налоговая база составляет 900 000 руб. Исчисленный налог по строке 140 должен быть близок к 117 000 руб. с учетом правил округления и особенностей расчета по физическим лицам. Если в строке 140 стоит 0, 50 000 или 200 000 руб., контрольное соотношение может не выполниться. Но если у вас строка 140 рассчитана корректно, а в требовании ноль указан только как показатель ИФНС, нужно готовить пояснение, а не исправлять отчет без причины.
Выясним причину с самого базового вопроса: были ли в 2025 году выплаты физическим лицам. Если выплат не было вообще, организация не выступала налоговым агентом по НДФЛ и обычно не обязана представлять нулевой расчет 6-НДФЛ. В этом случае ИФНС не должна ожидать от организации заполненных строк 120, 130 и 140.
Но в рассматриваемой ситуации, наоборот, организация уже сдала расчет с суммами. Поэтому проверяем фактические выплаты:
начислялась и выплачивалась ли зарплата;
выплачивались ли авансы по зарплате;
были ли отпускные, больничные, премии, компенсации при увольнении;
были ли выплаты физическим лицам по договорам ГПХ;
выплачивались ли дивиденды;
были ли подарки, материальная выгода, натуральные доходы или другие доходы, облагаемые НДФЛ полностью или частично.
Если выплаты были, строки 120 и 140 в большинстве случаев не могут быть нулевыми. Строка 130 может быть нулевой, если вычеты не предоставлялись, но строка 120 при наличии облагаемого дохода должна отражать сумму дохода, а строка 140 — исчисленный налог. Поэтому в ответе на требование нужно пояснить, что расчет заполнен на основании фактически выплаченных доходов и исчисленного НДФЛ.
Если же при проверке выясним, что в 2025 году выплат физическим лицам не было, а расчет с суммами сформирован ошибочно, тогда нужно не писать пояснение о правильности сумм, а исправлять отчетность. В такой ситуации сдайте уточненный расчет с корректными показателями или обратитесь к регламенту вашей учетной системы, чтобы убрать ошибочно попавшие документы начисления и выплаты.
Рассмотрим подробнее отчетный период. Для 2025 года годовой расчет 6-НДФЛ включает показатели за налоговый период 2025 года. В разделе 2 суммы показываются нарастающим итогом с начала года по соответствующей ставке и КБК — для их детальной сверки есть специализированный отчет для аудита НДФЛ по сотрудникам и ИФНС.
Ошибка может возникнуть, если в программе или при отправке выбран не тот период. Например, бухгалтер думал, что формирует годовой расчет за 2025 год, а фактически в базе создан расчет за 1 квартал, полугодие или 9 месяцев. Другой вариант — требование пришло по одному периоду, а бухгалтер смотрит другой экземпляр отчета.
Разберем по шагам:
откройте отправленный расчет в рабочем месте 1С-Отчетность;
проверьте поле налогового периода;
проверьте год;
проверьте номер корректировки;
сверьте регистрационный номер отправленного файла с требованием ИФНС;
убедитесь, что требование относится именно к этому расчету, а не к другой корректировке или другому периоду.
Важный момент: если первичный расчет был отправлен с ошибкой, а затем была отправлена корректировка, инспекция может прислать требование по первичному расчету или по одной из корректировок. Поэтому анализируйте не только текущий вариант отчета в базе, но и фактически принятый ИФНС файл.
Одна из частых причин, почему у ИФНС «нули», а у налогоплательщика суммы, — расчет попал не туда или заполнен не с теми регистрационными реквизитами. Особенно внимательно проверим организации с обособленными подразделениями, сменой адреса, несколькими ОКТМО или несколькими КПП.
В расчете 6-НДФЛ важны:
ИНН организации;
КПП;
код налогового органа;
код по месту учета;
ОКТМО;
КБК по НДФЛ;
ставка НДФЛ в строке 100;
КБК в строке 105 раздела 2.
Посмотрим на типовой пример. Организация имеет головной офис и обособленное подразделение. Зарплата работников подразделения должна попасть в расчет по КПП и ОКТМО подразделения, а зарплата работников головной организации — в расчет по головному КПП и своему ОКТМО. Если все суммы случайно попали в расчет головной организации, а ИФНС проверяет расчет по подразделению, в требовании могут появиться нули по данным инспекции и суммы по данным налогоплательщика.
Другой пример: организация изменила адрес и ОКТМО в течение года. Если в 1С неактуально заполнена карточка организации или история регистрации в налоговом органе, расчет может сформироваться с неправильным ОКТМО. В результате налоговая видит несоответствие не потому, что строки 120, 130 и 140 не должны быть заполнены, а потому что суммы отражены не в том разрезе учета.
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии проверьте карточку организации в справочнике Организации, регистрацию в налоговом органе, историю изменений КПП и ОКТМО, а также настройки обособленных подразделений. Если используются подразделения, отдельно проверьте, к какому регистрационному органу относится каждое подразделение и куда попадают сотрудники при заполнении регламентированной отчетности.
В 2025 году особенно важно учитывать разные ставки НДФЛ и разные налоговые базы. Раздел 2 расчета 6-НДФЛ заполняется отдельно по ставке налога и КБК. Поэтому нули в требовании могут относиться не ко всему отчету, а к конкретному блоку раздела 2.
Проанализируем ситуацию. В отчете может быть несколько страниц раздела 2:
по ставке 13% и одному КБК;
по ставке 15% и другому КБК;
по ставке 18%, 20% или 22% при превышении установленных лимитов;
по отдельным видам доходов, для которых предусмотрены свои правила и КБК;
по дивидендам, если они выплачивались.
Если доходы ошибочно попали не в тот блок, контрольные соотношения могут показать расхождение. Например, суммы дохода отражены на странице со ставкой 13%, а налоговая ожидает их на другом КБК. Или наоборот: в расчете создана лишняя страница раздела 2 с нулевыми строками, а суммы показаны в другом разделе.
Разберем проверку:
откройте раздел 2 расчета 6-НДФЛ;
посмотрите каждую страницу раздела 2 отдельно;
сверьте строку 100 — ставку НДФЛ;
сверьте строку 105 — КБК;
проверьте строки 120, 130, 131 и 140 в рамках каждой ставки и каждого КБК;
убедитесь, что доходы не смешаны между разными налоговыми базами.
Не складывайте механически все строки 120 по разным ставкам и КБК, если требование относится к одной странице раздела 2. Сначала определите, по какому именно блоку инспекция видит расхождение.
Теперь разберем арифметику. В разделе 2 логика такая: доходы по строке 120 уменьшаются на вычеты по строке 130, после чего формируется налоговая база по строке 131. С этой налоговой базы рассчитывается исчисленный налог по строке 140.
Проверьте следующие условия:
строка 120 больше или равна строке 130;
строка 131 соответствует разнице между строкой 120 и строкой 130;
строка 140 рассчитана по ставке из строки 100;
по каждому физическому лицу НДФЛ рассчитан с учетом округления до полных рублей;
сумма строки 140 не уменьшена на удержанный налог, возвращенный налог, фиксированные авансовые платежи или перечисления в бюджет.
Очень частая ошибка — путать исчисленный и удержанный НДФЛ. Строка 140 — это именно исчисленный налог — для проверки этого показателя подходит инструмент поиска и исправления расхождений по НДФЛ между расчетным листком и регистрами. Удержанный налог отражается в строке 160. Перечисление налога в бюджет не уменьшает строку 140. Возврат налога также не означает, что строку 140 нужно механически уменьшать до суммы фактического платежа.
Посмотрим на пример. Работникам выплачено 2 000 000 руб. облагаемого дохода. Вычеты составили 200 000 руб. Налоговая база — 1 800 000 руб. При ставке 13% исчисленный налог ориентировочно составит 234 000 руб. Если организация удержала только 230 000 руб., это не значит, что строка 140 должна быть 230 000 руб. В строке 140 остается исчисленный налог, а разницу нужно анализировать через строки удержанного, неудержанного, излишне удержанного или возвращенного налога.
В обсуждениях по 6-НДФЛ часто возникает путаница из-за того, что в старых формах номера строк отличались. Поэтому уточним: в актуальной форме, применяемой для отчетности за 2025 год, строки 120, 130 и 140 относятся к разделу 2 и отражают доход, вычеты и исчисленный налог.
Если бухгалтер использует старые памятки, старые инструкции, старые настройки внешних отчетов или старые обработки, можно ошибочно сопоставить строки не той редакции формы. В результате создается впечатление, что налоговая требует одно, а отчет показывает другое.
Проверьте, что:
конфигурация 1С обновлена до актуального релиза;
регламентированный отчет создан по актуальной форме;
вы не используете старую внешнюю печатную форму или устаревшую обработку проверки;
расшифровки строк соответствуют именно форме за 2025 год;
требование ИФНС относится к той же редакции формы, которую вы анализируете.
Если отчетность готовилась в 1С, перед повторной проверкой обновите комплект регламентированной отчетности. Затем откройте расчет, выполните команду заполнения заново в копии отчета и сравните результат с отправленным вариантом. Не перезаписывайте рабочий отчет без необходимости: сначала сохраните исходную версию, чтобы понимать, какие данные были отправлены в ИФНС.
Рассмотрим подробнее проверку в 1С. В зарплатных базах показатели 6-НДФЛ формируются не только по начислениям, но и по налоговому учету НДФЛ. Поэтому для анализа строк 120, 130 и 140 нужно смотреть документы, которые влияют на доходы, вычеты, исчисление и удержание налога.
В 1С:Зарплата и управление персоналом проверьте следующие объекты:
Начисление зарплаты и взносов — начисление зарплаты, премий, отпускных, больничных и других доходов;
Ведомость в банк — регистрация выплаты и удержания НДФЛ при перечислении на банковские счета;
Ведомость в кассу — регистрация выплаты через кассу;
Ведомость на счета — регистрация выплаты на счета сотрудников;
Операция учета НДФЛ — ручная регистрация или корректировка данных налогового учета НДФЛ;
Возврат НДФЛ — отражение возвращенного налога;
Уведомление НО о праве на вычеты — документы, влияющие на предоставление имущественных или социальных вычетов;
Заявление на вычеты по НДФЛ — стандартные вычеты и другие вычеты, если они ведутся в программе.
В 1С:Бухгалтерии дополнительно проверьте документы начисления зарплаты, документы выплаты зарплаты, операции по НДФЛ и настройки учета зарплаты. Если зарплата ведется во внешней программе, а в бухгалтерию загружаются сводные данные, отдельно проверьте корректность обмена.
Для контроля используйте отчеты и расшифровки:
Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода;
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;
Сводная справка 2-НДФЛ;
Анализ зарплаты по сотрудникам;
расшифровку строк непосредственно в отчете 6-НДФЛ;
встроенную проверку контрольных соотношений в регламентированном отчете.
Если строки 120, 130 и 140 расшифровываются по сотрудникам и суммы подтверждаются отчетами, это сильный аргумент для ответа на требование. Если же расшифровка показывает неожиданных физических лиц, отрицательные суммы, неверные даты или ручные операции, сначала исправьте учет.
Для расчета 6-НДФЛ важно не только начисление, но и дата фактического получения дохода. Для зарплаты по современным правилам ориентируемся на дату выплаты дохода. Поэтому зарплата, начисленная за декабрь 2025 года, но выплаченная в январе 2026 года, может относиться к другому периоду для целей НДФЛ, чем ожидает бухгалтер при анализе только начислений.
Разберем пример. Зарплата за декабрь 2025 года начислена 31 декабря 2025 года, но выплачена 10 января 2026 года. Для НДФЛ дата получения дохода связана с выплатой. Значит, такая сумма может не попасть в строку 120 годового расчета за 2025 год так, как бухгалтер ожидал по начислению. Если в учете вручную перенесли суммы в 2025 год или, наоборот, не зарегистрировали выплату, строки 120 и 140 могут сформироваться неправильно.
Проверьте:
даты выплаты зарплаты за первую и вторую половину месяца;
даты выплаты отпускных и больничных;
даты выплаты премий;
даты выплаты доходов по ГПХ;
даты ведомостей;
даты документов Операция учета НДФЛ, если они использовались;
не было ли сторнирований и перерасчетов за прошлые периоды.
Не сравнивайте 6-НДФЛ только с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам зарплаты. Бухгалтерское начисление и налоговая дата получения дохода по НДФЛ могут расходиться. Для ответа на требование нужны именно налоговые регистры и расшифровки НДФЛ.
Строка 130 показывает вычеты и суммы, уменьшающие налоговую базу. Если в требовании налоговая указывает ноль по строке 130, а в отчете есть сумма, проверьте, действительно ли вычеты были предоставлены правомерно.
Разберем, что может попасть в строку 130:
стандартные вычеты на детей;
социальные вычеты, если есть подтверждение права;
имущественные вычеты по уведомлению налогового органа;
профессиональные вычеты по договорам ГПХ;
необлагаемая часть отдельных доходов, если программа отражает ее как вычет или сумму, уменьшающую базу.
Посмотрим на возможную ошибку. Работнику предоставлен вычет на ребенка, но в программе не указана дата начала применения вычета или превышен лимит дохода. Тогда строка 130 может быть завышена, а строка 140 — занижена. В этом случае требование ИФНС обосновано не потому, что строка 130 должна быть нулевой, а потому что вычет применен неправильно.
Другой пример: сотрудник принес уведомление на имущественный вычет, но уведомление относится к другой организации или другому году. Если вычет применен в 2025 году без корректного основания, нужно пересчитать НДФЛ, исправить регистры и сдать уточненный расчет.
Проверяйте вычеты через карточки сотрудников, заявления, уведомления ИФНС, документы предоставления вычетов и расшифровку строки 130. Если вычеты подтверждены, приложите к пояснению расшифровку по видам вычетов. Сами документы обычно прикладывайте только при прямом запросе или если это поможет снять вопрос инспекции.
Иногда требование составлено так, что бухгалтер видит «нули» и думает, что инспекция сравнивает 6-НДФЛ с расчетом по страховым взносам, уведомлениями или сальдо ЕНС. Нужно внимательно определить источник расхождения.
Сравнение 6-НДФЛ с РСВ не всегда дает одинаковые суммы, потому что для НДФЛ важна дата фактического получения дохода, а для страховых взносов — свои правила определения базы. Поэтому расхождения между зарплатной базой в РСВ и доходами в 6-НДФЛ возможны и сами по себе не доказывают ошибку.
Также строки 120, 130 и 140 не должны напрямую равняться уведомлениям об исчисленных суммах налогов. Уведомления связаны с суммами налога к уплате по срокам, а строки 120, 130 и 140 показывают доходы, вычеты и исчисленный налог в разделе 2. Поэтому если налоговая пишет о нулях в своих данных, нужно выяснить, о каких именно данных идет речь.
В ответе можно указать, что показатели строк 120, 130 и 140 сформированы на основании налоговых регистров по НДФЛ, а расхождение с иными сведениями не означает ошибку в этих строках без указания конкретного нарушенного контрольного соотношения.
Теперь определим, когда пояснения недостаточно и нужно сдавать уточненку. Уточненный расчет 6-НДФЛ нужен, если в исходном расчете действительно есть ошибка.
Сдайте уточненный расчет, если выяснили, что:
в строку 120 попали доходы не того года или не того периода;
доходы отражены не по тому КПП или ОКТМО;
доходы отражены не по той ставке НДФЛ;
указан неправильный КБК;
строка 130 содержит неподтвержденные вычеты;
строка 140 рассчитана неверно;
не отражен перерасчет НДФЛ;
расчет был сдан с суммами, хотя выплат физическим лицам не было;
в программу ошибочно внесены ручные операции НДФЛ;
после сдачи отчета были исправлены документы начисления или выплаты, влияющие на налоговый учет.
При уточнении не исправляйте только одну строку. Уточненный расчет должен содержать все показатели за период: правильные значения переносятся повторно, ошибочные заменяются верными. После формирования уточненки заново выполните проверку контрольных соотношений.
Если ошибка привела к занижению удержанного или перечисленного налога, отдельно проверьте необходимость доплаты НДФЛ, пеней и корректировки уведомлений. Если ошибка не повлияла на сумму налога к уплате, но исказила показатели расчета, уточненка все равно может потребоваться, чтобы убрать недостоверные сведения.
Пояснение достаточно, если расчет заполнен правильно, а требование связано с тем, что налоговая неверно интерпретировала данные, не увидела сопоставимые показатели или указала в требовании нули по своим внутренним данным.
Дайте пояснение без уточненки, если:
выплаты физическим лицам в 2025 году были;
строка 120 подтверждается налоговыми регистрами;
строка 130 подтверждается заявлениями, уведомлениями и регистрами вычетов;
строка 140 рассчитана корректно по строкам 120, 130, 131 и ставке из строки 100;
КПП, ОКТМО, КБК и ставка указаны верно;
контрольные соотношения внутри отчета выполняются;
ошибка в учете не выявлена.
В пояснении не пишите общую фразу «ошибок нет» без расшифровки. Лучше покажите логику расчета: сумма дохода, сумма вычетов, налоговая база, ставка, сумма исчисленного налога. Если есть несколько ставок и КБК, распишите каждую группу отдельно.
Разберем практический вариант ответа. Пишите спокойно и по существу. Не спорьте с инспекцией в эмоциональной форме. Покажите, что требование рассмотрено, расчет проверен, показатели подтверждены или ошибка исправлена.
Структура ответа может быть такой:
укажите реквизиты требования ИФНС;
укажите расчет, по которому даете пояснения: форма, период, год, номер корректировки;
напишите, что расчет проверен;
расшифруйте строки 120, 130 и 140;
объясните причину наличия сумм;
укажите, что выплаты физическим лицам в 2025 году производились;
сообщите, что оснований для представления уточненного расчета не выявлено, если ошибок нет;
или сообщите, что представлен уточненный расчет, если ошибка действительно была.
Пример формулировки, если расчет заполнен верно:
В ответ на требование о представлении пояснений по расчету 6-НДФЛ за 2025 год сообщаем, что организацией проведена проверка показателей раздела 2 расчета по строкам 120, 130 и 140. В 2025 году организация производила выплаты физическим лицам, облагаемые НДФЛ. Сумма дохода по строке 120 отражена на основании налоговых регистров по НДФЛ и данных о фактически полученных физическими лицами доходах. Сумма вычетов по строке 130 отражена на основании предоставленных налогоплательщикам вычетов. Сумма исчисленного налога по строке 140 рассчитана с налоговой базы по соответствующей ставке НДФЛ. По результатам проверки ошибок в заполнении указанных строк не установлено. Основания для представления уточненного расчета отсутствуют.
Пример формулировки, если ошибка найдена и сдана уточненка:
В ответ на требование о представлении пояснений сообщаем, что организацией проведена проверка расчета 6-НДФЛ за 2025 год. В ходе проверки выявлена ошибка в отражении показателей раздела 2 по строкам 120, 130 и 140, связанная с некорректным указанием регистрационных данных, ставки, КБК, периода или суммы дохода. Ошибка исправлена. В налоговый орган представлен уточненный расчет 6-НДФЛ за 2025 год с корректными показателями. Просим учесть представленные уточненные сведения при проведении камеральной проверки.
Пример формулировки, если выплат не было, а расчет был сдан ошибочно:
В ответ на требование сообщаем, что по результатам проверки установлено: в 2025 году организация не производила выплат физическим лицам, подлежащих отражению в расчете 6-НДФЛ. Первичный расчет был представлен ошибочно. Организация представила уточненный расчет с корректными показателями. Обязанность по отражению сумм дохода, вычетов и исчисленного налога по строкам 120, 130 и 140 при отсутствии выплат физическим лицам отсутствует.
К пояснению можно приложить расшифровки, которые подтверждают ваши показатели. Не перегружайте ответ лишними документами, но дайте инспекции достаточно информации, чтобы закрыть вопрос.
Обычно полезно приложить:
расшифровку строки 120 по физическим лицам или по видам доходов;
расшифровку строки 130 по видам вычетов;
расчет строки 140 по ставкам и КБК;
сводный регистр налогового учета по НДФЛ;
отчет Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода;
отчет Сводная справка 2-НДФЛ;
пояснительную таблицу по строкам 100, 105, 120, 130, 131 и 140.
Если проблема связана с КПП или ОКТМО, приложите пояснительную таблицу по регистрационным данным. Если проблема связана с обособленным подразделением, отдельно покажите, какие сотрудники и суммы относятся к головной организации, а какие — к подразделению.
Перед ответом на требование обязательно проведите техническую проверку в 1С — для этого пригодится обработка для выявления налоговых рисков и ошибок перед сдачей отчетности. Не ограничивайтесь визуальным просмотром печатной формы. Нам нужно понять, откуда программа взяла суммы.
Разберем порядок действий:
создайте копию информационной базы или сохраните текущий отчет, чтобы не потерять отправленный вариант;
обновите регламентированную отчетность и релиз конфигурации, если это возможно в вашей рабочей процедуре;
откройте отправленный расчет 6-НДФЛ;
выполните расшифровку строк 120, 130 и 140;
сформируйте Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода;
сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику по сотрудникам с отклонениями;
проверьте документы Начисление зарплаты и взносов за месяцы 2025 года;
проверьте документы выплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость на счета;
проверьте ручные документы Операция учета НДФЛ;
перезаполните расчет в отдельном новом экземпляре и сравните его с отправленным расчетом;
выполните встроенную проверку контрольных соотношений;
зафиксируйте результат проверки для ответа в ИФНС.
Если новый экземпляр отчета после обновления и перезаполнения показывает те же суммы, а контрольные соотношения выполняются, это подтверждает, что отчет сформирован корректно. Если новый экземпляр отличается от отправленного, выясните, какие документы были изменены после сдачи отчета. Возможно, нужно сдавать уточненку.
Проанализируем типовые ошибки, из-за которых строки 120, 130 и 140 могут вызывать требование.
Не проведены ведомости на выплату. Доход начислен, но выплата не зарегистрирована или зарегистрирована неверной датой. В результате налоговый учет НДФЛ расходится с ожиданиями бухгалтера.
Неверная дата выплаты. Зарплата, отпускные или больничные попали не в тот налоговый период.
Ручные корректировки НДФЛ. Документ Операция учета НДФЛ может исправить одну проблему и создать другую, если заполнен без расшифровки по доходам, ставкам или датам.
Неверный статус налогоплательщика. Резидент, нерезидент, ВКС и другие статусы влияют на ставку и отражение доходов.
Ошибочные вычеты. Вычеты предоставлены без заявления, уведомления или после превышения лимита.
Неверные настройки обособленного подразделения. Доходы попали не в тот КПП или ОКТМО.
Неактуальный релиз. В 2025 году важны ставки, КБК и правила заполнения, поэтому устаревшая конфигурация может формировать отчет некорректно.
Перепроведение документов после сдачи отчета. Если после отправки 6-НДФЛ перепровели начисления или ведомости, текущая база может уже не совпадать с отправленным файлом.
Дублирование физических лиц. Один сотрудник может быть заведен в базе дважды, из-за чего доходы, вычеты и НДФЛ искажаются.
Неверный вид дохода. Доходу назначен неправильный код или способ обложения НДФЛ, из-за чего сумма попадает не в тот раздел или не облагается так, как должна.
Каждую такую ошибку нужно исправлять не вручную в печатной форме, а в первичных документах и налоговых регистрах — для автоматизации этого процесса есть обработка для исправления технических ошибок по НДФЛ и взаиморасчетам в регистрах. Ручная правка строк 6-НДФЛ допустима только как исключение и должна быть полностью обоснована, иначе при следующем заполнении или проверке проблема повторится.
В исходной ситуации участники обсуждения правильно заметили: без текста требования трудно понять, что именно хочет налоговая. Поэтому если требование сформулировано неясно, не угадывайте. Разберем, как действовать.
Найдите в требовании номер контрольного соотношения.
Посмотрите, какие показатели сравниваются: только строки 120, 130 и 140 или также строки 100, 105, 131, 150, 160, 170, 180, 190.
Определите, указаны ли нули как данные ИФНС, как расчетное значение или как значение в другой форме.
Проверьте, не относится ли требование к другому КПП, ОКТМО или периоду.
Если формулировка не позволяет установить причину, направьте пояснение с расшифровкой и укажите, что расчет проверен, а показатели подтверждены.
Не оставляйте требование без ответа. Даже если вы считаете его ошибочным, лучше направить пояснение в установленный срок. В ответе можно написать, что нарушений по указанным строкам не выявлено, а показатели подтверждаются налоговыми регистрами.
Сформулируем итог. Если налоговая прислала требование по 6-НДФЛ за 2025 год и в требовании по строкам 120, 130 и 140 указаны нули, а в вашем отчете есть суммы, не делайте автоматическую корректировку на нули. Сначала выясните причину расхождения.
Правильный порядок действий такой:
прочитайте требование и найдите номер контрольного соотношения;
проверьте, к какому периоду, КПП, ОКТМО, КБК и ставке относится требование;
убедитесь, что в 2025 году были выплаты физическим лицам;
расшифруйте строки 120, 130 и 140 в 1С;
сверьте строку 120 с доходами, строку 130 с вычетами, строку 140 с исчисленным НДФЛ;
проверьте строку 100, строку 105 и строку 131;
проверьте документы начисления, выплаты и ручные операции НДФЛ;
если ошибка есть — исправьте учет и сдайте уточненный расчет;
если ошибки нет — отправьте пояснение с расшифровкой показателей;
сохраните подтверждение отправки ответа и приложенные расшифровки.
Основной вывод: наличие сумм в строках 120, 130 и 140 само по себе не является ошибкой. При наличии выплат физическим лицам эти строки как раз должны быть заполнены. Нули в требовании ИФНС нужно рассматривать как сигнал к проверке конкретного контрольного соотношения, а не как команду обнулить расчет.
Информация носит справочный характер