Рассмотрим ситуацию: подрядчик выполнил строительно-монтажные работы, подписал с генподрядчиком документы КС-2 и КС-3, но по условиям договора генподрядчик удерживает 5% стоимости работ как гарантийное удержание. Юристу нужно получить из 1С не просто акт сверки, а отдельный документ или отчет, где видно, что за генподрядчиком числится задолженность по гарантийному удержанию (поможет отчет по дебиторской задолженности без бухгалтерской терминологии), желательно с разбивкой по договорам, документам КС-2, КС-3 и общей суммой внизу.
Разберем по шагам, как такую задолженность правильно отразить в 1С:Бухгалтерия 8, каким документом сделать проводки, какой счет выбрать, как настроить аналитику и что распечатать для юриста.
В типовой 1С Бухгалтерии отдельного специального документа «Гарантийное удержание» обычно нет. Поэтому сумму гарантийного удержания у подрядчика отражайте через документ Операция, введенная вручную или, в отдельных случаях, через Корректировка долга. Для печати используйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету, Карточка счета, Анализ субконто или Акт инвентаризации расчетов.
Практический вариант из обсуждения такой:
При закрытии КС отразите выручку по полной стоимости выполненных работ — для этого пригодится автоматическое формирование строительных актов КС-2 и КС-3 в 1С.
Сумму гарантийного удержания перенесите с обычной задолженности покупателя на отдельный субсчет, например 76.05.1 или отдельный субсчет к 62, в зависимости от учетной политики — для автоматизации этого процесса есть универсальная обработка переноса и корректировки остатков по счетам.
Сделайте проводку Дт 76.05.1 Кт 62.01 на сумму гарантийного удержания.
Дополнительно отразите сумму на забалансовом счете 009 как обеспечение обязательств и платежей выданные.
Для юриста распечатайте ОСВ по счету 76.05.1 или Акт инвентаризации расчетов с отбором только по счету гарантийного удержания.
Если нужен именно документ в виде акта, используйте Акт инвентаризации расчетов. Если нужна максимально подробная расшифровка по договорам и КС-2/КС-3, чаще удобнее использовать Оборотно-сальдовую ведомость по счету, Карточка счета или Анализ субконто, потому что эти отчеты лучше показывают аналитику по договорам и документам расчетов.
Сначала выясним экономический смысл операции. Гарантийное удержание — это часть стоимости выполненных работ, которую заказчик или генподрядчик временно не оплачивает подрядчику. Обычно такая сумма удерживается до окончания гарантийного срока, до подписания итоговых документов, до устранения возможных недостатков или до наступления другого условия, указанного в договоре.
Например, подрядчик выполнил работы на 1 000 000 рублей. По договору генподрядчик удерживает 5% от стоимости СМР. Значит, 50 000 рублей временно не перечисляются подрядчику, а 950 000 рублей оплачиваются в обычном порядке.
Важно понять главное: для подрядчика гарантийное удержание не является расходом в момент удержания. Это не скидка, не штраф и не уменьшение выручки само по себе. Если работы приняты на полную сумму, у подрядчика возникает дебиторская задолженность генподрядчика. Просто часть этой задолженности имеет особый порядок оплаты: она будет возвращена позже при выполнении условий договора.
Поэтому в учете подрядчика гарантийное удержание удобно показывать отдельно, чтобы не смешивать обычную текущую задолженность по оплате работ и долгосрочную или отсроченную задолженность по гарантийному удержанию. Для отслеживания таких долгов пригодится детальный анализ взаиморасчетов и задолженности в 1С.
Рассмотрим несколько вариантов учета. Выбор счета закрепите в учетной политике и рабочем плане счетов организации.
Вариант 1: учитывать гарантийное удержание на отдельном субсчете к счету 76. Например, можно использовать 76.05.1 с наименованием «Гарантийные удержания». Это удобный вариант, если нужно отдельно показывать такие суммы по разным договорам, генподрядчикам и документам расчетов.
Вариант 2: учитывать гарантийное удержание на отдельном субсчете к счету 62. Например, можно создать отдельный субсчет или использовать отдельную аналитику к 62.01. Такой вариант логичен, если организация считает, что гарантийное удержание остается задолженностью покупателя за выполненные работы и не хочет переносить сумму на счет 76.
Вариант 3: оставить сумму на счете 62.01, но выделять ее аналитикой. Этот способ проще, но хуже для контроля. Если гарантийные удержания нужно регулярно показывать юристам, руководству или аудиторам, лучше все-таки выделить отдельный субсчет.
В обсуждаемой ситуации предложен практичный вариант: использовать 76.05.1 как отдельный субсчет для гарантийных платежей или гарантийных удержаний. Это позволяет быстро сформировать отчет только по гарантийному удержанию и не смешивать его с обычной дебиторской задолженностью по оплате СМР.
Главное условие: на выбранном счете должна быть правильная аналитика. Для задачи автора обязательно ведите учет минимум в разрезе Контрагенты, Договоры и Документы расчетов с контрагентами. Именно аналитика по документам расчетов позволит видеть задолженность в разрезе КС-2, КС-3 или документов реализации, которыми эти КС отражены в 1С.
Разберем типовую схему у подрядчика. Сначала подрядчик отражает выполнение работ на полную сумму. В 1С это может быть документ Реализация товаров и услуг, Оказание производственных услуг или другой документ реализации, в зависимости от настроек базы и применяемой конфигурации.
После отражения реализации на счете 62.01 появляется задолженность генподрядчика на полную сумму выполненных работ. Затем часть этой задолженности, которая относится к гарантийному удержанию, переносим на отдельный счет.
Основная проводка:
Дт 76.05.1 Кт 62.01 — отражено гарантийное удержание по договору подряда.
Если организация решила учитывать гарантийное удержание на отдельном субсчете счета 62, проводка может быть другой, например перенос внутри счета 62 между субсчетами. Но смысл остается тем же: обычную задолженность по оплате отделяем от задолженности по гарантийному удержанию.
Дополнительно отразите обеспечение на забалансовом счете:
Дт 009 — отражено гарантийное удержание как обеспечение обязательств и платежей выданные.
Когда гарантийное удержание будет возвращено генподрядчиком, сделайте погашение задолженности:
Дт 51 Кт 76.05.1 — получены деньги от генподрядчика в счет возврата гарантийного удержания.
И одновременно снимите сумму с забалансового учета:
Кт 009 — прекращено обеспечение после возврата гарантийного удержания.
Посмотрим на пример. Подрядчик выполнил работы по договору строительного подряда. Стоимость работ по КС-2 и КС-3 составляет 1 200 000 рублей. По договору генподрядчик удерживает 5% от суммы выполненных работ до окончания гарантийного срока.
Рассчитаем сумму гарантийного удержания:
1 200 000 × 5% = 60 000 рублей.
Генподрядчик перечислит подрядчику обычную оплату в сумме 1 140 000 рублей, а 60 000 рублей останутся задолженностью по гарантийному удержанию.
В учете подрядчика логика будет такой:
Отразите выполнение работ на полную сумму 1 200 000 рублей документом реализации.
Получите оплату от генподрядчика на расчетный счет в сумме 1 140 000 рублей.
Сумму 60 000 рублей перенесите на отдельный счет гарантийного удержания проводкой Дт 76.05.1 Кт 62.01.
Отразите сумму 60 000 рублей на забалансовом счете 009.
После окончания гарантийного срока и возврата денег отразите поступление Дт 51 Кт 76.05.1 и снимите сумму с 009.
Такой подход позволяет в любой момент увидеть: сколько генподрядчик должен по обычным расчетам, а сколько — именно по гарантийному удержанию.
В типовой 1С:Бухгалтерия 8 чаще всего используйте документ Операция, введенная вручную. Это универсальный документ, который позволяет сделать бухгалтерскую запись, если для операции нет отдельного специализированного документа.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Операции.
Перейдите в Операции, введенные вручную.
Создайте новый документ.
Укажите дату. Обычно дату ставят на дату подписания КС-2, КС-3 или на дату, когда по договору возникает гарантийное удержание.
В табличной части добавьте проводку Дт 76.05.1 Кт 62.01.
В аналитике по дебету укажите генподрядчика, договор, документ расчетов и при необходимости статью или дополнительную аналитику.
В аналитике по кредиту укажите того же генподрядчика, договор и документ реализации, по которому была отражена КС.
В комментарии напишите основание: «Гарантийное удержание 5% по договору №..., КС-2 №..., КС-3 №..., срок возврата ...».
Проведите документ.
Очень важно заполнить аналитику «Документы расчетов с контрагентами». Если оставить ее пустой, потом будет сложно получить расшифровку по КС-2, КС-3. Для юриста, суда, претензии или внутреннего контроля лучше сразу привязывать каждую сумму гарантийного удержания к конкретному документу реализации или документу расчетов.
Теперь рассмотрим забалансовый учет. Счет 009 называется «Обеспечения обязательств и платежей выданные». У подрядчика гарантийное удержание можно отражать на этом счете, потому что удержанная сумма фактически обеспечивает гарантийные обязательства подрядчика перед генподрядчиком или заказчиком.
Для отражения используйте тот же документ Операция, введенная вручную.
Создайте отдельную строку в документе или отдельный документ ручной операции.
Укажите счет 009 по дебету.
Сумму укажите равной сумме гарантийного удержания.
В аналитике укажите контрагента, договор и документ-основание, если такая аналитика доступна в вашей базе.
В комментарии обязательно пропишите срок возврата и пункт договора.
Когда генподрядчик вернет гарантийное удержание, оформите обратную запись по счету 009. В ручной операции укажите сумму по кредиту счета 009. Так вы покажете, что обеспечение прекращено.
Комментарий в ручной операции имеет практическое значение. В нем удобно указывать номер договора, процент удержания, дату КС-2, дату КС-3, срок возврата и пункт договора. Потом эти данные помогут бухгалтеру, юристу и руководителю быстро понять основание задолженности.
Первое и самое простое решение — распечатайте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.05.1. Это не акт, но это понятный бухгалтерский отчет, где можно показать входящий остаток, обороты, конечный остаток и общую сумму задолженности.
Разберем настройку:
Откройте раздел Отчеты.
Выберите Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Укажите счет 76.05.1 или тот счет, который в вашей базе используется для гарантийных удержаний.
Установите период отчета.
В настройках включите детализацию по субконто: Контрагенты, Договоры, Документы расчетов с контрагентами.
Поставьте отбор по генподрядчику, если нужно показать задолженность только одного контрагента.
При необходимости поставьте отбор по конкретным договорам.
Сформируйте отчет.
Проверьте, что внизу отчета видна итоговая сумма по гарантийному удержанию.
Распечатайте отчет или сохраните в файл.
Этот вариант удобен, если юристу нужна расшифровка по договорам и документам. В ОСВ можно получить достаточно подробную таблицу, особенно если в ручных операциях правильно заполнены документы расчетов.
Если нужно видеть каждую КС отдельной строкой, настройте детализацию по документам расчетов. Если КС-2 и КС-3 в 1С отражаются не отдельными документами, а приложены к одному документу реализации, укажите номера КС в комментарии или создавайте отдельные документы реализации по каждой КС, если это соответствует вашему документообороту.
Второе решение — распечатайте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 009. Этот отчет покажет суммы обеспечений, которые числятся на забалансовом учете.
Разберем порядок:
Откройте Отчеты.
Выберите Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Укажите счет 009.
Выберите период.
Настройте детализацию по контрагенту, договору и документу, если аналитика счета позволяет это сделать.
Сформируйте отчет.
Проверьте конечное сальдо по генподрядчику.
Распечатайте отчет для юриста как дополнительное подтверждение обеспечений.
ОСВ по счету 009 хорошо использовать вместе с ОСВ по 76.05.1. Счет 76.05.1 показывает дебиторскую задолженность генподрядчика, а счет 009 показывает обеспечительный характер удержанной суммы.
Не заменяйте бухгалтерскую задолженность только счетом 009. Забалансовый счет не показывает расчетов с контрагентом в балансе. Поэтому основная задолженность должна быть отражена на балансовом счете, например 76.05.1 или отдельном субсчете к 62.
Если юрист просит не просто итоговую сумму, а историю возникновения задолженности, используйте отчет Карточка счета. Он показывает движение по каждой операции: дата, документ, проводка, сумма и остаток после операции.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Отчеты.
Выберите Карточка счета.
Укажите счет 76.05.1.
Поставьте отбор по генподрядчику.
При необходимости поставьте отбор по договору.
Сформируйте отчет.
Проверьте, что каждая операция содержит понятный комментарий с номером договора и КС.
Распечатайте отчет.
Карточка счета особенно полезна, если нужно доказать, когда и по какому документу возникло гарантийное удержание. Для претензионной работы такой отчет часто информативнее, чем обычная ОСВ, потому что показывает хронологию.
Теперь рассмотрим вариант, который ближе всего к просьбе юриста: «чтобы был акт». Для этого используйте документ Акт инвентаризации расчетов. Он предназначен для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
В 1С Бухгалтерии этот документ обычно находится в разделах Операции, Продажи или Покупки, в зависимости от интерфейса и версии программы. Название объекта — Акт инвентаризации расчетов.
Разберем порядок заполнения:
Откройте Акты инвентаризации расчетов.
Создайте новый документ.
Укажите организацию и дату инвентаризации.
На вкладке счетов расчетов оставьте только счет, на котором учитываются гарантийные удержания, например 76.05.1 или группу 76.
Если гарантийное удержание учитывается на отдельном субсчете к 62, оставьте соответствующий счет 62.
Заполните документ по данным учета.
Проверьте дебиторскую задолженность по генподрядчику.
При необходимости вручную уточните подтвержденную и неподтвержденную задолженность.
Распечатайте ИНВ-17 или справку к акту, если такая печатная форма доступна в вашей версии 1С.
Для задачи автора это хороший вариант, если юристу нужен именно акт помимо акта сверки. В акте инвентаризации расчетов можно показать дебиторскую задолженность по гарантийному удержанию и итоговую сумму. Но по детализации до уровня каждой КС-2 и КС-3 типовой акт может быть менее удобен, чем ОСВ или карточка счета.
Проанализируем возможную проблему. В некоторых версиях и настройках 1С не все субсчета счета 76 корректно попадают в Акт инвентаризации расчетов. Причина обычно связана с аналитикой счета. Документ инвентаризации расчетов ожидает, что на счете есть аналитика по контрагенту и договору. Если выбранный субсчет не содержит нужного субконто, данные могут не попасть в акт, даже если в ОСВ остаток есть.
Поэтому заранее проверьте:
Есть ли на вашем субсчете 76.05.1 аналитика Контрагенты.
Есть ли аналитика Договоры.
Есть ли аналитика Документы расчетов с контрагентами, если нужна расшифровка по КС.
Попадает ли выбранный счет в список счетов на вкладке Счета расчетов в акте инвентаризации.
Заполняется ли документ автоматически по данным учета.
Если акт инвентаризации расчетов не заполняется по вашему субсчету, не пытайтесь исправлять это только галочкой в списке счетов. Сначала проверьте структуру аналитики субсчета. Если субсчет создан вручную и не содержит нужных субконто, программа может не воспринимать его как полноценный счет расчетов с контрагентами.
Если акт не заполняется, используйте ОСВ по счету 76.05.1 или карточку счета как рабочий вариант для юриста. Эти отчеты обычно позволяют получить нужную расшифровку даже тогда, когда типовой акт инвентаризации не формирует данные так, как нужно пользователю.
Главная задача автора — получить список гарантийных удержаний по разным договорам и в разрезе КС-2, КС-3. Разберем, как добиться такой детализации.
В 1С детализация зависит не от названия отчета, а от того, как заполнена аналитика в проводках. Если в документе Операция, введенная вручную указать только контрагента и сумму, отчет покажет только контрагента и сумму. Если указать договор и документ расчетов, отчет сможет показать задолженность по договору и документу.
Поэтому при отражении каждого гарантийного удержания заполняйте:
Контрагент — генподрядчик.
Договор — конкретный договор СМР.
Документ расчетов — документ реализации, которым в 1С отражены работы по конкретной КС.
Сумма — сумма гарантийного удержания по данной КС.
Комментарий — номера КС-2, КС-3, процент удержания, пункт договора, срок возврата.
Если одна реализация в 1С соответствует одной КС-2 и одной КС-3, задача решается просто: в отчете по документам расчетов каждая строка будет соответствовать нужной КС.
Если в одном документе реализации объединено несколько КС, детализация будет хуже. Тогда рассмотрим два варианта:
Вести отдельные документы реализации по каждой КС. Это самый удобный вариант для дальнейших отчетов, если такой порядок соответствует вашему документообороту.
Указывать номера КС в комментарии ручной операции. Это проще, но отчет не сможет автоматически группировать суммы по КС как по отдельному аналитическому разрезу.
Если юристу нужен официальный список по каждой КС, лучше формировать ручные операции так, чтобы каждая строка соответствовала отдельной КС. Тогда ОСВ, карточка счета или универсальный отчет смогут показать разбивку понятнее.
Рассмотрим альтернативное решение. В некоторых случаях вместо Операция, введенная вручную можно использовать документ Корректировка долга. Он удобен тем, что работает с расчетами с контрагентами и может автоматически заполнять часть аналитики.
Но для гарантийного удержания документ Корректировка долга не всегда подходит идеально. Его нужно использовать только тогда, когда вы четко понимаете, какой вид операции выбираете и как документ сформирует проводки.
Практически можно ориентироваться так:
Если нужно просто перенести часть задолженности с 62.01 на 76.05.1, проще и прозрачнее использовать Операция, введенная вручную.
Если в базе настроен типовой сценарий переноса или зачета задолженности, можно рассмотреть Корректировка долга.
Если нужно сохранить максимально понятную картину для аудитора и юриста, ручная операция с подробным комментарием часто выглядит нагляднее.
Не используйте корректировку долга механически. После проведения обязательно откройте движения документа и проверьте проводки, счета, договоры и документы расчетов.
Если юрист просит именно акт, а не отчет, используйте следующий комплект документов.
Акт инвентаризации расчетов — как основной акт, подтверждающий наличие дебиторской задолженности по гарантийному удержанию.
Справка к акту инвентаризации расчетов — если в вашей версии 1С доступна такая печатная форма и она дает нужную расшифровку.
ОСВ по счету 76.05.1 — как бухгалтерская расшифровка к акту.
Карточка счета 76.05.1 — как детализация по датам, документам и операциям.
ОСВ по счету 009 — как подтверждение отражения обеспечения на забалансовом учете.
Такой комплект будет понятнее, чем один акт сверки. Акт сверки показывает взаиморасчеты с контрагентом в целом, а здесь нужно выделить именно гарантийное удержание. Поэтому отдельный счет 76.05.1 и отдельная ОСВ по нему позволяют получить именно тот список, который нужен юристу.
Если в организации требуется внутренний документ с произвольной формой, можно дополнительно подготовить бухгалтерскую справку. В 1С ее можно оформить через Операция, введенная вручную с подробным содержанием операции или отдельным печатным приложением. Но если нужен документ из типовой 1С, наиболее близкий вариант — Акт инвентаризации расчетов.
Разберем более подробно настройку акта. Наша цель — не получить общий акт по всем расчетам, а показать только задолженность по гарантийному удержанию.
Создайте документ Акт инвентаризации расчетов.
Укажите дату, на которую нужно подтвердить задолженность.
Перейдите на вкладку Счета расчетов.
Снимите лишние счета, чтобы в акт не попали обычные расчеты по 60, 62, 76, если они не относятся к гарантийному удержанию.
Оставьте только счет 76.05.1 или тот счет, который используется для ГУ.
Если программа позволяет выбрать только группу 76, оставьте счет 76 и после заполнения проверьте состав задолженности.
Нажмите заполнение по данным учета.
Проверьте, что в документ попал нужный генподрядчик.
Проверьте сумму дебиторской задолженности.
Укажите подтвержденную или неподтвержденную задолженность в зависимости от наличия подтверждающих документов.
Распечатайте акт.
Если в акт попадает лишняя задолженность, значит гарантийные удержания смешаны с другими расчетами. В этом случае лучше сначала перенести гарантийные удержания на отдельный субсчет, а уже потом формировать акт.
Посмотрим, как настроить учет так, чтобы в будущем отчет формировался без ручной доработки. Для каждого гарантийного удержания нужна аналитика:
Генподрядчик. Это контрагент, за которым числится задолженность по возврату гарантийного удержания.
Договор. Если договоров несколько, без этой аналитики невозможно корректно показать долг по каждому договору.
Документ расчетов. Это ключ к детализации по КС-2 и КС-3.
Дата возникновения удержания. Обычно соответствует дате выполнения работ или дате подписания КС.
Срок возврата. Его удобно указывать в комментарии, а также во внутреннем реестре, если 1С не дает отдельного поля.
Пункт договора. Помогает юристу быстро связать сумму удержания с договорным основанием.
Если учет уже велся без детализации, придется восстановить аналитику. Для этого откройте ранее созданные операции по гарантийному удержанию и проверьте субконто. При необходимости исправьте документы прошлых периодов только после оценки последствий для закрытых месяцев, отчетности и регламентных операций.
После ввода операций обязательно сделайте контрольную сверку. Разберем простой алгоритм проверки.
Сформируйте ОСВ по счету 62.01 по генподрядчику.
Убедитесь, что обычная задолженность по оплате СМР уменьшилась на сумму, перенесенную в гарантийное удержание.
Сформируйте ОСВ по счету 76.05.1.
Убедитесь, что на этом счете отражена сумма гарантийного удержания.
Сформируйте ОСВ по счету 009.
Проверьте, что забалансовая сумма соответствует сумме гарантийного удержания.
Сверьте суммы с условиями договора: процент удержания, база расчета, срок возврата.
Сверьте суммы с КС-2 и КС-3.
Проверьте, что по каждому договору и документу есть понятная расшифровка.
Контрольная формула простая: сумма гарантийного удержания по счету 76.05.1 должна соответствовать суммам, рассчитанным по договорам и КС. Если по договору удерживается 5%, итог по счету должен совпадать с 5% от соответствующей базы СМР, если договором не предусмотрены исключения.
Юрист попросил документ, где все гарантийные удержания идут списком, а общая сумма указана внизу. Для этого лучше всего подходят бухгалтерские отчеты.
В Оборотно-сальдовой ведомости по счету итоговая сумма обычно выводится автоматически. Настройте отчет так, чтобы строки были сгруппированы по договорам и документам расчетов, а внизу была итоговая строка по счету.
Если используете Карточка счета, итоговый остаток будет виден в конце отчета. Но карточка больше подходит для истории операций, а не для компактного списка.
Если используете Акт инвентаризации расчетов, итоговая сумма будет в форме акта. Но детализация может быть ограничена, поэтому к акту лучше приложить ОСВ или расшифровку.
Оптимальный комплект для юриста:
Акт инвентаризации расчетов только по счету гарантийного удержания.
ОСВ по счету 76.05.1 с детализацией по договорам и документам расчетов.
Карточка счета 76.05.1 при необходимости показать историю возникновения задолженности.
Рассмотрим распространенную ситуацию: работы отражались по КС, оплата приходила частично, а сумма гарантийного удержания просто осталась висеть на 62.01. Формально это задолженность генподрядчика, но для анализа она смешана с обычной дебиторкой.
Чтобы выделить гарантийное удержание отдельно, сделайте перенос:
Дт 76.05.1 Кт 62.01 — выделено гарантийное удержание из общей задолженности покупателя.
Перед переносом составьте реестр:
Договор.
КС-2.
КС-3.
Сумма работ.
Процент гарантийного удержания.
Сумма гарантийного удержания.
Срок возврата.
Основание по договору.
После переноса сформируйте ОСВ по 62.01 и 76.05.1. Общая задолженность генподрядчика не должна измениться, она просто будет разделена на обычную задолженность и гарантийное удержание.
Когда генподрядчик возвращает гарантийное удержание, не отражайте поступление как новую реализацию или новый доход. Это погашение ранее возникшей дебиторской задолженности.
Оформите поступление денег документом Поступление на расчетный счет.
Проводка:
Дт 51 Кт 76.05.1 — получен возврат гарантийного удержания.
После этого сделайте запись по счету 009:
Кт 009 — списано обеспечение после возврата гарантийного удержания.
Если возвращена только часть суммы, списывайте только возвращенную часть. Остаток должен продолжать числиться на 76.05.1 и 009.
Если срок возврата наступил, а генподрядчик деньги не перечислил, задолженность продолжает числиться за ним. Для юриста как раз и нужен отчет или акт, который подтверждает сумму долга.
В этом или акт, который подтверждает сумму долга.
В этом случае сформируйте:
Акт инвентаризации расчетов на дату претензии или дату подготовки документов.
ОСВ по счету 76.05.1 по генподрядчику.
Карточка счета 76.05.1 по генподрядчику.
Реестр КС-2 и КС-3, по которым возникли удержания.
Копии договоров или выдержки из пунктов договора о гарантийном удержании.
Для претензионной работы особенно важны сроки возврата. Поэтому указывайте срок возврата в комментарии операции или ведите отдельный реестр. В типовых бухгалтерских отчетах 1С срок возврата может не выводиться автоматически, если он не хранится как отдельная аналитика. Для автоматического расчета штрафных санкций используйте расчет процентов по статье 395 ГК РФ в 1С.
Акт сверки тоже можно использовать, но он не всегда решает задачу автора. Акт сверки показывает общую задолженность между сторонами по расчетам. Если гарантийное удержание отдельно не выделено на счете или в аналитике, акт сверки не покажет его как отдельный вид задолженности.
Поэтому действуем так:
Для общей сверки с генподрядчиком используйте Акт сверки расчетов с контрагентом.
Для отдельного подтверждения гарантийного удержания используйте ОСВ по счету 76.05.1 или Акт инвентаризации расчетов.
Для детализации по КС используйте Карточка счета или ОСВ с детализацией по документам расчетов.
Акт сверки и акт инвентаризации расчетов — это разные документы. Акт сверки подтверждает взаиморасчеты между сторонами. Акт инвентаризации расчетов оформляет результаты внутренней инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Для юриста можно использовать оба документа, но они выполняют разные задачи.
Выберем решение в зависимости от задачи.
Нужно просто увидеть сумму гарантийного удержания. Сформируйте ОСВ по счету 76.05.1.
Нужна разбивка по договорам. Сформируйте ОСВ по 76.05.1 с группировкой по Договоры.
Нужна разбивка по КС-2 и КС-3. Используйте детализацию по Документы расчетов с контрагентами и заполняйте номера КС в документах или комментариях.
Нужен именно акт. Создайте Акт инвентаризации расчетов и оставьте в нем только счет гарантийного удержания.
Нужна история возникновения задолженности. Распечатайте Карточка счета 76.05.1.
Нужно показать обеспечительный характер удержания. Дополнительно распечатайте ОСВ по счету 009.
Для ситуации из вопроса оптимальное решение такое: отразите гарантийное удержание ручной операцией на отдельном субсчете 76.05.1, дополнительно поставьте сумму на 009 счет, а юристу распечатайте акт инвентаризации расчетов и ОСВ по 76.05.1 с расшифровкой по договорам и документам расчетов.
Соберем все в один алгоритм.
Проверьте договор с генподрядчиком и найдите пункт о гарантийном удержании.
Определите процент удержания, базу расчета и срок возврата.
Сверьте суммы выполненных работ по КС-2 и КС-3.
Рассчитайте сумму гарантийного удержания по каждой КС.
Проверьте, каким документом в 1С отражены работы: Реализация товаров и услуг, Оказание производственных услуг или другим документом.
Создайте документ Операция, введенная вручную.
Сделайте проводку Дт 76.05.1 Кт 62.01 по каждой сумме гарантийного удержания.
Заполните контрагента, договор и документ расчетов.
В комментарии укажите номер КС-2, номер КС-3, пункт договора и срок возврата.
Отразите сумму на счете 009.
Сформируйте ОСВ по счету 76.05.1.
Проверьте итоговую сумму.
Сформируйте Акт инвентаризации расчетов только по счету гарантийного удержания.
Распечатайте акт и приложите к нему ОСВ как подробную расшифровку.
Разберем типичные ошибки, чтобы сразу их избежать.
Гарантийное удержание вообще не выделяют отдельно. Вся сумма остается на 62.01, и потом сложно доказать, какая часть долга относится к обычной оплате, а какая к ГУ.
Не заполняют договор. В результате невозможно сформировать отчет по разным договорам.
Не заполняют документ расчетов. В результате невозможно получить разбивку по КС-2 и КС-3.
Не отражают счет 009. Тогда в учете не видно обеспечительного характера удержания.
Пытаются получить все из акта сверки. Акт сверки не всегда подходит для отдельного списка гарантийных удержаний.
Формируют акт инвентаризации по всем счетам сразу. В акт попадают лишние расчеты, и юристу сложно выделить нужную сумму.
Не указывают срок возврата. Потом сложно контролировать просрочку и готовить претензию.
В 1С Бухгалтерии у подрядчика гарантийное удержание удобнее всего показывать через отдельный счет или субсчет расчетов. Практичный вариант — использовать 76.05.1 для гарантийных удержаний и дополнительно отражать сумму на забалансовом счете 009.
Основная проводка для выделения гарантийного удержания:
Дт 76.05.1 Кт 62.01.
Основной документ для ввода проводки:
Операция, введенная вручную.
Основные документы и отчеты для печати юристу:
Акт инвентаризации расчетов — если нужен именно акт.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.05.1 — если нужен список и итоговая сумма.
Карточка счета 76.05.1 — если нужна детализация по операциям.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 009 — если нужно показать обеспечение.
Для разбивки по договорам и КС-2/КС-3 обязательно ведите аналитику по контрагенту, договору и документу расчетов. Без этой аналитики 1С не сможет автоматически сформировать удобный список гарантийных удержаний по каждому договору и каждо КС.
Информация носит справочный характер