Рассмотрим ситуацию, когда расчет зарплаты ведется в отдельной зарплатной программе, а затем данные выгружаются в бухгалтерскую 1С. В бухгалтерию попадает начисленный НДФЛ за месяц — так же, как он рассчитан в расчетных листках от фонда начисленной заработной платы. При этом фактически НДФЛ оплачивается и отражается в уведомлениях по периодам удержания: с 1-го по 22-е число и с 23-го по последнее число месяца. Из-за этого в расчете 6-НДФЛ сумма идет по срокам удержания и перечисления, а в оборотно-сальдовой ведомости по счету 68.01 появляется остаток, который кажется неправильным.
Разберем подробнее, является ли это ошибкой, нужно ли менять выгрузку из зарплатной программы, почему бухгалтерский учет НДФЛ отличается от налогового учета НДФЛ, как правильно анализировать счет 68.01 и какие документы 1С проверить, если остаток действительно вызывает сомнения.
НДФЛ не нужно выгружать в бухгалтерскую 1С по суммам уведомлений только для того, чтобы оборотка по счету 68.01 совпадала с расчетом 6-НДФЛ.
В типовой ситуации проводка по НДФЛ в бухгалтерском учете формируется при начислении заработной платы:
Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ с начисленной заработной платы.
А в налоговом учете НДФЛ ориентируемся на дату фактической выплаты дохода и дату удержания налога. Поэтому сумма НДФЛ, начисленная в бухгалтерском учете за месяц, может не совпадать с суммой НДФЛ, которая попадает в уведомление и в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за конкретный срок перечисления.
Остаток по счету 68.01 может быть верным, даже если он не равен сумме НДФЛ из уведомления. Это нормальная разница между бухгалтерским учетом и налоговым учетом НДФЛ.
Проанализируем ситуацию по шагам. В бухгалтерском учете мы отражаем зарплату и связанные с ней обязательства на дату начисления. Если зарплата за месяц рассчитана, то бухгалтерская программа знает:
сумму начисленной заработной платы;
сумму НДФЛ;
сумму к выплате сотрудникам;
задолженность организации перед работниками;
задолженность организации по НДФЛ.
Поэтому при отражении зарплаты в бухучете появляется проводка:
Дт 70 Кт 68.01
Эта проводка показывает, что из начисленной зарплаты выделен НДФЛ, который должен быть удержан у работника и перечислен в бюджет.
Но для налогового учета НДФЛ этого недостаточно. По правилам главы 23 НК РФ налоговый агент удерживает налог непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Значит, для уведомлений и расчета 6-НДФЛ важна не только дата начисления зарплаты, но и дата фактической выплаты дохода.
Именно здесь возникает расхождение:
в бухгалтерском учете НДФЛ отражаем при начислении зарплаты за месяц;
в налоговом учете НДФЛ удерживаем при фактической выплате дохода;
в уведомление НДФЛ попадает по периодам удержания;
в 6-НДФЛ суммы отражаются по правилам налоговой отчетности, а не по оборотам счета 68.01.
Поэтому не сравниваем напрямую кредитовый оборот счета 68.01 за месяц с уведомлением по НДФЛ за тот же календарный месяц. Эти показатели формируются по разной логике.
Счет 68.01 в бухгалтерском учете используется для расчетов по НДФЛ, исчисленному налоговым агентом. Когда зарплатная программа передает в бухгалтерию данные по начисленной зарплате, в 1С обычно формируется проводка:
Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ с начисленной зарплаты.
Рассмотрим подробнее, что это означает. На счете 70 учитываем расчеты с персоналом по оплате труда. Когда начисляем зарплату, появляется задолженность перед сотрудниками. Когда выделяем НДФЛ, часть этой задолженности переносится на расчеты с бюджетом.
Типовая цепочка выглядит так:
Дт 20, 25, 26, 44 Кт 70 — начислена заработная плата.
Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ с начисленной заработной платы.
Дт 70 Кт 51 — выплачена зарплата сотрудникам за минусом НДФЛ.
Дт 68.90 Кт 51 — перечислен единый налоговый платеж, если используется учет через ЕНС.
Дт 68.01 Кт 68.90 — отражен перенос обязанности по НДФЛ на ЕНС по сроку уплаты, если такая операция формируется в вашей версии и настройках 1С.
Поэтому остаток по счету 68.01 показывает не только то, что уже попало в уведомления, а бухгалтерскую задолженность по НДФЛ на основании проводок.
Теперь посмотрим на уведомление об исчисленных суммах налогов. Уведомление по НДФЛ нужно для того, чтобы налоговый орган понял, какую сумму удержанного НДФЛ нужно зачесть с единого налогового счета по конкретному сроку уплаты.
В действующих правилах НДФЛ группируется по периодам удержания:
НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число текущего месяца, отражаем в уведомлении по этому периоду.
НДФЛ, удержанный с 23-го числа по последнее число текущего месяца, отражаем отдельным сроком.
Для НДФЛ, удержанного с 23 по 31 декабря, действует отдельный годовой срок.
То есть уведомление не отвечает на вопрос: «Сколько НДФЛ начислено с зарплаты за месяц?». Оно отвечает на другой вопрос: «Сколько НДФЛ удержано в конкретном периоде и должно быть перечислено в бюджет по установленному сроку?».
Это разные показатели. Поэтому сумма уведомления может отличаться от суммы НДФЛ, начисленной в бухгалтерии последним днем месяца.
Расчет 6-НДФЛ — это налоговая отчетность по доходам физических лиц, исчисленному, удержанному и перечисляемому налогу. Он не является расшифровкой счета 68.01.
Разберем важный момент. В 6-НДФЛ попадают данные налогового учета НДФЛ. Для зарплаты и других денежных доходов важны даты выплаты дохода, удержания налога и сроки перечисления. Поэтому расчет 6-НДФЛ нужно сверять с регистрами налогового учета НДФЛ и документами выплаты, а не только с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 68.01.
Если зарплата начислена в одном месяце, а выплачена в другом, бухгалтерский и налоговый учет будут расходиться. Например, зарплату за март начислили 31 марта, а выплатили 5 апреля. В бухгалтерии НДФЛ отразится 31 марта. А в налоговом учете удержание НДФЛ произойдет 5 апреля, потому что именно в этот день сотруднику выплатили доход.
В результате:
в оборотке по 68.01 НДФЛ появится в марте;
в уведомлении НДФЛ попадет в апрельский период удержания;
в 6-НДФЛ налог отразится по правилам фактического удержания;
расхождение не будет ошибкой.
Разберем главный вопрос: нужно ли выгружать НДФЛ из зарплатной программы не от фонда начисленной зарплаты за месяц, а по суммам уведомлений?
В типовой ситуации — не нужно.
Если зарплатная программа рассчитала зарплату за месяц и сформировала НДФЛ в расчетных листках, то в бухгалтерскую 1С обычно нужно передать именно данные начисления. Это позволяет корректно отразить бухгалтерские обязательства:
начисленную зарплату;
НДФЛ с начисленной зарплаты;
сумму к выплате работникам;
задолженность по расчетам с персоналом;
задолженность по НДФЛ в бухгалтерском учете.
Если начать выгружать НДФЛ только по суммам уведомлений, можно нарушить бухгалтерскую картину. В расчетных листках будет одна сумма НДФЛ, в начислении зарплаты — другая логика, а на счете 70 и 68.01 возникнут искусственные расхождения.
Поэтому не подгоняем бухгалтерскую проводку под уведомление. Вместо этого правильно разделяем:
бухгалтерский учет — начисление зарплаты и НДФЛ по месяцу;
налоговый учет НДФЛ — удержание налога при выплате дохода;
уведомления — суммы удержанного НДФЛ по срокам перечисления;
6-НДФЛ — налоговая отчетность по правилам главы 23 НК РФ.
Рассмотрим подробнее остаток по счету 68.01. Если на конец месяца по счету есть кредитовое сальдо, это не всегда ошибка. Возможно, зарплата уже начислена, НДФЛ уже отражен в бухгалтерском учете, но фактическая выплата зарплаты и удержание налога произойдут позже.
Например, организация начислила зарплату 31 марта, а выплатила ее 5 апреля. В бухгалтерии на 31 марта видим:
начисленную зарплату;
НДФЛ с этой зарплаты;
задолженность перед сотрудниками;
задолженность по счету 68.01.
Это нормальная бухгалтерская картина на отчетную дату. В налоговом учете удержанного НДФЛ на 31 марта еще может не быть, потому что деньги сотрудникам не выплачены. Но бухгалтерское обязательство уже отражено.
Вывод: остаток по счету 68.01 нужно анализировать по документам и датам, а не считать ошибочным только потому, что он не равен уведомлению.
Посмотрим на пример. Зарплата за март начислена 31 марта:
начисленная зарплата — 1 000 000 руб.;
НДФЛ — 130 000 руб.;
к выплате сотрудникам — 870 000 руб.;
дата выплаты зарплаты — 5 апреля.
В бухгалтерском учете 31 марта формируем проводки:
Дт 20, 26, 44 Кт 70 — 1 000 000 руб.
Дт 70 Кт 68.01 — 130 000 руб.
На конец марта по счету 68.01 останется кредитовое сальдо 130 000 руб. Это не ошибка, потому что зарплата начислена, а налог выделен из начисленной суммы.
Но фактическое удержание НДФЛ произойдет 5 апреля, когда организация выплатит зарплату работникам. Следовательно, для уведомления и 6-НДФЛ этот НДФЛ будет относиться к апрельскому периоду удержания.
Получаем нормальное расхождение:
в бухгалтерском учете НДФЛ отражен в марте;
в налоговом учете НДФЛ удержан в апреле;
в уведомление НДФЛ попадет по апрельскому сроку;
остаток по счету 68.01 на 31 марта не является ошибочным.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда зарплата выплачивается два раза в месяц: аванс и окончательный расчет.
Допустим:
20 марта выплатили аванс;
с аванса удержали НДФЛ;
31 марта начислили зарплату за месяц;
5 апреля выплатили окончательный расчет за март;
с окончательного расчета удержали НДФЛ.
Для уведомлений у нас будет несколько периодов удержания. НДФЛ с аванса попадет в один срок, НДФЛ с окончательного расчета — в другой. А в бухгалтерском учете зарплата за март может быть отражена итоговыми проводками на конец марта.
Поэтому в оборотке по счету 68.01 мы видим бухгалтерское начисление, а в уведомлениях — налог, удержанный при конкретных выплатах. Это не одно и то же.
Разберем объекты 1С, которые помогают понять расхождения. Названия могут отличаться в зависимости от конфигурации, но в типовых решениях чаще всего используются следующие документы и отчеты.
Начисление зарплаты и взносов — рассчитываем зарплату, начисления, удержания и НДФЛ.
Начисление за первую половину месяца — рассчитываем аванс, если в организации используется расчет НДФЛ с выплаты за первую половину месяца.
Ведомость в банк — отражаем выплату дохода сотрудникам через банк.
Ведомость в кассу — отражаем выплату дохода через кассу.
Ведомость перечислений на счета — используем для перечисления доходов сотрудникам на личные счета, если такой документ предусмотрен в конфигурации.
Отражение зарплаты в бухучете — передаем начисленную зарплату и НДФЛ в бухгалтерский учет.
Отражение удержанного НДФЛ в бухучете — отражаем удержанный НДФЛ для целей переноса на ЕНС по срокам уплаты, если такой документ используется в вашей методике учета.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — формируем суммы НДФЛ для налогового органа по срокам перечисления.
Операция учета НДФЛ — исправляем налоговый учет НДФЛ в исключительных ситуациях, когда стандартными документами корректно исправить данные нельзя.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету — анализируем бухгалтерские обороты и остатки по счету 68.01.
Карточка счета — смотрим, какими документами сформированы обороты и остатки.
6-НДФЛ — формируем налоговую отчетность по данным налогового учета.
Главное правило: проводки по счету 68.01 анализируем через бухгалтерские документы, а уведомления и 6-НДФЛ — через налоговые регистры НДФЛ и документы выплаты.
Разберем по шагам, что проверить в зарплатной базе, если есть сомнения по НДФЛ.
Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц.
Проверьте сумму начисленной зарплаты.
Проверьте сумму исчисленного НДФЛ.
Сравните НДФЛ с расчетными листками сотрудников.
Откройте документы выплаты: Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Проверьте фактические даты выплат.
Проверьте сумму удержанного НДФЛ в ведомостях.
Проверьте, не менялись ли даты ведомостей после расчета НДФЛ.
Сформируйте отчеты по удержанному НДФЛ и срокам перечисления.
Сверьте данные с уведомлениями и расчетом 6-НДФЛ.
Если ошибка есть в датах выплаты, то исправлять нужно именно документы выплаты и налоговые регистры НДФЛ. Не нужно из-за этого менять бухгалтерскую проводку начисления зарплаты.
Теперь посмотрим, что проверить в бухгалтерской базе после выгрузки из зарплатной программы.
Откройте документ Отражение зарплаты в бухучете или документ, который был загружен из зарплатной программы.
Проверьте проводку Дт 70 Кт 68.01.
Убедитесь, что документ не загружен дважды.
Сформируйте Карточка счета по счету 68.01.
Посмотрите документы-регистраторы, которые сформировали остаток.
Сформируйте Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.01.
Сформируйте отчет по счету 68.90, если учет ведется через ЕНС.
Проверьте документ Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Проверьте документы оплаты: Списание с расчетного счета.
Проверьте регламентные операции Закрытие месяца, если они формируют движения по ЕНС.
Если по 68.01 остаток сформирован документом начисления зарплаты, а зарплата выплачена уже в следующем периоде, это нормальная ситуация. Если остаток сформирован задвоенной загрузкой, ручной операцией или неправильной корректировкой, тогда исправляем конкретную ошибку.
Рассмотрим правильную методику сверки. Не нужно требовать, чтобы все три показателя совпадали в один день. Вместо этого разделим их по назначению.
Счет 68.01 сверяем с бухгалтерскими проводками по начисленной зарплате и НДФЛ.
Уведомление по НДФЛ сверяем с удержанным НДФЛ по датам выплат.
6-НДФЛ сверяем с регистрами налогового учета НДФЛ и документами выплаты дохода.
Счет 68.90 сверяем с ЕНС, платежами ЕНП и переносом налоговых обязанностей.
Практический порядок такой:
Сначала проверьте зарплатную базу: начисления, выплаты, удержанный НДФЛ.
Затем проверьте уведомление: правильно ли оно собрало НДФЛ по периоду удержания.
После этого проверьте 6-НДФЛ: совпадают ли суммы с налоговыми регистрами.
Затем проверьте бухгалтерскую базу: верно ли сформирована проводка Дт 70 Кт 68.01.
В конце проверьте ЕНС: есть ли перенос с 68.01 на 68.90 и правильно ли отражена уплата.
Так мы не смешиваем разные участки учета и быстрее находим настоящую ошибку.
Теперь выясним, когда остаток по счету 68.01 действительно требует исправления. Ошибка возможна, если остаток не объясняется начисленной, но еще не выплаченной зарплатой или сроками переноса НДФЛ на ЕНС.
Проверьте следующие причины:
Зарплата выгружена дважды. В этом случае проводка Дт 70 Кт 68.01 может задвоиться.
Документ начисления зарплаты изменили после выгрузки. В зарплатной базе данные уже другие, а в бухгалтерии осталась старая сумма.
Ведомость на выплату проведена неверной датой. Тогда НДФЛ попадет не в тот период удержания.
НДФЛ в ведомости не обновили после изменения выплаты. Такое бывает, если меняли сумму выплаты или дату, но не пересчитали документ.
Уведомление сформировано вручную. Тогда оно может не соответствовать регистрам НДФЛ.
Платеж ЕНП отразили напрямую на 68.01. Если в вашей базе применяется счет 68.90, такое отражение может исказить аналитику.
Есть ручные операции по 68.01. Ручная операция могла задвоить, сторнировать или перенести сумму не на тот счет.
Не сформирован документ переноса удержанного НДФЛ на ЕНС. Тогда задолженность может продолжать висеть на 68.01.
Не выполнено закрытие месяца. В некоторых методиках движения по ЕНС формируются регламентными операциями.
Используется старая версия 1С или устаревшая методика учета. Тогда счета и документы могут работать не так, как предусмотрено актуальными правилами.
Если нашли одну из этих причин, исправляйте именно ее. Не меняйте всю методику выгрузки НДФЛ из зарплатной программы.
После перехода на единый налоговый счет в учете появился важный счет 68.90. Разберем, зачем он нужен.
Счет 68.01 показывает расчеты по НДФЛ как по конкретному налогу. Счет 68.90 используется для расчетов по единому налоговому счету. Когда организация перечисляет единый налоговый платеж, деньги уходят не «прямо на НДФЛ», а на ЕНС. Потом налоговая обязанность сопоставляется со сроками уплаты и распределяется по налогам.
В 1С это может выглядеть так:
Дт 70 Кт 68.01 — начислен НДФЛ в бухучете.
Дт 68.90 Кт 51 — перечислен ЕНП.
Дт 68.01 Кт 68.90 — обязанность по НДФЛ перенесена на ЕНС по сроку уплаты.
Поэтому, если анализируем НДФЛ, смотрим не только счет 68.01, но и счет 68.90. Иначе можно решить, что НДФЛ «не закрылся», хотя вопрос на самом деле связан с отражением ЕНС.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — это не документ начисления зарплаты и не документ расчета НДФЛ по сотрудникам. Это сообщение налоговому органу о сумме налога, которую нужно зачесть по сроку уплаты.
Поэтому не используем уведомление как замену документу Отражение зарплаты в бухучете. Уведомление не должно определять сумму проводки Дт 70 Кт 68.01, если зарплатная программа уже корректно рассчитала зарплату и НДФЛ.
Разберем по шагам:
Зарплатная программа рассчитывает начисления и НДФЛ по сотрудникам.
Документы выплаты фиксируют удержанный НДФЛ.
Документ Отражение зарплаты в бухучете передает данные начисления в бухгалтерию.
Уведомление формирует сумму НДФЛ к зачету по срокам.
6-НДФЛ формируется по налоговым регистрам.
Если вместо начисленного НДФЛ передавать в бухгалтерию сумму уведомления, мы начнем подменять бухгалтерский учет налоговой отчетностью. Это приведет к новым расхождениям по счету 70, расчетным листкам и задолженности перед сотрудниками.
Теперь рассмотрим альтернативный подход. Теоретически можно организовать учет так, чтобы проводка Дт 70 Кт 68.01 формировалась не при начислении зарплаты, а при фактической выплате дохода и удержании НДФЛ.
Но это уже не стандартная автоматическая логика многих зарплатных выгрузок. Если выбрать такой вариант, придется:
не использовать типовые проводки, которые пришли из зарплатной программы;
удалять или сторнировать проводки Дт 70 Кт 68.01, сформированные при начислении;
создавать проводки по НДФЛ вручную на дату выплаты;
контролировать каждую ведомость на выплату;
сверять суммы по сотрудникам;
следить, чтобы НДФЛ не задвоился;
закрепить выбранный порядок во внутренней методике учета.
Такой вариант технически возможен, но на практике он неудобен и рискован. Любая ручная операция увеличивает вероятность ошибки. Можно забыть сформировать проводку, указать неправильную дату, ошибиться в сумме или нарушить связь между зарплатной и бухгалтерской базой.
Поэтому рекомендуем использовать этот вариант только при осознанном решении организации и после проверки учетной политики. Для обычной ситуации лучше оставить типовую выгрузку.
Если начать удалять проводки из зарплатной программы и создавать их вручную, мы теряем автоматическую связку между расчетом зарплаты, расчетными листками, ведомостями, бухгалтерскими проводками и отчетностью.
Риски такие:
НДФЛ может задвоиться, если типовая проводка не удалена, а ручная создана дополнительно.
НДФЛ может пропасть, если типовую проводку удалили, а ручную забыли создать.
Может нарушиться аналитика по сотрудникам.
Может возникнуть расхождение между счетом 70 и расчетными листками.
Может стать сложнее сверять бухгалтерскую базу с зарплатной базой.
После очередной синхронизации удаленные проводки могут снова загрузиться.
При проверке будет сложнее объяснить, почему бухгалтерские проводки не соответствуют зарплатным документам.
Поэтому ручные операции используем только для исправления конкретной подтвержденной ошибки. Не используем их для того, чтобы искусственно сделать красивый остаток по счету 68.01.
Разберем рабочий алгоритм для бухгалтера.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 68.01.
Откройте карточку счета 68.01.
Посмотрите, какими документами сформирован остаток.
Если остаток сформирован начислением зарплаты за месяц, проверьте дату выплаты этой зарплаты.
Если зарплата выплачена в следующем месяце, признайте расхождение нормальным.
Если зарплата уже выплачена, проверьте документы выплаты и удержанный НДФЛ.
Сверьте уведомление с удержанным НДФЛ, а не с начисленным НДФЛ.
Проверьте счет 68.90 и операции по ЕНС.
Проверьте, не было ли повторной загрузки данных из зарплатной программы.
Проверьте ручные операции по счетам 70, 68.01, 68.90.
Исправляйте только найденную ошибку.
Такой порядок позволяет отделить нормальное методологическое расхождение от настоящей учетной ошибки.
Посмотрим, какие отчеты использовать в 1С. Для проверки уведомлений и 6-НДФЛ не ограничивайтесь обороткой по счету 68.01.
Используйте:
Карточка счета по счету 68.01 — для анализа бухгалтерских проводок.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.01 — для проверки сальдо и оборотов.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.90 — для анализа ЕНС.
отчеты по удержанному НДФЛ в зарплатной программе — для проверки уведомлений.
расшифровки 6-НДФЛ — для проверки налоговой отчетности.
отчеты по срокам перечисления НДФЛ — для контроля периодов с 1-го по 22-е и с 23-го по последнее число.
расчетные листки — для проверки начислений и исчисленного НДФЛ по сотрудникам.
ведомости на выплату — для проверки фактического удержания налога.
Главное правило сверки: уведомление проверяем по удержанному НДФЛ, а счет 68.01 — по бухгалтерским проводкам.
Если проблема не только в оборотке, а действительно неправильно заполняется 6-НДФЛ, действуем отдельно. Не исправляем отчет через счет 68.01, а ищем ошибку в налоговом учете НДФЛ.
Проверьте даты фактических выплат в документах Ведомость в банк и Ведомость в кассу.
Проверьте, правильно ли заполнен удержанный НДФЛ в ведомостях.
Проверьте, не изменяли ли дату выплаты после проведения документа.
Проверьте, не проводились ли документы задним числом.
Проверьте, нет ли ручных документов Операция учета НДФЛ, которые исказили регистры.
Перезаполните расчет 6-НДФЛ после исправления первичных данных.
Сравните отчет с регистрами налогового учета НДФЛ.
Если ошибка в 6-НДФЛ связана с датой выплаты, то исправление проводки Дт 70 Кт 68.01 не поможет. Нужно исправлять документы выплаты и налоговые регистры.
Если после проверки стало понятно, что ошибка именно в бухгалтерском учете, исправляем бухгалтерскую базу.
Разберем возможные ситуации.
Данные загружены дважды. Удалите или пометьте на удаление лишний документ выгрузки, затем перепроведите учетные документы и сформируйте оборотку заново.
Выгрузка устарела. Повторите обмен из зарплатной программы после исправления данных, но следите, чтобы документы не задвоились.
Есть лишняя ручная операция. Проверьте основание ручной операции. Если она ошибочная, сторнируйте или удалите ее по правилам вашей базы.
ЕНП отражен не на том счете. Проверьте документы Списание с расчетного счета и операции по 68.90.
Не сформирован перенос на ЕНС. Проверьте документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, уведомление и регламентные операции.
После исправления снова сформируйте Карточка счета и Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 68.01 и 68.90. Проверяйте не только конечное сальдо, но и документы, которые его сформировали.
Рассмотрим несколько вариантов решения и выберем безопасный.
Вариант 1. Оставляем типовую выгрузку НДФЛ от начисленной зарплаты.
Это рекомендуемый вариант. Зарплатная программа передает в бухгалтерию начисленную зарплату и НДФЛ за месяц. Проводка Дт 70 Кт 68.01 формируется по данным начисления. Уведления и 6-НДФЛ формируются по удержанному НДФЛ на дату выплаты.
Плюсы:
сохраняем типовую методику 1С;
не нарушаем связь с расчетными листками;
корректно отражаем задолженность перед сотрудниками;
корректно отражаем бухгалтерское обязательство по НДФЛ;
снижаем риск ручных ошибок;
проще обновлять программу и сверять учет.
Минус:
оборотка по 68.01 не всегда визуально совпадает с уведомлениями.
Но этот минус не является ошибкой. Это нормальная разница между бухгалтерским и налоговым учетом.
Вариант 2. Начисляем НДФЛ в бухгалтерии по уведомлениям.
Этот вариант не рекомендуем для типовой ситуации. Если передавать в бухгалтерию не начисленный НДФЛ за месяц, а суммы уведомлений, мы смешаем бухгалтерский учет с налоговым администрированием. В результате могут исказиться счет 70, счет 68.01, расчетные листки и связь с зарплатной программой.
Такой подход может создать больше проблем, чем решить.
Вариант 3. Формируем проводку по НДФЛ только при выплате.
Этот вариант возможен только как отдельная учетная методика. Для него придется отказаться от автоматических проводок, которые приходят из зарплатной программы, и вручную отражать НДФЛ при выплате дохода.
Минусы существенные:
много ручной работы;
высокий риск задвоения НДФЛ;
сложно сверять бухгалтерскую и зарплатную базы;
можно нарушить аналитику по сотрудникам;
нужно постоянно контролировать даты выплат.
Этот вариант используем только при осознанном решении организации и после проверки учетной политики. Для обычного учета зарплаты он не нужен.
В рассматриваемой ситуации ответ такой: НДФЛ выгружайте из зарплатной программы в бухгалтерскую 1С так, как он рассчитан при начислении зарплаты за месяц, а не так, как он попадает в уведомления.
Проводка Дт 70 Кт 68.01 в бухгалтерском учете формируется последним днем месяца или датой отражения зарплаты в бухучете. Она показывает начисленный НДФЛ в бухгалтерском учете.
Уведления и 6-НДФЛ формируйте по удержанному НДФЛ, то есть по датам фактических выплат дохода. Если дата начисления зарплаты и дата выплаты не совпадают, расхождения между бухгалтерским счетом 68.01 и налоговым учетом будут нормальными.
Если хотите, чтобы проводка Дт 70 Кт 68.01 появлялась только в момент выплаты дохода, придется удалять или сторнировать проводки, которые сформированы зарплатной программой, и вручную создавать проводки при фактической выплате. Но такой подход обычно нецелесообразен, потому что увеличивает риск ошибок и нарушает типовую автоматизацию 1С.
Оставьте выгрузку НДФЛ из зарплатной программы от начисленной заработной платы за месяц.
Не подгоняйте счет 68.01 под суммы уведомлений.
Проверяйте уведомления по удержанному НДФЛ и датам выплат.
Проверяйте 6-НДФЛ по налоговым регистрам НДФЛ, а не только по оборотке.
Анализируйте счет 68.01 через Карточка счета и документы-регистраторы.
Дополнительно проверяйте счет 68.90, если используете ЕНС.
Не удаляйте типовые проводки без подтвержденной ошибки.
Если остаток по 68.01 кажется неверным, сначала проверьте даты выплаты, повторные загрузки, ручные операции и перенос НДФЛ на ЕНС.
Главный вывод: остаток по счету 68.01 может быть правильным, даже если он не совпадает с суммами уведомлений по НДФЛ. Бухгалтерский учет отражает начисление НДФЛ по зарплате, а налоговый учет и 6-НДФЛ ориентируются на фактическое удержание налога при выплате дохода.
Информация носит справочный характер