Разберем ситуацию подробно. Вопрос возникает из-за того, что в 1С одновременно существуют два разных контура учета: бухгалтерский учет начисленной зарплаты и налоговый учет НДФЛ для 6-НДФЛ. Эти суммы могут не совпадать по месяцу, и это не всегда ошибка.
Короткий вывод такой: в 1С:Бухгалтерию из зарплатной программы по документу отражения зарплаты обычно передавайте НДФЛ, исчисленный по начисленной зарплате за месяц, то есть тот, который связан с расчетным листком и начислением зарплаты. А НДФЛ, который попадает в 6-НДФЛ, анализируйте отдельно — он зависит от даты фактической выплаты дохода и даты удержания налога.
То есть не нужно выбирать один показатель и заменять им другой. Нужно разделить задачу на две части: что отражаем в бухгалтерском учете и что показываем в налоговой отчетности.
Проанализируем ситуацию на уровне логики учета. Когда сотруднику начисляют зарплату за месяц, в зарплатной программе формируется начисление дохода, расчет НДФЛ и сумма к выплате. Эти данные видны в расчетном листке сотрудника. Расчетный листок показывает, какие суммы сотруднику начислены, какие удержания рассчитаны и сколько остается к выплате.
Но расчет 6-НДФЛ строится не просто по месяцу начисления зарплаты. Для целей НДФЛ важна дата фактического получения дохода. По зарплате после изменений последних лет датой получения дохода считается дата фактической выплаты. Поэтому зарплата, начисленная за один месяц, может попасть в 6-НДФЛ уже в другом отчетном периоде, если она выплачена позже.
Именно поэтому в 1С может быть такая картина:
В расчетном листке за март зарплата начислена, НДФЛ рассчитан.
В бухгалтерском учете за март нужно отразить начисленную зарплату и соответствующий НДФЛ.
В 6-НДФЛ за I квартал эта сумма может не попасть, если фактическая выплата зарплаты прошла уже в апреле.
Это нормальная ситуация. Ошибкой она становится только тогда, когда в программе неправильно указаны даты выплаты, не проведены ведомости, не сформирован документ отражения удержанного НДФЛ или данные вручную исправлены в одном контуре учета, но не исправлены в другом.
Рассмотрим подробнее расчетный листок. В нем отражаются данные по сотруднику за расчетный месяц: начисления, удержания и сумма к выплате. В типовой логике зарплатной программы сумма НДФЛ в расчетном листке связана с начисленной зарплатой за месяц и расчетом налога по этому доходу.
Например, сотруднику начислена зарплата за март:
Оклад — 100 000 руб.
НДФЛ — 13 000 руб.
К выплате — 87 000 руб.
В расчетном листке мы видим именно расчет по зарплате за март. Это нужно сотруднику, чтобы понимать, из чего сложилась его зарплата и какие суммы удержаны или подлежат удержанию.
В бухгалтерском учете эта операция отражает обязательство работодателя перед сотрудником и перед бюджетом. Поэтому при передаче данных в бухгалтерскую программу важен именно результат расчета зарплаты за месяц.
Для отражения зарплаты в бухучете используются документы и объекты 1С, например Начисление зарплаты и взносов, Отражение зарплаты в бухучете, Расчетный листок, Свод начислений, удержаний и выплат.
В бухгалтерском учете обычно формируется логика проводок:
Начислена зарплата: дебет счетов затрат, кредит 70.
Отражен НДФЛ с зарплаты: дебет 70, кредит 68.01.
Зарегистрировано перечисление или перенос удержанного НДФЛ на ЕНС: используются счета учета расчетов по НДФЛ и ЕНС, например 68.01 и 68.90, в зависимости от версии программы и настроек учета.
Поэтому для документа отражения зарплаты в бухгалтерском учете ориентируйтесь на исчисленный НДФЛ по зарплате за месяц, а не на сумму, которая попала в 6-НДФЛ за этот же календарный месяц или квартал.
Теперь разберем второй показатель. 6-НДФЛ — это налоговая отчетность налогового агента. Она показывает не просто то, что начислено в зарплатном учете, а то, какие доходы были фактически получены физическими лицами, какой налог был исчислен, удержан и подлежит перечислению.
Для зарплаты ключевым становится момент выплаты. Если зарплата начислена за март, но выплачена в апреле, то для 6-НДФЛ это уже апрельская дата получения дохода. В результате:
В расчетном листке за март НДФЛ есть.
В бухгалтерском учете за март НДФЛ по начисленной зарплате есть.
В 6-НДФЛ за I квартал НДФЛ по этой зарплате может отсутствовать.
В 6-НДФЛ за полугодие эта сумма появится, если выплата была в апреле.
Поэтому сравнивать расчетный листок за месяц и 6-НДФЛ за тот же месяц напрямую нельзя. Эти отчеты отвечают на разные вопросы.
Расчетный листок отвечает на вопрос: «Что сотруднику начислено и удержано за расчетный месяц?»
6-НДФЛ отвечает на вопрос: «Какие доходы физлица фактически получили в отчетном периоде и какой НДФЛ с этих доходов удержан или подлежит перечислению?»
Разберем по шагам правильную схему обмена между зарплатной программой и бухгалтерией.
В зарплатной программе рассчитываем зарплату документом Начисление зарплаты и взносов.
Проверяем расчетные листки сотрудников и сводные отчеты по начислениям и удержаниям.
Формируем документ Отражение зарплаты в бухучете.
Передаем этот документ в бухгалтерскую базу.
В бухгалтерской базе отражаем начисленную зарплату, НДФЛ и страховые взносы.
После выплаты зарплаты регистрируем удержанный НДФЛ через ведомости и документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, если такая схема применяется в используемой версии 1С.
Таким образом, в бухгалтерию должны попасть не только данные для 6-НДФЛ, а вся зарплатная операция: начисления, удержания, страховые взносы, НДФЛ и данные по выплатам.
Если речь идет именно о документе Отражение зарплаты в бухучете, то ориентируемся на НДФЛ, рассчитанный по начисленной зарплате за месяц. Он соответствует зарплатному расчету, а не обязательно строкам 6-НДФЛ за тот же отчетный период.
Если речь идет о документе Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, уведомлении по ЕНС или проверке 6-НДФЛ, то ориентируемся уже на удержанный НДФЛ по фактическим выплатам.
Представим, что зарплата за март начислена 31 марта, а выплачена 5 апреля. Если взять для бухгалтерского учета только сумму, которая попала в 6-НДФЛ за I квартал, то НДФЛ по мартовской зарплате в мартовском бухгалтерском учете не отразится.
Это приведет к искажению расчетов:
На счете 70 будет неверное сальдо по сотрудникам.
На счете 68.01 не будет корректно отражена задолженность по НДФЛ.
Сумма к выплате сотрудникам может не совпасть с зарплатными данными.
Сверка бухгалтерии с зарплатной программой станет некорректной.
При последующей выплате возникнут расхождения между удержанным, исчисленным и перечисленным налогом.
Поэтому заменять НДФЛ из расчетного листка суммой из 6-НДФЛ нельзя. Эти суммы живут в разных разрезах учета.
Посмотрим на пример. Сотруднику начислена зарплата за март:
Начислено — 100 000 руб.
НДФЛ — 13 000 руб.
К выплате — 87 000 руб.
Дата начисления — 31 марта.
Дата выплаты — 5 апреля.
В расчетном листке за март мы увидим зарплату 100 000 руб., НДФЛ 13 000 руб. и сумму к выплате 87 000 руб.
В бухгалтерском учете за март нужно отразить начисление зарплаты и НДФЛ:
Зарплата начислена за март.
НДФЛ рассчитан по мартовской зарплате.
Задолженность перед сотрудником уменьшена на сумму НДФЛ.
Но в 6-НДФЛ за I квартал эта мартовская зарплата может не попасть, потому что фактическая выплата была 5 апреля. Для налоговой отчетности доход считается полученным в апреле.
Вывод по примеру: для бухгалтерского отражения берем НДФЛ по расчетному листку за март, а для 6-НДФЛ сумма попадет в период фактической выплаты.
Теперь рассмотрим более простой вариант. Зарплата за март начислена 31 марта и выплачена 31 марта.
Начислено — 100 000 руб.
НДФЛ — 13 000 руб.
К выплате — 87 000 руб.
Дата выплаты — 31 марта.
В этом случае сумма НДФЛ в расчетном листке и сумма НДФЛ, попадающая в 6-НДФЛ, скорее всего совпадут по отчетному периоду. Расхождения не возникает, потому что месяц начисления и дата фактического получения дохода находятся в одном отчетном периоде.
Но совпадение в этом примере не означает, что расчетный листок и 6-НДФЛ всегда должны совпадать. Они совпали только потому, что совпали даты.
Рассмотрим более сложный случай. Сотруднику начислена зарплата за месяц 100 000 руб., НДФЛ с полной суммы составляет 13 000 руб. Но организация выплатила сотруднику только часть зарплаты.
В бухгалтерском учете начисление зарплаты за месяц все равно отражается полностью. В расчетном листке сотрудник увидит начисленный доход и сумму налога по расчету за месяц.
А вот в 6-НДФЛ попадет только та часть дохода, которая фактически выплачена, и соответствующий налог, удержанный при выплате. Оставшаяся часть появится в налоговой отчетности после фактической выплаты.
В такой ситуации особенно важно не исправлять вручную расчетный НДФЛ в документе отражения зарплаты только ради совпадения с 6-НДФЛ. Расхождение вызвано не ошибкой начисления, а разными правилами признания данных.
Разберем по шагам, где искать нужные суммы в 1С.
Используйте Расчетный листок, чтобы проверить начисления, удержания и сумму к выплате по конкретному сотруднику.
Используйте Начисление зарплаты и взносов, чтобы проверить расчет зарплаты и НДФЛ за месяц.
Используйте Отражение зарплаты в бухучете, чтобы проверить, какие суммы будут переданы в бухгалтерскую базу для отражения начисленной зарплаты, НДФЛ и взносов.
Используйте Ведомость в банк или Ведомость в кассу, чтобы проверить фактическую выплату зарплаты и удержание НДФЛ при выплате.
Используйте Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, чтобы проверить суммы удержанного НДФЛ, которые нужно отразить для целей ЕНС и уведомлений.
Используйте отчет Удержанный НДФЛ, чтобы проверить налог именно по датам удержания.
Используйте 6-НДФЛ, чтобы проверить налоговую отчетность по фактически полученным доходам и удержанному налогу.
В бухгалтерии используйте Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.01, Анализ счета 68.01, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70.
Так мы не смешиваем разные показатели и понимаем, какая сумма отвечает за какой участок учета.
Рассмотрим практический порядок сверки.
Сначала проверьте зарплатную базу. Убедитесь, что документ Начисление зарплаты и взносов рассчитан корректно, а расчетные листки сотрудников не содержат неожиданных перерасчетов.
Затем сформируйте Отражение зарплаты в бухучете за нужный месяц. Проверьте, что в документ попали начисления, НДФЛ и страховые взносы.
Выполните обмен с бухгалтерской базой. В 1С:Бухгалтерии проверьте, что документ отражения зарплаты загружен и проведен.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70. Сальдо по сотрудникам должно соответствовать данным зарплатной программы с учетом выплат.
Сформируйте Анализ счета 68.01. Обороты по корреспонденции со счетом 70 показывают НДФЛ, связанный с начисленной зарплатой.
Отдельно проверьте удержанный НДФЛ через отчет Удержанный НДФЛ и документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.
Сравните данные 6-НДФЛ не с расчетным листком за месяц, а с выплатами и удержанным налогом по датам фактической выплаты.
Главное правило сверки: исчисленный НДФЛ сверяем с начислениями, удержанный НДФЛ сверяем с выплатами.
Выясним причину типовых расхождений. Расхождение считается нормальным, если оно объясняется датами выплаты.
Зарплата начислена в одном месяце, а выплачена в следующем.
Зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года.
Часть зарплаты выплачена в одном периоде, а часть — в другом.
Были отпускные, больничные, премии или увольнение с другой датой фактической выплаты.
В одном месяце прошли перерасчеты за прошлые периоды.
Аванс и окончательный расчет выплачены в разные периоды удержания НДФЛ.
Во всех этих случаях расчетный листок может показывать НДФЛ за месяц начисления, а 6-НДФЛ — налог по фактическим выплатам отчетного периода.
Теперь посмотрим, когда расхождение требует исправления.
В документе Начисление зарплаты и взносов указана неправильная плановая дата выплаты.
Ведомость на выплату зарплаты не проведена.
В ведомости неверно заполнена сумма НДФЛ к перечислению.
Выплата фактически была, но в 1С она не отражена.
Документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете не создан или не заполнен.
После исправления зарплаты не перепроведены ведомости и документы отражения.
Обмен между зарплатной и бухгалтерской базой выполнен не полностью.
Вручную исправлены суммы в регламентированном отчете 6-НДФЛ.
В программе устаревший релиз, из-за чего некорректно применяются правила учета НДФЛ, КБК или сроки перечисления.
Перепутаны организация, обособленное подразделение, регистрация в ИФНС или ставка НДФЛ.
Если видим такую ситуацию, сначала исправляем первичные документы зарплаты и выплаты, а уже потом заново формируем отражение в бухучете и 6-НДФЛ.
Разберем по шагам проверку периода попадания зарплаты в 6-НДФЛ.
Откройте документ Начисление зарплаты и взносов и проверьте месяц начисления.
Проверьте дату выплаты, указанную в начислении.
Откройте документ выплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ выплаты.
Проверьте фактическую дату выплаты.
Проверьте, заполнена ли сумма НДФЛ к перечислению.
Сформируйте отчет Удержанный НДФЛ по сотруднику и периоду.
Сформируйте 6-НДФЛ и расшифруйте строки отчета.
Сравните не месяц начисления, а дату фактической выплаты дохода.
Если зарплата за март выплачена 5 апреля, то искать ее в мартовских строках 6-НДФЛ не нужно. Для налогового учета она относится к апрельской выплате.
Иногда вопрос формулируют так: «Какой НДФЛ должен быть начислен в 1С:Предприятии?» Здесь важно уточнить, что именно называют начислением.
Если речь идет о бухгалтерском документе отражения зарплаты, то берем НДФЛ по начисленной зарплате за месяц. Он соответствует расчетному листку и зарплатному расчету.
Если речь идет о сумме к перечислению в бюджет, уведомлении по ЕНС или строках 6-НДФЛ, то берем удержанный НДФЛ по фактическим выплатам.
Поэтому правильная схема такая:
Для зарплатного начисления и бухучета — используем исчисленный НДФЛ за месяц начисления.
Для 6-НДФЛ — используем данные налогового учета по фактическим выплатам.
Для уведомления и ЕНС — используем удержанный НДФЛ по периодам удержания и срокам перечисления.
Рассмотрим частую организационную проблему. Бухгалтерия может ожидать, что сумма НДФЛ за месяц в 1С:Бухгалтерии будет равна сумме НДФЛ из 6-НДФЛ. Но это ожидание корректно только в том случае, если все начисления за месяц выплачены в том же отчетном периоде.
Если даты начисления и выплаты расходятся, совпадения быть не обязано. В таком случае объясните различие так:
В бухгалтерском учете зарплата отражается по месяцу начисления.
В расчетном листке сотрудник видит начисления и удержания за расчетный месяц.
В налоговом учете НДФЛ доход отражается по дате фактической выплаты.
В 6-НДФЛ попадают суммы с учетом правил налогового учета, а не просто по месяцу начисления зарплаты.
Не исправляйте бухгалтерское отражение зарплаты под сумму 6-НДФЛ. Вместо этого сделайте сверку по двум направлениям: отдельно начисленный НДФЛ, отдельно удержанный НДФЛ.
Чтобы показать расхождение наглядно, подготовьте несколько отчетов.
Расчетный листок — покажет начисления и НДФЛ сотрудника за месяц.
Свод начислений, удержаний и выплат — покажет общую сумму начисленной зарплаты и удержаний.
Удержанный НДФЛ — покажет налог по датам удержания.
Сведения для отражения удержанного НДФЛ в бухучете — поможет проверить суммы для передачи в бухгалтерский учет и уведомления.
Анализ счета 68.01 — покажет обороты по НДФЛ в бухгалтерии.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 — поможет проверить расчеты с сотрудниками.
6-НДФЛ с расшифровками — покажет, в какой отчетный период попали доходы и налог.
Так мы сможем объяснить, что сумма из расчетного листка и сумма из 6-НДФЛ относятся к разным аналитическим срезам.
Сформируем практический алгоритм, который можно использовать в работе.
Сначала рассчитайте зарплату в зарплатной программе. Используйте документ Начисление зарплаты и взносов.
Проверьте расчетные листки сотрудников. Убедитесь, что начисления, вычеты, НДФЛ и суммы к выплате рассчитаны правильно.
Сформируйте документ Отражение зарплаты в бухучете. Именно этот документ отвечает за передачу начисленной зарплаты, НДФЛ и взносов в бухгалтерский учет.
Передайте документ в 1С:Бухгалтерию через используемый механизм обмена.
В 1С:Бухгалтерии проверьте проводки по счетам 70, 68.01, 69 и счетам затрат.
После фактической выплаты зарплаты проверьте ведомость на выплату. Убедитесь, что сумма НДФЛ к перечислению заполнена корректно.
Сформируйте Отражение удержанного НДФЛ в бухучете, если в вашей версии и настройках 1С этот документ используется для передачи удержанного налога.
Проверьте отчет Удержанный НДФЛ.
Сформируйте 6-НДФЛ и проверьте, что суммы попали в отчет по датам фактической выплаты.
Если суммы не совпадают с расчетным листком за месяц, сначала проверьте даты выплаты, а не исправляйте НДФЛ вручную.
Сформулируем итог максимально четко.
В 1С:Бухгалтерию для отражения зарплаты выгружайте НДФЛ, рассчитанный в зарплатной программе по начисленной зарплате за месяц. Это сумма, которая связана с расчетным листком сотрудника и документом начисления зарплаты.
Для 6-НДФЛ используйте данные налогового учета по фактически выплаченным доходам и удержанному НДФЛ. Эта сумма может отличаться от НДФЛ в расчетном листке за тот же месяц.
Если зарплата начислена, но еще не выплачена, в бухгалтерском учете начисление и НДФЛ могут быть отражены за месяц начисления, а в 6-НДФЛ они появятся только после фактической выплаты дохода. Поэтому расхождение между расчетным листком и 6-НДФЛ по месяцу не является самостоятельным признаком ошибки.
Проверяйте учет так: расчетный листок и Отражение зарплаты в бухучете — по начислению; Ведомость, Удержанный НДФЛ, Отражение удержанного НДФЛ в бухучете и 6-НДФЛ — по фактической выплате и удержанию.
Информация носит справочный характер