Проанализируем ситуацию, когда сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях, а ООО хочет выплачивать ему компенсацию так, чтобы правильно оформить выплату, не начислять страховые взносы и принять сумму в расходах по налогу на прибыль. Разберем вопрос подробно: какие лимиты применять, какие документы подготовить, как разделить компенсацию и возмещение расходов, как отразить выплату в бухгалтерском и налоговом учете, а также как настроить начисление в 1С.
Сразу зафиксируем главный вывод. Если организация хочет одновременно не начислять страховые взносы и полностью учитывать компенсацию при расчете налога на прибыль, размер ежемесячной компенсации лучше установить в пределах норм, предусмотренных подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ:
2 400 рублей в месяц — для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно.
3 000 рублей в месяц — для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см.
1 200 рублей в месяц — для мотоцикла.
Эти суммы важны именно для налога на прибыль. Если выплатить компенсацию больше установленной нормы, то для целей налога на прибыль сверхнормативную часть учесть нельзя. При этом для НДФЛ и страховых взносов логика отличается: компенсация может не облагаться при наличии письменного соглашения, экономического обоснования и подтверждающих документов, но налоговые органы обычно особенно внимательно проверяют, действительно ли автомобиль является личным имуществом работника и действительно ли он использовался в интересах работодателя.
Рассмотрим подробнее, почему работодатель вообще может выплачивать такую компенсацию. Основание находится в статье 188 ТК РФ. Если работник с согласия или ведома работодателя и в его интересах использует личное имущество, в том числе личный транспорт, работодатель должен выплатить компенсацию за использование и износ имущества, а также возместить расходы, связанные с его использованием.
Размер компенсации по трудовому законодательству определяется письменным соглашением сторон. Это может быть отдельное соглашение к трудовому договору, отдельный локальный акт с заявлением работника и приказом работодателя либо комбинация этих документов. Но для налога на прибыль одного соглашения недостаточно: налоговый учет ограничивает сумму компенсации специальными нормами.
Поэтому разделим вопрос на три блока:
Трудовое право. Работодатель и работник могут согласовать размер компенсации в письменной форме.
Налог на прибыль. В расходах можно учесть компенсацию только в пределах норм из подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
НДФЛ и страховые взносы. Компенсация не облагается, если она связана с исполнением трудовых обязанностей, подтверждена документами и выплачивается за использование личного имущества работника.
Вывод для безопасного варианта: установите компенсацию в размере 2 400, 3 000 или 1 200 рублей в месяц в зависимости от вида транспорта и объема двигателя. Тогда выплата будет проще для учета, проверки и объяснения.
Разберем по шагам. Для целей налога на прибыль компенсация за использование личного легкового автомобиля или мотоцикла относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Но признать такие расходы можно только в пределах норм.
Если у сотрудника легковой автомобиль с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно, устанавливаем компенсацию не более 2 400 рублей в месяц. Например, автомобиль имеет объем двигателя 1 598 куб. см. В этом случае организация может ежемесячно выплачивать 2 400 рублей и полностью учитывать эту сумму в расходах по налогу на прибыль.
Если у сотрудника легковой автомобиль с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см, устанавливаем компенсацию не более 3 000 рублей в месяц. Например, автомобиль имеет объем двигателя 2 498 куб. см. В этом случае организация может ежемесячно выплачивать 3 000 рублей и полностью учитывать эту сумму в налоговых расходах.
Если используется мотоцикл, безопасная сумма для налога на прибыль — 1 200 рублей в месяц.
Посмотрим на пример расчета.
Сотрудник использует личный автомобиль с объемом двигателя 1 800 куб. см.
В дополнительном соглашении установлена компенсация 2 400 рублей в месяц.
Организация ежемесячно начисляет 2 400 рублей.
В бухгалтерском учете вся сумма отражается в расходах.
В налоговом учете по налогу на прибыль вся сумма также признается расходом, потому что она не превышает норму.
Теперь посмотрим другой пример.
Сотрудник использует личный автомобиль с объемом двигателя 1 800 куб. см.
Работодатель решил выплачивать 5 000 рублей в месяц.
Для налога на прибыль можно учесть только 2 400 рублей.
Сверхнормативная часть 2 600 рублей не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
В бухгалтерском учете сумма 5 000 рублей может быть отражена как расход, но в налоговом учете возникает постоянная разница.
Практический совет: если цель — полностью уменьшить налог на прибыль и не спорить с инспекцией, не устанавливайте компенсацию выше нормы. Если бизнесу нужно компенсировать сотруднику больше фактических затрат, рассмотрите отдельное возмещение документально подтвержденных расходов или договор аренды автомобиля, но это уже другой порядок учета и налогообложения.
Рассмотрим подробнее страховые взносы. Компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством. При использовании личного автомобиля ключевым документом является статья 188 ТК РФ: именно она позволяет оформить компенсацию как выплату за использование личного имущества работника.
Чтобы не начислять страховые взносы, выполните несколько условий:
Автомобиль должен быть личным имуществом работника. Подтвердите это свидетельством о регистрации транспортного средства или другим документом, из которого видно право собственности.
Использование автомобиля должно быть связано с трудовыми обязанностями работника. Зафиксируйте это в должностной инструкции, трудовом договоре, дополнительном соглашении или приказе.
Работодатель должен дать согласие на использование автомобиля в служебных целях. Лучше оформить это письменно.
Размер компенсации должен быть установлен письменным соглашением.
Факт служебного использования нужно подтверждать документами: маршрутными листами, путевыми листами, служебными заданиями, отчетами о поездках, заявками, приказами, журналом поездок.
Важно: если автомобиль не принадлежит работнику, а используется им только по доверенности, налоговые риски возрастают. Контролирующие органы часто считают, что в такой ситуации автомобиль не является личным имуществом работника, а значит, компенсация не подпадает под освобождение от НДФЛ и страховых взносов. Исключением может быть ситуация с автомобилем супруга или супруги, если имущество является совместно нажитым, но и здесь лучше заранее подготовить подтверждающие документы.
Таким образом, для страховых взносов недостаточно просто назвать выплату компенсацией. Нужно показать, что это именно компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя.
Теперь разберем НДФЛ. Компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ при соблюдении условий, предусмотренных налоговым законодательством. Для личного транспорта безопасная позиция такая же, как и по страховым взносам: оформите письменное соглашение, подтвердите право собственности работника на автомобиль и подтвердите служебное использование транспорта.
Если компенсация установлена в соглашении, автомобиль принадлежит работнику, а поездки связаны с работой, НДФЛ можно не удерживать. Но если документы отсутствуют или автомобиль не принадлежит работнику, инспекция может переквалифицировать выплату в доход работника. Тогда потребуется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Разберем пример безопасного оформления.
Менеджер по продажам регулярно ездит к клиентам.
В должностной инструкции указано, что работа связана с выездными встречами.
Работник написал заявление о согласии использовать личный автомобиль.
К заявлению приложена копия свидетельства о регистрации автомобиля.
Работодатель оформил дополнительное соглашение к трудовому договору.
Работодатель издал приказ о выплате компенсации.
Сотрудник ежемесячно предоставляет маршрутный лист или отчет о служебных поездках.
Компенсация выплачивается в размере 2 400 рублей в месяц.
В такой ситуации компенсация выглядит экономически обоснованной и документально подтвержденной. Ее можно не облагать НДФЛ и страховыми взносами, а для налога на прибыль учесть в пределах нормы.
Разберем по шагам комплект документов. Лучше подготовить не один документ, а полный пакет. Это снижает риск претензий при налоговой проверке и помогает бухгалтерии правильно отразить выплату.
Заявление работника. Попросите сотрудника написать заявление о том, что он готов использовать личный автомобиль в служебных целях. В заявлении укажите марку, модель, государственный номер, объем двигателя, период использования и просьбу установить компенсацию.
Копии документов на автомобиль. Приложите копию свидетельства о регистрации транспортного средства. Если автомобиль приобретен в браке и зарегистрирован на супруга или супругу, подготовьте документы, подтверждающие семейное положение и режим совместной собственности.
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Укажите, что работник использует личный автомобиль с согласия работодателя и в интересах работодателя. Пропишите размер компенсации, порядок выплаты, периодичность, обязанность подтверждать служебные поездки и порядок возмещения дополнительных расходов, если они возмещаются отдельно.
Приказ руководителя. Издайте приказ о разрешении использовать личный автомобиль в служебных целях и о назначении компенсации.
Должностная инструкция или служебное задание. Закрепите, что работа сотрудника предполагает служебные поездки. Например, выезды к клиентам, поставщикам, на объекты, в банки, государственные органы или подразделения компании.
Маршрутные листы, путевые листы или отчеты о поездках. Подтверждайте фактическое использование автомобиля в интересах работодателя.
Расчет компенсации. Храните расчет, из которого видно, почему выбран именно этот размер выплаты и почему он не превышает налоговую норму.
Документ начисления и выплаты. В бухгалтерии оформите начисление компенсации и платежный документ: ведомость, платежное поручение, расходный кассовый ордер или выплату вместе с зарплатой.
Минимальный комплект — заявление работника, копия СТС, дополнительное соглашение, приказ и документы, подтверждающие служебные поездки. Но для уверенной позиции лучше иметь полный комплект.
Рассмотрим подробнее содержание дополнительного соглашения к трудовому договору. Именно этот документ обычно является основным доказательством того, что размер компенсации согласован сторонами в письменной форме.
Включите в соглашение следующие условия:
Работник использует личный автомобиль в служебных целях с согласия работодателя.
Автомобиль принадлежит работнику на праве собственности.
Укажите марку, модель, государственный номер, VIN при необходимости, объем двигателя.
Укажите характер служебных поездок: к клиентам, поставщикам, на объекты, в командировки по городу или региону.
Укажите размер компенсации в месяц.
Укажите дату начала выплаты компенсации.
Определите порядок выплаты: вместе с заработной платой, один раз в месяц, в конкретную дату или по итогам месяца.
Укажите, уменьшается ли компенсация при неполном месяце работы, отпуске, больничном, простое или отсутствии служебных поездок.
Пропишите обязанность работника предоставлять маршрутные листы, отчеты о поездках или иные подтверждающие документы.
Пропишите порядок прекращения выплаты компенсации при прекращении использования автомобиля.
Посмотрим на пример формулировки для соглашения.
«Работник с согласия Работодателя использует принадлежащий ему на праве собственности легковой автомобиль в служебных целях для выполнения трудовых обязанностей. Работодатель выплачивает Работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля в размере 2 400 рублей в месяц. Компенсация выплачивается ежемесячно при условии фактического использования автомобиля в интересах Работодателя и предоставления Работником документов, подтверждающих служебные поездки. При отсутствии служебных поездок в течение полного календарного месяца компенсация не начисляется».
Эту формулировку можно адаптировать под конкретную должность, график работы и порядок документооборота в компании.
Приказ подтверждает волю работодателя. В нем зафиксируйте, что компания разрешает использовать личный автомобиль и устанавливает компенсацию.
В приказе укажите:
ФИО и должность работника.
Сведения об автомобиле: марка, модель, государственный номер, объем двигателя.
Период использования автомобиля.
Размер компенсации.
Основание выплаты: статья 188 ТК РФ, заявление работника, дополнительное соглашение.
Обязанность работника подтверждать служебные поездки.
Ответственного за начисление выплаты.
Посмотрим на пример формулировки.
«Разрешить менеджеру отдела продаж Иванову И.И. использовать личный легковой автомобиль в служебных целях с 01.06.2026. Установить компенсацию за использование и износ личного автомобиля в размере 2 400 рублей в месяц. Начисление компенсации производить ежемесячно на основании дополнительного соглашения к трудовому договору и документов, подтверждающих служебные поездки».
Разберем важный практический вопрос. Для выплаты компенсации по статье 188 ТК РФ путевой лист не всегда является единственно возможным документом. Но налоговой инспекции нужно подтвердить, что автомобиль действительно использовался в служебных целях. Поэтому организация должна выбрать понятный и стабильный способ подтверждения поездок.
Можно использовать:
Путевой лист. Это наиболее формализованный документ, особенно если компания хочет дополнительно учитывать расходы на ГСМ.
Маршрутный лист. Удобен для сотрудников, которые ездят по клиентам или объектам.
Отчет о служебных поездках. В отчете можно указать дату, маршрут, цель поездки, контрагента, адрес, пробег и результат поездки.
Служебные задания. Подходят для разовых поездок.
Журнал служебных поездок. Удобен, если в компании много сотрудников с личным транспортом.
Без документов о поездках выплата становится рискованной. Налоговая может сделать вывод, что компенсация выплачивалась не за использование автомобиля, а как дополнительный доход работника.
Теперь разберем тонкий момент, который часто вызывает ошибки. Компенсация за использование автомобиля и возмещение расходов на бензин — разные выплаты.
Компенсация — это выплата за использование и износ личного автомобиля. Для налога на прибыль она нормируется: 2 400, 3 000 или 1 200 рублей в месяц.
Возмещение расходов — это компенсация фактически понесенных затрат, например на ГСМ, парковку, платные дороги. Такие расходы нужно подтверждать первичными документами: кассовыми чеками, путевыми листами, маршрутами, расчетом расхода топлива. Их налоговый учет зависит от экономической обоснованности, документального подтверждения и выбранной схемы оформления.
Чтобы не смешивать выплаты, разберем два варианта.
Вариант 1. Выплачиваем только компенсацию. Устанавливаем 2 400 или 3 000 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя. Эту сумму учитываем в налоге на прибыль в пределах нормы. Дополнительные расходы на бензин отдельно не возмещаем.
Вариант 2. Выплачиваем компенсацию и отдельно возмещаем ГСМ. Компенсацию учитываем по нормам. Расходы на ГСМ подтверждаем чеками, маршрутными листами, путевыми листами и расчетом служебного пробега. В документах четко разделяем компенсацию за износ автомобиля и возмещение фактических расходов.
Если компания хочет максимально простой и безопасный учет, лучше ограничиться компенсацией в пределах нормы. Если поездок много и суммы ГСМ значительные, нужно выстраивать полноценный документооборот по служебным поездкам.
Рассмотрим бухгалтерские проводки. Обычно компенсация за использование личного автомобиля относится на те же счета затрат, куда относится зарплата сотрудника или расходы подразделения, в интересах которого он ездит.
Возможные счета затрат:
20 — если сотрудник связан с основным производством.
25 — если расходы относятся к общепроизводственным затратам.
26 — если это административно-управленческие расходы.
44 — если сотрудник занимается продажами, доставкой, работой с клиентами или коммерческой деятельностью.
91.02 — если расход не связан с обычной деятельностью, но такой вариант нужно применять осторожно.
Типовая проводка при начислении компенсации:
Дт 20, 25, 26 или 44 Кт 73 — начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля.
Выплата компенсации:
Дт 73 Кт 50 — компенсация выплачена из кассы.
Дт 73 Кт 51 — компенсация перечислена на банковский счет работника.
В некоторых организациях компенсации отражают через счет 70, если выплачивают их вместе с заработной платой. Но методологически часто удобнее использовать счет 73, потому что это расчеты с персоналом по прочим операциям, а компенсация за личный автомобиль не является оплатой труда в обычном смысле.
Выбранный порядок закрепите в учетной политике или внутренней инструкции по учету расчетов с персоналом.
Для налога на прибыль компенсацию учитываем как прочий расход, связанный с производством и реализацией, но только в пределах норм. Если выплата не превышает норму, вся сумма признается в налоговом учете. Если превышает — сверхнормативная часть не уменьшает налоговую базу.
Посмотрим на пример.
Автомобиль сотрудника — 1 600 куб. см.
Компенсация по соглашению — 2 400 рублей в месяц.
В бухгалтерском учете расход — 2 400 рублей.
В налоговом учете расход — 2 400 рублей.
Постоянной разницы нет.
Другой пример.
Автомобиль сотрудника — 1 600 куб. см.
Компенсация по соглашению — 5 000 рублей в месяц.
В бухгалтерском учете расход — 5 000 рублей.
В налоговом учете расход — 2 400 рублей.
Сверхнормативная сумма — 2 600 рублей.
Возникает постоянная разница, потому что часть расхода не принимается для налога на прибыль.
Если организация применяет ПБУ 18/02, сверхнормативная часть может привести к отражению постоянного налогового расхода. В 1С это зависит от настроек учета и способа отражения операции.
Теперь посмотрим, как отразить компенсацию в 1С. В 1С:Бухгалтерия предприятия специальный документ именно для компенсации за личный автомобиль может отсутствовать, поэтому на практике используют один из вариантов: начисление через зарплатный блок, документ Операция, введенная вручную, документ Начисление зарплаты с отдельным видом начисления или перенос данных из 1С:Зарплата и управление персоналом.
Разберем безопасный вариант через отдельный вид начисления.
Откройте раздел Зарплата и кадры.
Перейдите в настройки начислений.
Создайте новый вид начисления, например Компенсация за использование личного автомобиля.
Укажите, что начисление не облагается НДФЛ, если в вашей базе есть соответствующая настройка доходов.
Укажите, что начисление не облагается страховыми взносами.
Проверьте способ отражения в бухгалтерском учете: например, Дт 26 Кт 73 или Дт 44 Кт 73.
Начисляйте компенсацию ежемесячно на основании приказа и подтверждающих документов.
Если в программе нет удобного зарплатного механизма, используйте документ Операция, введенная вручную. В этом случае создайте проводку начисления компенсации и затем отразите выплату платежным документом.
Пример проводки в 1С:
Дт 44.01 Кт 73.03 — начислена компенсация менеджеру по продажам за использование личного автомобиля.
Дт 73.03 Кт 51 — компенсация перечислена сотруднику на банковский счет.
Если сотрудник относится к административному персоналу, используйте счет 26. Если к производству — 20 или 25. Выбор счета зависит от функции работника и учетной политики.
Если расчет зарплаты ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, удобнее создать отдельный вид начисления. Рассмотрим порядок настройки.
Откройте раздел Настройка.
Перейдите в справочник Начисления.
Создайте начисление Компенсация за использование личного автомобиля.
В назначении начисления выберите вариант, связанный с компенсационными выплатами, если он доступен в вашей версии программы.
Установите способ выполнения начисления: ежемесячно или по отдельному документу.
Настройте показатель суммы компенсации, например КомпенсацияЗаЛичныйАвтомобиль.
Укажите формулу расчета. Для фиксированной ежемесячной выплаты можно использовать показатель суммы компенсации.
На вкладке НДФЛ укажите, что выплата не облагается НДФЛ при наличии оснований.
На вкладке страховых взносов укажите, что выплата не облагается страховыми взносами.
На вкладке учета расходов настройте способ отражения в бухгалтерском учете.
Если компенсация должна уменьшаться при неполном месяце, отпуске или больничном, настройте формулу пропорционально отработанному времени. Например, используйте показатели ВремяВДнях, НормаДней и сумму ежемесячной компенсации. Конкретная формула зависит от версии 1С и настроек учета времени.
Логика может быть такой:
КомпенсацияЗаЛичныйАвтомобиль * ВремяВДнях / НормаДней
Такой расчет удобен, если в соглашении указано, что компенсация выплачивается только за фактическое время использования автомобиля в служебных целях.
Если организация выплачивает компенсацию больше нормы, лучше создать два отдельных начисления:
Компенсация за использование личного автомобиля в пределах нормы.
Компенсация за использование личного автомобиля сверх нормы.
Такой вариант помогает корректно разделить бухгалтерский и налоговый учет. Сумму в пределах нормы отражаем как принимаемую для налога на прибыль. Сумму сверх нормы отражаем как не принимаемую для налога на прибыль.
Разберем пример настройки.
По автомобилю до 2 000 куб. см установлена компенсация 5 000 рублей.
Создаем начисление Компенсация за личный автомобиль в пределах нормы на сумму 2 400 рублей.
Создаем начисление Компенсация за личный автомобиль сверх нормы на сумму 2 600 рублей.
Для первого начисления настраиваем признание в налоговом учете.
Для второго начисления указываем, что расход не принимается для целей налога на прибыль.
Если цель организации — полностью принять расход по налогу на прибыль, сверхнормативное начисление не создавайте. Установите компенсацию только в пределах нормы.
Рассмотрим несколько возможных решений. На практике организация может выбрать не только компенсацию по статье 188 ТК РФ, но и договор аренды автомобиля либо возмещение отдельных расходов.
Решение 1. Компенсация за использование личного автомобиля. Это самый простой вариант для небольших сумм. Подходит, если сотрудник использует автомобиль периодически, а организация хочет ограничиться нормируемым расходом. Для налога на прибыль применяются лимиты 2 400, 3 000 или 1 200 рублей в месяц.
Решение 2. Договор аренды автомобиля без экипажа. Подходит, если автомобиль используется интенсивно, а реальная рыночная стоимость использования выше налоговой нормы компенсации. Но арендная плата — это уже не компенсация по статье 188 ТК РФ. Возникает другой порядок налогообложения: НДФЛ с арендной платы, отдельный договор, акт, возможные расходы на содержание, вопросы страховых взносов, учета ГСМ и ремонта.
Решение 3. Возмещение только фактических расходов. Организация может возмещать ГСМ, парковку, платные дороги и иные расходы, если они подтверждены документами и связаны с деятельностью организации. Но здесь нужен строгий документооборот: путевые листы, чеки, маршруты, нормы расхода топлива, служебные задания.
Решение 4. Комбинированный вариант. Можно установить компенсацию за использование и износ автомобиля в пределах нормы, а отдельные расходы возмещать по подтверждающим документам. Такой вариант требует аккуратного разделения выплат в документах и в 1С.
Если задача сформулирована именно как «не облагать страховыми взносами и полностью принять в уменьшение налога на прибыль», выберите первое решение: компенсация в пределах нормы, полный комплект документов и регулярное подтверждение служебных поездок.
Проанализируем типовые ошибки, из-за которых появляются налоговые риски.
Выплачивают компенсацию без дополнительного соглашения. Устная договоренность не подтверждает размер компенсации по статье 188 ТК РФ.
Не подтверждают право собственности на автомобиль. Если нет документов на автомобиль, инспекция может посчитать выплату обычным доходом работника.
Платят компенсацию за автомобиль, который не принадлежит работнику. Это риск по НДФЛ и страховым взносам.
Не подтверждают служебные поездки. Если нет маршрутных листов, путевых листов или отчетов, сложно доказать экономическую обоснованность.
Учитывают в налоге на прибыль всю сумму сверх нормы. Для налога на прибыль компенсация нормируется.
Смешивают компенсацию и ГСМ. Компенсация за использование автомобиля и возмещение бензина должны быть разделены.
Не уменьшают компенсацию при отсутствии поездок, хотя это предусмотрено соглашением. Если в документах указано, что компенсация зависит от фактических поездок, начисляйте ее только при наличии подтверждения.
Не настраивают 1С для налогового учета. Если сверхнормативная часть попадает в принимаемые расходы, налог на прибыль будет рассчитан неверно.
Соберем решение в пошаговый алгоритм. Используйте его как чек-лист.
Определите автомобиль. Получите от сотрудника сведения о марке, модели, государственном номере и объеме двигателя.
Проверьте право собственности. Возьмите копию свидетельства о регистрации транспортного средства и убедитесь, что автомобиль является личным имуществом работника.
Определите лимит. Для автомобиля до 2 000 куб. см включительно используйте 2 400 рублей в месяц, для автомобиля свыше 2 000 куб. см — 3 000 рублей, для мотоцикла — 1 200 рублей.
Подготовьте заявление работника. Укажите, что работник согласен использовать личный автомобиль в служебных целях.
Оформите дополнительное соглашение. Пропишите размер компенсации, порядок выплаты и обязанность подтверждать поездки.
Издайте приказ руководителя. Зафиксируйте разрешение на использование автомобиля и назначение компенсации.
Организуйте подтверждение поездок. Используйте путевые листы, маршрутные листы, отчеты или журнал поездок.
Настройте начисление в 1С. Создайте отдельный вид начисления или отражайте операцию вручную через счет 73.
Проверьте НДФЛ и взносы. Для документально подтвержденной компенсации за личное имущество работника не начисляйте НДФЛ и страховые взносы.
Проверьте налог на прибыль. Убедитесь, что в налоговые расходы попадает только сумма в пределах нормы.
Чтобы ООО могло выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, не начислять страховые взносы и полностью учесть сумму при расчете налога на прибыль, установите компенсацию в пределах налоговых норм: 2 400 рублей в месяц для легкового автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно, 3 000 рублей в месяц для легкового автомобиля с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см и 1 200 рублей в месяц для мотоцикла.
Оформите выплату заявлением работника, копией документов на автомобиль, дополнительным соглашением к трудовому договору, приказом руководителя и документами, подтверждающими служебные поездки. В 1С отразите компенсацию отдельным начислением или ручной операцией, используйте счета затрат 20, 25, 26 или 44 и счет расчетов с персоналом 73. Если сумма не превышает норму и документы оформлены правильно, выплата не должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами, а в налоговом учете по налогу на прибыль она принимается полностью.
Информация носит справочный характер