Рассмотрим ситуацию по шагам. При увольнении сотруднику начислили 65 500 руб., исчислили НДФЛ 8 333 руб., а к выплате получилось 57 167 руб. Дополнительно ранее был перечислен аванс 10 005 руб., но при окончательном расчете эту сумму не учли и выплатили еще 57 167 руб. В итоге сотрудник получил 10 005 руб. сверх положенной суммы.
Главный вывод: если сотрудник не возвращает излишне выплаченную сумму, просто оставить переплату «без налоговых последствий» нельзя. Нужно выбрать корректный способ отражения: либо оформить лишнюю выплату как дополнительный доход работника с начислением НДФЛ и страховых взносов, либо показать задолженность сотрудника и затем списать ее, отразив неудержанный НДФЛ, если удержать налог уже невозможно.
Сначала разберем арифметику, потому что именно она показывает, где возникла ошибка.
Начисленная сумма при увольнении: 65 500 руб.
Исчисленный НДФЛ: 8 333 руб.
Сумма к выплате после удержания НДФЛ: 65 500 - 8 333 = 57 167 руб.
Фактически перечислено сотруднику: 10 005 руб. аванс + 57 167 руб. окончательный расчет = 67 172 руб.
Излишне перечисленная сумма: 67 172 - 57 167 = 10 005 руб.
То есть проблема не в том, что неправильно рассчитана сумма 57 167 руб. Она как раз соответствует начислению 65 500 руб. за минусом НДФЛ 8 333 руб. Ошибка в том, что при окончательной выплате не был учтен ранее выданный аванс 10 005 руб.
Разберем подробнее. Если работник получил деньги и не возвращает их организации, у него возникает экономическая выгода. Для работодателя это означает, что выплату нужно квалифицировать одним из способов:
как дополнительную выплату в рамках трудовых отношений;
как задолженность работника перед организацией;
как прощенную или списанную задолженность, если организация решила не взыскивать сумму;
как сумму, по которой невозможно удержать НДФЛ, если доход признан, а денежных выплат бывшему сотруднику больше не будет.
Не рекомендуем оставлять на счете 70 «висящий» дебетовый остаток и ничего с ним не делать. Такой остаток будет показывать, что сотрудник должен организации деньги. Если организация заранее понимает, что сотрудник сумму не вернет, задолженность нужно закрыть документально и налогово.
Рассмотрим наиболее безопасный вариант. Если организация готова оставить сотруднику переплату и может обосновать ее как выплату в рамках трудовых отношений, оформите дополнительное начисление. Например, это может быть премия, дополнительная выплата при увольнении, компенсационная выплата, иная выплата, предусмотренная трудовым договором, локальным нормативным актом или приказом руководителя.
Этот вариант удобен тем, что переплата перестает быть ошибочной задолженностью работника. Мы признаем ее доходом сотрудника, начисляем НДФЛ и страховые взносы, отражаем сумму в зарплатной отчетности и закрываем взаиморасчеты.
Важный момент: если сотруднику нужно оставить на руках именно 10 005 руб. сверх первоначально рассчитанной суммы, нельзя просто доначислить 10 005 руб. «грязными». С этой суммы еще нужно удержать НДФЛ. Поэтому сумму дополнительного начисления нужно рассчитать «от обратного», то есть сделать gross-up.
Посмотрим на пример при ставке НДФЛ 13% и при условии, что дополнительные вычеты к этой сумме не применяются:
Лишняя сумма, фактически полученная сотрудником на руки: 10 005 руб.
Дополнительное начисление до НДФЛ: 10 005 / 0,87 = 11 500 руб.
Дополнительный НДФЛ: 11 500 × 13% = 1 495 руб.
Дополнительная сумма к выплате после НДФЛ: 11 500 - 1 495 = 10 005 руб.
В результате общая картина будет такой:
Первоначальное начисление: 65 500 руб.
Дополнительное начисление: 11 500 руб.
Итого начислено: 77 000 руб.
Первоначальный НДФЛ: 8 333 руб.
Дополнительный НДФЛ: 1 495 руб.
Итого НДФЛ: 9 828 руб.
Сумма на руки: 77 000 - 9 828 = 67 172 руб.
Так мы приводим учет к фактической выплате: сотрудник получил 67 172 руб., и эта сумма становится корректной суммой к выплате после налога.
Если у сотрудника с 2025 года доход попадает в повышенные ставки НДФЛ по прогрессивной шкале, не используйте автоматически 13%. Проверьте налоговую базу работника в программе и рассчитайте НДФЛ по фактической ставке. В 1С это особенно важно, потому что программа может учитывать совокупный доход с начала года, вычеты, категорию дохода и ставку.
Разберем проводки для варианта, когда переплату оформляем как дополнительное начисление. Счета затрат выбирайте по тому же принципу, по которому отражается зарплата сотрудника: 20, 25, 26, 44 или другой счет, установленный учетной политикой.
Дт 20, 26, 44 Кт 70 — 65 500 руб. Отразите первоначальное начисление при увольнении.
Дт 70 Кт 68.01 — 8 333 руб. Отразите первоначально исчисленный НДФЛ.
Дт 70 Кт 51 — 10 005 руб. Отразите перечисление аванса сотруднику.
Дт 70 Кт 51 — 57 167 руб. Отразите окончательную выплату при увольнении.
Дт 20, 26, 44 Кт 70 — 11 500 руб. Доначислите сумму, которая покрывает ошибочно оставленные сотруднику 10 005 руб. на руки.
Дт 70 Кт 68.01 — 1 495 руб. Доначислите НДФЛ с дополнительной выплаты.
Дт 20, 26, 44 Кт 69 — сумма страховых взносов. Начислите страховые взносы с дополнительного начисления 11 500 руб.
Дт 68.01 Кт 51 или проводки через ЕНС — перечислите дополнительный НДФЛ в бюджет в порядке, который применяется в вашей учетной системе.
В этом варианте не возникает задолженности сотрудника перед организацией, потому что фактически выплаченная сумма совпадает с суммой, которую организация признала к выплате после НДФЛ.
Чтобы решение было устойчивым при проверке, не ограничивайтесь бухгалтерской проводкой. Разберем по шагам, какие документы подготовить.
Подготовьте бухгалтерскую справку с расчетом ошибки: начислено 65 500 руб., НДФЛ 8 333 руб., сумма к выплате 57 167 руб., фактически выплачено 67 172 руб., разница 10 005 руб.
Подготовьте служебную записку или пояснение бухгалтера о причине переплаты: например, при окончательном расчете не был учтен ранее выплаченный аванс.
Оформите приказ руководителя о дополнительной выплате. В приказе укажите основание, сумму начисления до НДФЛ, дату выплаты и характер выплаты.
Проверьте, предусмотрена ли такая выплата трудовым договором, коллективным договором, положением об оплате труда или положением о премировании. Если не предусмотрена, оцените риск признания расхода необоснованным для налога на прибыль.
Доначислите НДФЛ и страховые взносы.
Проверьте 6-НДФЛ и персонифицированные сведения по сотруднику.
Особое внимание уделите налогу на прибыль. Если дополнительная выплата оформлена как зарплатная, премиальная или компенсационная выплата и она экономически обоснована, ее проще учитывать в расходах на оплату труда. Если же организация просто решила «подарить» сотруднику сумму без связи с трудовыми обязанностями, налоговый учет расходов становится рискованным.
Посмотрим, какие объекты 1С могут помочь. Конкретный порядок зависит от конфигурации и релиза, но логика обычно одинаковая.
Проверьте документ Увольнение. Убедитесь, что расчет начислений, компенсации отпуска, НДФЛ и суммы к выплате сформирован корректно.
Проверьте ведомости: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета. В них обычно видно, что аванс 10 005 руб. был перечислен отдельно, а окончательный расчет сформирован без зачета аванса.
Создайте дополнительное начисление через Разовое начисление или через документ Начисление зарплаты и взносов, если такой способ соответствует вашей настройке учета.
Настройте вид начисления так, чтобы он облагался НДФЛ и страховыми взносами. Проверьте назначение начисления, код дохода по НДФЛ, способ отражения в бухгалтерском учете и включение в базу страховых взносов.
Проверьте расчет НДФЛ. Если сумма на руки должна быть именно 10 005 руб., используйте начисление 11 500 руб. при ставке 13%. Если ставка другая, рассчитайте сумму от обратного по фактической ставке.
Сформируйте или перепроведите Отражение зарплаты в бухучете, чтобы в бухгалтерскую программу попали корректные проводки.
Проверьте отчеты по НДФЛ: расчетный листок, анализ НДФЛ по сотруднику, 6-НДФЛ, справку о доходах в составе годового расчета.
Если после исправления в 1С появляется вкладка или движение Корректировка выплаты, не удаляйте строки механически. Сначала выясните причину: программа могла пытаться зачесть излишне удержанный НДФЛ, закрыть остаток по взаиморасчетам или скорректировать сумму к выплате. Удаление таких строк без анализа может привести к расхождениям между регистрами НДФЛ и взаиморасчетами.
Теперь рассмотрим другой вариант. Он подходит, если организация не хочет оформлять переплату как зарплатное начисление, потому что фактически это была ошибка выплаты, а не запланированная премия или компенсация.
В этом случае сначала признайте задолженность сотрудника перед организацией. После выплаты на счете 70 возникает дебетовое сальдо 10 005 руб. Его можно перенести на счет расчетов с персоналом по прочим операциям, например на 73.
Проводки будут такими:
Дт 20, 26, 44 Кт 70 — 65 500 руб. Начислена зарплата или окончательный расчет при увольнении.
Дт 70 Кт 68.01 — 8 333 руб. Исчислен НДФЛ.
Дт 70 Кт 51 — 10 005 руб. Перечислен аванс.
Дт 70 Кт 51 — 57 167 руб. Перечислен окончательный расчет.
Дт 73 Кт 70 — 10 005 руб. Перенесите переплату на задолженность сотрудника перед организацией.
После этого у организации есть дебиторская задолженность бывшего сотрудника. Далее разберем возможные действия.
Предложите сотруднику добровольно вернуть переплату. Для этого направьте письменное уведомление с расчетом суммы.
Если сотрудник согласен вернуть деньги, отразите поступление: Дт 50 или 51 Кт 73 — 10 005 руб.
Если сотрудник не возвращает сумму, оцените возможность взыскания. Удержания из зарплаты после увольнения уже невозможны, а взыскание через суд зависит от характера ошибки, доказательств и правовой позиции организации.
Если организация принимает решение не взыскивать сумму, оформите приказ о списании или прощении задолженности и бухгалтерскую справку.
Важно: по трудовому законодательству работодатель не всегда может взыскать с работника излишне выплаченную зарплату. Обычно удержание возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом: счетная ошибка, неотработанный аванс, вина работника, установленная компетентным органом, и некоторые другие ситуации. Если ошибка возникла из-за неверной организации выплаты, а сотрудник не согласен вернуть деньги, принудительное взыскание может быть спорным.
Если организация списывает задолженность работника и фактически освобождает его от обязанности вернуть 10 005 руб., у сотрудника возникает доход. Разберем логику: раньше это была сумма долга перед работодателем, а после прощения долга сотрудник получает экономическую выгоду.
При ставке 13% НДФЛ с прощенной задолженности 10 005 руб. составит:
10 005 × 13% = 1 301 руб.
Но здесь есть принципиальное отличие от первого решения. При списании долга сотруднику не выплачиваются новые деньги. Значит, удержать НДФЛ физически не из чего, если других выплат этому бывшему сотруднику уже не будет.
В такой ситуации отразите исчисленный, но неудержанный НДФЛ в налоговом учете и в 6-НДФЛ. В годовом расчете 6-НДФЛ покажите сумму неудержанного налога по строке 170 раздела 2, а также в разделе 4 приложения 1 к расчету по этому физическому лицу. Кроме того, сообщите о невозможности удержать налог физическому лицу и налоговому органу в установленный срок.
Проводки по НДФЛ в такой ситуации могут отличаться в зависимости от учетной политики и настройки программы. Часто используют следующий подход:
Дт 70 Кт 68.01 или отражение в налоговых регистрах — исчислите НДФЛ с дохода.
Дт 68.01 Кт 70 — спишите сумму исчисленного, но неудержанного НДФЛ после отражения невозможности удержания.
Если задолженность уже перенесена на счет 73, проводки нужно согласовать с методологией учета. В ряде случаев неудержанный НДФЛ отражают прежде всего в регистрах НДФЛ, а не как реальную кредиторскую задолженность перед бюджетом, потому что налоговый агент не перечисляет неудержанный НДФЛ за счет собственных средств.
Не перечисляйте неудержанный НДФЛ за счет организации как будто он удержан у работника. НДФЛ должен удерживаться из доходов физического лица. Если удержать налог невозможно, обязанность налогового агента состоит в том, чтобы корректно сообщить о невозможности удержания и отразить сумму в отчетности.
Если организация решила не взыскивать переплату и списывает задолженность бывшего сотрудника, используйте проводку:
Дт 91.02 Кт 73 — 10 005 руб. Списана задолженность сотрудника как прочий расход в бухгалтерском учете.
Но разберем важный налоговый нюанс. Для бухгалтерского учета такая проводка закрывает дебиторскую задолженность. Для налога на прибыль вопрос сложнее: если организация просто прощает долг бывшему работнику без экономического обоснования, расход может быть не принят в налоговом учете. Поэтому безопаснее либо оформить выплату как обоснованное начисление по оплате труда, либо учитывать списание как расход, не уменьшающий налоговую базу по налогу на прибыль.
Если долг стал безнадежным, например истек срок исковой давности и организация оформила инвентаризацию задолженности, приказ руководителя и бухгалтерскую справку, порядок налогового учета нужно анализировать отдельно. Для стандартной ситуации из вопроса, когда сразу известно, что сотрудник не будет возвращать деньги, проще и чище оформить сумму как дополнительный доход с НДФЛ и страховыми взносами.
Рассмотрим страховые взносы отдельно. Если переплату оформляем как дополнительную выплату в рамках трудовых отношений, страховые взносы начисляйте. Такая выплата связана с трудовыми отношениями и не входит в перечень необлагаемых выплат.
В нашем примере при первом варианте база для дополнительных страховых взносов — 11 500 руб., потому что именно эта сумма является дополнительным начислением до НДФЛ.
Если организация идет по варианту списания задолженности, возможны споры. Формально прощение долга — не обычная зарплата. Но долг возник из трудовых расчетов, а выгодоприобретатель — бывший работник. Поэтому с точки зрения снижения рисков безопаснее не пытаться искусственно вывести сумму из обложения, а выбрать первый вариант: начислить выплату как доход по трудовым отношениям и начислить страховые взносы.
Проанализируем два решения с практической точки зрения.
Если нужно минимизировать споры с налоговой и закрыть ситуацию аккуратно, оформите дополнительное начисление. Доначислите сумму до НДФЛ, удержите и перечислите НДФЛ, начислите страховые взносы, отразите выплату в 6-НДФЛ и отчетности по взносам.
Если принципиально важно показать, что это была именно ошибка выплаты, отразите задолженность сотрудника на счете 73. Затем либо получите возврат, либо оформите списание. При списании отразите доход физлица и неудержанный НДФЛ, если удержать налог невозможно.
Если сотрудник все-таки согласится вернуть деньги, не начисляйте дополнительный доход. Закройте задолженность поступлением денег от сотрудника. В этом случае корректировка НДФЛ и страховых взносов зависит от того, была ли переплата ранее признана доходом.
Для ситуации из вопроса, где сотрудник точно не будет возвращать 10 005 руб., наиболее понятный путь — доначислить выплату так, чтобы фактически перечисленная сумма стала корректной суммой к выплате после НДФЛ. При ставке 13% это означает дополнительное начисление 11 500 руб. и дополнительный НДФЛ 1 495 руб.
После внесения исправлений обязательно проверим учет в программе. Не ограничивайтесь одним расчетным листком.
Сформируйте расчетный листок сотрудника и проверьте, что общая сумма начислений, НДФЛ и выплата совпадают.
Проверьте отчет по взаиморасчетам с сотрудниками. По уволенному сотруднику не должно остаться дебетового или кредитового остатка, если выбран вариант дополнительного начисления.
Проверьте регистр НДФЛ по сотруднику. Исчисленный и удержанный НДФЛ должны соответствовать выбранному варианту.
Проверьте 6-НДФЛ. Если налог удержан, сумма должна попасть в строки удержанного налога. Если налог не удержан, сумма должна попасть в строку 170 и в сведения о невозможности удержания.
Проверьте страховые взносы. Если сумма оформлена как выплата в рамках трудовых отношений, она должна войти в базу по страховым взносам.
Сформируйте Отражение зарплаты в бухучете и проверьте проводки по счетам 70, 68.01, 69, 73, 91.02.
Если учет ведется в связке 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия, после исправления в зарплатной базе заново выгрузите или синхронизируйте документ Отражение зарплаты в бухучете. Затем проверьте, не осталась ли ручная операция, которая дублирует исправление.
Разберем типичные ошибки, которые могут привести к претензиям.
Не оставляйте переплату без отражения. Если сотрудник получил деньги и не возвращает их, это должно быть видно в учете.
Не закрывайте переплату только ручной проводкой без документов. Нужны бухгалтерская справка, приказ руководителя и понятное основание.
Не доначисляйте только 10 005 руб. как зарплату, если сотрудник должен получить эту сумму на руки. При ставке 13% нужно начислить 11 500 руб., иначе после НДФЛ сумма не закроет переплату полностью.
Не платите НДФЛ за счет организации вместо работника. Если налог удержать невозможно, отражайте его как неудержанный и сообщайте в составе 6-НДФЛ.
Не удаляйте движения 1С по НДФЛ и взаиморасчетам без анализа. Особенно внимательно проверяйте Корректировка выплаты, Взаиморасчеты с сотрудниками, Зарплата к выплате и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками.
Подведем итог и зафиксируем практический порядок.
Признайте, что переплата составляет 10 005 руб.
Если сотрудник не возвращает деньги и организация хочет закрыть вопрос без задолженности, оформите дополнительное начисление.
При ставке НДФЛ 13% начислите дополнительно 11 500 руб.
Доначислите НДФЛ 1 495 руб.
Начислите страховые взносы с 11 500 руб.
Отразите в учете общую сумму начислений 77 000 руб., общий НДФЛ 9 828 руб. и фактическую выплату сотруднику 67 172 руб.
Проверьте, что по счету 70 не осталось задолженности по этому сотруднику.
Проверьте 6-НДФЛ, регистры НДФЛ и отчетность по страховым взносам.
Если же организация не хочет оформлять сумму как дополнительную выплату, покажите переплату как задолженность сотрудника проводкой Дт 73 Кт 70 — 10 005 руб., затем при отказе от взыскания спишите ее проводкой Дт 91.02 Кт 73 — 10 005 руб.. При списании отразите доход физического лица и неудержанный НДФЛ, если удержать налог уже невозможно.
Наиболее безопасный вариант для описанной ситуации: оформить излишне выплаченную сумму как дополнительное начисление с пересчетом НДФЛ «от обратного» и начислением страховых взносов. Так фактическая выплата сотруднику будет соответствовать начисленному доходу, а в учете не останется необъясненной переплаты.
Информация носит справочный характер