Проанализируем ситуацию: сотруднику перечислили отпускные в большей сумме, чем положено. Ошибка уже обнаружена, теперь нужно правильно оформить документы, вернуть или удержать переплату, сторнировать начисления, исправить НДФЛ, страховые взносы и при необходимости подать корректирующую отчетность через Контур.Экстерн.
Главное правило: не начинайте с удержания из ближайшей зарплаты. Сначала выясним причину переплаты и определим, есть ли у работодателя законное основание удерживать деньги. По общему подходу лишне выплаченные работнику суммы нельзя просто так взыскать с зарплаты. Удержание возможно только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, либо при добровольном согласии сотрудника.
Разберем по шагам, что именно произошло. От причины зависит весь дальнейший порядок: какие документы оформить, можно ли удержать сумму из зарплаты, нужно ли заявление работника и какие корректировки делать в отчетности.
Счетная ошибка. Это арифметическая ошибка при расчете: неверно сложили, вычли, умножили, разделили, неверно посчитали средний заработок при корректных исходных данных. Также на практике к счетной ошибке могут относить ситуацию, когда в программу внесли показатель так, что расчет стал арифметически неправильным. В этом случае удержание возможно, но только при соблюдении ограничений: работник не должен спорить с основанием и размером удержания, а решение работодателя нужно принять в установленный срок.
Несчетная ошибка. Например, неправильно применили норму закона, неверно определили расчетный период, ошибочно включили выплату в средний заработок, оплатили не тот период отпуска, дважды перечислили отпускные или поздно получили информацию, меняющую расчет. В таких случаях безопаснее действовать через добровольный возврат или письменное согласие сотрудника на удержание.
Изменились обстоятельства отпуска. Например, сотрудник заболел в отпуске, часть отпуска перенесли, отпуск отменили, сотрудника отозвали из отпуска или отпускные пересчитали после уточнения зарплаты за расчетный период. Тогда рассмотрим ситуацию отдельно: начисленные отпускные нужно пересчитать, но удерживать переплату без согласия сотрудника рискованно.
Сотрудник использовал отпуск авансом и увольняется. Это отдельная ситуация. Трудовое законодательство допускает удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, но с учетом ограничений по размеру удержаний и с учетом исключений, когда удерживать нельзя. Не смешивайте этот случай с обычной ошибочной выплатой отпускных действующему сотруднику.
Вывод: если сотрудник согласен вернуть деньги или согласен на удержание, оформим это письменно. Если сотрудник не согласен, не делайте удержание автоматически, пока не подтвердите, что ошибка является счетной и что соблюдены условия для удержания. При спорной ситуации лучше оформить претензионный порядок и получить юридическую оценку.
Теперь рассчитаем, какую сумму нужно исправить. Для этого составим бухгалтерскую справку-расчет. В ней покажем, сколько отпускных было начислено и выплачено ошибочно, сколько должно было быть начислено правильно, какая сумма является переплатой, как меняются НДФЛ и страховые взносы.
В справке отразим:
ФИО сотрудника, табельный номер, должность и подразделение.
Период отпуска, по которому выявлена ошибка.
Документ-основание первоначального начисления: приказ на отпуск, расчет отпускных, ведомость на выплату.
Первоначально начисленную сумму отпускных.
Правильную сумму отпускных после перерасчета.
Сумму излишне начисленных отпускных.
Сумму НДФЛ, исчисленную и удержанную с переплаты.
Сумму страховых взносов, начисленных с переплаты.
Способ исправления: добровольный возврат на расчетный счет, удержание из зарплаты, зачет при ближайшей выплате или иной согласованный вариант.
Периоды отчетности, которые затронуты исправлением: 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1 раздел 2 по взносам на травматизм.
Посмотрим на пример. Сотруднику ошибочно начислили лишние отпускные в размере 10 000 руб. С этой суммы удержали НДФЛ 1 300 руб., а на руки сотрудник получил 8 700 руб. После исправления начисление отпускных уменьшается на 10 000 руб., НДФЛ уменьшается на 1 300 руб., страховые взносы уменьшаются на сумму, рассчитанную с этих 10 000 руб.
Важный момент: не взыскивайте с сотрудника одну и ту же сумму дважды. Если сотрудник фактически получил на руки 8 700 руб., обычно к возврату или удержанию согласовывают именно сумму фактической переплаты к выплате. НДФЛ при этом исправляют отдельно через перерасчет налога: возникает излишне удержанный НДФЛ, который возвращают сотруднику или зачитывают в установленном порядке. Если в документах фиксируется задолженность в сумме начисления, одновременно нужно корректно показать возврат или зачет НДФЛ, чтобы итоговая экономическая сумма не была завышена.
Разберем комплект документов. Он нужен не только для кадрового порядка, но и для подтверждения бухгалтерских исправлений, налоговых корректировок и позиции работодателя при проверке.
Бухгалтерская справка-расчет. Это основной документ для исправительных записей. В ней подробно покажем расчет, причину ошибки и суммы корректировок. Справку подписывает бухгалтер, при необходимости главный бухгалтер и руководитель.
Уведомление сотруднику. Сообщите сотруднику, что выявлена переплата отпускных. Укажите причину, период, сумму переплаты, сумму НДФЛ, возможные варианты урегулирования: добровольный возврат на расчетный счет работодателя или удержание из будущей зарплаты.
Заявление сотрудника о добровольном возврате. Если сотрудник готов вернуть деньги самостоятельно, попросите его написать заявление. В заявлении укажите, что сотрудник согласен вернуть излишне полученную сумму отпускных, сумму возврата, реквизиты работодателя и срок возврата.
Заявление сотрудника о согласии на удержание. Если сотрудник согласен, чтобы переплату удержали из ближайших выплат, оформите письменное согласие. В заявлении обязательно укажите сумму, основание, порядок удержания и количество выплат, из которых будет удерживаться сумма.
Приказ работодателя. Если деньги удерживаются из зарплаты, оформите приказ об удержании. В приказе укажите основание: бухгалтерская справка, заявление сотрудника, реквизиты первоначального начисления и сумму удержания. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
Платежный документ или расчетная ведомость. Если сотрудник возвращает деньги на расчетный счет, сохраните платежное поручение или банковскую выписку. Если удерживаете из зарплаты, сохраните расчетный листок и ведомость, где видно удержание.
Заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ. Если в результате сторнирования отпускных появился излишне удержанный НДФЛ, оформите заявление сотрудника на возврат налога. Возврат НДФЛ работнику производится в безналичной форме на счет, указанный в заявлении. Если налог зачитывается при последующих выплатах в пределах налогового периода, также отразите это в налоговом учете.
Рекомендуемая формулировка для заявления на удержание: «Прошу удержать из моей заработной платы сумму излишне выплаченных отпускных в размере ___ руб., возникшую в связи с перерасчетом отпускных за период с ___ по ___. С основанием и размером удержания согласен. Прошу производить удержание в размере ___ руб. при каждой выплате заработной платы до полного погашения задолженности».
Рекомендуемая формулировка для заявления на возврат денег: «Подтверждаю согласие добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных в размере ___ руб., возникшую в связи с перерасчетом отпускных за период с ___ по ___. Обязуюсь перечислить указанную сумму на расчетный счет работодателя не позднее ___».
Теперь посмотрим, как удерживать сумму, если сотрудник дал согласие. Даже при согласии не удерживайте всю зарплату полностью. Общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты, как правило, ограничен. Поэтому рассчитайте удержание так, чтобы не нарушить предельные размеры.
Если переплата небольшая, ее можно удержать одной выплатой, но только если сумма удержания укладывается в допустимый предел. Если переплата большая, разбейте ее на несколько выплат. В приказе и заявлении сотрудника сразу укажите график удержаний: например, по 3 000 руб. из каждой зарплаты до полного погашения.
Не удерживайте сумму без письменного основания. Устного согласия недостаточно для безопасного оформления. Даже если сотрудник не возражает, через месяц или при увольнении он может оспорить удержание. Поэтому оформите заявление и приказ.
Разберем бухгалтерскую часть. Исправление делаем на основании бухгалтерской справки. Если отпускные были начислены лишними, нужно сторнировать начисление отпускных, начисленные страховые взносы и соответствующую сумму НДФЛ.
Типовая логика такая:
Сторнируем излишне начисленные отпускные по тем же счетам затрат, куда они были отнесены первоначально: например, 20, 25, 26, 44 в корреспонденции со счетом 70.
Сторнируем страховые взносы с излишне начисленных отпускных по счетам затрат и счету 69.
Корректируем НДФЛ по счету 68 и расчетам с сотрудником по счету 70.
Если задолженность сотрудника переносится из расчетов по зарплате в прочие расчеты, используем счет 73, например субсчет расчетов с персоналом по прочим операциям.
При возврате денег сотрудником отражаем поступление на расчетный счет: дебет 51, кредит 73 или 70 в зависимости от того, где учитывается задолженность.
При удержании из будущей зарплаты отражаем погашение задолженности через расчеты с персоналом: дебет 70, кредит 73, если долг вынесен на счет 73.
Посмотрим на пример проводок. Допустим, лишние отпускные составили 10 000 руб., НДФЛ с них 1 300 руб., сотрудник получил на руки 8 700 руб. В учете нужно уменьшить расходы на отпускные, уменьшить взносы, откорректировать НДФЛ и отразить возврат или удержание фактически излишне выплаченной суммы.
Вариант с красным сторно:
Сторнируем лишнее начисление отпускных: Дт 20/26/44 Кт 70 сторно на 10 000 руб.
Сторнируем НДФЛ с лишнего начисления: Дт 70 Кт 68 сторно на 1 300 руб.
Сторнируем страховые взносы: Дт 20/26/44 Кт 69 сторно на сумму взносов.
Отражаем задолженность сотрудника по фактически полученной переплате: Дт 73 Кт 70 на сумму, согласованную к возврату или удержанию.
При возврате денег на расчетный счет: Дт 51 Кт 73.
При удержании из зарплаты: Дт 70 Кт 73.
Важно: конкретные счета и субсчета зависят от вашей учетной политики и от того, в какой программе ведется зарплата и бухгалтерия. Если зарплатный учет ведете в 1С, используйте штатные документы исправления, а не ручные проводки там, где программа умеет пересчитать налоги и взносы автоматически. При ведении учёта в разных базах для поиска расхождений после синхронизации данных применяется автоматическое сравнение проводок.
Хотя вопрос связан с Контур.Экстерн, часто отчетность отправляют через Экстерн, а расчет зарплаты делают в 1С. Поэтому рассмотрим вариант для 1С отдельно. В самой теме не было программного кода 1С, поэтому код писать не будем. Вместо этого перечислим объекты и документы, которые обычно применяются для исправления.
Если используете 1С:ЗУП, начните с исходного документа Отпуск. Обычно перерасчет выполняют через исправление документа, а не через ручное изменение старого начисления. Используйте механизм исправления, чтобы программа сформировала сторно начисления, перерасчет НДФЛ и перерасчет страховых взносов.
Проверьте следующие объекты и документы:
Отпуск — исходный документ начисления отпускных. Через него анализируем, какой период и какая сумма были начислены.
Исправление отпуска или команда исправления исходного документа — используем для перерасчета отпускных в меньшую сторону.
Ведомость — проверяем, как была выплачена сумма и как программа отразила удержанный НДФЛ.
Перерасчет НДФЛ — применяем, если нужно отдельно зарегистрировать перерасчет исчисленного НДФЛ.
Операция учета НДФЛ — используем только при необходимости ручной корректировки налогового учета, когда типовые документы не закрывают ситуацию.
Возврат НДФЛ — используем, если сотруднику возвращается излишне удержанный налог.
Начисление зарплаты и взносов — проверяем, как сторно отпускных повлияло на текущий расчет зарплаты и взносов.
Отражение зарплаты в бухучете — формируем после исправления, чтобы в бухгалтерию ушли корректные суммы.
Разберем порядок в 1С:ЗУП по шагам:
Откройте исходный документ Отпуск, по которому отпускные были начислены неправильно.
Создайте исправление документа в месяце обнаружения ошибки или в периоде, который требует программа по правилам перерасчета.
Укажите правильные данные отпуска и расчетного периода.
Проверьте, что сумма отпускных уменьшилась, а отрицательная разница отразилась как сторно.
Проверьте НДФЛ. Если отпускные уменьшились, может появиться излишне удержанный НДФЛ.
Проверьте страховые взносы. База по взносам должна уменьшиться на сумму сторно отпускных.
Сформируйте расчетный листок сотрудника и убедитесь, что долг сотрудника или зачет отражены корректно.
Сформируйте отчеты по НДФЛ и страховым взносам, чтобы сверить данные перед отправкой корректировок через Экстерн.
Не исправляйте ситуацию только ручной операцией, если зарплатная программа может сделать перерасчет документом. Ручная корректировка проводок может исправить бухгалтерский учет, но не всегда корректно меняет регистры НДФЛ, страховых взносов и отчетность по сотруднику.
Теперь проанализируем НДФЛ. При выплате отпускных работодатель как налоговый агент исчислил и удержал НДФЛ. Если отпускные уменьшились, налоговая база по НДФЛ тоже уменьшается. Значит, НДФЛ, удержанный с лишней части отпускных, становится излишне удержанным.
Действуем так:
Пересчитайте доход сотрудника по отпускным.
Пересчитайте НДФЛ с правильной суммы отпускных.
Определите разницу между ранее удержанным НДФЛ и правильной суммой налога.
Уведомите сотрудника об излишне удержанном НДФЛ.
Получите письменное заявление сотрудника, если налог нужно вернуть на банковский счет.
Верните НДФЛ в безналичной форме или зачтите его при последующих выплатах, если это допустимо в вашей ситуации и корректно отражается в налоговом учете.
Отразите возврат или зачет в 6-НДФЛ.
Важный момент по годам: если перерасчет отпускных относится к прошлому налоговому периоду, действуйте особенно аккуратно. Зачет излишне удержанного НДФЛ между разными налоговыми периодами может быть ограничен. В такой ситуации чаще требуется именно возврат НДФЛ работнику по заявлению и корректное отражение в уточненной отчетности.
Посмотрим на пример. В июне сотруднику ошибочно начислили отпускные на 10 000 руб. больше. НДФЛ с этой суммы составил 1 300 руб. В июле ошибку нашли и отпускные сторнировали. В учете по НДФЛ нужно уменьшить доход сотрудника на 10 000 руб. и уменьшить исчисленный налог на 1 300 руб. Если этот НДФЛ уже был удержан и перечислен, у сотрудника появляется излишне удержанный налог.
Разберем страховые взносы. Отпускные входят в базу по страховым взносам. Если отпускные были начислены лишними, база по взносам была завышена. После перерасчета нужно уменьшить базу и сумму взносов.
Порядок действий:
Сторнируйте лишнюю сумму отпускных в зарплатном учете.
Пересчитайте базу по страховым взносам за соответствующий месяц.
Пересчитайте взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ и взносы на травматизм.
Проверьте, затронут ли уже сданный РСВ.
Проверьте, затронут ли уже сданный раздел 2 формы ЕФС-1 по взносам на травматизм.
Если отчетность уже сдана, подготовьте корректирующие формы.
Не оставляйте отрицательные суммы в отчетности без проверки. Если сторно относится к прошлому периоду, отчетность обычно корректируют за тот период, в котором была завышена база. В текущем месяце зарплатная программа может показать отрицательную сумму перерасчета, но для регламентированной отчетности важно, чтобы итоговые показатели были распределены корректно по месяцам и сотрудникам.
Теперь посмотрим, что делать в Контур.Экстерн. Экстерн — это сервис для подготовки, проверки и отправки отчетности. Он помогает заполнить формы и сдать их в контролирующие органы, но сам факт начисления, сторнирования и бухгалтерских проводок нужно сначала отразить в учетной или зарплатной системе.
Разберем порядок для 6-НДФЛ:
Сначала исправьте начисление отпускных в зарплатной программе или в учетной базе.
Сформируйте обновленные данные по доходам, исчисленному НДФЛ, удержанному НДФЛ и возвращенному НДФЛ.
Определите период, в котором были выплачены отпускные и в котором была допущена ошибка.
Если 6-НДФЛ за этот период еще не сдан, заполните первичный расчет уже с правильными суммами.
Если 6-НДФЛ уже сдан, создайте уточненный расчет за тот период, где были отражены ошибочные отпускные.
В Экстерне откройте раздел ФНС, создайте новый отчет 6-НДФЛ или откройте нужный период из таблицы отчетности.
Укажите номер корректировки: для первой уточненки обычно 001, для следующей 002 и так далее.
Заполните расчет полностью: верные показатели перенесите из первичного отчета, ошибочные замените исправленными.
Если в годовой форме были ошибочные справки о доходах, включите исправленную справку по сотруднику.
Запустите проверку отчета в Экстерне.
Исправьте контрольные ошибки, если сервис их покажет.
Подпишите и отправьте уточненный расчет.
Если сотруднику возвращали излишне удержанный НДФЛ, отразите этот возврат в том отчетном периоде, когда налог фактически возвращен. В актуальной логике формы для возврата НДФЛ используются специальные строки разделов 6-НДФЛ, поэтому проверьте заполнение строк возврата и расшифровок по срокам перечисления.
Главная идея по 6-НДФЛ: отчет должен показывать не «историю ошибки», а корректные налоговые показатели. Если подается уточненный расчет, в него включают все показатели за период: правильные оставляют как были, ошибочные исправляют.
Теперь разберем расчет по страховым взносам. Если из-за лишних отпускных была завышена база по взносам, РСВ нужно исправить. Если период еще не закрыт и отчет не сдан, просто сформируйте расчет с правильными данными. Если отчет уже принят ФНС, подготовьте уточненный РСВ.
Порядок действий:
Сформируйте исправленные данные по сотруднику в зарплатной программе.
Проверьте базу по взносам по месяцам: сумма выплат, необлагаемые суммы, база, исчисленные взносы.
Проверьте раздел 3 по сотруднику, у которого были лишние отпускные.
Проверьте сводные показатели раздела 1 и подразделов по видам страховых взносов.
В Контур.Экстерн откройте раздел ФНС и создайте отчет РСВ за нужный период.
Укажите номер корректировки.
Заполните персональные сведения и суммы по сотруднику с учетом перерасчета.
Проверьте, чтобы сводные суммы совпадали с суммами по физическим лицам.
Запустите проверку в Экстерне.
Отправьте уточненный РСВ после устранения ошибок.
Обратите внимание: если исправляется только сумма выплат и база по одному сотруднику, все равно проверьте весь расчет. В РСВ контрольные соотношения сверяют персональные данные, суммы по разделу 3 и сводные суммы по разделу 1. Если исправить только одну часть отчета, расчет может не пройти проверку.
Отдельно рассмотрим взносы на травматизм. Они отражаются в разделе 2 формы ЕФС-1. Если лишние отпускные попали в базу по взносам на травматизм, после перерасчета нужно уменьшить базу и сумму взносов.
Действуем так:
Определите период, в котором база по взносам на травматизм была завышена.
Пересчитайте выплаты, облагаемую базу и сумму взносов.
Если ЕФС-1 раздел 2 за этот период еще не сдан, заполните первичный отчет правильно.
Если отчет уже сдан, подготовьте корректирующий раздел 2.
В Контур.Экстерн создайте ЕФС-1 за нужный период.
Выберите раздел 2 по взносам на травматизм.
Укажите номер корректировки: первичный отчет — 000, первая корректировка — 001, следующая — 002 и так далее.
Заполните подразделы раздела 2 с правильными суммами выплат, базы и взносов.
Запустите проверку и отправьте корректировку в СФР.
Не забывайте: РСВ и ЕФС-1 раздел 2 исправляют разные блоки страховых взносов. РСВ сдается в ФНС по основным страховым взносам, а раздел 2 ЕФС-1 сдается в СФР по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Рассмотрим самый простой и безопасный вариант: сотрудник согласен вернуть деньги сам. Тогда оформите заявление, укажите сумму и реквизиты, получите платеж на расчетный счет работодателя и приложите банковскую выписку к бухгалтерской справке.
Порядок такой:
Составьте бухгалтерскую справку-расчет.
Уведомите сотрудника о переплате.
Получите заявление о добровольном возврате.
Передайте сотруднику реквизиты работодателя.
После поступления денег сохраните банковскую выписку.
Отразите возврат в учете.
Сторнируйте отпускные, НДФЛ и страховые взносы.
Подготовьте корректирующую отчетность, если первичные отчеты уже сданы.
В назначении платежа сотрудник может указать: «Возврат излишне выплаченных отпускных за период с ___ по ___ по заявлению от ___». Такая формулировка поможет связать поступление денег с конкретной бухгалтерской справкой и приказом.
Теперь рассмотрим второй вариант: сотрудник не перечисляет деньги сам, а просит удержать переплату из будущих выплат. В этом случае оформите письменное заявление и приказ.
Разберем по шагам:
Получите от сотрудника заявление о согласии на удержание.
Проверьте, не превышает ли удержание допустимые пределы при каждой выплате.
Если сумма большая, составьте график удержаний.
Оформите приказ об удержании.
Отразите удержание в зарплатной программе.
Проверьте расчетный листок сотрудника.
Отразите погашение задолженности в бухгалтерском учете.
Не формулируйте удержание как штраф. Это не дисциплинарное взыскание и не санкция к сотруднику. Это возврат излишне выплаченной суммы или погашение задолженности перед работодателем.
Теперь проанализируем сложный вариант: сотрудник отказывается возвращать переплату и не подписывает согласие на удержание. В этом случае не удерживайте деньги автоматически, если нет бесспорного основания.
Действуйте так:
Проверьте, является ли ошибка счетной.
Составьте подробную бухгалтерскую справку с расчетом.
Направьте сотруднику письменное уведомление о переплате.
Предложите добровольно вернуть сумму или согласовать график удержаний.
Зафиксируйте отказ сотрудника или отсутствие ответа.
Если ошибка счетная и сроки соблюдены, оцените возможность издания приказа с учетом того, что сотрудник не должен оспаривать основание и размер удержания.
Если сотрудник спорит, не переводите спор в самовольное удержание. Рассмотрите судебный порядок взыскания, если есть правовые основания.
Практический вывод: когда сотрудник спорит с суммой или причиной переплаты, удержание становится рискованным. Работодатель может получить трудовой спор, претензию о незаконном удержании и обязанность вернуть удержанное. Поэтому при отсутствии согласия действуйте только после правовой оценки.
Теперь сведем отчетность в один порядок. После перерасчета отпускных проверьте три направления: 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 раздел 2.
6-НДФЛ. Исправьте доходы, исчисленный НДФЛ, удержанный НДФЛ и возвращенный НДФЛ. Если ошибка была в уже сданном периоде, подготовьте уточненный расчет. Если были ошибочные сведения в годовой справке о доходах, включите исправленную справку по сотруднику.
РСВ. Уменьшите базу по страховым взносам и суммы взносов. Проверьте раздел 3 по сотруднику и сводные показатели. Если РСВ уже сдан, подайте уточненный расчет.
ЕФС-1 раздел 2. Уменьшите выплаты, базу и взносы на травматизм. Если раздел 2 уже сдан, отправьте корректирующие сведения за соответствующий период.
Не исправляйте только один отчет. Если отпускные были завышены, ошибка обычно затрагивает сразу зарплатный учет, НДФЛ, страховые взносы и бухгалтерские проводки. Поэтому проверяем всю цепочку: начисление — выплата — налог — взносы — отчетность.
Разберем готовый алгоритм, который можно применить на практике.
Выясните причину переплаты отпускных.
Определите, является ли ошибка счетной.
Составьте бухгалтерскую справку-расчет.
Рассчитайте переплату отпускных, НДФЛ и страховые взносы.
Уведомите сотрудника о переплате.
Получите заявление сотрудника: о добровольном возврате или о согласии на удержание.
Если будет удержание, оформите приказ.
Сторнируйте излишне начисленные отпускные.
Сторнируйте страховые взносы с лишней суммы.
Пересчитайте НДФЛ и определите излишне удержанный налог.
Верните или зачтите излишне удержанный НДФЛ по правилам налогового учета.
Отразите возврат денег или удержание в бухгалтерском учете.
Сформируйте корректные регистры зарплаты, НДФЛ и взносов.
Подготовьте уточненный 6-НДФЛ, если ошибка попала в уже сданный расчет.
Подготовьте уточненный РСВ, если была завышена база по страховым взносам в уже сданном периоде.
Подготовьте корректирующий ЕФС-1 раздел 2, если была завышена база по взносам на травматизм.
Проверьте отчеты в Контур.Экстерн и отправьте их.
Сохраните подтверждения приема отчетности, бухгалтерскую справку, заявления, приказ и платежные документы.
Посмотрим, чего лучше не делать.
Не удерживайте переплату без документов. Даже если сумма небольшая, оформите заявление и приказ.
Не путайте сумму начисления и сумму к выплате. Отдельно считайте начисленные отпускные, НДФЛ и сумму, фактически полученную сотрудником.
Не забывайте про НДФЛ. Если сторнировали отпускные, проверьте излишне удержанный налог.
Не забывайте про взносы. Лишние отпускные завышают базу по страховым взносам, включая взносы на травматизм.
Не ограничивайтесь проводками. Ручная бухгалтерская операция не всегда исправляет налоговые регистры и отчетность по сотруднику.
Не отправляйте уточненку без сверки. Сначала проверьте данные по сотруднику, потом сводные строки, затем контрольные соотношения.
Не оставляйте отрицательные суммы без анализа. Если программа показывает отрицательное начисление или отрицательную базу, проверьте, в какой период нужно отнести исправление.
Не забывайте хранить подтверждения. Для проверки важны не только отчеты, но и документы, объясняющие причину корректировки.
Итак, разберем итог. Если сотруднику выплатили лишние отпускные, сначала оформите расчет ошибки и получите позицию сотрудника. Если сотрудник согласен вернуть деньги, оформите заявление и примите возврат на расчетный счет. Если сотрудник согласен на удержание, оформите заявление и приказ, а удержание проводите с учетом ограничений по размеру. Если сотрудник не согласен, не удерживайте сумму автоматически, пока не подтвердите законное основание.
В учете сторнируйте лишние отпускные, НДФЛ и страховые взносы. Для исправительных записей используйте бухгалтерскую справку. Если зарплата ведется в 1С, исправляйте начисление через документы перерасчета, например через Отпуск, исправление документа, Перерасчет НДФЛ, Возврат НДФЛ, Операция учета НДФЛ и Отражение зарплаты в бухучете — в зависимости от конфигурации и конкретной ситуации.
В Контур.Экстерн исправьте отчетность: подайте уточненный 6-НДФЛ, если ошибка повлияла на уже сданный расчет по НДФЛ; подайте уточненный РСВ, если изменилась база по страховым взносам; подайте корректирующий ЕФС-1 раздел 2, если изменилась база по взносам на травматизм. Перед отправкой проверьте формы в Экстерне и сохраните подтверждения приема.
Информация носит справочный характер