Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику при увольнении ошибочно выплатили больше, чем нужно. Причина ошибки — при расчете компенсации за неиспользованный отпуск не учли дни отпуска, которые сотрудник ранее уже использовал авансом. После увольнения ошибку обнаружили, связались с бывшим сотрудником, и он согласился вернуть переплату. Главный вопрос: какую сумму просить вернуть — всю начисленную сумму переплаты или только сумму, фактически полученную работником на руки после удержания НДФЛ?
Разберем ответ сразу. Если сотрудник добровольно возвращает переплату, требуйте вернуть только сумму, которую он фактически получил на руки. То есть не всю начисленную сумму, а сумму за минусом удержанного НДФЛ. НДФЛ, который был удержан и перечислен в бюджет, корректируйте отдельно через налоговый учет, отчетность по НДФЛ и расчеты на ЕНС.
Проанализируем ситуацию подробно: как определить сумму возврата, почему нельзя требовать с работника больше фактически полученного, как исправить начисления в 1С, что сделать с НДФЛ, страховыми взносами и отчетностью.
Сначала разберем, что именно произошло. При увольнении работнику начислили компенсацию за неиспользованный отпуск. Позже выяснилось, что часть дней отпуска уже была использована ранее, то есть отпуск был предоставлен авансом. Из-за этого компенсация при увольнении была завышена.
В такой ситуации ошибка затрагивает сразу несколько блоков учета:
начисление компенсации за неиспользованный отпуск;
удержание НДФЛ с этой компенсации;
страховые взносы, если они были начислены с завышенной суммы;
фактическую выплату сотруднику;
расчеты с бывшим сотрудником после увольнения;
отчетность по НДФЛ и страховым взносам.
Ключевой момент: сотрудник получил не всю начисленную сумму, а сумму после удержания НДФЛ. Поэтому при добровольном возврате переплаты ориентируйтесь не на начисление, а на фактическую выплату.
Рассмотрим основной ответ на вопрос. Если работнику ошибочно начислили лишний доход, работодатель удержал с него НДФЛ и выплатил работнику остаток, то бывший сотрудник должен вернуть только то, что он реально получил.
Формула простая:
Сумма возврата от сотрудника = излишне начисленная сумма − НДФЛ, удержанный с этой излишне начисленной суммы.
Посмотрим на пример. Допустим, работнику лишне начислили компенсацию при увольнении 10 000 руб. С этой суммы удержали НДФЛ 1 300 руб. На руки работник получил 8 700 руб. Значит, просите работника вернуть 8 700 руб., а не 10 000 руб.
Разберем почему. Работник не получал на руки 10 000 руб. Часть суммы работодатель удержал как налоговый агент и перечислил в бюджет. Если работник вернет 10 000 руб., он фактически вернет больше, чем получил. Это создаст новую задолженность уже перед работником, потому что НДФЛ придется возвращать ему отдельно. Поэтому правильнее сразу оформить возврат только в сумме фактической переплаты на руки.
Вывод: сколько сотрудник лишне получил на руки, столько он и возвращает работодателю.
Теперь рассмотрим НДФЛ. Если излишне начисленный доход уменьшается, то уменьшается и налоговая база по НДФЛ. Значит, НДФЛ, который был удержан и перечислен с лишней суммы, становится излишним.
Но этот НДФЛ не нужно взыскивать с работника. Работник его не получал. Работодатель должен исправить налоговый учет и отчетность. После корректировок сумма НДФЛ урегулируется через расчеты налогового агента: уменьшит текущие обязательства по НДФЛ, сформирует переплату или положительное сальдо на ЕНС, которое можно зачесть или вернуть в установленном порядке.
Разберем на том же примере:
Лишне начислена компенсация — 10 000 руб.
Удержан НДФЛ — 1 300 руб.
Работнику перечислено — 8 700 руб.
Работник возвращает работодателю — 8 700 руб.
Работодатель корректирует НДФЛ — 1 300 руб.
После этих действий экономически ситуация восстанавливается: работник не остается с лишним доходом, работодатель возвращает фактически выплаченную сумму, а НДФЛ исправляется через налоговый учет.
Важно: не оформляйте возврат от работника на полную начисленную сумму, если не планируете одновременно возвращать ему излишне удержанный НДФЛ. Иначе работник вернет больше, чем получил.
В рассматриваемой ситуации сотрудник согласен вернуть деньги добровольно. Это самый простой и безопасный вариант. Но разберем общий порядок, чтобы правильно оформить документы.
Трудовой кодекс разрешает работодателю удержать из выплат при увольнении суммы за неотработанные дни отпуска, если отпуск был предоставлен авансом. Однако есть исключения: удержание не производится при отдельных основаниях увольнения, например при ликвидации организации, сокращении, призыве на военную службу и других случаях, прямо указанных в трудовом законодательстве.
Кроме того, если окончательный расчет уже выплачен и сотрудник уволен, работодатель не может просто «удержать» деньги из будущей зарплаты, потому что будущих выплат уже нет. Тогда остаются два варианта:
добровольный возврат бывшим сотрудником;
взыскание через суд, если добровольно вернуть деньги работник отказался и у работодателя есть правовые основания для взыскания.
В нашей ситуации работник не спорит с возвратом. Значит, действуйте через добровольное погашение задолженности. Получите от работника письменное подтверждение, что он согласен вернуть переплату, и зафиксируйте сумму возврата.
Рассмотрим, какие документы подготовить. Даже если сотрудник устно согласился вернуть деньги, оформите письменное заявление или соглашение. Это защитит организацию при проверке и поможет объяснить операцию в бухгалтерии.
В заявлении работник может указать:
что ему была излишне выплачена сумма при увольнении;
что он ознакомлен с расчетом переплаты;
что согласен добровольно вернуть сумму, фактически полученную на руки;
способ возврата: наличными в кассу или безналичным переводом на расчетный счет организации;
дату возврата или срок, в который он обязуется вернуть сумму.
Формулировку можно сделать простой: «Прошу принять от меня добровольный возврат излишне выплаченной суммы при увольнении в размере 8 700 руб., фактически полученной мной на руки после удержания НДФЛ». Сумму подставьте свою.
Не просите сотрудника вернуть НДФЛ отдельно. НДФЛ корректируйте в учете работодателя.
Теперь разберем учетную часть. Сначала пересчитайте правильное количество дней компенсации. Ошибка возникла из-за того, что в расчет не попали дни отпуска, использованные ранее. Поэтому начните с проверки остатков отпусков.
В 1С используйте документ Увольнение. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1 компенсация обычно рассчитывается в документе Увольнение на вкладке Компенсация отпуска. Проверьте:
рабочий год сотрудника;
количество положенных дней отпуска;
количество использованных дней отпуска;
остаток дней отпуска на дату увольнения;
наличие отпуска, использованного авансом;
средний заработок для расчета компенсации;
итоговую сумму компенсации.
Если документ увольнения уже проведен, а период закрыт, не исправляйте старые данные бездумно. Сначала определите, относится ли ошибка к текущему открытому месяцу или к уже сданному отчетному периоду. От этого зависит способ исправления.
Если ошибку нашли сразу, до закрытия месяца и до сдачи отчетности, разберем простой вариант. Откройте документ Увольнение, исправьте количество дней компенсации или данные по остаткам отпусков, пересчитайте документ и проведите его заново.
После пересчета проверьте:
сумму компенсации;
сумму НДФЛ;
сумму к выплате;
задолженность сотрудника перед организацией;
движения документа по регистрам зарплаты и НДФЛ.
Затем сформируйте отчет Расчетный листок и отчет Задолженность по зарплате. В них должна появиться задолженность работника перед организацией на сумму, которую он должен вернуть на руки.
Если выплата уже прошла через Ведомость в банк или Ведомость в кассу, программа не сможет автоматически «забрать» деньги обратно. Факт возврата оформите отдельным документом Возврат сотрудником задолженности.
Если ошибка обнаружена после закрытия месяца или после сдачи отчетности, действуйте аккуратнее. Не перепроводите документы прошлых периодов без оценки последствий. В 1С обычно используйте механизм исправления документа.
Разберем порядок:
Откройте исходный документ Увольнение.
Используйте команду Исправить, если она доступна в вашей конфигурации.
Создайте исправительный документ текущим месяцем.
Укажите корректные данные по компенсации отпуска.
Проведите исправительный документ.
Проверьте перерасчет начислений, НДФЛ и страховых взносов.
Если в вашей базе нет удобного механизма исправления для конкретной ситуации, используйте документы Сторно начислений, Перерасчет НДФЛ, Операция учета НДФЛ или другие специализированные документы, доступные в вашей конфигурации. Конкретный набор документов зависит от программы: 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP.
Главная цель исправления: уменьшить начисленный доход сотрудника на лишнюю сумму, пересчитать НДФЛ, пересчитать взносы и сформировать задолженность сотрудника только в сумме, полученной на руки.
После исправления начисления в 1С:ЗУП зарегистрируйте сам факт возврата денег. Для этого используйте документ Возврат сотрудником задолженности. Обычно он находится в разделе Выплаты — Возвраты сотрудниками задолженности.
Разберем заполнение по шагам:
Создайте новый документ Возврат сотрудником задолженности.
Укажите организацию.
Укажите месяц платежа, в котором сотрудник возвращает деньги.
Выберите сотрудника.
Заполните табличную часть по задолженности сотрудника. В большинстве случаев программа подставит сумму автоматически.
Проверьте сумму возврата. Она должна соответствовать переплате на руки, а не полной начисленной сумме.
Укажите форму расчетов: наличная или безналичная.
Если возврат безналичный, укажите реквизиты платежного документа.
Проведите документ.
После проведения сформируйте отчет Задолженность по зарплате. Долг сотрудника перед организацией должен закрыться.
Важно: документ Возврат сотрудником задолженности в ЗУП нужен для корректировки взаиморасчетов с сотрудником в зарплатной базе. Само поступление денег на расчетный счет или в кассу обычно отражайте отдельно в бухгалтерской программе.
Теперь рассмотрим бухгалтерскую программу. Если сотрудник вернул деньги на расчетный счет организации, оформите документ Поступление на расчетный счет. Если деньги внесены наличными, оформите Поступление наличных или приходный кассовый ордер.
Для возврата переплаты по зарплате обычно используйте счет расчетов с персоналом 70. Типовая проводка при возврате денег на расчетный счет:
Дт 51 Кт 70 — сотрудник вернул излишне выплаченную сумму.
Если деньги внесены в кассу:
Дт 50 Кт 70 — сотрудник вернул переплату наличными.
Если зарплатный учет ведется в ЗУП и синхронизируется с бухгалтерией, обязательно сверяйте данные двух баз. В ЗУП возврат закрывает задолженность сотрудника в регистрах взаиморасчетов. В бухгалтерии возврат должен отразить фактическое движение денежных средств.
После отражения операции сформируйте:
Оборотно-сальдовую ведомость по счету 70;
Анализ счета 70 по сотруднику;
Карточку счета 70 по сотруднику;
отчет Задолженность по зарплате в ЗУП.
После корректного оформления возврата по сотруднику не должно остаться необъяснимой задолженности.
Разберем пример проводок. Допустим, сотруднику лишне начислили компенсацию за отпуск 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы — 1 300 руб. На руки выплачено 8 700 руб. После обнаружения ошибки сотрудник вернул 8 700 руб.
При первоначальном начислении могли быть проводки:
Дт 20, 26, 44 Кт 70 — начислена компенсация при увольнении.
Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ.
Дт 20, 26, 44 Кт 69 — начислены страховые взносы, если выплата входила в базу.
Дт 70 Кт 51 — выплачена сумма на руки через банк.
При исправлении лишнего начисления оформите сторнирующие записи на излишнюю часть:
Дт 20, 26, 44 Кт 70 — сторно лишней компенсации.
Дт 70 Кт 68.01 — сторно НДФЛ с лишней компенсации.
Дт 20, 26, 44 Кт 69 — сторно страховых взносов с лишней суммы.
Дт 51 Кт 70 — возврат сотрудником суммы, фактически полученной на руки.
В 1С такие записи могут формироваться не ручными проводками, а специализированными документами. Не подменяйте автоматический зарплатный учет ручными операциями без необходимости. Сначала используйте штатные документы Увольнение, Исправить, Возврат сотрудником задолженности, Перерасчет НДФЛ и документы выплаты.
Рассмотрим контроль НДФЛ. После исправления начисления программа должна уменьшить налоговую базу сотрудника и сумму НДФЛ. Проверьте это не только в расчетном листке, но и в налоговых регистрах.
В 1С используйте отчеты:
Регистр налогового учета по НДФЛ;
Анализ НДФЛ по документам-основаниям;
Сводная справка 2-НДФЛ или сведения о доходах в составе 6-НДФЛ;
6-НДФЛ за соответствующий период;
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, если такой отчет есть в вашей базе.
Проверьте три показателя:
доход сотрудника уменьшился на лишнюю начисленную сумму;
исчисленный НДФЛ уменьшился на налог с этой суммы;
удержанный и перечисленный НДФЛ корректно отражен с учетом фактических выплат и возврата.
Если отчетность по НДФЛ за период уже сдана, подготовьте корректирующий расчет 6-НДФЛ, если исправление меняет ранее представленные данные. При необходимости исправьте сведения о доходах физического лица в составе годового расчета.
Важно: не оставляйте в учете ситуацию, когда доход сотрудника уменьшен, а НДФЛ остался прежним без объяснения. Это приведет к расхождениям в 6-НДФЛ и регистрах налогового учета.
После корректировки налоговой базы по НДФЛ может возникнуть излишне перечисленная сумма. В условиях ЕНС такая сумма участвует в общем сальдо единого налогового счета. Разберем практический подход.
Если после исправления НДФЛ к уплате стал меньше, чем уже перечислено, проверьте состояние расчетов с бюджетом. Сумма может:
уменьшить текущую обязанность по НДФЛ;
сформировать положительное сальдо на ЕНС;
быть зачтена в счет будущих налоговых обязанностей;
быть возвращена по заявлению, если выполняются условия для возврата.
В 1С проверьте разделы, связанные с ЕНС и отчетностью по НДФЛ. Используйте отчеты по расчетам с бюджетом, сверку с ФНС и данные уведомлений об исчисленных суммах налогов, если они применялись.
Не включайте НДФЛ в сумму, которую возвращает бывший работник. Работник возвращает только деньги, полученные на руки. Налоговую часть урегулируйте как налоговый агент.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении обычно участвует в расчете страховых взносов. Поэтому если сумма компенсации была завышена, база по страховым взносам тоже могла быть завышена.
Разберем действия:
уменьшите начисление компенсации на лишнюю сумму;
пересчитайте страховые взносы;
проверьте регистр учета доходов для страховых взносов;
проверьте отчет РСВ;
если отчетность уже сдана и данные в ней стали неверными, подготовьте корректировку в порядке, применяемом в вашей ситуации.
В 1С используйте документы и отчеты Перерасчет страховых взносов, Анализ взносов в фонды, Проверка расчета взносов, РСВ. Названия могут отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика одна: база и взносы должны соответствовать исправленной сумме дохода.
Важно: возврат денег сотрудником сам по себе не исправляет базу по страховым взносам. Сначала исправьте начисление, затем проверьте взносы и отчетность.
Проанализируем отчетность. Если ошибка обнаружена до сдачи отчетов, просто сформируйте отчетность уже с правильными данными. Если отчеты уже сданы, разберитесь, какие формы затронуты.
Обычно нужно проверить:
6-НДФЛ — доход, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ;
годовые сведения о доходах физлица в составе расчета по НДФЛ;
РСВ — база по страховым взносам и суммы взносов;
персонифицированные сведения о физических лицах, если ошибка повлияла на отчетный период;
бухгалтерский учет расчетов с персоналом и бюджетом.
Если исправление относится к текущему году, программа часто отражает перерасчет в текущем периоде. Если ошибка затрагивает уже сданный отчетный период, проверьте необходимость уточненных расчетов. Не ограничивайтесь только возвратом денег на расчетный счет: отчетность должна показывать правильный доход и правильные налоги.
Рассмотрим возврат наличными. Если бывший сотрудник вносит деньги в кассу, оформите приходный кассовый ордер. В основании укажите возврат излишне выплаченной суммы при увольнении. Сумму укажите ту, которую сотрудник получил на руки излишне.
В бухгалтерском учете сформируйте проводку:
Дт 50 Кт 70 — возврат излишне выплаченной суммы в кассу.
В ЗУП дополнительно зарегистрируйте документ Возврат сотрудником задолженности с формой расчетов «наличная». После этого сверяйте кассу, счет 70 и отчет Задолженность по зарплате.
Если организация обязана соблюдать кассовую дисциплину, оформите все кассовые документы в обычном порядке. Не отражайте возврат как прочий доход организации. Это не доход, а погашение задолженности сотрудника по расчетам с персоналом.
Если сотрудник перечисляет деньги безналично, укажите ему назначение платежа. Например: «Возврат излишне выплаченной суммы при увольнении без НДФЛ». В платежном документе желательно указать ФИО сотрудника и дату увольнения.
В 1С:Бухгалтерии оформите Поступление на расчетный счет. В зависимости от настроек базы выберите вид операции, который позволяет указать счет 70. Если типового вида операции для возврата зарплаты нет, используйте Прочее поступление и проверьте счет расчетов вручную.
Проводка:
Дт 51 Кт 70 — поступил возврат от бывшего сотрудника.
После проведения операции сформируйте Карточку счета 70 по этому сотруднику. Сальдо должно закрыться.
Иногда бывший сотрудник согласен вернуть деньги, но просит рассрочку. Рассмотрим этот вариант. Закон не запрещает оформить добровольное погашение частями, если работодатель согласен.
Оформите письменное соглашение или заявление сотрудника с графиком возврата. В 1С регистрируйте каждый фактический платеж отдельным документом Возврат сотрудником задолженности в ЗУП и отдельным платежным документом в бухгалтерии.
В отчетах задолженность будет закрываться постепенно. До полного погашения на счете 70 или в регистрах взаиморасчетов будет числиться долг сотрудника перед организацией.
Важно: сумма задолженности по такому графику все равно определяется в размере переплаты на руки. НДФЛ не включайте в график возврата от работника.
В нашей ситуации сотрудник согласен на возврат, но для полноты разберем альтернативу. Если сотрудник отказался вернуть деньги, работодатель не всегда может взыскать переплату. Нужно анализировать основание переплаты.
По общему подходу заработная плата и приравненные выплаты, ошибочно выплаченные работнику, не всегда подлежат возврату как неосновательное обогащение. Для взыскания обычно нужны специальные основания: счетная ошибка, доказанная недобросовестность работника, неправомерные действия работника или случаи, прямо предусмотренные трудовым законодательством.
Если речь идет именно об отпуске, использованном авансом, удержание возможно при увольнении, но с учетом ограничений и исключений. Если окончательный расчет уже выплачен, а сотрудник не согласен вернуть деньги добровольно, вопрос становится спорным и может потребовать судебной оценки.
Поэтому в практической работе действуйте так:
сначала подготовьте расчет переплаты;
письменно уведомите бывшего сотрудника;
предложите добровольный возврат;
получите заявление или соглашение;
при отказе оцените перспективу взыскания с учетом причины ошибки и основания увольнения.
Если сотрудник согласен, не усложняйте ситуацию судебным порядком. Оформите добровольный возврат фактически полученной суммы.
Разберем итоговый контрольный список. После исправления ошибки и возврата денег проверьте:
правильное количество дней компенсации отпуска в документе Увольнение;
сумму сторнированной компенсации;
сумму НДФЛ с лишнего дохода;
сумму, которую сотрудник вернул на руки;
наличие заявления или соглашения о добровольном возврате;
документ Возврат сотрудником задолженности в ЗУП;
поступление денег в бухгалтерии через Поступление на расчетный счет или Поступление наличных;
закрытие задолженности по счету 70;
корректность регистров НДФЛ;
корректность 6-НДФЛ;
корректность базы по страховым взносам и РСВ;
отсутствие необъяснимых отрицательных или зависших сумм в расчетных листках и зарплатных отчетах.
Если все эти пункты выполнены, ситуация закрыта корректно: сотрудник вернул только лишне полученную сумму, НДФЛ исправлен через налоговый учет, а бухгалтерские и зарплатные регистры приведены в соответствие.
В рассматриваемой ситуации попросите бывшего сотрудника вернуть только сумму, которую он лишне получил на руки. Полную начисленную сумму с НДФЛ требовать не нужно, потому что НДФЛ работник фактически не получал. Удержанный налог корректируйте отдельно как налоговый агент.
В 1С сначала исправьте документ Увольнение или создайте исправительный документ, чтобы уменьшить компенсацию за неиспользованный отпуск. Затем проверьте НДФЛ и страховые взносы. После этого зарегистрируйте возврат денег документом Возврат сотрудником задолженности в ЗУП и фактическим платежным документом в бухгалтерии.
Если переплата на руки составила 8 700 руб., а НДФЛ с лишнего начисления — 1 300 руб., сотрудник возвращает 8 700 руб. Сумму 1 300 руб. не взыскивайте с него, а урегулируйте через корректировку НДФЛ, отчетность и расчеты на ЕНС.
Главный практический вывод: при добровольном возврате излишне выплаченной суммы после увольнения работник возвращает работодателю не начисленную сумму переплаты, а сумму фактической переплаты к выплате, то есть сумму за минусом НДФЛ.
Информация носит справочный характер