Рассмотрим ситуацию подробно. Сотрудник принят на работу 03.03.2025. После шести месяцев работы ему уже предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск с 06.10.2025 по 19.10.2025 на 14 календарных дней. Теперь планируется новый отпуск с 12.05.2026 еще на 14 календарных дней. Возникает вопрос: какой период нужно указать в программе для начисления отпуска?
Ответ зависит от того, о каком именно периоде идет речь. В 1С при оформлении отпуска важно не путать два разных периода:
Период работы, за который предоставляется отпуск. В нашей ситуации это рабочий год сотрудника: с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Расчетный период для среднего заработка. Для отпуска, который начинается 12.05.2026, это период с 01.05.2025 по 30.04.2026.
Если в программе нужно указать период, за который предоставляется отпуск, указывайте: с 03.03.2025 по 02.03.2026. Первый отпуск на 14 дней в октябре 2025 года уже был предоставлен за этот же рабочий год. Второй отпуск на 14 дней с 12.05.2026 также предоставьте за этот же период, потому что при обычной продолжительности ежегодного отпуска 28 календарных дней у сотрудника остается неиспользованная часть отпуска за первый рабочий год.
Если в программе речь идет о периоде для расчета среднего заработка, указывайте: с 01.05.2025 по 30.04.2026. Этот период используется для расчета суммы отпускных, потому что отпуск начинается в мае 2026 года, а расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.
Начнем с периода, за который сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Такой период в кадровом учете обычно называют рабочим годом. Он не совпадает с календарным годом с 1 января по 31 декабря. Рабочий год считается индивидуально для каждого сотрудника — с даты приема на работу.
В нашей ситуации сотрудник принят 03.03.2025. Значит, его первый рабочий год начинается 03.03.2025 и заканчивается 02.03.2026. Именно за этот рабочий год сотруднику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, если нет особых условий, удлиненного отпуска или дополнительных отпусков.
Рассмотрим по шагам:
Дата приема сотрудника — 03.03.2025.
Первый рабочий год начинается в день приема — 03.03.2025.
Первый рабочий год длится 12 месяцев.
Последний день первого рабочего года — 02.03.2026.
Следовательно, период работы для первого ежегодного отпуска: с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Если сотруднику положен стандартный ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, весь отпуск за первый рабочий год относится к периоду с 03.03.2025 по 02.03.2026. Неважно, что часть отпуска предоставлена в октябре 2025 года, а оставшаяся часть — в мае 2026 года. Обе части могут относиться к одному и тому же рабочему году, пока весь отпуск за этот рабочий год не использован.
Теперь разберем распространенное заблуждение. Иногда думают, что если сотрудник пошел в отпуск после шести месяцев работы, то период отпуска нужно указать «за полгода» или открыть новый период после первого отпуска. Это неверно.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя. Это означает, что после шести месяцев работодатель уже может предоставить отпуск за первый рабочий год. Но сам рабочий год при этом не делится на отдельные полугодия.
Посмотрим на нашу ситуацию:
Сотрудник принят 03.03.2025.
Шесть месяцев работы истекают 02.09.2025.
С 03.09.2025 сотрудник уже имеет право использовать отпуск за первый рабочий год.
Работодатель предоставил отпуск с 06.10.2025 по 19.10.2025 на 14 календарных дней.
Эти 14 дней нужно отнести к рабочему году с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Первый отпуск за шесть месяцев не означает, что сотруднику предоставили отпуск только за период с 03.03.2025 по 02.09.2025. В кадровом учете отпуск предоставляется за рабочий год. Просто сотрудник использовал часть ежегодного отпуска до окончания этого рабочего года.
Поэтому в мае 2026 года, когда сотруднику предоставляется еще 14 календарных дней, мы снова указываем тот же период работы: с 03.03.2025 по 02.03.2026. Это оставшаяся часть ежегодного отпуска за первый рабочий год.
Рассмотрим расчет остатка. Предположим, что сотруднику положен обычный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Дополнительных отпусков, удлиненного отпуска и периодов, которые сдвигают рабочий год, нет.
Тогда расчет будет таким:
За рабочий год с 03.03.2025 по 02.03.2026 сотруднику положено 28 календарных дней отпуска.
С 06.10.2025 по 19.10.2025 сотрудник уже использовал 14 календарных дней.
Остаток за этот рабочий год: 28 - 14 = 14 календарных дней.
Отпуск с 12.05.2026 на 14 календарных дней полностью закрывает остаток за рабочий год с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Следовательно, для нового отпуска на 14 календарных дней указывайте период работы с 03.03.2025 по 02.03.2026. После проведения этого отпуска отпуск за первый рабочий год будет использован полностью.
Если сотруднику положено не 28, а другое количество дней отпуска, например 30 календарных дней как инвалиду или удлиненный отпуск по специальной норме, расчет остатка будет другим. Тогда октябрьские 14 дней не закроют половину годового отпуска, а майские 14 дней не обязательно закроют весь остаток. Но сам принцип останется прежним: отпуск относится к рабочему году, который начинается с даты приема.
Теперь посмотрим на практику в 1С. В типовых кадрово-зарплатных конфигурациях, например в 1С:Зарплата и управление персоналом, отпуск обычно оформляется документом Отпуск. В этом документе есть даты самого отпуска, месяц начисления, расчет среднего заработка и сведения о периоде работы, за который предоставляется отпуск.
Разберем, что заполнять:
В поле даты начала отпуска укажите 12.05.2026.
Количество дней отпуска укажите 14 календарных дней.
Дата окончания отпуска при отпуске на 14 календарных дней будет 25.05.2026, если в период не попадают праздничные нерабочие дни, которые не включаются в число календарных дней отпуска.
В поле периода работы, за который предоставляется отпуск, укажите с 03.03.2025 по 02.03.2026.
В месяце начисления обычно укажите май 2026, если отпуск начисляется как майское начисление.
Расчетный период для среднего заработка проверьте отдельно: с 01.05.2025 по 30.04.2026.
В программе могут использоваться объекты Отпуск, Сотрудники, ФизическиеЛица, ГрафикиРаботыСотрудников, Начисления, СреднийЗаработок, ОстаткиОтпусков, ПериодыРаботы. В обычной пользовательской работе код писать не нужно: корректно заполните документ и проверьте расчет.
Если 1С автоматически предлагает период работы с 03.03.2025 по 02.03.2026, соглашайтесь с этим вариантом. Если программа предлагает следующий рабочий год с 03.03.2026 по 02.03.2027, проверьте остатки отпусков. Возможно, октябрьский отпуск был ошибочно отнесен не к тому периоду, либо в базе уже есть документ, который закрыл остаток за первый рабочий год.
Рассмотрим расчет даты окончания. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. При этом нерабочие праздничные дни, которые приходятся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Обычные выходные дни включаются.
Отпуск начинается 12.05.2026. Если берем 14 календарных дней и в период нет нерабочих праздничных дней, считаем так:
12.05.2026 — 1-й день отпуска.
13.05.2026 — 2-й день отпуска.
14.05.2026 — 3-й день отпуска.
15.05.2026 — 4-й день отпуска.
16.05.2026 — 5-й день отпуска.
17.05.2026 — 6-й день отпуска.
18.05.2026 — 7-й день отпуска.
19.05.2026 — 8-й день отпуска.
20.05.2026 — 9-й день отпуска.
21.05.2026 — 10-й день отпуска.
22.05.2026 — 11-й день отпуска.
23.05.2026 — 12-й день отпуска.
24.05.2026 — 13-й день отпуска.
25.05.2026 — 14-й день отпуска.
Следовательно, отпуск с 12.05.2026 на 14 календарных дней заканчивается 25.05.2026. На работу сотрудник выходит 26.05.2026, если это рабочий день по его графику и нет других обстоятельств.
В мае 2026 года перед датой начала отпуска есть праздничные дни, но сам отпуск начинается уже 12 мая. Поэтому они не влияют на количество дней отпуска, если отпуск действительно начинается 12.05.2026. Если бы отпуск начинался раньше и захватывал нерабочие праздничные дни, дату окончания нужно было бы проверить отдельно.
Теперь разберем второй период — расчетный период для отпускных. Это не тот же самый период, что рабочий год, за который предоставляется отпуск. Расчетный период нужен для определения среднего дневного заработка и суммы отпускных.
По общему правилу средний заработок для оплаты отпуска рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если отпуск начинается в мае 2026 года, значит, расчетным периодом будут 12 месяцев перед маем 2026 года:
май 2025 года;
июнь 2025 года;
июль 2025 года;
август 2025 года;
сентябрь 2025 года;
октябрь 2025 года;
ноябрь 2025 года;
декабрь 2025 года;
январь 2026 года;
февраль 2026 года;
март 2026 года;
апрель 2026 года.
Итак, расчетный период для отпуска с 12.05.2026: с 01.05.2025 по 30.04.2026.
Этот период используется для расчета среднего заработка, а не для определения, за какой рабочий год предоставляется отпуск. Поэтому не нужно указывать в качестве периода отпуска с 01.05.2025 по 30.04.2026. Это будет ошибка, если программа спрашивает именно период работы, за который предоставляется отпуск.
Посмотрим, что делать с отпуском, который был с 06.10.2025 по 19.10.2025. Этот отпуск попадает в расчетный период для майского отпуска, потому что расчетный период длится с 01.05.2025 по 30.04.2026.
При расчете среднего заработка дни ежегодного оплачиваемого отпуска и суммы отпускных, начисленные за этот отпуск, исключаются из расчета среднего заработка. Это означает, что октябрь 2025 года будет неполным месяцем для расчета среднего заработка, если сотрудник был в отпуске с 06.10.2025 по 19.10.2025.
Разберем по шагам:
Октябрьский отпуск входит в расчетный период для отпуска в мае 2026 года.
Дни отпуска с 06.10.2025 по 19.10.2025 исключаются из количества календарных дней расчетного периода.
Сумма отпускных за октябрьский отпуск исключается из заработка для расчета среднего.
Заработная плата за фактически отработанное время в октябре 2025 года включается в расчет.
1С должна автоматически учесть это, если октябрьский отпуск был правильно оформлен документом Отпуск и начислен в программе.
Не нужно вручную удалять весь октябрь 2025 года из расчетного периода. Исключаются только дни и суммы, которые относятся к периоду отпуска. Остальная часть месяца участвует в расчете среднего заработка.
Разберем еще один важный момент. На дату 12.05.2026 у сотрудника уже начался второй рабочий год: с 03.03.2026 по 02.03.2027. Поэтому может показаться, что отпуск в мае 2026 года нужно отнести уже ко второму рабочему году. Но это не обязательно и в нашей ситуации не является правильным вариантом, если за первый рабочий год остались неиспользованные дни.
Ежегодный отпуск используется по рабочим годам. Если за первый рабочий год остался остаток 14 календарных дней, его нужно закрыть прежде, чем относить отпуск к следующему рабочему году. В нашем случае:
За первый рабочий год положено 28 календарных дней.
В октябре 2025 года использовано 14 календарных дней.
Осталось 14 календарных дней за период с 03.03.2025 по 02.03.2026.
В мае 2026 года предоставляется ровно 14 календарных дней.
Значит, майский отпуск логично и правильно отнести к первому рабочему году.
После этого за второй рабочий год с 03.03.2026 по 02.03.2027 у сотрудника будет свой отпускной баланс. Если стандартный отпуск составляет 28 календарных дней, эти 28 дней будут относиться уже к следующему периоду работы.
Теперь посмотрим, как проверить остатки в программе. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого обычно используются отчеты по остаткам отпусков. Названия могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика одинаковая.
Проверьте данные так:
Откройте раздел Кадры.
Найдите отчеты по отпускам или кадровые отчеты.
Сформируйте отчет Остатки отпусков или аналогичный отчет по сотруднику.
Установите дату проверки на 12.05.2026 или на дату перед началом отпуска.
Проверьте строку по рабочему году с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Убедитесь, что по этому периоду осталось 14 календарных дней.
Оформите документ Отпуск на 14 календарных дней и проверьте, что остаток за первый рабочий год стал равен нулю.
Если отчет показывает другой остаток, разберем причину. Возможно, сотруднику положен отпуск другой продолжительности, были дополнительные отпуска, были отпуска без сохранения зарплаты, которые сдвинули рабочий год, или первый отпуск был отнесен в программе не к тому периоду.
В нашей базовой ситуации рабочий год — с 03.03.2025 по 02.03.2026. Но рассмотрим случаи, когда этот период может измениться. Рабочий год может сдвигаться, если в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются отдельные периоды.
Например, на рабочий год могут повлиять:
отпуска без сохранения заработной платы сверх лимита, который включается в отпускной стаж;
периоды отсутствия на работе без уважительных причин;
периоды отстранения от работы по вине работника;
отпуск по уходу за ребенком;
другие периоды, которые по трудовому законодательству не включаются в стаж для ежегодного отпуска.
Если таких периодов у сотрудника не было, рабочий год не сдвигается. Значит, период для предоставления отпуска остается с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Перед оформлением отпуска проверьте кадровую историю сотрудника. Если в 2025–2026 годах у него были длительные отпуска без сохранения зарплаты или отпуск по уходу за ребенком, 1С может сдвинуть окончание рабочего года. Тогда период, который программа предложит в документе Отпуск, нужно сверить с отчетом Остатки отпусков.
Рассмотрим практическую проблему. Вы открываете документ Отпуск, указываете сотрудника и даты отпуска, а программа предлагает не период с 03.03.2025 по 02.03.2026, а другой период. Разберем, что проверить.
Проверьте дату приема. Откройте документ Прием на работу и убедитесь, что дата приема указана 03.03.2025.
Проверьте право на отпуск. Убедитесь, что сотруднику установлен ежегодный основной отпуск 28 календарных дней или другая корректная продолжительность.
Проверьте первый отпуск. Откройте документ Отпуск за октябрь 2025 года и посмотрите, к какому периоду работы программа отнесла 14 календарных дней.
Проверьте кадровые отсутствия. Посмотрите, не было ли отпусков без сохранения зарплаты, прогулов, отпусков по уходу или других периодов, сдвигающих рабочий год.
Сформируйте отчет по остаткам. Используйте отчет Остатки отпусков на дату начала отпуска.
Проверьте настройки видов отпусков. Убедитесь, что октябрьский и майский отпуск оформлены одним и тем же видом ежегодного основного отпуска, если это действительно основной отпуск.
Если после проверки видно, что остаток за первый рабочий год есть, но документ все равно предлагает следующий период, скорректируйте период вручную, если ваша конфигурация это позволяет. Если программа не дает выбрать правильный период, сначала исправьте исходные кадровые документы и пересчитайте остатки отпусков.
Разберем практический порядок оформления в 1С:Зарплата и управление персоналом. Названия разделов могут немного отличаться, но общий алгоритм будет таким.
Перейдите в раздел Кадры или Зарплата.
Создайте документ Отпуск.
Выберите сотрудника, принятого 03.03.2025.
Укажите дату начала отпуска: 12.05.2026.
Укажите количество дней: 14 календарных дней.
Проверьте дату окончания: 25.05.2026.
Проверьте месяц начисления: обычно май 2026.
Проверьте период работы, за который предоставляется отпуск: 03.03.2025–02.03.2026.
Откройте расчет среднего заработка и проверьте расчетный период: 01.05.2025–30.04.2026.
Проверьте, что октябрьский отпуск исключен из расчета среднего заработка.
Проведите документ.
Сформируйте расчетный листок или расчет отпускных для проверки суммы.
Если отпускные выплачиваются до начала отпуска, не забудьте соблюсти срок выплаты. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если отпуск начинается 12.05.2026, безопасно начислить и выплатить отпускные заранее, чтобы не нарушить срок.
После заполнения документа Отпуск посмотрим расчет среднего заработка. В 1С обычно можно открыть расшифровку среднего заработка прямо из документа. Там программа показывает месяцы расчетного периода, суммы начислений, исключаемые периоды и количество календарных дней, участвующих в расчете.
Проверьте следующие моменты:
Расчетный период должен быть с 01.05.2025 по 30.04.2026.
В расчет должны попасть выплаты за фактически отработанное время.
Отпускные за октябрь 2025 года не должны включаться в заработок для среднего.
Дни отпуска с 06.10.2025 по 19.10.2025 должны быть исключены из календарных дней расчетного периода.
Если были больничные, командировки, простои или другие исключаемые периоды, программа также должна их исключить.
Если сотрудник работал весь расчетный период, кроме отпуска, большинство месяцев будут полными, а октябрь 2025 года будет неполным.
Не исправляйте расчетный период на 03.03.2025–02.03.2026. Это период работы для предоставления отпуска, а не период для расчета среднего заработка. Если поставить такой период в расчет среднего, отпускные будут рассчитаны неправильно.
Разберем еще один частый вопрос. Сотрудник принят 03.03.2025, а расчетный период для отпуска в мае 2026 года начинается 01.05.2025. Почему не с 03.03.2025?
Потому что к моменту отпуска в мае 2026 года сотрудник уже отработал у работодателя больше 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска. Для расчета среднего заработка берем именно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Месяц начала отпуска — май 2026 года. Предшествующие 12 месяцев — это май 2025 года — апрель 2026 года.
Март и апрель 2025 года в расчетный период не входят, потому что они находятся раньше 12-месячного расчетного периода. Они были бы важны, если бы отпуск начинался раньше, например в октябре 2025 года. Тогда расчетный период был бы с момента приема или с учетом фактически отработанного времени, потому что сотрудник еще не отработал полные 12 месяцев у работодателя.
В нашей ситуации на дату отпуска с 12.05.2026 расчетный период уже стандартный: с 01.05.2025 по 30.04.2026.
Рассмотрим альтернативную ситуацию. Допустим, в 1С отчет Остатки отпусков показывает, что за период с 03.03.2025 по 02.03.2026 остатка нет. Тогда нужно выяснить, почему так произошло.
Возможные причины:
Октябрьский отпуск ошибочно введен не на 14, а на 28 календарных дней.
Был еще один отпуск или компенсация, о которой забыли.
В программе неверно настроена продолжительность отпуска.
Остатки отпусков были введены вручную с ошибкой.
Документы кадрового учета были изменены после проведения отпуска, но остатки не пересчитаны.
В таком случае не оформляйте майский отпуск автоматически за следующий рабочий год, пока не разберетесь с остатками. Сначала проверьте все документы по отпускам и кадровым изменениям. Если за первый рабочий год действительно осталось 14 календарных дней, исправьте ошибку и только после этого оформите отпуск.
Теперь рассмотрим другой вариант. Работодатель может предоставить отпуск за следующий рабочий год авансом, если это согласовано и нет нарушения графика отпусков. Но в нашей ситуации в этом нет необходимости, потому что за первый рабочий год еще остается 14 календарных дней.
Если же по какой-то причине первый рабочий год уже полностью закрыт, а сотруднику предоставляют отпуск с 12.05.2026, тогда периодом работы может быть следующий рабочий год: с 03.03.2026 по 02.03.2027. Но это возможно только если отпуск за первый рабочий год действительно использован полностью.
Разберем сравнение:
Если за период 03.03.2025–02.03.2026 осталось 14 дней, отпуск с 12.05.2026 относите к этому периоду.
Если за период 03.03.2025–02.03.2026 остатка нет, отпуск может относиться к периоду 03.03.2026–02.03.2027.
Если в программе остатки не совпадают с фактическими данными, сначала исправьте учет отпусков, затем оформляйте новый отпуск.
Посмотрим на ситуацию с разделением отпуска на части. Ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по соглашению между работником и работодателем. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
В нашей ситуации это условие соблюдается:
Первая часть отпуска с 06.10.2025 по 19.10.2025 составляет 14 календарных дней.
Вторая часть отпуска с 12.05.2026 по 25.05.2026 составляет 14 календарных дней.
Общая продолжительность за первый рабочий год составляет 28 календарных дней.
Такой порядок выглядит корректным, если он соответствует графику отпусков или оформлен по заявлению сотрудника и согласован работодателем. В 1С обе части отпуска нужно оформить отдельными документами Отпуск, но отнести к одному рабочему году — с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Разберем кадровое оформление. Для ежегодного оплачиваемого отпуска обычно нужны график отпусков, уведомление работника, приказ или документ в кадровой системе, расчет отпускных и выплата отпускных в установленный срок.
Практически проверьте:
Есть ли отпуск в графике отпусков на 2026 год.
Если дата изменилась, оформлено ли заявление или соглашение о переносе.
Сформирован ли приказ на отпуск.
Правильно ли указан период работы: с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Правильно ли рассчитан средний заработок за период с 01.05.2025 по 30.04.2026.
Выплачены ли отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Отражен ли отпуск в табеле учета рабочего времени.
В 1С для этих задач могут использоваться документы График отпусков, Отпуск, Начисление зарплаты и взносов, Ведомость в банк, Ведомость в кассу, отчеты Табель учета рабочего времени и Остатки отпусков.
Соберем решение именно для вопроса автора. Данные такие:
Дата приема — 03.03.2025.
Первый отпуск — с 06.10.2025 по 19.10.2025.
Продолжительность первого отпуска — 14 календарных дней.
Планируемый отпуск — с 12.05.2026.
Продолжительность планируемого отпуска — 14 календарных дней.
Стандартная годовая продолжительность отпуска — 28 календарных дней.
Тогда в документе отпуска укажите:
Период отпуска: с 12.05.2026 по 25.05.2026.
Количество дней: 14 календарных дней.
Период работы, за который предоставляется отпуск: с 03.03.2025 по 02.03.2026.
Расчетный период для среднего заработка: с 01.05.2025 по 30.04.2026.
Именно это разделение является ключевым. Период 03.03.2025–02.03.2026 отвечает на вопрос «за какой рабочий год даем отпуск». Период 01.05.2025–30.04.2026 отвечает на вопрос «по каким месяцам считаем средний заработок для отпускных».
В рассматриваемой ситуации сотрудник принят 03.03.2025, поэтому его первый рабочий год для ежегодного отпуска — с 03.03.2025 по 02.03.2026. Если сотруднику положен обычный отпуск 28 календарных дней, октябрьский отпуск с 06.10.2025 по 19.10.2025 на 14 календарных дней был первой частью отпуска за этот рабочий год.
Планируемый отпуск с 12.05.2026 на 14 календарных дней нужно отнести к тому же рабочему году: с 03.03.2025 по 02.03.2026. После этого отпуск за первый рабочий год будет использован полностью.
Для расчета отпускных используйте другой период: с 01.05.2025 по 30.04.2026. Это расчетный период для среднего заработка, потому что отпуск начинается в мае 2026 года. Октябрьский отпуск, который попадает в этот расчетный период, должен быть исключен из расчета среднего заработка вместе с начисленными за него отпускными.
В 1С оформите документ Отпуск, укажите отпуск с 12.05.2026 по 25.05.2026 на 14 календарных дней, проверьте период работы с 03.03.2025 по 02.03.2026 и расчет среднего заработка за период с 01.05.2025 по 30.04.2026. Дополнительно сформируйте отчет Остатки отпусков, чтобы убедиться, что за первый рабочий год оставалось ровно 14 календарных дней.
Информация носит справочный характер