Рассмотрим ситуацию подробно. ООО на общей системе налогообложения оплачивает поставщику услуги не для своей хозяйственной деятельности, а за физическое лицо — учредителя общества. Возникает вопрос: нужно ли считать такую оплату доходом учредителя, удерживать НДФЛ и отражать сумму в 6-НДФЛ?
Ключевой ответ такой: если учредитель не возмещает ООО потраченные деньги, у него возникает налогооблагаемый доход в натуральной форме. В этом случае ООО признается налоговым агентом по НДФЛ: оно должно исчислить налог, попытаться удержать его из денежных выплат этому физическому лицу, а если удержать налог невозможно — отразить неудержанный НДФЛ в годовом расчете 6-НДФЛ и сообщить об этом физическому лицу.
Если же учредитель полностью возмещает ООО сумму оплаты, дохода у него обычно не возникает, потому что экономической выгоды в конечном итоге нет. Тогда НДФЛ начислять не нужно, но необходимо правильно оформить документы и учет, чтобы было понятно: организация не подарила учредителю услугу, а временно оплатила ее за него с последующим возвратом денег.
Проанализируем ситуацию по существу. ООО перечисляет деньги поставщику, но услуга предназначена не для самого ООО, а для физического лица — учредителя. Например, общество оплачивает за учредителя медицинские услуги, обучение, отдых, личную консультацию, бытовые услуги, ремонт личного имущества или иную услугу, не связанную с деятельностью организации.
С точки зрения НДФЛ важно не то, что деньги перечислены поставщику, а то, кто получил экономическую выгоду. Если услуга оказана в интересах учредителя, а ООО ее оплатило и не требует возврата денег, значит физическое лицо получило доход. Такой доход получен не деньгами на банковский счет, а в натуральной форме: за физическое лицо оплатили его личные расходы.
В налоговом учете это соответствует доходу в натуральной форме по статье 211 НК РФ. К таким доходам относится, в частности, оплата организацией за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав, если такая оплата произведена в интересах налогоплательщика.
Иными словами: если ООО оплатило личную услугу за учредителя и учредитель не вернул деньги, для НДФЛ это не «просто оплата поставщику», а доход физического лица.
Начнем с безопасного варианта. Если учредитель возмещает ООО всю сумму, которую организация перечислила поставщику, налогооблагаемый доход у него обычно не возникает. Разберем почему.
Доход для целей НДФЛ возникает тогда, когда физическое лицо получает экономическую выгоду. Если ООО сначала оплатило поставщику 100 000 рублей за учредителя, а затем учредитель вернул ООО те же 100 000 рублей, то окончательной выгоды у физического лица нет. ООО фактически выступило плательщиком за третье лицо, а учредитель компенсировал обществу расходы.
Чтобы такой подход был понятен при проверке, оформите операцию документально. Рассмотрим, что желательно подготовить:
Заявление или письмо учредителя с просьбой оплатить конкретный счет поставщика за него.
Документальное основание для возврата: соглашение о возмещении расходов, договор займа, соглашение о расчетах за третье лицо или иной документ, из которого видно, что учредитель обязан вернуть деньги ООО.
Платежное поручение ООО поставщику, где по назначению платежа желательно указать, за кого и по какому основанию производится оплата.
Поступление денег от учредителя на расчетный счет или в кассу ООО.
Акт сверки или внутреннюю бухгалтерскую справку, если нужно закрыть расчеты и подтвердить отсутствие задолженности.
В этом варианте НДФЛ не удерживаем, потому что дохода у физического лица нет. Но следим за сроками возврата. Если сумма долго не возвращается, нет документов о возмещении или задолженность учредителя затем прощается, налоговый риск появляется снова.
Важно: если ООО оформляет оплату как заем учредителю, дополнительно проанализируйте правила по материальной выгоде от экономии на процентах. Особенно внимательно рассматривайте беспроцентные или льготные займы. В простой ситуации краткосрочного возмещения расходов лучше прямо показать, что это не подарок и не выплата дохода, а расчеты с физическим лицом по компенсации оплаченной за него суммы.
Теперь рассмотрим ситуацию из вопроса. ООО оплатило поставщику услуги за учредителя, а учредитель не будет возвращать обществу потраченные средства. В этом случае у физического лица возникает доход в натуральной форме.
Налоговая логика здесь следующая:
Поставщик оказал услугу в интересах физического лица.
ООО оплатило эту услугу вместо физического лица.
Физическое лицо не компенсирует ООО оплату.
Физическое лицо получает экономическую выгоду.
Эта выгода признается доходом в натуральной форме.
ООО как источник дохода становится налоговым агентом по НДФЛ.
Налоговая база по НДФЛ определяется исходя из стоимости оплаченных услуг. Если поставщик выставил счет на 100 000 рублей и ООО оплатило его за учредителя, доход учредителя обычно равен 100 000 рублей. Если учредитель частично возместил сумму, например 30 000 рублей, то доходом будет только невозмещенная часть — 70 000 рублей.
Если в стоимости услуг есть НДС, для целей натурального дохода учитывайте стоимость услуги с соответствующими налогами, потому что физическое лицо получает оплаченную за него услугу в полной стоимости.
Рассмотрим дату получения дохода. Для доходов в натуральной форме датой фактического получения дохода считается дата передачи дохода в натуральной форме. В подобных операциях на практике ориентируются на дату, когда организация оплатила услугу за физическое лицо, либо на дату, когда услуга фактически оказана в его интересах, если по документам это принципиально.
Чтобы не ошибиться, разберем по шагам:
Если ООО оплатило поставщику уже оказанную личную услугу учредителя, доход обычно признаем на дату оплаты.
Если ООО внесло предоплату, а услуга будет оказана позже, проанализируйте документы: налоговый доход безопаснее признавать тогда, когда физическое лицо фактически получило оплаченную услугу или право на нее.
Если услуга оказывается длительно, например обучение или проживание, рассмотрите признание дохода по мере фактического оказания услуги либо по документально подтвержденному моменту передачи имущественного права.
Главное — не оставляйте натуральный доход без даты. От даты зависит период отражения дохода в 6-НДФЛ и расчет срока, до которого нужно понять, возможно ли удержать налог.
Разберем расчет. ООО как налоговый агент должно исчислить НДФЛ с суммы натурального дохода. Если учредитель является налоговым резидентом РФ, применяем ставки НДФЛ для соответствующей налоговой базы. С 2025 года по основной налоговой базе действует прогрессивная шкала ставок, поэтому не всегда достаточно автоматически умножить сумму на 13%.
На практике бухгалтерии нужно проверить:
является ли учредитель налоговым резидентом РФ;
какой вид дохода отражается;
какие доходы этому физическому лицу уже выплачивало ООО в текущем году;
какая ставка применяется к соответствующей части налоговой базы;
есть ли у ООО возможность удержать налог из денежных выплат учредителю.
Посмотрим на простой пример. ООО оплатило поставщику личные услуги за учредителя на сумму 100 000 рублей. Учредитель налоговый резидент РФ. Других доходов от ООО у него нет. Если применяется ставка 13%, сумма НДФЛ составит 13 000 рублей.
Но само перечисление поставщику — это не денежная выплата учредителю. ООО не выдало физическому лицу деньги, поэтому удержать налог непосредственно из этой суммы невозможно. Налог нужно удерживать из ближайших денежных выплат этому же физическому лицу, если такие выплаты будут.
Теперь рассмотрим главный практический вопрос из обсуждения. Если ООО не выплачивает учредителю зарплату, дивиденды, арендную плату, вознаграждение по договору ГПХ или иные денежные доходы, удержать НДФЛ фактически не из чего.
Налоговый агент не может удержать НДФЛ «из собственных денег» так, чтобы это считалось удержанием у физического лица. НДФЛ удерживается именно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. При натуральном доходе денежной выплаты нет, поэтому удержание возможно только из последующих денежных выплат этому физическому лицу.
Разберем возможные варианты:
ООО позже выплатит учредителю дивиденды. Тогда можно удержать НДФЛ с натурального дохода из денежной выплаты, соблюдая ограничения по удержанию.
ООО выплачивает учредителю зарплату как директору или работнику. Тогда налог с натурального дохода можно удержать при ближайшей выплате зарплаты или иного денежного дохода.
ООО арендует имущество у учредителя и платит ему арендную плату. Налог можно удержать из такой выплаты.
ООО вообще не производит денежных выплат учредителю. Тогда налог остается неудержанным, и организация должна сообщить об этом в составе годовой отчетности по НДФЛ.
Если выплат учредителю нет, ООО не перечисляет НДФЛ за счет собственных средств как удержанный налог. Оно отражает невозможность удержания.
Если до установленного срока у ООО не появилось денежных выплат физическому лицу, из которых можно удержать НДФЛ, действуем по правилам для неудержанного налога.
Разберем порядок:
Исчислите НДФЛ с суммы натурального дохода.
Отразите доход физического лица в регистрах налогового учета по НДФЛ.
Проверьте, были ли до конца периода и до контрольной даты денежные выплаты этому физическому лицу.
Если выплат не было, признайте налог неудержанным.
Отразите сумму дохода и неудержанный НДФЛ в годовом расчете 6-НДФЛ.
Передайте сведения о невозможности удержать НДФЛ в налоговый орган в составе годового расчета.
Сообщите физическому лицу о сумме дохода и сумме неудержанного налога.
Сведения о невозможности удержать НДФЛ отражаются в годовом расчете 6-НДФЛ. В составе годового расчета заполняется справка о доходах и суммах налога физического лица, где показываются доход, исчисленный налог и неудержанная сумма. В самом расчете также отражается сумма налога, которую налоговый агент не удержал.
После передачи таких сведений налог заплатит сам учредитель на основании налогового уведомления. Если налоговый агент сообщил сведения корректно, физическому лицу обычно не нужно подавать 3-НДФЛ только из-за этого дохода: налоговый орган рассчитает сумму к уплате на основании данных налогового агента.
Рассмотрим частую ошибку. Организация может думать: «У нас нет сотрудников и зарплаты, значит 6-НДФЛ не сдаем». Но если ООО выплатило физическому лицу доход или предоставило ему доход в натуральной форме, оно становится налоговым агентом по НДФЛ по этой операции.
В рассматриваемой ситуации доход получил учредитель — физическое лицо. Он может не быть сотрудником ООО. Это не отменяет обязанностей налогового агента, если именно ООО стало источником дохода.
Поэтому если ООО оплатило личные услуги за учредителя и не получило возмещение, нужно отразить доход в 6-НДФЛ. Если налог удержать невозможно, показываем неудержанный налог.
Отсутствие зарплаты и сотрудников не освобождает ООО от обязанности отчитаться по НДФЛ, если доход физическому лицу фактически предоставлен.
Для оплаты товаров, работ или услуг за физическое лицо обычно используется код дохода, предусмотренный для натурального дохода в виде оплаты за налогоплательщика. На практике часто применяют 2510 — оплата за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров, работ, услуг или имущественных прав в интересах налогоплательщика.
В отдельных ситуациях бухгалтерские программы могут предлагать близкие коды для натуральных доходов. Поэтому разберем правило: выбирайте код не по названию операции в платежном поручении, а по экономическому содержанию дохода. Если ООО оплатило поставщику услугу именно за физическое лицо, ориентируйтесь на код, который соответствует оплате за налогоплательщика.
Перед сдачей отчетности проверьте актуальный справочник кодов доходов в вашей версии 1С и в действующих правилах заполнения 6-НДФЛ. Коды доходов могут обновляться, а программа должна быть актуализирована до релиза, поддерживающего действующую форму отчетности.
Теперь посмотрим на бухгалтерский учет. Выбор проводок зависит от того, будет ли учредитель возмещать сумму.
Если учредитель возмещает оплату, удобно учитывать сумму как задолженность физического лица перед ООО. Для этого можно использовать счет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами или счет расчетов с персоналом по прочим операциям, если учредитель одновременно является сотрудником.
Пример логики учета при возмещении:
ООО оплатило поставщику услугу за учредителя: отражаем задолженность учредителя перед ООО.
Учредитель вернул деньги: закрываем задолженность.
НДФЛ не начисляем, потому что дохода не возникло.
Если учредитель не возмещает оплату, сначала также можно показать задолженность физического лица, а затем списать ее как невозмещенную сумму. Одновременно нужно отразить натуральный доход для целей НДФЛ.
Пример логики учета без возмещения:
ООО оплатило поставщику личную услугу за учредителя.
Сумма признана расчетами с физическим лицом или прочим расходом.
Учредитель не возвращает деньги.
У физического лица признается доход в натуральной форме.
ООО исчисляет НДФЛ.
Если денежных выплат учредителю нет, НДФЛ остается неудержанным.
Доход и неудержанный налог отражаются в 6-НДФЛ.
Для бухгалтерского учета могут использоваться счета 76.09, 73.03, 60, 51, 91.02, в зависимости от того, как оформлены расчеты, является ли учредитель сотрудником и как настроен рабочий план счетов. Если услуга личная и не связана с деятельностью ООО, в налоговом учете по налогу на прибыль такие расходы, как правило, не признавайте экономически обоснованными расходами организации.
Не включайте личные расходы учредителя в расходы по налогу на прибыль только потому, что оплату произвело ООО. Для признания расходов на ОСНО нужна связь с деятельностью, направленной на получение дохода, документальное подтверждение и экономическая обоснованность.
Рассмотрим практический порядок в 1С. Конкретные названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек, но общая логика сохраняется.
Если ООО оплачивает поставщику личные услуги за учредителя, используйте документ Списание с расчетного счета. Вид операции выбирайте по фактическому оформлению расчетов: если платеж идет поставщику по договору, может использоваться оплата поставщику; если операция нестандартная и документы оформлены не как обычная услуга для ООО, может потребоваться прочее списание или ручная корректировка.
Далее разберем два варианта.
Если учредитель возвращает деньги, настройте учет как расчеты с физическим лицом. В 1С можно использовать 76.09 или иной счет расчетов, который принят в вашей учетной политике. Если учредитель является сотрудником, иногда используют 73.03.
Разберем по шагам:
Создайте документ Списание с расчетного счета на оплату поставщику.
Отразите сумму как задолженность учредителя перед ООО, если платеж не является расходом организации.
При поступлении денег от учредителя создайте документ Поступление на расчетный счет.
Закройте расчеты по выбранному счету, например 76.09 или 73.03.
Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету расчетов: задолженность должна закрыться.
Не создавайте натуральный доход по НДФЛ, если сумма полностью возмещена и экономической выгоды у учредителя нет.
Главная проверка в этом варианте — отсутствие остатка задолженности и наличие документов, подтверждающих обязанность учредителя вернуть деньги.
Если учредитель не будет возвращать деньги, нужно не только отразить платеж в бухгалтерском учете, но и зарегистрировать доход физического лица для НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерии для ручного отражения доходов и НДФЛ по физическим лицам может использоваться документ Операция учета НДФЛ. Он нужен, когда доход не проходит через обычное начисление зарплаты, но должен попасть в регистры НДФЛ и в 6-НДФЛ.
Разберем порядок:
Проведите оплату поставщику документом Списание с расчетного счета.
Определите, на каком счете отражаете задолженность или списание личной оплаты за учредителя: например, 76.09, 73.03 или 91.02.
Если задолженность учредителю прощается или изначально не предполагается возврат, оформите бухгалтерскую справку или документ Операция, введенная вручную.
Создайте документ Операция учета НДФЛ.
На вкладке доходов укажите физическое лицо — учредителя, дату получения дохода, сумму оплаченной услуги и код дохода для оплаты за налогоплательщика.
На вкладке исчисленного налога отразите сумму НДФЛ.
Если удержания не было, не заполняйте удержанный налог как фактически удержанный.
Проверьте формирование годового 6-НДФЛ и справки о доходах по этому физическому лицу.
Если учет зарплаты ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, натуральный доход сотруднику обычно отражают документом Доход в натуральной форме. Но если учредитель не является сотрудником, типовой сценарий может отличаться. В такой ситуации чаще используют ручную регистрацию через Операция учета НДФЛ или аналогичный механизм, доступный в вашей конфигурации.
Не ограничивайтесь бухгалтерской проводкой оплаты поставщику. Для 6-НДФЛ нужны движения в регистрах НДФЛ. Если провести только банковскую оплату, программа может не увидеть доход физического лица и не включить его в отчетность.
После регистрации дохода в 1С сформируйте расчет 6-НДФЛ и проверьте, попала ли операция в нужные разделы. Рассмотрим контрольные точки:
В доходах физического лица должна появиться сумма оплаченной за него услуги.
Должен быть рассчитан исчисленный НДФЛ.
Если удержать налог было невозможно, сумма должна попасть в неудержанный НДФЛ.
В справке о доходах физического лица должна быть отражена сумма дохода, сумма исчисленного налога и сумма неудержанного налога.
Физическое лицо нужно уведомить о невозможности удержания НДФЛ.
Дополнительно сформируйте Регистр налогового учета по НДФЛ по учредителю. В нем должно быть видно, какая сумма дохода отражена, по какой дате, какой налог исчислен и почему он не удержан.
Если сумма не попадает в 6-НДФЛ, проверьте дату дохода, код дохода, налоговый статус физического лица, заполнение вкладок документа Операция учета НДФЛ и актуальность релиза 1С.
Рассмотрим опасный вариант. Иногда организация хочет просто перечислить НДФЛ в бюджет из своих денег, чтобы закрыть вопрос. Но для НДФЛ важно, чтобы налог был именно удержан из дохода налогоплательщика. Если денежных выплат физическому лицу нет, удержания не происходит.
Если ООО перечислит налог за счет собственных средств, это может не решить проблему корректно, а в некоторых случаях создаст новый доход физического лица: за него оплатили еще и налог. Поэтому безопаснее действовать по установленному порядку: исчислить налог, признать невозможность удержания, отразить неудержанную сумму в 6-НДФЛ и уведомить физическое лицо.
Не подменяйте неудержанный НДФЛ добровольной оплатой налога за физическое лицо из средств ООО без отдельного анализа. В большинстве практических случаев при отсутствии выплат физическому лицу нужно именно сообщать о невозможности удержания.
После того как ООО передаст сведения о неудержанном налоге, налоговый орган учтет эту информацию. Далее физическое лицо получит налоговое уведомление и уплатит НДФЛ самостоятельно.
Разберем порядок для учредителя:
Получите от ООО информацию о сумме дохода и неудержанном НДФЛ.
Проверьте данные в личном кабинете налогоплательщика.
Дождитесь налогового уведомления от ФНС.
Уплатите налог в срок, указанный в уведомлении.
Если организация корректно подала сведения о невозможности удержания, физическому лицу обычно не нужно отдельно декларировать этот доход только из-за того, что налоговый агент не смог удержать НДФЛ. Но если у физического лица есть другие основания для подачи декларации 3-НДФЛ, их нужно анализировать отдельно.
Отдельно рассмотрим страховые взносы. Если учредитель не состоит с ООО в трудовых отношениях и не оказывает обществу услуги по гражданско-правовому договору, сама по себе оплата его личных расходов обычно не является выплатой в рамках трудового договора или договора на выполнение работ, оказание услуг. Поэтому страховые взносы по такой операции чаще всего не начисляются.
Но если учредитель одновременно является директором, сотрудником или исполнителем по договору ГПХ, проанализируйте основание выплаты. Если оплата связана с трудовыми отношениями, системой мотивации, компенсацией или вознаграждением, могут появиться дополнительные налоговые последствия.
Не оценивайте операцию только по статусу «учредитель». Проверьте, в каком качестве физическое лицо получает выгоду: участник общества, директор, работник, арендодатель, исполнитель по договору или просто физическое лицо.
Поскольку ООО применяет общую систему налогообложения, отдельно разберем налог на прибыль и НДС.
Если услуга оказана в личных интересах учредителя и не связана с деятельностью ООО, направленной на получение дохода, включать такую сумму в расходы по налогу на прибыль рискованно. Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Личная оплата за учредителя обычно этим требованиям не соответствует.
По НДС также нужно быть осторожными. Если услуга приобретена не для операций, облагаемых НДС, и не для деятельности ООО, право на вычет входного НДС может отсутствовать. Если документы поставщика оформлены не на ООО, а на физическое лицо, вычет НДС для ООО тем более будет проблемным.
Практический вывод: личные услуги учредителя не отражайте как обычные производственные или управленческие расходы ООО. Для бухгалтерского учета можно показать прочий расход, но в налоговом учете по налогу на прибыль, как правило, ставьте признак «не принимается».
Чтобы операция не выглядела неясной, оформите документы заранее. Разберем два комплекта.
Если учредитель возмещает деньги:
заявление учредителя с просьбой оплатить счет;
соглашение о возмещении расходов или иной документ о возврате суммы;
счет поставщика;
платежное поручение ООО;
документ на поступление возмещения от учредителя;
акт сверки расчетов или бухгалтерская справка.
Если учредитель не возмещает деньги:
документ, объясняющий основание оплаты за физическое лицо;
счет или договор с поставщиком;
платежное поручение ООО;
бухгалтерская справка о признании натурального дохода;
расчет НДФЛ;
уведомление физическому лицу о невозможности удержания НДФЛ, если удержать налог невозможно;
годовой расчет 6-НДФЛ с отражением неудержанного налога.
Чем лучше оформлены документы, тем проще доказать выбранный налоговый подход. Особенно это важно, если учредитель является контролирующим лицом, директором или единственным участником общества.
Теперь соберем итоговый алгоритм именно для ситуации, когда ООО оплатило услуги за учредителя, а выплат учредителю не производит.
Определите, будет ли учредитель возмещать сумму. Если да — оформите задолженность и возврат. Если нет — переходите к признанию дохода.
Определите сумму дохода. Возьмите стоимость оплаченных услуг в интересах учредителя. Если есть частичное возмещение, доходом будет невозмещенная часть.
Определите дату дохода. Обычно ориентируйтесь на дату оплаты услуги за физическое лицо или дату фактического получения услуги, если это следует из документов.
Исчислите НДФЛ. Примените ставку с учетом налогового статуса физического лица и действующих правил по налоговой базе.
Проверьте возможность удержания. Если ООО не выплачивает учредителю деньги, удержать налог невозможно.
Отразите доход в 1С. Используйте Операция учета НДФЛ или профильный документ вашей конфигурации для регистрации натурального дохода.
Проверьте 6-НДФЛ. Доход, исчисленный НДФЛ и неудержанный НДФЛ должны попасть в годовую отчетность.
Сообщите физическому лицу. Учредитель должен знать, что налог не удержан и будет подлежать уплате самостоятельно по уведомлению ФНС.
Не признавайте личную оплату обычным налоговым расходом ООО. На ОСНО проверьте налог на прибыль и НДС отдельно.
Если ООО на ОСНО оплатило поставщику услуги за физическое лицо — учредителя, дальнейшие действия зависят от возмещения.
Если учредитель возмещает ООО потраченные деньги, НДФЛ обычно не возникает. В этом случае отражаем расчеты с физическим лицом и закрываем задолженность поступлением денег от учредителя.
Если учредитель не возмещает деньги, вся невозмещенная сумма становится его доходом в натуральной форме. ООО должно исчислить НДФЛ как налоговый агент. Если денежных выплат учредителю нет, удержать налог невозможно. Тогда ООО отражает доход и неудержанный НДФЛ в годовом 6-НДФЛ, сообщает о невозможности удержания налога, а учредитель затем уплачивает НДФЛ самостоятельно на основании уведомления налогового органа.
В 1С не ограничивайтесь платежным документом. Для корректной отчетности зарегистрируйте натуральный доход через Операция учета НДФЛ, проверьте Регистр налогового учета по НДФЛ и сформируйте 6-НДФЛ с неудержанным налогом. Такой порядок позволит правильно закрыть операцию и снизить риск претензий по НДФЛ, налогу на прибыль и отчетности.
Информация носит справочный характер