Рассмотрим ситуацию подробно. ООО имело задолженность перед индивидуальным предпринимателем в размере 400 000 рублей. В апреле 2026 года предприниматель прекратил деятельность и был исключен из ЕГРИП, а в июне 2026 года организация перечислила задолженность уже физическому лицу. Возникает вопрос: кто должен рассчитать и уплатить НДФЛ с этих 400 000 рублей — само физическое лицо или ООО как налоговый агент?
Сразу определим главное правило: сам факт прекращения статуса ИП еще не дает ответа на вопрос о том, кто платит НДФЛ. Сначала выясним, за что именно ООО перечислило 400 000 рублей. Для оплаты товаров и для оплаты работ или услуг действуют разные правила. Кроме того, отдельно рассмотрим ситуацию, когда организация уже перечислила бывшему ИП всю сумму долга и НДФЛ в момент выплаты не удержала.
Ответ из обсуждения о том, что при оплате товаров НДФЛ обычно декларирует само физическое лицо, а при оплате работ или услуг организация становится налоговым агентом, в целом соответствует действующему порядку. Но для правильного оформления необходимо учесть дату получения дохода, статус физлица на эту дату, налоговую ставку, отчетность ООО и возможную невозможность удержать налог после того, как деньги уже полностью перечислены.
Не будем начинать с расчета 13 процентов. Сначала поднимем договор, акт, накладную, УПД и документы, на основании которых сформировалась кредиторская задолженность ООО перед бывшим ИП.
Разберем по шагам:
Определим вид договора: поставка товаров, выполнение работ, оказание услуг, аренда, заем или другая операция.
Установим, когда товары были переданы, работы выполнены или услуги оказаны.
Проверим дату прекращения регистрации ИП по ЕГРИП.
Установим дату фактической выплаты денег физическому лицу.
Проверим налоговый режим, который предприниматель применял до прекращения деятельности.
Определим, является ли перечисленная сумма доходом физического лица для целей главы 23 НК РФ.
После этого определим, кто обязан исчислить НДФЛ: ООО как налоговый агент или бывший ИП самостоятельно.
Именно назначение платежа является ключевым. Нельзя сформулировать универсальное правило «если ИП закрылся, всегда удерживаем НДФЛ» или, наоборот, «долг возник во время действия ИП, поэтому физлицо всегда платит налог самостоятельно». Оба утверждения будут неверными без анализа основания задолженности.
Рассмотрим распространенную ситуацию, когда предприниматель применял УСН. При УСН доходы в общем случае определяются кассовым методом. Согласно статье 346.17 НК РФ датой получения дохода признается день поступления денежных средств, получения имущества либо погашения задолженности иным способом.
Если ИП прекратил деятельность и запись о прекращении статуса внесена в ЕГРИП, применять УСН с этой даты он уже не может. Поэтому денежные средства, которые покупатель перечислит только после прекращения предпринимательской деятельности, нельзя автоматически включить в доходы по УСН только потому, что товар был отгружен или услуга была оказана раньше.
Такой подход Минфин и ФНС разъясняли применительно к задолженности покупателей бывшему ИП. В частности, в письме Минфина России от 13.06.2013 № 03-11-09/21985, доведенном письмом ФНС России от 05.07.2013 № ЕД-4-3/12193@, указано, что доходы в виде задолженности покупателей, фактически полученные после прекращения деятельности в качестве ИП, подлежат налогообложению НДФЛ в порядке главы 23 НК РФ.
Поэтому в рассматриваемой ситуации апрель и июнь 2026 года имеют принципиальное значение. В апреле физическое лицо утратило статус ИП, а деньги фактически получило только в июне. Следовательно, анализируем июньскую выплату уже по правилам НДФЛ.
Однако на этом анализ не заканчивается. Теперь выясним, кто именно должен исполнить обязанность по НДФЛ.
Предположим, предприниматель поставил ООО товары до прекращения деятельности. Например, в марте 2026 года ИП передал организации товар на 400 000 рублей. ООО товар приняло, возникла кредиторская задолженность. В апреле поставщик прекратил деятельность как ИП, а в июне организация перечислила ему 400 000 рублей.
В такой ситуации рассмотрим подпункт 2 пункта 1 статьи 228 НК РФ. Эта норма предусматривает самостоятельное исчисление и уплату НДФЛ физическими лицами с сумм, полученных от продажи принадлежащего им имущества и имущественных прав, если не действует освобождение или иной специальный порядок.
При выплате физическому лицу стоимости приобретенного у него имущества организация в общем случае не выполняет функции налогового агента по НДФЛ. Именно поэтому для задолженности за товары вывод будет отличаться от задолженности за услуги.
В рассматриваемой ситуации ООО перечисляет бывшему ИП всю причитающуюся по договору поставки сумму. НДФЛ непосредственно из выплаты организация не удерживает. Обязанность рассчитать налог возникает у физического лица.
Разберем действия сторон.
ООО выплачивает бывшему предпринимателю сумму задолженности по договору поставки.
ООО не удерживает НДФЛ как налоговый агент только на том основании, что получатель утратил статус ИП.
Физическое лицо учитывает полученный после закрытия ИП доход для целей главы 23 НК РФ.
Если доход подлежит самостоятельному декларированию, физическое лицо отражает его в декларации 3-НДФЛ за 2026 год.
Декларацию за 2026 год в общем случае необходимо представить не позднее 30 апреля 2027 года.
НДФЛ, исчисленный по декларации, в общем случае необходимо уплатить не позднее 15 июля 2027 года.
Таким образом, если 400 000 рублей — это задолженность именно за проданные товары, исходный ответ из обсуждения о самостоятельном декларировании дохода бывшим ИП является обоснованным.
Не будем автоматически умножать 400 000 рублей на 13 процентов во всех ситуациях. Для начала определим налоговую базу, статус налогового резидента, наличие расходов и другие доходы, относящиеся к соответствующей налоговой базе.
С 2025 года для НДФЛ действует новая система прогрессивных ставок. При этом для отдельных видов доходов, в том числе ряда доходов от продажи имущества, применяется отдельная двухступенчатая шкала: 13 процентов в пределах установленного порога и 15 процентов с суммы превышения.
Если рассматриваем простой пример: физическое лицо является налоговым резидентом РФ, облагаемая база составляет 400 000 рублей, других обстоятельств, увеличивающих ставку, нет и налоговые вычеты или расходы не уменьшают базу, ориентировочная сумма НДФЛ составит:
400 000 × 13 % = 52 000 рублей.
Но эту цифру не будем воспринимать как окончательную без проверки документов. При продаже имущества порядок определения налоговой базы может зависеть от вида имущества, документально подтвержденных расходов на его приобретение и специальных положений главы 23 НК РФ.
Особенно внимательно проверим ситуацию с товарными остатками бывшего предпринимателя. То обстоятельство, что имущество ранее использовалось в предпринимательской деятельности или приобреталось для перепродажи, может влиять на применение отдельных налоговых вычетов. Поэтому для бывшего ИП желательно сохранить первичные документы, подтверждающие приобретение реализованного товара и связанные с ним расходы.
Теперь рассмотрим другой сценарий. Предприниматель выполнил для ООО работы или оказал услуги, затем прекратил деятельность, а оплату получил только после исключения из ЕГРИП.
Здесь результат будет другим.
Дата фактического получения дохода в денежной форме определяется по статье 223 НК РФ. Для вознаграждения по гражданско-правовому договору такой датой является день фактической выплаты денежных средств, в том числе день перечисления денег на банковский счет физического лица.
В нашем примере деньги перечисляются в июне 2026 года. На эту дату исполнитель уже не зарегистрирован как ИП.
Следовательно, ООО перечисляет вознаграждение уже физическому лицу, которое не имеет статуса индивидуального предпринимателя.
При выплате физическому лицу вознаграждения за работы или услуги российская организация признается налоговым агентом по статье 226 НК РФ. Она должна исчислить НДФЛ и удержать его непосредственно при выплате дохода.
Этот подход прямо отражен в письме Минфина России от 07.10.2022 № 03-04-06/97046. Минфин рассматривал именно выплату задолженности по договору оказания услуг физическому лицу, которое к моменту оплаты прекратило деятельность как ИП. Вывод: поскольку на дату получения дохода исполнитель уже не является предпринимателем, организация при выплате такого дохода выполняет обязанности налогового агента по НДФЛ.
Эта позиция также отражена в материалах 1С:ИТС в разъяснении «Как оплатить услуги предпринимателю, исключенному из ЕГРИП?». Для НДФЛ 1С обращает внимание именно на дату выплаты вознаграждения.
Предположим, задолженность ООО перед бывшим ИП за оказанные услуги составляет 400 000 рублей. Физическое лицо является налоговым резидентом РФ. Других выплат этому физическому лицу от данного ООО с начала 2026 года не было.
Для большинства доходов, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, в 2026 году применяется пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ:
13 процентов — для налоговой базы до 2 400 000 рублей включительно;
15 процентов — с части налоговой базы, превышающей 2 400 000 рублей и не превышающей 5 000 000 рублей;
18 процентов — с соответствующей части базы свыше 5 000 000 рублей до 20 000 000 рублей;
20 процентов — с соответствующей части базы свыше 20 000 000 рублей до 50 000 000 рублей;
22 процента — с части базы свыше 50 000 000 рублей.
При доходе 400 000 рублей и отсутствии других выплат от этого налогового агента применим ставку 13 процентов.
Рассчитаем:
НДФЛ: 400 000 × 13 % = 52 000 рублей.
К перечислению физическому лицу: 400 000 − 52 000 = 348 000 рублей.
ООО должно было признать доход физического лица в размере 400 000 рублей, исчислить НДФЛ 52 000 рублей, непосредственно при выплате удержать эти 52 000 рублей и перечислить физическому лицу 348 000 рублей.
Не будем путать сумму договора и сумму, фактически перечисляемую физлицу. Если в договоре вознаграждение составляет 400 000 рублей, НДФЛ в общем случае удерживается из этих 400 000 рублей, а не начисляется сверх суммы договора за счет ООО.
В рассматриваемой ситуации может возникнуть возражение: «Но услуги ведь оказывал именно ИП, когда он еще был зарегистрирован. Почему организация должна удерживать НДФЛ?»
Разберем причину.
Для НДФЛ принципиальное значение имеет дата фактического получения денежного дохода. Если вознаграждение за работу или услугу выплачивается после исключения исполнителя из ЕГРИП, на дату получения денег он уже не относится к категории ИП, которые самостоятельно исполняют обязанности по НДФЛ в отношении доходов от предпринимательской деятельности.
Поэтому схема выглядит следующим образом:
В марте ИП оказал услугу.
В апреле ИП прекратил деятельность.
В июне ООО выплатило вознаграждение.
Дата фактического получения дохода — июнь.
В июне получатель уже обычное физическое лицо.
Следовательно, при оплате услуг ООО исполняет обязанности налогового агента.
Такой подход подтверждается не только разъяснениями Минфина, но и судебной практикой. Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 26.06.2023 № Ф09-3491/23 по делу № А60-21305/2022 также рассматривал ситуацию, когда исполнитель утратил статус ИП в период отношений по договору. Суд поддержал налоговый орган в том, что при выплатах после утраты статуса необходимо учитывать фактический статус получателя дохода.
Теперь рассмотрим наиболее важную практическую часть исходного вопроса. Деньги уже перечислены в июне 2026 года. Предположим, что это была оплата работ или услуг, поэтому ООО являлось налоговым агентом. Однако организация перечислила физическому лицу все 400 000 рублей и НДФЛ не удержала.
Нельзя просто задним числом считать, что из перечисленных 400 000 рублей организация удержала 52 000 рублей. По банковской выписке физическое лицо фактически получило все 400 000 рублей. Следовательно, налог из этой выплаты удержан не был.
Разберем исправление по шагам.
Проверьте основание задолженности и окончательно подтвердите, что ООО действительно являлось налоговым агентом.
Определите дату июньской выплаты — это дата фактического получения дохода.
Рассчитайте НДФЛ по правилам, действовавшим на дату выплаты.
Отразите полученный физлицом доход и исчисленный налог в налоговом учете ООО.
Не отражайте налог как фактически удержанный, если физическому лицу были перечислены все 400 000 рублей и никакого удержания не было.
Если до окончания установленного срока ООО сможет удержать налог из последующих денежных выплат этому же физическому лицу, проанализируйте возможность такого удержания и корректно отразите его в учете.
Если удержать НДФЛ не удастся, выполните процедуру сообщения о невозможности удержания налога.
Пункт 5 статьи 226 НК РФ устанавливает специальный порядок для ситуации, когда налоговый агент не может удержать исчисленный налог. Если удержать его не удается до 31 января года, следующего за истекшим налоговым периодом, налоговый агент обязан не позднее 25 февраля следующего года сообщить налогоплательщику и налоговому органу о невозможности удержать НДФЛ, сумме соответствующего дохода и сумме неудержанного налога.
Для дохода, полученного в июне 2026 года, контрольной датой будет 2027 год.
Если ООО не сможет удержать налог, сведения о неудержанном НДФЛ необходимо будет представить не позднее 25 февраля 2027 года в установленном порядке.
Если налоговый агент правильно сообщит налоговой инспекции сведения о доходе и неудержанном НДФЛ, обязанность фактически перечислить этот налог перейдет к физическому лицу через механизм налогового уведомления.
Налоговый орган рассчитает сумму на основании сведений налогового агента и включит ее в налоговое уведомление.
В этом случае физическому лицу не требуется подавать 3-НДФЛ только по причине данного неудержанного налога, если налоговый агент передал необходимые сведения в ИФНС.
НДФЛ по уведомлению в общем случае необходимо будет уплатить не позднее 1 декабря года, следующего за годом получения дохода. Для дохода 2026 года это будет срок уплаты в 2027 году.
Получаем важное различие:
ООО являлось налоговым агентом, удержало налог — ООО перечисляет удержанный НДФЛ.
ООО являлось налоговым агентом, но объективно не смогло удержать налог и своевременно сообщило об этом ИФНС — налог в дальнейшем уплачивает физическое лицо по налоговому уведомлению.
ООО не удержало налог и не передало необходимые сведения — у физического лица может возникнуть обязанность самостоятельно задекларировать такой доход, а у организации сохраняются риски нарушения обязанностей налогового агента.
Это два разных сценария.
Если ООО вообще не является налоговым агентом, как в рассматриваемом случае с оплатой приобретенных товаров, бывший ИП самостоятельно декларирует облагаемый доход в порядке статьи 228 НК РФ. Для доходов 2026 года ориентируемся на декларацию до 30 апреля 2027 года и уплату налога до 15 июля 2027 года.
Если же ООО является налоговым агентом по оплате услуг, но налог не удалось удержать и ООО сообщило об этом налоговой инспекции в порядке пункта 5 статьи 226 НК РФ, налоговая инспекция сама предъявит физическому лицу НДФЛ в налоговом уведомлении. Срок будет определяться правилами уплаты налога по уведомлению.
Поэтому нельзя одновременно рекомендовать бывшему ИП подать 3-НДФЛ и ООО сообщить о неудержанном налоге, не разобравшись в конкретном основании.
Если задолженность относится к работам или услугам и организация правильно удержала НДФЛ при июньской выплате, необходимо соблюсти сроки перечисления налога и представления уведомления об исчисленных суммах.
В 2026 году налоговые агенты перечисляют НДФЛ дважды в месяц:
налог, исчисленный и удержанный с 1-го по 22-е число месяца, перечисляется в общем случае не позднее 28-го числа этого месяца;
налог, исчисленный и удержанный с 23-го по последнее число месяца, перечисляется в общем случае не позднее 5-го числа следующего месяца;
если соответствующий срок приходится на выходной или праздничный день, применяем правила переноса срока по НК РФ.
Уведомления об исчисленных суммах НДФЛ также представляются по соответствующим периодам: в общем случае не позднее 25-го числа для удержаний с 1-го по 22-е и не позднее 3-го числа следующего месяца для удержаний с 23-го числа до конца месяца.
Поэтому при проверке июньской операции обязательно посмотрим точную дату платежного поручения. Не будем определять срок перечисления НДФЛ только по месяцу.
Разберем еще один важный момент. С 2025 года действует прогрессивная шкала НДФЛ, поэтому может показаться, что ООО должно запросить у бывшего ИП сведения обо всех его доходах за год, чтобы определить ставку.
Это не требуется.
По статье 226 НК РФ налоговый агент исчисляет налог нарастающим итогом применительно к доходам, которые он сам выплачивает этому физическому лицу. Доходы, выплаченные другими налоговыми агентами, ООО при своем расчете не учитывает.
Например, если ООО выплатило физическому лицу только 400 000 рублей, оно рассчитывает налог исходя из своей налоговой базы по этому получателю. Если у физического лица одновременно имеется зарплата в другой организации или другие облагаемые доходы, итоговое объединение соответствующих налоговых баз и возможное доначисление НДФЛ выполняется в предусмотренном НК РФ порядке.
Поэтому не будем требовать от бывшего ИП справки со всех мест работы только для расчета НДФЛ с разовой выплаты ООО.
Рассмотрим еще одну полезную возможность. Если физическое лицо получает доход по договору гражданско-правового характера за выполнение работ или оказание услуг, статья 221 НК РФ предусматривает профессиональный налоговый вычет в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением таких работ или оказанием услуг.
Поэтому в отдельных случаях НДФЛ не обязательно рассчитывать со всей суммы 400 000 рублей.
Предположим, физическое лицо документально подтвердит расходы, непосредственно связанные с выполнением договора. Тогда проанализируем возможность применения профессионального вычета.
При работе через налогового агента такой вычет предоставляется при выполнении требований НК РФ, в том числе на основании заявления налогоплательщика и документов о расходах.
Если документы не были представлены организации своевременно, возможность заявить соответствующий вычет можно дополнительно рассмотреть при самостоятельном налоговом декларировании в предусмотренных законодательством случаях.
Не будем автоматически уменьшать доход бывшего ИП на его прежние предпринимательские расходы без заявления и подтверждающих документов. Связь расходов именно с выплачиваемым доходом должна быть обоснована.
Исходное описание говорит только о «долге», поэтому обязательно проверим и другие возможные основания.
Например, задолженность может представлять собой возврат ранее полученного от физического лица займа, возврат переплаты, возврат аванса или возмещение ранее перечисленных им денежных средств.
В таком случае сначала определим, существует ли вообще налогооблагаемый доход.
Статья 41 НК РФ связывает доход с экономической выгодой. Возврат человеку его собственных денежных средств сам по себе обычно не образует экономической выгоды.
Например, если бывший ИП ранее перечислил ООО аванс 400 000 рублей, сделка не состоялась, а ООО после прекращения его регистрации просто вернуло эти 400 000 рублей, возврат собственных денежных средств не означает получение нового дохода в размере 400 000 рублей.
Аналогичный подход применяется к возврату основной суммы займа: отдельно анализируем проценты или иное вознаграждение, но сама возвращаемая сумма предоставленного займа не превращается в доход только из-за прекращения статуса ИП.
Поэтому перед удержанием НДФЛ всегда выясним экономическое содержание задолженности.
Если задолженность возникла по договору аренды, не будем применять правило для продажи товаров.
Российская организация, выплачивающая физическому лицу доход от аренды имущества, в общем случае является налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому если бывший предприниматель после прекращения регистрации получает от ООО арендную плату как физическое лицо, организация должна проанализировать обязанности налогового агента по статье 226 НК РФ.
Получаем еще одно подтверждение того, почему нельзя определять налог только по слову «долг».
Правильная схема должна начинаться с вопроса:
«За какую хозяйственную операцию возникла задолженность?»
Не будем также считать, что после снятия предпринимателя с регистрации ООО должно списать кредиторскую задолженность или ждать заключения нового договора с физическим лицом.
Индивидуальный предприниматель не является отдельным от гражданина юридическим лицом. Статус ИП означает специальную государственную регистрацию физического лица для осуществления предпринимательской деятельности.
Поэтому прекращение статуса предпринимателя само по себе не прекращает гражданско-правовые обязательства, которые возникли перед этим человеком во время его предпринимательской деятельности.
Если ООО задолжало Иванову Ивану Ивановичу, зарегистрированному на момент заключения договора как ИП Иванов И.И., после прекращения его регистрации кредитором остается тот же гражданин Иванов Иван Иванович.
Следовательно, долг можно погасить физическому лицу, но налоговые последствия выплаты определим уже с учетом его статуса на дату фактического получения дохода.
Для предотвращения ошибки введем практическое правило: перед выплатой вознаграждения предпринимателю проверим актуальный статус по ЕГРИП.
Особенно важно делать такую проверку, если между актом выполненных работ и оплатой проходит несколько недель или месяцев.
Разберем алгоритм:
Получите актуальные сведения ЕГРИП.
Проверьте дату прекращения деятельности.
Сопоставьте ее с датой планируемой выплаты.
Если на дату выплаты исполнитель остается ИП, анализируйте обычные правила расчетов с предпринимателем.
Если до даты выплаты ИП уже закрыт, отдельно определите налоговые последствия выплаты физическому лицу.
Такой контроль особенно полезен для договоров подряда и оказания услуг, поскольку ошибка может привести к неисполнению ООО обязанностей налогового агента.
Теперь рассмотрим практическое отражение операции в программах 1С. Конкретный набор документов зависит от используемой конфигурации, релиза и того, ведется ли расчет вознаграждений по договорам ГПХ непосредственно в бухгалтерской базе или в отдельной зарплатной программе.
Для типовой 1С:Бухгалтерия 8 редакции 3.0 важно разделить два вида учета:
бухгалтерские расчеты по ранее возникшей кредиторской задолженности;
налоговый учет дохода физического лица и НДФЛ.
Не будем удалять или без необходимости изменять старую карточку контрагента, через которую ранее учитывались расчеты с ИП. История договора, поступления услуг или товаров и сформированная задолженность должны сохраняться.
Но для целей НДФЛ необходимо правильно идентифицировать получателя как физическое лицо.
В зависимости от способа ведения учета используем штатные объекты 1С:
Физические лица — для идентификации получателя дохода;
Договоры подряда — если расчет с физлицами по ГПХ оформляется через зарплатный функционал программы;
Начисление зарплаты или соответствующий документ начисления по договорам ГПХ — если операция оформляется штатным механизмом расчета вознаграждений;
Операция учета НДФЛ — для ручной регистрации дохода, исчисленного, удержанного или неудержанного налога, когда хозяйственная операция не сформировала необходимые движения автоматически;
Списание с расчетного счета — для отражения фактического банковского платежа;
6-НДФЛ — для отражения дохода, исчисленного и удержанного либо неудержанного налога в регламентированной отчетности.
Для старой задолженности перед ИП часто не требуется создавать новый фиктивный договор ГПХ только ради того, чтобы программа рассчитала НДФЛ. Если задолженность уже отражена по договору с бывшим предпринимателем, сохраним бухгалтерскую историю и отдельно корректно зарегистрируем налоговый учет физлица штатными средствами программы.
В 1С:Бухгалтерия 8 для корректировки или ручной регистрации данных налогового учета предусмотрен документ Операция учета НДФЛ.
В типовом интерфейсе он доступен в разделе учета НДФЛ. В разных вариантах интерфейса путь может отображаться как раздел сотрудников или раздел зарплаты и кадров с переходом к документам НДФЛ.
Используем этот документ, когда выплата бывшему ИП была проведена через расчеты с контрагентами и автоматически не попала в налоговый учет физических лиц.
Разберем последовательность:
Создайте или выберите карточку соответствующего физического лица.
Укажите дату операции, соответствующую дате фактического получения дохода.
Зарегистрируйте сумму облагаемого дохода.
Укажите соответствующую налоговую базу и код дохода согласно действующей классификации.
Отразите исчисленную сумму НДФЛ.
Если налог действительно был удержан, отразите удержание по фактической дате.
Если все 400 000 рублей перечислены физлицу и налог фактически не удержан, не создавайте фиктивного удержания.
Проверьте формирование 6-НДФЛ и справки о доходах физического лица.
Особенно важно не путать «исчисленный налог» и «удержанный налог». Если организация рассчитала 52 000 рублей НДФЛ только после того, как обнаружила ошибку, это еще не означает, что 52 000 рублей были удержаны у физического лица.
Если к окончанию установленного периода ООО так и не сможет удержать налог, необходимо правильно отразить неудержанную сумму в годовой отчетности.
В 1С:Бухгалтерия 8 поддерживается учет неудержанного НДФЛ, сведения о котором передаются налоговому органу. Для этого используется в том числе документ Операция учета НДФЛ и механизм отражения суммы, переданной на взыскание в налоговый орган.
В типовых версиях программы для этой цели предусмотрен соответствующий раздел документа, связанный с передачей неудержанного налога налоговому органу.
Разберем порядок:
Сначала правильно отразите доход и исчисленный НДФЛ.
Проверьте, действительно ли налог до установленной даты не был удержан.
Сформируйте годовой 6-НДФЛ с данными о неудержанной сумме.
Проверьте сведения в справке о доходах физического лица, которая входит в годовой расчет.
После передачи сведений в ИФНС отразите в программе факт передачи неудержанного налога налоговому органу штатным механизмом.
Не будем вводить ручные проводки по счету 68 без регистрации соответствующих движений налогового учета НДФЛ. Для корректного формирования 6-НДФЛ одной бухгалтерской проводки недостаточно.
При расчетах с физическими лицами по гражданско-правовым договорам в бухгалтерском учете расчеты могут отражаться через счет 60 или 76 в зависимости от характера договора и принятой учетной схемы.
При правильном удержании НДФЛ типовая логика выглядит следующим образом:
Дебет 60 (76) Кредит 68.НДФЛ — удержан НДФЛ из суммы вознаграждения.
Дебет 60 (76) Кредит 51 — перечислена физическому лицу сумма за вычетом удержанного НДФЛ.
Но если все 400 000 рублей уже перечислены физическому лицу, не будем задним числом формировать проводку удержания, которая не соответствует фактическому движению денег, без анализа способа исправления ошибки.
Сначала определим налоговый статус операции, затем исправим регистры НДФЛ и только после этого приведем бухгалтерский учет в соответствие с фактической ситуацией.
Если выяснили, что 400 000 рублей являются задолженностью за приобретенные ранее товары и ООО не признается налоговым агентом по НДФЛ, не будем искусственно формировать доход физлица в регистрах НДФЛ организации.
В этом случае выплата остается погашением кредиторской задолженности перед поставщиком.
Разберем практический порядок:
Сохраните первоначальный договор поставки и документы поступления товаров.
Проверьте остаток задолженности перед бывшим ИП.
Получите от физического лица актуальные банковские реквизиты.
Оформите перечисление задолженности документом Списание с расчетного счета.
В назначении платежа укажите реквизиты первоначального договора и документа, по которому погашается задолженность.
Не создавайте удержание НДФЛ в программе, если ООО действительно не выполняет функции налогового агента по этой выплате.
Сохраните документы, подтверждающие основание выплаты, на случай вопросов налоговой инспекции.
Физическое лицо самостоятельно решит вопрос с декларированием соответствующего дохода.
Если речь идет только о погашении уже сформированной задолженности за ранее поставленные товары или оказанные услуги, обычно не требуется заключать новый договор задним числом только потому, что исполнитель прекратил регистрацию как ИП.
Но желательно оформить документы, подтверждающие изменение реквизитов для платежа, если деньги перечисляются уже на личный банковский счет гражданина.
Например, можно получить письменное уведомление бывшего предпринимателя о прекращении регистрации и новых банковских реквизитах.
При этом не будем менять экономическое содержание первоначальной операции. Если долг возник по договору оказания услуг, он не превращается после закрытия ИП в долг по договору купли-продажи. Именно первоначальное основание обязательства используется для определения налоговых последствий.
Хотя исходный вопрос касается НДФЛ, отдельно проверим страховые взносы. Здесь правила отличаются от правил определения даты дохода по НДФЛ.
В письме Минфина России от 07.10.2022 № 03-04-06/97046 разъяснено, что для страховых взносов имеет значение дата начисления вознаграждения.
Если вознаграждение по договору оказания услуг было начислено в пользу ИП до исключения его из ЕГРИП, Минфин указывает, что такая сумма не образует для организации объект обложения страховыми взносами как выплата обычному физическому лицу. В период предпринимательской деятельности ИП являлся самостоятельным плательщиком страховых взносов.
Если же вознаграждение начислено уже после прекращения регистрации исполнителя как ИП, необходимо анализировать обязанности ООО как плательщика страховых взносов с выплат физическому лицу.
Получаем ситуацию, которая на первый взгляд кажется необычной:
по НДФЛ при оплате услуг ориентируемся на дату фактической выплаты дохода;
по страховым взносам отдельно анализируем дату начисления вознаграждения и статус исполнителя.
Не переносите вывод по НДФЛ автоматически на страховые взносы.
Для задолженности за товары страховые взносы с суммы оплаты товара не начисляются, поскольку это не вознаграждение физическому лицу за выполнение работ или оказание услуг.
Чтобы подтвердить правильность выбранного варианта, соберем комплект документов.
Первоначальный договор с ИП.
Акты выполненных работ или оказанных услуг либо товарные накладные и УПД.
Документ, подтверждающий возникновение задолженности.
Сведения ЕГРИП с датой прекращения деятельности ИП.
Письмо физического лица с актуальными банковскими реквизитами, если они изменились.
Платежное поручение на перечисление 400 000 рублей.
Расчет НДФЛ, если ООО является налоговым агентом.
Документы на профессиональный налоговый вычет, если физическое лицо заявляет такой вычет и для него имеются основания.
Регистры налогового учета по НДФЛ.
Расчет 6-НДФЛ, если выплата относится к доходам, по которым ООО является налоговым агентом.
Такой комплект позволит объяснить, почему по одной выплате ООО удержало НДФЛ, а по другой выплате бывшему ИП налог не удерживался.
Теперь применим правила непосредственно к сумме 400 000 рублей.
Пример 1. Это оплата за товар.
ИП поставил ООО товар. К апрелю 2026 года ООО осталось должно поставщику 400 000 рублей. В апреле предприниматель снялся с регистрации. В июне ООО перечислило 400 000 рублей гражданину.
В этом случае рассматриваем выплату как доход от продажи имущества. ООО в общем случае не удерживает НДФЛ. Бывший ИП самостоятельно определяет налоговую базу и при наличии обязанности декларирует доход за 2026 год. Декларация подается в 2027 году, налог также уплачивается физическим лицом.
Пример 2. Это оплата за услуги.
ИП оказал ООО услуги, после чего прекратил регистрацию. Деньги 400 000 рублей поступили уже после закрытия ИП.
На дату выплаты получатель — физическое лицо. ООО признается налоговым агентом. При стандартной ситуации и ставке 13 процентов организация должна была исчислить 52 000 рублей НДФЛ и выплатить физлицу 348 000 рублей.
Если ООО уже перечислило все 400 000 рублей, налог фактически не удержан. Организации необходимо исправить налоговый учет и решить вопрос об удержании налога из последующих выплат. Если удержание окажется невозможным, передать сведения в ИФНС в порядке пункта 5 статьи 226 НК РФ не позднее 25 февраля 2027 года.
После получения этих сведений налоговый орган предъявит неудержанный налог физическому лицу в налоговом уведомлении.
Распространенная ошибка заключается в следующем рассуждении: «Договор заключался с предпринимателем, поэтому доход связан с предпринимательской деятельностью и бывший ИП должен сам заплатить все налоги».
Для денежных доходов от работ или услуг такой подход не учитывает статью 223 НК РФ и фактический статус получателя на дату выплаты.
Если ИП существовал в момент заключения договора, но перестал существовать как предприниматель до получения вознаграждения, организация уже не может автоматически применять правило о самостоятельной уплате НДФЛ действующим ИП.
Поэтому при оплате услуг проверяем статус именно на дату выплаты.
Обратное утверждение также неверно.
Если ООО приобретает у физического лица имущество, статья 228 НК РФ предусматривает самостоятельное исчисление налога получателем дохода. Поэтому само по себе прекращение регистрации ИП не превращает покупателя товара в налогового агента.
Кроме того, отдельные выплаты вообще могут не образовывать доход. Например, возврат бывшему предпринимателю его собственной переплаты не создает экономическую выгоду.
Поэтому правильное правило сформулируем так:
После закрытия ИП сначала определите вид выплачиваемого дохода, затем примените специальный порядок главы 23 НК РФ именно для этого вида дохода.
Если ООО признается налоговым агентом по выплате бывшему ИП, обязательно проверим отражение операции в 6-НДФЛ.
Доход по договору выполнения работ или оказания услуг относится к периоду фактической выплаты. Поэтому июньская выплата должна попасть в налоговый учет 2026 года.
Если налог был удержан, в расчете отражаются соответствующие суммы дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ.
Если НДФЛ не удалось удержать до установленного срока, в годовом расчете необходимо отразить неудержанную сумму и сведения по соответствующему физическому лицу.
Годовой 6-НДФЛ за 2026 год по действующим правилам необходимо представить не позднее 25 февраля 2027 года.
В составе годового расчета представляются сведения о доходах и суммах налога по физическим лицам.
Перед отправкой отчета выполним контроль:
совпадает ли сумма дохода с фактически выплаченным облагаемым доходом;
правильно ли указана дата получения дохода;
правильно ли исчислен НДФЛ;
не отражен ли налог как удержанный, если он фактически не удерживался;
правильно ли указана сумма неудержанного налога;
совпадают ли данные 6-НДФЛ с регистрами Операция учета НДФЛ.
Действия самого физического лица также будут зависеть от основания выплаты.
Если это оплата товара и ООО не является налоговым агентом, бывшему предпринимателю следует самостоятельно проверить обязанность по декларированию дохода, определить налоговую базу с учетом допустимых расходов или вычетов и подать декларацию 3-НДФЛ за 2026 год в установленный срок.
Если это оплата работ или услуг и ООО правильно удержало НДФЛ, самостоятельно второй раз уплачивать налог с тех же 400 000 рублей не нужно.
Если это оплата работ или услуг, ООО не смогло удержать НДФЛ и сообщило об этом в налоговую инспекцию, физическому лицу следует контролировать появление налогового уведомления и уплатить предъявленный налог в установленный срок.
Если ООО не удержало налог и не передало соответствующие сведения, физическому лицу не следует игнорировать доход. Необходимо определить обязанность по представлению 3-НДФЛ самостоятельно.
Соберем все выводы в один практический алгоритм.
Сначала установите, за что ООО должно 400 000 рублей.
Если задолженность возникла за товары, рассмотрите правила статьи 228 НК РФ: НДФЛ в общем случае рассчитывает и уплачивает физическое лицо самостоятельно.
Если задолженность возникла за выполненные работы или оказанные услуги, проверьте статус исполнителя на дату фактической выплаты.
Если к этой дате исполнитель уже исключен из ЕГРИП, ООО в общем случае становится налоговым агентом по НДФЛ.
При сумме дохода 400 000 рублей и применении ставки 13 процентов сумма НДФЛ составляет 52 000 рублей.
При правильном удержании ООО должно было перечислить бывшему ИП 348 000 рублей, а 52 000 рублей удержать как НДФЛ.
Если ООО уже перечислило все 400 000 рублей, не отражайте задним числом фиктивное удержание 52 000 рублей.
Проверьте возможность удержать исчисленный налог из дальнейших денежных выплат этому же физическому лицу.
Если удержание до 31 января 2027 года невозможно, сообщите об этом физлицу и ИФНС не позднее 25 февраля 2027 года в установленном порядке.
После передачи сведений налоговый орган предъявит неудержанный НДФЛ физическому лицу через налоговое уведомление.
Если ООО не является налоговым агентом, бывший ИП самостоятельно декларирует облагаемый доход за 2026 год. В общем случае декларацию необходимо представить до 30 апреля 2027 года, налог уплатить до 15 июля 2027 года.
Отдельно проверьте страховые взносы, поскольку правила определения момента возникновения обязательств по ним отличаются от правил НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерия 8 используйте штатные механизмы налогового учета: Физические лица, Операция учета НДФЛ, 6-НДФЛ, а при применимости зарплатного механизма — документы учета договоров ГПХ.
Не исправляйте налоговый учет одной бухгалтерской проводкой: данные должны корректно попасть в регистры НДФЛ и регламентированную отчетность.
Если ООО перечислило 400 000 рублей бывшему ИП после прекращения его регистрации, ответ зависит от того, за что выплачивается задолженность.
Если это задолженность за товары, ООО в общем случае не удерживает НДФЛ, а физическое лицо самостоятельно решает вопрос с декларированием и уплатой налога по правилам статьи 228 НК РФ.
Если это задолженность за работы или услуги, а деньги выплачены уже после исключения исполнителя из ЕГРИП, ООО в общем случае является налоговым агентом. Организация должна исчислить и удержать НДФЛ при выплате дохода.
Если при оплате услуг все 400 000 рублей уже были перечислены физическому лицу без удержания налога, необходимо не просто попросить бывшего ИП «самому заплатить 13 процентов», а корректно выполнить обязанности налогового агента: отразить доход и исчисленный НДФЛ, определить возможность последующего удержания, а при невозможности удержать налог передать соответствующие сведения физическому лицу и налоговой инспекции.
Таким образом, наиболее важный вопрос для исходной ситуации звучит не «ИП закрыт или нет», а «за что именно ООО погашает задолженность?» После ответа на него порядок уплаты НДФЛ определяется однозначно значительно проще.
Информация носит справочный характер