Рассмотрим ситуацию: индивидуальный предприниматель применяет налог на профессиональный доход, то есть НПД, но планирует принять работников по трудовым договорам. Возникает практический вопрос: когда сниматься с НПД, когда подавать уведомление на УСН, когда заключать трудовой договор, когда сдавать ЕФС-1 и нужно ли отдельно регистрироваться в СФР как работодателю.
Главный вывод: ИП на НПД не вправе иметь работников по трудовым договорам. Поэтому при заключении первого трудового договора предприниматель теряет право применять НПД. После этого нужно сняться с учета как плательщик НПД с причиной утраты права и в течение 20 календарных дней подать уведомление о переходе на УСН в связи с утратой права на НПД. Если уведомление подано вовремя, УСН будет применяться с даты снятия с учета по НПД.
Разберем по шагам правильный порядок действий, чтобы не попасть на общую систему налогообложения, не пропустить срок сдачи ЕФС-1 и корректно настроить учет в 1С.
Начнем с базового правила. Налог на профессиональный доход предназначен для деятельности, которую физическое лицо или ИП ведет самостоятельно. Плательщик НПД может продавать свои товары собственного производства, выполнять работы, оказывать услуги, сдавать жилье в аренду и получать иной разрешенный профессиональный доход, но не должен привлекать наемных работников по трудовым договорам.
То есть проблема возникает именно при трудовом договоре. Если ИП заключает с физическим лицом трудовой договор, появляется работник, с которым предприниматель состоит в трудовых отношениях. С этого момента условие применения НПД нарушается.
Поэтому не рассматривайте найм работника как обычное кадровое действие без налоговых последствий. Сначала проанализируйте налоговый режим, затем оформляйте работника и одновременно запускайте переход на УСН.
Важно: если ИП хочет именно штатного сотрудника с графиком работы, должностью, подчинением правилам внутреннего распорядка, оплатой труда и кадровыми документами, это трудовые отношения. На НПД с таким работником оставаться нельзя.
Разберем ключевой нюанс, из-за которого часто возникают ошибки. Перестать применять НПД можно двумя способами: добровольно отказаться от режима или утратить право на него. Налоговые последствия у этих вариантов разные.
Мой налог, но при этом еще не нарушил условия спецрежима. В таком случае перейти на УСН в середине года действующий ИП обычно не может. Переход на УСН будет возможен в общем порядке — с 1 января следующего года при своевременной подаче уведомления.Именно поэтому в ситуации с наймом сотрудников безопаснее выстраивать порядок так: сначала возникает основание для утраты права на НПД, то есть заключается трудовой договор, затем ИП снимается с учета по НПД с причиной «утратил право», затем подает уведомление о переходе на УСН.
Не подменяйте утрату права добровольным отказом. Если просто утром сняться с НПД без фактической утраты права, а только потом планировать когда-нибудь нанять сотрудника, налоговая может расценить это как добровольный отказ. Тогда есть риск, что УСН в середине года не подтвердят, а период после НПД окажется на общей системе налогообложения.
Теперь разберем практический алгоритм. Возьмем ситуацию из вопроса: есть ИП на НПД, планируется найм сотрудника, нужно перейти на УСН «Доходы».
Мой налог выберите снятие с учета и укажите причину, связанную с утратой права на применение специального налогового режима.ЕФС-1 по приему работника. Сдавайте подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 со сведениями о трудовой деятельности.КНД 1150094, а не обычное уведомление для планового перехода на УСН.УСН Доходы, настройте зарплатный учет, страховые взносы, НДФЛ и регламентированную отчетность.Такой порядок согласуется с логикой ответа на форуме: заключаем трудовой договор, в этот день теряем право на НПД, в этот же день уведомляем налоговый орган об утрате права, на следующий рабочий день сдаем ЕФС-1, а затем в пределах 20 календарных дней подаем уведомление на УСН.
Рассмотрим главный практический вопрос автора: когда заключать трудовые договоры, если нужно сдавать ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
Заключайте трудовой договор тогда, когда готовы сразу выполнить все сопутствующие действия: сняться с НПД, сдать ЕФС-1, подать уведомление на УСН и начать вести учет как работодатель. Не подписывайте трудовой договор заранее, если еще не готовы перейти с НПД.
Лучше всего синхронизировать даты:
Если все эти даты совпадают, ситуация становится максимально понятной: именно в этот день у ИП появился работник, именно в этот день утрачено право на НПД, именно с этой даты предприниматель переходит на УСН при условии своевременной подачи уведомления.
Если договор подписывается заранее, а дата начала работы указана позже, появляется лишняя неопределенность. Формально трудовые отношения связаны с трудовым договором и допуском к работе, но для налоговой безопасности не создавайте спорную конструкцию. Оформляйте документы так, чтобы дата приема и дата утраты права на НПД были очевидны.
Разберем эту ситуацию отдельно, потому что именно она часто звучит в устных консультациях. Если ИП просто снялся с НПД по собственному желанию, а работника еще не нанял, это похоже на добровольный отказ от НПД. Для действующего ИП добровольный отказ не дает автоматического права перейти на УСН в середине года.
Поэтому безопасная формулировка такая: переход на УСН в середине года возможен при утрате права на НПД, а не при обычном добровольном отказе. Найм работника как раз и является основанием для утраты права.
Если налоговая инспекция говорит, что можно утром сняться и вечером подать уведомление на УСН, уточните, что снятие выполняется именно в связи с утратой права на применение НПД. Для этого должно быть реальное основание: например, заключенный трудовой договор. Иначе возникает риск, что уведомление на УСН в середине года будет спорным.
Практически действуйте так:
ЕФС-1.Так мы не спорим с логикой инспекции, но убираем риск добровольного отказа. Основание для перехода есть — работник принят, право на НПД утрачено.
Для перехода на УСН после утраты права на НПД используйте специальное уведомление о переходе на УСН в связи с утратой права на применение налога на профессиональный доход. В практике ФНС для этой ситуации используется КНД 1150094.
Не путайте его с обычным уведомлением о переходе на УСН по форме 26.2-1, КНД 1150001. Обычная форма применяется для стандартного перехода на УСН, например с нового года или при регистрации нового ИП. При утрате права на НПД нужен именно специальный сценарий.
В уведомлении укажите объект налогообложения «доходы», если планируете применять УСН 6 процентов или региональную пониженную ставку, если она предусмотрена для вашего вида деятельности и региона. Проверьте, что дата начала применения УСН соответствует дате снятия с учета по НПД.
Срок подачи — 20 календарных дней с даты снятия с учета в качестве плательщика НПД. Считайте именно календарные дни, а не рабочие. Если последний день срока выпадает на выходной или праздник, применяйте общее правило переноса срока на ближайший рабочий день, но лучше не откладывайте подачу до последнего дня.
Разберем риск. Если ИП утратил право на НПД, но не подал уведомление на УСН в установленный срок, налоговая может считать, что после НПД предприниматель оказался на общей системе налогообложения. Это означает более сложный учет, возможные обязанности по НДС, НДФЛ от предпринимательской деятельности и другой порядок отчетности.
Чтобы этого не произошло, действуйте с запасом:
Если уведомление отправлено через 1С-Отчетность, Личный кабинет ИП или оператора ЭДО, сохраните квитанции. Если подаете на бумаге, получите отметку инспекции на втором экземпляре или отправляйте заказным письмом с описью вложения.
Теперь разберем кадровую отчетность. При приеме работника по трудовому договору работодатель должен представить в СФР подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.
На практике ориентируйтесь на дату кадрового документа: приказ о приеме, трудовой договор или иной документ, которым оформлен прием. Если трудовой договор и приказ оформлены 10 июня, то ЕФС-1 сдайте не позднее следующего рабочего дня. Если следующий день выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
Разберем пример:
ЕФС-1 по приему работника;Важно: срок сдачи ЕФС-1 не отменяет срок подачи уведомления на УСН. Это два разных действия: одно выполняется перед СФР как работодателем, второе — перед ФНС как налогоплательщиком.
Рассмотрим вопрос о регистрации в СФР. Сейчас при заключении трудового договора с работником ИП обычно не подает отдельное заявление о постановке на учет как работодатель. Регистрация в СФР происходит на основании сведений, которые поступают через форму ЕФС-1 и межведомственный обмен.
Поэтому при обычном трудовом договоре действуйте так:
ЕФС-1 по приему;Если регистрационный номер уже присвоен, дополнительно вставать на учет обычно не нужно. Если номера нет или он не отображается в сервисе отчетности, обратитесь в СФР или в поддержку оператора отчетности. На практике иногда номер уже есть в информационных системах, но еще не подтянулся в 1С или кабинет оператора.
Отдельная регистрация может понадобиться в специальных случаях, например при договорах ГПХ с условием об уплате взносов на травматизм. Но для обычного первого работника по трудовому договору основной запуск регистрации идет через ЕФС-1.
Теперь посмотрим, что сделать в 1С. Конкретные названия разделов зависят от конфигурации: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Зарплата и управление персоналом, облачная 1С или сервис оператора отчетности. Но общая логика одинаковая.
В 1С:Бухгалтерия предприятия проверьте настройки налогового режима:
УСН;Доходы;Для кадрового оформления используйте документы и справочники:
Сотрудники — создайте карточку работника;Физические лица — заполните паспортные данные, СНИЛС, ИНН при наличии, дату рождения и другие сведения;Прием на работу — оформите кадровое мероприятие;Начисление зарплаты — начисляйте зарплату, НДФЛ и страховые взносы;Регламентированные отчеты — формируйте ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ и другие отчеты;1С-Отчетность — отправляйте отчетность в ФНС и СФР.Если учет зарплаты ведется в 1С:ЗУП, оформите работника через документ Прием на работу, затем сформируйте ЕФС-1 по кадровому мероприятию. Если зарплата ведется прямо в 1С:Бухгалтерии, используйте встроенный зарплатный блок.
Код 1С для решения этой задачи обычно не требуется. Это не программная ошибка, а организационно-налоговый переход. Решение выполняется через корректные документы, настройки налогового режима и регламентированную отчетность.
Разберем по шагам работу с ЕФС-1. После оформления документа Прием на работу программа обычно позволяет сформировать сведения о трудовой деятельности.
Прием на работу: дата приема, должность, подразделение, вид занятости, основание приема.ЕФС-1.Подраздел 1.1.Прием.1С-Отчетность.Если отчет не заполняется автоматически, проверьте, проведен ли документ Прием на работу, заполнен ли СНИЛС, выбрана ли организация или ИП, включен ли кадровый учет и правильно ли указана дата отчета.
После перехода с НПД на УСН ИП перестает платить налог на профессиональный доход по новым доходам и начинает вести учет как предприниматель на УСН. Если выбран объект «Доходы», налог считается с доходов по ставке 6 процентов, если регион не установил пониженную ставку.
Одновременно с появлением работника у ИП появляются обязанности работодателя:
ЕФС-1 по кадровым мероприятиям;6-НДФЛ;РСВ;ЕФС-1 по взносам на травматизм в установленных случаях;Также учитывайте фиксированные страховые взносы ИП за себя. Пока ИП применял НПД, фиксированные взносы за себя в обычном порядке не начислялись. После утраты права на НПД и перехода на УСН предприниматель становится обязанным платить фиксированные страховые взносы за себя за период применения УСН. Рассчитывайте их пропорционально периоду после НПД, если переход произошел не с 1 января.
На УСН «Доходы» налог можно уменьшать на страховые взносы. Если у ИП есть работники, действует ограничение на уменьшение налога: налог по УСН можно уменьшить не более чем на 50 процентов за счет страховых взносов и пособий, учитываемых для уменьшения. Поэтому после найма сотрудника налоговая нагрузка меняется не только из-за зарплаты, но и из-за ограничения на уменьшение УСН.
Рассмотрим еще один важный момент, который может быть не очевиден при переходе с НПД на УСН. Начиная с 2025 года правила НДС для плательщиков УСН изменились. В 2026 году освобождение от НДС для УСН зависит от лимита доходов.
Если доходы не превышают установленный лимит для освобождения, предприниматель на УСН не исчисляет и не уплачивает НДС в обычном порядке. В 2026 году для освобождения применяется лимит 20 млн рублей. Если доходы превысят лимит, обязанность по НДС может возникнуть с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения.
Поэтому после перехода с НПД на УСН «Доходы» контролируйте не только лимит НПД, который уже потерял значение после перехода, но и лимиты УСН, включая лимит для НДС. Особенно внимательно считайте доходы, если бизнес растет и найм сотрудников связан с увеличением оборотов.
Разберем учет доходов на границе режимов. До даты снятия с учета по НПД доходы, относящиеся к деятельности на НПД, отражались через приложение Мой налог, по ним формировались чеки и начислялся налог на профессиональный доход.
С даты перехода на УСН новые доходы отражайте уже в учете УСН. В 1С это означает, что поступления после даты перехода должны попадать в книгу учета доходов и расходов по УСН, а не в НПД.
Проверьте переходные операции:
Мой налог и учет УСН;Для УСН «Доходы» основным моментом признания дохода обычно является поступление денежных средств. Поэтому дата оплаты особенно важна.
Проанализируем альтернативу. НПД запрещает именно работников по трудовым договорам. Если предпринимателю нужен исполнитель на разовую задачу, можно рассмотреть гражданско-правовой договор с другим ИП, самозанятым или физическим лицом. Но делать это нужно аккуратно.
Если фактически человек работает как сотрудник: приходит по графику, выполняет постоянную трудовую функцию, подчиняется распоряжениям, получает регулярную оплату за процесс труда, использует рабочее место предпринимателя, то договор ГПХ может быть переквалифицирован в трудовой. В этом случае появятся риски по НПД, НДФЛ, страховым взносам, трудовому законодательству и штрафам.
Поэтому используйте договор ГПХ только там, где действительно нужен результат работ или услуг, а не штатный работник. Если бизнесу нужен постоянный администратор, продавец, менеджер, мастер, курьер или другой сотрудник с трудовой функцией, оформляйте трудовой договор и переходите с НПД на УСН.
Посмотрим на пример. ИП на НПД решил принять сотрудника с 15 июля 2026 года и перейти на УСН «Доходы».
Мой налог с причиной утраты права на применение режима.КНД 1150094 о переходе на УСН в связи с утратой права на НПД.ЕФС-1 по приему работника.УСН Доходы с 15 июля.В этом примере дата утраты права на НПД, дата снятия с учета и дата начала применения УСН совпадают. Это самый понятный и безопасный вариант.
Разберем типовые ошибки, чтобы не повторять их на практике.
КНД 1150094.ЕФС-1 на следующий рабочий день после приема. Это уже нарушение обязанности работодателя перед СФР.Перед тем как подписывать трудовой договор, проведите короткую проверку готовности. Это поможет не нарушить сроки.
1С-Отчетности или другому оператору для отправки ЕФС-1.Если хотя бы один пункт не готов, не подписывайте трудовой договор заранее. Сначала подготовьте инфраструктуру учета и отчетности.
Подведем итог и сформулируем готовый порядок действий.
Если ИП на НПД планирует нанять работника по трудовому договору, он должен понимать, что с появлением такого работника право на НПД утрачивается. Безопасный порядок следующий: заключите трудовой договор, в этот же день снимитесь с учета по НПД с причиной утраты права, не позднее следующего рабочего дня сдайте ЕФС-1 по приему работника, а в течение 20 календарных дней подайте уведомление на УСН в связи с утратой права на НПД.
Для перехода на УСН в этой ситуации используйте специальное уведомление КНД 1150094. Если уведомление подано вовремя, ИП считается применяющим УСН с даты снятия с учета по НПД. Если срок пропущен или снятие было оформлено как добровольный отказ без утраты права, появляется риск общей системы налогообложения до следующего года.
Отдельно вставать на учет в СФР при обычном трудовом договоре обычно не нужно: регистрация ИП как работодателя происходит на основании сведений, переданных через ЕФС-1. Но обязательно проверьте присвоение регистрационного номера и получение уведомления о тарифе по взносам на травматизм.
В 1С настройте систему налогообложения УСН Доходы с даты перехода, оформите сотрудника через Сотрудники и Прием на работу, сформируйте ЕФС-1 в регламентированной отчетности и далее ведите зарплату, НДФЛ, страховые взносы и отчетность работодателя.
Короткая формула: сначала создаем реальное основание утраты права на НПД — трудовой договор, затем снимаемся с НПД, подаем уведомление на УСН в течение 20 календарных дней и сдаем ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приема.
Информация носит справочный характер