Проанализируем ситуацию: организация отгрузила клиенту товар, после поставки выявился производственный брак. Клиент привез бракованный товар обратно на склад, а организация выдала ему исправный товар взамен. Документы сразу не оформили, сделали только накладную в Excel на получение нормального товара. Теперь в 1С возникла учетная проблема: исправный товар фактически ушел со склада, бракованный товар фактически вернулся, но в программе это не отражено. Из-за этого появляются расхождения по складским остаткам.
Разберем задачу правильно. В 1С такой обмен не стоит проводить одной условной операцией «обмен товара». В учете это обычно две отдельные хозяйственные операции:
Возврат бракованного товара от покупателя — товар физически вернулся на склад, значит его нужно принять в учет.
Отгрузка исправного товара покупателю взамен брака — товар физически выбыл со склада, значит его нужно списать со склада через реализацию, замену по гарантии или иной документ в зависимости от схемы учета.
Главный практический вывод: если нужно отразить обмен без УКД, используйте не один Excel-файл, а нормальные документы 1С: Возврат товаров от покупателя для приема брака и Реализация товаров и услуг или другой документ выбытия для передачи исправного товара. Если организация работает с НДС, дополнительно разберите вопрос корректировочного счета-фактуры: без УКД можно работать отдельными документами, но полностью игнорировать корректировку НДС при возврате рискованно.
Рассмотрим подробнее, почему Excel-накладная не решает задачу. Excel-документ может подтвердить внутреннюю договоренность или факт передачи товара, но он не меняет остатки в 1С. В программе по-прежнему будет считаться, что исправный товар лежит на складе, хотя фактически он уже передан клиенту. А бракованный товар, наоборот, физически находится на складе, но в учетных остатках его нет.
В результате возникают сразу несколько проблем:
остаток исправного товара в 1С завышен;
бракованный товар не числится на складе;
невозможно корректно провести инвентаризацию;
невозможно понять реальную себестоимость замены;
непонятно, где отражены расходы на брак;
при продаже следующему покупателю программа может разрешить отгрузить товар, которого фактически уже нет;
при проверке сложно объяснить, почему товар выбыл без первичного документа.
Поэтому разберем по шагам, как привести учет в порядок.
Сначала определим, какая именно операция произошла по смыслу. Покупатель не покупал дополнительный товар. Он вернул товар ненадлежащего качества и получил исправный товар взамен. По гражданско-правовой логике покупатель при получении товара ненадлежащего качества может требовать замену товара, устранение недостатков, уменьшение цены или возврат денег. В нашей ситуации выбран вариант замены.
В 1С это можно оформить несколькими способами. Выберите вариант в зависимости от того, как работает ваша организация, применяете ли НДС, нужно ли отражать корректировку реализации и как договорились с покупателем.
Правильный стандартный вариант: оформите возврат бракованного товара от покупателя и новую отгрузку исправного товара. Если цена, количество и номенклатура совпадают, взаиморасчеты в итоге можно вывести в ноль.
Вариант без УКД, но с корректировочным счетом-фактурой: оформите возврат первичными документами и отдельный Корректировочный счет-фактура выданный, не используя форму УКД.
Вариант для управленческого складского учета: примите брак на отдельный склад «Брак» и отгрузите исправный товар документом реализации или внутреннего выбытия, если бухгалтерские и налоговые последствия отражаются отдельно.
Вариант для гарантийной замены без изменения расчетов: оформите возврат брака и передачу исправного товара на одинаковую сумму, чтобы задолженность покупателя не изменилась.
Для большинства организаций оптимален первый вариант: Возврат товаров от покупателя плюс новая Реализация товаров и услуг. Именно он одновременно исправляет склад, расчеты и документы.
Разберем первый шаг. Бракованный товар физически вернулся от клиента на склад. Значит, в 1С его нужно принять обратно. Для этого используйте документ Возврат товаров от покупателя.
В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 обычно действуйте так:
Откройте раздел Продажи.
Перейдите в журнал Возвраты от покупателей или откройте исходный документ Реализация товаров и услуг.
Если исходная реализация найдена, создайте возврат на основании реализации через команду Создать на основании — Возврат товаров от покупателя.
Проверьте покупателя, договор, склад, номенклатуру, количество, цену, ставку НДС и счета учета.
В табличной части оставьте только тот товар и то количество, которое фактически вернул клиент.
В комментарии укажите причину: «Возврат бракованного товара, замена по претензии покупателя».
Если в базе ведется учет по сериям, характеристикам, партиям или маркировке, обязательно укажите именно те серии, характеристики, партии или коды, которые вернулись от покупателя.
Проведите документ и проверьте движения по складу.
Если исходную реализацию в 1С найти можно, лучше создавайте возврат именно на ее основании. Тогда программа подтянет покупателя, договор, номенклатуру, цену, счета учета, ставку НДС и аналитику. Это снижает риск ошибок.
Если исходной реализации нет или она была оформлена в другой базе, документ Возврат товаров от покупателя можно заполнить вручную. Но в этом случае особенно внимательно проверьте цену, НДС, склад и счет учета товара.
Важно: возвращайте брак не на основной склад годного товара, а на отдельный склад или ячейку, если это возможно. Создайте склад, например Брак, Возврат от покупателей, Карантин или Склад брака. Так мы не смешаем исправный товар с товаром ненадлежащего качества.
Посмотрим на складскую логику. Если принять бракованный товар на обычный склад, программа будет видеть его как обычный товарный остаток. В дальнейшем менеджер или кладовщик может случайно отгрузить его другому покупателю. Поэтому лучше отделить бракованный товар от годного товара.
В 1С можно использовать один из вариантов:
Отдельный склад — например, Склад брака. Это самый понятный вариант для небольших организаций.
Отдельная складская группа или ячейка — если используется адресное хранение.
Отдельная характеристика номенклатуры — например, «брак», если в конфигурации включен учет характеристик.
Отдельная номенклатура — например, «Товар А, бракованный», если нужно жестко отделить брак от годного товара на уровне справочника.
В 1С:Бухгалтерия чаще всего достаточно отдельного склада. В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP дополнительно можно использовать механизмы качества, ордерные склады, статусы товаров, претензии клиентов и рабочие места возвратов.
Теперь разберем второй шаг. Исправный товар был передан клиенту взамен бракованного. Значит, в 1С его нужно списать со склада. Для этого обычно создайте новый документ Реализация товаров и услуг.
Действуйте так:
Откройте раздел Продажи.
Создайте документ Реализация товаров и услуг.
Укажите того же покупателя и тот же договор, если замена идет в рамках первоначальной поставки.
Укажите склад, с которого фактически выдали исправный товар.
В табличной части выберите исправный товар, количество, цену и ставку НДС.
Если товар выдается как замена на ту же сумму, укажите ту же цену, что и в первоначальной реализации, чтобы взаиморасчеты закрылись возвратом и новой отгрузкой.
В комментарии напишите: «Отгрузка исправного товара взамен бракованного по претензии покупателя».
Проведите документ и проверьте остатки по складу.
После проведения двух документов в складском учете получится правильная картина: бракованный товар вернулся, исправный товар выбыл. Если количество и цена совпадают, по взаиморасчетам с покупателем итоговая задолженность может остаться без изменений.
Важно: не оформляйте передачу исправного товара только документом Списание товаров, если по сути вы передали товар покупателю в рамках договора поставки. Списание товаров уберет товар со склада, но не оформит отношения с покупателем и может исказить расчеты, выручку и НДС.
Теперь разберем главный запрос: как сделать без УКД. Здесь важно разделить два понятия: УКД и корректировка.
УКД — это универсальный корректировочный документ. Он объединяет в себе функции первичного документа и корректировочного счета-фактуры. Но если организация не хочет оформлять именно УКД, это не всегда означает, что можно вообще не оформлять корректировку.
Вместо УКД можно использовать отдельные документы:
накладную или акт на возврат бракованного товара от покупателя;
документ Возврат товаров от покупателя в 1С;
при необходимости — отдельный Корректировочный счет-фактура выданный;
новую накладную или УПД на передачу исправного товара;
документ Реализация товаров и услуг на исправный товар.
То есть ответ такой: без УКД можно, но не «без документов вообще». Если вы плательщик НДС и возврат товара влияет на ранее начисленный НДС, вопрос корректировочного счета-фактуры нужно разобрать отдельно. В 1С можно не печатать УКД, а оформить документы раздельно.
Проанализируем ситуацию с НДС. Когда покупатель возвращает бракованный товар в рамках первоначальной поставки, у продавца обычно возникает необходимость скорректировать первоначальную реализацию. Для этого используется корректировочный счет-фактура или УКД. Если организация не хочет использовать УКД, можно оформить отдельный корректировочный счет-фактуру и отдельный первичный документ на возврат.
В 1С это может выглядеть так:
Создайте Возврат товаров от покупателя на основании исходной Реализация товаров и услуг.
Проверьте, что возврат уменьшает реализацию и корректно отражает НДС.
Создайте или зарегистрируйте Корректировочный счет-фактура выданный, если он требуется по вашей ситуации.
Создайте новую Реализация товаров и услуг на исправный товар.
Выставьте обычный счет-фактуру или УПД на новую отгрузку, если организация применяет НДС и обязана выставлять счет-фактуру.
Если номенклатура, количество, цена и ставка НДС полностью совпадают, экономический результат может быть нулевой: возврат уменьшит первоначальную реализацию, новая отгрузка увеличит реализацию на ту же сумму. Но документы все равно нужны, потому что складское движение реально произошло.
Не путайте: «без УКД» не означает «без корректировочного счета-фактуры». УКД — это форма документа. Корректировка НДС — это налоговое последствие. Если оно возникает, его нужно отразить корректно.
Иногда стороны не хотят трогать первоначальную реализацию, потому что товар заменили на аналогичный, деньги не возвращали, цена не менялась, покупатель не просит корректировочные документы. В этом случае некоторые организации пытаются отразить только складскую замену.
Разберем риски. Если оформить только списание исправного товара, в учете появится расход, но не будет прихода брака. Если оформить только приход брака, останется завышенный остаток исправного товара. Если сделать ручные операции без связи с покупателем, будет трудно объяснить, почему товар выбыл именно этому клиенту.
Более аккуратный вариант — все равно оформить две операции:
прием бракованного товара от покупателя через Возврат товаров от покупателя или внутренний документ поступления на склад брака;
выдачу исправного товара через Реализация товаров и услуг на ту же сумму или через документ гарантийной замены, если такая схема предусмотрена вашей конфигурацией.
Если в вашей организации принято не менять расчеты с клиентом, настройте документы так, чтобы итоговая задолженность не изменилась. Но склад должен быть отражен обязательно.
Поскольку обмен уже произошел, разберем, какие документы нужно восстановить. Excel-накладную лучше не оставлять единственным основанием. Сформируйте полноценный комплект документов.
Претензия покупателя или акт выявления брака. Зафиксируйте, что покупатель обнаружил производственный дефект.
Акт приема бракованного товара. Укажите номенклатуру, количество, серийные номера, состояние товара, дату возврата и склад, на который товар принят.
Возвратная накладная от покупателя или накладная с отметкой о возврате. Документ подтвердит физическое движение товара от покупателя к продавцу.
Накладная или УПД на передачу исправного товара. Документ подтвердит выдачу замены клиенту.
Служебная записка или решение ответственного лица. Укажите, что исправный товар передан взамен бракованного, а расчеты с покупателем не изменяются или закрываются взаимозачетом документов.
Акт списания брака, если бракованный товар после приемки не подлежит ремонту, продаже или возврату поставщику.
Даты документов лучше согласовать с фактической датой движения товара. Если период уже закрыт, действуйте осторожно: иногда безопаснее оформить документы текущей датой с пояснением в бухгалтерской справке, чем перепроводить закрытый период без анализа последствий.
После того как бракованный товар принят от покупателя, нужно решить, что с ним делать дальше. Здесь есть несколько вариантов.
Брак можно вернуть поставщику. Если вы не производитель, а перепродавец, и дефект возник по вине поставщика или производителя, оформите претензию поставщику и документ Возврат товаров поставщику.
Брак можно отремонтировать. Если товар подлежит ремонту, переместите его на склад ремонта или передайте в подразделение, которое занимается восстановлением.
Брак можно списать. Если товар непригоден, оформите Списание товаров на основании акта списания.
Брак можно продать с уценкой. Если товар можно реализовать как уцененный, выделите его отдельной номенклатурой, характеристикой или складом и оформите дальнейшую продажу с корректной ценой и описанием состояния.
Если речь именно о производственном браке вашей организации, дополнительно разберите учет затрат на брак. Для производственных организаций может использоваться счет 28 «Брак в производстве». Если товар уже был выпущен и продан, а затем возвращен как бракованный, порядок учета зависит от учетной политики, характера брака, возможности исправления и виновных лиц.
Рассмотрим подробнее производственную ситуацию. Если организация сама произвела товар, продала его клиенту, а затем клиент вернул товар из-за производственного брака, нужно не только принять товар обратно, но и определить, куда отнести потери от брака.
Возможный порядок такой:
Оформите Возврат товаров от покупателя, чтобы вернуть изделие на склад.
Примите изделие на склад Брак или Карантин.
Создайте акт комиссии о характере брака: исправимый или неисправимый.
Если брак исправимый, передайте товар в ремонт или доработку.
Если брак неисправимый, оформите списание.
Отразите расходы на брак по счету 28, если такой порядок применяется в вашей учетной политике и конфигурации.
Если виновное лицо установлено, отразите возмещение ущерба через расчеты с виновным лицом.
В 1С:Бухгалтерия часть операций может потребовать документа Операция, введенная вручную, если типовыми документами нельзя корректно сформировать нужные проводки по счету 28. Но сначала используйте типовые документы: Возврат товаров от покупателя, Перемещение товаров, Списание товаров, Требование-накладная, если они подходят под вашу схему.
Теперь разберем ситуацию, когда организация не производит товар, а покупает его у поставщика и перепродает клиентам. Тогда брак фактически может быть претензией к поставщику или производителю.
Порядок будет таким:
Оформите возврат от покупателя через Возврат товаров от покупателя.
Примите товар на склад брака.
Составьте претензию поставщику.
Если поставщик принимает брак обратно, оформите Возврат товаров поставщику.
Если поставщик компенсирует стоимость, отразите расчеты по претензии.
Если поставщик отказал, примите решение о ремонте, уценке или списании товара.
В этом варианте особенно важно сохранить связь между тремя документами: первоначальной покупкой у поставщика, продажей клиенту и возвратом брака от клиента. Тогда можно доказать происхождение товара и предъявить обоснованную претензию поставщику.
После оформления возврата и новой реализации обязательно проверьте расчеты. Если клиент просто обменял товар без доплаты, итоговая задолженность не должна измениться.
Сформируйте в 1С один из отчетов:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62;
Карточка счета 62;
Анализ субконто по покупателю и договору;
Акт сверки расчетов с покупателем;
Ведомость расчетов с клиентами, если используете торговую конфигурацию.
Посмотрим на пример. Первоначально покупателю продали товар за 12 000 руб. Потом он вернул бракованный товар на 12 000 руб. и получил исправный товар на 12 000 руб. Если все документы оформлены по одному договору и с одинаковой суммой, задолженность покупателя после обмена не должна измениться.
Если в отчете появилась лишняя задолженность покупателя, проверьте:
один ли договор указан в возврате и новой реализации;
одинаковая ли сумма документов;
не указаны ли разные ставки НДС;
правильно ли выбран документ расчетов;
не попала ли новая реализация на авансовый порядок расчетов;
не требуется ли зачет задолженности документом Корректировка долга.
После проведения документов проверьте склад. Сформируйте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 или складской отчет по номенклатуре.
Нас интересует такая картина:
исправный товар уменьшился на количество, переданное покупателю;
бракованный товар появился на складе брака;
на основном складе не появился брак, который можно случайно продать;
остаток по номенклатуре соответствует фактическому наличию;
если ведется учет по сериям или маркировке, вернулась именно та серия или тот код, который привез клиент;
если ведется партионный учет, себестоимость возвращенного товара определена корректно.
Если бракованный и исправный товар в справочнике имеют одну и ту же номенклатуру, используйте отдельный склад. Если нужно разделять качество прямо в карточке товара, рассмотрите вариант с характеристиками или отдельной номенклатурой.
Разберем типовые счета, которые могут встретиться при отражении операции. Конкретные проводки зависят от конфигурации, учетной политики, системы налогообложения и способа учета товаров, но общая логика такая:
41 — товары, если организация учитывает возвращенный товар как товарный остаток.
43 — готовая продукция, если организация является производителем и возвращается собственная готовая продукция.
45 — товары отгруженные, если используется особый порядок перехода права собственности.
62 — расчеты с покупателем.
90.01 — выручка по реализации.
90.02 — себестоимость продаж.
90.03 — НДС с реализации.
19 и 68.02 — НДС при корректировках, если организация применяет НДС.
28 — брак в производстве, если организация отражает производственный брак.
94 — недостачи и потери от порчи ценностей, если списывается непригодный товар и такой порядок подходит по учетной политике.
91.02 — прочие расходы, если потери списываются как прочие расходы.
Не выбирайте счет наугад. Сначала определите экономический смысл: это возврат продажи, производственный брак, гарантийная замена, претензия поставщику, списание испорченного товара или уценка.
Рассмотрим частую проблему: физически обмен уже прошел, а документы в 1С не сделали вовремя. Если месяц еще не закрыт, просто внесите документы фактической датой обмена. Если период уже закрыт, действуйте аккуратно.
Разберем порядок:
Проверьте, закрыт ли период для бухгалтерского и налогового учета.
Определите, существенна ли сумма операции.
Проверьте, повлияет ли операция на НДС, налог на прибыль, УСН, себестоимость и закрытие месяца.
Если период можно открыть без риска, внесите документы фактической датой и перепроведите закрытие месяца.
Если период открывать нельзя, оформите документы текущей датой и подготовьте бухгалтерскую справку с описанием фактической даты обмена.
Если затронут НДС прошлого квартала, отдельно оцените необходимость корректировки книги продаж, книги покупок и декларации.
Для складского учета важно восстановить реальное движение. Для налогового и бухгалтерского учета важно не создать искажения в уже сданных периодах. Поэтому при закрытом квартале по НДС не ограничивайтесь только складским документом: проверьте последствия по налогам.
Иногда пользователи пытаются решить задачу документом Корректировка реализации. Разберем, когда это уместно, а когда нет.
Корректировка реализации подходит, когда нужно изменить условия первоначальной реализации: цену, количество, сумму, ставку НДС или другие показатели уже оформленной продажи. Но при замене брака фактически происходит еще и новое движение товара: один товар вернулся, другой товар выдан.
Если использовать только Корректировка реализации, можно скорректировать расчеты и НДС, но не всегда корректно отразить физическую выдачу нового исправного товара. Поэтому в задаче обмена лучше мыслить двумя движениями: возврат и новая отгрузка.
Практический подход: если товар действительно вернулся на склад, используйте Возврат товаров от покупателя. Если исправный товар действительно выдали, используйте Реализация товаров и услуг или документ, который в вашей конфигурации отвечает за гарантийную передачу товара.
Разберем по шагам вариант, когда клиент ничего не доплачивает и организация ничего не возвращает деньгами. Это самый частый сценарий обмена брака.
Создайте Возврат товаров от покупателя на бракованный товар на сумму первоначальной продажи.
Создайте новую Реализация товаров и услуг на исправный товар на такую же сумму.
Укажите одного покупателя и один договор.
Проверьте, что ставка НДС совпадает.
Проверьте, что сумма возврата равна сумме новой реализации.
Сформируйте Акт сверки расчетов.
Если задолженность не закрылась автоматически, используйте Корректировка долга для зачета встречных требований, если это требуется по настройкам учета.
После этого в расчетах с покупателем не должно быть лишней задолженности. При этом склад будет правильный: брак принят, исправный товар списан.
Если клиент вернул и получил товар с одной и той же номенклатурой, может показаться, что складское движение вообще не нужно: один товар пришел, другой ушел, количество как будто не изменилось. Но это опасная логика.
Даже если номенклатура одинаковая, качество разное. Исправный товар ушел клиенту, а бракованный товар вернулся. Если ничего не оформить, в 1С останется обычный годный товар, хотя фактически на складе лежит брак.
Поэтому сделайте одно из двух:
примите брак на отдельный склад Склад брака и отгрузите исправный товар с основного склада;
используйте отдельную характеристику или отдельную номенклатуру для брака, если в вашей базе так принято.
Так мы сохраняем правильный количественный и качественный учет.
Если вместо бракованного товара клиенту выдали другую модель, другой артикул или другую комплектацию, документы особенно важны. В этом случае простой обмен уже влияет не только на качество, но и на состав поставки.
Оформите так:
в Возврат товаров от покупателя укажите именно ту номенклатуру, которую клиент вернул;
в новой Реализация товаров и услуг укажите именно ту номенклатуру, которую клиент получил;
если цена отличается, оформите доплату, возврат денег или зачет разницы;
если работаете с НДС, проверьте корректировку налоговой базы;
если товар маркируемый, проверьте коды маркировки по возвращенному и выданному товару.
В этом варианте особенно важно не пытаться «заменить номенклатуру» ручной корректировкой остатков. Нужно показать реальное движение каждого товара.
Если товар подлежит обязательной маркировке, разберем дополнительный контроль. При возврате и повторной отгрузке важно отразить конкретные коды маркировки.
Проверьте:
какой код маркировки вернул покупатель вместе с бракованным товаром;
какой код маркировки был передан покупателю с исправным товаром;
переданы ли сведения через ЭДО или другой установленный механизм;
не остался ли в 1С код маркировки в неправильном статусе;
не числится ли у организации товар, который фактически уже выбыл.
В 1С при заполнении документов возврата и реализации используйте механизмы учета кодов маркировки. Не оформляйте маркированный товар только общей строкой без кодов, если для вашей товарной группы требуется кодовый учет.
Если товар учитывается по сериям, серийным номерам или характеристикам, обязательно отразите конкретный экземпляр. Иначе в 1С получится, что клиент вернул не тот товар, который был отгружен, или что исправный товар не выбыл по нужной серии.
Проверьте в документах:
серийный номер бракованного товара в возврате;
серийный номер исправного товара в новой реализации;
характеристику номенклатуры;
партию поступления;
склад хранения;
состояние товара, если конфигурация поддерживает статусы качества.
В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP используйте объекты, связанные с качеством и претензиями, если они включены: Претензии клиентов, Заявки на возврат товаров от клиентов, Возврат товаров от клиента, Заказы клиентов, Реализация товаров и услуг, Склады, Характеристики номенклатуры, Серии номенклатуры.
Иногда предлагают сделать внутреннее Перемещение товаров: якобы исправный товар ушел, а бракованный переместился на склад брака. Но перемещение отражает движение внутри организации, а не между организацией и покупателем. Поэтому оно не подходит для всей операции обмена.
Перемещение товаров можно использовать только после того, как брак уже принят от покупателя. Например:
сначала оформите Возврат товаров от покупателя на основной приемочный склад;
затем оформите Перемещение товаров на склад Брак или Карантин.
Но передача исправного товара клиенту перемещением не оформляется. Для этого нужен документ внешнего выбытия: Реализация товаров и услуг, гарантийная передача или другой документ, предусмотренный вашей учетной схемой.
Разберем еще один ошибочный вариант. Если сделать только Списание товаров на исправный товар, складской остаток исправного товара уменьшится. Но бракованный товар, который клиент привез на склад, в учете не появится. Кроме того, списание не покажет, что товар передан конкретному покупателю взамен брака.
Используйте Списание товаров только для дальнейшей судьбы брака, когда он уже принят на склад и комиссия решила его списать. Например:
клиент вернул брак — оформляем Возврат товаров от покупателя;
брак лежит на складе брака — комиссия признала товар непригодным;
оформляем акт списания;
в 1С создаем Списание товаров по складу брака.
Таким образом, списание — это не замена клиенту, а отдельная операция по непригодному товару.
Ручную операцию Операция, введенная вручную используйте только как крайний вариант. Она может помочь сформировать бухгалтерские проводки, но не всегда корректно отражает складские регистры, партии, серии, НДС и взаиморасчеты.
Если нужно исправить складские остатки, используйте складские документы. Если нужно исправить расчеты с покупателем, используйте документы расчетов. Если нужно исправить НДС, используйте документы подсистемы НДС. Ручная операция должна быть исключением, а не основным способом оформления обмена.
Если ручная операция все-таки необходима, обязательно приложите бухгалтерскую справку и проверьте, что после нее корректны:
бухгалтерские проводки;
налоговый учет;
складские регистры;
книга продаж;
книга покупок;
взаиморасчеты с покупателем;
остатки по сериям и партиям.
Посмотрим на пример. Организация продала покупателю 1 штуку товара «Модуль А» за 12 000 руб. Покупатель обнаружил производственный брак и вернул товар. Организация выдала ему новый исправный «Модуль А» за ту же стоимость. Денег покупатель не доплачивал, возврата денег не было.
Оформляем в 1С:
Открываем исходную Реализация товаров и услуг на 12 000 руб.
Создаем на основании документ Возврат товаров от покупателя.
В документе возврата указываем количество 1 штука и склад Склад брака.
Проводим возврат.
Создаем новую Реализация товаров и услуг на 1 штуку исправного товара «Модуль А» на 12 000 руб.
Указываем основной склад, с которого выдали исправный товар.
Проводим реализацию.
Проверяем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 41.
Проверяем Карточка счета 62 по покупателю.
Если применяем НДС, проверяем документы НДС и книгу продаж/книгу покупок.
В результате исправный товар списан со склада, бракованный товар принят на склад брака, а задолженность покупателя не изменилась, если суммы документов совпадают.
Чтобы через несколько месяцев было понятно, что произошло, заполните комментарии в документах. Не оставляйте документы без пояснений.
В документе Возврат товаров от покупателя можно указать:
«Возврат бракованного товара от покупателя. Производственный брак выявлен после поставки. Товар принят на склад брака. Передана замена».
В документе Реализация товаров и услуг на исправный товар можно указать:
«Передача исправного товара взамен бракованного по претензии покупателя. Денежные расчеты не изменяются».
В бухгалтерской справке можно указать:
«Фактически произведена замена товара ненадлежащего качества. Для корректного отражения складских остатков в учете отражены возврат бракованного товара от покупателя и отгрузка исправного товара взамен. УКД не оформляется, документы оформлены раздельно».
Теперь разберем исходную боль: в 1С появляются недостатки на складе. Это происходит потому, что исправный товар был физически отдан, но документ выбытия не был проведен. Или наоборот, бракованный товар физически лежит на складе, но документ прихода не был создан.
Чтобы убрать расхождения, сделайте не инвентаризационную подгонку, а правильные документы движения:
найдите исходную продажу клиенту;
оформите возврат бракованного товара;
оформите отгрузку исправного товара;
проверьте остатки по складам;
только после этого оценивайте, нужна ли инвентаризация.
Инвентаризация нужна, если фактические остатки уже не сходятся и невозможно восстановить документы движения. Но если известны конкретные товары, даты и покупатель, лучше восстановить хозяйственные операции, а не делать искусственное оприходование и списание.
Если вы работаете не в 1С:Бухгалтерия, а в торговой или комплексной конфигурации, логика остается такой же, но документы могут называться немного иначе.
В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP используйте связку:
Возврат товаров от клиента или Заявка на возврат товаров от клиента — для оформления возврата брака.
Приходный ордер на товары — если используется ордерный склад и товар сначала принимается складом.
Реализация товаров и услуг — для передачи исправного товара.
Расходный ордер на товары — если используется ордерная схема отгрузки.
Претензия клиента — если в базе ведется претензионная работа.
Перемещение товаров — для передачи брака на склад брака, ремонта или карантина.
Если включены статусы качества, примите товар не как полностью годный, а с нужным статусом. Это позволит не допустить повторную продажу бракованного экземпляра.
Разберем неприятную ситуацию: покупатель привез брак, но документы не оформил. В этом случае не стоит оставлять операцию без первички. Согласуйте с покупателем документы задним числом или текущей датой.
Минимальный комплект:
акт приема бракованного товара;
накладная на возврат или документ с отметкой «возврат брака»;
документ на выдачу исправного товара;
переписка, претензия или заявление покупателя;
внутренняя бухгалтерская справка.
Если покупатель отказывается подписывать документы, зафиксируйте факт внутренним актом комиссии, но понимайте риск: односторонние документы слабее, чем документы, подписанные обеими сторонами.
Акт о браке нужен почти всегда, если товар возвращен из-за недостатков. Он объясняет, почему товар вернулся и почему клиент получил замену без новой оплаты.
В акте укажите:
дату выявления брака;
покупателя;
исходный документ реализации;
номенклатуру;
количество;
серийные номера или коды маркировки;
описание дефекта;
решение комиссии;
способ урегулирования: замена товара;
дальнейшую судьбу брака: ремонт, возврат поставщику, списание, уценка.
Этот акт поможет обосновать документы 1С и дальнейшее списание или возврат брака поставщику.
Не путайте два возврата. Возврат товаров от покупателя — это когда ваш клиент возвращает товар вам. Возврат товаров поставщику — это когда вы возвращаете товар своему поставщику.
В рассматриваемой задаче сначала нужен именно Возврат товаров от покупателя, потому что товар пришел от клиента на ваш склад. Только потом, если брак возник по вине вашего поставщика, можно оформить Возврат товаров поставщику.
Правильная цепочка для перепродавца:
покупатель вернул брак — Возврат товаров от покупателя;
вы приняли брак на склад брака;
вы предъявили претензию поставщику;
поставщик принял брак обратно — Возврат товаров поставщику;
поставщик компенсировал стоимость или заменил товар — отражаем поступление, зачет или корректировку расчетов.
Чтобы в будущем обмен брака не ломал складские остатки, закрепите простой регламент.
Кладовщик не принимает брак без документа или заявки на возврат.
Исправный товар не выдается клиенту без документа отгрузки или распоряжения на замену.
Брак всегда принимается на отдельный склад или в отдельную зону хранения.
Ответственный сотрудник оформляет акт брака.
Бухгалтерия оформляет Возврат товаров от покупателя.
Отдел продаж оформляет новую Реализация товаров и услуг или документ гарантийной замены.
После проведения документов проверяются остатки и взаиморасчеты.
По итогам месяца проверяется склад брака: что вернуть поставщику, что списать, что отремонтировать.
Такой регламент помогает не держать обмены «в голове» и не восстанавливать учет по Excel через несколько месяцев.
Подведем итог. Чтобы отразить обмен бракованного товара в 1С без УКД, не пытайтесь оформить операцию одним неформальным документом. Разделите обмен на две операции: возврат брака от покупателя и передачу исправного товара взамен.
В 1С оформите Возврат товаров от покупателя на бракованный товар, желательно на основании исходной реализации. Принимайте брак на отдельный склад Склад брака или Карантин. Затем оформите новую Реализация товаров и услуг на исправный товар, который фактически выдали клиенту. Если суммы одинаковые, проверьте, чтобы взаиморасчеты с покупателем не изменились.
Если организация работает с НДС, учитывайте, что отказ от УКД не всегда означает отказ от корректировки. Можно не использовать именно форму УКД, а оформить документы раздельно: возвратную накладную, документ возврата в 1С, при необходимости отдельный корректировочный счет-фактуру и новую реализацию исправного товара.
Если бракованный товар дальше не пригоден к продаже, оформите его дальнейшую судьбу отдельным документом: Перемещение товаров, Возврат товаров поставщику, Списание товаров или операциями по счету 28, если это производственный брак и такой порядок предусмотрен учетной политикой.
Главное правило: не исправляйте склад одной ручной корректировкой, если известна реальная хозяйственная операция. Отразите фактическое движение: брак вернулся, исправный товар ушел. Тогда складские остатки, расчеты с покупателем и документы будут соответствовать реальности.
Информация носит справочный характер