На практике часто возникает ситуация, когда поставщик меняет бракованный товар несвоевременно и в несколько этапов. Например, мы возвращаем поставщику 10 бракованных ламп, а он привозит замену частями: сначала 1 штуку, а остальные 9 обещает довезти позже. Разберем подробнее, как правильно отразить такую операцию в программе 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11), чтобы не потерять остатки и четко видеть задолженность поставщика.
Многие пользователи пытаются оформить операцию прямолинейно: создают документ Возврат товаров поставщику, а затем на его основании вводят документ Поступление товаров и услуг (или Приобретение товаров и услуг), указывая расхождения.
Проанализируем эту ситуацию: при такой схеме обмен в несколько этапов осуществить крайне сложно. В УТ 11 отсутствует единый сквозной документ типа «Замена бракованного товара», который бы одновременно списывал номенклатуру со склада, переводил ее в товарный долг поставщика (в штуках) и автоматически закрывался по мере частичного довоза. Платформа 1С архитектурно разделяет складские движения и финансовые взаиморасчеты. Поэтому привязка нескольких поступлений к одному возврату нарушает структуру подчиненности, и конечный остаток (сколько еще товаров должен довезти поставщик) становится неочевидным.
Посмотрим на наиболее корректный типовой механизм решения этой проблемы. Для прозрачного отслеживания многоэтапного возврата переведем товарный долг в финансовый. Разберем процесс по шагам:
Возврат товаров поставщику. В качестве варианта компенсации обязательно выберем Оставить в качестве аванса.Заказ поставщику. Это позволит отделу закупок и складу видеть, что мы ожидаем поставку качественных позиций.Приобретение товаров и услуг.Данная схема позволяет прозрачно отслеживать долг поставщика (в виде незакрытого заказа и финансовых взаиморасчетов) и принимать замену в любое количество этапов.
Выясним, как действовать, если бракованный товар выявляется не в процессе длительной эксплуатации, а непосредственно при приемке на склад. В этом случае не нужно создавать сложную цепочку из ручных возвратов.
В системе следует использовать документ Акт о расхождениях после приемки. Он позволяет официально зафиксировать выявленный брак, недостачу или бой. На основании этого акта система сама поможет корректно оформить все связанные документы (например, корректировки поступления) и отразить ожидания по довозу качественного товара.
Чтобы избежать путаницы со складскими остатками в период, пока идут долгие многоэтапные обмены и согласования с поставщиком, рассмотрим дополнительные возможности программы:
Претензия. Хотя он не формирует складских и финансовых движений, этот инструмент отлично подходит для сохранения всей истории общения с поставщиком, фиксации причин брака и контроля сроков поэтапного обмена.В некоторых случаях пользователи прибегают к нестандартным схемам, если типовой финансовый учет кажется им избыточным. Один из таких рабочих обходных путей — использование механизма комиссионной торговли.
В этом случае заводится отдельный контрагент (или договор) с признаком передачи на комиссию. Оформление передачи брака отражается как передача товаров комиссионеру. При таком подходе в специальных отчетах по комиссии появляется возможность видеть, сколько именно бракованного товара (в количественном выражении, то есть в штуках) поставщик остается должен вернуть на текущий момент. Однако этот способ является не совсем корректным с точки зрения методологии учета и рекомендуется к использованию только в крайних случаях.