Проанализируем ситуацию: сотрудник открыл электронный больничный лист, затем один больничный был закрыт, после этого оформлен новый ЭЛН, но в организацию по СЭДО не поступили ни уведомление по первому больничному, ни входящий запрос СФР для расчета пособия, ни сведения по новому листку. Номер первого больничного у работодателя есть, но по нему непонятно, можно ли уже направлять сведения на выплату.
Разберем вопрос аккуратно. Работодатель не должен просто произвольно отправлять сведения на оплату больничного без понимания статуса ЭЛН и без привязки к проактивному процессу СФР. Но это не означает, что нужно всегда пассивно ждать. Если больничный действительно закрыт, сотрудник состоит у вас в трудовых отношениях, сведения о застрахованном лице переданы, а запрос СФР не поступает, можно запустить проактивный процесс самостоятельно через инициацию выплаты пособия. В СЭДО для этого используется сообщение 109 — информация о жизненном событии.
Выясним главное различие. Есть два разных действия:
Ответить на входящий запрос СФР. Это обычный порядок. Фонд направляет работодателю входящий запрос недостающих сведений, в 1С появляется документ ВходящийЗапросСФРДляРасчетаПособий, а работодатель создает ОтветНаЗапросСФРДляРасчетаПособий и передает данные для назначения пособия.
Инициировать проактивный процесс. Это запасной порядок, когда больничный закрыт, но входящий запрос от СФР не пришел. Тогда работодатель направляет в фонд исходящее сообщение о страховом случае, то есть ИсходящееСообщениеОСтраховомСлучаеСФР. После его приема фонд должен сформировать входящий запрос, на который уже нужно ответить обычным способом.
Главный вывод: сами «назначить выплату» напрямую вместо СФР вы не можете, но можете инициировать процесс выплаты, чтобы СФР прислал запрос недостающих сведений. После этого направьте ответ на запрос.
Рассмотрим подробнее, почему нельзя сразу отправлять данные только по номеру первого больничного. В ситуации из вопроса сотрудник открыл один больничный, затем его закрыл и открыл новый. Это может означать несколько разных сценариев.
Первый ЭЛН закрыт, второй открыт как продолжение. Тогда первый листок может подлежать оплате после закрытия, а второй будет оплачиваться после своего закрытия или после поступления отдельного запроса. Нужно проверить связь между листками: первичный это листок, продолжение или новый страховой случай.
Первый ЭЛН был оформлен ошибочно и аннулирован медицинской организацией. Тогда фонд может ограничить доступ к первому листку, а работодатель не должен оплачивать его. Если по такому листку все же придет запрос, его нужно закрыть без оплаты или с признаком, что пособие не требуется, в зависимости от формы запроса и интерфейса программы.
Медицинская организация не завершила оформление ЭЛН. Тогда больничный может быть виден сотруднику, но не готов для работодателя и СФР. В этом случае работника нужно направить в медорганизацию, чтобы она проверила заполнение ЭЛН.
СФР не видит работника у этого страхователя. Такое бывает, если не переданы или не приняты кадровые сведения, есть ошибка в СНИЛС, ФИО, дате рождения, ИНН, статусе трудового договора или сведениях о приеме.
Есть технический сбой СЭДО или оператора ЭДО. В этом случае запрос может быть в СФР или личном кабинете страхователя, но не загрузиться в 1С или у оператора.
Поэтому начните не с отправки ответа, а с проверки статуса страхового случая. Номер первого ЭЛН полезен, но его недостаточно для безопасной выплаты.
Разберем по шагам первичную проверку. Она поможет понять, нужно ли ждать, обращаться в СФР, отправлять инициацию выплаты или направлять сотрудника в медорганизацию.
Попросите сотрудника уточнить в личном кабинете на Госуслугах или в медорганизации номера всех ЭЛН: первого листка, нового листка, продолжения или дубликата.
Попросите сотрудника уточнить статус каждого больничного: открыт, закрыт, продлен, аннулирован, оформлен дубликат, оформлено продолжение.
Проверьте, есть ли входящие документы в СЭДО не только за текущую дату, но и за период с даты открытия первого больничного по текущую дату.
Проверьте входящие запросы в 1С в разделе Кадры — Пособия — ВходящиеЗапросыСФРДляРасчетаПособий.
Выполните обмен с СФР вручную через рабочее место СЭДО или через сервис 1С-Отчетности.
Проверьте личный кабинет страхователя СФР. Иногда документ уже есть в кабинете фонда, но еще не загрузился в программу или у оператора.
Проверьте у оператора ЭДО, нет ли ошибок обмена, отклоненных сообщений, технических сбоев или неподтянутых входящих документов.
Проверьте, переданы ли по сотруднику СведенияОЗастрахованномЛице и получен ли положительный результат обработки.
Проверьте кадровые сведения по сотруднику: прием на работу, совместительство, увольнение, перевод, корректность СНИЛС и ФИО.
Если больничный еще открыт, запрос на выплату обычно не поступает. Для назначения пособия фонд ориентируется на закрытый ЭЛН. Поэтому по новому открытому больничному сначала дождитесь закрытия или уточните, не является ли он продолжением первого листка.
Рассмотрим ситуацию, когда инициация действительно уместна. Используйте ее, если одновременно выполняются условия:
ЭЛН закрыт медицинской организацией.
Сотрудник действительно является вашим работником на дату начала страхового случая.
У вас есть корректный номер ЭЛН, СНИЛС сотрудника и сведения о трудовых отношениях.
Сведения о застрахованном лице переданы в СФР и успешно приняты.
Входящий запрос СФР для расчета пособия не пришел ни в 1С, ни у оператора ЭДО, ни в личном кабинете страхователя.
Вы проверили, что первый ЭЛН не аннулирован и не заменен дубликатом, по которому нужно работать отдельно.
В этом случае направьте в СФР инициацию выплаты пособия с типом пособия «временная нетрудоспособность». В терминах СЭДО это сообщение 109. В 1С такой документ обычно называется ИсходящееСообщениеОСтраховомСлучаеСФР.
После отправки инициации не считайте задачу завершенной. Сначала дождитесь результата обработки сообщения. Затем дождитесь входящего запроса СФР. Только после этого создайте и отправьте ОтветНаЗапросСФРДляРасчетаПособий.
Инициация выплаты не заменяет ответ на запрос. Она нужна для того, чтобы фонд сформировал проактивный процесс и направил работодателю запрос недостающих сведений.
Посмотрим на типовой порядок в 1С:ЗарплатаИУправлениеПерсоналом. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, интерфейса и подключенного оператора, но логика остается одинаковой.
Откройте раздел Кадры.
Перейдите в блок Пособия.
Откройте ВходящиеЗапросыСФРДляРасчетаПособий.
Установите период поиска с даты предполагаемого закрытия ЭЛН до текущей даты. Не ограничивайтесь сегодняшним днем.
Нажмите команду получения входящих сообщений СФР, если она доступна в вашем рабочем месте.
Проверьте, не появился ли запрос по первому или второму ЭЛН.
Если запрос поступил, откройте его и создайте ОтветНаЗапросСФРДляРасчетаПособий.
Если запроса нет, проверьте документ СведенияОЗастрахованномЛице по сотруднику и результат его приема фондом.
Проверьте кадровые документы: ПриемНаРаботу, КадровыйПеревод, Увольнение, сведения ЕФС-1 по кадровым мероприятиям.
Если все сведения корректны, создайте ИсходящееСообщениеОСтраховомСлучаеСФР.
Укажите событие, связанное с закрытием ЭЛН, и тип пособия «временная нетрудоспособность».
Заполните данные сотрудника, номер ЭЛН, дату страхового случая и другие обязательные поля.
Подпишите и отправьте сообщение в СФР.
Дождитесь результата обработки.
После поступления входящего запроса заполните и отправьте ответ на запрос.
Не создавайте старый реестр прямых выплат, если в вашей ситуации должен применяться проактивный обмен через СЭДО. Используйте документы СЭДО: входящий запрос, ответ на запрос и исходящее сообщение о страховом случае.
Рассмотрим основные объекты и разделы 1С, которые пригодятся в такой ситуации:
БольничныйЛист — документ для регистрации и расчета больничного в зарплатном учете.
ВходящийЗапросСФРДляРасчетаПособий — документ, который приходит из СФР и запускает передачу сведений для назначения пособия.
ОтветНаЗапросСФРДляРасчетаПособий — документ, которым работодатель передает фонду недостающие сведения.
ИсходящееСообщениеОСтраховомСлучаеСФР — документ для инициации проактивного процесса, когда входящий запрос не поступил.
СведенияОЗастрахованномЛице — сведения по работнику, необходимые СФР для корректного проактивного обмена.
СоциальныйЭлектронныйДокументооборот — механизм обмена документами с СФР.
ЖурналОбменаССФР — рабочее место для контроля входящих, исходящих сообщений и статусов доставки.
ЕФС1 — отчетность, через которую передаются кадровые сведения, влияющие на видимость работника в СФР.
ПриемНаРаботу — кадровый документ, который должен соответствовать данным, переданным в СФР.
НастройкиСЭДО — настройки подключения и обмена с фондом.
Программный код для решения этой задачи обычно не нужен. Проблема решается штатными документами СЭДО и проверкой статусов обмена.
Рассмотрим важный сценарий: медицинская организация сначала оформила ЭЛН, затем выявила ошибку, аннулировала его и выписала новый листок или дубликат. В такой ситуации первый номер у работодателя может быть, но использовать его для выплаты нельзя.
Признаки такого сценария:
По первому номеру ЭЛН нет доступных сведений для работодателя.
СФР или программа сообщает, что доступ к ЭЛН ограничен.
У больничного статус, связанный с прекращением действия или аннулированием.
Сотрудник сообщает, что медорганизация выдала другой номер взамен первого.
В СФР есть новый проактивный процесс по дубликату или продолжению.
Если по первому ЭЛН позже придет запрос, не направляйте сведения на выплату автоматически. Проверьте статус листка. Если листок аннулирован или заменен дубликатом, закройте процесс без оплаты, используя предусмотренный в форме признак вроде ПособиеНеТребуется или отказ от назначения пособия. В примечании укажите, что ЭЛН аннулирован медицинской организацией и заменен новым листком.
Платить нужно не по любому известному номеру, а по действующему закрытому ЭЛН. Поэтому запросите у сотрудника номер нового листка и проверьте его статус.
Теперь разберем другой сценарий. Первый ЭЛН закрыт, а второй открыт как продолжение болезни. В таком случае первый листок может быть самостоятельным закрытым периодом, по которому СФР должен сформировать запрос. Второй листок будет обрабатываться после закрытия своего периода.
Действуйте так:
Проверьте, является ли второй ЭЛН продолжением первого. Это можно уточнить у сотрудника, в медорганизации, в личном кабинете СФР или через оператора.
Проверьте, поступил ли входящий запрос по первому закрытому листку.
Если запрос по первому листку есть, ответьте на него в общем порядке.
Если запроса нет, но первый листок закрыт и действителен, направьте инициацию выплаты по закрытию ЭЛН.
По второму открытому листку не торопитесь направлять сведения на выплату, пока он не будет закрыт или пока СФР не сформирует соответствующий запрос.
После закрытия второго листка проверьте поступление нового входящего запроса и ответьте на него.
Если второй больничный открыт как продолжение, это не всегда означает ошибку. Это может быть обычное продление временной нетрудоспособности. Ошибка возникает тогда, когда СФР не видит закрытый листок или не формирует запрос.
Посмотрим на техническую часть. Иногда фонд направил документы, но они не дошли до программы из-за проблем у оператора, настроек обмена или сертификата.
Проверьте у оператора:
Подключен ли у организации обмен с СФР по СЭДО.
Активен ли сертификат электронной подписи.
Не истек ли срок действия доверенности или машиночитаемой доверенности, если обмен выполняет представитель.
Нет ли ошибок доставки входящих сообщений.
Не застряли ли сообщения в очереди оператора.
Поддерживает ли оператор отправку ИнициацияВыплатыПособия или сообщения 109.
Не требуется ли обновить модуль интеграции с 1С.
Получает ли оператор уведомления об изменении ЭЛН и входящие запросы по другим сотрудникам.
Если по другим сотрудникам запросы СФР приходят нормально, проблема может быть не в операторе, а в конкретном ЭЛН, данных сотрудника или кадровых сведениях. Если не приходят запросы ни по кому, начните с технической диагностики СЭДО.
Если после проверки 1С и оператора запрос не найден, свяжитесь с территориальным отделением СФР. Подготовьте данные заранее, чтобы разговор был предметным.
Регистрационный номер страхователя в СФР.
ИНН и КПП организации.
ФИО сотрудника.
СНИЛС сотрудника.
Номер первого ЭЛН.
Номер нового ЭЛН, если сотрудник его сообщил.
Дата начала и дата закрытия больничного.
Информация о том, переданы ли сведения о застрахованном лице.
Информация о кадровых мероприятиях по сотруднику.
Результаты обмена СЭДО и сообщения об ошибках, если они есть.
Попросите СФР проверить, видит ли фонд ЭЛН, сформирован ли проактивный процесс, направлялся ли запрос страхователю, не закрыт ли процесс, не аннулирован ли первый листок и не сформирован ли дубликат. Если фонд сообщает, что ЭЛН к ним не поступил или заполнен некорректно, направьте сотрудника в медицинскую организацию.
Разберем признаки, что проблема не у работодателя и не у оператора, а в оформлении больничного медорганизацией.
СФР не видит ЭЛН по указанному номеру.
ЭЛН не имеет статуса закрытого листка.
В ЭЛН некорректно указаны персональные данные сотрудника.
В ЭЛН неверно указана организация или работодатель не определяется фондом.
Первый листок аннулирован, но новый номер сотрудник не предоставил.
Медорганизация не завершила заполнение обязательных полей.
В этом случае попросите сотрудника обратиться в медорганизацию и уточнить оформление ЭЛН. Работодатель не может исправить медицинскую часть больничного. Работодатель работает только со своей частью сведений и с ответом на запрос СФР.
Когда входящий запрос появится, действуйте стандартно. Рассмотрим по шагам:
Откройте ВходящийЗапросСФРДляРасчетаПособий.
Проверьте сотрудника, СНИЛС, номер ЭЛН, период нетрудоспособности и вид пособия.
Создайте на основании запроса ОтветНаЗапросСФРДляРасчетаПособий.
Проверьте стаж сотрудника.
Проверьте расчетный период и суммы заработка.
Проверьте районный коэффициент, условия работы, совместительство, неполное рабочее время и другие особые условия.
Проверьте реквизиты для выплаты, если они запрашиваются.
Укажите признак назначения пособия или признак, что пособие не требуется, если запрос пришел по ошибочному или аннулированному листку.
Подпишите и отправьте ответ.
Проконтролируйте получение положительного результата обработки.
Сведения по пособию нужно направлять в установленный срок после получения запроса СФР. Поэтому после появления входящего запроса не откладывайте ответ. Сам факт того, что запрос сначала не приходил, не отменяет обязанность быстро обработать его после получения.
Рассмотрим отдельный вопрос, который часто возникает при задержке ЭЛН. По обычному больничному при заболевании или бытовой травме первые три дня временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, а последующие дни оплачивает СФР. Но начисление в зарплатной программе все равно должно опираться на корректный больничный и данные страхового случая.
Если ЭЛН закрыт и сведения достоверны, работодатель отражает больничный в зарплатном учете и начисляет свою часть пособия за первые три дня. Но перед отправкой сведений в СФР проверьте статус листка. Если первый ЭЛН аннулирован, а вместо него оформлен новый, начисление по первому листку может привести к ошибке.
Не начисляйте пособие по аннулированному или недоступному ЭЛН. Сначала подтвердите действующий номер больничного и его статус.
Проанализируем типовые ошибки в такой ситуации.
Отправляют сведения по первому номеру, не проверив, что листок аннулирован. В результате фонд может отказать или закрыть процесс без оплаты.
Ждут бесконечно, хотя закрытый ЭЛН есть. Если запрос не пришел, нужно проверить СФР, оператора, сведения о сотруднике и при необходимости отправить сообщение 109.
Путают инициацию выплаты и ответ на запрос. Инициация только запускает процесс, а сведения для назначения пособия передаются ответом на запрос.
Не проверяют сведения о застрахованном лице. Если фонд не видит актуальные данные сотрудника, проактивный запрос может не сформироваться.
Не проверяют кадровые мероприятия. Если в СФР нет корректного приема на работу, фонд может не связать ЭЛН с работодателем.
Ищут запрос только за один день. В 1С нужно установить правильный период получения входящих запросов.
Не смотрят личный кабинет страхователя СФР. Иногда запрос есть в кабинете, но не загрузился через оператора или в 1С.
Не обращаются в медорганизацию, когда ЭЛН не дошел до фонда. Работодатель не может исправить медицинскую часть больничного.
Теперь соберем практический алгоритм именно для случая, когда первый номер больничного есть, но ни первый, ни второй ЭЛН не пришли по ЭДО.
Уточните у сотрудника номер второго ЭЛН и статус обоих листков.
Проверьте в 1С входящие запросы СФР за весь период болезни, а не только за текущий день.
Проверьте личный кабинет страхователя СФР.
Проверьте у оператора ЭДО, не было ли сбоя загрузки входящих документов.
Проверьте, отправлены ли и приняты ли СведенияОЗастрахованномЛице по сотруднику.
Проверьте кадровые сведения по сотруднику: прием, увольнение, совместительство, корректность СНИЛС и ФИО.
Если СФР не видит ЭЛН или сообщает, что медицинская организация не завершила оформление, направьте сотрудника в медорганизацию.
Если первый ЭЛН аннулирован и оформлен новый, работайте по новому действующему листку.
Если закрытый действующий ЭЛН есть, а запрос СФР не пришел, создайте ИсходящееСообщениеОСтраховомСлучаеСФР с типом пособия «временная нетрудоспособность».
После приема инициации дождитесь входящего запроса СФР.
На основании входящего запроса создайте ОтветНаЗапросСФРДляРасчетаПособий.
Отправьте ответ и проконтролируйте положительный результат обработки.
Такой порядок безопаснее, чем просто ждать или отправлять сведения вслепую. Вы одновременно проверяете медицинскую часть, кадровую часть, технический обмен и запускаете процесс через СЭДО, если автоматический запрос действительно не пришел.
Посмотрим на пример формулировки, которую можно использовать при обращении в СФР или техподдержку оператора. Ее можно адаптировать под вашу организацию.
«Просим проверить формирование проактивного запроса по пособию по временной нетрудоспособности. Сотрудник: ФИО, СНИЛС. Первый ЭЛН № ..., дата открытия ..., дата закрытия ..., после закрытия оформлен новый ЭЛН № ... . Входящий запрос СФР для расчета пособия по СЭДО в адрес страхователя не поступил. Сведения о застрахованном лице направлены и приняты. Просим сообщить, сформирован ли проактивный процесс, направлялся ли запрос страхователю, не аннулирован ли первый ЭЛН и требуется ли направление сообщения 109.»
Такой текст поможет быстро получить предметный ответ. Не пишите просто «не пришел больничный». Укажите номер ЭЛН, СНИЛС, даты и статус обмена.
Сформулируем итог. Если сотрудник открыл больничный, затем один ЭЛН был закрыт и оформлен новый, а запросы СФР не пришли по ЭДО, сначала проверьте статусы обоих листков. Уточните, первый листок закрыт, продлен, аннулирован или заменен дубликатом. Проверьте входящие запросы в 1С, личный кабинет страхователя СФР, оператора ЭДО, сведения о застрахованном лице и кадровые мероприятия.
Если больничный еще открыт, ждите закрытия или уточняйте статус в медорганизации. Если первый ЭЛН аннулирован, не отправляйте сведения на выплату по нему. Если закрытый действующий ЭЛН есть, но входящий запрос СФР не поступил, направьте через СЭДО инициацию выплаты пособия — сообщение 109, в 1С это обычно ИсходящееСообщениеОСтраховомСлучаеСФР. После этого дождитесь входящего запроса СФР и отправьте ОтветНаЗапросСФРДляРасчетаПособий.
Практический ответ на вопрос автора: напрямую «самим выплату» вместо стандартного процесса не запускайте. Но если ЭЛН закрыт и действителен, а запрос СФР не приходит, можно и нужно инициировать проактивный процесс через СЭДО. Перед этим обязательно проверьте у СФР, оператора и медорганизации, почему не пришли первый и второй больничные.
Информация носит справочный характер