Разберем проблему по шагам. При АУСН стандартный вычет на ребенка применяйте по общим правилам НДФЛ: вычет предоставляйте за месяц и отражайте его при первой облагаемой выплате дохода в этом месяце. Если в месяце есть несколько выплат одному сотруднику, не дублируйте полный детский вычет в каждой выплате.
Например, если зарплата за май выплачивается 15 июня, а аванс за июнь выплачивается 30 июня, то в расчете НДФЛ за июнь вычет отражайте при первой июньской выплате — 15 июня. При выплате 30 июня этот же вычет повторно не отражайте. Исключение возникает тогда, когда первая выплата меньше суммы положенного вычета. В этом случае примените к первой выплате только ту часть вычета, которая не превышает доход, а остаток используйте при следующей выплате этому сотруднику в пределах налогового периода.
В ситуации из вопроса выплата составляет 4 000 руб., а сумма вычета — 4 200 руб. ЛК АУСН не дает отправить расчет, потому что в строке выплаты вычет больше дохода. Выясним причину: налоговая база по конкретной выплате не должна становиться отрицательной. Поэтому в этой строке укажите вычет не 4 200 руб., а 4 000 руб.. НДФЛ по этой выплате будет равен нулю. Оставшиеся 200 руб. вычета примените при следующей облагаемой выплате этому же сотруднику, если право на вычет сохраняется.
Рассмотрим подробнее, в чем особенность АУСН. Автоматизированная упрощенная система налогообложения меняет технический порядок передачи сведений и уплаты налога, но не отменяет общие правила предоставления стандартных вычетов по НДФЛ. Работодатель на АУСН по-прежнему остается налоговым агентом по НДФЛ в отношении выплат работникам. При этом сведения для расчета НДФЛ передаются либо через уполномоченный банк, либо через личный кабинет АУСН ФНС.
В реестре выплат или в форме «Расчет НДФЛ» нужно показывать доходы, облагаемую базу, применяемые стандартные и профессиональные вычеты, а также сумму исчисленного и удержанного НДФЛ. Детский вычет относится к стандартным налоговым вычетам, поэтому его можно применять и при АУСН. А вот социальные и имущественные вычеты через работодателя на АУСН, как правило, не предоставляются: за ними работник обращается в налоговую инспекцию самостоятельно.
Разберем практическую логику. При обычном расчете зарплаты в 1С или вручную бухгалтер сначала определяет доход работника за месяц, затем уменьшает налоговую базу на положенные вычеты, затем считает НДФЛ. При АУСН сама передача сведений может происходить иначе: через банк или через ЛК АУСН. Но математический принцип остается прежним:
Определите дату фактической выплаты дохода работнику.
Определите месяц, в котором работник получает доход.
Проверьте право работника на стандартный вычет на ребенка за этот месяц.
Примените вычет к первой облагаемой выплате месяца.
Если дохода в первой выплате не хватает, примените вычет только в пределах суммы дохода.
Остаток вычета перенесите на следующую облагаемую выплату этому же работнику в пределах года.
Проанализируем главный вопрос автора: если в ЛК АУСН вводится «Расчет НДФЛ», нужно ли отражать детский вычет при каждом вводе дохода или только при выплате зарплаты 15 числа?
Правильный подход такой: ориентируйтесь не на название выплаты, а на первую облагаемую выплату дохода в месяце. Если первая выплата в месяце — это зарплата за прошлый месяц, примените вычет в этой выплате. Если первой выплатой в месяце является аванс, премия, отпускные или другой облагаемый доход, вычет можно применить именно к этой первой выплате.
Посмотрим на пример. Работнику положен стандартный вычет на детей в сумме 4 200 руб. В июне организация выплачивает:
15 июня — зарплату за май в сумме 40 000 руб.
30 июня — аванс за июнь в сумме 20 000 руб.
В этом случае в расчете НДФЛ за выплату 15 июня отразите доход 40 000 руб. и вычет 4 200 руб. Налоговая база составит 35 800 руб. НДФЛ при ставке 13% составит 4 654 руб. При выплате 30 июня повторно этот же вычет за июнь не ставьте, потому что он уже использован при первой выплате месяца.
Теперь рассмотрим другой пример. В июне первая выплата работнику — небольшой аванс 4 000 руб., а положенный детский вычет за месяц — 4 200 руб. Если ввести вычет 4 200 руб. в строке дохода 4 000 руб., расчет не пройдет, потому что налоговая база получится отрицательной: 4 000 руб. минус 4 200 руб. равно минус 200 руб. Так делать не нужно. В строке первой выплаты поставьте вычет 4 000 руб., налоговую базу 0 руб. и НДФЛ 0 руб. Остаток вычета 200 руб. примените при следующей выплате.
Выясним причину ошибки в ЛК АУСН. Когда сумма выплаты 4 000 руб., а сумма вычета 4 200 руб., система видит, что вы пытаетесь уменьшить налоговую базу больше, чем сумма дохода в конкретной строке. Для расчета НДФЛ это некорректно: база по выплате может быть равна нулю, но не должна быть отрицательной.
Важно понимать, что детский вычет уменьшает налоговую базу, а не является суммой, которую работодатель выплачивает сотруднику дополнительно. Если доход меньше вычета, работник просто не платит НДФЛ с этой выплаты. Но работодатель не должен показывать отрицательный НДФЛ и не должен формировать отрицательную налоговую базу.
Поэтому действуйте так:
В поле «Сумма выплаты» оставьте фактическую сумму выплаты — 4 000 руб.
В поле «Сумма вычета» укажите сумму вычета в пределах выплаты — 4 000 руб.
НДФЛ по строке рассчитайте как 0 руб.
Остаток неиспользованного вычета — 200 руб. — зафиксируйте для себя в расчетной таблице или проверьте его в зарплатной программе.
При следующей выплате этому сотруднику примените остаток 200 руб. вместе с вычетами, которые будут положены на дату следующего расчета.
Рассмотрим подробнее на числах. Работнику положен вычет 4 200 руб. Первая выплата месяца — 4 000 руб. Расчет будет таким:
Доход: 4 000 руб.
Вычет, который можно поставить в этой строке: 4 000 руб.
Налоговая база: 4 000 - 4 000 = 0 руб.
НДФЛ: 0 руб.
Неиспользованный остаток вычета: 4 200 - 4 000 = 200 руб.
Если следующая выплата этому работнику в этом же месяце составит, например, 20 000 руб., то при ней можно применить оставшиеся 200 руб. Тогда база по второй выплате составит 19 800 руб., а НДФЛ — 2 574 руб. при ставке 13%.
Разберем по шагам, как определить размер вычета. Стандартный вычет на ребенка предоставляется работнику, если ребенок находится на его обеспечении и соблюдены условия НК РФ. Размер зависит от очередности ребенка, статуса ребенка и статуса самого получателя вычета.
На дату подготовки материала стандартные размеры детских вычетов составляют:
на первого ребенка — 1 400 руб. в месяц;
на второго ребенка — 2 800 руб. в месяц;
на третьего и каждого последующего ребенка — 6 000 руб. в месяц;
на ребенка-инвалида — 12 000 руб. в месяц для родителя, супруга родителя или усыновителя, а также 12 000 руб. для опекуна, попечителя, приемного родителя или супруга приемного родителя.
Обратите внимание: очередность детей определяйте по датам рождения. Старший ребенок считается первым даже тогда, когда вычет на него уже не предоставляется из-за возраста. Это важно, потому что размер вычета на младших детей зависит от очередности.
Посмотрим на пример. У сотрудника трое детей: 25 лет, 16 лет и 10 лет. На ребенка 25 лет вычет уже не предоставляется, если он не подпадает под специальные условия. Но для очередности он остается первым ребенком. Значит, ребенок 16 лет будет вторым, а ребенок 10 лет — третьим. Вычет можно предоставить на второго ребенка в размере 2 800 руб. и на третьего ребенка в размере 6 000 руб. Общая сумма вычета составит 8 800 руб. в месяц.
Если у сотрудника двое детей и один из них ребенок-инвалид, проверьте, как в вашей учетной программе и в ЛК АУСН заполняется код вычета. По общему смыслу нужно корректно отразить и очередность ребенка, и право на дополнительный вычет по инвалидности. В спорных ситуациях сверяйте расчет с действующими нормами НК РФ и актуальными кодами вычетов, применяемыми для АУСН.
При АУСН важно не только правильно посчитать сумму вычета, но и корректно указать код. Для передачи сведений применяются утвержденные коды доходов и вычетов. В типовой логике для детских вычетов используются, в частности, следующие коды:
126 — вычет на первого ребенка родителю, супругу родителя или усыновителю;
127 — вычет на второго ребенка родителю, супругу родителя или усыновителю;
128 — вычет на третьего и каждого последующего ребенка родителю, супругу родителя или усыновителю;
129 — вычет на ребенка-инвалида родителю, супругу родителя или усыновителю;
130 — вычет на первого ребенка опекуну, попечителю, приемному родителю или супругу приемного родителя;
131 — вычет на второго ребенка опекуну, попечителю, приемному родителю или супругу приемного родителя;
132 — вычет на третьего и каждого последующего ребенка опекуну, попечителю, приемному родителю или супругу приемного родителя;
133 — вычет на ребенка-инвалида опекуну, попечителю, приемному родителю или супругу приемного родителя.
Для вычетов в двойном размере используются отдельные коды, например 134, 136, 138, 140 и другие — в зависимости от того, кому предоставляется вычет и на какого ребенка. Поэтому не выбирайте код «по похожести». Сначала определите основание: родитель или опекун, обычный или двойной вычет, первый ребенок или последующий, есть ли инвалидность. Затем подберите соответствующий код.
Для зарплаты обычно применяется код дохода 2000. В расчетах по договорам ГПХ может применяться код 2010. Если у вас не зарплата, а отпускные, больничные, материальная помощь или иная выплата, отдельно проверьте код дохода и допустимые для него коды вычетов. Ошибка в коде может привести к тому, что ЛК АУСН или банк не примет сведения либо рассчитает налог некорректно.
Теперь разберем конкретную ситуацию из вопроса как рабочий алгоритм. Исходные данные: работнику положен вычет на детей 4 200 руб., но фактическая выплата составляет только 4 000 руб. ЛК АУСН не дает отправить расчет.
Действуйте так:
Откройте расчет НДФЛ по работнику за нужную дату выплаты.
Проверьте сумму дохода. Она должна совпадать с фактической суммой выплаты работнику.
Укажите код дохода, соответствующий выплате. Для заработной платы обычно используется 2000.
Укажите код стандартного вычета на ребенка, например 126, 127, 128 или другой подходящий код.
В поле суммы вычета поставьте не полный месячный вычет 4 200 руб., а сумму в пределах дохода — 4 000 руб.
Проверьте, что налоговая база стала равна 0 руб.
Проверьте, что исчисленный и удержанный НДФЛ по этой выплате равен 0 руб.
Сохраните расчет и отправьте сведения.
Остаток вычета 200 руб. примените при следующей выплате этому же работнику.
Разберем, почему это правильно. Вы не отказываетесь от вычета и не теряете его. Вы просто распределяете его между выплатами так, чтобы каждая строка расчета была математически корректной. В первой строке вы используете часть вычета в размере 4 000 руб., потому что именно столько дохода есть в этой выплате. Остаток 200 руб. остается неиспользованным и может уменьшить следующую облагаемую выплату.
Рассмотрим подробнее типовые варианты. Это поможет понять, когда вычет отражать один раз, когда частично, а когда не отражать совсем.
Вариант 1. Первая выплата больше вычета.
Работнику положен вычет 4 200 руб. Первая выплата месяца — зарплата 50 000 руб. В этой выплате отражайте весь вычет 4 200 руб. Налоговая база составит 45 800 руб. НДФЛ при ставке 13% составит 5 954 руб. При следующей выплате в этом же месяце этот же месячный вычет повторно не применяйте.
Вариант 2. Первая выплата равна вычету.
Работнику положен вычет 4 200 руб. Первая выплата месяца — 4 200 руб. В расчете отразите доход 4 200 руб. и вычет 4 200 руб. Налоговая база равна 0 руб., НДФЛ равен 0 руб. Остатка вычета нет. При следующей выплате в этом месяце вычет за этот месяц уже не используйте.
Вариант 3. Первая выплата меньше вычета.
Работнику положен вычет 4 200 руб. Первая выплата месяца — 4 000 руб. В расчете отразите вычет 4 000 руб., а остаток 200 руб. перенесите на следующую выплату. По первой выплате НДФЛ будет 0 руб. Если следующая выплата составит 10 000 руб., налоговая база по ней после остатка вычета составит 9 800 руб., НДФЛ — 1 274 руб.
Вариант 4. В месяце нет облагаемого дохода.
Если в месяце у работника нет облагаемых НДФЛ доходов, фактически применить вычет не к чему. В этом случае неиспользованный вычет можно учесть при последующей облагаемой выплате в рамках этого же налогового периода. Но не переносите неиспользованные стандартные вычеты на следующий календарный год.
Вариант 5. Доход с начала года превысил лимит.
Детский вычет предоставляется до месяца, в котором доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой базе, превысил установленный лимит. После превышения лимита вычет больше не применяйте начиная с месяца превышения. Поэтому перед вводом вычета в ЛК АУСН проверяйте не только текущую выплату, но и доход работника с начала года.
Посмотрим на практическую сторону. Если вы вводите сведения в ЛК АУСН вручную, система может не всегда удобно показывать остаток неиспользованного вычета. Поэтому заведите внутренний контроль. Это может быть расчетная таблица, регистр в учетной программе или отдельная проверка в зарплатном отчете.
Для каждого работника фиксируйте:
месяц, за который предоставляется вычет;
полную сумму положенного вычета за месяц;
сумму вычета, уже использованную при первой выплате;
остаток вычета, который нужно применить при следующей выплате;
дату следующей выплаты, где остаток был использован;
сумму НДФЛ после применения остатка.
Пример контрольной таблицы можно описать так:
Работник: Иванов И.И.
Месяц выплаты: июнь.
Положенный вычет: 4 200 руб.
Первая выплата: 4 000 руб.
Вычет в первой выплате: 4 000 руб.
Остаток: 200 руб.
Следующая выплата: 20 000 руб.
Вычет во второй выплате: 200 руб.
База второй выплаты: 19 800 руб.
НДФЛ второй выплаты: 2 574 руб.
Такой контроль особенно важен, если выплаты дробные: аванс, зарплата, отпускные, больничные, премии, компенсации. В этих случаях легко либо задвоить вычет, либо не использовать остаток.
Если зарплата рассчитывается в 1С, рассмотрим, какие объекты и документы помогут проверить вычеты до отправки данных в ЛК АУСН. В типовых конфигурациях состав объектов может отличаться, но логика обычно похожая.
Проверьте карточку сотрудника и сведения по НДФЛ. Обычно право на детский вычет хранится через документ или форму Заявление на вычеты по НДФЛ. В 1С:ЗУП 3.1 такие данные связаны с учетом НДФЛ сотрудника, периодом действия вычета, кодом вычета и количеством детей. В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 вычеты также можно проверить через карточку сотрудника и раздел, связанный с налогом на доходы.
Затем проверьте документы начисления и выплаты. Для расчета зарплаты используйте документы типа Начисление зарплаты и взносов, Начисление за первую половину месяца, Отпуск, Больничный лист, Премия, если они применяются в вашей конфигурации. Для выплаты проверьте документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу или иной документ выплаты, который используется в вашей базе.
Для анализа НДФЛ используйте отчеты и регистры, которые показывают налоговую базу, вычеты и налог по месяцам. Полезны отчеты Анализ НДФЛ по месяцам, Регистр налогового учета по НДФЛ, а также расшифровки расчета НДФЛ по сотруднику. В них проверьте, что вычет не задвоился и не применился повторно при каждой выплате.
Разберем контрольный порядок в 1С:
Откройте сотрудника и проверьте, что право на вычет введено с правильного месяца.
Проверьте код вычета: например, 126, 127, 128, 129 или другой подходящий код.
Проверьте очередность детей и размер вычета.
Сформируйте расчет зарплаты за месяц.
Сформируйте отчет по НДФЛ в разрезе месяцев.
Сравните сумму вычета в 1С с суммой, которую собираетесь указать в ЛК АУСН.
Если выплата меньше вычета, вручную проконтролируйте, какую часть вычета нужно указать в текущей строке ЛК АУСН.
После отправки сведений проверьте, что сумма удержанного НДФЛ совпадает с фактической суммой удержания из выплаты.
Важно: если 1С рассчитала месячный вычет 4 200 руб., а в ЛК АУСН текущая строка выплаты только 4 000 руб., не переносите в строку ЛК полный вычет автоматически без проверки. Для строки выплаты укажите только 4 000 руб., а остаток 200 руб. отследите до следующей выплаты.
Рассмотрим еще одну возможную ситуацию. Допустим, при первой выплате месяца вы забыли указать детский вычет. Например, 15 июня выплатили зарплату 40 000 руб. и рассчитали НДФЛ без вычета. Позже обнаружили, что работнику положен вычет 4 200 руб.
В этом случае проанализируйте, была ли в этом же месяце следующая выплата. Если следующая выплата еще будет, можно применить вычет при ней, чтобы общий расчет за месяц стал корректным. Если выплата уже прошла и налог был удержан больше, чем нужно, возникает излишне удержанный НДФЛ. Тогда нужно исправить расчет в учетной системе и действовать по правилам возврата или зачета излишне удержанного налога.
Разберем безопасный порядок:
Проверьте документы, подтверждающие право на вычет.
Внесите или исправьте право на вычет в 1С через Заявление на вычеты по НДФЛ или соответствующую форму в вашей конфигурации.
Пересчитайте НДФЛ за месяц.
Определите сумму излишне удержанного НДФЛ.
Проверьте, можно ли учесть корректировку при ближайшей выплате.
При необходимости оформите возврат работнику по заявлению или другой предусмотренный порядок исправления.
Передайте корректные сведения через банк или ЛК АУСН с учетом технических возможностей сервиса.
Не исправляйте ошибку простым добавлением двойного вычета в следующую строку без анализа. Сначала определите, за какой месяц вычет не применен, какая сумма налога удержана лишне и как это должно отражаться в сведениях по АУСН.
Теперь рассмотрим обратную ошибку. Она возникает, когда бухгалтер указывает детский вычет при каждой выплате: например, 15 числа при зарплате и 30 числа при авансе. В результате за один месяц сотруднику предоставляется не один месячный вычет, а два. Это приводит к занижению НДФЛ.
Чтобы исправить ситуацию, выполните проверку:
Сформируйте анализ НДФЛ по сотруднику за месяц.
Посмотрите общую сумму стандартных вычетов за месяц.
Сравните ее с суммой, которая положена работнику по документам.
Если вычет применен дважды, определите лишнюю сумму вычета.
Пересчитайте налоговую базу и НДФЛ.
Исправьте сведения в ЛК АУСН или через банк, если сервис позволяет корректировку.
Доначислите и удержите НДФЛ при ближайшей выплате, если налог был удержан меньше положенного.
Главное правило: один месячный детский вычет не нужно умножать на количество выплат в месяце. Выплат может быть две, три или больше, но право на стандартный вычет определяется за месяц. Поэтому общий вычет за месяц должен соответствовать праву работника, а не количеству платежных поручений.
При расчете детского вычета обязательно контролируйте лимит дохода с начала года. Вычет применяется до месяца, в котором доход работника нарастающим итогом превысил установленный лимит. Если лимит превышен, начиная с месяца превышения вычет больше не предоставляется.
Посмотрим на пример. Работник получает 80 000 руб. в месяц. Ему положен детский вычет 4 200 руб. Доход нарастающим итогом:
январь — 80 000 руб.;
февраль — 160 000 руб.;
март — 240 000 руб.;
апрель — 320 000 руб.;
май — 400 000 руб.;
июнь — 480 000 руб.
Если лимит составляет 450 000 руб., то в июне доход превысил лимит. Начиная с месяца превышения вычет не применяйте. Значит, за январь — май вычет предоставляется, а за июнь уже нет. При вводе сведений в ЛК АУСН за июнь не указывайте детский вычет, даже если у работника есть дети и документы ранее были предоставлены.
Это частая ошибка при ручном вводе. Бухгалтер смотрит только на наличие заявления и забывает проверить доход с начала года. Чтобы избежать ошибки, перед каждой выплатой формируйте отчет по доходам работника нарастающим итогом.
Разберем документальное основание. Чтобы применять детский вычет, у работодателя должны быть сведения и документы, подтверждающие право работника на него. В зависимости от ситуации понадобятся:
сведения о ребенке и документы, подтверждающие родство или статус законного представителя;
документы об усыновлении, опеке, попечительстве или приемной семье, если вычет заявляет не родитель;
справка об обучении по очной форме, если ребенок старше 18 лет, но младше 24 лет и обучается очно;
документ об инвалидности, если применяется вычет на ребенка-инвалида;
документы для двойного вычета, если работник является единственным родителем или получает двойной вычет по отказу второго родителя.
Не предоставляйте двойной вычет только на основании слов работника. Двойной размер требует отдельного подтверждения. Например, статус единственного родителя — это не то же самое, что развод или неуплата алиментов вторым родителем. Если оснований для двойного вычета нет, применяйте обычный размер.
Если работник впервые получает вычет у вашего работодателя, запросите подтверждающие документы и внесите сведения в учетную систему. Если обстоятельства изменились, работник должен сообщить об этом работодателю. Например, ребенок окончил очное обучение, работник вступил в брак и утратил право на двойной вычет как единственный родитель, либо доход превысил лимит.
Особое внимание уделим случаю, который часто вызывает путаницу. Зарплата за май выплачивается 15 июня. Какой это месяц для вычета — май или июнь?
Для целей удержания НДФЛ при выплате важно, что доход фактически выплачен в июне. Поэтому при заполнении расчета НДФЛ в ЛК АУСН ориентируйтесь на месяц выплаты. Если 15 июня это первая выплата работнику в июне, именно в ней отражайте июньский стандартный вычет, при условии что работник имеет право на вычет и лимит дохода не превышен.
Разберем пример:
15 июня выплачена зарплата за май — 35 000 руб.
30 июня выплачен аванс за июнь — 20 000 руб.
Вычет на детей за июнь — 4 200 руб.
В расчете 15 июня укажите доход 35 000 руб. и вычет 4 200 руб. Налоговая база будет 30 800 руб., НДФЛ — 4 004 руб. В расчете 30 июня вычет за июнь уже не указывайте, если он полностью использован 15 июня.
Если 15 июня выплата была бы 3 000 руб., а вычет 4 200 руб., то 15 июня укажите вычет 3 000 руб., НДФЛ 0 руб., а остаток 1 200 руб. примените 30 июня.
Рассмотрим еще одну практическую ситуацию. В месяце первой выплатой работнику могут быть не зарплата и не аванс, а отпускные или больничные. Если это облагаемый НДФЛ доход и у работника есть право на стандартный вычет, вычет можно применить при этой первой выплате месяца.
Например, 5 июля работнику выплачены отпускные 10 000 руб., а 15 июля — зарплата 40 000 руб. Детский вычет за июль составляет 4 200 руб. В этом случае вычет можно отразить при выплате отпускных 5 июля. Тогда налоговая база по отпускным составит 5 800 руб., НДФЛ — 754 руб. При выплате зарплаты 15 июля этот же вычет повторно не применяйте.
Если отпускные составляют 3 000 руб., а вычет 4 200 руб., при отпускных примените 3 000 руб. вычета, НДФЛ будет 0 руб., а остаток 1 200 руб. примените при зарплате.
Такой подход помогает соблюдать главное правило: применяем вычет к первой облагаемой выплате месяца, но не допускаем отрицательную базу.
Если срок отправки подходит, а ЛК АУСН не принимает расчет, не ждите ответа техподдержки без параллельной проверки. Сначала устраните очевидную арифметическую ошибку: вычет не должен быть больше дохода в строке.
В ситуации с выплатой 4 000 руб. и вычетом 4 200 руб. выполните следующие действия:
Удалите или исправьте строку с вычетом 4 200 руб.
Поставьте в этой строке вычет 4 000 руб.
Проверьте, что сумма налога равна 0 руб.
Сохраните расчет.
Отправьте сведения.
Отдельно запишите остаток вычета 200 руб.
При следующей выплате внесите остаток 200 руб., если условия для вычета сохраняются.
Если после исправления арифметики расчет все равно не отправляется, проверьте не только сумму вычета, но и остальные реквизиты: ИНН сотрудника, код дохода, код вычета, дату выплаты, месяц выплаты, сумму исчисленного налога, сумму удержанного налога и соответствие выплаты фактическому платежу. Ошибка может быть не в вычете, а в несогласованности полей.
Это ключевой момент для понимания. Полный вычет за месяц — это сумма, на которую работник имеет право по НК РФ. А вычет в строке выплаты — это часть этого вычета, которую можно применить к конкретному доходу, указанному в этой строке.
Если доход в строке больше или равен полному вычету, эти суммы совпадают. Например, вычет 4 200 руб., доход 40 000 руб. В строке можно указать 4 200 руб.
Если доход в строке меньше полного вычета, эти суммы не совпадают. Например, вычет 4 200 руб., доход 4 000 руб. Полное право на вычет — 4 200 руб., но в строке выплаты можно указать только 4 000 руб. Разница 200 руб. не исчезает автоматически из расчета месяца, но ее нужно корректно применить к последующему доходу.
Поэтому при ручном вводе в ЛК АУСН не рассуждайте так: «Работнику положено 4 200 руб., значит в каждой форме ставлю 4 200 руб.». Правильная логика другая: «Работнику положено 4 200 руб. за месяц. В этой выплате доход 4 000 руб., значит сейчас могу применить 4 000 руб., а 200 руб. оставляю до следующей выплаты».
Если после применения вычета налоговая база равна нулю, НДФЛ тоже равен нулю. Не удерживайте налог «минимально» и не ставьте отрицательный налог. НДФЛ рассчитывается с налоговой базы. Если база 0 руб., налог 0 руб.
Пример:
Доход — 4 000 руб.
Вычет — 4 000 руб.
База — 0 руб.
НДФЛ — 0 руб.
К выплате работнику — 4 000 руб.
Если при следующей выплате доход составит 20 000 руб., а остаток вычета 200 руб., расчет будет таким:
Доход — 20 000 руб.
Остаток вычета — 200 руб.
База — 19 800 руб.
НДФЛ — 2 574 руб.
К выплате работнику — 17 426 руб.
Такой расчет понятен и для бухгалтера, и для проверяющих: вычет применен, база не стала отрицательной, налог удержан с фактической облагаемой базы.
Проанализируем частые ошибки, из-за которых возникают проблемы в ЛК АУСН или в расчетах с работниками.
Указывают полный вычет при каждой выплате. В результате вычет задваивается, а НДФЛ занижается.
Ставят вычет больше дохода в строке. Система не принимает расчет, потому что база становится отрицательной.
Не переносят остаток вычета на следующую выплату. Работник фактически недополучает положенную налоговую выгоду.
Не контролируют лимит дохода с начала года. В результате вычет продолжают применять после месяца превышения лимита.
Неверно определяют очередность детей. Из-за этого выбирают неправильный размер вычета.
Используют неподходящий код вычета. Особенно часто ошибка возникает при опеке, приемной семье, инвалидности или двойном вычете.
Не сверяют ЛК АУСН с 1С. В 1С может быть рассчитана одна сумма, а в ЛК вручную введена другая.
Путают месяц начисления зарплаты и месяц выплаты. Для формы выплаты важно корректно определить дату фактической выплаты дохода.
Соберем решение в единый порядок. Используйте этот алгоритм каждый раз, когда вводите расчет НДФЛ по работнику на АУСН.
Определите дату выплаты дохода работнику.
Определите, является ли эта выплата первой облагаемой выплатой в месяце.
Проверьте право работника на детский вычет.
Проверьте документы: сведения о ребенке, обучение, инвалидность, опека, двойной вычет, если применимо.
Проверьте доход работника нарастающим итогом с начала года и убедитесь, что лимит для вычета не превышен.
Определите полный размер вычета за месяц.
Сравните сумму первой выплаты с суммой вычета.
Если выплата больше вычета, укажите полный вычет.
Если выплата равна вычету, укажите вычет в полной сумме, НДФЛ будет 0 руб.
Если выплата меньше вычета, укажите вычет только в пределах выплаты.
Остаток вычета зафиксируйте и примените при следующей выплате.
Не повторяйте уже использованный вычет при последующих выплатах месяца.
Проверьте код дохода и код вычета.
Проверьте НДФЛ: база не должна быть отрицательной, налог не должен быть отрицательным.
Сохраните и отправьте расчет через ЛК АУСН или уполномоченный банк.
Вернемся к исходному вопросу и сформулируем точное действие. Если в расчете НДФЛ на АУСН сумма выплаты работнику составляет 4 000 руб., а положенный стандартный вычет на ребенка — 4 200 руб., не указывайте в этой строке вычет 4 200 руб. Укажите вычет 4 000 руб., потому что он не должен превышать доход по строке выплаты.
НДФЛ по этой выплате будет равен 0 руб. Оставшиеся 200 руб. вычета примените при следующей выплате данному работнику. При этом следите, чтобы общий вычет за месяц не был задвоен и чтобы право на вычет сохранялось с учетом лимита дохода и подтверждающих документов.
Главное правило: при АУСН детский вычет отражайте при первой выплате дохода в месяце. Если первая выплата меньше вычета, отражайте вычет только в пределах этой выплаты, а остаток переносите на следующую выплату в рамках налогового периода.
Информация носит справочный характер