Рассмотрим ситуацию, когда организация ведет журнал выдачи заработной платы и расчета НДФЛ вручную по одному сотруднику. Работнику выплачена зарплата за первую половину мая 17 мая, отпускные за июнь перечислены 29 мая, а окончательный расчет зарплаты за май выплачен 2 июня. При этом сотрудник с 1 июня находится в ежегодном и дополнительном отпуске весь месяц, поэтому в бухгалтерском расчете за июнь начисленная зарплата отсутствует.
Основной вопрос заключается в том, в каком месяце предоставить стандартный вычет на детей: полностью в мае, разделить между маем и июнем либо показать в июне только сумму вычета без начисленного дохода.
В рассматриваемой ситуации стандартный вычет необходимо предоставить один раз за май и один раз за июнь. Вычет за май применяем к доходам, фактически выплаченным в мае. Вычет за июнь применяем к зарплате за вторую половину мая, поскольку она выплачена 2 июня и для целей НДФЛ является доходом июня.
Не будем ориентироваться только на месяц, за который начислена зарплата, или на месяц отпуска. Для НДФЛ после 1 января 2023 года ключевое значение имеет дата фактической выплаты дохода сотруднику. Именно по дате выплаты определяем месяц дохода, месяц предоставления вычета, момент исчисления и удержания НДФЛ.
С 1 января 2023 года изменился порядок определения даты фактического получения дохода в виде оплаты труда. Ранее для зарплаты использовали последний день месяца, за который она начислена. Теперь при выплате дохода в денежной форме датой получения дохода признается день его выплаты сотруднику, в том числе день перечисления денег на банковскую карту.
Это правило установлено подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ. Для учета НДФЛ необходимо исходить не из формулировок «аванс», «зарплата за первую половину месяца», «окончательный расчет» или «отпускные за будущий месяц», а из даты, когда работник фактически получил деньги.
Рассмотрим последствия этого правила для приведенного примера:
Для НДФЛ нельзя относить выплату 2 июня к маю только потому, что она является зарплатой за май. В бухгалтерском учете начисление зарплаты относится к маю. Но в налоговом учете по НДФЛ доход возникает в июне, потому что фактически работник получил деньги 2 июня.
Именно это различие между бухгалтерским учетом зарплаты и налоговым учетом НДФЛ вызывает больше всего ошибок при ручном заполнении журналов, ведомостей и внутренних расчетных таблиц.
Отпускные часто вызывают путаницу, поскольку бухгалтер начисляет их за дни отдыха, которые приходятся на будущий месяц. Например, отпуск начинается 1 июня, но отпускные перечислены работнику 29 мая. Возникает ошибочный вывод, что отпускные нужно относить к июню, потому что отпуск фактически проходит в июне.
Для целей НДФЛ такой подход неверен. Отпускные являются денежным доходом работника на дату их выплаты. Если деньги перечислены 29 мая, доход получен 29 мая. Следовательно, отпускные участвуют в расчете налоговой базы мая, а не июня.
Не будем переносить отпускные в июнь только из-за периода отпуска. В мае работник получил две выплаты:
Обе выплаты формируют майский доход сотрудника для НДФЛ. Поэтому стандартный вычет на детей за май можно применить только один раз к совокупному доходу, выплаченному в мае.
Не имеет значения, что первая выплата названа авансом, а вторая — отпускными. Для налогового расчета это два дохода одного календарного месяца. При второй выплате необходимо пересчитать НДФЛ нарастающим итогом с учетом уже выплаченного дохода и уже использованного вычета.
Стандартный вычет на детей предоставляется за каждый месяц налогового периода. Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год. Если работник имеет право на вычет на детей и его доход не превысил установленный лимит, вычет предоставляем один раз за каждый календарный месяц.
В рассматриваемой ситуации размер вычета на троих детей составляет 5 800 рублей. Такая сумма соответствует правилам, действовавшим до 1 января 2025 года:
Сумма вычета за месяц составляет 5 800 рублей: 1 400 + 1 400 + 3 000.
Этот вычет нельзя предоставить дважды в мае: отдельно к выплате 17 мая и отдельно к выплате 29 мая. Правильный порядок заключается в том, чтобы применить майский вычет в общей сумме 5 800 рублей к доходам мая. При первой выплате часть вычета может быть использована полностью или частично, а при второй выплате используем только неиспользованный остаток вычета за май.
Вычет не привязан к количеству выплат в месяце. Он привязан к календарному месяцу, за который предоставляется право на уменьшение налоговой базы.
Если в одном месяце работник получает зарплату за первую половину месяца, отпускные, премию, материальную помощь или другую облагаемую выплату, не будем заново применять полный детский вычет к каждой выплате. Все выплаты одного месяца необходимо учитывать в общей налоговой базе нарастающим итогом.
Разберем пример по указанным данным. Для наглядности предположим, что сотрудник является налоговым резидентом РФ, доход облагается по ставке 13 процентов, право на стандартный вычет подтверждено документами, а до мая вычеты и НДФЛ рассчитывались корректно.
Сотрудник получил следующие выплаты:
Размер ежемесячного вычета на троих детей — 5 800 рублей.
Сначала рассмотрим май.
17 мая сотрудник получил 3 735,66 рубля. Эта сумма меньше стандартного вычета за май — 5 800 рублей. Поэтому при выплате 17 мая НДФЛ может не удерживаться. Однако это не означает, что на 17 мая вычет «обнуляется» или прекращает действовать. Из майского вычета использована только часть.
Определим остаток неиспользованного вычета за май:
5 800 – 3 735,66 = 2 064,34 рубля.
Следовательно, при выплате отпускных 29 мая нельзя снова предоставить полный вычет 5 800 рублей. К отпускным можно применить только оставшиеся 2 064,34 рубля майского вычета.
Определим совокупный доход мая:
3 735,66 + 10 839,50 = 14 575,16 рубля.
Определим налоговую базу мая с учетом одного вычета за май:
14 575,16 – 5 800 = 8 775,16 рубля.
Рассчитаем НДФЛ по ставке 13 процентов:
8 775,16 × 13% = 1 140,77 рубля.
Сумму НДФЛ рассчитываем в полных рублях. Поэтому при отсутствии иных особенностей НДФЛ составит 1 141 рубль.
Поскольку при выплате 17 мая НДФЛ удержан не был, при выплате отпускных 29 мая необходимо было удержать всю рассчитанную по майским доходам сумму — 1 141 рубль.
Если при выплате отпускных был удержан НДФЛ 655 рублей, это означает, что вычет 5 800 рублей был применен в мае повторно. Такой расчет занижает НДФЛ.
Разница составит:
1 141 – 655 = 486 рублей.
Эти 486 рублей — разница между правильным расчетом НДФЛ с учетом одного майского вычета и расчетом, в котором вычет 5 800 рублей ошибочно использован дважды в мае.
Теперь рассмотрим выплату 2 июня. В этот день работнику выплачена зарплата за вторую половину мая в сумме 5 603,49 рубля.
С точки зрения бухгалтерского учета это зарплата за май. Но для НДФЛ это доход июня, потому что работник получил деньги 2 июня. Следовательно, к этой выплате применяем стандартный вычет за июнь.
В июне вычет на троих детей составляет еще 5 800 рублей. Он не является повторным майским вычетом. Это самостоятельный вычет за новый календарный месяц.
Сравним сумму июньского дохода и размер вычета:
5 603,49 – 5 800 = –196,51 рубля.
Размер вычета превышает сумму июньской выплаты. Поэтому при выплате 2 июня удерживать НДФЛ с этой суммы не нужно, если у работника нет иных облагаемых доходов, влияющих на расчет в этот момент.
Однако не будем механически считать НДФЛ отдельно по каждой выплате. Налоговый агент исчисляет НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 226 НК РФ. Поэтому окончательная сумма НДФЛ на 2 июня зависит от всех доходов сотрудника и всех предоставленных вычетов с начала календарного года.
Рассмотрим общий принцип расчета. На дату выплаты 2 июня необходимо определить:
Если вычет за июнь превышает июньский доход, неиспользованная часть вычета может повлиять на общий расчет НДФЛ нарастающим итогом. Поэтому при ручном учете важно не ограничиваться формулой «доход июня минус вычет июня». Необходимо контролировать всю налоговую базу работника с начала года.
Например, если в мае с работника удержано больше налога, чем следует после предоставления июньского вычета, может образоваться излишне удержанный НДФЛ. В таком случае не будем просто оставлять переплату без внимания. Необходимо определить точную сумму по данным налогового регистра и действовать по правилам статьи 231 НК РФ: уведомить работника об излишне удержанном налоге и, при наличии заявления работника, вернуть налог в установленном порядке.
Вопрос часто возникает из-за того, что в журнале за июнь в графе «начислено» стоит прочерк: сотрудник весь месяц находится в отпуске и зарплата за июнь не начисляется. Кажется, что если показать июньский вычет 5 800 рублей, то в журнале появится строка, где есть только вычет, но нет дохода.
В рассматриваемой ситуации прочерк ставить не нужно, если журнал используется для учета НДФЛ. В июне есть доход работника — зарплата за вторую половину мая, выплаченная 2 июня в сумме 5 603,49 рубля.
Необходимо разделять два показателя:
В бухгалтерском расчете зарплата за вторую половину мая действительно относится к маю. Но в налоговом регистре по НДФЛ выплату 2 июня необходимо отразить как июньский доход. Поэтому в июне должны быть заполнены не только данные о вычете, но и данные о фактически выплаченном доходе.
Правильная логика заполнения журнала будет следующей:
В июне не будет строки «только вычет». В июне будет доход 5 603,49 рубля, выплаченный 2 июня, и вычет за июнь в сумме 5 800 рублей.
Если организация заполняет журнал вручную, не будем ограничиваться графами «начислено», «вычет», «удержан НДФЛ» и «к выдаче». Такой упрощенный журнал может не позволить правильно разделить бухгалтерское начисление и налоговый доход.
Налоговый агент обязан вести учет доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ по каждому физическому лицу. Это следует из пункта 1 статьи 230 НК РФ. Унифицированной обязательной формы такого внутреннего регистра нет, поэтому организация вправе разработать собственный журнал. Главное — чтобы по нему можно было подтвердить расчет НДФЛ и сформировать отчетность.
Рассмотрим, какие графы полезно включить в журнал:
Такая структура позволяет одновременно видеть, что зарплата относится к маю по начислению, но выплата относится к июню по НДФЛ. При этом не нужно искусственно переносить бухгалтерские начисления из одного месяца в другой.
Если журнал ведется только для контроля выплат, можно оставить упрощенную форму. Но для расчета 6-НДФЛ и справок о доходах физических лиц желательно вести полноценный налоговый регистр, чтобы не восстанавливать данные вручную перед сдачей отчетности.
Разберем, как можно отразить данные в ручном журнале при условии, что вычет на детей составляет 5 800 рублей в месяц.
По выплате 17 мая фиксируем дату фактического получения дохода — 17 мая. Месяц дохода для НДФЛ — май. Вид дохода — оплата труда за первую половину мая. Сумма дохода — 3 735,66 рубля. Из майского вычета используем 3 735,66 рубля. НДФЛ к удержанию по этой выплате может составить 0 рублей.
По выплате 29 мая фиксируем дату фактического получения дохода — 29 мая. Месяц дохода для НДФЛ — май. Вид дохода — отпускные. Сумма дохода — 10 839,50 рубля. Остаток майского вычета составляет 2 064,34 рубля. НДФЛ рассчитываем с учетом всех майских выплат нарастающим итогом.
По выплате 2 июня фиксируем дату фактического получения дохода — 2 июня. Месяц дохода для НДФЛ — июнь. Вид дохода — оплата труда за вторую половину мая. Сумма дохода — 5 603,49 рубля. В июне применяем новый стандартный вычет 5 800 рублей.
Не будем записывать зарплату за вторую половину мая как майский доход в налоговом журнале только из-за названия выплаты. В журнале можно отдельно указать, что выплата относится к расчетному периоду «май», но налоговый месяц дохода должен быть указан как «июнь».
В практике встречаются ситуации, когда работнику в одном месяце выплачивают несколько видов дохода: аванс, отпускные, премию, зарплату за прошлый месяц, компенсацию, материальную помощь. Для НДФЛ необходимо определить не количество выплат, а общий доход, выплаченный в каждом календарном месяце.
Рассмотрим общий алгоритм:
Например, если сотруднику в мае выплачены аванс 10 000 рублей и отпускные 20 000 рублей, а стандартный вычет составляет 5 800 рублей, не будем уменьшать каждую выплату на 5 800 рублей. Общий доход мая составит 30 000 рублей, общий вычет мая — 5 800 рублей, налоговая база мая — 24 200 рублей.
Если первая выплата меньше вычета, остаток вычета сохраняем внутри этого же месяца для следующей выплаты. В приведенной ситуации аванс 3 735,66 рубля полностью уменьшается вычетом, а остаток 2 064,34 рубля уменьшается база по отпускным.
Рассмотрим отдельно ситуацию, которая отличается от приведенного примера. Допустим, сотрудник весь июнь находится в отпуске, отпускные получил в мае, зарплату за май получил также в мае, а в июне никаких денежных выплат работнику не производится.
В таком случае в июне действительно может не быть дохода для НДФЛ. Не нужно искусственно создавать в журнале отдельную выплату только ради отражения детского вычета.
Однако право на стандартный вычет за месяц не обязательно исчезает из-за отсутствия дохода в конкретном месяце. Если выплата дохода возобновится до окончания календарного года, налоговый агент при расчете НДФЛ нарастающим итогом может учесть вычеты и за месяцы, в которых доход фактически не выплачивался.
Например, работник не получал доход в июне, но в июле получил зарплату. Тогда при расчете НДФЛ за июль необходимо проверить, был ли использован вычет за июнь. Если вычет за июнь не был использован, он может участвовать в расчете налоговой базы нарастающим итогом при следующей выплате дохода.
Если же до конца календарного года доход работнику больше не выплачивается, налоговая база не формируется и предоставлять вычет за бездоходные месяцы не из чего. В такой ситуации не будем отражать в налоговом регистре условный вычет, который никак не влияет на расчет НДФЛ.
Но в рассматриваемом вопросе такая ситуация не возникает. Выплата 2 июня в сумме 5 603,49 рубля является доходом июня. Следовательно, июньский вычет применяется непосредственно при расчете этой выплаты.
Для правильного ведения журнала необходимо различать три даты:
Зарплата за вторую половину мая начисляется за май. В бухгалтерском учете она относится к расходам на оплату труда мая. Но если деньги выплачены 2 июня, то дата фактического получения дохода для НДФЛ — 2 июня.
НДФЛ исчисляем на дату выплаты дохода. НДФЛ удерживаем непосредственно при выплате дохода. Поэтому в налоговом регистре необходимо отразить июньскую дату, даже если бухгалтерский документ начисления зарплаты относится к маю.
Не будем пытаться вести один и тот же журнал одновременно как бухгалтерскую расчетную ведомость и как налоговый регистр по НДФЛ без дополнительных граф. У этих документов разные цели и разные даты отражения операций.
В бухгалтерской расчетной ведомости допустимо показать, что зарплата начислена за май. В налоговом регистре необходимо показать, что доход получен 2 июня. Внутренний журнал можно настроить так, чтобы он содержал оба показателя: «месяц начисления» и «дата получения дохода для НДФЛ».
Не будем строить расчет вычетов исходя из того, как удобнее заполнить 6-НДФЛ. Сначала необходимо правильно определить даты дохода, сумму вычетов, налоговую базу и удержанный НДФЛ в налоговом регистре. Затем сведения из регистра должны попасть в 6-НДФЛ.
Расчет 6-НДФЛ не предназначен для отражения каждой выплаты конкретному сотруднику по отдельной строке. В расчете показывают обобщенные показатели по всем работникам: суммы доходов, вычетов, исчисленного и удержанного налога. Индивидуальные сведения о доходах и вычетах формируются в справке о доходах физического лица, которая входит в годовой расчет.
Поэтому не нужно пытаться «расписать» детский вычет дважды в мае только ради удобства заполнения 6-НДФЛ. Если в мае применен вычет один раз, а в июне применен вычет один раз, общая сумма вычетов за май и июнь составит 11 600 рублей. Это нормальный результат для сотрудника с тремя детьми при размере вычета 5 800 рублей в месяц.
В расчете за полугодие будут учтены:
Не будем считать, что отпускные за июнь должны отражаться в июньском месяце дохода в справке о доходах. Если отпускные выплачены 29 мая, они относятся к маю для НДФЛ. Если зарплата за май выплачена 2 июня, она относится к июню для НДФЛ.
Отдельно рассмотрим фразу «срок перечисления по 22 июня». Дата 22 июня сама по себе не является сроком уплаты НДФЛ. В зависимости от года она может быть последним днем периода, за который определяется обязанность по перечислению налога.
Если рассматривать правила 2023 года, НДФЛ, удержанный с выплат за период с 23 мая по 22 июня, необходимо было перечислить не позднее 28 июня. Уведомление об исчисленных суммах налога в тот период представляли не позднее 25 июня.
Следовательно, НДФЛ, удержанный при выплате отпускных 29 мая, попадал в период с 23 мая по 22 июня. При наличии удержанного налога организация должна была определить обязательство по НДФЛ за этот период и перечислить соответствующую сумму в установленный срок.
По выплате 2 июня при правильном применении июньского вычета НДФЛ может не возникнуть. Но это необходимо проверять по расчету нарастающим итогом с начала года. Если в результате расчета образовался налог к удержанию, он также относится к периоду удержания, в который вошла дата 2 июня.
Не будем использовать сроки перечисления НДФЛ из старых периодов без проверки. Порядок уведомлений и сроки уплаты НДФЛ менялись, поэтому для текущих выплат необходимо применять правила того календарного года, в котором производится удержание налога.
Перед предоставлением вычета необходимо проверить не только сумму вычета, но и право сотрудника на его применение. Стандартный вычет на детей предоставляется работнику, который является родителем, супругом родителя, усыновителем, опекуном, попечителем, приемным родителем или супругом приемного родителя и содержит ребенка.
Для периодов до 2025 года работник обычно предоставлял заявление на стандартный вычет и документы, подтверждающие право на него. Как правило, это свидетельства о рождении детей, документы об усыновлении, опеке или попечительстве, справка об очной форме обучения ребенка старше 18 лет, документы об инвалидности ребенка и иные подтверждения при необходимости.
С 2025 года работодатель предоставляет стандартный вычет на детей при наличии у него необходимых сведений и подтверждающих документов. Отдельное заявление обычно не требуется, но оно может понадобиться в отдельных случаях, например при отказе одного из родителей от вычета в пользу другого.
Также необходимо проверить лимит дохода работника. Для периодов до 2025 года вычет на детей предоставлялся до месяца, в котором доход сотрудника, исчисленный нарастающим итогом с начала года, превысил 350 000 рублей. С 2025 года лимит увеличен до 450 000 рублей.
Если размер вычета 5 800 рублей используется в журнале за 2025 год или последующие годы, необходимо перепроверить настройки. С 2025 года для трех детей обычный размер вычета составляет 10 200 рублей: 1 400 рублей на первого ребенка, 2 800 рублей на второго и 6 000 рублей на третьего.
Сумма 5 800 рублей актуальна для трех детей в периодах до 2025 года. Для расчетов за 2025 год и последующие годы нельзя автоматически использовать старую величину вычета.
Первая ошибка — отнести отпускные к месяцу отпуска. Если отпускные выплачены в мае, они являются майским доходом для НДФЛ, даже если отпуск начинается в июне.
Вторая ошибка — отнести зарплату за май, выплаченную 2 июня, к маю для НДФЛ. Для НДФЛ эта выплата относится к июню, поскольку дата фактического получения дохода — 2 июня.
Третья ошибка — применить вычет 5 800 рублей к авансу 17 мая и повторно применить 5 800 рублей к отпускным 29 мая. В мае можно предоставить только один вычет за месяц.
Четвертая ошибка — не использовать вычет в июне, потому что в июне нет начисленной зарплаты за июнь. В рассматриваемой ситуации июньский доход есть: это зарплата за вторую половину мая, выплаченная 2 июня.
Пятая ошибка — считать НДФЛ отдельно по каждой выплате без нарастающего итога. Налоговый агент должен учитывать доходы, вычеты и ранее удержанный налог с начала года.
Шестая ошибка — исправлять только сумму НДФЛ в журнале, не пересчитывая налоговую базу и остаток вычета. При обнаружении двойного применения вычета необходимо пересчитать все выплаты месяца, определить правильную налоговую базу и проверить, есть ли недоудержанный или излишне удержанный НДФЛ.
Седьмая ошибка — использовать одну графу «месяц начисления» для бухгалтерского учета и НДФЛ. Для ручного учета необходимо отдельно отражать месяц начисления и дату фактической выплаты.
В мае работник получил две выплаты: зарплату за первую половину мая 17 мая и отпускные 29 мая. Обе выплаты являются доходом мая для НДФЛ.
Стандартный вычет на детей за май в сумме 5 800 рублей предоставляем только один раз. При выплате 17 мая используем вычет в пределах суммы 3 735,66 рубля. При выплате отпускных 29 мая используем только остаток вычета за май — 2 064,34 рубля.
Зарплата за вторую половину мая, выплаченная 2 июня, является июньским доходом для НДФЛ. К этой выплате предоставляем новый стандартный вычет за июнь в сумме 5 800 рублей.
Следовательно, в налоговом журнале необходимо отразить:
При ручном ведении учета необходимо пересчитать НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Если ранее вычет в мае был предоставлен дважды и НДФЛ удержан в меньшей сумме, необходимо исправить налоговый регистр, определить сумму недоудержанного налога и при наличии следующей денежной выплаты удержать НДФЛ в пределах, допускаемых законодательством.
Информация носит справочный характер