← На главную

На практике нередко возникают экстренные ситуации, когда необходимо срочно перечислить налоговый платеж, а расчетный счет компании заблокирован или на нем временно отсутствуют средства. В таких случаях платеж нередко вносит штатный сотрудник (например, директор или бухгалтер) за счет личных денег. Разберем правовую сторону этого действия, документооборот, корректные бухгалтерские проводки и точную последовательность отражения операций в программе «1С:Бухгалтерия».

Правовые нормы и налоговые последствия

Проанализируем действующее законодательство. Согласно статье 45 Налогового кодекса РФ, уплата налогов, сборов и страховых взносов может быть произведена за налогоплательщика любым третьим лицом, в том числе его работником. Однако закон накладывает важное ограничение: физическое лицо, оплатившее налог за компанию, не имеет права требовать возврата этих денег из бюджета на свои личные реквизиты. Все дальнейшие сверки и возвраты переплат может производить только сама организация.

Выясним вопрос налогообложения суммы компенсации, которую предприятие возвращает сотруднику. Выплата возмещения расходов, фактически понесенных работником в интересах работодателя, не формирует экономической выгоды или дохода физического лица. Следовательно, данная сумма не облагается НДФЛ и не облагается страховыми взносами при наличии надлежащих подтверждающих документов.

Документальное оформление операции

Чтобы исключить претензии со стороны контролирующих органов при возврате денежных средств на банковскую карту сотрудника, оформим операцию следующим комплектом документов:

1. Заявление сотрудника на возмещение расходов — составляется в свободной форме на имя руководителя организации с указанием суммы, реквизитов платежа и банковского счета карты для перечисления компенсации.
2. Подтверждающий платежный документ — к заявлению прилагается оригинальный чек-ордер, квитанция банка или платежное поручение. В документе обязательно должны фигурировать данные организации (ИНН/КПП), за которую осуществлен платеж.
3. Приказ (распоряжение) руководителя — либо разрешающая виза на заявлении о выплате возмещения документально подтвержденных расходов.

Бухгалтерские проводки: выбор правильных счетов

Рассмотрим бухгалтерские счета, участвующие в цепочке расчетов. В обсуждении на форуме часто предлагаются проводки с использованием счета 60 («Расчеты с поставщиками и подрядчиками») или счета 71 («Расчеты с подотчетными лицами»). Разберем, почему они требуют уточнения:

1. Счет 60 неприменим для налоговых обязательств: налоги начисляются и учитываются на счете 68 (в актуальных релизах — субсчет 68.90 «Единый налоговый счет»).
2. Счет 71 согласно плану счетов предназначен для расчетов, когда денежные средства выдаются сотруднику авансом. Если аванс предварительно не выдавался, применение счета 71 является методологически спорным, хотя на практике некоторые бухгалтеры проводят операцию через перерасход по авансовому отчету.
3. Счет 73.03 («Расчеты по прочим операциям») или счет 76 («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») являются наиболее корректными с точки зрения стандартов учета, так как сотрудник в данной сделке выступает кредитором компании.

Таким образом, корректная цепочка проводок выглядит следующим образом:

1. Дебет 68.90 (или субсчет конкретного налога 68) — Кредит 73.03 (или 76) — отражено погашение задолженности по налогу перед бюджетом за счет средств сотрудника.
2. Дебет 73.03 (или 76) — Кредит 51 — перечислена компенсация расходов с расчетного счета организации на банковскую карту сотрудника.

Отражение расчетов в программе «1С:Бухгалтерия»

Типовой документ Авансовый отчет ориентирован на закупку товаров, материалов или оплату сторонних услуг контрагентам, поэтому он не содержит штатного механизма для закрытия налоговых регистров. Выполним отражение в программе по шагам.

Шаг 1. Формирование задолженности перед сотрудником

Перейдем в раздел Операции — Операции, введенные вручную и создадим новый документ:

1. В табличной части добавим строку бухгалтерских проводок:
   • По дебету укажем счет 68.90 (Единый налоговый счет) или соответствующий субсчет счета 68.
   • По кредиту укажем счет 73.03 («Расчеты по прочим операциям»), выбрав в качестве субконто сотрудника, оплатившего налог.
   • В графе «Сумма» укажем точную величину платежа согласно чеку.
2. При использовании Единого налогового счета (ЕНС) бухгалтерской проводки недостаточно для правильного закрытия налоговых регистров. Для синхронизации данных перейдем в раздел Операции — Единый налоговый счет — Операции по ЕНС, создадим документ с видом операции Пополнение счета и укажем дату, сумму платежа и реквизиты документа оплаты. Это обеспечит корректное отражение средств в подсистеме учета ЕНС.

Шаг 2. Перечисление компенсации на банковскую карту

Для выплаты компенсации перейдем в раздел Банк и касса — Банковские выписки и создадим документ Списание с расчетного счета:

1. В поле Вид операции выберем значение Прочее списание (если учет велся на счете 73.03) или Прочие расчеты с контрагентами (если использовался счет 76).
2. В поле Получатель выберем сотрудника из справочника физических лиц.
3. В поле Счет дебета укажем 73.03 и выберем сотрудника во втором субконто.
4. В поле Назначение платежа обязательно зафиксируем основание: «Возмещение документально подтвержденных расходов на уплату налогов по заявлению от [дата] без НДС». Недопустимо указывать зарплатные формулировки, чтобы избежать претензий банка и налоговых органов по контролю НДФЛ.

Контроль расчетов и налоговые риски

Платежи, совершенные физическими лицами за юридические лица через онлайн-банки или операторов отделений, несут риск попадания в разряд невыясненных поступлений в налоговом органе. Это случается при неверном указании ИНН плательщика или некорректном разнесении банком реквизитов физического и юридического лица.

После проведения всех документов в базе обязательно закажем справку о сальдо Единого налогового счета через личный кабинет налогоплательщика юридического лица или сервис 1С-Отчетность, чтобы убедиться, что платеж сотрудника корректно разнесен налоговым органом на баланс организации.