Рассмотрим ситуацию, когда организация заранее оплатила по безналичному расчету койко-место для сотрудника на 12 дней, но сотрудник фактически прожил на месторождении только 8 дней и вернулся раньше. Поставщик услуг в конце месяца выставил УПД: отдельной строкой указал проживание за 8 дней с ФИО сотрудника, а оставшиеся 4 дня отразил как бронь за организацией. Деньги за неиспользованные дни не возвращаются, потому что по договору перерасчет и возврат не предусмотрены.
Разберем, как отразить такую операцию в 1С и как выбрать подход к налоговому учету. Главный вопрос здесь не в том, что сотрудник жил только 8 дней, а в том, как квалифицировать стоимость 4 дней брони: как экономически обоснованный расход, связанный с командировкой или вахтой, либо как расход, который безопаснее не учитывать при расчете налога на прибыль.
Основной вывод: УПД нужно отразить в 1С в полной сумме, потому что услуга поставщиком оказана и деньги не возвращаются. Но строку с бронью за 4 дня лучше выделить отдельно от фактического проживания, чтобы правильно настроить бухгалтерский и налоговый учет.
Сначала разберем факты, которые важны для учета:
Сотрудник направлен на месторождение для выполнения работы. В теме указано, что он поехал на вахту, но также есть билеты и командировочное удостоверение. Значит, на практике расходы рассматриваются как связанные с поездкой работника в интересах работодателя.
Организация заранее подала заявку на предоставление койко-мест на 12 дней.
Оплата произведена поставщику по безналичному расчету, то есть сотрудник лично эти расходы не оплачивал.
Сотрудник фактически прожил 8 дней.
Поставщик выставил УПД, где разделил услугу на две части: проживание 8 дней и бронь 4 дня.
По договору поставщик не делает перерасчет и не возвращает деньги за неиспользованные дни.
Подтверждающие документы по фактической поездке есть только на 8 дней.
Из этих условий следует важный практический вывод: 4 дня брони нельзя просто механически показать как фактическое проживание сотрудника, потому что сам поставщик в УПД указал, что сотрудник прожил 8 дней, а остальные 4 дня являются бронью за организацией. Поэтому в 1С лучше не смешивать проживание и бронь в одной строке номенклатуры.
Посмотрим на экономический смысл операции. Организация планировала, что сотруднику понадобится место проживания на 12 дней. Для этого она оформила заявку и оплатила услугу. Сотрудник вернулся раньше, но договор с поставщиком содержит условие: перерасчет и возврат за неиспользованные дни не производятся.
Значит, у организации нет основания отражать дебиторскую задолженность поставщика на сумму 4 дней. Поставщик не должен возвращать деньги, потому что обязанность по возврату исключена договором. Поэтому в учете не нужно делать проводку на претензию или задолженность поставщика.
Правильнее рассматривать 4 дня как отдельный расход организации. Но дальше нужно выбрать, как именно этот расход учитывать:
как принимаемый расход, связанный с командировкой, вахтой или обеспечением работника жильем;
как расход в бухгалтерском учете, который не принимается для целей налогообложения прибыли;
как прочий расход на счете 91.02, если организация хочет показать его как компенсацию убытков или невозвратную оплату по договору.
Вариант зависит от того, насколько организация готова обосновывать этот расход перед налоговой инспекцией.
Рассмотрим первый вариант. Если организация готова обосновывать расходы на бронь, можно отразить весь УПД в полной сумме как расходы, связанные с поездкой работника в интересах работодателя.
Логика такая: расходы были понесены не по личной инициативе сотрудника, а по заявке организации. Койко-место бронировалось для выполнения производственной задачи. Работник был направлен на месторождение, а оплата проживания была необходима для обеспечения выполнения работы. То, что сотрудник вернулся раньше, не отменяет первоначальной производственной цели расхода.
Для налогового учета расходов на прибыль важны два условия: расход должен быть экономически обоснован и документально подтвержден. В этой ситуации обоснование можно строить на следующих документах:
договор с поставщиком услуг проживания, где прописано условие о невозвратности оплаты или отсутствии перерасчета;
заявка на предоставление койко-мест на 12 дней;
УПД поставщика с разделением на проживание и бронь;
приказ о направлении работника на месторождение или в командировку;
билеты работника;
командировочное удостоверение или иной документ, подтверждающий период нахождения в поездке;
служебная записка о причине досрочного возвращения сотрудника;
бухгалтерская справка с пояснением, почему сумма брони не подлежит возврату.
Этот вариант дает налоговую выгоду, потому что вся сумма УПД уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Но у него есть риск: инспекция может посчитать, что расходы за 4 дня не связаны с фактическим проживанием сотрудника, поскольку документы подтверждают командировку или пребывание только за 8 дней.
Если применяем этот вариант, в 1С удобнее отразить УПД двумя строками, но обе строки сделать принимаемыми в налоговом учете:
первая строка — проживание сотрудника 8 дней;
вторая строка — бронь койко-места 4 дня;
обе строки отнести на счет затрат, который используется для командировочных или производственных расходов.
В зависимости от характера деятельности и учетной политики используйте счет 20.01, 25, 26 или 44.01. Например, если сотрудник относится к административному персоналу, обычно применяют счет 26. Если поездка связана с производственными работами на месторождении, возможен счет 20.01 или 25. Если речь идет о расходах торговой организации, может применяться счет 44.01.
Разберем по шагам, как отразить операцию в 1С:Бухгалтерия 8.
Сначала отразите оплату поставщику документом Списание с расчетного счета. Вид операции выберите как оплату поставщику. В расчетах обычно будут задействованы счета 60.02 по авансу и 51 по расчетному счету.
После получения УПД создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
Выберите вид операции Услуги или подходящий вариант поступления услуг в вашей конфигурации.
Укажите поставщика, договор, номер и дату УПД.
В табличной части добавьте первую номенклатурную позицию, например Проживание на месторождении. Количество укажите 8 дней, цену и сумму возьмите из УПД.
Добавьте вторую номенклатурную позицию, например Бронирование койко-места. Количество укажите 4 дня, цену и сумму возьмите из УПД.
Для обеих строк укажите счет затрат, например 26, 20.01, 25 или 44.01.
В статье затрат для строки проживания выберите или создайте статью, например Командировочные расходы или Расходы на проживание работников.
Для строки брони можно использовать отдельную статью затрат, например Бронирование проживания для работников. Это позволит потом отдельно анализировать такие суммы.
В налоговом учете для обеих строк настройте принятие расходов, если организация выбрала вариант с учетом всей суммы для налога на прибыль.
Если УПД используется как счет-фактура и содержит НДС, зарегистрируйте счет-фактуру или УПД со статусом, позволяющим принять НДС к вычету.
Проведите документ и проверьте проводки.
Ожидаемые проводки при таком варианте могут быть следующими:
Дт 60.02 Кт 51 — перечислена предоплата поставщику за койко-место;
Дт 26 Кт 60.01, Дт 20.01 Кт 60.01, Дт 25 Кт 60.01 или Дт 44.01 Кт 60.01 — отражены услуги проживания и бронирования;
Дт 19.04 Кт 60.01 — отражен входной НДС, если он выделен поставщиком;
Дт 60.01 Кт 60.02 — зачтена предоплата;
Дт 68.02 Кт 19.04 — принят НДС к вычету при выполнении условий для вычета.
Если счет затрат выбран 26, то в примере проводка по расходам будет выглядеть как Дт 26 Кт 60.01. Если расходы относятся непосредственно к производству, используйте Дт 20.01 Кт 60.01. Счет выбирайте по учетной политике и экономическому содержанию поездки.
Теперь рассмотрим более осторожный вариант. Если организация не хочет спорить с налоговой инспекцией по поводу 4 дней брони, лучше разделить УПД на две строки:
проживание 8 дней — учесть как командировочные или производственные расходы, принимаемые в налоговом учете;
бронь 4 дня — отразить в бухгалтерском учете, но не принимать для целей налогообложения прибыли.
Этот подход снижает налоговый риск. Мы признаем, что в бухгалтерском учете расход есть, потому что организация понесла затраты по договору и деньги не возвращаются. Но в налоговом учете не уменьшаем прибыль на спорную сумму, поскольку фактическое проживание сотрудника за эти 4 дня не подтверждено.
Этот вариант особенно уместен, если в документах на поездку указано только 8 дней, а внутреннего обоснования необходимости брони на 12 дней недостаточно.
В бухгалтерском учете стоимость 4 дней брони можно отнести:
на обычные счета затрат, например 26, 20.01, 25 или 44.01, но с признаком «не принимается в налоговом учете»;
на счет 91.02 как прочий расход, если организация квалифицирует сумму как невозвратную плату, компенсацию потерь поставщика или прочий расход по договору.
Выбор между счетом затрат и счетом 91.02 зависит от учетной политики и управленческого смысла расхода. Если бронь все-таки связана с командировкой и обеспечением работника жильем, ее можно оставить на счете затрат, но не принимать в налоговом учете. Если организация хочет подчеркнуть, что это не стоимость проживания, а фактически сумма, потерянная из-за условий договора, можно использовать 91.02.
Разберем первый осторожный способ: проживание учитываем в налоговом учете, а бронь отражаем на счете затрат, но как не принимаемую для налога на прибыль.
Создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
В табличной части добавьте строку Проживание на месторождении на 8 дней.
Для проживания выберите счет затрат, например 26, 20.01, 25 или 44.01.
Укажите статью затрат, например Командировочные расходы или Расходы на проживание работников.
Настройте эту статью так, чтобы расходы принимались в налоговом учете.
Добавьте вторую строку Бронирование койко-места на 4 дня.
Для строки брони выберите тот же счет затрат или отдельный счет затрат, который соответствует вашей учетной политике.
Создайте отдельную статью затрат, например Бронь проживания, не принимаемая в НУ.
В настройках налогового учета по этой статье укажите, что расход не принимается для целей налогообложения прибыли.
Проведите документ и проверьте, что сумма проживания попала в бухгалтерский и налоговый учет, а сумма брони — только в бухгалтерский учет.
В результате в бухгалтерском учете вся сумма УПД будет отражена как расход, а в налоговом учете будет принята только часть, относящаяся к фактическому проживанию за 8 дней.
Такой вариант удобен, когда организация хочет сохранить связь брони с производственной поездкой, но не хочет уменьшать налоговую базу на спорную сумму.
Рассмотрим второй осторожный способ: проживание отражаем как командировочные расходы, а бронь — как прочий расход на счете 91.02.
Этот способ ближе к позиции, при которой 4 дня брони рассматриваются не как проживание сотрудника, а как невозвратная сумма по условиям договора. В бухгалтерском учете такие суммы можно показать в составе прочих расходов, если организация квалифицирует их как компенсацию убытков контрагента, санкцию за невозможность перерасчета или прочую потерю по хозяйственному договору.
Разберем порядок отражения:
Создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
Первой строкой укажите Проживание на месторождении за 8 дней.
Для этой строки выберите счет затрат, например 26, 20.01, 25 или 44.01.
Укажите статью затрат, принимаемую в налоговом учете.
Второй строкой укажите Бронирование койко-места за 4 дня.
Для строки брони выберите счет 91.02.
В субконто по счету 91.02 выберите или создайте статью прочих доходов и расходов, например Невозвратная бронь проживания или Расходы, не принимаемые в НУ.
Укажите, что статья не принимается к налоговому учету, если в вашей конфигурации предусмотрен такой признак.
Проведите документ и проверьте проводки.
В этом случае проводки могут быть такими:
Дт 60.02 Кт 51 — перечислена предоплата поставщику;
Дт 26 Кт 60.01 или другой счет затрат — отражено проживание за 8 дней;
Дт 91.02 Кт 60.01 — отражена бронь за 4 дня как прочий расход;
Дт 19.04 Кт 60.01 — отражен НДС, если он выделен в УПД;
Дт 60.01 Кт 60.02 — зачтена предоплата.
Если используем счет 91.02, обязательно настройте статью прочих расходов так, чтобы она корректно отражалась в бухгалтерском и налоговом учете. В типовой 1С для этого обычно используется справочник Прочие доходы и расходы, где задается порядок отражения статьи в налоговом учете.
Теперь сравним два подхода и выберем практическое решение.
Если организация готова обосновывать расход, то бронь можно включить в налоговые расходы при наличии договора, заявки, УПД и объяснения производственной необходимости. В этом случае делаем акцент на том, что бронирование было связано с обеспечением командировки или работы на месторождении, а невозвратность суммы заранее предусмотрена договором.
Если организация не хочет спорить с налоговой инспекцией, то отражаем бронь только в бухгалтерском учете и не принимаем ее для налога на прибыль. Это более безопасный вариант, потому что документы подтверждают фактическое проживание только 8 дней, а не 12.
Разберем выбор по критериям:
Есть договор с условием о невозвратности оплаты. Это аргумент в пользу признания расхода, потому что организация не могла вернуть деньги.
Есть заявка на 12 дней. Это подтверждает, что изначально бронирование было не случайным, а связано с производственной необходимостью.
Есть документы только на 8 дней фактического пребывания. Это аргумент в пользу осторожного варианта, потому что именно 4 дня брони могут вызвать вопросы.
В УПД бронь выделена отдельно. Это означает, что поставщик сам не подтверждает фактическое проживание за 12 дней.
Сумма брони существенная. Чем больше сумма, тем важнее подготовить внутреннее обоснование или выбрать не принимаемый налоговый учет.
На практике оптимальным часто будет компромиссный вариант: проживание за 8 дней учитываем как принимаемый расход, а бронь за 4 дня отражаем отдельной строкой и принимаем решение по налоговому учету на основании готовности к спору.
Чтобы расход был обоснован, не ограничивайтесь только УПД. Посмотрим, какие документы лучше приложить к операции:
договор с организацией, предоставляющей койко-места;
условие договора о том, что перерасчет и возврат за неиспользованные дни не производятся;
заявка на предоставление койко-мест на 12 дней;
подтверждение поставщика о принятии заявки;
счет или иной документ на оплату, если он был;
платежное поручение или банковская выписка об оплате;
УПД с выделением проживания и брони;
приказ о направлении сотрудника на месторождение;
командировочное удостоверение, если оно применяется в документообороте организации;
билеты сотрудника;
служебная записка руководителя или сотрудника о досрочном возвращении;
бухгалтерская справка о порядке отражения 4 дней брони.
Особенно полезна бухгалтерская справка. В ней разберем ситуацию прямо: организация оплатила 12 дней, сотрудник фактически прожил 8 дней, 4 дня поставщик указал как бронь, возврат по договору не производится, поэтому сумма признается расходом организации. Далее укажите выбранный способ налогового учета: принимается или не принимается для целей налогообложения прибыли.
Иногда возникает желание показать 4 дня как переплату или требование к поставщику. Но в рассматриваемой ситуации это неверно, если договор прямо говорит, что перерасчет и возврат не делаются.
Разберем причину. Дебиторская задолженность возникает, когда у организации есть право требовать от контрагента деньги, товары, работы или услуги. Если по договору поставщик не обязан возвращать оплату за неиспользованные дни, права требования у организации нет. Значит, после получения УПД вся сумма закрывает аванс поставщику.
В 1С это означает следующее:
предоплату поставщику отражаем на счете 60.02;
после получения УПД отражаем услуги на счете 60.01;
документ поступления закрывает аванс проводкой Дт 60.01 Кт 60.02;
остаток на счете 60.02 по этой операции оставаться не должен, если УПД выставлен на всю сумму оплаты;
претензию к поставщику не отражаем, если нет права на возврат.
Если поставщик выставил УПД на полную сумму, а договор исключает возврат, в учете нужно закрыть расчеты с поставщиком полностью.
Рассмотрим важный момент по 1С. Поскольку организация оплатила проживание поставщику по безналичному расчету, авансовый отчет по этой сумме не нужен. Сотрудник не получал деньги под отчет для оплаты койко-места и не рассчитывался с поставщиком самостоятельно.
Документ Авансовый отчет используйте только в тех случаях, когда сотрудник:
получал подотчетные деньги;
сам оплачивал проживание;
предоставил кассовый чек, квитанцию, БСО или иной документ на свое имя;
должен отчитаться перед работодателем за полученный аванс.
В рассматриваемой ситуации поставщик выставил УПД непосредственно организации. Поэтому используйте документы блока покупок и расчетов с поставщиками: Списание с расчетного счета и Поступление (акт, накладная, УПД).
Билеты и командировочное удостоверение нужны не для проведения УПД через подотчет, а для подтверждения служебного характера поездки и фактических дат нахождения сотрудника на месторождении.
Если организация применяет ОСНО и поставщик выделил НДС в УПД, отдельно разберем порядок работы с налогом. Если УПД имеет статус документа, который одновременно является первичным документом и счетом-фактурой, а услуги используются в деятельности, облагаемой НДС, организация может рассмотреть вычет входного НДС при выполнении общих условий для вычета.
В 1С для этого проверьте:
выделен ли НДС в УПД;
указан ли корректный статус УПД;
заполнены ли номер и дата счета-фактуры или УПД;
отражен ли НДС на счете 19.04 или другом подходящем субсчете счета 19;
попадает ли документ в книгу покупок после формирования записей книги покупок;
связаны ли расходы с деятельностью, облагаемой НДС.
Если организация выбирает осторожный вариант и не принимает бронь для налога на прибыль, это само по себе не всегда означает автоматический запрет на вычет НДС. Но на практике по спорным расходам лучше оценить НДС отдельно. Если не готовы обосновывать связь брони с облагаемой деятельностью, можно принять более осторожное решение и не заявлять вычет по части НДС, относящейся к спорной броне. Такой подход нужно закрепить бухгалтерской справкой.
Чтобы учет был прозрачным, создайте в 1С отдельные элементы номенклатуры и статей затрат. Не отражайте проживание и бронь одной общей строкой, если поставщик в УПД разделил их.
Рассмотрим удобную настройку:
создайте номенклатуру Проживание на месторождении с видом номенклатуры Услуги;
создайте номенклатуру Бронирование койко-места с видом номенклатуры Услуги;
для проживания используйте статью затрат Командировочные расходы или Расходы на проживание работников;
для брони создайте отдельную статью затрат Бронь проживания или Бронь проживания, не принимаемая в НУ;
если отражаете бронь на счете 91.02, создайте элемент справочника Прочие доходы и расходы, например Невозвратная бронь койко-места;
проверьте настройки налогового учета по каждой статье.
Такой подход позволит быстро ответить на вопросы руководителя, аудитора или налоговой инспекции: какая часть УПД относится к фактическому проживанию, а какая — к невозвратной брони.
Посмотрим на пример. Допустим, поставщик выставил УПД на 12 000 руб. без учета НДС или с НДС по условиям договора. Стоимость одного дня — 1 000 руб. Сотрудник прожил 8 дней, а 4 дня поставщик указал как бронь.
В документе Поступление (акт, накладная, УПД) сделайте две строки:
Проживание на месторождении — количество 8, цена 1 000 руб., сумма 8 000 руб.;
Бронирование койко-места — количество 4, цена 1 000 руб., сумма 4 000 руб.
Если выбираем налогово безопасный вариант, настройка будет такой:
по строке проживания счет затрат 26, статья затрат Командировочные расходы, расход принимается в налоговом учете;
по строке брони счет затрат 26 или счет 91.02, статья Бронь проживания, не принимаемая в НУ, расход не принимается в налоговом учете.
Если выбираем вариант с учетом всей суммы в налоговых расходах, обе строки можно настроить как принимаемые в налоговом учете, но статью для брони все равно лучше оставить отдельной. Это поможет доказать, что организация не скрывала характер расхода и осознанно квалифицировала его как связанный с производственной поездкой.
Разберем, что написать в бухгалтерской справке. Она нужна, чтобы связать между собой договор, заявку, УПД, фактические даты поездки и выбранный способ учета.
В справке укажите:
наименование поставщика;
номер и дату договора;
номер и дату заявки на койко-места;
период, на который была оформлена заявка;
ФИО сотрудника;
фактический период проживания;
причину досрочного возвращения;
реквизиты УПД;
сумму проживания за 8 дней;
сумму брони за 4 дня;
условие договора о том, что перерасчет и возврат не производятся;
выбранный порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете.
Формулировка может быть такой:
«Организация оформила заявку на предоставление койко-места для сотрудника на 12 дней в связи с направлением работника на месторождение. Сотрудник фактически проживал 8 дней и вернулся раньше по производственным причинам. Поставщик выставил УПД, в котором 8 дней указаны как проживание, а 4 дня — как бронь за организацией. В соответствии с условиями договора перерасчет и возврат денежных средств за неиспользованные дни не производятся. В связи с этим сумма брони признается расходом организации».
Далее добавьте выбранный вывод:
если принимаете расход в налоговом учете: «Сумма брони признается экономически обоснованным расходом, связанным с обеспечением служебной поездки работника»;
если не принимаете расход в налоговом учете: «В целях снижения налоговых рисков сумма брони отражается только в бухгалтерском учете и не принимается при расчете налога на прибыль».
Рассмотрим еще один частый вопрос. Поскольку УПД содержит ФИО сотрудника по фактическому проживанию, может возникнуть сомнение, не появляется ли у сотрудника доход.
В рассматриваемой ситуации расходы оплачены организацией напрямую поставщику и связаны с поездкой работника в интересах работодателя. Фактическое проживание за 8 дней не является личным доходом сотрудника, если поездка оформлена как служебная и подтверждена документами.
Что касается 4 дней брони, сотрудник в эти дни фактически не проживал. Значит, он не получил личную услугу проживания. Бронь указана за организацией, а не как проживание физического лица. Поэтому эту сумму также не следует рассматривать как выплату сотруднику.
При правильном документальном оформлении стоимость невозвратной брони не нужно проводить через расчеты с сотрудником и не нужно отражать как его доход. Это расход организации по договору с поставщиком.
В теме указано, что сотрудник поехал на вахту. Поэтому рассмотрим важное уточнение. Вахтовый метод и служебная командировка — разные режимы организации работы. Если в организации действительно применяется вахтовый метод, расходы на проживание могут рассматриваться не как классические командировочные, а как расходы на обеспечение условий работы вахтового персонала.
Однако в исходной ситуации есть командировочное удостоверение и билеты, поэтому автор вопроса фактически рассматривает поездку как командировочную. Для текста решения используем термин «командировочные расходы», но в реальном учете проверьте, как именно оформлена поездка:
если есть приказ о командировке, командировочное удостоверение и расчет суточных, используйте порядок учета командировочных расходов;
если применяется вахтовый метод, проверьте локальное положение о вахтовом методе, графики вахты, порядок предоставления жилья и учет расходов на содержание вахтового персонала;
если документы смешаны, приведите оформление к единой логике, чтобы не было противоречий между кадровыми документами, бухгалтерским учетом и налоговым учетом.
Для 1С это влияет главным образом на выбор статьи затрат. При командировке используйте статью Командировочные расходы. При вахтовом методе можно использовать статью Расходы на проживание вахтового персонала, Расходы на обеспечение условий труда или другую статью, закрепленную в учетной политике.
Разберем типичные ошибки, которые могут привести к искажению учета.
Не отражайте всю сумму как проживание 12 дней. Поставщик в УПД указал фактическое проживание 8 дней и бронь 4 дня. Если в 1С показать все как проживание, данные учета будут противоречить первичному документу.
Не оставляйте аванс на 60.02, если УПД выставлен на всю сумму. Если возврата нет и услуга закрыта УПД, расчеты с поставщиком нужно закрыть.
Не оформляйте авансовый отчет по сумме, оплаченной напрямую поставщику. Авансовый отчет нужен для расчетов с подотчетным лицом, а не для безналичной оплаты поставщику.
Не принимайте спорную бронь в налоговом учете без документов. Если хотите учесть 4 дня в налоговых расходах, подготовьте договор, заявку, служебную записку и бухгалтерскую справку.
Не забывайте про статью затрат. Именно статья затрат или статья прочих расходов в 1С часто определяет, попадет сумма в налоговый учет или нет.
Не смешивайте проживание и бронь в аналитике. Разделение строк помогает защитить учетную позицию и быстро проверить суммы.
Теперь сформулируем решение именно для ситуации автора. Так как сотрудник фактически прожил 8 дней, а 4 дня поставщик указал как бронь за организацией, в 1С лучше отразить УПД двумя строками.
Первая строка — проживание за 8 дней. Эту сумму отражаем как командировочные или производственные расходы, связанные с поездкой сотрудника. В зависимости от учетной политики используем счет 20.01, 25, 26 или 44.01. В налоговом учете эту часть можно принять, если есть подтверждающие документы.
Вторая строка — бронь за 4 дня. По ней выбираем один из двух вариантов:
если готовы обосновывать расход, отражаем бронь как расход, связанный с командировкой или обеспечением проживания работника, и принимаем в налоговом учете;
если не хотим налогового риска, отражаем бронь в бухгалтерском учете, но не принимаем в налоговом учете, например на счете затрат с отдельной статьей или на счете 91.02.
Самый безопасный вариант: проживание за 8 дней принять в налоговом учете, а бронь за 4 дня выделить отдельной строкой и не принимать для целей налогообложения прибыли. При этом в бухгалтерском учете вся сумма УПД должна быть отражена, потому что организация понесла расход и поставщик не возвращает деньги по условиям договора.
Разберем финальный алгоритм, который можно применить в работе:
Проведите оплату поставщику документом Списание с расчетного счета с видом операции оплаты поставщику.
После получения УПД создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
Разделите табличную часть на две строки: Проживание на месторождении за 8 дней и Бронирование койко-места за 4 дня.
По проживанию выберите счет затрат и статью затрат, принимаемую в налоговом учете.
По брони выберите отдельную статью затрат или счет 91.02.
Решите, принимаете ли бронь в налоговом учете. Если не готовы спорить с налоговой, установите признак не принимаемого расхода.
Зарегистрируйте УПД как счет-фактуру, если он содержит НДС и используется для вычета.
Проведите документ и проверьте закрытие аванса по счетам 60.01 и 60.02.
Подготовьте бухгалтерскую справку с пояснением причины отражения брони.
Приложите к документам договор, заявку, УПД, билеты, командировочное удостоверение и служебную записку о досрочном возвращении.
Таким образом, бронь за 4 дня не нужно отражать как проживание сотрудника и не нужно проводить через авансовый отчет. Отразите ее в документе поступления услуг от поставщика отдельной строкой. Далее выберите налоговую позицию: либо учитывайте бронь как экономически обоснованный расход, связанный с поездкой работника, либо отражайте ее только в бухгалтерском учете как не принимаемый расход. Если цель — минимизировать налоговые риски, используйте второй вариант.
Информация носит справочный характер