Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск «авансом», а затем внезапно решает уволиться, — одна из самых трудоемких для бухгалтера. Возникает цепочка вопросов: нужно ли пересчитывать прошлый период, как это отразится в 6-НДФЛ, и что делать, если суммы окончательного расчета не хватает для покрытия долга? Разберем подробно все нюансы работы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и требования законодательства.
Рассмотрим типичный сценарий: в августе сотруднику начислили и выплатили отпускные в полном объеме. В сентябре он выходит на работу и подает заявление на увольнение. На этот момент выясняется, что часть дней отпуска не была отработана. В документе Увольнение программа автоматически рассчитывает сумму удержания за эти дни. Нам важно понять, как эти суммы «лягут» в налоговую отчетность и как правильно настроить учет в программе.
Прежде всего, проанализируем настройки программы. В 1С:ЗУП 3.1 существует два принципиально разных подхода к тому, как программа будет трактовать возврат отпускных. Перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты и найдем пункт, отвечающий за удержание при увольнении за использованный авансом отпуск.
Рассмотрим подробнее работу первого варианта, так как он является наиболее корректным с точки зрения методологии 1С.
Выясним, как должна выглядеть форма 6-НДФЛ. С 2023 года дата дохода по НДФЛ определяется по дате фактической выплаты. На момент выплаты отпускных в августе доход был признан в полной сумме, и налог был удержан верно.
Когда в сентябре (или октябре) происходит увольнение, мы делаем перерасчет. Проанализируем ситуацию: корректировать 6-НДФЛ за август (прошлый отчетный период) не требуется. Все изменения отражаются в периоде увольнения. Сумма удержания просто уменьшает облагаемую базу текущего месяца.
Например, если сотруднику начислено при увольнении 50 000 руб., а удержание за отпуск составило 10 000 руб., то в 6-НДФЛ в качестве дохода попадет сумма 40 000 руб. НДФЛ будет рассчитан также с этой разницы. Таким образом, отчетность за текущий квартал будет содержать итоговые, уже «чистые» данные.
В отличие от НДФЛ, страховые взносы привязаны к месяцу начисления. Если сумма удержания за отпуск превышает все текущие начисления в месяце увольнения, база по взносам может стать отрицательной. Рассмотрим, как действовать в этом случае:
Если база за месяц стала «минусовой», программа 1С:ЗУП при формировании Отражения зарплаты в бухучете может потребовать уточнения. Согласно правилам заполнения РСВ (Расчета по страховым взносам), отрицательных значений в базе быть не должно. В такой ситуации вам придется подать корректировочный расчет за тот период (например, август), в котором отпускные были начислены изначально, уменьшив там сумму облагаемых выплат.
Важный юридический нюанс, который часто упускают программисты и бухгалтеры: статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.
Проанализируем ситуацию: если у сотрудника большой долг за отпуск, а зарплата при увольнении маленькая, вы физически не имеете права удержать всё. Программа 1С:ЗУП по умолчанию может рассчитать полную сумму долга, но бухгалтер должен вручную или через настройки ограничить это удержание.
Что делать с остатком долга?
Посмотрим на ситуацию со стороны налога на прибыль. Если работодатель прощает сотруднику излишне выплаченные отпускные (или не может их удержать из-за нехватки начислений), эти суммы становятся «экономически необоснованными расходами».
С точки зрения налоговой инспекции, такие выплаты не связаны с производственной деятельностью. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В бухгалтерском учете в 1С это должно отражаться не на счетах затрат (20, 26, 44), а на счете 91.02 (Прочие расходы), не принимаемые к налоговому учету.
Для корректного отражения в 1С:ЗУП в документе Увольнение на вкладке «Дополнительно» можно выбрать специфический вид отражения в бухучете, если вы заранее создали его в справочнике Способы отражения зарплаты в бухучете.
Чтобы правильно закрыть вопрос с увольнением после отпуска авансом, выполните следующие действия:
Увольнение убедитесь, что программа верно рассчитала количество неотработанных дней на вкладке «Оплата».6-НДФЛ за текущий период убедитесь, что сторнированные суммы вошли в отчет корректно (свернуто по сотруднику).РСВ за прошлый квартал.Таким образом, процесс требует не только технического знания программы 1С:ЗУП, но и понимания налоговой логики. Совместная работа бухгалтера и кадровика в этом вопросе позволяет избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.