Разберем ситуацию подробно. Организация ввозит товар из Китая. В таможенной декларации, которую по привычке часто называют ГТД, указано, например, две строки: носки — 5 пар по 10 рублей и носки — 5 пар по 100 рублей. По факту на склад приехали 5 пар носков размера 38 синего цвета и 5 пар носков размера 40 красного цвета. Возникает практический вопрос: как понять, какие именно носки нужно поставить на учет по 10 рублей, а какие — по 100 рублей, если в ГТД или в документах таможни нет нужной детализации по цвету и размеру?
Главный вывод такой: ставьте товар на учет не только по ГТД, а по совокупности первичных и коммерческих документов. Таможенная декларация подтверждает ввоз товара, таможенную стоимость, страну происхождения, код ТН ВЭД, номер декларации и таможенные платежи, но она не всегда содержит ту детализацию, которая нужна для складского, управленческого и розничного учета. Цвет, размер, артикул, модель, комплектность и связь конкретной позиции с конкретной ценой нужно подтверждать контрактом, спецификацией, инвойсом, упаковочным листом, маркировкой, бирками, письмом поставщика или внутренним актом приемки.
Начнем с причины проблемы. В таможенной декларации товар часто описывается укрупненно: например, «носки трикотажные», «изделия чулочно-носочные», «товары текстильные», с указанием кода ТН ВЭД, количества, веса, таможенной стоимости и иных сведений, важных для таможенного оформления. Таможенные органы могут указывать наименование компактно, исходя из классификации товара и требований к декларации. Для бухгалтерии, склада и продажи этого описания может быть недостаточно.
Для торговли же важны другие признаки: артикул, размер, цвет, модель, сезон, состав, бренд, штрихкод, упаковка, характеристика номенклатуры. Поэтому в 1С и в первичных документах поставщика товар нужно вести так, чтобы его можно было корректно принять, хранить, продавать, списывать и анализировать по себестоимости.
Рассмотрим подробнее. Если в ГТД написано только «носки — 5 пар по 10 рублей» и «носки — 5 пар по 100 рублей», но не указано, что по 10 рублей — это синие носки 38 размера, а по 100 рублей — красные носки 40 размера, то бухгалтер или кладовщик не может самостоятельно «на глаз» определить ценовую принадлежность товара. Цвет и размер можно определить визуально, по биркам или по упаковке. Но цену конкретной позиции по внешнему виду определить нельзя, если нет документального основания.
Именно поэтому нельзя произвольно решить, что синие носки стоят 10 рублей, а красные — 100 рублей, только потому что так удобно для учета. Такое решение должно быть подтверждено документом или обоснованным расчетом, утвержденным организацией.
Разберем по шагам, какие документы нужно проверить перед оприходованием импортного товара.
Контракт с иностранным поставщиком. Посмотрите, как в договоре описан товар. Если в контракте указаны только общие формулировки, например «socks» или «hosiery goods», то одного контракта будет недостаточно для распределения товара по размерам и цветам.
Спецификация к контракту. Это основной документ, где обычно указывают ассортимент: артикул, модель, цвет, размер, количество, цену за единицу, валюту, общую сумму. Если спецификация содержит строку «носки синие, размер 38 — 5 пар — 10 рублей» и строку «носки красные, размер 40 — 5 пар — 100 рублей», то вопрос решается просто: ставьте на учет по спецификации.
Commercial invoice. Инвойс часто является ключевым документом для импортной поставки. В нем нужно искать артикулы, описания, цены, количество и общую стоимость по строкам. Если в инвойсе есть только две строки с разными ценами, но без цвета и размера, попросите поставщика дать расшифровку.
Packing list. Упаковочный лист помогает сопоставить фактически поступившие коробки, места, артикулы, размеры, цвета и количество. Иногда именно в packing list есть детализация по цвету и размеру, которой нет в ГТД.
Маркировка, ярлыки, бирки, штрихкоды, фабричные наклейки. По ним можно подтвердить фактические характеристики товара: размер, цвет, состав, артикул, модель. Но эти сведения подтверждают именно физические характеристики, а не цену, если цена не указана в документах.
Письмо или расшифровка поставщика. Если документы недостаточно подробные, запросите у поставщика письмо, дополнительную спецификацию или расшифровку: какая строка инвойса или спецификации соответствует какому цвету, размеру и артикулу.
Акт приемки или акт соответствия. Если поставщик не может оперативно прислать корректные документы, оформите внутренний акт комиссии при приемке товара на склад. В акте зафиксируйте, что фактически поступило: 5 пар носков размера 38 синего цвета и 5 пар носков размера 40 красного цвета. Но цену в акте указывайте только на основании документов или утвержденного расчетного метода.
Выясним причину, почему так важно собрать документы. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Первичный документ должен содержать содержание операции, натуральное и денежное измерение, дату, наименование организации и подписи ответственных лиц. Поэтому для бухгалтерского учета нужно не просто увидеть товар на складе, а документально подтвердить, что именно принято, в каком количестве и по какой стоимости.
Рассмотрим практический алгоритм. Он подойдет для ситуации с носками, одеждой, обувью, аксессуарами, запчастями, товарами разных цветов, размеров и моделей.
Сначала сверим общее количество и общую стоимость. Проверьте, совпадает ли количество по ГТД, инвойсу, packing list и фактической приемке. В нашем примере должно быть всего 10 пар носков. Также сверим общую стоимость: 5 пар по 10 рублей и 5 пар по 100 рублей дают общую стоимость 550 рублей.
Затем определим уровень детализации учета. Решите, как вы будете вести номенклатуру в 1С: отдельными позициями или одной позицией с характеристиками. Для торговли чаще удобнее учитывать размер и цвет как характеристики товара.
Проверим, есть ли артикулы. Если у носков есть артикул, SKU, штрихкод или код поставщика, используйте его как главный идентификатор. Артикул надежнее, чем свободное описание вроде «носки синие».
Сопоставим строки документов с фактическим товаром. Если в спецификации или инвойсе указано, что артикул A38BLU стоит 10 рублей, а артикул A40RED стоит 100 рублей, тогда ставьте на учет именно так.
Если сопоставления нет, запросим расшифровку у поставщика. Попросите поставщика письменно подтвердить, какая цена относится к какому размеру и цвету. Это может быть письмо, уточненная спецификация, приложение к инвойсу или иной документ, который вы приложите к комплекту импортных документов.
Если расшифровку получить невозможно, оформим акт приемки. Комиссия организации фиксирует фактический ассортимент. В акте укажите документы поставки, номер декларации, номер инвойса, количество, фактические характеристики товара, выявленные расхождения в детализации и принятое решение по учету.
Затем отразим товар в 1С. Введите поступление по фактически принятой номенклатуре или характеристикам. Номер ГТД, страну происхождения и таможенные расходы заполните в соответствующих документах и реквизитах 1С.
После этого настройте продажу. Продавайте товар по тем номенклатурным позициям или характеристикам, которые поставлены на учет. Цена продажи не обязана совпадать с закупочной ценой, но себестоимость при реализации должна списываться по правилам учета, которые применяются в вашей базе.
Это самый правильный и безопасный вариант. Рассмотрим на примере.
По документам пришло:
Носки, 5 пар, цена 10 рублей.
Носки, 5 пар, цена 100 рублей.
Фактически на складе:
5 пар носков размера 38 синего цвета.
5 пар носков размера 40 красного цвета.
Поставщик прислал письмо или уточненную спецификацию:
Строка 1 инвойса: носки размер 38, цвет синий, 5 пар, цена 10 рублей.
Строка 2 инвойса: носки размер 40, цвет красный, 5 пар, цена 100 рублей.
В этом случае разберем действия в учете. Создайте в 1С две учетные позиции или одну позицию с двумя характеристиками. Например, если в вашей конфигурации используется учет по характеристикам, заведите номенклатуру «Носки» и характеристики «Размер 38, цвет синий» и «Размер 40, цвет красный». Если учет по характеристикам не используется, создайте две позиции номенклатуры: «Носки размер 38 цвет синий» и «Носки размер 40 цвет красный».
В документе поступления укажите:
Носки размер 38 цвет синий — 5 пар — цена 10 рублей.
Носки размер 40 цвет красный — 5 пар — цена 100 рублей.
К документу поступления приложите инвойс, спецификацию, packing list, ГТД и письмо поставщика с расшифровкой. Тогда будет понятно, почему именно синие носки 38 размера поставлены на учет по 10 рублей, а красные носки 40 размера — по 100 рублей.
Это оптимальный вариант, потому что цена каждой учетной позиции подтверждена внешним документом.
Посмотрим на другой вариант. В ГТД нет цвета и размера, но на упаковке или бирках есть артикулы. В инвойсе также есть артикулы, например:
SKU-38-BL — 5 пар — 10 рублей.
SKU-40-RD — 5 пар — 100 рублей.
На товаре указано:
SKU-38-BL — размер 38, цвет синий.
SKU-40-RD — размер 40, цвет красный.
В этом случае можно сопоставить товар по артикулу. Разберем по шагам. Сначала составьте акт приемки, в котором зафиксируйте, что по маркировке SKU-38-BL соответствует синему цвету и 38 размеру, а SKU-40-RD соответствует красному цвету и 40 размеру. Затем поставьте товар на учет по ценам из инвойса. Дополнительное письмо поставщика желательно, но если артикулы однозначно совпадают в документах и на товаре, у организации уже есть более надежная база для оприходования.
В 1С в карточке номенклатуры или характеристики обязательно сохраните артикул поставщика. В зависимости от конфигурации используйте объекты Справочник.Номенклатура, Справочник.ХарактеристикиНоменклатуры, реквизит «Артикул», реквизит «Штрихкод» или регистр штрихкодов. Конкретное название объекта зависит от конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP.
Важный момент: если артикул однозначно связывает строку инвойса с фактическим товаром, это намного надежнее, чем визуальное определение цвета и размера без документов.
Теперь рассмотрим сложную ситуацию. Поставщик прислал документы без детализации. В ГТД и инвойсе есть две цены, но не указано, какой товар к какой цене относится. На товаре есть цвет и размер, но нет артикула, который связывает его со строкой цены. Поставщик не отвечает или не может прислать уточнение.
В такой ситуации нельзя надежно определить, какие носки стоят 10 рублей, а какие 100 рублей. Поэтому рассмотрим более безопасный подход: принять товар как одну однородную группу, если для бухгалтерского учета различие по цвету и размеру не влияет на идентификацию себестоимости.
Например, можно принять товар как «Носки» в количестве 10 пар на общую стоимость 550 рублей. Тогда средняя себестоимость одной пары составит 55 рублей. Для управленческого и складского учета можно дополнительно разделить товар по характеристикам: 5 пар размер 38 синий и 5 пар размер 40 красный, но себестоимость распределить пропорционально количеству, то есть одинаково по 55 рублей за пару.
Такой подход нужно закрепить документально. Оформите акт комиссии и укажите, что из документов невозможно определить, какая цена относится к какому цвету и размеру, поэтому организация распределяет общую стоимость партии пропорционально количеству единиц. Это решение должно быть экономически обосновано и применяться последовательно.
Этот способ особенно уместен, если товар действительно однородный, а цвет и размер нужны только для продажи и складского подбора, но не подтверждают разную закупочную стоимость.
Однако есть ограничение. Если товары существенно отличаются по качеству, модели, составу, бренду или рыночной цене, усреднение может исказить себестоимость. Тогда лучше добиваться расшифровки от поставщика или использовать другой обоснованный метод распределения стоимости.
Если поставщик не дает документ быстро, но товар нужно поставить на склад, рассмотрим оформление внутреннего акта. Такой акт не заменяет инвойс и ГТД, но помогает зафиксировать фактическую приемку и связь между документами и товаром.
В акте приемки или акте соответствия укажите:
дату составления акта;
наименование организации;
номер и дату контракта;
номер и дату инвойса;
номер декларации на товары;
состав комиссии;
место приемки товара;
фактически поступивший товар;
количество по каждому размеру, цвету, артикулу или штрихкоду;
сведения о маркировке, бирках, упаковке;
выявленную проблему: в документах нет детализации по цвету и размеру;
принятое решение по оприходованию;
подписи ответственных лиц.
Посмотрим на формулировку, которую можно использовать в акте: «Комиссия установила, что по поставке согласно инвойсу и декларации на товары фактически поступили носки в количестве 10 пар, в том числе 5 пар размера 38 синего цвета и 5 пар размера 40 красного цвета. В документах поставщика цена указана по двум строкам без детализации по цвету и размеру. До получения уточняющей расшифровки от поставщика товар принимается на учет по фактическому ассортименту, а стоимость распределяется пропорционально количеству единиц товара».
Если позже поставщик пришлет расшифровку, разберем последствия. Если период не закрыт, можно скорректировать поступление. Если период закрыт, нужно проанализировать существенность ошибки, влияние на себестоимость реализованного товара и порядок исправления в бухгалтерском и налоговом учете. В 1С это может потребовать корректировки поступления, корректировки регистров себестоимости или ручной операции, в зависимости от конфигурации и закрытия месяца.
Теперь рассмотрим работу в 1С. Главное правило: номенклатура должна быть организована так, чтобы товар можно было однозначно принять, хранить, продавать и списывать. ГТД не должна подменять справочник номенклатуры.
Есть два основных варианта.
Вариант с отдельными позициями номенклатуры. Создайте отдельные элементы: «Носки размер 38 цвет синий» и «Носки размер 40 цвет красный». Такой вариант проще для 1С:Бухгалтерии, если учет характеристик не используется. Минус — справочник номенклатуры может быстро разрастись, особенно если у товара много цветов и размеров.
Вариант с характеристиками номенклатуры. Создайте одну номенклатуру «Носки» и отдельные характеристики: «38 / синий» и «40 / красный». Такой вариант удобен для 1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP, где учет характеристик является нормальной практикой для одежды, обуви и товаров с размерной сеткой.
Используйте подход, который соответствует вашей конфигурации и учетной политике. Если учет ведется в 1С:Бухгалтерии и нет полноценного механизма характеристик, не усложняйте базу искусственно. Создавайте отдельные позиции номенклатуры. Если учет ведется в торговой конфигурации, используйте характеристики, потому что они лучше подходят для размерно-цветовой матрицы.
В тексте для внутренней инструкции можно закрепить правило: «Если товар имеет значимые для продажи признаки — размер, цвет, модель, артикул, бренд, — такие признаки отражаются в справочнике номенклатуры или характеристиках номенклатуры. Если признаки не влияют на складской и торговый учет, они могут отражаться в описании или дополнительных реквизитах».
В 1С могут использоваться следующие объекты и документы: Справочник.Номенклатура, Справочник.ХарактеристикиНоменклатуры, Документ.ПоступлениеТоваровУслуг, Документ.ПриобретениеТоваровУслуг, Документ.ТаможеннаяДекларацияИмпорт, Документ.ГТДПоИмпорту, Документ.ПоступлениеДопРасходов, РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах, РегистрНакопления.СебестоимостьТоваров. Названия могут отличаться в зависимости от прикладного решения и версии программы.
Разберем отдельно важный вопрос: где указывать номер ГТД и страну происхождения. Для импортного товара эти сведения нужны не для определения цвета и размера, а для подтверждения происхождения товара, учета импортной партии и дальнейшего заполнения документов реализации, если это требуется.
В 1С встречаются разные варианты заполнения.
Заполнение в карточке номенклатуры. Такой способ подходит для разовой закупки или уникального товара, когда номенклатурная позиция больше не будет повторяться с другой декларацией. Например, если товар закуплен под конкретный заказ и после продажи остатка не будет.
Заполнение в табличной части документа поступления. Этот вариант лучше использовать при регулярном импорте. Тогда не нужно создавать дубликаты одной и той же номенклатуры только из-за разных номеров деклараций. Номенклатура остается одной, а номер ГТД и страна происхождения указываются в партии или строке документа.
Заполнение позже, после получения декларации. Иногда товар принимают на учет раньше, чем получена окончательная декларация. Тогда товар можно отразить по первичным документам поставщика, а номер декларации заполнить позднее, когда он станет известен. Такой порядок нужно применять аккуратно и документально контролировать.
Для регулярной торговли импортным товаром обычно удобнее указывать номер ГТД в документе поступления, а не в самой карточке номенклатуры. Иначе одна и та же позиция «Носки» будет размножаться в справочнике только потому, что каждая поставка пришла по новой декларации.
Если товар прослеживаемый, дополнительно учитывайте специальные реквизиты прослеживаемости. Но для обычных носков чаще всего важны номер декларации, страна происхождения, номенклатура, характеристика, количество и себестоимость.
Посмотрим на общий порядок отражения импорта в 1С. Точные названия документов зависят от конфигурации, но логика обычно одинаковая.
Создайте документ поступления товаров. В 1С:Бухгалтерии это может быть документ «Поступление товаров» или «Поступление товаров и услуг». В 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP могут использоваться документы «Приобретение товаров и услуг» или «Приходная накладная».
Выберите иностранного поставщика и договор. Проверьте валюту договора, условия расчетов и курс, который применяется для пересчета стоимости.
Заполните табличную часть товарами. Укажите номенклатуру, характеристики, количество, цену, сумму, ставку НДС или порядок учета НДС в зависимости от операции.
Укажите страну происхождения и номер ГТД. Заполняйте эти данные в карточке номенклатуры или в строках документа, в зависимости от выбранного порядка учета.
Создайте документ таможенной декларации на импорт. В типовых конфигурациях может использоваться документ «ГТД по импорту» или «Таможенная декларация на импорт». В нем отражаются таможенные платежи, пошлина, сборы, таможенный НДС и связь с поступлением товаров.
Распределите таможенные расходы. Таможенные пошлины, сборы, услуги брокера, доставка до склада и другие расходы, связанные с приобретением и доведением товара до состояния, пригодного к продаже, обычно включаются в фактическую себестоимость запасов, кроме возмещаемых налогов.
Проверьте проводки и регистры. После проведения документов убедитесь, что количество попало на склад, себестоимость сформировалась корректно, номер ГТД заполнен, а таможенные платежи отражены правильно.
Если учет ведется в торговой конфигурации, дополнительно проверьте складские остатки по характеристикам. Например, после поступления должны быть видны остатки: «Носки / 38 синий — 5 пар» и «Носки / 40 красный — 5 пар». Если учет ведется отдельными номенклатурными позициями, остатки должны быть видны по каждой позиции отдельно.
Рассмотрим подробнее себестоимость. При импорте себестоимость товара обычно складывается не только из цены поставщика. В фактическую себестоимость могут входить:
стоимость товара по контракту или инвойсу;
таможенная пошлина;
таможенные сборы;
услуги таможенного представителя или брокера;
доставка до склада покупателя, если она не включена в цену товара;
страхование груза, если оно связано с приобретением товара;
хранение, если оно обусловлено условиями приобретения или необходимо для доведения товара до состояния, пригодного к продаже;
иные расходы, непосредственно связанные с приобретением и подготовкой товара к продаже.
Таможенный НДС учитывайте отдельно. Если организация имеет право принять НДС к вычету, такой НДС обычно не включается в себестоимость. Если права на вычет нет, НДС может увеличивать стоимость товара или учитываться по правилам, применимым к вашей системе налогообложения и учетной политике.
Разберем на примере. По инвойсу общая стоимость носков — 550 рублей. Таможенная пошлина и брокерские расходы, которые нужно включить в себестоимость, составили 110 рублей. Общая фактическая себестоимость партии — 660 рублей. Если товар принимается как однородная партия 10 пар, себестоимость одной пары составит 66 рублей. Если есть подтвержденная расшифровка, расходы можно распределить между строками по выбранной базе: по стоимости, количеству, весу или другому обоснованному показателю.
Базу распределения дополнительных расходов выбирайте так, чтобы она экономически отражала связь расходов с товаром. Например, доставку часто распределяют по весу или объему, пошлину — по таможенной стоимости, брокерские расходы — по стоимости или количеству строк. Главное — применять выбранный порядок последовательно и закрепить его во внутреннем регламенте или учетной политике.
Теперь разберем, как продавать товар дальше. Продавайте товар так, как он принят на учет в 1С. Если вы завели две отдельные позиции, продавайте две отдельные позиции. Если вы используете одну номенклатуру с характеристиками, продавайте номенклатуру «Носки» с нужной характеристикой: «38 / синий» или «40 / красный».
Цена продажи устанавливается организацией самостоятельно: по прайс-листу, правилам ценообразования, маркетинговой политике или договоренности с покупателем. Она не обязана совпадать с закупочной ценой. Например, носки, купленные по 10 рублей, можно продавать по 80 рублей, а носки, купленные по 100 рублей, можно продавать по 150 рублей. Но для анализа прибыли важно, чтобы себестоимость была определена правильно.
При реализации себестоимость будет списываться по правилам, которые используются в вашей базе и учетной политике: по средней себестоимости, FIFO или по себестоимости каждой единицы, если такой учет применим. В торговых конфигурациях списание может зависеть от партийного учета, характеристик, серий, склада и настроек расчета себестоимости.
Не используйте номер ГТД как замену размеру, цвету или артикулу. Номер ГТД нужен для импортной аналитики и документов, но покупатель выбирает конкретный товар: размер, цвет, модель, артикул. Поэтому складская и торговая аналитика должна быть построена вокруг номенклатуры и характеристик, а не вокруг декларации.
На практике таможня может описать товар иначе, чем поставщик и организация. Например, в контракте товар называется «Носки мужские хлопковые, размер 38, цвет синий», в инвойсе — «Men socks blue size 38», а в ГТД — «Изделия чулочно-носочные трикотажные». Это нормально.
В учете используйте наименование товара так, как оно принято в вашей организации и подтверждено первичными документами: контрактом, спецификацией, инвойсом, packing list. Таможенное описание не обязывает вас называть складскую номенклатуру точно так же, как в декларации. Но связь между номенклатурой в 1С и строками импортных документов должна быть понятной.
Для этого используйте артикулы, коды поставщика, внутренние коды номенклатуры и дополнительные реквизиты. Например, в карточке номенклатуры можно указать: внутреннее наименование — «Носки мужские размер 38 цвет синий», артикул поставщика — «MS-38-BL», страна происхождения — «Китай». В документах поступления укажите номер ГТД и приложите спецификацию, где видно соответствие артикула и описания.
Если таможенное описание укрупненное, это не ошибка учета. Ошибка возникает тогда, когда организация не может объяснить, почему конкретный физический товар принят по конкретной цене.
В теме обсуждения правильно предложили запросить у поставщика расшифровку. Даже если товар ввозится из Китая и есть сложности с коммуникацией, такой запрос обычно решаем. Поставщику можно отправить простую таблицу и попросить подписать ее или подтвердить по электронной почте.
Разберем, что включить в запрос:
номер контракта;
номер инвойса;
номер packing list;
номер партии или отгрузки;
строку документа поставщика;
артикул товара;
цвет;
размер;
количество;
цену за единицу;
общую стоимость.
Можно подготовить таблицу самостоятельно и отправить поставщику с просьбой подтвердить: «Please confirm that invoice line 1 corresponds to blue socks size 38, quantity 5 pairs, unit price 10; invoice line 2 corresponds to red socks size 40, quantity 5 pairs, unit price 100». Для бухгалтерии будет полезно сохранить письмо, подписанный файл или скан подтверждения вместе с документами поставки.
Если поставщик не понимает, зачем это нужно, объясните, что документ требуется для внутреннего учета, складской приемки и дальнейшей продажи товара. В большинстве случаев поставщик может подтвердить такую расшифровку, даже если изначально она не входила в комплект документов.
Чтобы проблема не повторялась, рассмотрим организационное решение. Закрепите во внутреннем регламенте порядок приемки импортного товара, если документы не содержат полной детализации.
В регламенте можно указать:
какие документы обязательны для приемки импортного товара;
кто сверяет ГТД, инвойс, packing list и фактический товар;
кто запрашивает уточнение у поставщика;
кто оформляет акт приемки при неполной детализации;
как определяются цвет, размер, артикул и иные характеристики;
как распределяется стоимость, если невозможно сопоставить цену с конкретной характеристикой;
как отражаются номер ГТД и страна происхождения в 1С;
какой метод списания себестоимости применяется при продаже;
как исправляются документы, если поставщик позже прислал уточнение.
В учетной политике также стоит зафиксировать порядок формирования стоимости приобретения товаров и распределения дополнительных расходов. Особенно это важно для торговых организаций, которые импортируют много однотипного товара с разными партиями, декларациями, размерами и цветами.
Чем подробнее регламент приемки, тем меньше риск, что кладовщик, бухгалтер и менеджер по продажам будут по-разному понимать один и тот же товар.
Проанализируем частые ошибки, которые возникают в таких ситуациях.
Оприходовать товар только по названию из ГТД. Например, завести одну позицию «носки» без размера, цвета и артикула, хотя в продаже эти признаки важны. Потом невозможно нормально продать товар, собрать заказ и проанализировать остатки.
Самостоятельно назначить цену по внешнему виду. Нельзя решить, что красные носки дороже, а синие дешевле, если это не подтверждено документами. Цвет сам по себе не доказывает закупочную цену.
Создавать дубли номенклатуры под каждую ГТД. Например, «Носки ГТД 1», «Носки ГТД 2», «Носки ГТД 3». Это усложняет справочник и мешает продажам. Лучше хранить номер ГТД в документах поступления или партийной аналитике.
Не оформлять акт приемки при расхождениях или неполной детализации. Если документы не позволяют понять фактический ассортимент, нужно зафиксировать решение комиссии. Иначе позже будет трудно объяснить, почему товар принят именно так.
Не запрашивать уточнение у поставщика. Если поставщик может дать расшифровку, лучше получить ее сразу. Это проще, чем потом исправлять учет и себестоимость.
Не учитывать дополнительные импортные расходы в себестоимости. Таможенные пошлины, сборы, доставка и брокерские услуги могут существенно влиять на фактическую себестоимость товара.
Путать цену продажи и закупочную себестоимость. Продавать товар можно по любой обоснованной коммерческой цене, но себестоимость должна списываться по правилам учета.
Посмотрим на пример полностью.
Организация получила из Китая партию носков. В документах указано:
Носки — 5 пар — 10 рублей.
Носки — 5 пар — 100 рублей.
Фактически на склад поступило:
5 пар носков размера 38 синего цвета.
5 пар носков размера 40 красного цвета.
Разберем правильные действия:
Проверим контракт, спецификацию, инвойс и packing list. Ищем цвет, размер, артикул, SKU, штрихкод или любую детализацию.
Если нашли соответствие, принимаем товар по документам. Например, если в спецификации указано, что синие 38 стоят 10 рублей, а красные 40 стоят 100 рублей, отражаем именно так.
Если соответствия нет, отправляем поставщику запрос на расшифровку. Просим подтвердить, какая строка цены относится к какому размеру и цвету.
Если поставщик подтвердил, прикладываем подтверждение к документам и принимаем товар по подтвержденным ценам.
Если поставщик не подтвердил, оформляем акт приемки. В акте фиксируем фактический товар и проблему с отсутствием детализации.
Если товары можно считать однородными, принимаем их по средней стоимости партии или распределяем стоимость по утвержденному методу.
В 1С создаем либо две номенклатурные позиции, либо одну номенклатуру с двумя характеристиками.
В документе поступления указываем фактические позиции, количество, цену и сумму.
В документе ГТД по импорту или таможенной декларации на импорт отражаем номер декларации, страну происхождения и таможенные платежи.
При продаже выбираем конкретный товар: размер 38 синий или размер 40 красный. Себестоимость списывается по данным учета.
Таким образом, если есть документальная расшифровка, ставьте синие носки 38 размера по той цене, которая указана для них поставщиком. Если расшифровки нет, не назначайте цену произвольно. Сначала запросите уточнение. Если получить его невозможно, оформите внутренний акт и используйте обоснованный метод распределения стоимости.
Рассмотрим подробнее выбор структуры номенклатуры.
Если у вас небольшой ассортимент и учет ведется в 1С:Бухгалтерии, проще создать отдельные позиции:
«Носки размер 38 цвет синий»;
«Носки размер 40 цвет красный».
Такой подход понятен бухгалтеру и не требует сложной настройки характеристик. Но если у вас сотни размеров, цветов и моделей, справочник быстро станет неудобным.
Если у вас торговая база, лучше использовать характеристики:
Номенклатура: «Носки»;
Характеристика 1: «Размер 38, цвет синий»;
Характеристика 2: «Размер 40, цвет красный».
Такой вариант удобнее для продажи, подбора товара, обмена с интернет-магазином, печати ценников, анализа остатков и работы с размерными рядами. В 1С:Управление торговлей, 1С:Розница, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP это обычно более правильная модель.
Выбирайте отдельные номенклатурные позиции, если учет простой. Выбирайте характеристики, если размер и цвет являются постоянной торговой аналитикой.
Так как тема сформулирована как «списание товара по ГТД», отдельно разберем списание. При продаже товара в 1С списывается не сама ГТД, а товарная номенклатура, партия, характеристика, складская аналитика и себестоимость. Номер ГТД при этом может подтягиваться в документы реализации, если программа ведет такую аналитику и если это требуется для заполнения документов.
Например, если вы продаете 2 пары носков размера 38 синего цвета, в реализации выбирайте именно эту характеристику или номенклатурную позицию. 1С спишет 2 пары с остатка и рассчитает себестоимость по настройкам учета. Если товар поступал по конкретной декларации, сведения о ГТД могут использоваться в печатных формах и регистрах.
Если один и тот же товар поступал по разным ГТД, внимательно настройте партийный учет и контроль остатков. Для обычной торговли важно, чтобы при реализации не возникали отрицательные остатки по характеристикам и партиям. Если программа требует выбрать номер ГТД, выбирайте тот, по которому реально есть остаток товара.
Размер и цвет определяют, что именно вы продаете. ГТД подтверждает импортную партию и происхождение товара. Не смешивайте эти аналитики.
Если фактически пришло не то, что указано в документах, действуйте аккуратно. Например, в документах указаны носки одного артикула, а фактически пришли другие цвета или размеры. Это уже не просто неполная детализация, а возможное расхождение поставки.
В такой ситуации:
оформите акт расхождений или акт приемки;
сфотографируйте или опишите маркировку, бирки, упаковку;
сверьте количество мест и вес;
сообщите поставщику о расхождении;
получите корректировочные документы или письменное подтверждение;
решите, принимаете ли товар, возвращаете его, получаете скидку или оформляете претензию;
только после этого окончательно отражайте товар в учете.
Если товар уже растаможен и находится на складе, это не означает, что его нужно безусловно принять по неверной детализации. Для бухгалтерского и складского учета важен фактический состав поставки. Поэтому акт приемки и переписка с поставщиком становятся важной частью комплекта документов.
Чтобы не решать проблему каждый раз вручную, добавьте в контракт или рабочие инструкции требование к документам поставщика. Попросите, чтобы поставщик всегда указывал в спецификации, инвойсе и packing list следующие сведения:
артикул или SKU;
наименование товара;
цвет;
размер;
состав или модель, если это важно;
количество;
цену за единицу;
общую стоимость;
номер коробки или места, если товар распределен по упаковкам;
штрихкод, если он используется в продаже.
Также можно подготовить шаблон спецификации и отправлять его поставщику перед каждой отгрузкой. Тогда поставщик будет заполнять данные в удобном для вас формате, а бухгалтерия и склад смогут быстро сопоставлять документы с фактическим товаром.
Лучшее решение — не исправлять неполные документы после поставки, а заранее согласовать с поставщиком формат документов.
Подведем итог. Если по ГТД пришли носки двумя строками с разными ценами, а фактически на складе есть носки разных размеров и цветов, определяйте порядок оприходования не по догадке, а по документам. Сначала ищите расшифровку в контракте, спецификации, инвойсе, packing list, артикулах, бирках и маркировке. Если этих данных недостаточно, запросите у поставщика письменное подтверждение, какая цена относится к какому цвету и размеру.
Если поставщик подтвердил соответствие, ставьте товар на учет по подтвержденным ценам: например, размер 38 синий — 5 пар по 10 рублей, размер 40 красный — 5 пар по 100 рублей. Если подтверждения нет и объективно определить цену каждой разновидности невозможно, оформите акт приемки и используйте обоснованный способ распределения общей стоимости партии, например пропорционально количеству, стоимости, весу или иной базе, подходящей для конкретного товара.
В 1С ведите товар либо отдельными позициями номенклатуры, либо одной номенклатурой с характеристиками. Для размера и цвета используйте Справочник.Номенклатура и, если конфигурация позволяет, Справочник.ХарактеристикиНоменклатуры. Поступление отражайте документом Документ.ПоступлениеТоваровУслуг, Документ.ПриобретениеТоваровУслуг или аналогичным документом вашей конфигурации. Таможенные сведения отражайте через Документ.ГТДПоИмпорту или Документ.ТаможеннаяДекларацияИмпорт. Дополнительные расходы включайте в себестоимость через соответствующие документы распределения расходов, если они связаны с приобретением товара.
Главное правило: цвет и размер можно определить фактически, но цену нужно подтверждать документально. Поэтому не назначайте цену «на глаз». Создайте понятную связь между документами поставщика, фактическим товаром на складе и номенклатурой в 1С. Тогда товар будет корректно принят на учет, правильно списан при продаже и не вызовет вопросов при проверке или внутреннем анализе себестоимости.
Информация носит справочный характер