Проанализируем ситуацию: сотрудник достиг 45 лет, заменил паспорт, но сообщил работодателю об этом только через год. Бухгалтер уже изменил паспортные данные в личной карточке, отчетность за прошлые периоды сдана и принята. Возникает практический вопрос: что теперь делать бухгалтеру, нужно ли пересдавать РСВ, корректировать справки по НДФЛ, подавать АДВ-2 в СФР и как правильно отразить новые паспортные данные в 1С.
Разберем по шагам. В такой ситуации не нужно паниковать и автоматически пересдавать все отчеты за год. Сначала выясним причину замены паспорта, проверим, какие данные реально изменились, затем определим, какие формы отчетности затрагиваются, а какие нет.
Основной вывод: если работник просто заменил паспорт по достижении 45 лет, при этом ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН не изменились, то обычно достаточно обновить данные сотрудника в кадровых документах и учетной программе. Массово пересдавать всю отчетность только из-за нового номера паспорта, как правило, не требуется, особенно если отчеты были приняты ФНС и СФР без ошибок. Но форму АДВ-2 и уточненный РСВ нужно рассмотреть отдельно, потому что здесь есть нюансы.
Рассмотрим подробнее. Замена паспорта может быть технической, когда меняются только серия, номер, дата выдачи, код подразделения и орган выдачи. Например, работник достиг 45 лет и получил новый паспорт. В этом случае личность работника не меняется: ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН остаются прежними.
Совсем другая ситуация возникает, если вместе с паспортом изменились фамилия, имя, отчество, дата рождения или другие анкетные данные. Например, работник сменил фамилию после брака или исправил персональные данные. В этом случае нужно действовать внимательнее, потому что изменяются данные, по которым работника идентифицируют в кадровом учете, СФР и налоговой отчетности.
Поэтому начнем с проверки:
Попросите работника предоставить новый паспорт или копию страниц, которые организация хранит в составе кадровых документов с учетом требований о персональных данных — быстро прикрепить скан-копии в программу поможет сервис быстрого сканирования и прикрепления файлов в 1С.
Сравните старые и новые сведения: ФИО, дату рождения, место рождения, серию и номер паспорта, дату выдачи, код подразделения, кем выдан паспорт.
Проверьте, не менялись ли СНИЛС и ИНН. Обычно при замене паспорта в 45 лет они не меняются.
Проверьте, не менялись ли адрес регистрации, гражданство, статус налогового резидента, сведения о воинском учете и иные кадровые данные.
Зафиксируйте дату, когда работник фактически сообщил работодателю о новом паспорте.
Если изменились только реквизиты паспорта, не нужно рассматривать это как ошибку, влияющую на зарплату, налоги или страховые взносы. Паспортные данные важны для идентификации работника, кадрового учета, отдельных форм отчетности и внутренних документов, но сами по себе они не меняют сумму зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.
Разберем кадровую часть. Работодатель должен иметь актуальные персональные данные работника. Если сотрудник сообщил о новом паспорте с опозданием, внесите изменения с даты получения информации и приложите подтверждающий документ к кадровому делу в установленном у работодателя порядке.
Проверьте и обновите следующие документы и учетные формы:
личную карточку работника (быстро подготовить её поможет обработка заполнения личной карточки Т-2 в 1С:ЗУП), если организация продолжает ее вести;
личное дело работника;
трудовой договор, если в нем указаны паспортные данные работника;
согласие на обработку персональных данных, если в нем паспортные данные приведены как конкретные реквизиты;
доверенности, заявления, соглашения и иные документы, где указан старый паспорт;
воинский учет, если изменение данных влияет на сведения, которые ведет работодатель;
банковские и зарплатные документы, если банк требует актуализацию данных.
Если в трудовом договоре указаны паспортные данные работника, рассмотрим два подхода. Первый подход — оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, где будут указаны новые паспортные данные. Второй подход — сделать отметку или оформить внутренний лист изменения персональных данных, если у работодателя так организован кадровый документооборот. На практике безопаснее оформить дополнительное соглашение, если паспортные данные прямо включены в текст договора — для этого подойдёт обработка печати дополнительных соглашений в 1С.
Если паспортные данные указаны только в личной карточке и личном деле, достаточно внести актуальные сведения в кадровые документы. Старые сведения не уничтожайте: они подтверждают, какие данные действовали раньше и почему в старых документах были указаны прежние реквизиты паспорта.
Посмотрим на дисциплинарную сторону. Работник должен сообщать работодателю сведения, которые нужны для кадрового учета и выполнения обязанностей работодателя. Но если он не сообщил о замене паспорта вовремя, бухгалтеру прежде всего нужно не наказывать работника, а привести учетные данные в порядок.
Работодатель может попросить работника написать заявление об изменении паспортных данных. В заявлении укажите, что работник просит внести изменения в кадровые и учетные документы в связи с получением нового паспорта.
Пример формулировки для заявления работника:
«Прошу внести изменения в мои персональные данные в связи с заменой паспорта гражданина РФ. Новый паспорт: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Копию паспорта предоставляю».
Если работодатель хочет зафиксировать, почему данные поступили через год, можно попросить работника указать дату фактического предоставления информации. Но бухгалтеру не нужно самостоятельно квалифицировать это как нарушение. Вопрос дисциплины — зона кадровой службы и руководителя.
Теперь рассмотрим работу в 1С. В типовых конфигурациях сведения о работнике хранятся в справочниках и регистрах сведений. Названия объектов могут отличаться в зависимости от программы, например 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP.
Обычно нужно открыть карточку физического лица и сотрудника. В 1С важно различать ФизическиеЛица и Сотрудники. Справочник ФизическиеЛица хранит персональные данные человека: ФИО, дату рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС и другие сведения. Справочник Сотрудники связан с трудовыми отношениями: подразделение, должность, вид занятости, прием на работу, кадровые документы.
Разберем порядок действий в 1С:
Откройте карточку физического лица работника в справочнике ФизическиеЛица.
Перейдите к разделу с документами, удостоверяющими личность.
Добавьте новый документ или измените действующие паспортные данные в зависимости от механизма конфигурации.
Укажите серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения и дату начала действия новых сведений.
Проверьте, что в карточке сотрудника в справочнике Сотрудники подтягиваются актуальные данные физического лица.
Проверьте ИНН и СНИЛС. Если они остались прежними, не меняйте их.
Перезаполните документы и отчеты только там, где это действительно требуется.
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 сведения о паспорте обычно отражаются в карточке физического лица. Для кадровых данных используйте разделы, связанные с персональными данными, документами физического лица и отчетностью. Для отчетов используйте рабочие места и документы, связанные с формами РСВ, 6-НДФЛ, АДВ-2, ЕФС-1 и персонифицированным учетом.
Важный момент: не исправляйте прошлые документы задним числом без необходимости. Если паспорт был заменен год назад, а информация поступила только сейчас, внесите новые данные аккуратно и сохраните историю изменений, если программа это позволяет. Это поможет объяснить, почему ранее в отчетах были указаны старые паспортные данные.
Рассмотрим самый спорный вопрос. В РСВ действительно есть персональные данные физического лица. В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются сведения по каждому застрахованному лицу, в том числе ИНН, СНИЛС, ФИО, дата рождения, гражданство, код документа, удостоверяющего личность, серия и номер документа.
Поэтому формально, если после замены паспорта организация продолжала сдавать РСВ со старыми паспортными данными, в разделе 3 были указаны неактуальные реквизиты документа, удостоверяющего личность. Но дальше нужно оценить последствия.
Если работник идентифицируется по СНИЛС и ИНН, ФИО и дата рождения не менялись, суммы выплат и страховых взносов указаны верно, отчеты приняты ФНС, а требования о пояснениях не поступали, то обязательной практической необходимости срочно пересдавать все РСВ только из-за замены паспорта обычно нет.
Разберем два возможных подхода.
Этот подход используют многие бухгалтеры на практике. Логика такая: паспортные данные не влияют на базу по страховым взносам, сумму начислений, тарифы и сумму взносов к уплате. Если ФНС приняла расчет, работник идентифицирован по СНИЛС и ИНН, а налоговый орган не направил требование, то пересдача уточненных расчетов может не дать реальной пользы.
Плюсы этого подхода:
не создаем лишний документооборот;
не рискуем случайно задвоить или нарушить ранее принятые персональные сведения;
не пересдаем отчеты, которые не меняют суммы страховых взносов;
сохраняем принятые ФНС данные без лишних корректировок.
Минусы подхода тоже есть. В прошлых РСВ останутся старые паспортные данные. Если ФНС запросит пояснения или выявит расхождение, придется объяснять, что работник несвоевременно сообщил о замене паспорта, а суммы выплат и взносов отражены верно.
На практике, если речь идет только о замене паспорта в 45 лет, а ФИО, СНИЛС и ИНН не менялись, такой подход часто является разумным. Особенно если отчетность уже принята и нет требований от ФНС.
Консервативный подход — подать уточненные РСВ за те периоды, в которых после фактической замены паспорта были указаны старые паспортные данные. Такой вариант формально приводит персональные данные в соответствие с документом работника.
Но здесь есть важный нюанс: уточнение персональных данных в РСВ не должно менять суммы выплат, базу и страховые взносы. Исправляются только сведения о документе, удостоверяющем личность. Перед подачей уточненки нужно убедиться, что программа корректно сформирует раздел 3 и не изменит начисления.
Порядок действий при выборе консервативного варианта:
Определите дату выдачи нового паспорта.
Определите отчетные периоды РСВ, которые были сданы после этой даты со старыми паспортными данными.
Обновите паспортные данные в карточке физического лица в 1С.
Сформируйте уточненный РСВ только за нужные периоды.
Проверьте раздел 3 по сотруднику.
Убедитесь, что суммы выплат, база и взносы не изменились.
Отправьте уточненный расчет, если организация принимает решение исправлять данные таким способом.
Но рассмотрим практический риск. Иногда при корректировке персональных данных контролирующие органы могут некорректно сопоставить старые и новые сведения, особенно если менялись несколько реквизитов. В обсуждаемой теме участники справедливо отмечают, что лишние корректировки иногда создают больше технических проблем, чем пользы. Поэтому не сдавайте уточненный РСВ механически. Сначала оцените, есть ли требование ФНС, насколько существенна ошибка и как программа сформирует корректировку.
Практический совет: если отчетность принята, ФИО, СНИЛС и ИНН не менялись, суммы взносов верные, а ФНС не требует исправлений, можно ограничиться обновлением данных в 1С и кадровых документах. Уточненный РСВ сдавайте, если хотите занять максимально осторожную позицию или получили требование от налогового органа.
Теперь разберем НДФЛ. В разговорной речи бухгалтеры часто говорят «2-НДФЛ», но сейчас справка о доходах и суммах налога физического лица входит в состав годового расчета 6-НДФЛ как приложение. Отдельная справка для работника выдается по его заявлению, а отчетность в ФНС сдается в составе 6-НДФЛ.
Паспортные данные сами по себе не влияют на НДФЛ. Они не меняют налоговую базу, ставку налога, сумму дохода, сумму исчисленного, удержанного или перечисленного налога. Поэтому если в отчетности по НДФЛ все суммы отражены правильно, а ФНС отчет приняла, оснований срочно сдавать корректировку только из-за нового паспорта обычно нет.
Разберем на примере. Работник заменил паспорт в мае прошлого года, но сообщил об этом только сейчас. Работодатель весь год начислял зарплату, удерживал НДФЛ, перечислял налог и сдал годовой 6-НДФЛ. ФИО, ИНН и дата рождения работника не менялись. В такой ситуации пересдавать 6-НДФЛ только из-за паспортных данных обычно не нужно, если ФНС не направила требование.
Но если одновременно с паспортом изменилась фамилия, тогда ситуацию нужно анализировать отдельно. При смене фамилии в отчетности могли быть указаны старые персональные данные уже после их изменения. В таком случае исправления могут потребоваться не из-за паспорта, а из-за изменения ФИО и необходимости корректной идентификации физического лица.
Практический вывод по НДФЛ: если была только замена паспорта в 45 лет, корректировку 6-НДФЛ и справок о доходах обычно не подавайте без требования ФНС. Если налоговая попросит пояснения или корректировку, подготовьте исправление по конкретному требованию.
Рассмотрим форму АДВ-2. Это заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете. На практике форму применяют, когда нужно изменить сведения в СФР: фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения, пол, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, и другие анкетные сведения.
Но важно понять, кто является инициатором. АДВ-2 — это заявление работника. Работодатель может помочь оформить и передать форму, но основанием являются документы и подпись застрахованного лица. Бухгалтер не должен сам «за работника» менять его данные в СФР без заявления и подтверждающих документов.
Если работник заменил паспорт по возрасту, у него есть несколько вариантов актуализировать данные:
самостоятельно проверить и обновить данные через личные кабинеты государственных сервисов, МФЦ или СФР;
обратиться к работодателю, чтобы тот передал форму АДВ-2 в СФР;
предоставить работодателю заявление и подтверждающие документы для подачи формы через страхователя.
Если работник уже самостоятельно актуализировал сведения в СФР, работодателю дополнительно подавать АДВ-2 может быть не нужно. Если работник просит работодателя передать сведения или организация хочет помочь работнику привести данные в порядок, оформите АДВ-2.
В обсуждаемой ситуации участники темы предлагают практический подход: АДВ-2 подавайте тогда, когда работник предоставит данные и заявление. Не нужно задним числом создавать лишние отчеты без участия работника.
Посмотрим на порядок действий в 1С. В 1С:Зарплата и управление персоналом обычно есть возможность подготовить формы персонифицированного учета, включая АДВ-2. Точное расположение зависит от релиза и интерфейса, но логика похожа.
Разберем по шагам:
Откройте карточку работника в справочнике ФизическиеЛица.
Проверьте и обновите паспортные данные.
Перейдите в раздел отчетности или документов персонифицированного учета.
Создайте документ или форму АДВ-2.
Заполните старые и новые анкетные данные, если это предусмотрено формой и программой.
Проверьте СНИЛС, ФИО и паспортные реквизиты.
Распечатайте заявление для подписи работника или подготовьте электронную отправку, если используется электронный документооборот.
Передайте форму в СФР после проверки и подписания.
Если работник только заменил паспорт по возрасту и не просит работодателя подавать АДВ-2, можно рекомендовать ему самостоятельно проверить актуальность данных в СФР. Но если в организации принято централизованно помогать сотрудникам с такими изменениями, оформите АДВ-2 в обычном порядке.
Рассмотрим отчет ЕФС-1. Замена паспорта сама по себе не является кадровым мероприятием, которое нужно отражать как прием, перевод, увольнение или другое кадровое событие. Если у работника не менялась должность, трудовая функция, место работы или иные сведения, которые подаются в составе ЕФС-1, то из-за одной только замены паспорта ЕФС-1 сдавать не нужно.
Если вместе с паспортом изменилась фамилия, это также не всегда означает необходимость сдавать подраздел о трудовой деятельности. Изменение ФИО работника обычно корректируется через анкетные данные в СФР, а не как кадровое мероприятие. Но если изменение персональных данных связано с другими кадровыми документами, проверяйте конкретный случай.
Практический вывод: по одной только замене паспорта в 45 лет ЕФС-1 не сдавайте. Обновите данные работника в кадровом учете и при необходимости оформите АДВ-2.
Если в организации остались старые вопросы по СЗВ-ТД или сведениям о трудовой деятельности, разберем отдельно. Сведения о трудовой деятельности подаются по кадровым мероприятиям. Паспортные данные там не являются главным предметом отчета. Поэтому замена паспорта не означает, что нужно пересдавать старые сведения о трудовой деятельности.
Если ранее отчетность по трудовой деятельности была принята, а кадровые мероприятия отражены правильно, не корректируйте ее только из-за нового паспорта. Исправления нужны, если была ошибка в самом кадровом мероприятии: неверная дата приема, увольнения, перевода, должность, код трудовой функции или другой показатель, влияющий на трудовые сведения.
Рассмотрим ежемесячные персональные сведения, которые ранее сдавались в налоговый орган. В таких формах основная цель — передача сведений о физических лицах и выплатах. Если форма за прошлые периоды принята, СНИЛС, ИНН и ФИО не менялись, а ошибка касается только паспорта, обычно не нужно пересдавать все периоды без требования контролирующего органа.
Однако если конкретная форма содержит паспортные данные и налоговый орган направил уведомление о недостоверности сведений, нужно исправлять именно тот отчет и тот период, по которому получено требование. Не исправляйте вслепую все прошлые периоды, если контролирующий орган не указал проблему.
Теперь разберем ситуацию, когда контролирующий орган сам выявил несоответствие. Если пришло требование из ФНС или СФР, действуем не по общему практическому подходу, а по тексту требования.
Порядок действий:
Прочитайте требование и определите, какой отчет, период и какой реквизит указан как ошибочный.
Проверьте дату выдачи нового паспорта и дату, когда работник сообщил сведения работодателю.
Сравните данные в 1С с документом работника.
Если ошибка подтверждается, подготовьте корректировку именно по указанной форме и периоду.
Если ошибка не подтверждается, подготовьте пояснение.
Сохраните копию паспорта, заявление работника и служебную записку или иной внутренний документ, подтверждающий дату получения сведений.
Если ФНС требует уточненный РСВ из-за персональных данных, сформируйте уточненный расчет в 1С, проверьте раздел 3 и отправьте корректировку. Если СФР требует актуализировать анкетные данные, оформите АДВ-2 с участием работника.
Рассмотрим важный технический момент. В 1С можно указать дату изменения сведений. Если программа поддерживает историю документов физического лица, внесите новый паспорт с датой выдачи, указанной в документе. При этом зафиксируйте, что работодатель получил сведения только сейчас.
Почему это важно? Дата выдачи паспорта показывает, когда документ начал действовать. А дата получения информации работодателем показывает, почему организация не могла раньше использовать новые сведения в отчетности. Если возникнут вопросы, у вас будет логичное объяснение: работник не сообщил данные своевременно, отчеты были сформированы на основании сведений, имевшихся у работодателя на тот момент.
Не рекомендуется просто заменять старый паспорт новым без сохранения истории, если в программе есть механизм хранения нескольких документов. Старый паспорт мог использоваться в ранее оформленных документах, и его реквизиты могут понадобиться для подтверждения прошлых операций.
Посмотрим на кадровые документы прошлого периода. Если приказ о приеме, трудовой договор, заявления и иные документы были оформлены до замены паспорта, менять их не нужно. На дату оформления они содержали актуальные сведения.
Если документы оформлялись уже после даты замены паспорта, но до того, как работник сообщил новые данные работодателю, ситуация неоднозначная. Формально в них указаны устаревшие паспортные реквизиты. Практически работодатель использовал те сведения, которые были у него на момент оформления. В таком случае лучше не переписывать все прошлые документы, а оформить заявление работника и внести изменения с текущей даты получения информации.
Если документ юридически значимый и будет использоваться в будущем, например доверенность, договор займа, соглашение о материальной ответственности или документ для банка, переоформите его с актуальными паспортными данными.
Если зарплата перечисляется на банковскую карту, работник обычно сам актуализирует паспортные данные в банке. Но бухгалтеру стоит предупредить сотрудника, что банк может ограничить операции, если данные клиента устарели. Работодатель не всегда обязан передавать новые паспортные данные работника в банк, если банк обслуживает физическое лицо напрямую.
Если у организации зарплатный проект и банк требует обновлять сведения о работниках через работодателя, действуйте по регламенту банка. Проверьте, есть ли в зарплатном проекте обязанность работодателя передавать обновленные паспортные данные сотрудников.
В обсуждаемой теме правильно отмечено, что ФНС и СФР в первую очередь идентифицируют физическое лицо по ИНН и СНИЛС. Поэтому при простой замене паспорта важно не менять эти номера и не создавать нового физического лица в 1С.
Проверьте:
что в карточке ФизическиеЛица указан прежний СНИЛС;
что ИНН остался прежним;
что не создан дубль физического лица с новым паспортом;
что сотрудник в справочнике Сотрудники привязан к тому же физическому лицу;
что начисления зарплаты продолжаются по прежнему сотруднику, а не по новой карточке.
Если случайно создать нового человека в справочнике ФизическиеЛица, можно получить серьезные проблемы: задвоение доходов, ошибки в РСВ, 6-НДФЛ, отчетах по сотрудникам, справках и аналитике. Поэтому при замене паспорта не создавайте нового работника, а обновляйте данные существующего физического лица — для выявления таких ошибок пригодится инструмент поиска и объединения дублей в 1С.
Разберем практическую проверку. Откройте справочник ФизическиеЛица и выполните поиск по ФИО, ИНН и СНИЛС. Если программа показывает две карточки одного человека, нужно разобраться, какая карточка используется в зарплатных документах, а какая создана ошибочно.
Проверьте связанные объекты:
Сотрудники;
Начисление зарплаты и взносов;
Ведомость в банк или Ведомость в кассу;
Отражение зарплаты в бухучете;
РСВ;
6-НДФЛ;
ЕФС-1;
АДВ-2.
Если дубль уже создан, не удаляйте его без анализа. Сначала убедитесь, что на ошибочную карточку не записаны документы. При необходимости используйте типовые механизмы объединения дублей или обратитесь к специалисту 1С. В зарплатном учете некорректное объединение физических лиц может привести к ошибкам в отчетности.
Соберем практический алгоритм для ситуации, когда сотрудник заменил паспорт год назад и сообщил только сейчас.
Получите от работника заявление об изменении паспортных данных.
Получите новый паспорт или копию необходимых страниц в порядке, установленном у работодателя.
Проверьте, изменились ли только паспортные реквизиты или также ФИО и другие анкетные данные.
Обновите личную карточку и личное дело.
Обновите сведения в 1С в карточке ФизическиеЛица.
Проверьте справочник Сотрудники, ИНН и СНИЛС.
Не создавайте нового физического лица.
Проверьте, нужно ли переоформить трудовой договор, допсоглашение, доверенности или документы для банка.
РСВ за прошлые периоды не пересдавайте автоматически, если отчеты приняты, суммы верные и требования ФНС нет.
6-НДФЛ и справки о доходах не корректируйте автоматически, если НДФЛ рассчитан верно и требования ФНС нет.
АДВ-2 оформите, если работник предоставляет заявление для изменения анкетных данных в СФР или если в организации принято передавать такие сведения через работодателя.
Если пришло требование ФНС или СФР, исправляйте конкретную форму и конкретный период, указанные в требовании.
Рассмотрим самый простой случай. Работник достиг 45 лет и получил новый паспорт. Фамилия, имя, отчество, дата рождения, СНИЛС и ИНН остались прежними. Отчеты за прошлые периоды приняты.
В этом случае действуем так:
Внесите новый паспорт в карточку работника.
Обновите личную карточку и личное дело.
Проверьте трудовой договор и документы, где указан паспорт.
Не пересдавайте автоматически РСВ и 6-НДФЛ.
АДВ-2 оформите при необходимости и при наличии заявления работника.
На будущее используйте новые паспортные данные во всех документах и отчетах.
Это наиболее вероятный сценарий для вопроса из темы. В нем главная задача бухгалтера — актуализировать учетные данные и не создавать лишних корректировок без требования контролирующих органов.
Теперь рассмотрим другой сценарий. Работник заменил паспорт не просто по возрасту, а в связи со сменой фамилии. Например, работница вступила в брак, поменяла фамилию и паспорт, но сообщила работодателю через год.
Здесь действия шире:
Получите заявление работника о смене фамилии и паспортных данных.
Получите подтверждающий документ, например свидетельство о заключении брака, если это требуется для кадрового дела.
Издайте кадровый приказ или оформите внутренний документ об изменении персональных данных, если такой порядок установлен у работодателя.
Обновите карточку ФизическиеЛица и Сотрудники в 1С.
Проверьте СНИЛС и ИНН.
Оформите АДВ-2 для СФР, потому что изменение фамилии затрагивает анкетные данные индивидуального лицевого счета.
Оцените необходимость корректировки отчетности, если после смены фамилии в отчетах долго указывались старые данные.
Если отчетность принята и требования нет, не пересдавайте все автоматически, но будьте готовы дать пояснения.
При смене фамилии риск расхождений выше, чем при простой замене паспорта. Поэтому АДВ-2 в этом случае более обоснована. Также проверьте, что в будущих отчетах РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС-1 используются новые ФИО и актуальные документы.
Посмотрим еще один вариант. Работник мог самостоятельно обновить данные через государственные сервисы, МФЦ, СФР, налоговую или банк. Тогда у работодателя задача проще: обновить внутренний учет и использовать новые данные в будущих документах.
Попросите работника проверить:
что СНИЛС привязан к актуальным паспортным данным;
что ИНН относится к тому же физическому лицу и данные в налоговой актуальны;
что банк обновил паспортные данные;
что в государственных личных кабинетах нет расхождений по ФИО, дате рождения и документу.
Бухгалтер не обязан вместо работника проверять все личные кабинеты. Но можно объяснить сотруднику, что актуальность этих данных важна для пособий, пенсии, банковских операций, налоговых сервисов и электронных государственных услуг.
Рассмотрим вопрос ответственности работника. Если в локальных нормативных актах организации установлена обязанность сообщать об изменении персональных данных в определенный срок, работодатель может оценить ситуацию с точки зрения трудовой дисциплины. Но бухгалтеру не нужно самостоятельно принимать решение о взыскании.
Для бухгалтерии важнее другое: зафиксируйте дату получения новых сведений. Если контролирующий орган спросит, почему отчетность была сдана со старым паспортом, организация сможет пояснить, что работник не предоставил новые данные своевременно, а работодатель использовал имеющиеся сведения.
Внутренне можно улучшить процесс: включите в памятку для сотрудников обязанность сообщать об изменении паспорта, фамилии, адреса, банковских реквизитов, СНИЛС и ИНН. Это снизит риск повторения ситуации.
Чтобы закрыть вопрос документально, сформируйте небольшой комплект подтверждений:
заявление работника об изменении паспортных данных;
копию или реквизиты нового паспорта в порядке, предусмотренном правилами обработки персональных данных;
документ о смене фамилии, если фамилия менялась;
дополнительное соглашение к трудовому договору, если в договоре указаны паспортные данные и работодатель решил оформить изменение таким способом;
экземпляр АДВ-2, если форма подается через работодателя;
переписку или служебную записку, если нужно подтвердить дату получения информации;
подтверждение отправки отчетности или ответа на требование, если контролирующий орган запросил исправления.
Не собирайте лишние документы без необходимости. Персональные данные нужно обрабатывать только в объеме, который нужен работодателю для выполнения обязанностей.
Если паспортные данные указаны в трудовом договоре, рассмотрим оформление дополнительного соглашения. В нем можно написать, что в связи с заменой паспорта работника стороны договорились считать реквизиты работника изложенными в новой редакции. Условия труда, должность, зарплата и трудовая функция при этом не меняются.
Пример формулировки:
«В связи с заменой паспорта работника стороны договорились внести изменения в раздел трудового договора, содержащий сведения о работнике, и указать следующие паспортные данные: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Остальные условия трудового договора остаются без изменений».
Если работодатель не оформляет допсоглашение по таким изменениям, можно использовать заявление работника и отметку в личной карточке. Главное — чтобы в кадровом деле было понятно, какие данные актуальны на текущую дату.
Если работник спрашивает, что ему делать, объясните ему простыми словами:
предоставьте работодателю новый паспорт;
проверьте СНИЛС и ИНН в государственных сервисах;
обновите данные в банке;
подпишите заявление об изменении анкетных данных, если работодатель будет подавать АДВ-2;
в дальнейшем сообщайте об изменении паспорта, фамилии, адреса и банковских реквизитов сразу после изменения.
Такой подход помогает разделить ответственность: работодатель обновляет свои учетные данные, а работник отвечает за своевременное предоставление персональной информации и актуализацию личных данных в сервисах, где он действует самостоятельно.
Разберем типичные ошибки, которые могут создать больше проблем, чем сама несвоевременная замена паспорта.
Не создавайте нового сотрудника или новое физическое лицо в 1С только из-за нового паспорта.
Не пересдавайте все отчеты за год без анализа и без требования контролирующих органов.
Не меняйте прошлые кадровые документы задним числом без необходимости.
Не подавайте АДВ-2 без заявления и участия работника.
Не корректируйте суммы в РСВ и 6-НДФЛ, если меняются только паспортные данные.
Не удаляйте старые паспортные данные, если программа позволяет хранить историю документов.
Не игнорируйте требование ФНС или СФР, если оно поступило.
Главная ошибка — начать исправлять все подряд. В результате можно получить задвоение данных, ошибки сопоставления в ФНС или СФР и лишние требования. Действуйте точечно: обновите текущие данные, а прошлую отчетность корректируйте только при реальной необходимости.
Соберем выводы по каждой форме.
РСВ. Паспортные данные в разделе 3 есть. Но если отчеты приняты, суммы взносов верные, СНИЛС и ИНН не менялись, автоматически пересдавать РСВ обычно не нужно. Уточненку подавайте при требовании ФНС или если организация выбирает максимально осторожный подход.
6-НДФЛ и справки о доходах. Паспорт не влияет на сумму НДФЛ. Если налог рассчитан и удержан правильно, а отчет принят, корректировку только из-за замены паспорта обычно не подавайте без требования ФНС.
АДВ-2. Рассмотрите подачу, если нужно изменить анкетные данные в СФР и работник предоставляет заявление. При смене фамилии АДВ-2 особенно актуальна. При простой замене паспорта по возрасту можно также оформить АДВ-2, если работник просит передать сведения через работодателя или данные в СФР требуют актуализации.
ЕФС-1. По одной только замене паспорта не сдавайте, потому что это не кадровое мероприятие.
Кадровые документы. Обновите личную карточку, личное дело, трудовой договор или реквизиты работника там, где паспортные данные указаны и используются.
1С. Обновите карточку ФизическиеЛица, проверьте Сотрудники, ИНН, СНИЛС и отсутствие дублей.
Для ситуации из вопроса оптимально действовать так. Если сотрудник просто поменял паспорт по достижении 45 лет, сообщил об этом через год, личную карточку уже исправили, а все отчеты сданы и приняты, то не нужно срочно пересдавать всю отчетность.
Сделайте следующее:
Получите от работника заявление о смене паспортных данных.
Сохраните подтверждение новых реквизитов паспорта в кадровом деле.
Проверьте, что ФИО, дата рождения, ИНН и СНИЛС не изменились.
Обновите данные в 1С в карточке ФизическиеЛица.
Проверьте, что не создан дубль работника.
Переоформите или дополните документы, где паспортные данные нужны для будущего использования.
РСВ и 6-НДФЛ за прошлые периоды не пересдавайте без требования ФНС, если суммы налогов и взносов не меняются.
АДВ-2 оформите при необходимости, особенно если работник просит работодателя передать новые анкетные данные в СФР.
Предупредите работника, чтобы он проверил актуальность паспорта в СФР, ФНС, банке и государственных сервисах.
Короткий ответ: бухгалтеру нужно обновить персональные данные работника в кадровом учете и 1С, но не нужно автоматически сдавать корректировки по всем отчетам за год. РСВ можно уточнить только при необходимости или по требованию ФНС. 6-НДФЛ корректировать только из-за паспорта обычно не нужно. АДВ-2 подавайте, если работник оформляет изменение анкетных данных через работодателя или если изменились сведения, которые нужно актуализировать в СФР.
Информация носит справочный характер