Рассмотрим ситуацию подробно. Поставщик прислал УПД по новой форме, в правом верхнем углу указано постановление, которым утверждена новая форма счета-фактуры, но в самом документе отсутствует строка 5б. Покупатель с этим поставщиком по предоплате не работает, авансовых платежей не было, авансовые счета-фактуры не выставлялись. Возникает вопрос: должен ли поставщик добавлять строку 5б во все УПД, даже если она пустая, или строка нужна только тогда, когда была предоплата?
Разберем по шагам. Вопрос здесь состоит из двух разных частей, которые нельзя смешивать:
Нужно ли заполнять строку 5б? Если предоплаты не было и авансовый счет-фактура не выставлялся, заполнять строку 5б нечем. В ней должны указываться реквизиты авансового счета-фактуры, который продавец выставил при получении предварительной оплаты, частичной оплаты или иного платежа в счет будущей поставки.
Должна ли сама строка 5б присутствовать в форме УПД или счета-фактуры? После вступления в силу обновленной формы счета-фактуры с 1 апреля 2026 года форма должна соответствовать действующей редакции. Поэтому строка 5б как реквизит формы должна быть в документе, но при отсутствии аванса она остается незаполненной.
Главный вывод: если УПД со статусом 1 выставлен после 1 апреля 2026 года, безопаснее запросить у поставщика исправленный документ по действующей форме, где строка 5б присутствует. Если предоплаты не было, строку 5б не заполняйте, но сама строка в форме должна быть.
Рассмотрим подробнее назначение строки 5б. Эта строка связана с авансовыми счетами-фактурами. Когда покупатель перечисляет поставщику аванс, поставщик выставляет авансовый счет-фактуру. Затем, когда происходит отгрузка товаров, выполнение работ, оказание услуг или передача имущественных прав, продавец выставляет отгрузочный счет-фактуру или УПД со статусом 1. В этом отгрузочном документе нужно показать связь с ранее полученной предоплатой.
Именно для такой связи и предназначена строка 5б. В ней указываются номер и дата счета-фактуры, который был выставлен при получении предоплаты. Если авансовых счетов-фактур было несколько, в строке 5б указывают реквизиты нескольких авансовых счетов-фактур.
Проанализируем простой пример. Покупатель перечислил поставщику аванс 10 января 2026 года. Поставщик выставил авансовый счет-фактуру № 15 от 10.01.2026. Затем 25 января 2026 года поставщик отгрузил товар и выставил УПД со статусом 1. В таком УПД в строке 5б нужно указать реквизиты авансового счета-фактуры: номер 15 и дату 10.01.2026.
Если же покупатель ничего заранее не платил, авансового счета-фактуры не было. Значит, в строке 5б не указываются никакие реквизиты. Но это не означает, что можно применять старую форму документа после даты обязательного перехода на новую форму.
Разберем важное различие. В бухгалтерской практике часто говорят: «строка не заполнена», но юридически это не всегда то же самое, что «строки нет в форме».
Строка не заполнена — это когда в форме документа есть реквизит 5б, но в нем нет значения, потому что для заполнения нет основания. Например, не было аванса, не было авансового счета-фактуры, нечего указывать. Такой вариант нормален.
Строка отсутствует — это когда форма документа напечатана или выгружена так, что реквизита 5б в ней вообще нет. В этом случае нужно выяснить дату документа и период применения формы. Если документ выставлен до обязательного применения обновленной формы, отсутствие строки может быть допустимым. Если документ выставлен после 1 апреля 2026 года, лучше считать это применением устаревшей формы и запросить корректный документ.
Поэтому в исходной ситуации нужно не просто отвечать «предоплаты не было, значит строка не нужна». Нужно разделить два вопроса: не нужно заполнять строку 5б, но в новой форме она должна присутствовать.
Рассмотрим первый вариант. Если УПД со статусом 1 выставлен до 1 апреля 2026 года, то есть в переходный период до обязательного применения новой формы, отсутствие строки 5б обычно не должно быть самостоятельным основанием для отказа от принятия документа к учету.
В этот период организации ориентировались на обновления законодательства и рекомендованные формы. При этом ключевое значение имело содержание обязательных реквизитов счета-фактуры и возможность налогового органа идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг, стоимость, ставку и сумму НДС.
Разберем по шагам, что проверяем по УПД до 1 апреля 2026 года:
Проверьте дату составления УПД.
Проверьте статус документа. Если это УПД со статусом 1, он одновременно выполняет функцию первичного документа и счета-фактуры.
Проверьте реквизиты продавца и покупателя: наименование, ИНН, КПП, адреса.
Проверьте реквизиты товаров, работ или услуг: наименование, количество, цена, стоимость.
Проверьте ставку НДС и сумму НДС.
Проверьте подписи и полномочия подписантов.
Проверьте, была ли предоплата. Если предоплаты не было, строка 5б фактически не должна содержать данных.
Если документ до 1 апреля 2026 года позволяет однозначно определить все существенные реквизиты и предоплаты не было, риск по вычету НДС ниже. Но если поставщик может быстро перевыставить УПД на новой форме, лучше попросите его это сделать, чтобы не создавать лишний спорный момент.
Теперь разберем основной случай из вопроса. Если УПД выставлен с 1 апреля 2026 года, применяйте более строгий подход. С этой даты должна использоваться обновленная форма счета-фактуры, а УПД со статусом 1 включает в себя счет-фактуру. Поэтому его счет-фактурная часть должна соответствовать действующей форме.
Если в УПД после 1 апреля 2026 года строки 5б нет вообще, запросите у поставщика исправленный УПД или исправленный счет-фактуру. Не потому что строку нужно заполнить при отсутствии аванса, а потому что форма документа должна быть актуальной.
Разберем по шагам, что нужно сделать покупателю:
Определите дату УПД. Если дата 01.04.2026 или позже, документ должен быть оформлен по новой форме.
Проверьте наличие строки 5б в счет-фактурной части УПД.
Если строка 5б есть, но она пустая, а предоплаты не было, принимайте документ при условии, что остальные реквизиты заполнены корректно.
Если строки 5б нет вообще, направьте поставщику просьбу перевыставить УПД по действующей форме.
Если поставщик утверждает, что строка не нужна, объясните, что заполнять ее не нужно, но форма после 1 апреля 2026 года должна содержать этот реквизит.
До получения исправленного документа оцените налоговый риск по вычету НДС и закрепите решение во внутренней переписке или бухгалтерской справке.
Практический вывод: после 1 апреля 2026 года безопасный вариант — УПД по новой форме со строкой 5б. При отсутствии предоплаты строка остается пустой.
Разберем самый чувствительный вопрос: можно ли принимать НДС к вычету по УПД без строки 5б. Здесь нужно учитывать два аргумента.
Первый аргумент в пользу вычета: по общему правилу ошибки в счете-фактуре не должны препятствовать вычету, если они не мешают налоговой инспекции идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг, имущественных прав, их стоимость, ставку НДС и сумму налога. Если предоплаты не было, отсутствие данных в строке 5б само по себе не мешает определить поставку и сумму НДС.
Второй аргумент против спокойного принятия документа: после 1 апреля 2026 года действует обновленная форма счета-фактуры. Если поставщик выставил УПД со статусом 1 без строки 5б, налоговый орган может расценить документ как оформленный по недействующей форме. Это уже не просто пустой реквизит, а вопрос соответствия формы установленным требованиям.
Поэтому рассмотрим практическую позицию. Если строка 5б в форме есть, но не заполнена из-за отсутствия аванса, вычет НДС не должен страдать. Если строки 5б нет вообще в УПД после 1 апреля 2026 года, лучше не спорить теоретически, а запросить у поставщика исправленный документ.
Рекомендуемое решение для покупателя: не отказывайтесь от вычета автоматически, но обязательно запросите исправление формы у поставщика. До получения корректного документа оцените существенность суммы и налоговые риски. По крупным суммам безопаснее принять НДС к вычету после получения документа по действующей форме.
Посмотрим на пример текста запроса поставщику. Его можно использовать в письме или сообщении в ЭДО.
Просим перевыставить УПД по действующей форме, применяемой с 01.04.2026. В полученном УПД отсутствует строка 5б счет-фактурной части документа. Предоплата по данной поставке не перечислялась, поэтому строку 5б заполнять не требуется, однако сама строка должна присутствовать в форме УПД со статусом 1. Просим направить исправленный документ с сохранением реквизитов поставки.
Если поставщик использует ЭДО, направьте уточнение через оператора. Если документы бумажные, запросите новый экземпляр УПД или исправленный счет-фактуру в установленном порядке.
В теме также появился дополнительный вопрос: если поставщик предоставляет не УПД, а ТОРГ-12 и отдельный счет-фактуру, должен ли счет-фактура быть по новой форме?
Да, разберем этот момент отдельно. Изменения касаются не только УПД. УПД со статусом 1 используется как гибридный документ: он включает первичный документ и счет-фактуру. Но сама обновленная форма относится именно к счету-фактуре. Поэтому если поставщик оформляет отдельно ТОРГ-12 и отдельно счет-фактуру, счет-фактура с 1 апреля 2026 года также должен быть по новой форме.
Иными словами:
Если поставщик выставляет УПД со статусом 1, счет-фактурная часть УПД должна соответствовать новой форме.
Если поставщик выставляет ТОРГ-12 и счет-фактуру отдельно, ТОРГ-12 остается первичным документом, а счет-фактура должен быть оформлен по новой форме.
Если предоплаты не было, строка 5б в счете-фактуре или УПД остается пустой.
Если предоплата была, в строке 5б нужно указать реквизиты авансового счета-фактуры.
Вывод: новая форма нужна не только для УПД, но и для обычного счета-фактуры, который поставщик выставляет вместе с ТОРГ-12.
Рассмотрим подробнее случаи, когда строка 5б действительно должна быть заполнена. Заполнение требуется, когда выполняются одновременно следующие условия:
покупатель перечислил поставщику предварительную оплату, частичную оплату или иной платеж в счет будущей поставки;
поставщик выставил авансовый счет-фактуру на полученную оплату;
позже произошла реализация товаров, работ, услуг или имущественных прав;
полученный ранее аванс зачитывается в оплату этой реализации;
поставщик оформляет отгрузочный счет-фактуру или УПД со статусом 1.
В такой ситуации в строке 5б указываются номер и дата авансового счета-фактуры. Если было несколько авансовых счетов-фактур, укажите реквизиты всех таких документов. Обычно реквизиты разделяют точкой с запятой или иным разделителем, предусмотренным форматом и программой учета.
Посмотрим на пример. Покупатель перечислил поставщику две предоплаты:
100 000 рублей — 12.04.2026, авансовый счет-фактура № 48 от 12.04.2026;
50 000 рублей — 18.04.2026, авансовый счет-фактура № 61 от 18.04.2026.
Поставка произошла 25.04.2026. В отгрузочном УПД со статусом 1 в строке 5б нужно указать реквизиты обоих авансовых счетов-фактур. Это позволит связать отгрузку с ранее начисленным НДС с авансов.
Теперь разберем обратную ситуацию. Строку 5б не заполняйте, если:
поставка оплачивается после отгрузки;
договор предусматривает постоплату;
покупатель не перечислял предоплату;
поставщик не выставлял авансовый счет-фактуру;
полученные деньги не являются авансом в счет будущей поставки;
документ оформлен только как первичный документ без функции счета-фактуры, например УПД со статусом 2, если НДС к вычету по нему не заявляется.
Важно: пустая строка 5б при отсутствии аванса — это нормально. Ошибкой будет не пустая строка, а отсутствие самой строки в форме после даты обязательного применения обновленного счета-фактуры.
Разберем проверку УПД в рабочем порядке. УПД со статусом 1 используется одновременно как первичный учетный документ и счет-фактура. Поэтому проверяйте его в двух блоках: как первичку и как счет-фактуру.
Как первичный документ проверьте:
наименование документа;
дату составления;
наименование продавца и покупателя;
содержание факта хозяйственной жизни;
натуральные и денежные показатели;
должности и подписи ответственных лиц;
полномочия подписантов, если это важно для вашей системы внутреннего контроля.
Как счет-фактуру проверьте:
номер и дату счета-фактуры;
данные продавца;
данные покупателя;
адреса, ИНН и КПП;
наименование товаров, работ или услуг;
код и условное обозначение единицы измерения, если показатель применим;
количество, цену, стоимость без НДС;
ставку НДС;
сумму НДС;
стоимость с НДС;
реквизиты страны происхождения и регистрационного номера декларации на товары, если они применимы;
реквизиты прослеживаемости, если товар подлежит прослеживаемости;
строку 5б в новой форме, если документ выставлен с 1 апреля 2026 года.
Такой порядок проверки помогает отделить существенные ошибки от технических недочетов.
Если поставщик прислал УПД без строки 5б после 1 апреля 2026 года, рассмотрим порядок исправления. Лучше запросить не произвольное письмо, а документ, который устраняет дефект формы.
Возможны два варианта:
Поставщик перевыставляет УПД по действующей форме. Это удобно, если документ еще не принят к учету или стороны быстро согласовали замену.
Поставщик оформляет исправленный УПД. Это применимо, если документ уже был передан, зарегистрирован, подписан или отражен в учете.
Разберем, что попросить у поставщика:
сохранить данные поставки без изменения хозяйственного содержания;
использовать форму, действующую на дату выставления документа;
оставить строку 5б пустой, если предоплаты не было;
если предоплата была, заполнить строку 5б реквизитами авансового счета-фактуры;
направить исправленный документ тем же способом, которым был получен исходный документ: через ЭДО или на бумаге.
Если документы идут через ЭДО, дополнительно проверьте формат электронного документа. Для электронного УПД важна не только печатная форма, но и корректность файла обмена. Если оператор ЭДО или учетная программа формирует устаревший формат, поставщику нужно обновить программу или настройки обмена.
Теперь посмотрим на практическую сторону в 1С. В типовых конфигурациях для учета входящих документов обычно используются объекты и документы:
ПоступлениеТоваровУслуг или документ Поступление товаров и услуг — для отражения поступления товаров, работ или услуг.
СчетФактураПолученный или документ Счет-фактура полученный — для регистрации входящего счета-фактуры.
ПоступлениеДопРасходов — если речь идет о дополнительных расходах, включаемых в стоимость товаров.
ЭДО — если документы получены через электронный документооборот.
КнигаПокупок — для проверки отражения вычета НДС.
ПомощникПоУчетуНДС — для контроля операций по НДС в типовой 1С:Бухгалтерии.
Разберем порядок действий в 1С:
Откройте входящий документ поступления или электронный УПД.
Проверьте дату документа. Если она 01.04.2026 или позже, документ должен соответствовать обновленной форме.
Проверьте печатную форму УПД или счета-фактуры. В ней должна быть строка 5б.
Если поставка без предоплаты, убедитесь, что строка 5б пустая.
Если была предоплата, проверьте, что указаны реквизиты авансового счета-фактуры.
Проверьте регистрацию счета-фактуры в документе СчетФактураПолученный.
Проверьте книгу покупок и декларацию по НДС, чтобы вычет попал в правильный период.
Если 1С не показывает строку 5б в печатной форме, проверьте обновление конфигурации. В типовых решениях новые формы счетов-фактур и УПД обычно добавляются через обновления релиза. Если база не обновлена, печатная форма может оставаться старой, даже если учетные данные введены правильно. При обслуживании нескольких баз 1С для регулярной актуализации форм можно задействовать программу для автоматического обновления баз 1С.
Рассмотрим подробнее, какие элементы 1С помогают решить проблему.
СчетФактураПолученный — используйте для регистрации входящего счета-фактуры от поставщика. Именно этот документ важен для вычета НДС.
ПоступлениеТоваровУслуг — используйте для отражения поступления ТМЦ, работ или услуг по данным УПД.
ДокументыЭДО — используйте для проверки электронного УПД, если обмен идет через оператора ЭДО.
КнигаПокупок — используйте для проверки, попал ли входящий НДС к вычету.
КнигаПродаж — поставщик использует ее для отражения реализации и связи с авансом, если аванс был.
ПомощникПоУчетуНДС — используйте для контроля последовательности операций по НДС.
РегламентныеОперацииНДС — используйте для проверки закрытия периода и формирования записей книги покупок.
ОбновлениеКонфигурации — проверьте актуальность релиза, если форма счета-фактуры или УПД в программе устарела.
Если поставщик утверждает, что строка 5б не выводится из-за отсутствия аванса, уточните, о чем именно идет речь. Если программа не выводит значение в строке 5б, это нормально. Если программа вообще формирует старую форму без строки 5б, это уже проблема актуальности формы или формата.
В самой теме программного кода нет. Проблема решается не доработкой алгоритма, а правильной формой документа, обновлением конфигурации и корректной регистрацией счета-фактуры. Поэтому специальный код 1С для решения этой задачи обычно не нужен.
Однако если организация использует доработанную печатную форму УПД, программисту 1С может потребоваться проверить макет печатной формы и добавить строку 5б. В типовой базе это должен делать релиз конфигурации, а в измененной базе — специалист, который поддерживает доработки.
В таком случае проверьте:
используется ли типовая печатная форма или внешняя печатная форма;
актуален ли макет внешней печатной формы;
поддерживает ли обработка ЭДО новый формат;
не отключен ли вывод пустых строк в пользовательской печатной форме;
корректно ли обновлены модули интеграции с оператором ЭДО.
Если используется внешняя печатная форма, проверьте объект ДополнительныеОтчетыИОбработки и настройки подключенной формы. Иногда проблема не в документе поставщика, а в том, что покупатель открывает или печатает его через устаревший внешний макет.
Рассмотрим сложный вариант. Поставщик говорит, что предоплаты не было, поэтому строку 5б он добавлять не будет. В этом ответе есть правильная и неправильная части.
Правильная часть: при отсутствии предоплаты строку 5б действительно не нужно заполнять.
Неправильная часть: после 1 апреля 2026 года форма счета-фактуры должна быть новой. Если УПД со статусом 1 выполняет функцию счета-фактуры, в форме должен быть предусмотрен реквизит 5б. Пустая строка — допустимо. Полное отсутствие строки в новой форме — спорно и рискованно.
Разберем действия покупателя:
Направьте поставщику письменный запрос на исправление формы.
Укажите, что заполнение строки 5б не требуется, поскольку предоплаты не было.
Попросите именно привести форму УПД в соответствие с действующей формой счета-фактуры.
Сохраните переписку с поставщиком.
Если сумма НДС существенная, не заявляйте вычет до получения исправленного документа либо оцените риск вместе с главным бухгалтером и руководителем.
Если сумма небольшая, организация может принять управленческое решение заявить вычет, но зафиксируйте обоснование: ошибка не мешает идентифицировать продавца, покупателя, товары, стоимость, ставку и сумму НДС.
Рекомендуемая безопасная позиция: по документам после 1 апреля 2026 года добивайтесь УПД или счета-фактуры по новой форме. Это проще, чем потом готовить пояснения по требованию налоговой инспекции.
Если поставщик задерживает исправление, а документ нужно принять к учету, составьте внутреннюю бухгалтерскую справку. Она не заменяет корректный счет-фактуру, но помогает зафиксировать позицию организации.
Рассмотрим пример текста.
Бухгалтерская справка
Организация получила от поставщика УПД со статусом 1 по поставке товаров, работ или услуг. По договору предоплата поставщику не перечислялась, авансовые счета-фактуры поставщиком не выставлялись, зачет предварительной оплаты при отгрузке отсутствует. Следовательно, данные для заполнения строки 5б отсутствуют.
При проверке документа установлено, что в полученной форме УПД строка 5б не выделена отдельным реквизитом. Поставщику направлен запрос на предоставление УПД по действующей форме. До получения исправленного документа хозяйственная операция отражается в бухгалтерском учете на основании фактического поступления товаров, работ или услуг и имеющихся первичных документов. Вопрос о принятии НДС к вычету решается после оценки налоговых рисков и получения корректного счета-фактуры или УПД.
Такую справку используйте как внутреннее пояснение. Но не подменяйте ею сам счет-фактуру, если речь идет о праве на вычет НДС.
Теперь посмотрим на ситуацию со стороны поставщика. Если поставщик получил аванс, он должен был выставить авансовый счет-фактуру. При последующей отгрузке поставщик оформляет отгрузочный счет-фактуру или УПД со статусом 1 и заполняет строку 5б.
Разберем порядок:
Найдите авансовый счет-фактуру, выставленный при получении предоплаты.
Проверьте его номер и дату.
Определите, какая часть аванса зачитывается в счет конкретной отгрузки.
В отгрузочном счете-фактуре или УПД укажите в строке 5б номер и дату авансового счета-фактуры.
Если авансовых счетов-фактур несколько, перечислите все относящиеся к отгрузке реквизиты.
Проверьте книгу продаж и восстановление НДС с аванса в учете поставщика.
Если аванс был, но строка 5б не заполнена, это уже не просто вопрос формы. Это ошибка в заполнении реквизита, который нужен для связи отгрузки с авансовым счетом-фактурой. В таком случае покупателю также следует запросить исправление.
Рассмотрим пример. Покупатель перечислил поставщику аванс 30 000 рублей, а общая сумма поставки составила 100 000 рублей. Остальные 70 000 рублей покупатель оплатит после отгрузки. Поставщик выставил авансовый счет-фактуру на 30 000 рублей.
При отгрузке поставщик оформляет УПД со статусом 1 на всю сумму поставки 100 000 рублей. В строке 5б нужно указать реквизиты авансового счета-фактуры на 30 000 рублей, потому что часть поставки оплачивается за счет ранее полученного аванса.
Если покупатель перечислил несколько авансов, например 10 000 рублей и 20 000 рублей, и оба аванса зачитываются в одну поставку, укажите реквизиты обоих авансовых счетов-фактур.
Разберем еще одну практическую проблему. Иногда поставщик получил аванс, но авансовый счет-фактуру не выставил. Затем при отгрузке возникает вопрос: что ставить в строку 5б?
Если авансовый счет-фактура не выставлялся, формально реквизитов для заполнения строки 5б нет. Но это не означает, что проблему можно игнорировать. Поставщик должен исправить первоначальную ошибку: оформить авансовый счет-фактуру, если обязанность по его выставлению была. После этого реквизиты авансового счета-фактуры нужно использовать в строке 5б отгрузочного документа.
Покупателю в такой ситуации рекомендуется запросить у поставщика полный комплект документов:
авансовый счет-фактуру на сумму предоплаты;
отгрузочный УПД или счет-фактуру с заполненной строкой 5б;
при необходимости исправленные документы, если первоначально они были оформлены некорректно.
Если предоплата была, но строка 5б не заполнена, налоговые риски выше, чем в ситуации без предоплаты. Поэтому не ограничивайтесь устным пояснением поставщика.
Рассмотрим важный технический момент. УПД может иметь статус 1 или статус 2. От этого зависит, насколько критичны требования к счет-фактурной части.
УПД со статусом 1 используется одновременно как первичный документ и счет-фактура. По нему покупатель может заявлять вычет НДС, если выполнены условия для вычета. Поэтому счет-фактурная часть УПД должна соответствовать требованиям к счету-фактуре.
УПД со статусом 2 используется только как первичный документ. Он не является счетом-фактурой для целей вычета НДС. В таком случае вопрос строки 5б для вычета НДС не решается через УПД со статусом 2, потому что нужен отдельный счет-фактура, если покупатель заявляет вычет.
Поэтому при получении документа сначала проверьте статус. Если это статус 1, контролируйте форму как счет-фактуру. Если это статус 2, проверьте, есть ли отдельный счет-фактура и соответствует ли он новой форме.
Проанализируем риски. Если организация принимает УПД без строки 5б после 1 апреля 2026 года, возможны следующие проблемы:
налоговая инспекция может указать на применение устаревшей формы счета-фактуры;
при камеральной проверке декларации по НДС могут возникнуть требования о пояснениях;
данные поставщика и покупателя могут не совпасть в книгах продаж и покупок, особенно если у поставщика программа сформировала документ иначе;
при наличии аванса может возникнуть несвязка между авансовым и отгрузочным счетами-фактурами;
покупателю придется доказывать, что ошибка не препятствует идентификации операции и суммы НДС;
при крупной сумме вычета спор может стать экономически значимым.
Поэтому действуем прагматично: не спорим с поставщиком о том, что пустая строка не нужна, а просим документ по действующей форме. Это снижает риск и для покупателя, и для поставщика.
Разберем аргументы, которые можно использовать без лишнего конфликта.
Не требуйте заполнить строку 5б при отсутствии аванса. Это будет неверная формулировка. Требуйте использовать новую форму с пустой строкой 5б.
Укажите дату документа. Если УПД выставлен после 1 апреля 2026 года, форма должна соответствовать действующей редакции.
Уточните статус УПД. Если статус 1, документ выполняет функцию счета-фактуры.
Поясните налоговый риск покупателя. Покупатель заявляет вычет НДС, поэтому ему нужен корректный счет-фактурный документ.
Предложите простой вариант исправления. Попросите перевыставить документ без изменения суммы и номенклатуры, но по актуальной форме.
Такой подход обычно воспринимается поставщиком спокойнее, чем требование «заполнить строку 5б», когда предоплаты действительно не было.
Теперь применим все правила к исходной ситуации.
Поставщик прислал УПД новой формы, но без строки 5б. С поставщиком не работают по предоплате. Значит, авансовых счетов-фактур нет, реквизитов для строки 5б нет. Поэтому строка 5б должна быть пустой.
Но если УПД выставлен после 1 апреля 2026 года и строки 5б в форме вообще нет, запросите у поставщика документ по актуальной форме. Правильная позиция такая:
строку 5б заполнять не нужно, потому что предоплаты не было;
строка 5б должна присутствовать в форме, если документ выставлен после 1 апреля 2026 года;
если строки нет, попросите поставщика обновить форму УПД или счет-фактуры;
если поставщик выставляет ТОРГ-12 и счет-фактуру, счет-фактура также должен быть по новой форме;
по крупным суммам НДС не откладывайте запрос исправления, чтобы не спорить с инспекцией по вычету.
Сформулируем короткий рабочий ответ для бухгалтера.
Если УПД выставлен до 1 апреля 2026 года и предоплаты не было, отсутствие строки 5б не является критичным, если остальные обязательные реквизиты позволяют идентифицировать операцию и сумму НДС.
Если УПД выставлен с 1 апреля 2026 года, поставщик должен применять новую форму. При отсутствии предоплаты строка 5б не заполняется, но в форме УПД со статусом 1 она должна быть. Поэтому попросите поставщика перевыставить УПД по актуальной форме с пустой строкой 5б.
Если поставщик оформляет не УПД, а ТОРГ-12 и счет-фактуру, отдельный счет-фактура с 1 апреля 2026 года тоже должен быть по новой форме. Изменения касаются формы счета-фактуры, а УПД со статусом 1 затрагивается потому, что включает счет-фактуру.
Закрепим решение в виде алгоритма. Разберем по шагам, что делать при получении УПД без строки 5б.
Определите дату УПД. Если документ выставлен до 01.04.2026, оцените его по обязательным реквизитам и наличию налогового риска. Если документ выставлен с 01.04.2026, требуйте новую форму.
Проверьте статус УПД. Если статус 1, документ выполняет функцию счета-фактуры. Если статус 2, нужен отдельный счет-фактура для вычета НДС.
Проверьте наличие предоплаты. Если предоплаты не было, строка 5б должна быть пустой. Если предоплата была, строку нужно заполнить реквизитами авансового счета-фактуры.
Проверьте наличие строки 5б в форме. После 01.04.2026 строка должна присутствовать в форме счета-фактуры или УПД со статусом 1.
Запросите исправление у поставщика. Если строки нет вообще, попросите документ по актуальной форме.
Проверьте отражение в 1С. Используйте ПоступлениеТоваровУслуг, СчетФактураПолученный, КнигаПокупок и ПомощникПоУчетуНДС.
Сохраните переписку. Если вычет заявляется до получения исправленного документа, зафиксируйте обоснование и оценку риска.
Строка 5б нужна для указания реквизитов авансового счета-фактуры, если отгрузка происходит в счет ранее полученной предоплаты. Если предоплаты не было, строку 5б не заполняйте. Но после 1 апреля 2026 года форма счета-фактуры обновлена, поэтому сама строка 5б должна быть предусмотрена в форме счета-фактуры и в УПД со статусом 1.
Если поставщик прислал после 1 апреля 2026 года УПД без строки 5б, попросите его направить документ по действующей форме. Если он прислал ТОРГ-12 и отдельный счет-фактуру, отдельный счет-фактура также должен быть по новой форме. При отсутствии аванса строка 5б остается пустой, но форма должна быть актуальной.
Информация носит справочный характер