Проанализируем ситуацию: организация применяет УСН и является плательщиком НДС по специальной ставке 7%. Покупатель перечислил аванс, затем в этом же квартале продавец отгрузил товары, выполнил работы или оказал услуги. Продавец руководствуется методическими рекомендациями ФНС и не исчисляет НДС с аванса, не оформляет авансовый счет-фактуру, а начисляет НДС только при отгрузке. При этом покупатель требует заполнить строку 5б в отгрузочном счете-фактуре или УПД.
Короткий вывод: если авансовый счет-фактура фактически не составлялся, строку 5б нельзя заполнять вымышленными реквизитами. В строке 5б указываются номер и дата именно авансового счета-фактуры, а не платежного поручения и не внутреннего документа продавца. Если продавец применяет рекомендованный ФНС порядок для УСН с НДС 5% или 7% и при авансе с отгрузкой в одном квартале авансовый счет-фактуру не выставляет, то в строке 5б указывать нечего.
Разберем подробнее, что можно ответить покупателю, какие есть риски и как правильно оформить документы в 1С.
С 2026 года в счете-фактуре и УПД со статусом «1» появился дополнительный реквизит, связанный с авансовыми счетами-фактурами. В строке 5б нужно указывать порядковый номер и дату счета-фактуры, который продавец ранее выставил при получении оплаты, частичной оплаты или иных платежей в счет будущей поставки.
Покупатели обращают внимание на эту строку, потому что счет-фактура является основанием для вычета НДС. Если покупатель перечислил предоплату, а затем получил отгрузочный УПД или счет-фактуру, он ожидает увидеть связку между авансом и отгрузкой. Для этого и предусмотрена строка 5б.
Но в случае с плательщиками УСН, применяющими специальные ставки НДС 5% или 7%, появилась отдельная практическая позиция ФНС. В методических рекомендациях по НДС для УСН на 2026 год указано, что если аванс получен и отгрузка в счет этого аванса планируется в одном и том же квартале, допустимо составить счет-фактуру и исчислить НДС только при отгрузке. В таком варианте НДС с аванса не исчисляется, а счет-фактура при получении аванса не выставляется.
Именно здесь появляется конфликт: покупатель видит предоплату и требует строку 5б, а продавец не выставлял авансовый счет-фактуру, потому что применил специальный рекомендованный порядок. Поэтому нам нужно разделить два варианта оформления: формальный порядок по НК РФ и практический порядок по рекомендациям ФНС для УСН с НДС 5% или 7%.
Рассмотрим подробнее сам реквизит. Строка 5б — это не строка для номера платежного поручения. Для платежного документа в счете-фактуре есть строка 5. А строка 5б предназначена для реквизитов авансового счета-фактуры.
В строке 5б указываются:
порядковый номер авансового счета-фактуры;
дата составления авансового счета-фактуры;
при наличии исправления — номер и дата последнего исправления авансового счета-фактуры;
если авансовых счетов-фактур было несколько — их реквизиты через точку с запятой.
Выясним причину, почему нельзя просто вписать номер платежного поручения, номер счета на оплату или произвольный номер. Если в строку 5б вписать вымышленные реквизиты, получится, что продавец ссылается на авансовый счет-фактуру, которого в учете нет. Такой документ должен был быть составлен, зарегистрирован в книге продаж, попасть в раздел 9 декларации по НДС, а затем при отгрузке и зачете аванса у продавца должен был появиться вычет по авансовому НДС с отражением в книге покупок.
Поэтому строка 5б должна быть заполнена только реальными реквизитами реального авансового счета-фактуры. Если авансового счета-фактуры нет, безопаснее оставить строку 5б незаполненной, чем создавать искусственную ссылку на несуществующий налоговый документ.
Разберем практический ответ покупателю. Продавцу можно подготовить спокойное пояснение: организация применяет УСН с НДС 7%, руководствуется методическими рекомендациями ФНС по НДС для УСН на 2026 год и в ситуации, когда аванс и отгрузка приходятся на один квартал, исчисляет НДС только при отгрузке. Авансовый счет-фактура не составлялся, поэтому реквизиты для строки 5б отсутствуют.
Пример формулировки для ответа покупателю:
«Наша организация применяет УСН и является плательщиком НДС по специальной ставке 7%. По операции, по которой предоплата и отгрузка произошли в одном налоговом периоде по НДС, мы применяем порядок, рекомендованный ФНС для плательщиков УСН с НДС 5% и 7%: НДС исчисляется при отгрузке, авансовый счет-фактура не выставляется. В связи с этим строка 5б в отгрузочном счете-фактуре не заполняется, поскольку в ней указываются реквизиты ранее выставленного авансового счета-фактуры, а такой счет-фактура по данной операции не составлялся. Указание вымышленных реквизитов авансового счета-фактуры считаем некорректным, так как такой документ должен быть зарегистрирован в книге продаж и отражен в декларации по НДС».
Такой ответ показывает покупателю не отказ «просто потому что не хотим», а понятную налоговую логику. Мы объясняем, что строка 5б не заполняется не из-за технической ошибки, а из-за выбранного порядка учета НДС по авансу и отгрузке в одном квартале.
Теперь проанализируем позицию покупателя. Формально Налоговый кодекс устанавливает общее правило: при получении предоплаты в счет предстоящей поставки продавец должен выставить счет-фактуру на аванс не позднее пяти календарных дней. Затем при отгрузке выставляется отгрузочный счет-фактура, а в строке 5б указываются реквизиты ранее выставленного авансового счета-фактуры.
Проблема в том, что рекомендации ФНС по УСН с НДС 5% и 7% фактически смягчают практический порядок для определенной ситуации: аванс и отгрузка в одном квартале. Но методические рекомендации — это не новая статья НК РФ. Поэтому некоторые покупатели опасаются, что их вычет по отгрузочному счету-фактуре могут дополнительно проверять из-за отсутствия строки 5б.
Рассмотрим это с точки зрения покупателя. Он видит, что у него была предоплата. Он получает отгрузочный счет-фактуру или УПД. В новой форме предусмотрена строка 5б. Покупатель хочет, чтобы документ был максимально «зеркальным» и не вызывал вопросов при камеральной проверке декларации по НДС. Поэтому требование покупателя не всегда связано с формализмом; часто он просто пытается защитить свой вычет.
Продавцу важно понимать: рекомендации ФНС в первую очередь защищают порядок учета продавца на УСН, но не всегда снимают тревогу покупателя по его вычету. Поэтому в спорных случаях лучше не ограничиваться коротким отказом, а предложить покупателю два варианта оформления.
Рассмотрим первый вариант. Он подходит, если продавец решил последовательно применять рекомендации ФНС для УСН с НДС 5% или 7%, а аванс и отгрузка действительно относятся к одному кварталу.
В этом случае действуем так:
Получаем аванс от покупателя.
Не исчисляем НДС с аванса, если отгрузка в счет этого аванса планируется и происходит в том же квартале.
Не выставляем авансовый счет-фактуру.
При отгрузке выставляем отгрузочный счет-фактуру или УПД со статусом «1».
Начисляем НДС по ставке 7% только при отгрузке.
Строку 5б не заполняем, потому что авансового счета-фактуры нет.
Регистрируем отгрузочный счет-фактуру в книге продаж.
Отражаем реализацию в декларации по НДС за соответствующий квартал.
Посмотрим на пример. Организация на УСН с НДС 7% получила от покупателя аванс 107 000 руб. 10 апреля 2026 года. Отгрузка товара в счет этого аванса состоялась 25 мая 2026 года на всю сумму. Аванс и отгрузка попали во II квартал 2026 года.
Если продавец применяет рекомендации ФНС, то он не составляет авансовый счет-фактуру от 10 апреля. НДС с аванса отдельно не исчисляется. При отгрузке 25 мая продавец выставляет отгрузочный УПД или счет-фактуру с НДС 7%. В строке 5б нет реквизитов, потому что авансовый счет-фактура не оформлялся. В книге продаж отражается только отгрузочный счет-фактура.
Плюс варианта: меньше документов, нет лишнего начисления и последующего вычета авансового НДС внутри одного квартала, учет соответствует разъясненному ФНС практическому подходу для УСН с НДС 5% и 7%.
Минус варианта: покупатель может продолжать настаивать на строке 5б, потому что смотрит на общие требования НК РФ и на собственные риски по вычету.
Теперь рассмотрим второй вариант. Он подходит, если покупатель принципиально требует строку 5б, а продавец готов применить общий порядок с авансовым счетом-фактурой по конкретному контрагенту или по всем авансам.
В этом случае нельзя просто вписать реквизиты в строку 5б вручную. Нужно оформить полноценную налоговую цепочку:
На дату получения предоплаты составьте авансовый счет-фактуру.
Рассчитайте НДС с аванса по расчетной ставке 7/107, если продавец применяет ставку 7%.
Зарегистрируйте авансовый счет-фактуру в книге продаж.
При отгрузке выставьте отгрузочный счет-фактуру или УПД.
В строке 5б отгрузочного счета-фактуры укажите номер и дату авансового счета-фактуры.
Начислите НДС с отгрузки по ставке 7%.
Примите к вычету НДС, ранее исчисленный с аванса, в части зачтенного аванса.
Зарегистрируйте авансовый счет-фактуру в книге покупок для вычета у продавца.
Отразите все записи в декларации по НДС.
Посмотрим на пример. Организация на УСН с НДС 7% получила аванс 107 000 руб. 10 апреля 2026 года. В этот же день или в пределах пяти календарных дней она выставила авансовый счет-фактуру № 15 от 10.04.2026. Сумма НДС с аванса составила 7 000 руб. по расчетной ставке 7/107. 25 мая 2026 года организация отгрузила товар на 107 000 руб., в том числе НДС 7 000 руб. В отгрузочном УПД в строке 5б указываются реквизиты авансового счета-фактуры № 15 от 10.04.2026.
В этом варианте у продавца в декларации по НДС появится не только отгрузка, но и авансовая операция. В пределах одного квартала итоговая сумма налога к уплате по этой операции обычно не меняется, потому что НДС с аванса начисляется и затем принимается к вычету при отгрузке. Но увеличивается объем записей в книге продаж и книге покупок.
Плюс варианта: покупатель получает документ с заполненной строкой 5б и видит привычную связь «аванс — отгрузка».
Минус варианта: продавец усложняет учет, отказывается от упрощенного порядка по данной операции и должен обеспечить корректную регистрацию авансового счета-фактуры, начисление НДС с аванса и последующий вычет.
Разберем этот вопрос отдельно, потому что он является главным в исходной ситуации. Заполнить строку 5б без реального авансового счета-фактуры нельзя.
Причины следующие:
Строка 5б предназначена для реквизитов счета-фактуры, выставленного при получении аванса.
Платежное поручение покупателя отражается не в строке 5б, а в строке 5.
Если указать произвольный номер, в учете появится ссылка на документ, которого нет в книге продаж.
При проверке декларации по НДС налоговый орган может сопоставлять реквизиты счетов-фактур, книги продаж и книги покупок.
Покупатель также не сможет корректно обосновать, почему в отгрузочном документе есть реквизит авансового счета-фактуры, но сам авансовый счет-фактура ему не выставлялся.
Правильная логика такая: либо авансового счета-фактуры нет и строка 5б не заполняется, либо авансовый счет-фактура есть и строка 5б заполняется его реальными реквизитами.
Теперь разберем по шагам, как действовать в 1С, если продавец применяет рекомендации ФНС и не оформляет авансовый счет-фактуру при авансе и отгрузке в одном квартале.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 8 используйте документы Поступление на расчетный счет, Реализация (акт, накладная, УПД) и Счет-фактура выданный. Если применяется УПД со статусом «1», счет-фактура формируется вместе с документом реализации.
Оформите поступление аванса документом Поступление на расчетный счет. Проверьте вид операции, контрагента, договор, счет расчетов и счет авансов, обычно 62.02.
Не создавайте документ Счет-фактура выданный с видом На аванс, если вы применяете порядок без авансового счета-фактуры для аванса и отгрузки в одном квартале.
Оформите отгрузку документом Реализация (акт, накладная, УПД).
Укажите ставку НДС 7% в табличной части реализации.
Если нужен счет-фактура, используйте кнопку Выписать счет-фактуру или сформируйте УПД со статусом «1».
Проверьте печатную форму счета-фактуры или УПД. Строка 5б не должна содержать вымышленных реквизитов.
Сформируйте книгу продаж и проверьте, что в ней отражена отгрузка, а авансового счета-фактуры по этой операции нет.
Проверьте декларацию по НДС: сумма НДС должна быть исчислена с реализации, без отдельной записи по авансу, если аванс полностью закрыт отгрузкой в том же квартале.
Если программа автоматически создает авансовые счета-фактуры, проверьте настройки НДС. В 1С:Бухгалтерия предприятия 8 порядок регистрации авансовых счетов-фактур обычно настраивается в разделе Главное, далее Налоги и отчеты, закладка НДС. Также используйте обработку Регистрация счетов-фактур на аванс осознанно: не формируйте авансовый счет-фактуру по тем авансам, по которым применяете порядок ФНС без авансового НДС внутри одного квартала.
Теперь посмотрим на вариант, когда по требованию покупателя продавец все-таки оформляет авансовый счет-фактуру. В этом случае 1С должна сформировать полную цепочку документов и регистров.
Создайте документ Поступление на расчетный счет на сумму предоплаты от покупателя.
На основании поступления создайте документ Счет-фактура выданный с видом На аванс.
Проверьте поля Контрагент, Договор, Платежный документ № и дату платежного документа.
Убедитесь, что в табличной части авансового счета-фактуры указана ставка НДС 7/107 и рассчитана сумма НДС с аванса.
Проведите документ Счет-фактура выданный. В учете должна сформироваться запись по авансовому НДС.
Оформите отгрузку документом Реализация (акт, накладная, УПД).
Создайте отгрузочный Счет-фактура выданный или УПД со статусом «1».
Проверьте блок Платежные документы в счете-фактуре на реализацию. В нем должны быть данные по авансу и реквизиты авансового счета-фактуры для строки 5б.
Сформируйте записи книги продаж по отгрузке.
Сформируйте записи книги покупок для вычета НДС с аванса после отгрузки. В типовой 1С для этого используются регламентные операции по НДС и документы, связанные с формированием записей книги покупок.
Проверьте регистры НДС Продажи, НДС Покупки и Журнал учета счетов-фактур.
В этом варианте строка 5б должна заполниться автоматически, потому что в информационной базе есть реальный авансовый счет-фактура. Если строка не заполняется, проверьте, связан ли аванс с отгрузкой, правильно ли выбран договор, совпадает ли контрагент, не изменялись ли документы вручную и актуален ли релиз конфигурации.
Проанализируем типовые причины, из-за которых строка 5б в отгрузочном УПД или счете-фактуре не заполняется.
Авансовый счет-фактура не создан. Если документа Счет-фактура выданный с видом На аванс нет, программа не может взять реквизиты для строки 5б.
Аванс и реализация оформлены по разным договорам. В этом случае 1С может не связать поступление оплаты и отгрузку.
Неправильно выбран счет расчетов или счет авансов. Проверьте счета 62.01 и 62.02, а также корректность зачета аванса.
Аванс зачтен вручную некорректно. Если зачет аванса не отражен в документе реализации, строка 5б может не заполниться.
Используется неактуальный релиз конфигурации. Поскольку строка 5б относится к изменениям 2026 года, особенно важно обновить конфигурацию и форматы электронных документов.
Печатная форма или внешняя обработка устарела. Если используется внешняя печатная форма УПД или счета-фактуры, она может не поддерживать строку 5б.
Документы проведены не в той последовательности. Перепроведите Поступление на расчетный счет, авансовый Счет-фактура выданный, Реализация (акт, накладная, УПД) и отгрузочный Счет-фактура выданный.
Если вы сознательно не выставляли авансовый счет-фактуру по рекомендациям ФНС, то отсутствие строки 5б — не ошибка 1С. Это следствие выбранного порядка учета.
Рассмотрим более сложный случай. Покупатель перечислил аванс, но в течение квартала продавец отгрузил товары только на часть аванса. По рекомендациям ФНС для УСН с НДС 5% или 7% НДС можно исчислить с отгруженной части при отгрузке, а по остатку аванса, не закрытому отгрузкой в этом квартале, начислить НДС с аванса.
Пример: продавец на УСН с НДС 7% получил аванс 107 000 руб. во II квартале. В этом же квартале отгрузил товары только на 64 200 руб., в том числе НДС 4 200 руб. Остаток аванса 42 800 руб. отгрузкой не закрыт.
В таком случае разберем порядок:
По отгруженной части 64 200 руб. начислите НДС при отгрузке.
По остатку аванса 42 800 руб., который не закрыт отгрузкой в текущем квартале, исчислите НДС с аванса по расчетной ставке 7/107.
На остаток аванса оформите авансовый счет-фактуру.
Когда в следующем квартале произойдет отгрузка в счет этого остатка, в строке 5б отгрузочного счета-фактуры укажите реквизиты авансового счета-фактуры, оформленного на незакрытый остаток.
Ключевой момент: если аванс полностью закрыт отгрузкой в том же квартале и продавец применяет рекомендации ФНС, авансового счета-фактуры может не быть. Если же часть аванса осталась незакрытой по итогам квартала, по этой части может возникнуть авансовый счет-фактура, и тогда в будущей отгрузке строка 5б уже будет заполняться.
Посмотрим на практическую сторону. Если покупатель крупный, документооборот жестко регламентирован, а приемка документов невозможна без строки 5б, продавцу нужно выбрать управленческое решение.
Есть два рабочих подхода:
Отстаивать порядок без авансового счета-фактуры. В этом случае направьте покупателю письменное пояснение со ссылкой на методические рекомендации ФНС по НДС для УСН на 2026 год. Укажите, что при авансе и отгрузке в одном квартале авансовый счет-фактура не выставлялся, поэтому строка 5б не заполняется.
Перейти по этому покупателю на общий порядок с авансовыми счетами-фактурами. В этом случае оформляйте реальные авансовые счета-фактуры, отражайте их в книге продаж, а при отгрузке заполняйте строку 5б и принимайте авансовый НДС к вычету.
Нельзя выбирать третий вариант — просто вписать в строку 5б произвольные реквизиты. Это создаст несоответствие между счетом-фактурой, книгой продаж, книгой покупок и декларацией по НДС.
Если покупатель продолжает спорить, предложите ему согласовать один из двух вариантов письменно. Например: либо покупатель принимает отгрузочный УПД без строки 5б с пояснением продавца, либо стороны договариваются, что продавец будет выставлять авансовые счета-фактуры по общему порядку. Такой подход снижает риск повторяющихся конфликтов по каждому документу.
Разберем, как снизить количество споров заранее. Организации на УСН с НДС 5% или 7% стоит описать выбранный порядок в учетной политике для целей НДС и в регламенте документооборота.
В учетной политике можно указать, что по предоплатам, полученным в счет поставок, отгружаемых в том же квартале, организация применяет порядок, при котором НДС исчисляется при отгрузке, а авансовые счета-фактуры не составляются. По предоплатам, не закрытым отгрузкой в текущем квартале, НДС исчисляется с остатка аванса, а счет-фактура составляется на незакрытую сумму.
Также полезно заранее включать в договоры или дополнительные соглашения положение о документообороте. Например, можно указать, что при применении продавцом УСН с НДС по специальной ставке и при отгрузке в счет аванса в том же налоговом периоде авансовый счет-фактура не выставляется, а НДС предъявляется покупателю при отгрузке. Тогда покупателю будет проще принять отсутствие строки 5б.
Если покупатель не готов к такому условию, согласуйте обратное: продавец выставляет авансовые счета-фактуры по каждому поступлению предоплаты. Но тогда будьте готовы вести полный авансовый НДС в 1С и декларации.
Оценим риски. Для продавца на УСН с НДС 7% порядок без авансового счета-фактуры при авансе и отгрузке в одном квартале удобен и основан на позиции ФНС. Он уменьшает документооборот и исключает техническое начисление и вычет авансового НДС внутри одного квартала.
Но с формальной точки зрения общее правило НК РФ о выставлении авансового счета-фактуры в течение пяти календарных дней остается важным. Поэтому если продавец хочет максимально консервативный вариант, особенно при работе с крупными покупателями на ОСНО, можно оформлять авансовые счета-фактуры и заполнять строку 5б.
Выбор зависит от приоритета:
если важны простота учета и следование специальным рекомендациям ФНС для УСН — применяйте порядок без авансовых счетов-фактур внутри одного квартала;
если важны максимальная формальная совместимость документов с требованиями покупателей — выставляйте авансовые счета-фактуры и заполняйте строку 5б;
если покупатели разные — применяйте индивидуальный подход, но не допускайте фиктивных реквизитов в строке 5б.
Теперь сформируем практический алгоритм для текущего случая.
Проверьте, действительно ли аванс и отгрузка попали в один квартал.
Проверьте, была ли полная отгрузка в счет аванса. Если аванс закрыт частично, отдельно определите остаток аванса на конец квартала.
Проверьте, составлялся ли авансовый счет-фактура в 1С.
Если авансовый счет-фактура не составлялся и вы применяете рекомендации ФНС, не заполняйте строку 5б вымышленными данными.
Направьте покупателю пояснение, что строка 5б не заполнена из-за отсутствия авансового счета-фактуры, который по выбранному порядку не выставлялся.
Если покупатель не принимает документ, согласуйте с руководством, готовы ли вы оформить реальный авансовый счет-фактуру и отразить его в декларации.
Если решили оформить авансовый счет-фактуру, сделайте это полноценно: создайте документ в 1С, зарегистрируйте его в книге продаж, заполните строку 5б в отгрузочном документе и отразите вычет при отгрузке.
Не редактируйте печатную форму вручную ради заполнения строки 5б, если за реквизитами не стоит реальный документ.
Рассмотрим готовый вариант ответа, который можно адаптировать под конкретного контрагента.
«Уважаемые коллеги! По вашей просьбе о заполнении строки 5б в УПД сообщаем следующее. Наша организация применяет УСН и исчисляет НДС по специальной ставке 7%. По операции, по которой была получена предоплата и произведена отгрузка в одном налоговом периоде по НДС, мы применяем порядок, предусмотренный методическими рекомендациями ФНС по НДС для УСН на 2026 год. В соответствии с данным подходом НДС исчисляется при отгрузке, а счет-фактура при получении аванса не выставляется. Строка 5б предназначена для указания номера и даты ранее выставленного авансового счета-фактуры. Поскольку авансовый счет-фактура по данной операции не составлялся, реквизиты для заполнения строки 5б отсутствуют. Указание произвольного номера и даты авансового счета-фактуры невозможно, так как такой документ должен быть зарегистрирован в книге продаж и отражен в декларации по НДС. НДС по данной операции предъявлен в отгрузочном УПД и отражается продавцом при реализации».
Если хотите предложить покупателю альтернативу, добавьте:
«При необходимости можем согласовать применение общего порядка документооборота по последующим поставкам: с оформлением авансового счета-фактуры при получении предоплаты, регистрацией его в книге продаж и последующим указанием его реквизитов в строке 5б отгрузочного счета-фактуры».
Подведем итог. Если продавец на УСН с НДС 7% получил аванс и отгрузил товары в счет этого аванса в одном квартале, он может применять рекомендованный ФНС порядок: не исчислять НДС с аванса, не выставлять авансовый счет-фактуру, а начислить НДС только при отгрузке. В такой ситуации строка 5б в отгрузочном счете-фактуре или УПД не заполняется, потому что для нее нет реального авансового счета-фактуры.
Покупателю можно ответить, что строка 5б заполняется только реквизитами ранее выставленного авансового счета-фактуры. Если авансовый счет-фактура не составлялся по порядку, рекомендованному ФНС для УСН с НДС 5% или 7%, то у продавца отсутствуют реквизиты для строки 5б. Вписывать произвольный номер и дату нельзя.
Если покупатель настаивает и спор критичен для расчетов, рассмотрите второй вариант: оформите реальный авансовый счет-фактуру, зарегистрируйте его в книге продаж, отразите в декларации по НДС, а затем заполните строку 5б в отгрузочном документе и примите авансовый НДС к вычету при отгрузке. Но не смешивайте варианты: строка 5б должна ссылаться только на реальный налоговый документ.
В 1С проверяйте документы Поступление на расчетный счет, Счет-фактура выданный, Реализация (акт, накладная, УПД), обработку Регистрация счетов-фактур на аванс, регистры НДС Продажи, НДС Покупки и Журнал учета счетов-фактур. Если авансовый счет-фактура не создан, строка 5б не должна заполняться искусственно.
Информация носит справочный характер