Рассмотрим ситуацию подробно. Организация предоставляет легковые автомобили в аренду. Арендаторы пользуются платными дорогами, а расходы за проезд сначала оплачивает арендодатель оператору платных участков дорог. Оператор выставляет арендодателю отчетные документы с НДС. После этого арендодатель хочет перевыставить эти расходы арендатору и возникает вопрос: нужно ли начислять НДС при таком перевыставлении и оформлять это как собственную реализацию услуги?
Разберем по шагам. В этой ситуации важно отделить арендную услугу от компенсации расходов. Арендодатель действительно оказывает арендатору услугу по предоставлению автомобиля в аренду. Такая услуга является реализацией и, если арендодатель является плательщиком НДС и не применяет освобождение, облагается НДС в общем порядке. Но платный проезд по дороге оказывает не арендодатель, а оператор платной дороги. Арендодатель в такой схеме только оплачивает этот расход за арендатора или аккумулирует расходы, которые затем компенсирует арендатор.
Ключевой вывод: если расходы на платные дороги не включены в арендную плату и возмещаются арендатором отдельно по фактическим затратам, арендодатель обычно не начисляет НДС на сумму такой компенсации, потому что сам он услугу проезда по платной дороге арендатору не оказывает.
Проанализируем правовую логику. Объектом обложения НДС признается реализация товаров, работ, услуг или имущественных прав. Поэтому сначала выясним, есть ли у арендодателя реализация именно услуги по проезду по платной дороге.
В рассматриваемой ситуации фактическую услугу по предоставлению права проезда оказывает оператор платной дороги. Именно оператор обеспечивает проезд по платному участку, фиксирует поездки, формирует отчетные документы и предъявляет НДС арендодателю. Арендодатель не владеет платной дорогой, не организует проезд по ней и не оказывает арендатору услугу транспортной инфраструктуры. Он только оплачивает счет оператора, потому что автомобиль зарегистрирован на него, транспондер оформлен на него или договор с оператором заключен именно с ним.
Разберем по шагам:
Арендатор пользуется арендованным автомобилем.
Во время использования автомобиля арендатор проезжает по платной дороге.
Оператор платной дороги начисляет плату за проезд.
Оператор выставляет документы арендодателю, потому что договор, лицевой счет, транспондер или автомобиль привязаны к арендодателю.
Арендодатель оплачивает оператору стоимость проезда.
Арендатор компенсирует арендодателю фактические расходы.
В этой цепочке арендодатель не продает арендатору новую услугу. Он не является исполнителем услуги по проезду. Поэтому сумму возмещения можно рассматривать как компенсацию затрат, а не как реализацию арендодателем услуги с начислением НДС.
По смыслу это похоже на ситуацию с коммунальными услугами при аренде недвижимости. Если арендодатель отдельно получает от арендатора компенсацию коммунальных расходов сверх арендной платы, а сам коммунальные услуги не оказывает, то такая компенсация не является самостоятельной реализацией коммунальных услуг арендодателем. Аналогично и здесь: арендодатель не оказывает услугу проезда по платной дороге, а только перевыставляет расходы, понесенные в интересах арендатора.
Рассмотрим основной безопасный вариант. НДС на сумму компенсации расходов на платные дороги не начисляйте, если одновременно выполняются следующие условия:
Расходы на платные дороги не входят в арендную плату. В договоре аренды или приложении к нему должно быть прямо указано, что платные дороги оплачиваются арендатором отдельно либо компенсируются арендодателю по фактическим затратам.
Арендодатель не оказывает услугу по проезду. Услугу оказывает оператор платной дороги. Арендодатель не должен описывать компенсацию как собственную услугу, например «услуги по обеспечению проезда», «транспортно-дорожные услуги» или «услуги платного проезда».
Сумма компенсации соответствует фактическим расходам. Желательно перевыставлять арендатору именно ту сумму, которую оператор начислил за поездки арендатора, без наценки.
Расходы документально подтверждены. Должны быть отчеты оператора, детализация проездов, счета, акты, универсальные передаточные документы или иные документы, позволяющие связать расходы с конкретным арендатором и конкретным автомобилем.
Компенсация оформлена отдельно от реализации аренды. В документах арендодателя лучше разделить арендную плату и возмещение расходов на платные дороги.
Если эти условия выполняются, рассматривайте сумму, полученную от арендатора, как возмещение затрат. В таком случае арендодатель не начисляет НДС сверху и не выставляет арендатору счет-фактуру с выделенным НДС на сумму компенсации.
Практический вывод: в акте или отдельном документе на возмещение расходов укажите, что это именно компенсация фактических расходов на проезд по платным дорогам, понесенных арендодателем в связи с использованием автомобиля арендатором. Не называйте эту операцию собственной услугой арендодателя.
Теперь разберем вопрос с входным НДС. Оператор платной дороги выставляет арендодателю документы с НДС. Возникает желание принять этот НДС к вычету, а затем перевыставить расходы арендатору. Но при компенсационной схеме такой подход рискован.
Право на вычет НДС возникает, когда товары, работы или услуги приобретены для операций, облагаемых НДС, и выполнены остальные условия для вычета. Если арендодатель не реализует арендатору услугу проезда по платной дороге, а только получает компенсацию расходов, то услуга оператора платной дороги не используется арендодателем для его собственной облагаемой реализации в части перевыставляемых расходов. Экономически эта услуга потреблена арендатором.
Поэтому при подходе «это компенсация, а не реализация» нужно соблюдать симметрию:
не начисляйте НДС на компенсацию арендатору;
не выставляйте арендатору счет-фактуру с НДС на компенсацию;
не принимайте к вычету входной НДС по документам оператора платной дороги в той части, которая относится к компенсируемым расходам арендатора.
Важно: нельзя одновременно утверждать, что компенсация не является реализацией для начисления НДС, но при этом принимать входной НДС к вычету как по расходу, связанному с облагаемой НДС деятельностью. Такой подход может вызвать претензии при проверке.
Входной НДС, предъявленный оператором платной дороги, в компенсационной схеме обычно включайте в сумму расходов, подлежащих возмещению арендатором. То есть арендатор компенсирует арендодателю всю сумму, уплаченную оператору, включая предъявленный оператором НДС. Но арендодатель не выделяет этот НДС в своих документах как налог, предъявленный арендатору.
Рассмотрим подробнее договорную часть. Чтобы снизить налоговые риски, в договоре аренды автомобиля закрепите отдельный порядок компенсации расходов на платные дороги.
В договоре желательно указать:
арендатор самостоятельно несет расходы, связанные с использованием автомобиля в период аренды;
к таким расходам относятся платные дороги, парковки, штрафы, платные городские зоны, эвакуация, мойка, топливо и иные расходы, возникшие в период использования автомобиля арендатором;
если такие расходы первоначально оплачивает арендодатель, арендатор обязан компенсировать их арендодателю;
компенсация производится по фактическим затратам на основании отчетов оператора, детализации поездок, счетов, актов, чеков или иных подтверждающих документов;
сумма компенсации не является частью арендной платы, если стороны хотят применять именно компенсационную модель;
арендодатель не оказывает арендатору самостоятельную услугу по проезду по платным дорогам.
Посмотрим на пример формулировки:
«Расходы на проезд по платным автомобильным дорогам, совершенный в период аренды транспортного средства, несет арендатор. В случае если указанные расходы были оплачены арендодателем оператору платной дороги, арендатор компенсирует арендодателю фактически понесенные расходы на основании отчетов оператора и детализации поездок. Указанная компенсация не включается в состав арендной платы и не является оплатой самостоятельных услуг арендодателя по организации проезда по платным дорогам».
Такая формулировка помогает показать, что арендодатель не продает арендатору новую услугу, а получает возмещение затрат.
Теперь разберем документооборот. Если применяем компенсационный подход, не оформляйте арендатору счет-фактуру с НДС на сумму проезда. Вместо этого подготовьте комплект документов на возмещение расходов.
Обычно можно использовать:
акт или отчет о возмещаемых расходах — в нем перечислите поездки, даты, автомобиль, государственный номер, маршрут или участок дороги, сумму;
копии или расшифровки документов оператора — приложите детализацию начислений по платным дорогам;
счет на оплату компенсации — оформите его без выделения НДС;
бухгалтерскую справку — используйте для внутреннего обоснования, если порядок учета сложный или суммы существенные.
В документах для арендатора используйте формулировки:
«компенсация расходов на проезд по платным дорогам»;
«возмещение фактических расходов арендодателя»;
«расходы, понесенные в связи с использованием автомобиля арендатором»;
«НДС не предъявляется».
Не используйте формулировки:
«услуги проезда по платным дорогам»;
«реализация услуг платного проезда»;
«транспортные услуги по платным дорогам»;
«организация проезда по платным дорогам», если фактически такой услуги нет.
Выясним причину такой осторожности. Если в документах арендодатель назовет компенсацию услугой, это может стать аргументом в пользу того, что он сам признал наличие реализации. Тогда налоговый орган может потребовать начислить НДС на такую операцию.
При компенсационной схеме счет-фактуру арендатору на сумму расходов по платным дорогам не выставляйте. Счет-фактура нужен при реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав или в иных случаях, прямо предусмотренных правилами НДС. Если арендодатель не реализует услугу платного проезда, а получает компенсацию затрат, то оснований для выставления счета-фактуры с НДС нет.
Также не перевыставляйте арендатору счет-фактуру оператора платной дороги как обычный продавец. Арендодатель не является продавцом этой услуги. Если стороны не оформили посредническую модель, арендодатель не должен вести себя как комиссионер или агент, который перевыставляет счета-фактуры принципалу.
Итог: арендатору можно передать копии подтверждающих документов оператора и составить акт компенсации, но счет-фактуру с выделенным НДС от имени арендодателя не выставляйте.
Теперь рассмотрим альтернативные ситуации. НДС может возникнуть, если компенсация расходов на платные дороги фактически становится частью услуги арендодателя.
Начисляйте НДС или включайте сумму в налоговую базу по НДС, если:
Расходы на платные дороги включены в арендную плату. Например, договор устанавливает фиксированную арендную плату, которая уже включает право пользоваться платными дорогами, или арендодатель обещает предоставить автомобиль «с включенными платными дорогами». Тогда вся сумма арендной платы является оплатой услуги аренды и облагается НДС по общим правилам.
Арендодатель делает наценку на платные дороги. Если арендодатель оплачивает оператору 10 000 руб., а арендатору выставляет 12 000 руб. как отдельную услугу, налоговый орган может рассматривать такую операцию как самостоятельную реализацию или часть арендной услуги.
В договоре указано, что арендодатель оказывает услугу по обеспечению проезда. Такая формулировка создает риск признания операции реализацией.
Арендодатель выставляет акт оказанных услуг на платный проезд. Если документально оформлена именно услуга, сложнее доказывать, что это только компенсация.
Расход не привязан к конкретному арендатору и конкретной поездке. Если сумма выставляется расчетно, без детализации, как регулярный платеж, она может быть признана частью арендной платы.
В этих ситуациях компенсационный подход становится слабее. Тогда безопаснее рассматривать сумму как часть облагаемой арендной услуги или как отдельную реализацию, в зависимости от условий договора и документов.
Рассмотрим первый и основной вариант. Он подходит, когда платные дороги оплачиваются отдельно от арендной платы, без наценки и по фактическим расходам.
Порядок действий будет таким:
Получите от оператора платных дорог отчетные документы с НДС.
Определите, какие поездки относятся к конкретному арендатору.
Сформируйте детализацию расходов по автомобилю, датам и суммам.
Не принимайте входной НДС по этим расходам к вычету, если они компенсируются арендатором и не используются для собственной облагаемой реализации арендодателя.
Составьте арендатору документ на компенсацию расходов без выделения НДС.
Получите оплату от арендатора как возмещение фактических затрат.
Преимущество этого варианта — он отражает экономическую суть операции. Недостаток — арендатор не получает счет-фактуру от арендодателя и не может принять НДС к вычету по такой компенсации. При этом арендатор учитывает расход по правилам своего налогового режима на основании подтверждающих документов, если расход экономически обоснован и связан с его деятельностью.
Рассмотрим второй вариант. Стороны могут договориться, что стоимость платных дорог включается в арендную плату. Например, арендатор платит фиксированную сумму за аренду автомобиля, а арендодатель самостоятельно несет все расходы по платным дорогам. Или договор предусматривает переменную часть арендной платы, которая зависит от фактического использования платных дорог.
В этом случае сумма, связанная с платными дорогами, становится элементом цены арендной услуги. Тогда арендодатель начисляет НДС на всю арендную плату, включая переменную часть, если он является плательщиком НДС.
Порядок действий будет таким:
Закрепите в договоре, что плата за аренду состоит из постоянной и переменной части.
Укажите, что переменная часть определяется исходя из расходов на платные дороги.
Оформляйте арендатору акт оказанных услуг по аренде автомобиля.
Начисляйте НДС на всю сумму арендной услуги.
Выставляйте счет-фактуру на арендную услугу с НДС.
Входной НДС по расходам, связанным с облагаемой арендной услугой, при выполнении условий принимайте к вычету.
Преимущество этого варианта — более понятная модель для НДС: есть облагаемая реализация аренды, есть входной НДС по расходам, связанным с этой реализацией. Недостаток — арендодатель начисляет НДС на всю сумму, включая расходы на платные дороги.
Этот вариант особенно уместен, если арендодатель не хочет вести отдельные компенсационные расчеты или если по условиям бизнеса клиент покупает комплексную услугу аренды автомобиля с включенными сопутствующими расходами.
Рассмотрим еще один возможный вариант — посредническую модель. Теоретически арендодатель может действовать как агент арендатора при оплате расходов на платные дороги. Тогда арендодатель оплачивает расходы от своего имени или от имени арендатора, но за счет арендатора и в его интересах.
Однако такую модель нужно оформлять заранее и очень аккуратно. В договоре должны быть посреднические условия: кто является принципалом, кто агентом, какие расходы оплачиваются за счет принципала, как агент отчитывается, есть ли агентское вознаграждение, как передаются документы.
Если арендодатель получает агентское вознаграждение, то НДС начисляется именно на агентское вознаграждение, если арендодатель является плательщиком НДС. Сами суммы, проходящие через агента в возмещение расходов принципала, при корректном оформлении не являются выручкой агента от реализации услуги платного проезда.
Но на практике для аренды автомобилей этот вариант может быть избыточным. Его стоит использовать только если у организации массовая схема, большие суммы платных дорог, четкая детализация и готовность вести посреднический учет.
Если посреднический договор не оформлен, не называйте простую компенсацию агентской схемой задним числом. Налоговые последствия должны соответствовать фактическим условиям договора и документообороту.
Разберем выбор варианта по сути операции.
Если арендатор просто возмещает фактические расходы без наценки, используйте компенсационную схему без начисления НДС на возмещение и без вычета входного НДС по этим расходам.
Если платные дороги входят в цену аренды, включайте их в налоговую базу по НДС как часть арендной услуги и принимайте входной НДС к вычету при выполнении общих условий.
Если арендодатель действует как посредник, оформляйте агентские условия заранее и начисляйте НДС только на агентское вознаграждение, если оно предусмотрено и арендодатель является плательщиком НДС.
В ситуации из форума наиболее подходящий вариант — первый: перевыставление расходов как компенсация без начисления НДС. Именно такой подход соответствует выводу, что арендодатель сам услугу проезда не оказывает.
Теперь посмотрим, как организовать учет в 1С. В теме форума примеров кода 1С нет, поэтому программный код использовать не будем. Но укажем объекты и документы 1С, которые помогут правильно оформить операцию.
В 1С:Бухгалтерия сначала отразите поступление документов от оператора платных дорог. Для этого обычно используйте документ Поступление товаров и услуг или иной документ поступления услуг, в зависимости от конфигурации и настроек учета. Важно правильно выбрать статью затрат и порядок учета НДС.
Если расходы будут компенсированы арендатором и не признаются собственной облагаемой реализацией арендодателя, входной НДС по таким расходам не принимайте к вычету. В 1С проверьте способ учета НДС в документе поступления. В зависимости от настроек может использоваться вариант, при котором НДС включается в стоимость или учитывается без принятия к вычету.
Далее оформите документ для отражения задолженности арендатора по компенсации. В зависимости от учетной политики и конфигурации это может быть:
Операция, введенная вручную — если компенсацию отражаете бухгалтерской справкой;
Реализация товаров и услуг с видом операции без НДС — если организация использует этот документ для выставления компенсационных сумм, но при этом важно не создавать счет-фактуру с НДС и не квалифицировать операцию как реализацию услуги платного проезда;
Корректировка долга — если компенсация закрывается взаимозачетом;
Поступление на расчетный счет — для отражения оплаты от арендатора;
Счет покупателю — для выставления арендатору суммы к оплате без НДС, если такой документ используется в документообороте.
При формировании документа арендатору проверьте поле ставки НДС. Для компенсационной схемы не выбирайте ставку НДС 20%, 10% или расчетную ставку. Используйте вариант без НДС, если это предусмотрено настройками. В печатной форме желательно указать, что сумма предъявляется как возмещение расходов.
Особое внимание уделите счету-фактуре. В 1С не создавайте Счет-фактура выданный на сумму компенсации, если не признаете эту сумму реализацией, облагаемой НДС. Если счет-фактура будет создан и передан арендатору с выделенным НДС, у арендодателя может возникнуть обязанность уплатить указанный налог в бюджет.
Рассмотрим, как проверить, что компенсация расходов на платные дороги не попала в декларацию по НДС ошибочно.
Используйте следующие объекты и отчеты 1С:
Анализ учета по НДС — проверьте, не сформировался ли НДС к начислению по компенсации.
Книга продаж — убедитесь, что сумма компенсации не попала в книгу продаж как реализация с НДС.
Книга покупок — проверьте, что входной НДС от оператора платной дороги не принят к вычету при компенсационной схеме.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету — проанализируйте расчеты с оператором и арендатором.
Карточка счета — проверьте проводки по конкретному арендатору и конкретному документу.
Декларация по НДС — перед отправкой отчетности убедитесь, что компенсационные суммы не сформировали налоговую базу.
Если сумма компенсации попала в книгу продаж, выясните причину. Обычно это происходит, если документ оформлен как обычная реализация с НДС или автоматически создан счет-фактура. Исправьте документ, ставку НДС, вид операции и печатную форму.
Посмотрим на практический учет входного НДС. Если оператор выставил документ с НДС, но расходы перевыставляются арендатору как компенсация, не принимайте этот НДС к вычету. В 1С это означает, что налог нужно оставить вне книги покупок.
В зависимости от конфигурации и настроек используйте подход, при котором:
НДС включается в стоимость расхода;
счет-фактура полученный не регистрируется в книге покупок;
способ учета НДС не приводит к вычету;
расход затем компенсируется арендатором полной суммой, включая НДС оператора.
Например, если оператор начислил 12 000 руб., в том числе НДС 2 000 руб., арендодатель оплачивает оператору 12 000 руб. При компенсационной схеме арендатору предъявляется к возмещению 12 000 руб. без выделения НДС арендодателем. В документе арендодателя для арендатора не пишите «в том числе НДС 2 000 руб.», потому что этот НДС предъявил оператор арендодателю, а не арендодатель арендатору.
Корректная формулировка для арендатора: «Возмещение расходов на проезд по платным дорогам — 12 000 руб., НДС не предъявляется».
Посмотрим на пример.
ООО сдает легковой автомобиль в аренду. За месяц арендатор проехал по платным дорогам. Оператор выставил арендодателю отчет на сумму 18 000 руб., в том числе НДС. По договору аренды расходы на платные дороги не входят в арендную плату и компенсируются арендатором отдельно по факту.
В этом случае действуем так:
Арендодатель отражает документы оператора на сумму 18 000 руб.
Входной НДС по расходам на платные дороги к вычету не принимает.
Арендодатель составляет арендатору акт или отчет на компенсацию расходов на сумму 18 000 руб.
В документе арендатору НДС не выделяется.
Счет-фактура арендатору на сумму компенсации не выставляется.
Арендатор оплачивает 18 000 руб. как возмещение фактических расходов.
Такой порядок соответствует логике: услугу проезда оказал оператор, а не арендодатель. Арендодатель не начисляет НДС, потому что не реализует услугу проезда.
Теперь рассмотрим другой пример.
ООО сдает автомобиль в аренду за 100 000 руб. в месяц плюс переменная часть, равная стоимости платных дорог. По договору эта переменная часть является частью арендной платы. За месяц платные дороги составили 18 000 руб. Общая стоимость арендной услуги — 118 000 руб.
В этом случае действуем иначе:
Арендодатель выставляет акт аренды на 118 000 руб.
Если арендодатель является плательщиком НДС, начисляет НДС на всю сумму арендной услуги.
Выставляет счет-фактуру на арендную услугу.
Входной НДС по расходам, связанным с облагаемой деятельностью, может быть принят к вычету при соблюдении условий для вычета.
В этом варианте платные дороги уже не являются простой компенсацией. Они становятся частью цены аренды. Поэтому НДС начисляется как с элемента арендной услуги.
Разберем типичные ошибки, которые могут привести к налоговым рискам.
Выставляют счет-фактуру с НДС на компенсацию. Если арендодатель выделил НДС в счете-фактуре, налоговый орган может потребовать уплатить этот НДС в бюджет, даже если по сути реализации не было.
Принимают входной НДС к вычету, но компенсацию выставляют без НДС. Это нарушает логику учета. Если расход не связан с облагаемой реализацией арендодателя, вычет рискован.
Называют компенсацию услугой. Формулировка «услуги платного проезда» может создать признак реализации.
Не закрепляют порядок компенсации в договоре. Если договор молчит, сложнее доказать, что сумма не является частью арендной платы.
Добавляют наценку к расходам. Наценка показывает коммерческую составляющую и может привести к признанию операции реализацией.
Не ведут детализацию поездок. Если невозможно связать расходы с конкретным арендатором, компенсационный характер операции становится слабее.
Смешивают арендную плату и компенсацию в одном документе без расшифровки. Лучше разделять суммы или хотя бы выделять компенсацию отдельной строкой без НДС с корректным наименованием.
Рассмотрим практические формулировки. В документе арендатору используйте такие названия строк:
«Возмещение расходов на проезд по платным автомобильным дорогам».
«Компенсация фактических расходов на платные дороги за период аренды автомобиля».
«Возмещение затрат арендодателя по отчету оператора платных дорог».
«Компенсация расходов, связанных с использованием арендованного транспортного средства».
Не используйте такие названия:
«Услуги платного проезда».
«Реализация проезда по платным дорогам».
«Услуги по организации проезда».
«Дорожные услуги арендодателя».
Запомните правило: название документа и строки должно подтверждать компенсацию, а не создавать видимость реализации.
Иногда арендатор просит счет-фактуру, потому что хочет принять НДС к вычету. Разберем, почему в компенсационной схеме это неправильно.
Счет-фактуру с НДС должен выставлять продавец услуги. Услугу проезда по платной дороге оказывает оператор. Арендодатель не является исполнителем этой услуги перед арендатором. Поэтому он не должен выставлять арендатору счет-фактуру с НДС только для удобства арендатора.
Если арендатору нужен вычет НДС, сторонам нужно заранее рассмотреть другую модель: включение расходов в арендную плату либо корректно оформленную посредническую схему. Но просто «перевыставить НДС» без посреднических условий и без собственной реализации нельзя.
Объясните арендатору, что он получает не счет-фактуру на услугу, а документы на возмещение расходов. Для подтверждения расходов ему можно передать копии отчетов оператора и детализацию поездок. Но НДС к вычету по счету-фактуре арендодателя в такой схеме не возникает, потому что арендодатель НДС не предъявляет.
Рассмотрим, как усилить позицию организации. В учетной политике или внутреннем регламенте по аренде автомобилей можно прописать порядок учета сопутствующих расходов арендаторов.
Укажите, что расходы на платные дороги, парковки, штрафы и иные расходы, возникшие в период использования автомобиля арендатором, могут компенсироваться арендатором отдельно от арендной платы. Если организация применяет компенсационную модель, зафиксируйте, что такие суммы не признаются самостоятельной реализацией услуг арендодателя при отсутствии наценки и при наличии документального подтверждения.
Также пропишите, что входной НДС по расходам, подлежащим компенсации арендатором и не связанным с собственной облагаемой реализацией арендодателя, к вычету не принимается. Это поможет бухгалтерам последовательно применять один подход и не смешивать компенсационную схему с облагаемой реализацией.
Перед тем как выставить арендатору компенсацию, пройдите короткий контрольный список.
Проверьте договор аренды: есть ли условие о компенсации платных дорог отдельно от арендной платы.
Проверьте отчет оператора: можно ли определить автомобиль, дату, сумму и поездку.
Проверьте, кто пользовался автомобилем в период поездки.
Проверьте, нет ли наценки сверх фактического расхода.
Проверьте, что входной НДС по документу оператора не принят к вычету.
Проверьте, что документ арендатору оформлен как компенсация, а не как услуга.
Проверьте, что счет-фактура с НДС арендатору не создан.
Проверьте, что сумма не попала в книгу продаж как облагаемая реализация.
Если все пункты выполнены, компенсационный подход выглядит обоснованным.
Сформулируем итог по вопросу.
Если ООО сдает легковые автомобили в аренду, а арендаторы пользуются платными дорогами, расходы на которые сначала оплачивает арендодатель оператору, то порядок НДС зависит от условий договора и экономической сути операции.
Если расходы на платные дороги компенсируются отдельно по факту и не входят в арендную плату, не начисляйте НДС на сумму компенсации. Арендодатель не оказывает услугу проезда по платной дороге, а только получает возмещение затрат.
Входной НДС от оператора платной дороги при такой схеме не принимайте к вычету, потому что расход не используется арендодателем для собственной облагаемой реализации услуги платного проезда.
Арендатору не выставляйте счет-фактуру с НДС на сумму компенсации. Оформите счет, акт, отчет или иной документ на возмещение расходов без выделения НДС.
Если расходы включены в арендную плату, начисляйте НДС на всю стоимость арендной услуги, включая переменную часть, связанную с платными дорогами.
Если хотите применять посредническую схему, оформите ее заранее в договоре и ведите отдельный посреднический учет.
Практический вывод: в ситуации из вопроса наиболее логично действовать по аналогии с компенсацией коммунальных расходов при аренде: если платные дороги не включены в арендную плату и перевыставляются арендатору как фактическая компенсация, НДС на такую компенсацию не начисляйте, счет-фактуру с НДС не выставляйте, а входной НДС от оператора к вычету не принимайте.
Информация носит справочный характер