Разберем ситуацию, с которой сталкиваются многие арендодатели на УСН («доходы»), когда с 2025 года появляется обязанность исчислять НДС и одновременно в договоре аренды прописано, что «сверх арендной платы арендатор возмещает арендодателю затраты на оплату услуг организаций, обеспечивающих функционирование объекта (эксплуатационные услуги)».
Вопрос, который обычно возникает сразу: нужно ли начислять НДС 5% на суммы такого возмещения, нужно ли выделять НДС в документах, и можно ли «прибавить 5%» к сумме коммуналки/эксплуатации (например, получили счет на 100 руб., выставили 105 руб.)?
Давайте посмотрим на это правильно: для НДС решающим является как по договору квалифицирован платеж — как часть платы за аренду (то есть реализация услуги аренды), или как компенсация/возмещение затрат (то есть не реализация коммунальных услуг арендодателем).
Начнем с ключевого: у вас в договоре написано, что платеж идет сверх арендной платы и представляет собой возмещение затрат. Это не просто слова — это юридическая квалификация платежа, которая напрямую влияет на НДС.
В практике и разъяснениях контролирующих органов закреплен подход: если арендатор возмещает арендодателю расходы на коммунальные/эксплуатационные услуги отдельно сверх арендной платы, то у арендодателя не возникает реализации коммунальных услуг в адрес арендатора. Следовательно, нет объекта обложения НДС по такой компенсации, и выставлять «НДС 5%» именно на сумму возмещения не нужно.
Именно эту позицию обычно и отражают в ответах: возмещаемые коммунальные/эксплуатационные услуги сверх аренды — без НДС (при условии, что по документам и по сути это именно компенсация, а не услуга аренды с переменной частью).
Теперь разберем по шагам, как действовать, и почему идея «прибавить 5%» в таком варианте чаще всего приводит к ошибке.
Рассмотрим подробнее вариант, который соответствует вашей формулировке договора: «сверх арендной платы арендатор возмещает затраты».
Логика по НДС здесь такая:
Арендодатель не «продает» арендатору тепло/электроэнергию/эксплуатацию как собственную услугу, а лишь компенсирует свои расходы, которые он несет как абонент/покупатель у ресурсоснабжающих/эксплуатационных организаций.
Следовательно, у арендодателя нет реализации коммунальных услуг — нет налоговой базы по НДС на сумму компенсации.
Поэтому выделять НДС 5% в акте/счете на возмещение затрат не нужно, и счет-фактуру по этой сумме обычно не выставляют (если это именно компенсация сверх аренды).
Ответ на вопрос «можем ли прибавить 5%?» при таком договоре: нет, «сверху 5%» прибавлять не следует, потому что вы тем самым превращаете компенсацию в платеж за услугу, и создаете риск, что контролирующие органы квалифицируют это как реализацию (или как часть стоимости аренды), а значит — потребуют НДС уже в рамках реализации.
Теперь разберем ваш пример.
Пример А (упрощенный, как в вопросе)
Получили от поставщика документов на тепло сумму 100,00 руб.
Договор аренды: «сверх арендной платы арендатор возмещает затраты».
Тогда выставляем арендатору 100,00 руб. без НДС.
105,00 руб. (100 + 5%) в этом варианте не делаем.
Пример Б (более жизненный: у поставщика НДС 20%, а у вас спецставка 5% без вычетов)
Чтобы не запутаться, сразу договоримся: при специальных ставках 5%/7% для УСН обычно нет права на вычет входного НДС. Это значит, что НДС поставщика коммунальных услуг для вас становится частью затрат.
Поставщик выставил тепло: 120,00 руб., в том числе НДС 20% — 20,00 руб.
Вы на УСН и применяете НДС 5% (спецставка), при этом входной НДС к вычету не принимаем.
Ваши фактические затраты = 120,00 руб.
Если договор — компенсация сверх аренды, то арендатор возмещает затраты: выставляем 120,00 руб. без НДС.
Обратите внимание на важный момент: когда мы говорим «без НДС», это означает, что вы не начисляете свой НДС 5% на сумму компенсации. Но это не означает, что вы обязаны «очистить» сумму от НДС поставщика. Поскольку входной НДС у вас становится частью расходов/стоимости, то в компенсацию обычно попадает вся сумма фактических платежей поставщикам.
Документы для арендатора при таком варианте обычно строят так, чтобы было понятно, что это именно возмещение затрат:
Отдельный документ (акт/расчет/уведомление) на сумму возмещения коммунальных/эксплуатационных расходов без НДС.
Расчет распределения (если арендаторов несколько) и/или детализация по видам расходов (тепло, электроэнергия, охрана, уборка и т.д.).
Копии первичных документов поставщиков (как подтверждение состава затрат), если так принято у вас в документообороте и это предусмотрено договором.
Важно: если вы начнете в этой схеме выделять «НДС 5%» отдельной строкой или выставлять счет-фактуру на сумму возмещения, вы фактически заявите, что у вас есть налогооблагаемая реализация. Поэтому при «компенсации сверх аренды» действуем аккуратно и последовательно: без НДС означает «не начисляем НДС и не формируем счет-фактуру по этой сумме».
Теперь про тонкую грань: в одних случаях коммунальные/эксплуатационные платежи действительно являются компенсацией, а в других — налоговые органы и суды могут посчитать, что это часть платы за аренду (например, если платежи тесно «привязаны» к предоставлению помещения и являются элементом цены аренды).
Чтобы уменьшить риск, давайте по шагам проверим признаки.
Формулировки. Если в договоре прямо написано «возмещает затраты» и «сверх арендной платы», это аргумент в пользу компенсации.
Экономический смысл. Если вы выставляете ровно «как оплатили» (или по прозрачной формуле распределения), и нет наценки, это тоже ближе к компенсации.
Документы. Если у вас отдельные документы на аренду (с НДС по вашей ставке) и отдельные документы на компенсацию (без НДС), логика выдержана.
Наличие «управляющей услуги». Если под видом «эксплуатационных услуг» вы фактически оказываете комплекс услуг управления объектом (собственный персонал, диспетчеризация, сервис, эксплуатация инженерных систем как услуга), то это может быть уже самостоятельная реализация услуг, а не компенсация.
И вот здесь появляется развилка: если «эксплуатационные услуги» по факту — это именно ваша услуга (а не счета сторонних организаций), то это уже не чистое возмещение затрат, и подход может быть другим. Поэтому давайте разберем второй вариант.
Посмотрим на альтернативную конструкцию договора, которая часто используется на практике: коммунальные/эксплуатационные расходы включаются в арендную плату как переменная часть или как элемент цены услуги аренды.
В этом варианте логика другая:
Вы оказываете одну услугу — услугу аренды.
Цена услуги аренды состоит из постоянной и переменной части.
Тогда вся сумма (постоянная + переменная) — это налоговая база по НДС по услуге аренды.
Следовательно, вы начисляете НДС по вашей применяемой ставке (например, 5%) на всю стоимость услуги аренды.
Можно ли «прибавить 5%»? Да, но только если договорная цена устроена так, что стоимость указана «без НДС», и дополнительно предусмотрено начисление НДС по ставке, применяемой арендодателем. Тогда схема «+5%» будет логичной как расчет налога к предъявлению.
Но важно: в НДС всегда нужно понимать, цена у нас “с НДС” или “без НДС”. Давайте разберем на понятных цифрах.
Пример В: цена переменной части указана без НДС
Переменная часть (коммунальные) по расчету = 100,00 руб. (договором прописано: суммы указаны без НДС).
Вы применяете НДС 5%.
Тогда начисляем НДС: 100,00 × 5% = 5,00 руб.
Итого к оплате: 105,00 руб.
Вот это и есть корректная логика «прибавить 5%» — но она уместна именно в модели реализации услуги аренды с переменной частью, а не в модели возмещения затрат сверх аренды.
Пример Г: цена указана с НДС (внутри суммы)
Иногда в договоре пишут «арендная плата составляет … рублей, включая НДС». Тогда НДС считается расчетным методом (то есть «из суммы»), и «прибавлять» сверху уже нельзя — налог уже сидит внутри цены.
Сумма переменной части по договору (включая НДС 5%) = 105,00 руб.
Тогда НДС внутри суммы: 105,00 × 5 / 105 = 5,00 руб.
База без НДС: 105,00 − 5,00 = 100,00 руб.
Этот пример помогает избежать частой ошибки: когда бухгалтер «и из суммы выделяет, и сверху прибавляет». Делать так нельзя — выбираем один режим расчета согласно договору.
Документооборот при переменной части аренды обычно выглядит так:
Один акт/документ реализации услуги аренды на общую сумму (постоянная + переменная части).
Счет-фактура на общую сумму услуги аренды с НДС по вашей ставке (например, 5%).
Расчет переменной части (приложение к акту), чтобы арендатор понимал, из чего сложилась сумма.
Сильная сторона этой схемы — единая реализация (понятно, где НДС и как он начислен). Слабая сторона — у арендатора могут быть ожидания принять НДС к вычету, но при вашей спецставке 5% нужно отдельно проверять, как это отражается у арендатора и какие документы требуются (при этом наша задача сейчас — правильно выставить со стороны арендодателя).
Теперь рассмотрим третий вариант, который часто обсуждают, когда арендатор хочет «видеть» коммунальные услуги как свои расходы и получать привычный пакет документов. Для этого иногда оформляют посредническую схему: арендодатель действует как агент/комиссионер и приобретает коммунальные услуги для арендатора (принципала) от своего имени или от имени арендатора — в зависимости от условий.
Идея здесь такая:
Коммунальные услуги по сути потребляет арендатор, а арендодатель организует закупку как посредник.
Суммы коммуналки проходят как расходы принципала, а арендодатель не формирует «свою реализацию» на сумму коммуналки.
НДС у посредника возникает на агентское вознаграждение (если оно предусмотрено), а не на всю коммуналку.
Почему этот вариант требует аккуратности:
Нужно корректно оформить договорную базу: отдельный посреднический договор/раздел, отчеты агента, порядок передачи первички, порядок расчетов.
Нужно понимать, что контролирующие органы могут спорить с искусственной посреднической конструкцией, если по факту арендодатель выступает обычным абонентом и просто перекладывает свои счета на арендатора без реального посредничества.
Внутри 1С учет по агентским схемам требует дисциплины по документам и аналитике.
Тем не менее, если посредническая модель реально соответствует фактическим отношениям (есть отчеты агента, есть агентское вознаграждение, есть соблюдение порядка документооборота), она может быть рабочей.
Важно: посредническая схема — это не «способ прибавить 5% сверху коммуналки». Если вы на УСН с НДС 5% и применяете спецставку без вычетов, то начислять НДС по ставке 5% «сверху коммунальных расходов» как по своей реализации — это уже другая конструкция (и она превращает коммуналку в часть вашей реализации). В посреднической схеме мы обычно отделяем:
Коммунальные услуги как расходы принципала (проходящие транзитом).
Агентское вознаграждение как ваша выручка, на которую начисляем НДС (по вашей ставке) и учитываем в доходах УСН.
Если же агентского вознаграждения нет, то экономический смысл посредничества становится спорным, и риски растут.
Давайте сопоставим варианты с вашим договором и вопросом «НДС 5% или без НДС».
Если договор прямо говорит «возмещает затраты сверх арендной платы» и вы хотите минимизировать спорность — чаще всего выбирают Решение 1: возмещение без НДС и без счетов-фактур по компенсации.
Если вы хотите законно переложить ваш НДС 5% на арендатора как часть цены (чтобы сумма поступлений вам покрывала налоговую нагрузку) — тогда обычно нужно переходить к Решению 2 и менять договор: делать коммунальные/эксплуатационные платежи переменной частью арендной платы (то есть частью цены вашей услуги аренды) и корректно прописывать, как считается НДС (сверху или внутри суммы).
Если арендаторы требуют «перевыставление» как по посредничеству — рассматриваем Решение 3, но документируем его строго и понимаем риски.
Теперь отдельно зафиксируем несколько моментов, которые часто путают при переходе на НДС на УСН с 2025 года.
НДС 5% — это ставка, по которой вы исчисляете налог по облагаемым операциям (например, по аренде), но это не означает, что теперь любой входящий платеж от арендатора нужно «облагать 5%».
Возмещение затрат само по себе не равно реализации. Если по договору это компенсация сверх аренды — мы не создаем объект НДС искусственно.
При специальных ставках 5%/7% обычно нет вычетов входного НДС, поэтому НДС поставщиков коммунальных услуг для вас становится частью затрат. Это влияет на сумму возмещения, если вы выставляете «как оплатили».
По УСН «доходы» поступления от арендатора обычно попадают в доход независимо от того, называем мы это «аренда» или «компенсация». Поэтому мы параллельно с НДС всегда держим в голове вопрос: как эти суммы отражаются в КУДиР и не создают ли они нежелательное увеличение доходной базы. В рамках этой страницы фокус держим на НДС, но при выборе модели не забываем про УСН-учет.
Перейдем к практической части: как в 1С отразить выбранную модель так, чтобы:
НДС начислялся только там, где он действительно должен начисляться.
Не возникали «лишние» счета-фактуры и записи в книге продаж на суммы компенсации.
Аренда закрывалась актами/реализацией корректно.
Ниже разберем варианты по отдельности. Будем ориентироваться на типовой функционал 1С, где задействуются документы РеализацияТоваровУслуг (в пользовательском интерфейсе обычно «Реализация (акты, накладные, УПД)») и настройки НДС по организации/договорам.
Разберем по шагам, как обычно выстраивают учет.
Отражаем входящие документы поставщиков коммунальных/эксплуатационных услуг обычным образом: вводим поступление услуг, чтобы зафиксировать затраты и расчеты с поставщиками.
Здесь важно лишь одно: при применении спецставки НДС 5% без вычетов мы не должны пытаться принимать входной НДС к вычету. На практике это означает, что входной НДС либо включается в стоимость, либо отражается так, как предусмотрено вашей учетной политикой и настройками НДС в конфигурации.
Начисляем арендную плату как реализацию услуги аренды с НДС 5%.
То есть аренда — это ваша облагаемая операция, и по ней мы делаем документ реализации с НДС по выбранной ставке.
Компенсацию коммунальных/эксплуатационных расходов оформляем отдельным документом “без НДС”.
Здесь наша задача — не сформировать по этой сумме НДС и счет-фактуру.
На практике часто делают так:
Создают отдельную номенклатуру/услугу вроде «Возмещение эксплуатационных расходов».
Оформляют отдельную реализацию/акт на эту сумму, но с режимом «Без НДС» (чтобы не было начисления налога и счета-фактуры).
Либо используют отдельный документ/операцию для выставления к оплате без признаков НДС (в зависимости от конфигурации и вашей учетной методики).
Контролируем, чтобы по компенсации не формировалась книга продаж.
Проверяем отчеты по НДС за квартал: в книгу продаж должны попадать только операции аренды (и другие облагаемые реализации), а компенсация сверх аренды — нет.
Подкладываем расчет распределения, если арендаторов несколько.
С точки зрения учета это может быть внешнее приложение/расчет, но логика должна быть прозрачной: площадь, приборы учета, пропорции, формулы — все это помогает доказать компенсационный характер платежей.
Контрольный чек-лист по Решению 1:
По аренде: есть реализация с НДС 5%, есть счет-фактура (если обязаны выставлять), есть запись в книге продаж.
По компенсации: стоит «Без НДС», нет счета-фактуры, нет записи в книге продаж.
Сумма компенсации соответствует фактическим затратам (включая входной НДС поставщика, если вы его не вычитаете).
Нет «наценки» 5% поверх компенсации.
Теперь посмотрим на вариант, когда коммунальные/эксплуатационные суммы включены в аренду как переменная часть и облагаются НДС.
Оформляем одну реализацию услуги аренды на общую сумму (постоянная + переменная).
Именно эта реализация формирует НДС.
Настраиваем ставку НДС в документе реализации согласно вашему режиму (например, 5%).
При этом заранее определяем по договору: цена “без НДС” или “с НДС”. Если цена “без НДС”, то НДС добавится сверху. Если цена “с НДС”, то НДС будет выделяться расчетным методом “из суммы”.
Прикладываем расчет переменной части (как приложение к акту), но по НДС это не отдельная операция — это часть цены аренды.
Формируем счет-фактуру по общей сумме реализации (если по вашему режиму и контрагенту это требуется), и контролируем книгу продаж.
Контрольный пример для проверки расчетов:
Постоянная часть аренды: 1 000,00 руб. (без НДС).
Переменная часть (коммунальные/эксплуатация): 200,00 руб. (без НДС).
База: 1 200,00 руб.
НДС 5%: 60,00 руб.
Итого к оплате: 1 260,00 руб.
Если вы видите, что 1С посчитала иначе — возвращаемся к настройке «сумма включает НДС» или «НДС начисляется сверху», и к условиям договора.
Если вы выбираете посреднический вариант, действуем особенно дисциплинированно, потому что здесь важен не только НДС, но и доказуемость того, что коммунальные услуги не являются вашей реализацией.
В типовом подходе нам нужно обеспечить:
Раздельный учет: отдельно агентское вознаграждение (ваша выручка), отдельно суммы коммуналки (суммы принципала, проходящие транзитом).
Отчет агента и корректный комплект первичных документов.
НДС начисляем только на агентское вознаграждение (по вашей ставке), а не на всю коммуналку.
Практическая рекомендация: если вы не используете агентское вознаграждение и не готовы вести строгий посреднический документооборот, лучше не пытаться «притянуть» посредничество только ради формы. В противном случае возрастает риск претензий к квалификации операций.
Теперь зафиксируем итог так, чтобы его можно было сразу применить.
Если по договору арендатор “возмещает затраты” сверх арендной платы (как в вашей формулировке), то обычно действуем так: суммы возмещения выставляем без НДС, 5% не прибавляем, счет-фактуру по возмещению не формируем.
Если коммунальные/эксплуатационные платежи являются частью арендной платы (переменная часть), то это реализация услуги аренды, и тогда НДС 5% начисляем на всю сумму аренды (постоянная + переменная часть) по правилам договора (сверху или внутри суммы).
Если используем посредническую схему, то коммуналка проходит как суммы принципала, а НДС начисляем на агентское вознаграждение, при условии корректных договоров и отчетности.
Ответ по вашему примеру (получили «сч-ф на тепло 100 руб.»):
При модели компенсации сверх аренды: выставляем арендатору 100 руб. без НДС.
Сделать 105 руб. (100 + 5%) можно только если по договору это уже не компенсация, а облагаемая часть стоимости услуги аренды (переменная часть) и цена определена «без НДС».
Самое важное: не смешиваем модели. Если хотим «прибавлять 5%» — меняем конструкцию договора на переменную часть аренды и корректно оформляем реализацию. Если оставляем «возмещение затрат сверх аренды» — ведем это как компенсацию без НДС и не формируем лишнюю базу по НДС.
Информация на странице носит справочный характер и не заменяет индивидуальную консультацию с учетом условий конкретного договора и фактической модели расчетов.