Разберем ситуацию, когда в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 в справочнике сотрудников продолжает отображаться уволенный сотрудник. Пользователь пытается изменить настройки списка, ставит отбор или отключает отображение, но в результате из списка пропадают не только уволенные, а вообще все сотрудники. Также в карточке сотрудника сразу не видно нужной галочки, из-за чего кажется, что скрыть одного конкретного уволенного сотрудника невозможно.
На практике проблема решается не удалением сотрудника и не обычным отбором по списку, а переводом конкретного сотрудника в архив. В 1С для этого используется специальный флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены». Этот флажок находится в карточке сотрудника, но в некоторых вариантах интерфейса он может быть скрыт и его нужно сначала вывести через команду изменения формы.
Рассмотрим подробнее, почему настройка списка может работать неправильно, где находится нужный признак и как корректно убрать из отображения только одного уволенного сотрудника, не затрагивая остальных работников. Часто такая необходимость возникает, когда выполнен перенос данных из 1С:УПП 1.3 в 1С:Бухгалтерию 3.0 с сохранением всей накопленной кадровой истории.
Проанализируем ситуацию. В 1С сам факт увольнения сотрудника и скрытие сотрудника из списков — это не всегда одно и то же. У сотрудника может быть заполнена дата увольнения, могут быть завершены расчеты, он может не попадать в кадровые документы и зарплатные ведомости, но при этом продолжать отображаться в справочнике «Сотрудники».
Такое поведение связано с тем, что справочник сотрудников хранит не только действующих работников, но и бывших сотрудников. Это нужно для истории учета: по уволенному сотруднику могли быть начисления, выплаты, НДФЛ, страховые взносы, кадровые документы, больничные, отпуска, расчетные листки и другие данные. Поэтому удалять такого сотрудника из базы нельзя.
Правильное действие — не удалять уволенного сотрудника, а скрыть его из рабочих списков. Для этого в карточке сотрудника устанавливаем признак архивности. После этого сотрудник останется в информационной базе, но перестанет мешать в обычном списке сотрудников и в списках подбора.
Важно понимать разницу между несколькими действиями:
Дата увольнения показывает, что трудовые отношения с сотрудником прекращены.
Отбор в списке временно меняет видимость строк в текущей форме списка.
Флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» переносит сотрудника в архивное состояние для рабочих списков.
Удаление сотрудника не является правильным решением, если по нему уже есть документы и движения в учете.
Если пользователь в настройках списка выбирает неправильный реквизит или задает некорректный отбор, список может стать пустым. Именно поэтому при попытке «не отображать уволенных» иногда пропадают все сотрудники. В такой ситуации нужно не настраивать общий список вручную, а открыть карточку конкретного сотрудника и включить нужный архивный признак.
Рассмотрим основной способ, который подходит для 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0. Нам нужно открыть карточку именно того сотрудника, который уволен и которого требуется скрыть из списка.
Разберем по шагам:
Откройте раздел «Зарплата и кадры».
Перейдите в подраздел «Кадры».
Откройте справочник «Сотрудники».
Найдите уволенного сотрудника, который продолжает отображаться в списке.
Откройте карточку сотрудника двойным щелчком или через команду открытия.
Проверьте, что по сотруднику действительно завершены операции: оформлено увольнение, заполнена дата увольнения, нет необходимости начислять зарплату или создавать новые кадровые документы.
Найдите в карточке сотрудника область «Архив».
Установите флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Запишите карточку сотрудника.
Закройте карточку и обновите список сотрудников.
После выполнения этих действий сотрудник должен исчезнуть из обычного списка, если в списке включен режим скрытия сотрудников, по которым уже не выполняются операции.
Ключевой момент: флажок устанавливается не в настройках списка, а в карточке конкретного сотрудника. Если нужно скрыть одного уволенного работника, работаем именно с его карточкой. Если скрыть нужно нескольких уволенных сотрудников, открываем карточку каждого такого сотрудника и устанавливаем признак отдельно.
Теперь рассмотрим частую ситуацию: пользователь открывает карточку сотрудника, но не видит флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены». Это не означает, что функция отсутствует в программе. В типовых формах 1С часть реквизитов может быть скрыта настройками формы.
В этом случае нужно изменить форму карточки сотрудника и вывести на экран область «Архив».
Разберем по шагам:
Откройте карточку уволенного сотрудника.
Нажмите команду «Еще».
Выберите пункт «Изменить форму».
В открывшемся списке элементов формы найдите группу «Подвал».
Раскройте группу «Подвал».
Найдите внутри нее группу «Архив».
Раскройте группу «Архив».
Установите отображение элемента «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Подтвердите изменение формы.
Вернитесь в карточку сотрудника.
Установите появившийся флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Запишите карточку сотрудника.
После этого сотрудник будет считаться архивным. Обратите внимание: мы не меняем данные увольнения и не удаляем сотрудника. Мы только указываем программе, что операции по нему завершены и его не нужно показывать в рабочих списках.
Если в форме не удается поставить галочку, проверьте права пользователя. В базовой версии 1С:Бухгалтерии обычно достаточно прав пользователя, который ведет зарплату и кадры, но в некоторых базах доступ может быть ограничен настройками профиля. Также проверьте, не открыта ли карточка только для просмотра.
После того как сотрудник переведен в архив, нужно обратить внимание на сам список сотрудников. В списке может быть отдельная настройка, которая отвечает за показ или скрытие архивных сотрудников. Обычно она называется по смыслу «Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции».
Посмотрим, как это работает. Если флажок скрытия включен, сотрудники с признаком «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» не показываются в обычном списке. Если флажок скрытия выключен, архивные сотрудники снова становятся видимыми, чтобы пользователь мог их найти, проверить или вернуть из архива.
Разберем правильную логику:
Сначала в карточке конкретного уволенного сотрудника установите признак «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Затем в справочнике «Сотрудники» включите скрытие сотрудников, по которым уже не выполняются операции.
Проверьте список: действующие сотрудники должны остаться, а архивный уволенный сотрудник должен исчезнуть из обычного отображения.
Если включить только настройку списка, но не установить архивный признак в карточке сотрудника, программа может не понять, кого именно нужно скрывать. Поэтому настройка списка и признак в карточке должны использоваться совместно.
Главная причина ошибки, при которой пропадают все сотрудники: пользователь пытается вручную настроить отбор списка и выбирает неподходящее условие. Например, отбор может быть задан по пустому значению, по неверному полю или по реквизиту, который заполнен не так, как ожидается. В результате список фильтруется некорректно. Чтобы избежать этого, используйте штатный механизм архива сотрудников.
Рассмотрим дополнительный способ, который полезен, если нужно не скрыть сотрудника навсегда из рабочих списков, а быстро получить удобный список работающих сотрудников. В обсуждении был предложен вариант с сортировкой по колонке «Дата увольнения».
Этот способ подходит, когда нужно быстро просмотреть, распечатать или сохранить список действующих сотрудников, не меняя карточки сотрудников.
Разберем по шагам:
Откройте справочник «Сотрудники».
Убедитесь, что в списке отображается колонка «Дата увольнения».
Щелкните по заголовку колонки «Дата увольнения», чтобы отсортировать список.
Добейтесь такого порядка, при котором сотрудники без даты увольнения окажутся отдельно от сотрудников с заполненной датой увольнения.
Выделите работающих сотрудников.
Используйте команду формирования списка.
При формировании списка установите вариант «Только выделенные», если нужно вывести именно выбранных сотрудников.
Сохраните список в табличный файл или используйте его для печати.
Этот способ не является полноценным переносом в архив. Он помогает только для текущей задачи: быстро отделить работающих сотрудников от уволенных. Если же нужно, чтобы уволенный сотрудник больше не мешал в справочнике и списках подбора, используйте флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Сортировка по дате увольнения удобна в ситуациях, когда в базе много сотрудников и нужно быстро проверить, у кого заполнена дата увольнения. Однако она не заменяет настройку архивности, потому что после закрытия списка или изменения настроек отображение снова может стать неудобным.
Теперь разберем обратную ситуацию. Иногда сотрудника скрыли из списка, а затем его нужно снова найти. Например, требуется проверить старые начисления, исправить кадровый документ, сформировать справку, посмотреть историю выплат или убедиться, что сотрудник действительно был уволен.
Чтобы снова увидеть архивного сотрудника, не нужно создавать нового сотрудника и не нужно вводить его повторно. Достаточно временно отключить скрытие архивных сотрудников в списке.
Разберем по шагам:
Откройте справочник «Сотрудники».
Найдите настройку списка, которая отвечает за скрытие сотрудников, по которым уже не выполняются операции.
Отключите эту настройку, чтобы архивные сотрудники снова появились в списке.
Найдите нужного сотрудника.
Откройте его карточку.
Если нужно вернуть сотрудника в обычный список, снимите флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Запишите карточку сотрудника.
Такой порядок особенно важен, если сотрудник был ошибочно перенесен в архив. После снятия флажка сотрудник снова будет отображаться в обычных списках, при условии что не действуют дополнительные пользовательские отборы.
Не создавайте дубль сотрудника, если старого сотрудника не видно в списке. Сначала проверьте, не находится ли он в архиве. Дубли сотрудников в 1С приводят к проблемам с НДФЛ, страховыми взносами, расчетами, кадровой историей и отчетностью. При миграции данных используйте правила сопоставления объектов для исключения дублирования записей.
Разберем важный момент отдельно. Когда уволенный сотрудник мешает в списке, может возникнуть желание просто удалить его из справочника. Делать так нельзя, если по сотруднику уже были документы.
Сотрудник в 1С связан с большим количеством учетных данных. По нему могут быть кадровые документы, начисления зарплаты, выплаты, удержания, НДФЛ, страховые взносы, исполнительные листы, больничные, отпуска, справки и регламентированные отчеты. Если удалить такого сотрудника или пометить его на удаление без понимания последствий, можно нарушить целостность учета.
Правильный подход такой:
Не удаляйте сотрудника, по которому уже велся учет.
Проверьте, что увольнение оформлено корректно.
Убедитесь, что все операции по сотруднику завершены.
Перенесите сотрудника в архив через флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Используйте настройку скрытия архивных сотрудников в списке.
Так мы сохраняем историю учета и одновременно очищаем рабочий список от неактуальных сотрудников.
Иногда пользователь установил флажок в карточке сотрудника, но сотрудник все равно остается в списке. В этом случае проанализируем несколько возможных причин.
Первая причина — список показывает архивных сотрудников. Проверьте, включена ли настройка скрытия сотрудников, по которым уже не выполняются операции. Если эта настройка отключена, архивные сотрудники могут отображаться в общем списке.
Вторая причина — список не обновлен. После изменения карточки сотрудника обновите список. Закройте и снова откройте справочник «Сотрудники» или используйте команду обновления.
Третья причина — открыта другая форма списка. В 1С один и тот же справочник может открываться из разных разделов и документов. Например, список сотрудников в справочнике и список подбора в документе могут иметь разные настройки отображения. Проверьте, где именно продолжает отображаться уволенный сотрудник: в справочнике, в подборе, в ведомости, в кадровом документе или в отчете.
Четвертая причина — по сотруднику еще выполняются операции. Если по сотруднику остались незавершенные документы или он участвует в текущих расчетах, программа может продолжать предлагать его в отдельных формах. Проверьте кадровые и расчетные документы.
Пятая причина — в списке установлен пользовательский отбор. Если ранее вы настраивали список вручную, очистите пользовательские настройки. Некорректный отбор может приводить к тому, что список работает не так, как ожидается.
Разберем порядок проверки:
Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» установлен.
Запишите карточку.
Закройте карточку сотрудника.
Откройте справочник «Сотрудники» заново.
Проверьте настройку скрытия сотрудников, по которым уже не выполняются операции.
Очистите лишние отборы в настройках списка.
Проверьте, исчез ли сотрудник из обычного списка.
Если после этих действий сотрудник все равно отображается, стоит проверить, не используется ли нестандартная доработка формы или внешняя обработка. Но в типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 основная причина обычно связана именно с тем, что флажок архивности не был выведен на форму или не была включена настройка скрытия архивных сотрудников.
Рассмотрим проблему из вопроса: пользователь в настройках списка ставит «не отображать», и удаляются все сотрудники. Обычно это означает, что был настроен неправильный отбор списка. В 1С настройки списка могут фильтровать данные по выбранному полю, виду сравнения и значению. Если условие задано неверно, программа покажет пустой список.
Например, пользователь может попытаться отобрать сотрудников по дате увольнения, но задать условие так, что под него не попадет ни один сотрудник. Или выбрать поле, которое относится не к текущему представлению списка, а к другому объекту. В результате кажется, что программа «удалила» сотрудников, хотя на самом деле они просто скрыты текущим отбором.
Разберем, что нужно сделать:
Откройте справочник «Сотрудники».
Перейдите в настройки списка.
Проверьте вкладку или раздел с отборами.
Удалите вручную созданные условия отбора, которые скрывают всех сотрудников.
Примените настройки.
Если список восстановился, больше не используйте такой способ для скрытия уволенных сотрудников.
Перейдите к карточке конкретного уволенного сотрудника и установите штатный флажок архивности.
Важно: сотрудники в такой ситуации не удаляются из базы. Они просто не отображаются из-за отбора. Если снять ошибочный отбор или восстановить стандартные настройки списка, сотрудники снова появятся.
Если пользователь не помнит, какие настройки менял, можно попробовать восстановить стандартные настройки формы списка. В разных интерфейсах команда может называться по-разному, но смысл один: сбросить пользовательские настройки отображения и отбора. После этого список сотрудников должен вернуться к нормальному виду.
Выясним причину путаницы. В 1С есть кадровое событие увольнения и есть отдельное архивное состояние сотрудника. Эти механизмы решают разные задачи.
Увольнение отражает факт прекращения трудовых отношений. Оно влияет на кадровую историю, расчет зарплаты, отчетность, страховые взносы и НДФЛ. Увольнение оформляется кадровым документом или соответствующей операцией в зависимости от настроек учета.
Скрытие из списков — это сервисная настройка удобства работы. Она говорит программе, что сотрудник больше не должен отображаться в рабочих списках, потому что операции по нему завершены.
Посмотрим на пример. Сотрудник Иванов И.И. уволен 31.03.2026. В карточке сотрудника дата увольнения заполнена. Однако в справочнике «Сотрудники» он продолжает отображаться. Это не ошибка кадрового учета. Просто сотрудник еще не перенесен в архив. Чтобы убрать его из обычного списка, открываем карточку Иванова И.И. и ставим флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Другой пример. Сотрудник Петров П.П. уволен, но по нему еще нужно сформировать справку или проверить выплату. В этом случае можно временно не переносить его в архив, чтобы он оставался под рукой. После завершения всех операций ставим архивный флажок.
Таким образом, не нужно ожидать, что сотрудник исчезнет из списка автоматически сразу после увольнения. В некоторых сценариях 1С оставляет его видимым, пока пользователь явно не подтвердит, что все операции завершены.
Иногда уволенный сотрудник мешает не только в справочнике «Сотрудники», но и в списках подбора при заполнении документов. Например, он может появляться при выборе сотрудника в ведомости, кадровом документе или другом рабочем списке.
В таком случае снова используем тот же принцип: сотрудник должен быть переведен в архив. Для этого в карточке сотрудника устанавливаем флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены». После этого программа должна перестать предлагать его в большинстве рабочих списков, где используются только актуальные сотрудники.
Если в конкретной форме подбора уволенный сотрудник все еще виден, проверьте настройки отбора этой формы. В некоторых списках можно использовать поле «В архиве» или аналогичный признак. Для рабочих списков логика обычно такая: значение «В архиве» должно быть равно «Нет», если нужно видеть только действующих и неархивных сотрудников.
Разберем общий порядок настройки отбора в списке подбора:
Откройте форму подбора сотрудников.
Перейдите к настройкам списка или отбора.
Добавьте условие по признаку архивности, если такая возможность доступна в форме.
Укажите, что поле «В архиве» должно быть равно «Нет».
Сохраните или примените настройки.
Проверьте, что уволенные архивные сотрудники больше не отображаются.
Однако в типовой ситуации ручная настройка отбора не требуется, если сотрудник корректно перенесен в архив и список использует стандартное поведение 1С. Поэтому сначала всегда проверяем карточку сотрудника.
Рассмотрим техническую сторону вопроса. В пользовательском интерфейсе мы работаем со справочником Сотрудники. Именно карточка элемента этого справочника содержит признак, который позволяет скрывать сотрудника из списков после завершения операций.
Для пользователя важны следующие объекты и элементы интерфейса:
Справочник.Сотрудники — справочник, в котором хранятся сотрудники организации.
ДатаУвольнения — реквизит или отображаемое поле, по которому удобно сортировать сотрудников и определять уволенных.
Архив — группа элементов формы, где располагается настройка скрытия сотрудника.
Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены — пользовательский флажок, который переводит сотрудника в архивное состояние.
В архиве — признак, который может использоваться в отборах списков и форм подбора.
Изменить форму — команда, через которую можно вывести скрытые элементы формы.
В рамках обычного пользовательского решения программный код 1С не нужен. Мы не пишем обработку, не меняем конфигурацию и не дорабатываем форму в конфигураторе. Все действия выполняются штатными средствами интерфейса.
Код 1С в этой задаче обычно не применяется, потому что проблема решается настройками карточки сотрудника и формы списка. Использование программного кода оправдано только в нетиповых базах, где требуется массовая обработка сотрудников, но для базовой версии и обычной пользовательской задачи это не требуется.
Если в базе накопилось много уволенных сотрудников, ручное открытие каждой карточки может занять время. Для таких ситуаций можно настроить программного робота для автоматизации повторяющихся действий в интерфейсе, который самостоятельно обработает список. Но в базовой и типовой пользовательской работе самый безопасный способ — последовательно проверить каждого сотрудника и установить флажок только там, где операции действительно завершены.
Разберем безопасный порядок:
Откройте справочник «Сотрудники».
Отсортируйте список по колонке «Дата увольнения».
Отделите сотрудников с заполненной датой увольнения.
Проверьте каждого уволенного сотрудника.
Убедитесь, что по сотруднику не нужно выполнять текущие операции.
Откройте карточку сотрудника.
Если флажок архивности не виден, выведите его через «Еще» — «Изменить форму» — «Подвал» — «Архив».
Установите флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Запишите карточку.
Повторите действия для остальных уволенных сотрудников.
Такой способ кажется более длинным, но он снижает риск скрыть сотрудника, по которому еще нужно выполнить расчет, исправление или проверку. Особенно аккуратно действуйте в период закрытия месяца, подготовки отчетности и исправления прошлых периодов.
В вопросе указана конфигурация Бухгалтерия предприятия базовая, редакция 3.0. Для базовой версии особенно важно использовать штатные возможности интерфейса, потому что возможности изменения конфигурации ограничены. Но для данной задачи изменение конфигурации не требуется.
В базовой версии действуйте так же:
Откройте «Зарплата и кадры».
Перейдите в «Сотрудники».
Откройте карточку уволенного сотрудника.
Через «Еще» и «Изменить форму» выведите область «Архив», если она скрыта.
Установите флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Запишите карточку.
В списке сотрудников включите скрытие сотрудников, по которым уже не выполняются операции.
Если интерфейс отличается из-за версии платформы, релиза конфигурации или выбранного режима интерфейса, ориентируйтесь на названия команд. Нужная логика остается прежней: карточка сотрудника, изменение формы, подвал, архив, флажок скрытия из списков.
Пользователь в вопросе пишет, что в личной карточке никаких галочек поставить нельзя. Разберем, почему так происходит. В карточке сотрудника много разделов и полей, а нужный флажок может быть спрятан в нижней части формы. Он не всегда отображается сразу.
Именно поэтому в полезном ответе с форума указано: «Еще — Изменить форму — Подвал — Архив — Не отображать в списке. Все операции завершены». Это означает, что мы не просто ищем галочку глазами, а сначала включаем отображение скрытого элемента формы.
Правильный порядок такой:
Не ищите флажок только в основной части карточки.
Откройте команду «Еще».
Перейдите в «Изменить форму».
Раскройте «Подвал».
Раскройте «Архив».
Включите нужный элемент формы.
Вернитесь в карточку и установите флажок.
После этого задача обычно решается полностью. Сотрудник перестает отображаться в обычном списке, но остается в базе для истории и отчетности.
После установки флажка обязательно проверим результат. Это поможет убедиться, что мы скрыли именно нужного сотрудника и не нарушили отображение остальных работников.
Выполните проверку:
Закройте карточку сотрудника после записи.
Вернитесь в справочник «Сотрудники».
Обновите список.
Проверьте, что действующие сотрудники отображаются.
Проверьте, что уволенный сотрудник, перенесенный в архив, не отображается.
Отключите скрытие архивных сотрудников и убедитесь, что уволенного сотрудника можно снова найти.
Снова включите скрытие архивных сотрудников для обычной работы.
Такая проверка показывает, что сотрудник не удален, а именно скрыт штатным способом. Это правильное состояние: в повседневной работе он не мешает, но при необходимости его можно найти.
Подведем итог и сформулируем правильный порядок действий. Чтобы отключить отображение уволенного сотрудника в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, не настраивайте сложный отбор списка и не удаляйте сотрудника. Откройте карточку конкретного уволенного сотрудника и установите флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Если флажок не виден, выведите его через команду «Еще» — «Изменить форму» — «Подвал» — «Архив». Затем запишите карточку и включите в списке сотрудников скрытие сотрудников, по которым уже не выполняются операции.
Если нужно только временно получить список работающих сотрудников, можно отсортировать справочник по колонке «Дата увольнения», выделить работающих сотрудников и сформировать список только по выделенным строкам. Но для постоянного скрытия уволенного сотрудника используйте именно архивный признак в карточке сотрудника.
Правильная схема выглядит так: оформляем увольнение, завершаем операции по сотруднику, устанавливаем флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены», проверяем настройку скрытия архивных сотрудников в списке и обновляем справочник.
Информация носит справочный характер