← На главную

Многие пользователи и даже разработчики при работе в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3 (1С:ЗУП) сталкиваются с ситуацией: после проведения документа увольнения сотрудник продолжает отображаться в общих кадровых списках. Возникает закономерный вопрос: разве программа не должна автоматически устанавливать галочку Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены? Давайте подробно разберем эту ситуацию, выясним логику работы программы и рассмотрим правильные способы скрытия неактуальных сотрудников.

Почему автоматическое проставление галочки было бы ошибкой?

Проанализируем механику работы системы. На первый взгляд кажется логичным скрывать сотрудника сразу после проведения приказа об увольнении. Однако разработчики 1С намеренно не стали автоматизировать этот процесс. И вот почему:

Если галочка Не отображать в списках установлена (свойство ВАрхиве), программа жестко блокирует попадание этого сотрудника в ведомости на выплату зарплаты. Но на практике после официальной даты увольнения часто происходят дополнительные расчеты:

1. Сотрудник может принести больничный лист в течение 30 дней после увольнения, и организация обязана его оплатить.
2. Уволенному сотруднику может быть начислена квартальная или годовая премия по итогам прошедшего периода.
3. Могут возникнуть корректировки при окончательном расчете или выплате компенсаций.

Если бы система автоматически прятала сотрудника в архив сразу при увольнении, при нажатии кнопок Заполнить или Подобрать в документе выплаты уволенный бы не появился. Бухгалтеру или расчетчику приходилось бы каждый раз вручную заходить в карточку сотрудника, снимать галочку, формировать ведомость и затем возвращать признак обратно. Именно поэтому окончательное закрытие всех операций — это ручной и осознанный шаг пользователя.

Как на самом деле работает перенос в архив?

Рассмотрим по шагам, как устроена работа с этим реквизитом. На практике кадровики или бухгалтеры ставят эту галочку вручную, когда убедятся, что все взаиморасчеты с человеком окончательно закрыты (например, при окончательной выплате по отдельной ведомости).

В некоторых старых версиях помощников увольнения могло возникать диалоговое окно с предложением завершить все операции, где расчетчик мог нажать согласие, даже не заходя в саму карточку сотрудника. Из-за этого у многих (включая программистов) складывалась иллюзия "автоматического" проставления.

Одной галочки недостаточно: как работает визуальное скрытие

Посмотрим на визуальную составляющую. Установка галочки в карточке сотрудника (или перевод его в архив) сама по себе не убирает его физически из общего справочника Сотрудники. Она лишь делает его ФИО зачеркнутым сплошной линией.

Чтобы зачеркнутые уволенные сотрудники полностью исчезли с экрана, сделаем следующее:

1. Откроем справочник сотрудников.
2. Спустимся в самый низ формы списка.
3. Установим флаг Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции.

Только после этого архивированные сотрудники перестанут мозолить глаза в общем списке.

Быстрый способ убрать сотрудника в архив

Разберем способы оптимизации рутины. Чтобы не заходить внутри карточки каждого уволенного человека ради одной галочки, в 1С:ЗУП 3 предусмотрен более быстрый механизм. Прямо из списка сотрудников или из рабочего места "Работа с кадрами" можно выполнить нужное действие в пару кликов:

1. Кликнем по нужному уволенному сотруднику правой кнопкой мыши.
2. В появившемся контекстном меню выберем команду Установить/снять галку, что операции не выполняются (или аналогичную контекстную команду отправки в архив).
3. Подтвердим действие в появившемся окне.

Альтернативное решение: использование отборов вместо архивации

Если в компании постоянно возникают конфликты между отделом кадров (который хочет сразу скрыть сотрудника) и бухгалтерией (которой нужны открытые списки для выплат), рассмотрим альтернативный вариант — настройку самого списка без использования жесткой галочки архивации.

Настроим список сотрудников так, чтобы уволенные скрывались визуально, но оставались доступны для зарплатных документов:

1. В списке сотрудников перейдем в меню Еще и выберем пункт Настроить список.
2. Перейдем на вкладку Отбор.
3. Добавим новое поле Состояние.
4. Установим вид сравнения Не равно и выберем значение Увольнение.
5. Применим настройки.

При таком подходе список автоматически скроет всех уволенных сотрудников, облегчая работу кадровикам, но при этом для системы они не будут считаться "в архиве". Следовательно, они без проблем будут попадать во все зарплатные ведомости и подборы, избавляя расчетчиков от лишней головной боли.