Разберем ситуацию: работник ушел на больничный с 28 апреля, а организация уже выплатила заработную плату за апрель за полный месяц, включая 28, 29 и 30 апреля как обычные рабочие дни. После этого поступил электронный больничный лист, организация начислила пособие за первые три дня болезни за счет работодателя. В результате за одни и те же календарные дни работник получил две выплаты: заработную плату и пособие по временной нетрудоспособности.
Оставлять такую ситуацию без исправления не следует. За период временной нетрудоспособности работник освобождается от работы, поэтому заработная плата за эти дни не начисляется. Вместо зарплаты за дни болезни начисляется пособие по временной нетрудоспособности. Если зарплата за 28, 29 и 30 апреля уже была выплачена, нужно сделать перерасчет: сторнировать оплату рабочих дней за период больничного и оставить начисление пособия за первые три дня болезни.
Проанализируем причину. Заработная плата начисляется за выполненную трудовую функцию, то есть за фактически отработанное время или за иные периоды, которые оплачиваются как рабочее время. Больничный же подтверждает, что сотрудник в эти дни был временно нетрудоспособен и не должен был выполнять работу.
Поэтому за 28, 29 и 30 апреля одновременно не могут быть начислены:
оплата по окладу или тарифу как за рабочие дни;
пособие по временной нетрудоспособности за эти же дни.
Если обе выплаты оставить в учете, получится завышение дохода сотрудника, завышение базы по страховым взносам по заработной плате, возможное искажение НДФЛ, расчетных листков, расчетов с сотрудником и отчетности. Даже если работник и организация не имеют претензий друг к другу, в учете останется ошибка.
Правильный подход: зарплату за дни болезни сторнируем, больничный начисляем, переплату зачитываем или возвращаем.
Рассмотрим подробнее, что именно нужно пересчитать. В апреле сотруднику начислили зарплату за полный месяц. После получения больничного выяснилось, что 28, 29 и 30 апреля не являются отработанными днями. Значит, из апрельской зарплаты нужно исключить оплату этих дней.
Разберем по шагам:
Определите сумму зарплаты, ошибочно начисленную за 28, 29 и 30 апреля.
Проверьте, как в табеле были отражены эти дни. После получения больничного они должны быть отражены как период временной нетрудоспособности, а не как явка.
Начислите пособие по временной нетрудоспособности за первые три календарных дня болезни за счет работодателя.
Сравните сумму ошибочно выплаченной зарплаты и сумму пособия.
Разницу отразите как переплату работнику либо зачтите ее при ближайшей выплате, если это допустимо и оформлено корректно.
Посмотрим на условный пример. Оклад работника — 60 000 рублей. В апреле 22 рабочих дня. Работнику начислили зарплату за полный апрель — 60 000 рублей. Затем поступил больничный с 28 апреля. Допустим, 28, 29 и 30 апреля — рабочие дни по графику сотрудника. Стоимость одного рабочего дня: 60 000 / 22 = 2 727,27 рубля. Ошибочно начисленная зарплата за три рабочих дня: 2 727,27 × 3 = 8 181,81 рубля.
После ввода больничного зарплату за эти дни нужно убрать. Вместо нее рассчитывается пособие за первые три календарных дня болезни. Если пособие за эти дни составило, например, 6 500 рублей, то фактическая переплата по расчетам с работником составит 1 681,81 рубля до учета НДФЛ и особенностей удержания.
Важно: сумма переплаты не всегда равна всей зарплате за дни болезни. Нужно сравнивать сторно зарплаты и начисленное пособие, потому что пособие за первые три дня работодатель действительно обязан оплатить, если больничный связан с болезнью или травмой самого работника.
Если учет ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, рассмотрим типовой порядок исправления. В большинстве случаев программа сама пересчитает зарплату после регистрации больничного листа, если документы введены корректно и месяц еще можно перерассчитать.
Разберем по шагам:
Откройте раздел, где вводятся отсутствия сотрудников, и создайте или проверьте документ Больничный лист.
Укажите период нетрудоспособности с 28 апреля.
Проверьте причину нетрудоспособности. От нее зависит, кто оплачивает пособие: работодатель за первые три дня или СФР полностью либо частично.
Проверьте расчет среднего заработка, страховой стаж и процент оплаты пособия.
Проведите документ Больничный лист.
Перезаполните или пересчитайте документ Начисление зарплаты и взносов за апрель, если месяц еще не закрыт окончательно.
Если апрель уже закрыт и зарплата выплачена, выполните перерасчет в текущем месяце, например в мае.
В 1С при корректной настройке после проведения больничного программа должна убрать оплату по окладу за дни болезни и начислить пособие. Если выплата за апрель уже прошла, в расчетах с сотрудником появится переплата. Обычно такая переплата затем засчитывается при следующей выплате зарплаты, например за май.
Для проверки используйте отчеты:
Расчетный листок — посмотрите, какие начисления и удержания видит сотрудник.
Полный свод начислений, удержаний и выплат — проверьте общую картину по начислениям.
Анализ зарплаты по сотрудникам — проверьте перерасчет по конкретному работнику.
Анализ НДФЛ по месяцам — проверьте, как изменился налог после перерасчета.
Анализ взносов в фонды — проверьте базу по страховым взносам после сторно зарплаты.
Главная задача в 1С: добиться, чтобы за 28, 29 и 30 апреля в начислениях не осталось оплаты как за рабочие дни. За эти даты должен остаться больничный, а не явка.
Рассмотрим самый практичный вариант. Организация уже перечислила сотруднику зарплату за апрель. После этого обнаружена ошибка. В такой ситуации не всегда нужно требовать, чтобы работник немедленно вернул деньги в кассу или на расчетный счет. Часто переплату можно зачесть при следующей выплате, например при выплате зарплаты за май.
Разберем порядок:
Сформируйте перерасчет зарплаты за апрель после ввода больничного.
Определите сумму переплаты по сотруднику.
Проверьте, как программа отражает эту сумму в расчетах с сотрудником.
При начислении зарплаты за май программа уменьшит сумму к выплате на величину переплаты, если взаиморасчеты ведутся корректно.
Проверьте ведомость на выплату за май, чтобы сумма к перечислению была уменьшена не вручную, а через корректные расчеты.
Такой вариант удобен, если сотрудник продолжает работать в организации и сумма переплаты может быть закрыта ближайшей выплатой. Но обязательно проверьте правовую сторону удержания. Если переплата возникла не из-за счетной ошибки, а из-за несвоевременного поступления информации о больничном, безопаснее получить от работника письменное согласие на удержание или оформить зачет корректно в рамках расчетов по зарплате.
Не рекомендуем просто молча уменьшать выплату без объяснения сотруднику. Лучше подготовьте расчетный листок, поясните, что за дни больничного зарплата сторнирована, а пособие начислено, и покажите сумму переплаты.
Посмотрим на второй вариант. Работник может вернуть переплату добровольно. Это особенно удобно, если сотрудник увольняется, если ближайших выплат не будет или если организация хочет сразу закрыть расчеты за апрель.
Разберем по шагам:
Сделайте перерасчет зарплаты за апрель.
Определите сумму переплаты к возврату.
Сообщите работнику сумму и основание перерасчета.
Получите от работника заявление или письменное согласие на возврат либо удержание.
Оформите поступление денег в кассу или на расчетный счет, если работник возвращает переплату деньгами.
Отразите возврат в программе так, чтобы закрылись взаиморасчеты с сотрудником.
В 1С для анализа взаиморасчетов используйте документы выплаты и отчеты по расчетам с сотрудниками. Если возврат оформляется через кассу или банк, проверьте, чтобы сумма не осталась висеть как долг организации перед сотрудником или как необъясненная корректировка.
Выясним причину, почему этот вариант рискованный. Отсутствие претензий между работником и работодателем не отменяет обязанности вести учет правильно. Начисление зарплаты за дни болезни является ошибочным, потому что в эти дни сотрудник не работал. Кроме того, отчетность формируется на основании начислений, а значит ошибка может перейти в налоговые и страховые отчеты.
Если ничего не исправлять, в учете останутся следующие проблемы:
завышенная сумма заработной платы за апрель;
завышенная база по страховым взносам по зарплате;
возможное искажение НДФЛ;
некорректные персонифицированные сведения;
некорректный расчетный листок сотрудника;
двойная оплата одного и того же периода.
Поэтому правильное решение — сделать перерасчет. Даже если переплату решено не взыскивать с работника, ее нельзя оставлять как зарплату за отработанные дни. В таком случае нужно отдельно анализировать, чем является сумма, оставленная работнику, и какие налоговые последствия у такого решения. На практике проще и чище исправить начисление и зачесть переплату в следующем месяце.
Рассмотрим отчетность. В вопросе указано, что отчетность уже отправлена. Чаще всего за апрель могла быть сдана форма Персонифицированные сведения о физических лицах. Если в ней по сотруднику была показана сумма выплат с учетом ошибочно начисленной зарплаты за 28, 29 и 30 апреля, после перерасчета сумма выплат за апрель изменится.
В этом случае есть два подхода.
Первый вариант — подать корректировку персонифицированных сведений за апрель. Это наиболее аккуратный и понятный вариант. Если ошибка обнаружена до сдачи РСВ за полугодие, скорректируйте апрельские персонифицированные сведения, чтобы данные за месяц соответствовали фактическим начислениям после перерасчета.
Разберем порядок:
Пересчитайте зарплату за апрель с учетом больничного.
Сформируйте уточненные Персонифицированные сведения о физических лицах за апрель.
Проверьте сотрудника, по которому изменилась сумма выплат.
Убедитесь, что в корректировке указана правильная сумма после сторно зарплаты за дни болезни.
Отправьте корректирующий отчет.
Второй вариант — дождаться РСВ за полугодие. На практике иногда считают, что если РСВ за полугодие еще не сдан, то данные могут быть уточнены в составе квартального расчета. После сдачи РСВ налоговая инспекция получит сведения из расчета по страховым взносам, и отдельная корректировка персонифицированных сведений может потерять практический смысл.
Однако в рассматриваемой ситуации более безопасно подать корректировку персонифицированных сведений за апрель, особенно если сумма выплат по сотруднику изменилась существенно или если организация придерживается строгого порядка исправления ошибок.
Рекомендуем: если персонифицированные сведения за апрель уже сданы и после больничного сумма выплат за апрель уменьшилась, подайте корректировку. Это согласуется с аккуратным подходом: обнаружили ошибку — исправили тот период, где она возникла.
Теперь посмотрим на РСВ. Если расчет по страховым взносам за полугодие еще не сдан, то исправления по апрелю должны попасть в него при заполнении отчета. В этом случае отдельный уточненный РСВ за прошлый отчетный период не нужен, потому что апрель входит в полугодие, а полугодовой расчет еще только будет сформирован.
Если же речь идет о ситуации, когда РСВ уже был сдан, нужно анализировать, привела ли ошибка к занижению страховых взносов. В нашем случае зарплата была завышена, значит база по взносам, скорее всего, тоже была завышена. Обычно при завышении базы и отсутствии недоимки уточненный расчет не является обязательным, но организация вправе подать уточненку, чтобы привести данные в соответствие с учетом.
Разберем возможные варианты:
Если РСВ за период еще не сдан, включите правильные данные в первичный расчет.
Если РСВ уже сдан, но ошибка не привела к занижению взносов, оцените возможность отражения перерасчета в текущем периоде.
Если из-за ошибки образовались некорректные индивидуальные сведения по сотруднику, рассмотрите подачу уточненного РСВ.
Если в текущем периоде по сотруднику возникают отрицательные суммы, проверьте, принимает ли программа и формат отчетности такой вариант. В некоторых случаях корректнее уточнить прошлый период.
Практический вывод: если апрельский перерасчет сделан до сдачи РСВ за полугодие, просто сформируйте РСВ уже с правильными данными. Если РСВ уже сдан, решение зависит от того, как перерасчет отражается в программе и не нарушает ли контрольные соотношения.
Разберем НДФЛ отдельно. При первоначальной выплате зарплаты за апрель организация удержала НДФЛ с полной суммы зарплаты. После больничного часть зарплаты сторнируется, но появляется пособие по временной нетрудоспособности. Пособие по больничному облагается НДФЛ, но дата получения дохода и порядок отражения могут отличаться от зарплаты.
Поэтому после перерасчета нужно проверить:
какая сумма зарплаты осталась за апрель;
какая сумма пособия начислена за первые три дня больничного;
какой НДФЛ был исчислен и удержан первоначально;
не возникла ли переплата по НДФЛ;
как программа отражает перерасчет в 6-НДФЛ.
Если перерасчет сделан в следующем месяце, программа может отразить корректировку НДФЛ в текущем периоде. Но если из-за ошибки уже сдан 6-НДФЛ с неверными суммами, может потребоваться уточненный расчет. Особенно внимательно проверьте ситуацию, если излишне удержанный НДФЛ нужно вернуть работнику или зачесть при следующих выплатах.
В 1С используйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам. Он помогает увидеть, в каком месяце программа признала доход, где возникло сторно и как распределился налог.
Не исправляйте НДФЛ вручную без проверки регистров. Лучше сначала пересчитайте начисления, затем сформируйте анализ НДФЛ, расчетный листок и только после этого принимайте решение по корректировке отчетности.
Посмотрим на кадровую часть. Ошибка часто возникает из-за того, что зарплата за месяц была начислена раньше, чем бухгалтерия получила электронный больничный. В табеле на момент начисления могли стоять явки, а после поступления больничного эти дни должны быть заменены на неявку по болезни.
Разберем проверку:
Откройте табель за апрель.
Проверьте 28, 29 и 30 апреля.
Убедитесь, что эти дни не отражены как отработанные.
Проверьте график сотрудника: были ли эти дни рабочими именно по его графику.
Сравните табель с документом Больничный лист.
Если по графику сотрудника 28, 29 и 30 апреля были рабочими днями, зарплата за них должна быть сторнирована. Если часть этих дней была выходной по графику, зарплата за выходные дни могла не начисляться, но пособие по больничному рассчитывается за календарные дни. Поэтому всегда отдельно смотрите рабочие дни для зарплаты и календарные дни для пособия.
Важный нюанс: зарплата по окладу уменьшается за рабочие дни болезни, а больничное пособие начисляется за календарные дни нетрудоспособности. Из-за этого суммы почти никогда не совпадают один в один.
Рассмотрим, какие документы желательно иметь. Формально основанием для перерасчета является электронный листок нетрудоспособности. Но для внутреннего контроля полезно оформить бухгалтерскую справку или расчет перерасчета.
В справке укажите:
ФИО сотрудника;
период больничного;
сумму зарплаты, ошибочно начисленную за дни болезни;
сумму пособия за первые три дня болезни;
сумму переплаты или недоплаты;
порядок закрытия переплаты: зачет в следующем месяце, удержание по заявлению или добровольный возврат;
перечень отчетности, которую нужно скорректировать.
Такой документ поможет объяснить исправление руководителю, работнику, аудитору или инспектору. Особенно полезно оформить справку, если отчетность уже была отправлена и вы принимаете решение, какие формы корректировать.
Разберем типовой сценарий, когда апрель уже выплачен, а больничный введен в мае. В этом случае перерасчет апреля может попасть в майские расчеты. В 1С это обычно выглядит так: в расчетном листке за май появляется перерасчет за прошлый период, который уменьшает сумму к выплате.
Порядок действий:
Внесите документ Больничный лист с периодом с 28 апреля.
Проведите документ и проверьте расчет пособия.
Сформируйте начисление зарплаты за май.
Проверьте, появился ли перерасчет апрельской зарплаты.
Сформируйте расчетный листок за май.
Проверьте ведомость на выплату за май.
Если программа не подтянула перерасчет автоматически, проверьте настройки перерасчетов и состояние апрельского периода. В некоторых случаях нужно использовать механизм перерасчетов или исправления документа начисления. Не рекомендуется просто вручную уменьшать сумму в ведомости, потому что это исправит выплату, но не исправит начисления, НДФЛ, взносы и отчетность.
Правильная логика: сначала исправляем начисления, затем на их основании формируем выплату.
Если апрель уже закрыт, зарплата выплачена, отчеты отправлены, а менять документы прошлого месяца нежелательно, используйте перерасчет в текущем месяце. Это стандартная ситуация для зарплатного учета: документ-основание пришел позже, чем была рассчитана зарплата.
Разберем действия:
Не удаляйте уже выплаченные ведомости.
Не исправляйте банковские документы вручную без необходимости.
Введите больничный лист фактической датой получения или датой регистрации в учете.
Разрешите программе рассчитать перерасчет прошлого периода.
Проверьте, что сумма переплаты уменьшает ближайшую выплату.
Скорректируйте отчетность, если сданные формы содержат неверные суммы.
Такой подход позволяет сохранить историю: в апреле была выплата по имеющимся на тот момент данным, в мае поступило основание для перерасчета, в мае же произведено исправление расчетов.
Проанализируем типичные ошибки, которые могут усугубить ситуацию.
Не оставляйте двойное начисление. Зарплата и больничный за один и тот же период не должны одновременно оставаться в начислениях.
Не исправляйте только выплату. Если уменьшить сумму в ведомости вручную, но не исправить начисления, отчетность останется неправильной.
Не удаляйте проведенные документы без анализа. Если зарплата уже выплачена и отчеты сданы, удаление документов может нарушить учетную историю.
Не забывайте про НДФЛ. После сторно зарплаты и начисления пособия налог нужно проверить отдельно.
Не игнорируйте персонифицированные сведения. Если сумма выплат за апрель изменилась, отчет может потребовать корректировки.
Не смешивайте рабочие и календарные дни. Зарплата уменьшается за рабочие дни, а больничное пособие рассчитывается за календарные дни нетрудоспособности.
Для ситуации из вопроса выберем наиболее корректный порядок. Работник ушел на больничный с 28 апреля, зарплата за апрель выплачена за полный месяц, первые три дня больничного оплачены работодателем, отчетность отправлена.
Рекомендуем действовать так:
Введите или проверьте документ Больничный лист в 1С.
Пересчитайте апрельскую зарплату, чтобы 28, 29 и 30 апреля не оплачивались как рабочие дни.
Оставьте начисление пособия за первые три дня больничного за счет работодателя.
Определите переплату по сотруднику.
Зачтите переплату при выплате зарплаты за май либо оформите возврат от работника.
Сформируйте расчетный листок и проверьте, что сотруднику понятно, почему сумма к выплате изменилась.
Сформируйте корректировку Персонифицированных сведений о физических лицах за апрель, если этот отчет уже был сдан с завышенной суммой выплат.
При формировании РСВ за полугодие проверьте, что данные попали уже с учетом перерасчета.
Проверьте 6-НДФЛ и НДФЛ-регистры, особенно если налог был удержан с завышенной суммы зарплаты.
Итоговое решение: перерасчет делать нужно. Оставлять двойную оплату только потому, что стороны не спорят, неправильно. Самый удобный вариант — провести больничный, сторнировать зарплату за дни болезни и зачесть возникшую переплату в счет зарплаты за май.
Соберем решение в короткий рабочий алгоритм.
Проверьте больничный лист: дата начала — 28 апреля.
Проверьте табель: 28, 29 и 30 апреля не должны быть явками.
Сторнируйте зарплату за рабочие дни, которые пришлись на больничный.
Начислите пособие за первые три дня болезни за счет работодателя.
Определите переплату по сотруднику.
Зачтите переплату в мае или оформите добровольный возврат.
Скорректируйте персонифицированные сведения за апрель, если они уже сданы с неверной суммой.
Проверьте будущий РСВ, чтобы в него попали правильные суммы.
Проверьте 6-НДФЛ и регистры НДФЛ.
Сохраните бухгалтерскую справку с расчетом исправления.
Рассмотрим финальный вывод. В рассматриваемой ситуации организация действительно оплатила одни и те же дни дважды: сначала как рабочие дни в составе зарплаты за апрель, затем как дни временной нетрудоспособности по больничному листу. Такое начисление нужно исправить.
Правильное решение — внести больничный лист, пересчитать зарплату за апрель, убрать оплату рабочих дней за 28, 29 и 30 апреля, оставить пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня и закрыть переплату через зачет в следующем месяце или возврат от работника.
Если за апрель уже сданы Персонифицированные сведения о физических лицах, лучше подать корректировку, потому что сумма выплат по сотруднику изменилась. Если РСВ за полугодие еще не сдан, сформируйте его уже с правильными данными после перерасчета. Если какие-то отчеты уже сданы, дополнительно проверьте необходимость уточнения по НДФЛ и страховым взносам.
Не оставляйте ошибку без исправления: отсутствие претензий у работника и работодателя не делает двойную оплату корректной. Исправьте начисления, проверьте отчетность и оформите переплату документально.
Информация носит справочный характер