Разберем ситуацию, когда организация выплачивает заработную плату наличными из кассы. Директор перечисляет деньги с расчетного счета организации на свою личную банковскую карту, указывает в назначении платежа «заработная плата за месяц», затем снимает наличные через банкомат, вносит их в кассу компании и выдает из этих денег зарплату другим сотрудникам.
Такой порядок нельзя признать безопасным и корректным. Основная проблема заключается не в самом снятии наличных директором и не во внесении денег в кассу, а в том, что перечисление на личную карту директора оформлено как выплата его заработной платы, хотя фактически деньги предназначены для оплаты труда других работников.
Не следует использовать личную карту директора как промежуточный канал для получения наличных на выплату зарплаты сотрудникам. Правильнее получить наличные непосредственно со счета организации либо выплачивать зарплату работникам переводом на их банковские счета.
Рассмотрим подробнее, почему рассматриваемая схема создает риски, какие нормы необходимо учитывать и как правильно организовать выдачу зарплаты наличными.
На первый взгляд операция может выглядеть простой: деньги принадлежат организации, директор является ее руководителем, он снимает деньги и передает их в кассу, после чего кассир выдает зарплату сотрудникам. Однако при проверке такую цепочку будут оценивать по документам, банковской выписке, кассовым документам, бухгалтерскому учету, зарплатным регистрам, расчетам по НДФЛ и страховым взносам.
В банковской выписке организации будет отражено перечисление денежных средств конкретному физическому лицу — директору. Если в назначении платежа указано «заработная плата директору», проверяющие увидят выплату дохода директору, а не получение компанией наличных денег для расчета с персоналом.
При этом в расчетной ведомости, расчетных листках, бухгалтерском учете и отчетности по НДФЛ может быть отражена совсем другая сумма зарплаты директора. Например, организация перечислила директору на личную карту 500 000 рублей, но в зарплатных документах его зарплата за месяц составляет 70 000 рублей. Остальные 430 000 рублей директор внес в кассу, а затем эти деньги были выданы другим сотрудникам.
В такой ситуации возникает очевидное противоречие:
Следовательно, проблема заключается в недостоверном назначении банковского платежа и в нарушении прозрачности движения денежных средств.
Заработная плата выплачивается работнику в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную работником. Условия выплаты должны быть предусмотрены коллективным договором, трудовым договором или иными локальными нормативными актами работодателя.
Рассмотрим два основных законных способа выплаты заработной платы.
Ни один из этих вариантов не предполагает, что деньги для выплаты зарплаты другим сотрудникам сначала перечисляются на личную карту директора с назначением «заработная плата директору».
Директор может быть работником организации и получать собственную зарплату на банковскую карту. Но перечисление ему заработной платы должно соответствовать фактически начисленной сумме, расчетному листку, удержанному НДФЛ, страховым взносам и отражению в отчетности.
Нельзя оформлять как зарплату директора сумму, которая по факту предназначена для выплаты другим работникам.
Правила наличных расчетов установлены Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу наличные расчеты между организациями, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета, кроме специально предусмотренных исключений.
При этом организация вправе расходовать наличные деньги, поступившие в кассу от продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг, в частности на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и на выплаты социального характера.
Рассмотрим два типовых источника наличных денег для выплаты зарплаты.
В рассматриваемой ситуации наличные фактически снимаются не со счета организации в кассу компании, а с личной карты директора. Формально между расчетным счетом организации и кассой появляется промежуточное звено — физическое лицо.
Директор снимает деньги как владелец личной карты. Даже если в дальнейшем он передает наличные в кассу, банковская операция уже выглядит как перечисление денег физическому лицу. Поэтому прямую связь между банковским счетом организации и поступлением наличных в кассу становится сложнее подтвердить.
Именно этот момент вызывает риск при буквальном применении правил наличных расчетов. Для выдачи зарплаты из кассы безопаснее, чтобы наличные поступали в кассу непосредственно с банковского счета организации либо из допустимого источника наличных поступлений.
Личная банковская карта директора открыта физическому лицу. Денежные средства, поступившие на эту карту, с точки зрения банка зачислены на счет физического лица, а не на банковский счет организации.
Даже если директор является единственным учредителем, руководителем и лицом, имеющим право первой подписи, имущество организации не смешивается с его личными денежными средствами. Организация и физическое лицо являются разными субъектами права.
Поэтому нельзя считать, что перевод со счета организации на личную карту директора равнозначен снятию наличных с банковского счета организации.
Рассмотрим разницу между двумя операциями.
В первом варианте организация получает наличные со своего счета. В банковском документе отражается выдача наличных организации или списание по корпоративной карте. Далее наличные приходуются в кассу организации. В кассовой книге и бухгалтерском учете можно проследить движение денег от счета организации до кассы.
Во втором варианте организация перечисляет деньги на личную карту директора. В банковском документе отражается перевод физическому лицу. Далее директор снимает деньги как клиент банка — физическое лицо. После этого он вносит наличные в кассу компании. В такой цепочке деньги уже проходят через личный счет физического лица, а не поступают непосредственно с банковского счета компании.
Для целей кассовой дисциплины и доказуемости хозяйственной операции эти варианты нельзя считать одинаковыми.
Самый существенный риск в приведенной ситуации связан с назначением платежа. Если в платежном поручении или банковском переводе указано, что сумма перечислена как заработная плата директору, эта информация должна соответствовать реальной хозяйственной операции.
Допустим, директору начислена зарплата 80 000 рублей, а организация перечисляет на его личную карту 300 000 рублей с назначением «заработная плата за март». После удержания НДФЛ директор получает на карту 300 000 рублей, снимает наличные и вносит их в кассу.
При проверке необходимо будет объяснить, почему в банковской выписке указана зарплата директору в размере 300 000 рублей, а в расчетных документах начислена значительно меньшая сумма.
Если организация не сможет убедительно подтвердить, что перевод не являлся доходом директора, могут возникнуть вопросы:
Отдельно необходимо учитывать, что банк и налоговый орган анализируют назначение платежа вместе с другими документами. Формулировка «зарплата» не является технической деталью. Она подтверждает основание списания денег со счета и может использоваться при оценке налоговых обязательств организации.
Поэтому не следует указывать в назначении платежа «заработная плата директору», если организация переводит деньги не в качестве его реальной зарплаты, а для последующего получения наличных на выплаты другим сотрудникам.
Рассматриваемая схема может вызвать налоговые претензии не автоматически, а при наличии несоответствий в документах и отчетности. Однако риск возрастает, если суммы крупные, операции повторяются регулярно, у организации отсутствует понятная кассовая схема или не оформлены документы на внесение денег в кассу.
Разберем возможные направления проверки.
Рассмотрим пример. Организация перевела директору 700 000 рублей с назначением «зарплата». В зарплатной ведомости директору начислено 100 000 рублей, а десяти сотрудникам выплачено наличными по 60 000 рублей. В кассу внесено 600 000 рублей как «взнос наличных от директора».
В такой ситуации документы показывают, что директор сначала получил денежные средства, а затем внес собственные наличные в кассу. Если основание в приходном кассовом ордере указано как взнос директора, возникает вопрос: почему директор внес личные деньги и на каком основании организация затем выплатила их сотрудникам как зарплату?
Если же в приходном кассовом ордере указано «денежные средства, снятые директором для выплаты зарплаты», потребуется объяснить, почему банковская операция оформлена как выплата зарплаты директору, а не как получение наличных со счета компании.
Чем больше расхождений между банковской выпиской, кассовыми документами и зарплатной отчетностью, тем сложнее подтвердить правильность учета.
Кассовые операции организации оформляются в соответствии с Указанием Банка России № 3210-У. Организация должна документировать поступление наличных денег в кассу и их выдачу из кассы.
Если организация получает наличные со своего расчетного счета, поступление денег в кассу необходимо отразить приходным кассовым ордером. Основанием может быть банковский документ, подтверждающий выдачу наличных или списание денег с банковского счета для кассы.
При выдаче зарплаты наличными необходимо оформить расходный кассовый ордер либо платежную ведомость. Работник должен подтвердить получение денег подписью, если используется выдача по ведомости. После завершения выплат необходимо закрыть ведомость и отразить невыданные суммы при их наличии.
Рассмотрим документы, которые обычно необходимы для безопасной выплаты зарплаты наличными.
Если директор вносит в кассу свои личные деньги, приходный кассовый ордер должен отражать реальное основание поступления. Например, это может быть возврат подотчетных средств, возврат займа, вклад учредителя, возмещение ущерба или иной фактический расчет. Нельзя указывать формальное основание, которое не соответствует действительности.
При этом внесение личных денег директором в кассу не превращает перечисление ему «зарплаты» в правильный способ получения наличных для выплаты сотрудникам.
В обсуждении высказана позиция, что схема нарушает правило о том, что наличные расчеты должны осуществляться за счет денег, поступивших в кассу с банковского счета организации. Эта позиция обоснована с точки зрения буквального прочтения правил наличных расчетов и соответствует безопасному подходу к ведению кассы.
Однако необходимо разделять два вопроса.
Статья 15.1 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение порядка работы с наличными и порядка ведения кассовых операций. В частности, ответственность может возникать при неоприходовании или неполном оприходовании наличных денег в кассу, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, накоплении наличных сверх лимита, а также при наличных расчетах с организациями сверх установленных ограничений.
Поэтому не следует утверждать, что перевод денег на личную карту директора сам по себе всегда и безусловно образует конкретный состав административного правонарушения. Но такая схема создает условия, при которых могут быть выявлены нарушения кассовой дисциплины, ошибки в учете, несоответствия в расчетах по НДФЛ и страховым взносам.
Практический вывод остается одинаковым: не используем эту схему, поскольку ее трудно документально защитить и легко неправильно оформить.
Самый понятный и безопасный вариант — получить наличные непосредственно со счета организации. Рассмотрим порядок действий.
При такой схеме банковская выписка будет соответствовать реальному содержанию операции: организация получает деньги для кассы. Кассовые документы будут подтверждать поступление денег в кассу. Зарплатные документы будут подтверждать выплаты работникам.
Если директор лично получает деньги в банке как представитель организации, это не меняет существа операции. Важно, чтобы он действовал не как получатель личной зарплаты, а как уполномоченное лицо организации, которое получает наличные со счета компании для внесения в кассу.
При этом необходимо использовать надлежащие банковские и кассовые документы, а не перечислять деньги на личный счет директора с недостоверным назначением платежа.
Корпоративная банковская карта отличается от личной карты директора. Она привязана к банковскому счету организации, а директор или иной работник может быть держателем карты как уполномоченное лицо компании.
Если деньги снимаются с корпоративной карты, операция отражается по счету организации. Банк может предоставить выписку, подтверждающую снятие наличных с корпоративного счета. Далее наличные можно надлежащим образом оприходовать в кассу организации.
Однако необходимо проверить условия договора с банком и внутренний порядок работы с корпоративными картами. В частности, необходимо определить:
Корпоративная карта не отменяет необходимость оформить кассовое поступление и выдачу зарплаты. Но она значительно безопаснее личной карты директора, потому что позволяет сохранить связь между денежными средствами и банковским счетом организации.
Иногда организации перечисляют работнику деньги на личную карту под отчет. Такой способ может применяться при соблюдении установленного порядка, например когда работник получает деньги для приобретения товаров, оплаты услуг или иных хозяйственных целей.
Однако перечисление денежных средств под отчет и перечисление зарплаты — разные операции. Нельзя заменить одно другим только путем указания удобного назначения платежа.
Если организация действительно переводит директору деньги под отчет, необходимо оформить это как подотчетную сумму. В платежном поручении следует указать корректное назначение, а директор должен представить документы, подтверждающие расходование денег, либо вернуть неиспользованный остаток.
Но использовать подотчетные средства как постоянный способ получения наличных для последующей выплаты заработной платы другим сотрудникам также не рекомендуется. Такая схема усложняет кассовый учет и может не соответствовать правилам использования наличных денег.
Кроме того, подотчетные деньги предназначаются для выполнения конкретного поручения работника, а не для замены обычного получения наличных организацией со своего расчетного счета.
Не следует маскировать получение наличных для зарплаты под выдачу зарплаты директору или подотчетные суммы.
В сообщениях форума отсутствуют примеры кода 1С, программные доработки, методы встроенного языка и специальные алгоритмы. Поэтому писать код на встроенном языке 1С для решения данной задачи не требуется.
Задача решается не программированием, а правильным оформлением хозяйственных операций и корректным отражением документов в учетной системе.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия для правильного отражения операций обычно используют документы, связанные с банковскими и кассовыми операциями, начислением зарплаты и ее выплатой.
Рассмотрим общую последовательность отражения.
Поступление наличных или иным документом, предусмотренным используемой конфигурацией.Ведомость в кассу, Выдача наличных либо соответствующей платежной ведомостью.Наименования документов могут отличаться в зависимости от редакции программы и используемой конфигурации. Например, в одной базе могут использоваться документы Списание с расчетного счета, Поступление наличных и Ведомость в кассу, а в другой — иные документы с аналогичным смыслом.
Главное правило состоит в том, чтобы не оформлять перевод на личную карту директора документом зарплатной выплаты, если по факту зарплату директору в этой сумме не выплачивают.
Не следует создавать в программе операцию «выплата зарплаты директору», а затем вручную исправлять кассу так, будто деньги были предназначены другим сотрудникам. Это приведет к расхождениям в расчетах с персоналом, отчетности и банковских документах.
Предположим, организации необходимо выплатить сотрудникам зарплату за апрель в общей сумме 420 000 рублей. Директору начислена зарплата 80 000 рублей, а остальным работникам — 340 000 рублей.
Рассмотрим безопасную последовательность действий.
В результате все документы согласованы между собой. Банк подтверждает получение наличных компанией. Касса подтверждает поступление денег. Ведомость подтверждает выдачу сотрудникам. Расчеты по НДФЛ и страховым взносам соответствуют начислениям.
Теперь рассмотрим порядок, который лучше не использовать.
Проанализируем проблемы такой схемы.
Даже если деньги фактически полностью выданы работникам и организация не преследует цель скрыть доходы, порядок оформления остается неправильным и рискованным.
Если такая схема уже применялась, не следует игнорировать несоответствия. Рассмотрим, что необходимо проверить и исправить.
Не следует задним числом создавать документы с недостоверным содержанием. Исправление должно отражать реальные обстоятельства. Если директор фактически получил деньги не как зарплату, необходимо установить действительное основание операции и оформить учет так, чтобы он не противоречил банковским документам и фактическим расчетам.
Для оценки прошлых периодов желательно привлечь бухгалтера, аудитора или налогового консультанта, который сможет изучить выписки, кассовые документы, учетную политику, зарплатные регистры и отчетность. Чем больше операций уже проведено по такой схеме, тем важнее провести сверку до начала проверки.
Рассмотрим несколько рабочих вариантов, которые позволяют выплачивать зарплату законно и без лишних рисков.
Первый вариант — получать наличные со счета организации.
Используем этот вариант, если компания хочет сохранить наличную форму расчетов с персоналом. Деньги снимаем непосредственно со счета организации, приходуем в кассу и выдаем работникам по ведомости.
Второй вариант — использовать наличную выручку.
Если в кассу поступает наличная выручка от реализации товаров, работ или услуг, при соблюдении правил наличных расчетов ее можно направлять на выплату зарплаты. При этом необходимо своевременно оформлять кассовые документы и контролировать остаток наличных в кассе.
Третий вариант — перечислять зарплату непосредственно работникам.
Этот вариант часто является наиболее удобным. Организация перечисляет каждому работнику сумму зарплаты на банковский счет, указанный в заявлении работника. В этом случае не требуется организовывать получение наличных, хранение денег в кассе и оформление платежных ведомостей.
Четвертый вариант — использовать корпоративную карту.
Если банк и внутренние документы организации допускают снятие наличных с корпоративной карты для нужд компании, используем корпоративную, а не личную карту директора. Затем наличные приходуем в кассу и выдаем работникам по надлежащим документам.
Не следует выплачивать сотрудникам зарплату деньгами, которые организация сначала перечислила на личную карту директора как его заработную плату, а директор затем снял и внес в кассу.
Такая схема создает риск недостоверного оформления банковского платежа, несоответствия между банковской выпиской и расчетными документами, вопросов по НДФЛ и страховым взносам, а также претензий к порядку ведения кассовых операций.
Если директор фактически получает собственную зарплату, перечисляйте ему на личную карту только сумму его реальной заработной платы. Если организации нужны наличные для выплаты зарплаты другим работникам, получайте их непосредственно со счета организации, используйте допустимую наличную выручку или применяйте корпоративную карту с надлежащим оформлением.
Наиболее безопасное решение — исключить личную карту директора из цепочки получения наличных для выплаты заработной платы и организовать прямое поступление денег в кассу организации.
Информация носит справочный характер