Разберем ситуацию, когда работник получил наличные деньги под отчет, израсходовал не всю сумму и вернул остаток в кассу организации. Затем организация выдала эти же наличные средства сотрудникам в качестве заработной платы. На первый взгляд такая операция может показаться обычным движением денег внутри кассы: подотчетник вернул остаток, кассир принял деньги, после чего наличность выдали работникам.
Однако для кассовых расчетов имеет значение не только то, правильно ли оформлены приходный и расходный кассовые ордера, но и из какого источника поступили деньги в кассу и можно ли расходовать их без предварительного зачисления на банковский счет. Именно источник наличности создает риск нарушения правил наличных расчетов.
Рассмотрим подробнее, можно ли выдавать заработную плату из возвращенных подотчетных сумм, к какому нарушению могут попытаться отнести такую операцию, какой штраф предусмотрен и как безопасно организовать кассовую работу дальше.
Сначала определим правовую проблему. Наличные деньги, которые подотчетное лицо возвращает в кассу после представления авансового отчета, не являются наличной выручкой организации и не считаются деньгами, снятыми с расчетного счета.
Для организаций и индивидуальных предпринимателей действует правило: наличные расчеты по общему правилу должны осуществляться за счет денег, поступивших в кассу с банковского счета. Использовать наличность без предварительного зачисления в банк можно только в случаях, прямо предусмотренных правилами наличных расчетов.
Например, организация вправе расходовать наличную выручку, полученную от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, на определенные цели. В число допустимых направлений обычно входят выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, социальные выплаты, выдача денег под отчет, оплата товаров, работ и услуг, а также возврат денег покупателям за ранее оплаченные наличными товары, работы или услуги.
Но возврат неизрасходованных подотчетных сумм имеет другую природу. Работник не передает организации выручку от реализации. Он возвращает остаток денег, которые организация ранее выдала ему для исполнения служебного задания.
Возвращенные подотчетные суммы не признаются допустимым источником наличных денег для их последующего расходования из кассы без предварительного зачисления на банковский счет.
Иными словами, последовательность «выдали под отчет — подотчетник вернул остаток — сразу выдали этот остаток другому работнику под отчет или на заработную плату» не соответствует установленным правилам расходования наличных денег.
Иногда возникает логичный вопрос: заработную плату же разрешено выдавать наличными, почему тогда нельзя использовать для этого деньги, возвращенные подотчетником?
Действительно, выплата заработной платы относится к допустимым целям расходования наличности. Но для соблюдения правил необходимо одновременно учитывать два условия:
Выплата заработной платы отвечает первому условию: это допустимая цель расходования наличных средств. Но возврат подотчетных денег не отвечает второму условию: это не тот источник, из которого можно без зачисления на расчетный счет продолжать расходовать наличные.
Рассмотрим простой пример.
Организация выдала работнику под отчет 50 000 рублей на хозяйственные расходы. Работник представил авансовый отчет, подтвердил расходы на 35 000 рублей и вернул в кассу остаток 15 000 рублей. В этот же день кассир выдал 15 000 рублей сотруднику в счет заработной платы.
С точки зрения бухгалтерского учета движение может быть отражено корректно:
Но правильное отражение проводок не означает, что соблюдены правила использования наличности. Деньги, вернувшиеся от подотчетного лица, должны быть зачислены на расчетный счет. После этого организация может получить наличные с банковского счета и использовать их для выплаты зарплаты.
Таким образом, проблема заключается не в том, что организация выплатила зарплату наличными, и не в том, что подотчетник вернул деньги в кассу. Нарушение состоит именно в повторном расходовании возвращенных подотчетных средств без их предварительного зачисления на банковский счет.
Чтобы исключить риск нарушения, рассмотрим правильный порядок действий.
Посмотрим на пример документооборота.
Работник вернул в кассу 10 000 рублей неизрасходованных подотчетных средств. Кассир оформляет Приходный кассовый ордер на сумму 10 000 рублей с основанием «Возврат неизрасходованных подотчетных сумм». После этого деньги не следует использовать для выдачи зарплаты напрямую.
Организация оформляет сдачу наличных в банк. Банк зачисляет средства на расчетный счет. Затем организация получает с расчетного счета наличные деньги на выплату заработной платы. При выдаче зарплаты оформляется Платежная ведомость, Расчетно-платежная ведомость или Расходный кассовый ордер в зависимости от принятого порядка оформления.
Такой порядок может показаться неудобным, особенно если сумма небольшая и зарплату нужно выдать срочно. Но правила наличных расчетов не устанавливают исключение для ситуации, когда возвращенные подотчетные средства сразу направляются на выплату зарплаты.
Теперь рассмотрим вопрос об ответственности. В статье 15.1 КоАП РФ перечислены составы нарушений порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.
К таким нарушениям относятся:
Использование возвращенных подотчетных сумм для выплаты зарплаты прямо отдельной строкой в статье 15.1 КоАП РФ не названо. Именно поэтому в подобных ситуациях возникает спор: можно ли применить административный штраф, если правила наличных расчетов нарушены, но конкретный способ нарушения не совпадает буквально с формулировками статьи 15.1 КоАП РФ.
На практике проверяющие органы могут попытаться квалифицировать операцию как нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. В частности, они могут ссылаться на несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств либо на нарушение порядка расходования наличных денег.
Однако важно понимать, что не любое нарушение указаний Банка России автоматически образует состав административного правонарушения по статье 15.1 КоАП РФ. Для привлечения к ответственности проверяющий орган должен установить конкретный состав нарушения, предусмотренный КоАП РФ, а не только указать на несоблюдение правила расходования наличности.
Поэтому нельзя утверждать, что штраф неизбежен в каждой ситуации. Более точный вывод будет следующим: использование возвращенных подотчетных сумм для выдачи зарплаты является нарушением правил наличных расчетов, а риск привлечения к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ существует. При этом квалификация такого нарушения может быть спорной, поскольку источник наличности и его дальнейшее расходование прямо не выделены в перечне составов статьи 15.1 КоАП РФ.
Если проверяющий орган квалифицирует операцию по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ, могут применить административный штраф:
Под должностным лицом обычно понимают руководителя организации, а в отдельных случаях — работника, на которого возложены обязанности по организации кассовой работы. Вопрос о том, кого именно привлекать к ответственности, зависит от конкретных обстоятельств, должностных обязанностей, приказов о назначении ответственных лиц и материалов проверки.
Рассмотрим пример.
ООО выдало работникам зарплату в сумме 80 000 рублей из наличности, которую ранее вернули несколько подотчетных лиц. Налоговый орган при проверке установил, что деньги поступили в кассу как возврат подотчетных сумм и не были предварительно сданы в банк.
Если инспекция квалифицирует действие как нарушение порядка работы с денежной наличностью по статье 15.1 КоАП РФ, штраф может составить:
При этом сумма неправомерно использованных наличных средств сама по себе не определяет размер штрафа. Даже если из возвращенных подотчетных сумм выдали небольшую сумму зарплаты, размер санкции по статье 15.1 КоАП РФ установлен в виде фиксированного диапазона.
Разберем подробнее спорный момент, который часто возникает в консультациях. Иногда говорят, что выплату зарплаты из возвращенных подотчетных сумм могут отнести к несоблюдению порядка хранения свободных денежных средств.
Такая позиция объясняется тем, что организация не должна использовать возвращенную подотчетную наличность для новых расчетов, а должна сдать ее в банк. Поэтому проверяющие могут рассматривать неисполнение этой обязанности как нарушение порядка обращения свободных наличных денег.
Но с юридической точки зрения ситуация не полностью совпадает с классическим нарушением порядка хранения денежных средств. Организация не обязательно хранила деньги сверх лимита кассы, не обязательно держала наличность вне кассы и не обязательно не оприходовала ее. Деньги могли быть своевременно приняты в кассу, отражены в кассовой книге и сразу выданы в качестве зарплаты.
Поэтому важно различать два вопроса:
Ответ на первый вопрос обычно будет положительным: использовать возвращенные подотчетные деньги для дальнейшей выдачи наличности нельзя без предварительного зачисления на банковский счет.
Ответ на второй вопрос зависит от позиции проверяющего органа, доказательств, обстоятельств дела и судебной оценки. В случае привлечения к ответственности организация вправе оспаривать постановление, указывая, что статья 15.1 КоАП РФ содержит конкретный перечень составов, а использованная инспекцией квалификация не соответствует фактическим обстоятельствам.
Отдельно рассмотрим риск, который возникает при неправильном оформлении возврата подотчетных средств. Если работник фактически вернул наличные деньги, но кассир не оформил приходный кассовый ордер и не отразил поступление в кассовой книге, проверяющие могут квалифицировать ситуацию как неоприходование или неполное оприходование наличности.
В этом случае риск по статье 15.1 КоАП РФ становится значительно выше, потому что неоприходование наличных прямо указано в статье как самостоятельный состав административного правонарушения.
Рассмотрим пример.
Работник вернул 20 000 рублей неизрасходованных подотчетных средств. Кассир не оформил поступление денег в кассу, а сразу выдал эту сумму на заработную плату другому работнику. В кассовой книге возврат не отражен, приходный кассовый ордер отсутствует.
В такой ситуации проверяющие могут указать не только на нарушение правил расходования наличности, но и на неоприходование денег в кассу. Это более серьезный риск, поскольку отсутствие оформления поступления наличности прямо относится к составу статьи 15.1 КоАП РФ.
Чтобы не усугублять ситуацию, всегда оформляйте возврат подотчетных сумм через кассу. Даже если деньги затем необходимо сдать в банк, сначала нужно корректно принять их в кассу и отразить в кассовых документах.
Еще один риск связан с лимитом остатка наличных денег в кассе. Юридическое лицо обязано соблюдать установленный лимит остатка наличности, если оно не относится к субъектам малого предпринимательства, которые могут не устанавливать лимит кассы.
Если подотчетник вернул деньги в кассу, а организация не сдала их в банк и в конце рабочего дня остаток наличности превысил установленный лимит, может возникнуть отдельное нарушение — накопление наличных денег сверх лимита кассы.
Рассмотрим пример.
Лимит остатка наличных в кассе ООО установлен в размере 30 000 рублей. На конец дня в кассе было 25 000 рублей. Подотчетник вернул 15 000 рублей. Итоговый остаток составил 40 000 рублей.
Если организация не имела оснований хранить сумму сверх лимита и не сдала деньги в банк, превышение составило:
40 000 рублей − 30 000 рублей = 10 000 рублей.
В таком случае могут возникнуть основания для квалификации нарушения как накопления наличных денег сверх лимита кассы. Это нарушение прямо названо в статье 15.1 КоАП РФ.
При этом нужно учитывать, что юридические лица вправе хранить наличные сверх установленного лимита в дни выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам в пределах установленного срока. Но это правило не отменяет требования к источнику наличности. Нельзя считать, что возможность хранить деньги сверх лимита для выплаты зарплаты автоматически разрешает использовать на зарплату возвращенные подотчетные суммы.
Разберем документы, которые должны быть оформлены при возврате неизрасходованных подотчетных сумм.
Сначала подотчетное лицо представляет Авансовый отчет. В отчете отражаются полученная сумма, произведенные расходы, приложенные подтверждающие документы и остаток, подлежащий возврату.
После утверждения авансового отчета кассир принимает остаток денег. Для этого оформляется Приходный кассовый ордер. В основании можно указать: «Возврат неизрасходованных подотчетных сумм по авансовому отчету № ...».
Затем необходимо отразить поступление в кассовой книге. Если организация ведет учет в 1С, операция обычно отражается документом Поступление наличных с видом операции, соответствующим возврату подотчетных сумм.
После этого возвращенную наличность следует сдать в банк. В 1С для отражения такой операции может использоваться документ Выдача наличных с видом операции «Взнос наличными в банк» либо иной документ, предусмотренный конкретной конфигурацией.
При зачислении денег на расчетный счет в программе обычно отражают документ Поступление на расчетный счет с видом операции, соответствующим внесению наличных денежных средств из кассы.
Рассмотрим общий порядок отражения операции в программах семейства 1С:Бухгалтерия. Конкретные названия разделов, документов и реквизитов могут отличаться в зависимости от версии конфигурации, настроек учета и используемого интерфейса, но логика отражения сохраняется.
Для возврата остатка подотчетных средств обычно используют документ Поступление наличных. В документе выбирают вид операции, связанный с возвратом денежных средств подотчетным лицом. В качестве подотчетного лица указывают работника, который вернул остаток.
В результате формируется бухгалтерская запись, отражающая поступление наличности в кассу и погашение задолженности подотчетного лица перед организацией. Обычно используется корреспонденция счетов:
Дебет 50 Кредит 71.
Такая запись означает, что деньги поступили в кассу, а задолженность работника по неиспользованной подотчетной сумме уменьшилась.
Далее для сдачи денег в банк оформляют документ Выдача наличных с видом операции, связанным со сдачей наличных в банк. В учете обычно отражается операция:
Дебет 57 Кредит 50.
Счет 57 может использоваться для учета денежных средств в пути, если между передачей денег в банк и их зачислением на расчетный счет имеется временной разрыв.
После зачисления денег на расчетный счет оформляют документ Поступление на расчетный счет. В учете обычно отражается операция:
Дебет 51 Кредит 57.
При необходимости получить наличные деньги на выплату заработной платы оформляют снятие денежных средств с расчетного счета. В учете может формироваться запись:
Дебет 50 Кредит 51.
После этого зарплату выдают работникам. В зависимости от порядка учета могут использоваться документы Ведомость в кассу, Платежная ведомость, Расходный кассовый ордер или документ выдачи заработной платы из раздела зарплаты и кадров.
При выдаче начисленной заработной платы обычно отражается запись:
Дебет 70 Кредит 50.
Для проверки движения денег можно использовать отчеты Кассовая книга, Оборотно-сальдовая ведомость, Карточка счета, Анализ счета и Универсальный отчет.
Особое внимание уделим счетам 50, 51, 57, 70 и 71. Эти счета помогут проследить всю цепочку движения наличности: выдача под отчет, возврат остатка, сдача в банк, получение денег для зарплаты и выдача зарплаты работникам.
Посмотрим на комплексный пример.
ООО выдало работнику под отчет 30 000 рублей. Работник приобрел хозяйственные материалы на 22 000 рублей и вернул в кассу 8 000 рублей. В этот же период организации необходимо выдать сотрудникам заработную плату наличными.
Правильный порядок действий будет следующим.
Неправильный порядок будет выглядеть иначе: работник возвращает 8 000 рублей, а кассир в тот же день выдает эти 8 000 рублей в качестве части зарплаты. В таком случае отсутствует этап зачисления денег на банковский счет, который необходим для дальнейшего использования возвращенных подотчетных сумм.
Если организация уже выдала зарплату из возвращенных подотчетных сумм, необходимо сначала проанализировать документы и фактические обстоятельства. Не следует задним числом создавать фиктивные документы или изменять первичные документы так, чтобы они не отражали реальную операцию.
Вместо этого рассмотрим следующие действия.
Если возврат подотчетных средств был оприходован, а зарплата выдана работникам по ведомости, риск неоприходования наличности может отсутствовать. Но остается риск нарушения порядка расходования наличных денег из недопустимого источника.
Если же поступление денег от подотчетника вообще не было отражено в кассе, риск значительно выше. В такой ситуации необходимо отдельно оценить исправление ошибок в бухгалтерском учете и кассовых документах с учетом даты совершения операции, наличия первичных документов и возможности документально подтвердить фактическое движение денег.
Чтобы лучше понять различие, сравним возвращенные подотчетные суммы с наличной выручкой.
Если организация получила наличные деньги за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, такая наличность может использоваться на разрешенные цели, в том числе на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, при соблюдении иных кассовых требований.
Например, магазин получил за день наличную выручку 100 000 рублей. Организация может использовать часть такой выручки для выплаты заработной платы работникам, если соблюдены правила наличных расчетов, лимит кассы и порядок оформления кассовых документов.
Но если в кассу поступили не деньги от реализации, а возврат подотчетной суммы, возврат займа, взнос учредителя, членские взносы, пожертвования или другой вид поступления, необходимо отдельно проверять, разрешено ли использовать такую наличность без предварительного зачисления на банковский счет.
Нельзя считать любой приход наличных в кассу наличной выручкой. Для кассовых расчетов важно юридическое основание поступления денег.
Иногда бухгалтеры проводят аналогию с возвратом денег покупателю. Например, организация получила наличную выручку за товар, а затем возвращает покупателю деньги за товар, который был ранее оплачен наличными и возвращен.
Такая операция может быть допустимым направлением расходования наличной выручки. Но ее нельзя сравнивать с возвратом подотчетной суммы.
При возврате денег покупателю организация возвращает ранее полученную оплату по сделке реализации. При возврате подотчетных сумм работник возвращает деньги, ранее выданные самой организацией. Источник и экономическая природа этих денежных средств различаются.
Поэтому нельзя обосновывать выдачу зарплаты из возвращенных подотчетных сумм тем, что организация вправе возвращать наличные покупателям или использовать выручку для выплат работникам.
Рассмотрим также срок, в течение которого организацию и должностное лицо могут привлечь к административной ответственности. Для нарушений порядка работы с денежной наличностью действует специальный срок давности, установленный КоАП РФ.
При анализе срока необходимо определить:
Вопрос о сроке давности особенно важен, если проверка проводится спустя значительное время после выдачи зарплаты. Но не следует рассчитывать только на истечение срока. Лучше своевременно организовать кассовую работу так, чтобы исключить повторение нарушения.
Чтобы избежать подобных ситуаций, рассмотрим меры внутреннего контроля.
71 и кассовым операциям по счету 50.Кассовой книги с остатками по счету 50.Полезно оформить внутренний приказ или положение о кассовой дисциплине. В нем можно закрепить, что деньги, возвращенные подотчетными лицами, принимаются в кассу по приходному кассовому ордеру и подлежат сдаче в банк. Это поможет объяснить сотрудникам порядок действий и подтвердить, что организация принимает меры для соблюдения кассовой дисциплины.
На практике нарушение часто возникает из-за необходимости быстро рассчитаться с работниками. Например, зарплата должна быть выдана сегодня, а свободных денег, снятых с расчетного счета, в кассе недостаточно. Подотчетник возвращает остаток, и возникает желание использовать эти деньги сразу.
Рассмотрим безопасные варианты.
Не следует использовать возврат подотчетных средств как источник срочной кассовой выплаты. Даже если сумма небольшая и деньги будут в дальнейшем сданы в банк, факт их расходования до зачисления на расчетный счет уже создает риск нарушения.
Если подотчетное лицо вернуло неизрасходованные наличные деньги в кассу, организация должна принять их по приходному кассовому ордеру и отразить в кассовой книге. Но выдавать из этих денег зарплату, деньги под отчет или оплачивать иные расходы без предварительного зачисления на расчетный счет нельзя.
Возврат подотчетных средств не относится к допустимым источникам наличности для ее дальнейшего расходования из кассы. Поэтому правильный порядок состоит в том, чтобы сначала сдать возвращенные деньги в банк, зачислить их на расчетный счет, а затем при необходимости получить наличность с банковского счета для выплаты зарплаты.
Риск административной ответственности связан с частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Штраф может составить от 4 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 40 000 до 50 000 рублей для юридического лица. При этом операция по выдаче зарплаты из возвращенных подотчетных сумм прямо не названа отдельным составом в статье 15.1 КоАП РФ, поэтому конкретную квалификацию нарушения можно оспаривать при наличии оснований.
Чтобы снизить риски, оформим возврат подотчетных средств надлежащими кассовыми документами, не допустим неоприходования наличности, будем соблюдать лимит кассы и не будем использовать возвращенные деньги для новых наличных выплат до их зачисления на банковский счет.
Информация носит справочный характер