Рассмотрим ситуацию, когда организация хочет избежать оформления чековой книжки, снять наличные с корпоративной банковской карты, оприходовать деньги в кассу и затем выдать заработную плату сотрудникам наличными.
Выплачивать зарплату наличными через кассу организации можно. Однако использование корпоративной карты для получения таких денег требует особенно внимательного оформления. Корпоративная карта обычно предназначена для расчетов подотчетного лица, а типовой учет в 1С рассматривает снятие наличных с карты как выдачу денег под отчет. Из-за этого цепочка «корпоративная карта — подотчетное лицо — возврат наличных в кассу — выплата зарплаты» может создать нарушение правил расходования наличных денег.
Разберем по шагам, почему возникает риск, какие способы выплаты зарплаты являются безопасными и как правильно оформить операции в 1С.
Начнем с основного правила. Законодательство не требует, чтобы заработная плата обязательно перечислялась на банковскую карту. Работодатель вправе выплачивать зарплату наличными в месте выполнения работы через кассу организации.
Одновременно необходимо учитывать условия трудовых договоров, коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка. Если в документах организации предусмотрена выплата зарплаты на банковские счета работников, не переводим сотрудника на наличный способ выплаты автоматически. Сначала оформим изменение согласованного порядка выплаты.
Рассмотрим общий порядок выплаты наличными:
Таким образом, сама по себе выплата зарплаты через кассу является допустимой. Основной вопрос состоит не в возможности выдачи наличных, а в том, каким образом деньги поступили в кассу и как оформлена операция снятия с корпоративной карты.
Корпоративная карта оформляется к банковскому счету организации или к специальному карточному счету. Деньги на ней принадлежат организации, а не работнику, который фактически держит карту. Однако держатель карты обычно выступает уполномоченным работником и подотчетным лицом.
Корпоративные карты обычно используют для следующих целей:
Когда работник снимает наличные в банкомате с корпоративной карты, возникает вопрос: получил ли он деньги непосредственно для кассы организации или получил их под отчет?
В реальной хозяйственной жизни возможны оба варианта, но в типовом механизме учета 1С снятие наличных с корпоративной карты обычно отражается как выдача денежных средств подотчетному лицу. Дата снятия наличных с корпоративной карты признается датой выдачи подотчетных денежных средств работнику.
Именно поэтому нельзя считать, что снятие денег с корпоративной карты автоматически равно получению наличных из банка в кассу организации.
Если деньги сначала признаны подотчетными у работника, а затем он вносит их в кассу, для кассы это уже возврат от подотчетного лица, а не прямое получение наличных с банковского счета.
Правила наличных расчетов устанавливают общий принцип: наличные расчеты организация проводит за счет денег, которые поступили в кассу с банковского счета организации.
Существуют случаи, когда разрешено расходовать наличную выручку без предварительного зачисления денег в банк. Например, наличную выручку можно использовать на выплаты работникам, включенные в фонд оплаты труда, и на выплаты социального характера.
Однако возврат неиспользованных денег от подотчетного лица не относится к источникам, за счет которых можно дальше расходовать наличные деньги из кассы без их зачисления на банковский счет.
Рассмотрим проблемную цепочку:
На первый взгляд деньги действительно поступили с банковского счета организации. Но в кассу они были внесены как возврат от подотчетного лица. Поэтому при стандартном оформлении такая сумма не должна использоваться как источник дальнейшей выплаты зарплаты из кассы.
Чтобы соблюсти безопасный порядок, деньги, возвращенные подотчетным лицом, необходимо сначала внести на банковский счет организации, а затем получить из банка в кассу в качестве денег на выплату заработной платы.
Не используем корпоративную карту как стандартную замену банковской кассе или чековой книжке, если снятие наличных оформляется через подотчетное лицо.
Прямого универсального запрета на снятие наличных с корпоративной карты для последующего поступления денег в кассу организации в правилах кассовых операций нет. Но это не означает, что любую подобную схему можно применять без ограничений.
Практически безопасный вывод выглядит следующим образом:
Не рекомендуется снимать деньги с корпоративной карты под отчет, возвращать их в кассу и затем использовать для выдачи зарплаты.
Такая схема противоречит логике типового учета корпоративных карт в 1С и создает риск нарушения правил расходования наличных денежных средств.
Использовать корпоративную карту для пополнения кассы можно рассматривать только в исключительной ситуации, когда одновременно выполняются следующие условия:
Даже при соблюдении этих условий вариант с корпоративной картой остается менее удобным и более рискованным, чем обычное получение наличных в банке или перечисление зарплаты на счета работников.
Первое решение — перечислять зарплату безналично. Этот вариант не требует наличных денег, кассовых документов на выдачу зарплаты и снятия денег с корпоративной карты.
Для перечисления зарплаты используем зарплатный проект банка либо перечисляем деньги на счета, указанные работниками в заявлениях.
Рассмотрим порядок работы:
Ведомость в банк.В 1С:Бухгалтерии 8 для такого варианта используем документы Начисление зарплаты, Ведомость в банк, Списание с расчетного счета и при необходимости функциональность Зарплатный проект.
Этот вариант предпочтителен, если организация регулярно выплачивает зарплату нескольким работникам. Он уменьшает кассовые риски, снижает вероятность банковских вопросов по снятию наличных и упрощает контроль за выплатой дохода.
Если работники получают зарплату наличными, наиболее безопасно получить деньги непосредственно с банковского счета организации в кассу.
Не обязательно считать, что для этого всегда требуется чековая книжка. Банки могут предусматривать разные способы выдачи наличных со счета организации: расходный кассовый документ банка, предварительный заказ наличных, получение денег в кассе банка, инкассаторское обслуживание или другие процедуры, предусмотренные договором банковского обслуживания.
Разберем порядок действий:
В этом варианте деньги поступают в кассу непосредственно с банковского счета организации. Поэтому источник наличных соответствует общему правилу кассовых операций.
В бухгалтерском учете такая операция обычно отражается как поступление наличных из банка в кассу. Не используем для этой операции расчеты с подотчетным лицом, если работник не получал деньги для хозяйственных расходов под отчет.
В 1С для отражения поступления денег в кассу используем документ Поступление наличных с подходящим видом операции, например Получение наличных в банке, если такой вариант предусмотрен используемой конфигурацией и релизом.
Затем для выплаты зарплаты создаем документ Ведомость в кассу и оформляем выдачу наличных из кассы.
Разберем, почему важно не путать стандартный механизм учета корпоративных карт с получением наличных в кассу для выплаты зарплаты.
В 1С:Бухгалтерии 8 корпоративную карту обычно привязывают к банковскому счету организации. Для этого открываем карточку банковского счета, находим группу Корпоративные карты, включаем соответствующую настройку и указываем номер карты, держателя карты и подотчетное лицо.
После загрузки банковской выписки программа отражает операции по корпоративной карте. При снятии наличных программа обычно связывает операцию с работником, который является держателем карты.
Типовая логика выглядит так:
Если снятые деньги возвращаются в кассу, в программе используют документ Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица.
Технически последовательность документов может выглядеть так:
Банковской выписке.Поступление наличных.Возврат от подотчетного лица.С точки зрения программы это корректное отражение возврата неизрасходованных подотчетных денег. Но для выплаты зарплаты такая последовательность не подходит, потому что деньги в кассе приобретают статус возврата подотчетных средств.
Не используем документ Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица как способ формирования кассы для последующей выплаты зарплаты.
Иногда возникает желание обойти стандартную схему учета корпоративной карты: вручную сформировать проводку между банковским счетом или специальным карточным счетом и кассой, а расчеты с подотчетным лицом не использовать.
Не будем исправлять проблему только ручными проводками. Ручная запись может изменить бухгалтерские остатки, но не заменяет первичные документы и не меняет экономическую сущность операции.
Если работник получил деньги с корпоративной карты как держатель карты и распоряжался ими вне кассы, а затем внес наличные обратно, у организации должны быть документы, подтверждающие, что деньги сразу предназначались для кассы, а работник действовал как уполномоченный кассир, а не как подотчетное лицо.
Рассмотрим риски ручного отражения:
Если организация все же использует особый порядок снятия денег по корпоративной карте непосредственно в кассу, закрепим его в учетной политике, внутреннем регламенте работы с корпоративными картами и приказе руководителя. Также заранее согласуем порядок с банком и специалистом, который отвечает за бухгалтерский учет в организации.
Иногда корпоративная карта оформлена на кассира организации или на другое уполномоченное лицо, которое не использует карту для подотчетных расходов. В таком случае организация может попытаться организовать процесс как получение денег с банковского счета непосредственно в кассу.
Разберем, какие документы понадобятся для такого варианта:
Но даже при таком оформлении не будем автоматически считать вариант бесспорным. В типовой конфигурации 1С корпоративная карта привязана к подотчетному лицу, поэтому программа может формировать движения по расчетам с этим лицом.
Перед применением подобной схемы проверим следующие вопросы:
Если ответ хотя бы на один вопрос неясен, выберем обычное получение наличных в банке или безналичную выплату зарплаты.
Организации, которые обязаны устанавливать лимит остатка кассы, не должны хранить наличные сверх установленного лимита после окончания рабочего дня. Исключение предусмотрено для денег, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и иных выплат работникам.
Сумму, предназначенную для выплаты зарплаты, можно хранить в кассе сверх лимита в течение срока выдачи, указанного в платежной или расчетно-платежной ведомости. Продолжительность такого срока не должна превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.
Рассмотрим пример.
Организация установила лимит остатка кассы 20 000 рублей. Для выплаты зарплаты получено 450 000 рублей. В день получения денег остаток в кассе превышает лимит, но нарушение не возникает, если сумма предназначена для выплаты зарплаты и срок выдачи указан в ведомости.
Если после окончания срока выплаты часть денег не выдана работникам, не оставляем их в кассе без оформления. Невыданные суммы депонируем, а остаток наличных сдаем в банк с учетом кассового лимита и правил организации.
Субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. Однако освобождение от лимита не отменяет необходимость правильно оформлять выплату зарплаты и соблюдать требования трудового законодательства.
Иногда ошибочно считают, что зарплату нельзя выдать наличными в сумме более 100 000 рублей. Это неверно.
Лимит наличных расчетов в размере 100 000 рублей применяется к расчетам между организациями и индивидуальными предпринимателями по одному договору. Выплата зарплаты работнику является расчетом организации с физическим лицом, а не расчетом между двумя участниками предпринимательской деятельности.
Поэтому ограничение 100 000 рублей не ограничивает сумму зарплаты, которую можно выдать работнику через кассу.
Однако не будем путать этот лимит с банковскими ограничениями по корпоративным картам. Банк может самостоятельно установить лимит снятия наличных с одной карты, со всех корпоративных карт клиента или на определенный период. Такие ограничения определяются договором банковского обслуживания и настройками банка.
Банк России ранее рекомендовал кредитным организациям уделять повышенное внимание операциям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые систематически снимают наличные с использованием корпоративных карт.
Эти рекомендации не означают, что каждое снятие наличных с корпоративной карты запрещено. Но они означают, что банк может оценивать экономический смысл операций, запрашивать документы, ограничивать операции в пределах договора и внутреннего контроля либо устанавливать более жесткие лимиты.
Рассмотрим признаки, которые могут привлечь повышенное внимание банка:
Не будем дробить сумму выплаты зарплаты между несколькими корпоративными картами, снимать деньги впритык к установленному банком лимиту или формировать регулярную схему ежедневного обналичивания. Такие действия не упрощают работу, а повышают банковский риск.
Если банк запросит пояснения, подготовим комплект документов:
Чем прозрачнее связь между снятием денег, поступлением в кассу и выплатой сотрудникам, тем проще подтвердить законную деловую цель операции.
Рассмотрим типовой порядок выплаты зарплаты через кассу в 1С:Бухгалтерии 8.
Зарплата и кадры.Ведомости в кассу.Ведомость в кассу.В зависимости от настроек программы выдача может быть отражена непосредственно по ведомости либо через документ Расходный кассовый ордер. Проверим, чтобы в программе корректно формировались движения по расчетам с персоналом и кассе.
Если работник не получил деньги в срок, не оставляем его сумму как выданную. Используем документ Депонирование зарплаты или иной предусмотренный конфигурацией механизм депонирования.
После выплаты проверим отчеты по кассе, взаиморасчетам с сотрудниками и расчетным листкам. Сумма фактически выданной зарплаты должна совпадать с суммой, указанной в ведомости и кассовых документах.
Для организации, которая ведет кассовые операции, поступление наличных денег оформляем приходным кассовым ордером, а выдачу денег — расходным кассовым ордером или платежной ведомостью в установленном порядке.
Рассмотрим основные документы:
Не подменяем кассовые документы чеком банкомата. Чек банкомата подтверждает факт выдачи наличных банком, но сам по себе не заменяет приходный кассовый ордер, платежную ведомость и расходный кассовый ордер.
При получении денег из банка в кассу организации и при выплате зарплаты работникам кассовый чек ККТ не формируем.
Кассовая техника применяется при расчетах за реализованные товары, выполненные работы или оказанные услуги. Получение наличных с банковского счета в собственную кассу является внутренним движением денежных средств организации. Выплата зарплаты работнику также не является расчетом за товары, работы или услуги.
Для таких операций используем кассовые документы, а не кассовый чек.
Отдельно проанализируем ситуацию, если в организации работают иностранные граждане, которые признаются нерезидентами для целей валютного законодательства.
Выплата зарплаты иностранным работникам наличными может подпадать под валютные ограничения. В таких случаях не применяем общий подход к выплате зарплаты через кассу без дополнительной проверки статуса работника и требований валютного законодательства.
До выплаты зарплаты иностранному работнику наличными проверим:
В большинстве случаев для иностранных работников безопаснее использовать безналичную выплату зарплаты на банковский счет.
Предположим, организация должна выдать работникам зарплату в сумме 480 000 рублей. В трудовых договорах предусмотрена выплата наличными через кассу. Банк обслуживает расчетный счет организации и выдает наличные по заявке или расходному документу банка.
Разберем правильную последовательность:
Ведомость в кассу.В этой ситуации источник наличных понятен: деньги поступили с банковского счета организации непосредственно в ее кассу. У работника, который получил деньги в банке, не возникает подотчетная задолженность, если он действует как кассир или уполномоченный представитель по получению денег для кассы.
Предположим, директор снял 480 000 рублей с корпоративной карты в банкомате. В программе корпоративная карта привязана к директору как к подотчетному лицу. Затем директор внес деньги в кассу организации, а кассир выдал их работникам.
Типовой учет в 1С будет воспринимать операцию следующим образом:
После этого выдавать деньги на зарплату из этой суммы небезопасно. Формально организация использует для выплаты работникам возврат подотчетных средств, а не наличные, непосредственно полученные из банка для кассы.
Чтобы исправить ситуацию, не следует просто менять назначение платежа или вводить ручную проводку. Безопаснее внести возвращенные наличные на банковский счет, а затем получить деньги из банка непосредственно для выплаты зарплаты. Но такой путь лишает смысла первоначальное снятие денег с корпоративной карты.
Подведем итог и сформируем безопасный порядок работы.
Ведомость в кассу.Итоговый вывод: зарплату можно выплачивать наличными через кассу организации, а чековая книжка не является единственным способом получить деньги в банке. Но снимать деньги с корпоративной карты, оформлять их как подотчетные и затем возвращать в кассу для выплаты зарплаты не следует. Для регулярной выплаты зарплаты выбираем безналичное перечисление работникам либо непосредственное получение наличных с расчетного счета организации в банке.
Информация носит справочный характер