Рассмотрим ситуацию, когда расчет заработной платы и кадровый учет ранее велись в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3, а затем организация решила перейти на самостоятельное ведение учета в 1С:Бухгалтерии предприятия, редакция 3.0.
Обычно переход вызывает два вопроса. Первый: можно ли выгрузить из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию всех сотрудников, кадровые документы, начисления, удержания, отпуска, больничные и историю расчетов. Второй: почему после отключения настройки «Вести учет расчетов с персоналом во внешней программе» программа 1С:Бухгалтерия требует проводить документы Начисление зарплаты.
Разберем по шагам, какие данные действительно передаются типовой синхронизацией, почему кадровые документы обычно не появляются в 1С:Бухгалтерии, как выбрать безопасный вариант перехода и как подготовить базу к самостоятельному расчету зарплаты.
1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия решают разные задачи, хотя обе программы содержат разделы, связанные с сотрудниками, зарплатой и налогами.
Программа 1С:ЗУП предназначена прежде всего для полноценного кадрового учета, расчетов с персоналом, начисления заработной платы, учета рабочего времени, отпусков, больничных, пособий, исполнительных листов, воинского учета, электронного кадрового документооборота и подготовки кадровой отчетности.
Программа 1С:Бухгалтерия предприятия предназначена прежде всего для бухгалтерского и налогового учета. В ней также можно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату, но функциональность раздела зарплаты и кадров обычно проще, чем в 1С:ЗУП.
Поэтому типовая синхронизация между программами не является механизмом полного переноса одной базы в другую. Она предназначена для совместной работы программ, когда:
кадровый учет и расчет зарплаты ведутся в 1С:ЗУП;
бухгалтерский и налоговый учет ведутся в 1С:Бухгалтерии;
из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию передаются данные, необходимые для отражения зарплаты, страховых взносов, резервов и расчетов в бухгалтерском учете.
Рассмотрим подробнее. Документы кадрового блока в 1С:ЗУП и документы кадрового блока в 1С:Бухгалтерии являются разными объектами конфигурации. Например, документ приема на работу в ЗУП содержит существенно больше реквизитов и логики, чем аналогичный документ в Бухгалтерии.
В ЗУП могут учитываться:
трудовые функции;
штатное расписание;
графики работы;
права на отпуск;
вредные условия труда;
особенности рабочего времени;
территориальные условия;
районные коэффициенты;
показатели для расчета зарплаты;
история кадровых изменений;
сведения для персонифицированной отчетности;
данные для расчета пособий;
исполнительные документы;
воинский учет;
кадровые мероприятия для ЕФС-1.
В 1С:Бухгалтерии кадровый учет устроен иначе. Поэтому типовая синхронизация не может просто взять документ из ЗУП и преобразовать его в кадровый документ Бухгалтерии без риска потери данных, дублирования сотрудников, неправильного расчета отпускного стажа или искажения кадровой истории.
Главный вывод: типовая синхронизация между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией предназначена не для полного переноса кадрового и расчетного архива, а для передачи данных, необходимых бухгалтерии.
Рассмотрим, какие данные могут участвовать в типовом обмене между программами.
Как правило, в Бухгалтерию передаются сведения, необходимые для отражения зарплаты и страховых взносов в учете. Основным документом при такой схеме является Отражение зарплаты в бухучете.
Этот документ формируется в 1С:ЗУП после расчета зарплаты за месяц и передается в 1С:Бухгалтерию. В Бухгалтерии на его основании появляются бухгалтерские проводки по начислению заработной платы, страховых взносов, резервов, удержаний и другим операциям, если они предусмотрены настройками учета.
В зависимости от настроек синхронизации и варианта отражения зарплаты могут передаваться:
сведения об организациях;
физические лица;
сотрудники;
подразделения;
должности;
способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете;
статьи затрат;
номенклатурные группы;
счета затрат;
данные для отражения начисленной заработной платы;
данные для отражения страховых взносов;
данные по резервам на оплату труда, если организация формирует резервы;
сведения о выплатах и удержаниях в объеме, необходимом для бухгалтерского учета.
Однако важно понимать, что передача справочника Сотрудники не равна передаче всей кадровой истории.
Например, сотрудник может появиться в 1С:Бухгалтерии как элемент справочника, но это не означает, что в Бухгалтерии автоматически будут созданы и проведены документы:
Прием на работу;
Кадровый перевод;
Увольнение;
Отпуск;
Больничный лист;
Отпуск по уходу за ребенком;
Изменение оплаты труда;
Совмещение должностей;
Изменение графика работы.
Типовая синхронизация обычно не предназначена для преобразования всего кадрового документооборота ЗУП в кадровый документооборот Бухгалтерии.
Теперь разберем ситуацию, когда в 1С:Бухгалтерии снимают флажок «Вести учет расчетов с персоналом во внешней программе», после чего при закрытии месяца программа сообщает о необходимости провести документ Начисление зарплаты.
Это нормальное поведение программы. Пока расчеты с персоналом ведутся во внешней программе, например в 1С:ЗУП, Бухгалтерия ожидает данные из внешней системы. Она не должна самостоятельно рассчитывать зарплату в полном объеме, потому что расчет уже выполняется в ЗУП.
После отключения внешней программы 1С:Бухгалтерия начинает считать, что зарплата рассчитывается непосредственно в ней. Поэтому для корректного закрытия месяца ей нужны документы, которые подтверждают:
начисление заработной платы;
расчет НДФЛ;
расчет страховых взносов;
отражение зарплаты в бухгалтерском учете;
расчеты с сотрудниками;
расчеты с бюджетом по НДФЛ и страховым взносам.
Если документ Начисление зарплаты не создан, у программы отсутствуют данные для формирования проводок и расчета обязательств. Поэтому операция закрытия месяца не может считаться завершенной.
Не следует отключать внешний учет посреди расчетного месяца без подготовки. Сначала необходимо определить дату перехода, завершить расчеты в ЗУП за предыдущий период, перенести или вручную ввести необходимые входящие данные, а затем включить расчет зарплаты в Бухгалтерии с начала нового месяца.
Рассмотрим первый вариант, который чаще всего оказывается наиболее устойчивым для организаций с регулярными кадровыми изменениями, несколькими сотрудниками, сложными начислениями или необходимостью готовить кадровую отчетность.
При таком подходе:
все кадровые документы оформляем в 1С:ЗУП;
все начисления, отпуска, больничные, премии, удержания и выплаты отражаем в 1С:ЗУП;
зарплатную и кадровую отчетность формируем в 1С:ЗУП;
в 1С:Бухгалтерию передаем данные для бухгалтерских проводок;
в Бухгалтерии ведем расчеты по счетам учета затрат, расчетов с персоналом, НДФЛ и страховых взносов.
Этот вариант особенно удобен, если в организации есть хотя бы часть следующих операций:
частые приемы, увольнения и переводы;
несколько подразделений;
несколько графиков работы;
сменная работа;
сдельная оплата труда;
премии и надбавки;
командировки;
отпуска и переносы отпусков;
больничные листы;
пособия по беременности и родам;
отпуска по уходу за ребенком;
исполнительные листы;
алименты;
воинский учет;
несколько видов начислений и удержаний;
резервы на оплату отпусков;
необходимость контролировать остатки отпусков;
необходимость вести подробную кадровую историю.
Рассмотрим подробнее, как организовать такую схему.
В 1С:ЗУП настроим отражение зарплаты в бухгалтерском учете.
Проверим справочник Способы отражения зарплаты в бухучете.
Настроим соответствие счетов затрат, статей затрат, подразделений и номенклатурных групп.
В 1С:ЗУП ежемесячно создадим и проведем документ Отражение зарплаты в бухучете.
Настроим синхронизацию с 1С:Бухгалтерией.
Выполним обмен данными.
В 1С:Бухгалтерии проверим загруженные документы и бухгалтерские проводки.
Сверим оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70, 69, 68.01, 68.90, а также счетам учета затрат.
В этом варианте не требуется переносить весь архив кадровых документов в Бухгалтерию. Исторические кадровые данные остаются в ЗУП, а Бухгалтерия получает только сведения, которые необходимы для отражения затрат и обязательств в бухгалтерском учете.
Если учет уже корректно велся в ЗУП, этот способ обычно снижает риски. Не требуется вручную восстанавливать все документы, остатки отпусков, историю начислений и сведения для кадровой отчетности в другой программе.
Разберем общий порядок настройки типового обмена между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией предприятия. Конкретные названия пунктов могут немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации, способа размещения базы и выбранного формата обмена.
Начнем с подготовки баз.
Обновим обе программы до актуальных совместимых релизов.
Создадим резервные копии баз 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии.
Проверим, что в обеих базах создана одна и та же организация с корректными ИНН, КПП, ОГРН и наименованием.
Проверим настройки учета зарплаты в Бухгалтерии.
Проверим настройки бухгалтерского учета и способы отражения зарплаты в ЗУП.
Проверим права пользователей на выполнение синхронизации.
Далее в ЗУП обычно переходим в раздел Администрирование и открываем настройки синхронизации данных. В Бухгалтерии также используем раздел Администрирование и настройки синхронизации.
При создании обмена необходимо выбрать способ подключения. Обычно доступны варианты:
обмен через локальный или сетевой каталог;
прямое подключение к другой информационной базе;
обмен через файловый ресурс;
обмен через сервисные механизмы, если базы размещены в облаке;
обмен через универсальный формат EnterpriseData, если он доступен и подходит для используемых релизов.
После настройки соединения необходимо выбрать организацию или организации, по которым будет выполняться обмен. Если в одной базе ведется несколько юридических лиц, не следует сразу включать передачу данных по всем организациям без тестирования.
Сначала лучше проверить синхронизацию на одной организации и одном закрытом месяце. Это позволит увидеть, какие документы создаются в Бухгалтерии, не дублируются ли справочники и правильно ли формируются проводки.
Затем определим дату начала обмена. Как правило, выбираем дату начала нового расчетного периода или дату начала года. Не рекомендуется передавать весь исторический массив за несколько лет, если задача состоит только в текущем ведении бухгалтерского учета.
После первой синхронизации обязательно проверим:
созданы ли нужные элементы справочников;
не появились ли дубли физлиц и сотрудников;
корректно ли сопоставлены подразделения;
правильно ли передались способы отражения зарплаты;
сформировались ли документы отражения зарплаты;
корректно ли отразились счета затрат;
совпадает ли сумма начисленной зарплаты в ЗУП и Бухгалтерии;
совпадает ли сумма НДФЛ;
совпадает ли сумма страховых взносов;
не появились ли необоснованные остатки по счетам расчетов с сотрудниками.
Проанализируем ситуацию, когда синхронизация выполняется без ошибок, но справочник Сотрудники и кадровые документы в Бухгалтерии не появляются.
Причины могут быть разными. Рассмотрим наиболее распространенные варианты.
Настроена синхронизация только для передачи бухгалтерских документов, а не для передачи справочной информации.
В обмен включена только конкретная организация, а сотрудники относятся к другой организации в ЗУП.
Сотрудники не участвуют в передаваемых документах за выбранный период.
В Бухгалтерии уже существуют похожие элементы справочников, но они не сопоставлены с элементами ЗУП.
Дата начала обмена установлена позже даты кадровых документов.
Кадровые документы в ЗУП не входят в типовой состав передаваемых объектов.
В настройках обмена отключена передача необходимых справочников.
В базе есть ошибки сопоставления организаций, физических лиц, подразделений или других объектов НСИ.
Для обмена используются разные релизы конфигураций, в которых состав поддерживаемых объектов отличается.
Кадровые данные относятся к закрытому периоду, а в настройках регистрации изменений этот период не включен в обмен.
Важно разделять два вопроса: «передается ли сотрудник как элемент справочника» и «передается ли кадровый приказ». Это разные задачи.
Сотрудник в Бухгалтерии может быть создан, например, при получении документа отражения зарплаты или при передаче связанного справочника. Но документы приема, перевода и увольнения могут не переноситься, потому что они не входят в типовой сценарий синхронизации ЗУП и БП.
Рассмотрим использование универсального формата EnterpriseData. Этот формат предназначен для обмена данными между различными информационными системами и конфигурациями 1С. Он может использоваться как технологическая основа интеграции, в том числе в задачах обмена между ЗУП и Бухгалтерией.
Однако наличие обмена через EnterpriseData не означает, что все кадровые документы будут автоматически перенесены из ЗУП в Бухгалтерию в типовом виде.
Универсальный формат определяет правила представления данных при обмене, но фактический состав передаваемых объектов зависит от:
версии конфигурации ЗУП;
версии конфигурации Бухгалтерии;
типовых правил обмена;
настроек синхронизации;
состава включенных объектов;
наличия доработок конфигураций;
возможности принимающей конфигурации корректно принять и обработать данные.
Поэтому рассмотрим этот вариант как техническое решение, а не как гарантированный стандартный перенос кадрового архива.
Если необходимо перенести именно кадровые документы, потребуется:
проанализировать, какие именно документы необходимо перенести;
определить, какие реквизиты должны быть сохранены;
проверить, существуют ли соответствующие объекты в принимающей базе Бухгалтерии;
подготовить правила обмена;
настроить сопоставление справочников;
провести тестовую загрузку на копии базы;
проверить результат кадрового учета и расчетов;
выполнить промышленную загрузку только после сверки данных.
В зависимости от задачи могут понадобиться доработанные правила обмена, внешняя обработка или помощь специалиста 1С. Такой перенос нельзя выполнять без тестирования на рабочей базе, потому что ошибка может привести к созданию дублей сотрудников, повторному отражению начислений, неверным остаткам отпусков и некорректным сведениям для отчетности.
Если задача состоит только в переходе на расчет зарплаты в Бухгалтерии, часто проще перенести актуальные данные вручную, чем пытаться автоматически загрузить весь кадровый архив.
Рассмотрим вариант, когда организация все же хочет отказаться от использования 1С:ЗУП и вести зарплату непосредственно в 1С:Бухгалтерии.
Этот вариант может быть удобен, если сотрудников немного, кадровые изменения редкие, расчеты несложные, отсутствует сложная система премирования, нет сменных графиков, не требуется расширенный воинский учет и не ведется большой объем кадрового документооборота.
В таком случае не требуется переносить весь архив документов из ЗУП. Обычно достаточно начать новый кадровый и расчетный период в Бухгалтерии, корректно введя актуальные данные на дату перехода.
Рассмотрим рекомендуемый порядок перехода.
Определим дату перехода. Лучше выбрать первое число месяца или первое число года.
Полностью завершим расчет зарплаты в ЗУП за месяц, предшествующий переходу.
Проведем все кадровые документы в ЗУП до даты перехода.
Начислим зарплату, НДФЛ и страховые взносы за последний месяц работы в ЗУП.
Оформим все выплаты зарплаты, отпускных, пособий и удержаний.
Сформируем и проверим регламентированную отчетность за завершенный период.
Сверим расчеты с сотрудниками, налоговой инспекцией и Социальным фондом.
Сформируем архивную копию базы ЗУП.
Подготовим список действующих сотрудников на дату перехода.
Введем сотрудников, кадровые сведения и условия оплаты в 1С:Бухгалтерии.
Введем остатки расчетов по зарплате, НДФЛ, взносам, отпускам и удержаниям, если они имеются.
Отключим использование внешней программы для расчета зарплаты только после подготовки Бухгалтерии.
Создадим в Бухгалтерии документы для первого месяца самостоятельного расчета зарплаты.
Переход с первого числа месяца удобнее, потому что не нужно делить один расчетный период между двумя программами. Например, не следует начислять часть зарплаты за месяц в ЗУП, а часть — в Бухгалтерии, если нет четкой методики разделения данных и контроля остатков.
Если организация переходит с 1 июля, то июнь необходимо полностью закрыть в ЗУП. В Бухгалтерии с 1 июля вводим действующих сотрудников и начинаем оформлять новые кадровые документы и начисления.
Разберем, какие данные потребуется подготовить, если организация начинает вести зарплату в Бухгалтерии с новой даты.
Для каждого действующего сотрудника обычно необходимо проверить и при необходимости заполнить:
физическое лицо;
ФИО;
ИНН;
СНИЛС;
паспортные данные;
дату рождения;
гражданство;
адрес регистрации;
адрес проживания;
банковские реквизиты для выплаты зарплаты;
дату приема на работу;
подразделение;
должность;
вид занятости;
график работы;
размер оклада;
виды плановых начислений;
условия районного коэффициента и северной надбавки, если они применяются;
налоговый статус по НДФЛ;
право на стандартные налоговые вычеты;
исполнительные листы и иные удержания;
остатки отпусков;
остатки задолженности по зарплате;
сведения о невыплаченных отпускных, пособиях и иных начислениях.
Отдельно подготовим сведения о начислениях и удержаниях. Например, если у сотрудников есть надбавки, премии, доплаты за совмещение, компенсации, удержания по исполнительным листам или иные регулярные выплаты, необходимо проверить, поддерживаются ли они в Бухгалтерии в требуемом объеме.
Если часть расчетов относится к периоду до даты перехода, не следует повторно начислять ее в Бухгалтерии. В противном случае могут задвоиться расходы на оплату труда, задолженность перед сотрудниками, НДФЛ и страховые взносы.
Рассмотрим подробнее, какие остатки могут возникнуть на дату перехода.
Даже если зарплата за прошлый месяц начислена и выплачена полностью, могут оставаться обязательства и расчеты:
невыплаченная зарплата;
депонированная зарплата;
переплата сотруднику;
удержанный, но не перечисленный НДФЛ;
начисленные, но не уплаченные страховые взносы;
задолженность по исполнительным листам;
задолженность по профсоюзным взносам;
неиспользованные дни отпуска;
резерв на оплату отпусков;
остатки по займам сотрудникам;
остатки по подотчетным суммам, если они связаны с расчетами с персоналом.
Для бухгалтерского учета необходимо обеспечить корректные остатки как минимум по счетам:
70 — расчеты с персоналом по оплате труда;
68.01 — расчеты по НДФЛ;
68.90 — расчеты по единому налоговому счету, если организация применяет соответствующую схему учета;
69 — расчеты по социальному страхованию и обеспечению;
76.41 или иным используемым счетам — расчеты по исполнительным документам и удержаниям;
96 — оценочные обязательства и резервы, если организация формирует резерв на оплату отпусков.
При вводе остатков важно разделить бухгалтерские остатки и расчетные данные для зарплаты. Например, остаток по счету 70 показывает задолженность перед сотрудником, но сам по себе не заменяет сведения о его начислениях, удержаниях, вычетах и остатках отпусков.
Поэтому при переходе необходимо проверить два уровня учета:
бухгалтерские остатки по счетам;
кадровые и расчетные данные, необходимые для будущего начисления зарплаты.
Если в Бухгалтерии будут вводиться отпуска и рассчитываться отпускные, нужно корректно перенести или вручную ввести остатки отпусков. Иначе программа может неверно определить количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, доступных сотруднику.
Этот способ часто является наиболее рациональным для небольшой организации. Вместо сложной настройки обмена и переноса нескольких лет кадровой истории введем в Бухгалтерию только актуальные сведения на дату перехода.
Рассмотрим, как организовать такой переход.
Сформируем в ЗУП список работающих сотрудников на дату перехода.
Сформируем кадровые отчеты по сотрудникам, их должностям, подразделениям, графикам и окладам.
Сформируем данные об остатках отпусков.
Сформируем данные о действующих удержаниях и исполнительных листах.
Сформируем расчетные листки за последний закрытый месяц.
Сформируем оборотно-сальдовую ведомость и анализ расчетов с сотрудниками.
Создадим сотрудников в Бухгалтерии.
Оформим документы приема или введем кадровые сведения в соответствии с порядком, применяемым в Бухгалтерии.
Настроим начисления и удержания.
Введем необходимые остатки расчетов.
Сохраним архивную базу ЗУП для доступа к истории.
При этом прошлые приказы о приеме, увольнении, переводе и отпуске не обязательно вводить в Бухгалтерию заново, если они относятся к завершенным периодам и не нужны для текущего расчета.
Например, сотрудник принят на работу три года назад, за это время несколько раз переводился, менял должность и получал премии. Если с нового месяца организация начинает вести расчет в Бухгалтерии, не всегда требуется переносить все документы за три года. Достаточно корректно отразить его актуальные условия работы и расчетные остатки.
Историческая база ЗУП при этом остается архивом. В ней можно сформировать справки, расчетные листки, сведения о стаже, кадровые отчеты и уточняющую отчетность за прошлые периоды, если это потребуется.
Ручной ввод обычно предпочтительнее, если выполняется хотя бы несколько условий:
в организации работает небольшое количество сотрудников;
кадровые процессы несложные;
переход осуществляется с начала месяца или года;
нет необходимости переносить всю историю кадровых документов;
нет большого количества сложных начислений;
в ЗУП нет значительного объема нестандартных доработок;
в Бухгалтерии предполагается простой расчет зарплаты;
есть возможность сохранить архив ЗУП;
важнее быстро начать корректную работу, чем воспроизводить историю документов.
Ручной ввод не означает, что данные можно переносить без контроля. Необходимо сверить все ключевые показатели на дату перехода: задолженность по зарплате, НДФЛ, взносы, отпуска, удержания и кадровый статус сотрудников.
Рассмотрим более сложный вариант. Он подходит, если организация действительно должна перенести большой объем данных из ЗУП в Бухгалтерию: сотрудников, кадровую историю, условия приема, отпуска, начисления, остатки, удержания и другие сведения.
В таком случае типовой синхронизации обычно недостаточно. Потребуется технический проект переноса данных.
Работа может включать:
обследование базы ЗУП;
определение списка объектов для переноса;
анализ соответствия объектов ЗУП и Бухгалтерии;
разработку правил конвертации;
создание внешней обработки;
настройку обмена через EnterpriseData;
сопоставление справочников;
очистку и проверку данных;
тестовую выгрузку;
тестовую загрузку в копию Бухгалтерии;
сверку кадровых и расчетных показателей;
исправление выявленных расхождений;
проведение окончательного переноса.
Такой подход может быть оправдан, если в организации много сотрудников, сложная структура подразделений, большой объем кадровых документов или необходимость сохранить историю для дальнейшей работы непосредственно в Бухгалтерии.
Однако следует учитывать, что Бухгалтерия не является полной заменой ЗУП по всем кадровым функциям. Даже качественный перенос не добавит Бухгалтерии те возможности, которых в ней нет.
Например, если в ЗУП велся детальный воинский учет, сложные графики сменности, расширенный учет времени, сложные системы мотивации, подробный учет отпусков и кадровых мероприятий, после перехода в Бухгалтерию часть привычных процессов может потребовать упрощения или ручной обработки.
Перед заказом переноса необходимо сначала оценить не только возможность загрузки данных, но и возможность дальнейшего ведения учета в Бухгалтерии.
Отдельно разберем вопрос перехода из версии 1С:ЗУП ПРОФ в 1С:ЗУП Базовую.
Технически перенос данных между базами ЗУП возможен, но необходимо учитывать ограничения базовой версии. Базовая версия ориентирована на небольшие организации и имеет функциональные и технические ограничения по сравнению с версией ПРОФ.
Перед переходом необходимо проверить:
количество организаций в базе;
использование доработок;
использование расширений;
использование внешних обработок;
использование распределенных баз;
необходимость одновременной работы нескольких пользователей;
использование сложных кадровых и расчетных возможностей;
наличие функциональности, недоступной в базовой версии;
совместимость релизов конфигурации;
наличие корректной резервной копии исходной базы.
Если в ЗУП ПРОФ велась одна организация, отсутствуют доработки, учет не требует многопользовательского режима и используемые возможности поддерживаются базовой версией, переход может быть возможен.
Но не следует рассматривать выгрузку из ЗУП ПРОФ в ЗУП Базовую как простой обмен документами. Это должна быть отдельная операция перехода между версиями программы с предварительной проверкой ограничений.
Если в базе ЗУП ПРОФ используется функциональность, которой нет в базовой версии, после переноса могут возникнуть проблемы с открытием базы, проведением документов, обновлением конфигурации или дальнейшим ведением учета.
Рассмотрим практические критерии выбора программы.
Вести зарплату непосредственно в 1С:Бухгалтерии обычно удобно, если:
в организации небольшое количество сотрудников;
кадровые операции происходят редко;
используются простые оклады;
нет сложного учета рабочего времени;
нет большого количества видов начислений;
нет сложных удержаний;
не требуется расширенный воинский учет;
не требуется сложный контроль отпусков;
не используется сложная мотивационная система;
бухгалтеру удобнее вести все операции в одной базе.
Продолжать работу в 1С:ЗУП обычно удобнее, если:
сотрудников много;
есть регулярные кадровые перемещения;
есть сменные графики;
есть почасовая или сдельная оплата;
есть многочисленные премии, доплаты и надбавки;
часто оформляются отпуска и больничные;
есть сотрудники с разными режимами рабочего времени;
ведется воинский учет;
есть исполнительные листы;
есть обособленные подразделения;
необходим подробный кадровый учет;
нужно формировать большое количество специализированных кадровых и зарплатных отчетов.
При выборе программы не стоит ориентироваться только на количество сотрудников. Иногда даже при пяти сотрудниках учет может быть сложным, например при сменных графиках, сдельной оплате, разъездном характере работы, районных коэффициентах, пособиях, алиментах и нескольких видах премий.
И наоборот, в организации с десятью сотрудниками может быть достаточно Бухгалтерии, если все сотрудники работают по простому графику, получают фиксированный оклад и кадровые изменения происходят редко.
Одна из главных рисков при переходе — двойное отражение начислений. Например, зарплата за месяц может быть передана из ЗУП документом Отражение зарплаты в бухучете, а затем повторно начислена документом Начисление зарплаты уже в Бухгалтерии.
В результате могут задвоиться:
расходы на оплату труда;
страховые взносы;
НДФЛ;
задолженность перед сотрудниками;
сальдо по счету 70;
сальдо по счетам 69;
сальдо по счетам учета расчетов с бюджетом.
Чтобы избежать ошибки, закрепим простое правило: один расчетный период должен рассчитываться только в одной программе.
Например, если зарплата за июнь рассчитана в ЗУП, то:
не начисляем июньскую зарплату повторно в Бухгалтерии;
не создаем в Бухгалтерии дублирующие документы выплаты по уже отраженным данным;
не переносим июньские документы вручную, если они уже попали в Бухгалтерию через синхронизацию;
начинаем самостоятельный расчет в Бухгалтерии с июля.
После перехода обязательно сформируем оборотно-сальдовую ведомость и проверим счета:
20, 23, 25, 26, 44 — в зависимости от способа отражения затрат;
70 — расчеты с персоналом по оплате труда;
68.01 — расчеты по НДФЛ;
69 — расчеты по страховым взносам;
68.90 — расчеты по единому налоговому счету, если он используется;
76 — расчеты по удержаниям, исполнительным листам и иным обязательствам.
Сальдо и обороты необходимо сопоставить с расчетными ведомостями ЗУП, банковскими выписками, платежными поручениями и сведениями о расчетах с бюджетом.
Перед тем как окончательно перейти на Бухгалтерию, разберем обязательный контрольный список.
Проверим, закрыт ли последний расчетный месяц в ЗУП.
Проверим, проведены ли все документы Начисление зарплаты и взносов.
Проверим, оформлены ли все выплаты зарплаты.
Проверим, закрыты ли отпуска и больничные.
Проверим, не остались ли непроведенные кадровые документы.
Проверим, сформированы ли документы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.
Проверим, переданы ли в Бухгалтерию документы отражения зарплаты за все необходимые периоды.
Проверим, совпадают ли данные по сотрудникам в обеих программах.
Проверим остатки по зарплате и удержаниям.
Проверим остатки отпусков.
Проверим состояние расчетов по НДФЛ.
Проверим состояние расчетов по страховым взносам.
Проверим, подготовлена ли отчетность за завершенные периоды.
Сделаем резервную копию базы ЗУП.
Архивную базу ЗУП необходимо сохранить даже после перехода. Она может потребоваться для подготовки справок сотрудникам, уточнения данных прошлых периодов, формирования уточненных отчетов, проверки расчетов пособий и восстановления кадровой истории.
Сформируем итоговый порядок действий для организации, которая решила рассчитывать зарплату в 1С:Бухгалтерии.
Выберем дату перехода — предпочтительно первое число месяца.
Завершим все расчеты за предыдущий период в ЗУП.
Передадим в Бухгалтерию данные отражения зарплаты за последний месяц работы в ЗУП.
Сверим бухгалтерские проводки в Бухгалтерии с расчетами в ЗУП.
Сформируем отчеты по сотрудникам, кадровым условиям и остаткам отпусков.
Сформируем данные о задолженности перед сотрудниками, НДФЛ, взносах и удержаниях.
Создадим резервную копию базы ЗУП.
Введем актуальных сотрудников в Бухгалтерию.
Введем кадровые условия, графики, оклады, начисления и удержания.
Введем необходимые входящие остатки.
Проверим настройку зарплаты и кадрового учета в Бухгалтерии.
Отключим настройку учета расчетов с персоналом во внешней программе.
Создадим и проведем документ Начисление зарплаты за первый месяц работы в Бухгалтерии.
Начислим НДФЛ и страховые взносы.
Оформим выплату зарплаты.
Проведем закрытие месяца.
Сверим остатки и обороты по счетам расчетов с персоналом и бюджетом.
Типовая синхронизация между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией позволяет передавать данные, необходимые для отражения зарплаты в бухгалтерском учете, но не предназначена для полного преобразования всей кадровой истории ЗУП в кадровые документы Бухгалтерии.
Если организация продолжает использовать ЗУП, оптимально оставить кадровый учет и расчет зарплаты в ЗУП, а в Бухгалтерию передавать документы Отражение зарплаты в бухучете и связанные данные для проводок.
Если принято решение рассчитывать зарплату непосредственно в Бухгалтерии, лучше не переносить весь архив документов автоматически. Безопаснее завершить расчеты в ЗУП на дату перехода, сохранить базу как архив, вручную ввести актуальные кадровые данные, расчетные остатки и начать новый расчетный период в Бухгалтерии.
Настройка обмена через EnterpriseData, внешние обработки и индивидуальные правила конвертации могут использоваться для переноса кадровых данных, но такой проект требует тестирования, сверки и технической подготовки. Он оправдан только тогда, когда ручной ввод данных слишком трудоемок или требуется сохранить большой объем истории непосредственно в новой базе.
Информация носит справочный характер