Рассмотрим ситуацию, в которой транспортно-экспедиционная компания применяет общую систему налогообложения, получает от клиента вознаграждение за транспортно-экспедиционные услуги и дополнительно организует страхование груза, оплату услуг перевозчиков, терминалов, стоянок, оформления документов, погрузочно-разгрузочных работ и иных расходов.
Главная задача в такой ситуации — правильно разделить собственное вознаграждение экспедитора и расходы, которые экспедитор несет в интересах клиента и затем получает к возмещению. От этого зависят состав УПД, необходимость составления отчета экспедитора, бухгалтерские проводки, НДС, книга продаж, книга покупок и журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Не будем исходить только из формулировки «мы посредники». Сначала проанализируем договор транспортной экспедиции, поручение клиента, порядок расчетов и первичные документы. Одно и то же дополнительное расходование средств может быть либо собственным расходом экспедитора, либо возмещаемым расходом клиента. В первом случае сумма включается в выручку и себестоимость экспедитора. Во втором случае она проходит транзитом через расчеты с клиентом и не формирует доходы и расходы экспедитора.
По договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется за вознаграждение и за счет клиента выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза. Такая конструкция установлена статьей 801 Гражданского кодекса РФ.
Также законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности предусматривает обязанность клиента уплатить экспедитору вознаграждение и возместить расходы, понесенные в интересах клиента, если такие расходы предусмотрены договором или подтверждены условиями конкретного поручения.
Поэтому в договоре и в заявках на перевозку желательно сразу разделить суммы на две части:
стоимость собственных транспортно-экспедиционных услуг экспедитора;
возмещаемые расходы, которые экспедитор несет от своего имени, но за счет клиента.
Например, в договоре можно предусмотреть, что клиент уплачивает экспедитору вознаграждение за организацию перевозки, оформление документов, координацию перевозчиков, сопровождение груза и иные экспедиторские действия. Одновременно можно закрепить, что клиент возмещает расходы экспедитора на оплату перевозки третьими лицами, страхование груза, услуги терминалов, хранение, платные дороги, погрузку, разгрузку, оформление разрешений и иные согласованные расходы.
Не будем считать, что отсутствие отдельной строки «вознаграждение» означает отсутствие вознаграждения вообще. Вознаграждение может быть включено в тариф транспортно-экспедиционной услуги. Однако порядок его определения должен быть понятен из договора, тарифа, заявки, дополнительного соглашения либо расчета стоимости услуги.
Если договор предусматривает только общую цену без разделения на вознаграждение и возмещаемые расходы, появляется риск, что вся полученная от клиента сумма будет рассматриваться как стоимость собственных услуг экспедитора. В такой ситуации сложнее доказать транзитный характер отдельных расходов и исключить их из выручки.
Сначала выясним причину возникновения дополнительной суммы. Для этого зададим основной вопрос: клиент возмещает экспедитору фактические расходы или оплачивает экспедитору единую цену за комплексную услугу?
Рассмотрим первый вариант. Экспедитор организует перевозку за собственный тариф, а расходы сторонних организаций включены в цену услуги. Например, клиент платит экспедитору 100 000 рублей за доставку, а экспедитор самостоятельно платит перевозчику 70 000 рублей, терминалу 5 000 рублей и страховщику 2 000 рублей. В договоре отсутствует условие о возмещении отдельных расходов, а клиент оплачивает только единую цену доставки.
В такой ситуации расходы третьих лиц являются собственными расходами экспедитора. Экспедитор отражает всю сумму 100 000 рублей в выручке, а затраты на перевозчика, терминал и страхование учитывает в составе собственных расходов. УПД заказчику оформляем на полную стоимость услуги. НДС начисляем со всей стоимости реализации, если экспедитор является плательщиком НДС.
Теперь рассмотрим второй вариант. Экспедитор получает отдельное вознаграждение за транспортно-экспедиционные услуги, а дополнительные расходы клиент возмещает отдельно по фактической стоимости. Например, вознаграждение экспедитора составляет 20 000 рублей, а страховая премия по конкретному полису составляет 500 рублей. В договоре прямо сказано, что клиент возмещает документально подтвержденные расходы экспедитора на страхование груза.
В такой ситуации 20 000 рублей являются выручкой экспедитора. Страховая премия в сумме 500 рублей не является выручкой, если одновременно выполняются следующие условия:
страхование предусмотрено договором транспортной экспедиции, заявкой или отдельным поручением клиента;
страхование оформлено в интересах клиента и связано с конкретной перевозкой;
клиент обязан возместить экспедитору фактически понесенный расход;
сумма возмещения не превышает фактическую сумму расхода;
экспедитор может подтвердить расход полисом, счетом, платежным документом, актом, отчетом или иным документом страховщика;
сумма страхования не содержит скрытой наценки экспедитора.
Если экспедитор добавляет к сумме страховой премии собственную наценку, такую наценку уже нельзя считать возмещаемым расходом. Ее нужно включить в состав вознаграждения или отдельной услуги экспедитора и начислить НДС по применяемой ставке.
Рассмотрим подробнее формулировку документа. Если экспедитор не является страховой организацией и не продает собственную страховую услугу, не следует указывать в УПД строку «Услуги по страхованию груза» так, как будто экспедитор самостоятельно оказал клиенту страховую услугу.
Такая формулировка может создать неверное впечатление, что экспедитор реализует собственную услугу страхования. При этом страховые операции имеют специальное регулирование, а освобождение страховых операций от НДС относится к операциям страховых организаций в предусмотренных законом случаях. Экспедитору не нужно пытаться применять льготу по НДС как к собственной страховой услуге, если он фактически только оплатил страховую премию в интересах клиента.
Не будем смешивать страховую услугу страховщика и возмещение расходов экспедитора. Экспедитор не оказывает страхование, а организует оплату страховой премии либо выполняет поручение клиента по страхованию груза.
Также разделим понятия «страховая сумма» и «страховая премия». Страховая сумма — это установленный договором страхования предел страховой выплаты. Страховая премия — это платеж страховщику за страхование. В расчетах между экспедитором и клиентом обычно возмещается именно страховая премия, а не страховая сумма.
Поэтому в отчете экспедитора или отдельном документе о возмещаемых расходах лучше использовать понятные формулировки:
«Возмещение расходов экспедитора на уплату страховой премии по полису страхования груза»;
«Возмещение документально подтвержденных расходов экспедитора по страхованию груза согласно поручению экспедитору»;
«Компенсация расходов экспедитора на страхование перевозимого груза»;
«Возмещение расходов на оплату услуг третьих лиц, понесенных в интересах клиента».
Если в одном отчете отражаются несколько видов расходов, перечислим их отдельно. Например, укажем страховую премию, услуги перевозчика, услуги терминала, хранение, оформление пропуска, платную дорогу и иные расходы. По каждой позиции укажем поставщика, реквизиты документа, дату, сумму, ставку НДС или отметку об отсутствии НДС.
Рассмотрим наиболее безопасный вариант оформления. Если экспедитор использует УПД со статусом «1», то такой документ одновременно выполняет функции первичного учетного документа и счета-фактуры. В этом УПД целесообразно отражать только собственную реализацию экспедитора — его вознаграждение за транспортно-экспедиционные услуги.
Возмещаемую страховую премию не рекомендуется включать отдельной строкой в УПД со статусом «1», поскольку эта сумма не является реализацией услуги экспедитора и не должна попадать в счет-фактуру как стоимость оказанной им услуги.
При использовании агентской или посреднической модели по расходам третьих лиц целесообразно оформить два отдельных комплекта документов:
УПД или счет-фактуру на собственное вознаграждение экспедитора;
отчет экспедитора с расшифровкой возмещаемых расходов и приложением подтверждающих документов.
Такой подход позволяет четко показать, какая сумма является выручкой экспедитора, а какая является возмещением затрат, произведенных за счет клиента.
Если клиенту необходим отдельный документ для оплаты возмещаемых расходов, можно оформить счет на оплату, расчет возмещаемых расходов либо отдельный первичный документ со статусом, не предполагающим выставление счета-фактуры. Однако главным подтверждающим документом по транзитным расходам должен оставаться отчет экспедитора с расшифровкой фактических затрат.
Не будем использовать УПД со статусом «1» для оформления транзитной страховой премии только потому, что клиенту удобнее видеть все суммы в одном документе. Удобство документооборота не должно искажать характер операции.
Рассмотрим подробнее отчет экспедитора. В законодательстве о транспортной экспедиции прямо предусмотрены экспедиторские документы, в частности поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка в случаях, когда они применимы. Формы и порядок оформления экспедиторских документов утверждены приказом Минтранса России от 11.02.2008 № 23.
При этом типовой унифицированной формы отчета экспедитора законодательство не устанавливает. Однако отчет необходим для того, чтобы подтвердить исполнение поручения, расшифровать понесенные расходы, обосновать их возмещение и передать клиенту документы третьих лиц.
Не будем утверждать, что отчет экспедитора обязателен только при наличии отдельной строки вознаграждения. Даже если вознаграждение включено в тариф, отчет остается удобным и важным документом для подтверждения расходов, понесенных за счет клиента.
В договоре транспортной экспедиции желательно прямо закрепить:
обязанность экспедитора представлять отчет;
срок представления отчета;
форму отчета;
порядок направления отчета через ЭДО или на бумаге;
перечень обязательных приложений;
срок, в течение которого клиент обязан направить мотивированные замечания;
правило о том, что при отсутствии замечаний в установленный срок отчет считается принятым;
порядок возмещения расходов и срок оплаты;
порядок удержания вознаграждения из средств клиента, если такая схема применяется.
В отчете экспедитора рекомендуется предусмотреть следующие разделы:
номер и дату отчета;
реквизиты договора транспортной экспедиции;
номер и дату поручения экспедитору или заявки на перевозку;
наименование клиента;
маршрут перевозки;
сведения о грузе;
период оказания услуг;
описание выполненных экспедиторских действий;
сумму вознаграждения экспедитора;
перечень расходов, понесенных за счет клиента;
наименование каждого поставщика или исполнителя;
реквизиты счетов, актов, УПД, полисов, квитанций и платежных документов;
сумму расходов без НДС, сумму НДС и итоговую стоимость, если НДС предъявлялся;
общую сумму к оплате или возмещению;
перечень приложенных копий документов.
По страхованию груза в отчете можно указать: «Страховая премия по договору страхования груза, оформленному в интересах клиента по поручению № ___ от ___, страховой полис № ___ от ___, сумма к возмещению ___ рублей».
Если страховая премия не облагается НДС, в отчете можно указать «НДС не предъявлялся». Не будем использовать формулировку «Без НДС» как характеристику собственной услуги экспедитора, если речь идет именно о возмещаемом расходе.
Рассмотрим оформление собственного вознаграждения. Если экспедитор оказывает клиенту транспортно-экспедиционные услуги и получает за них вознаграждение, оформим УПД либо акт оказанных услуг и счет-фактуру в зависимости от принятого документооборота.
В УПД на собственное вознаграждение можно использовать формулировки:
«Транспортно-экспедиционные услуги согласно договору № ___ от ___»;
«Вознаграждение экспедитора за организацию перевозки груза согласно поручению № ___ от ___»;
«Организация перевозки и транспортно-экспедиционное обслуживание груза по маршруту ___»;
«Экспедиторское вознаграждение за выполнение поручения клиента».
Если УПД составляется в 2026 году по операции, облагаемой НДС по общей ставке, используем ставку 22%. С 1 января 2026 года общая ставка НДС составляет 22%. Указание ставки 20% допустимо только для операций, дата реализации которых относится к периоду до 1 января 2026 года либо когда применяются специальные переходные правила.
Например, если вознаграждение экспедитора составляет 10 000 рублей без НДС, в УПД отразим:
стоимость без НДС — 10 000 рублей;
ставку НДС — 22%;
сумму НДС — 2 200 рублей;
стоимость с НДС — 12 200 рублей.
Если договорная цена установлена как сумма с НДС, сначала определим налоговую базу расчетным путем с применением ставки 22/122.
Возмещаемую страховую премию в такой УПД не включаем, если она действительно имеет транзитный характер. Ее отразим в отчете экспедитора отдельной строкой.
Рассмотрим бухгалтерский учет при транзитной модели. Предположим, экспедитор по поручению клиента оформил страхование груза. Страховая премия составила 500 рублей. Договором предусмотрено, что клиент возмещает экспедитору фактически понесенные расходы на страхование.
Для учета таких сумм целесообразно использовать счет 76 с отдельной аналитикой по клиенту, договору, поручению и виду возмещаемого расхода. В рабочем плане счетов можно выделить отдельный субсчет, например 76.09 «Расчеты по возмещаемым расходам экспедитора».
При признании обязательства перед страховщиком можно отразить проводку:
Дт 76.09 Кт 60.01 — отражена страховая премия, подлежащая возмещению клиентом.
При оплате страховой премии страховщику можно отразить проводку:
Дт 60.01 Кт 51 — перечислена страховая премия страховщику.
После составления и принятия отчета экспедитора можно отразить требование к клиенту:
Дт 62.01 Кт 76.09 — предъявлено клиенту требование о возмещении страховой премии.
При поступлении денежных средств от клиента можно отразить проводку:
Дт 51 Кт 62.01 — получено возмещение расходов на страхование груза.
Такая схема показывает, что сумма страховой премии проходит через расчеты с клиентом и не попадает на счет 90.01. Следовательно, она не увеличивает выручку экспедитора и не включается в его расходы как собственная себестоимость услуги.
Проводка Дт 62 Кт 76, указанная в исходной ситуации, может использоваться для предъявления клиенту возмещаемого расхода. Однако не будем ограничиваться только этой проводкой. Необходимо обеспечить связь суммы с договором, поручением, отчетом экспедитора, страховым полисом и платежным документом.
Теперь рассмотрим собственную услугу экспедитора. Если транспортно-экспедиционное вознаграждение составляет 10 000 рублей без НДС, при реализации услуги можно отразить проводку:
Дт 62.01 Кт 90.01 — отражена выручка от оказания транспортно-экспедиционных услуг.
При начислении НДС по общей ставке 22% можно отразить проводку:
Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с транспортно-экспедиционного вознаграждения.
При поступлении оплаты от клиента можно отразить проводку:
Дт 51 Кт 62.01 — поступила оплата за транспортно-экспедиционные услуги.
Таким образом, в учете необходимо видеть две разные составляющие:
вознаграждение экспедитора — счет 90.01, НДС, книга продаж;
возмещаемые расходы — счет 76, отчет экспедитора, подтверждающие документы, отдельный порядок НДС при наличии входящего счета-фактуры.
Рассмотрим ситуацию, когда страховая компания, перевозчик или иной поставщик предъявил документ без НДС либо не оформил счет-фактуру. Здесь важно не смешивать два разных случая.
Первый случай: поставщик не выставил счет-фактуру. Например, страховая организация оформила страховой полис, счет на оплату и платежный документ, но счет-фактуру не выдавала. В таком случае экспедитор не получает счет-фактуру и не формирует перевыставленный счет-фактуру для клиента.
В этой ситуации в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур по данной страховой премии не будет записи, потому что отсутствует сам счет-фактура. Клиент получает отчет экспедитора, копию полиса, расчет страховой премии и другие подтверждающие документы.
Второй случай: поставщик выдал именно счет-фактуру с отметкой «Без НДС». Такой документ является счетом-фактурой, несмотря на отсутствие выделенной суммы налога. Поэтому не будем автоматически считать, что по нему никогда не возникает обязанность отражения в журнале учета счетов-фактур.
Если экспедитор приобрел услугу от своего имени в интересах клиента и получил от поставщика счет-фактуру, необходимо проанализировать посреднический порядок оформления. В зависимости от характера операции и настроек учета может потребоваться регистрация полученного и перевыставленного счета-фактуры в журнале учета, даже если в документе отсутствует сумма НДС.
Не будем определять порядок ведения журнала только по словам «Без НДС». Сначала проверим, был ли оформлен именно счет-фактура, является ли расход возмещаемым, приобретался ли он от имени экспедитора и должен ли экспедитор перевыставлять документ клиенту.
Теперь разберем ситуацию, когда перевозчик, терминал, склад, подрядчик или иной поставщик предъявил экспедитору услуги с НДС. Например, сторонний перевозчик оказал услугу за 50 000 рублей без НДС и предъявил НДС по ставке 22% в сумме 11 000 рублей.
Если эти услуги приобретены экспедитором от своего имени, но за счет клиента, и договор предусматривает их возмещение, входной НДС не должен становиться вычетом экспедитора. Экспедитор не включает сумму услуг и НДС в собственные расходы и не принимает НДС к вычету в книге покупок как по собственной деятельности.
Вместо этого экспедитор передает клиенту право на вычет через перевыставленный счет-фактуру, оформленный по посредническим правилам. Клиент при соблюдении общих требований сможет принять НДС к вычету на основании перевыставленного счета-фактуры и подтверждающих документов.
Разберем последовательность действий.
Получим от фактического поставщика акт, УПД или иной первичный документ на услуги.
Получим счет-фактуру поставщика, если он выставлен.
Зарегистрируем счет-фактуру поставщика в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур как документ, полученный при приобретении услуг в интересах клиента.
Составим перевыставленный счет-фактуру в адрес клиента.
Зарегистрируем перевыставленный счет-фактуру в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Не зарегистрируем полученный счет-фактуру в книге покупок, если услуга приобретена не для собственной деятельности экспедитора, а за счет клиента.
Не зарегистрируем перевыставленный счет-фактуру в книге продаж, поскольку экспедитор не начисляет НДС со стоимости возмещаемого расхода.
Передадим клиенту отчет экспедитора, перевыставленный счет-фактуру и заверенные копии документов поставщика.
При этом собственное вознаграждение экспедитора оформим отдельно. УПД или счет-фактуру на вознаграждение зарегистрируем в книге продаж в обычном порядке, поскольку эта сумма является собственной реализацией экспедитора.
Рассмотрим один из наиболее частых вопросов: кого указывать продавцом в счете-фактуре, который экспедитор перевыставляет клиенту по расходам третьих лиц.
По действующим правилам заполнения счетов-фактур, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, при составлении счета-фактуры экспедитором, который приобретает товары, работы или услуги от своего имени для клиента, в строках продавца указываются реквизиты самого экспедитора.
Следовательно, в перевыставленном счете-фактуре укажем:
в строках продавца — экспедитора;
в строках покупателя — клиента;
в табличной части — сведения об услугах и суммах, указанных в счетах-фактурах фактических поставщиков;
по каждому поставщику — отдельные позиции, если расходы получены от нескольких исполнителей;
в суммах — только ту долю расходов, которую экспедитор предъявляет конкретному клиенту.
Не будем указывать в перевыставленном УПД или счете-фактуре продавцом фактического перевозчика вместо экспедитора. Фактический перевозчик является поставщиком по входящему документу экспедитора. Клиент получает документ от экспедитора в рамках посреднической или транспортно-экспедиционной схемы.
При этом к отчету экспедитора желательно приложить заверенные копии исходных актов, УПД и счетов-фактур поставщиков. Это позволит клиенту увидеть, какие именно расходы были понесены и на основании каких документов сформирована сумма возмещения.
Рассмотрим ситуацию, когда экспедитор хочет использовать один УПД на собственное вознаграждение и возмещаемые расходы. Такой вариант выглядит удобным, но его нужно применять осторожно.
Если УПД имеет статус «1», он одновременно является счетом-фактурой. Включение в него собственного вознаграждения и транзитных расходов может привести к тому, что программа или клиент воспримут все строки как собственную реализацию экспедитора.
В результате могут возникнуть ошибки:
транзитные расходы попадут в книгу продаж;
НДС будет начислен со всей суммы возмещения;
выручка экспедитора окажется завышенной;
клиент не сможет корректно принять к вычету НДС по расходам третьих лиц;
в учете появятся несоответствия между счетами 90, 76, книгой продаж и журналом учета счетов-фактур.
Поэтому рассмотрим более понятную схему:
оформим УПД со статусом «1» только на собственное транспортно-экспедиционное вознаграждение;
оформим отчет экспедитора на возмещаемые расходы;
при наличии входящих счетов-фактур составим отдельные перевыставленные счета-фактуры для клиента;
приложим к отчету копии документов третьих лиц;
выставим клиенту счет на оплату общей суммы, если это предусмотрено договором, но сохраним отдельную расшифровку вознаграждения и расходов.
Если стороны все же хотят использовать единый первичный документ, можно подготовить документ со статусом «2», то есть только как первичный учетный документ, без функций счета-фактуры. Но даже в этом случае необходимо четко разделить в нем вознаграждение и возмещаемые расходы, а счет-фактуру на собственное вознаграждение оформить отдельно.
Разберем, когда экспедитор обязан вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Такая обязанность возникает у экспедитора, когда он получает или выставляет счета-фактуры при приобретении товаров, работ или услуг от своего имени в интересах клиента по договору транспортной экспедиции.
Журнал учета ведем отдельно от книги покупок и книги продаж. Он нужен для отражения посреднических счетов-фактур, которые не формируют собственную налоговую базу экспедитора.
Разделим операции на три группы.
Счет-фактура на собственное вознаграждение экспедитора. Такой документ регистрируем в книге продаж, поскольку экспедитор начисляет НДС со своей услуги. В журнал учета посреднических счетов-фактур его не включаем как перевыставленный расход третьего лица.
Полученный счет-фактура поставщика по возмещаемым расходам. Такой документ регистрируем в части 2 журнала учета. В книгу покупок его не включаем, если НДС относится к расходу клиента.
Перевыставленный клиенту счет-фактура по возмещаемым расходам. Такой документ регистрируем в части 1 журнала учета. В книгу продаж его не включаем, поскольку НДС по нему не начисляется экспедитором.
Если по страховой премии отсутствует входящий счет-фактура, то в журнале учета не отражаем ни полученный, ни перевыставленный документ. В этом случае клиенту передаем отчет экспедитора и копии документов, подтверждающих страховой расход.
Не будем путать отсутствие НДС с отсутствием счета-фактуры. Если поставщик оформил счет-фактуру с отметкой «Без НДС», сначала проверим необходимость его регистрации в журнале. Если счета-фактуры нет вообще, записи в журнале не будет.
Теперь разберем практический порядок работы в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0. Конкретные названия отдельных настроек могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы, однако общая логика остается одинаковой.
Сначала включим функциональность, связанную с приобретением товаров и услуг для комитентов или принципалов. Обычно соответствующая настройка находится в разделе Администрирование, далее Функциональность, затем раздел, связанный с торговлей, комиссионными или агентскими операциями.
Для отражения возмещаемых расходов создадим отдельный договор с клиентом. В зависимости от настройки функциональности используем вид договора, связанный с закупкой услуг для комитента или принципала. В договоре укажем порядок расчетов, размер вознаграждения, условия возмещения расходов и порядок оформления отчета.
Не будем использовать тот же договор, который применяется для обычной реализации собственных услуг, если программа позволяет разделить договоры по видам операций. Раздельные договоры упрощают контроль проводок, НДС и расчетов.
Для отражения документов перевозчика, страховщика, терминала или другого поставщика используем документ Поступление (акт, накладная, УПД). При выборе операции и договора укажем, что услуга приобретена для клиента в рамках посреднической или агентской схемы.
В документе проверим:
поставщика услуги;
договор с поставщиком;
клиента, в интересах которого приобретена услуга;
договор транспортной экспедиции;
сумму услуги;
ставку НДС, указанную поставщиком;
номер и дату входящего счета-фактуры;
номер поручения экспедитору или заявки клиента;
аналитику по конкретной перевозке.
При транзитной модели проверим движения документа. Стоимость услуг третьих лиц не должна попадать на счет 20, 26, 44 или 90.02 как собственный расход экспедитора, если клиент обязан возместить эти расходы отдельно.
Также проверим, чтобы входной НДС по расходам клиента не принимался к вычету в книге покупок экспедитора.
Для отражения расходов, понесенных в интересах клиента, используем документ Отчет комитенту (принципалу) с видом операции, связанным с отчетом о закупках. В типовой конфигурации этот документ используется для отчета о приобретении товаров и услуг для комитента или принципала.
Документ Отчет комитенту (принципалу) позволяет:
сформировать сведения о расходах третьих лиц;
предъявить клиенту сумму возмещения;
отразить собственное вознаграждение агента или экспедитора, если оно оформляется в рамках этой схемы;
сформировать перевыставленный счет-фактуру при наличии входящих счетов-фактур;
зарегистрировать данные для журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Если собственное транспортно-экспедиционное вознаграждение оформляется отдельным УПД, не будем дублировать его в отчете как дополнительную реализацию. В отчете укажем только те суммы, которые относятся к конкретной посреднической схеме и предусмотрены договором.
После проведения документа Отчет комитенту (принципалу) программа может автоматически создать документ Счет-фактура выданный с операцией, связанной с перевыставлением счета-фактуры клиенту.
Перед проведением проверим:
правильно ли заполнен клиент;
правильно ли заполнен договор транспортной экспедиции;
перенесены ли суммы и ставки НДС из входящих счетов-фактур поставщиков;
не включено ли собственное вознаграждение экспедитора в перевыставленный документ;
отражены ли отдельные строки по разным поставщикам;
сформирована ли запись в части 1 журнала учета счетов-фактур;
отсутствует ли ошибочная запись в книге продаж по транзитной сумме.
Для проверки используем отчеты Журнал учета счетов-фактур, Книга покупок, Книга продаж, Анализ счета, Карточка счета и Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Для отражения собственного вознаграждения используем документ Реализация (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги (акт, УПД). В документе укажем услугу, например «Транспортно-экспедиционные услуги», стоимость вознаграждения и ставку НДС.
При проведении документа проверим, что программа сформировала движения:
Дт 62.01 Кт 90.01 — выручка от оказания транспортно-экспедиционных услуг.
Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС с вознаграждения экспедитора.
После регистрации счета-фактуры или УПД со статусом «1» проверим, что документ отражен в книге продаж. В журнал учета посреднических счетов-фактур собственное вознаграждение как транзитный расход не включаем.
После оформления всех документов сформируем контрольные отчеты. Это позволит увидеть, не попали ли возмещаемые расходы в выручку либо в собственные расходы экспедитора.
Разберем по шагам.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счету 90.01. Здесь должна быть только стоимость собственного вознаграждения и иных собственных услуг экспедитора.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счету 76.09 или иному субсчету возмещаемых расходов. Здесь должны отражаться суммы, подлежащие возмещению клиентом.
Сформируем Карточку счета по счету 62.01. Проверим, что требования к клиенту разделены на вознаграждение и возмещаемые расходы.
Сформируем Книгу продаж. В ней должно быть только собственное вознаграждение экспедитора и другие операции, по которым экспедитор сам начисляет НДС.
Сформируем Книгу покупок. Проверим, что НДС по транзитным расходам клиента не принят экспедитором к вычету.
Сформируем Журнал учета счетов-фактур. В нем должны быть отражены полученные и перевыставленные счета-фактуры по расходам, приобретенным от имени экспедитора за счет клиента.
Сверим данные отчета экспедитора с входящими документами поставщиков и платежными поручениями.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего возникают при оформлении страхования и других дополнительных расходов экспедитора.
Экспедитор включает возмещаемую страховую премию в собственный УПД как «Услугу страхования груза».
Экспедитор начисляет НДС на возмещаемую страховую премию, хотя она не является его собственной услугой.
Экспедитор включает в выручку всю сумму, полученную от клиента, несмотря на наличие в договоре условия о возмещаемых расходах.
Экспедитор относит расходы клиента на счет 20, 26 или 44 как собственные расходы.
Экспедитор принимает к вычету НДС по услугам, приобретенным для клиента.
Экспедитор отражает в книге продаж перевыставленный клиенту счет-фактуру по услугам третьих лиц.
Экспедитор не ведет журнал учета счетов-фактур по посредническим операциям.
Экспедитор оформляет только счет на оплату, но не составляет отчет о понесенных расходах.
Экспедитор не прикладывает к отчету документы перевозчика, страховщика или другого поставщика.
Экспедитор называет страховую премию «страховой суммой».
Экспедитор использует ставку НДС 20% по операциям, реализованным после 1 января 2026 года, хотя по общей ставке применяется 22%.
Экспедитор отражает транзитные операции ручными проводками через документ Операция, введенная вручную, хотя их можно оформить типовыми документами.
Не будем исправлять такие ошибки только ручными проводками. Сначала проверим договор, поручение клиента, настройки договора в программе, вид операции документа и порядок регистрации счетов-фактур. Ручные операции могут нарушить аналитику по контрагентам, договорам, документам расчетов и журналу учета счетов-фактур.
Соберем общий порядок действий.
Проанализируем договор транспортной экспедиции и определим, какие расходы клиент возмещает отдельно.
Закрепим в договоре или заявке порядок возмещения страховой премии и других дополнительных расходов.
Разделим собственное вознаграждение экспедитора и транзитные расходы клиента.
Оформим УПД или счет-фактуру на собственное вознаграждение экспедитора.
Не включим возмещаемую страховую премию в УПД со статусом «1» как собственную услугу экспедитора.
Составим отчет экспедитора с расшифровкой всех расходов, понесенных за счет клиента.
Приложим к отчету полис, счета, акты, УПД, платежные документы и иные подтверждения расходов.
Если поставщик предъявил счет-фактуру с НДС, оформим перевыставленный счет-фактуру клиенту и зарегистрируем его в журнале учета.
Не примем к вычету НДС по услугам, которые приобретены за счет клиента и возмещаются им отдельно.
Не включим стоимость возмещаемых расходов в книгу продаж экспедитора.
Отразим собственное вознаграждение на счете 90.01, а возмещаемые расходы — на счете 76 с отдельной аналитикой.
Проверим учет через отчеты Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Карточка счета, Журнал учета счетов-фактур, Книга покупок и Книга продаж.
Таким образом, при правильной транспортно-экспедиционной схеме УПД оформляем на собственное вознаграждение экспедитора, а страховую премию и другие документально подтвержденные расходы отражаем в отчете экспедитора как суммы, подлежащие возмещению клиентом. Если по расходам третьих лиц получены счета-фактуры с НДС, применяем посреднический порядок перевыставления и ведения журнала учета счетов-фактур. Если счет-фактура отсутствует, ограничиваемся отчетом экспедитора и подтверждающими документами.
Информация носит справочный характер